d) Banks may note that the above instructions shall also extend to drafts, pay orders and
bankers’ cheque. 
14.1.4 Payment of Cheques/Drafts/Pay Orders/Banker’s Cheques 
With effect from April 1, 2012, banks should not make payment of cheques/drafts/pay
orders/banker’s cheques bearing that date or any subsequent date, if they are presented
beyond the period of three months from the date of such instrument. Banks should
ensure strict compliance of these directions and notify the holders of such instruments of
the change in practice by printing or stamping on the cheque leaves, drafts, pay orders
and banker’s cheques issued on or after April 1, 2012, by issuing suitable instruction for
presentment within the period of three months from the date of the instrument. 
14.2 Cheques / Instruments lost in transit / in clearing process / 
at paying bank's branch 
Banks are advised to follow the following guidelines regarding cheques lost in transit : - 
(i) In respect of cheques lost in transit or in the clearing process or at the paying bank's
branch, the bank should immediately bring the same to the notice of the accountholder
so that accountholder can inform the drawer to record stop payment and can also take
care that other cheques issued by him are not dishonoured due to non-credit of the
amount of the lost cheques / instruments. 
(ii) The onus of such loss lies with the collecting banker and not the accountholder. 
(iii) The banks should reimburse the accountholder related expenses for obtaining
duplicate instruments and also interest for reasonable delays occurred in obtaining the
same. 
(iv) If the cheque / instrument has been lost at the paying bank's branch, the collecting
banker should have a right to recover the amount reimbursed to the customer for the
loss of the cheque / instrument from the paying banker. Banks are advised to incorporate
the above guidelines in their Cheque Collection Policies. 
14.3 Bills for collection 
Bills for collection including bills discounted required to be collected through another
bank at the realising centre should be forwarded directly by the forwarding office to the
realising office. 
14.3.1 Payment of interest for Delays in collection of bills 
The lodger's bank should pay interest to the lodger for the delayed period in respect of
collection of bills at the rate of 2% p.a. above the rate of interest payable on balances of
Savings Bank accounts. The delayed period should be reckoned after making allowance
for normal transit period based upon a time frame of 2 days each for (i) Despatch of bills;
(ii) Presentation of bills of drawees (iii) Remittance of proceeds to the lodger's bank (iv)
Crediting the proceeds to drawer's account. To the extent the delay is attributing to the
drawee's bank, the lodger's bank may recover interest for such delay from that bank.
The banks may suitably revise the format of their payment advices to incorporate the
above information. 
14.3.2 Delay in Re-presentation of Technical Return Cheques and Levy of Charges
for such Returns: 
Banks have been advised to levy cheque return charges only in cases where the
customer is at fault and is responsible for such returns. The illustrative, but not
exhaustive, list of returns, where the customers are not at fault are indicated in the
Annex VI. In cases where the cheques need to be re-presented without any recourse to
the payee, such re-presentation should be made in the immediate next presentation
clearing not later than 24 hours(excluding holidays) with due notification to the
customers of such representation through SMS alert, email etc. 
15. Dishonour of Cheques – Procedure thereof 
15.1 Returning dishonoured cheques 
Convert odp to pdf - software application project:C# Create PDF from OpenOffice to convert odt, odp files to PDF in C#.net, ASP.NET, MVC application
Enable C#.NET Users to Convert OpenOffice Document (Odt, Ods, Odp) to PDF
www.rasteredge.com
Convert odp to pdf - software application project:VB.NET Create PDF from OpenOffice to convert odt, odp files to PDF in vb.net, ASP.NET, MVC application
How to Convert OpenOffice Document (Odt, Ods, Odp) to PDF with VB.NET Demo Code Samples
www.rasteredge.com
(i) Banks are required to implement the recommendation of the Goiporia Committee that
dishonoured instruments are returned / despatched to the customer promptly without
delay, in any case within 24 hours. 
(ii) Pursuant to the investigation by the Joint Parliamentary Committee (JPC) into the
Stock Market Scam, the JPC has recommended (in paragraph 5.214 of its report) that
"specific guidelines need to be issued by the Reserve Bank to all banks regarding the
procedure to be followed by them in respect of dishonoured cheques from Stock
Exchanges." In the light of aforesaid recommendations of the JPC, the extant
instructions relating to return of all dishonoured cheques have been reviewed. 
(iii) It is understood that banks are already following the appropriate procedure keeping
in view the above instructions to deal with the dishonour of cheques. However, it is
considered necessary to streamline the procedure to be followed by all banks in this
behalf. It is therefore suggested that in addition to the existing instruction in respect of
dishonoured instruments for want of funds, banks may follow the additional instructions
laid down in paragraph 15.2 below which could cover all cheques dishonoured on
account of insufficient funds and not only those relating to settlement transactions of
Stock Exchanges. 
15.2 Procedure for return/ despatch of dishonoured cheques 
(i) The paying bank should return dishonoured cheques presented through clearing
houses strictly as per the return discipline prescribed for respective clearing house in
terms of Uniform Regulations And Rules for Bankers' Clearing Houses. The collecting
bank on receipt of such dishonoured cheques should despatch it immediately to the
payees / holders. 
(ii) In relation to cheques presented direct to the paying bank for settlement of
transaction by way of transfer between two accounts with that bank, it should return such
dishonoured cheques to payees/ holders immediately. 
(iii) In case of dishonor / return of cheques, the paying banks should clearly indicate the
return reason code on the return memo / objection slip which should also bear the
signature / initial of the bank officials as prescribed in Rule 6 of the Uniform Regulations
and Rules for Bankers’ Clearing Houses (URRBCH). 
15.3 Information on dishonoured cheques 
Data in respect of each dishonoured cheque for amount of ` 1 crore and above should
be made part of bank's MIS on constituents and concerned branches should report such
data to their respective controlling office / Head Office. 
Data in respect of cheques drawn in favour of stock exchanges and dishonoured should
be consolidated separately by banks irrespective of the value of such cheques as a part
of their MIS relating to broker entities, and be reported to their respective Head Offices /
Central Offices. 
15.4 Dealing with incidents of frequent dishonour of cheques of value ` 1 crore
and above 
(i) With a view to enforce financial discipline among the customers, banks should
introduce a condition for operation of accounts with cheque facility that in the event of
dishonour of a cheque valuing rupees one crore and above drawn on a particular
account of the drawer on four occasions during the financial year for want of sufficient
funds in the account, no fresh cheque book would be issued. Also, the bank may
consider closing current account at its discretion. However, in respect of advances
accounts such as cash credit account, overdraft account, the need for continuance or
otherwise of these credit facilities and the cheque facility relating to these accounts
should be reviewed by appropriate authority higher than the sanctioning authority. 
(ii) For the purposes of introduction of the condition mentioned at (i) above in relation to
operation of the existing accounts, banks may, at the time of issuing new cheque book,
issue a letter advising the constituents of the new condition. 
(iii) If a cheque is dishonoured for a third time on a particular account of the drawer
during the financial year, banks should issue a cautionary advice to the concerned
constituent drawing his attention to aforesaid condition and consequential stoppage of
software application project:Convert ODP to PowerPoint
Preview Document. Conversion. Convert PowerPoint to PDF. Convert PowerPoint to HTML5. Images. Convert PowerPoint to ODP. Convert ODP to PowerPoint. Document and
www.rasteredge.com
software application project:Convert PowerPoint to ODP
Preview Document. Conversion. Convert PowerPoint to PDF. Convert PowerPoint to HTML5. Images. Convert PowerPoint to ODP. Convert ODP to PowerPoint. Document and
www.rasteredge.com
cheque facility in the event of cheque being dishonoured on fourth occasion on the same
account during the financial year. Similar cautionary advice may be issued if a bank
intends to close the account. 
15.5 Dealing with frequent dishonour of cheques of value of less than ` 1 crore 
Since frequent dishonour of cheques of value of less than ` 1 crore is also a matter of
concern, it is felt that banks need to take appropriate action in those accounts where
such dishonour of cheques occur. Further, it is also felt that though it may not be
necessary to extend all the steps laid down in our earlier circular to smaller cheques,
banks should have their own approach to deal with recalcitrant customers. Banks are
therefore advised to have a Board approved policy for dealing with frequent dishonour of
cheques of value of less than ` 1 crore. The policy should also deal with matters relating
to frequent dishonour of ECS mandates. 
15.6 General 
(i) For the purpose of adducing evidence to prove the fact of dishonour of cheque on
behalf of a complainant (i.e., payee / holder of a dishonoured cheque) in any proceeding
relating to dishonoured cheque before a court, consumer forum or any other competent
authority, banks should extend full co-operation, and should furnish him/her
documentary proof of fact of dishonour of cheques. 
(ii) Banks should place before their Audit/ Management Committee, every quarter,
consolidated data in respect of the matters referred to above. 
15.7 Framing appropriate procedure for dealing with dishonoured cheques 
Banks are also advised to adopt, with the approval of their respective Boards,
appropriate procedure for dealing with dishonoured cheques with inherent preventive
measures and checks to prevent any scope for collusion of the staff of the bank or any
other person, with the drawer of the cheque for causing delay in or withholding the
communication of the fact of dishonour of the cheque to the payee/ holder or the return
of such dishonoured cheque to him. Banks should also lay down requisite internal
guidelines for their officers and staff and advise them to adhere to such guidelines and
ensure strict compliance thereof to achieve aforesaid object of effective communication
and delivery of dishonoured cheque to the payee. 
16. Dealing with Complaints and Improving Customer Relations 
16.1 Complaints/suggestions box 
Complaints/suggestions box should be provided at each office of the bank. Further, at
every office of the bank a notice requesting the customers to meet the branch manager
may be displayed regarding grievances, if the grievances remain unredressed. 
16.2 Complaint Book /Register 
Complaint book with perforated copies in each set may be introduced, so designed as to
instantly provide an acknowledgement to the customers and anintimation to the
Controlling Office. IBA has, for the sake of uniformity, prepared a format of the complaint
book with adequate number of perforated copies, which are so designed that the
complainant could be given an acknowledged copy instantly. A copy of the complaint is
required to be forwarded to the concerned Controlling Office of the bank along with the
remark of the Branch Manager within a time frame. Bank should introduce the complaint
book as per the above format for uniformity. 
All bank's branches should maintain a separate complaints register in the prescribed
format given for entering all the complaints/grievances received by them directly or
through their Head Office/Govt. These registers should be maintained irrespective of the
fact whether a complaint is received or not in the past. 
The complaints registers maintained by branches should be scrutinised by the
concerned Regional Manager during his periodical visit to the branches and his
observations/comments recorded in the relative visit reports. 
Banks having computerized operations may adopt the afore-said format and generate
copies electronically. 
16.3 Complaint Form 
software application project:How to C#: Overview of Using XDoc.PowerPoint
Able to render and convert PowerPoint document to/from supported document (ODP). Empower to navigate PowerPoint document content quickly via thumbnail.
www.rasteredge.com
software application project:C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit OpenOffice
users can perform these conversions: convert ODT to PDF document (.pdf) online, convert ODS to PDF document (.pdf) online, export ODP to PDF document (.pdf
www.rasteredge.com
Further, a complaint form, along with the name of the Nodal Officer for complaint
redressal, may be provided in the homepage itself to facilitate complaint submission by
customers. The complaint form should also indicate that the first point for redressal of
complaints is the bank itself and that complainants may approach the Banking
Ombudsman only if the complaint is not resolved at the bank level within a month.
Similar information may be displayed in the boards put up in all the bank branches to
indicate the name and address of the Banking Ombudsman. In addition, the name,
address and telephone numbers of the Controlling Authority of the bank to whom
complaints can be addressed may also be given prominently. 
16.4 Analysis and Disclosure of complaints - Disclosure of complaints /
unimplemented awards of Banking Ombudsmen along with Financial Results:
The Committee on Procedures and Performance Audit on Public Services (CPPAPS)
had recommended that banks should place a statement before their Boards analyzing
the complaints received. CPPAPS had further recommended that the Statement of
complaints and its analysis should also be disclosed by banks along with their financial
results. Further, a suggestion has been received that unimplemented awards of the
Banking Ombudsman should also be disclosed along with financial results. 
Banks should place a statement of complaints before their Boards / Customer Service
Committees along with an analysis of the complaints received. The complaints should be
analyzed (i) to identify customer service areas in which the complaints are frequently
received; (ii) to identify frequent sources of complaint; (iii) to identify systemic
deficiencies; and (iv) for initiating appropriate action to make the grievance redressal
mechanism more effective. Further, banks are also advised to disclose the following brief
details along with their financial results: 
A. Customer Complaints 
(a) No. of complaints pending at the beginning of the year(b) No. of complaints received
during the year (c) No. of complaints redressed during the year (d) No. of complaints
pending at the end of the year 
B. Awards passed by the Banking Ombudsman 
(a) No. of unimplemented Awards at the beginning of the year 
(b) No. of Awards passed by the Banking Ombudsmen during theyear 
(c) No. of Awards implemented during the year 
(d) No. of unimplemented Awards at the end of the year. Further, banks are also advised
to place the detailed statement of complaints and its analysis on their web-site for
information of the general public at the end of each financial year. Banks should include
all complaints pertaining to ATM cards issued by them in their disclosures. 
16.5 Grievance Redressal Mechanism 
Banks should ensure that a suitable mechanism exists for receiving and addressing
complaints from its customers / constituents with specific emphasis on resolving such
complaints fairly and expeditiously regardless of source of the complaints. 
Banks are also advised to: 
(i) Ensure that the complaint registers are kept at prominent place in their branches
which would make it possible for the customers to enter their complaints. 
(ii) Have a system of acknowledging the complaints, where the complaints are received
through letters / forms. 
(iii) Fix a time frame for resolving the complaints received at different levels. 
(iv) Ensure that redressal of complaints emanating from rural areas and those relating to
financial assistance to Priority Sector and Government’s Poverty Alleviation Programmes
also form part of the above process. 
(v) Prominently display at the branches, the names of the officials who can becontacted
for redressal of complaints, together with their direct telephonenumber, fax number,
complete address (not Post Box No.) and e-mail address, etc., for proper and timely
contact by the customers and for enhancing the effectiveness of the redressal
machinery. 
software application project:C# WinForms Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit
Convert ODS to PDF document (.pdf). • Convert ODP to PDF document (.pdf). • Convert ODT to Microsoft Office Word (.docx). • Convert
www.rasteredge.com
software application project:C# WPF Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit OpenOffice
Convert ODS to PDF document (.pdf). • Convert ODP to PDF document (.pdf). • Convert ODT to Microsoft Office Word (.docx). • Convert
www.rasteredge.com
(vi) The names of the officials displayed at the branches who can be contacted for
redressal of complaints should also include the name and other details of the concerned
Nodal Officer appointed under the Banking Ombudsman Scheme, 2006. 
(vii) Banks should display on their web-sites, the names and other details of the officials
at their Head Office / Regional Offices / Zonal Offices who can be contacted for
redressal of complaints including the names of the Nodal Officers / Principal Nodal
Officers. 
(viii) Further, banks should also display on their web-sites, the names and other details
of their CMD / CEO and also Line Functioning Heads for various operations to enable
their customers to approach them in case of need, if necessary. 
Further, as stated above in Paragraph 16.4, banks are required to disclose the brief
details regarding the number of complaints along with their financial results. This
statement should include all the complaints received at the Head Office / Controlling
Office level as also the complaints received at the branch level. However, where the
complaints are redressed within the next working day, banks need not include the same
in the statement of complaints. This is expected to serve as an incentive to the banks
and their branches to redress the complaints within the next working day. 
Where the complaints are not redressed within one month, the concerned branch /
Controlling Office should forward a copy of the same to the concerned Nodal Officer
under the Banking Ombudsman Scheme and keep him updated regarding the status of
the complaint. This would enable the Nodal Officer to deal with any reference received
from the Banking Ombudsman regarding the complaint more effectively. Further, it is
also necessary that the customer is made aware of his rights to approach the concerned
Banking Ombudsman in case he is not satisfied with the bank’s response. As such, in
the final letter sent to the customer regarding redressal of the complaint, banks should
indicate that the complainant can also approach the concerned Banking Ombudsman.
The details of the concerned Banking Ombudsman should also be included in the letter. 
Banks should give wide publicity to the grievance redressal machinery through
advertisements and also by placing them on their web sites. 
16.5.1 Display of Names of Nodal Officers 
With a view to making the Grievance Redressal Mechanism more effective, in addition to
the instructions mentioned above, banks are further advised as under: 
i) Ensure that the Principal Nodal Officer appointed under the Banking Ombudsman
Scheme is of a sufficiently senior level, not below the rank of a General Manager. 
ii) Contact details including name, complete address, telephone / fax number, email
address, etc., of the Principal Nodal Officer needs to be prominently displayed in the
portal of the bank preferably on the first page of the web-site so that the aggrieved
customer can approach the bank with a sense of satisfaction that she / he has been
attended at a senior level. 
iii) Grievance Redressal Mechanism (GRM) should be made simpler even if it is linked to
call centre of customer care unit without customers facing hassles of proving identity,
account details, etc. 
iv) Adequate and wider publicity are also required to be given by the respective financial
services provider. The name and address of the Principal Nodal Officer may also be
forwarded to the Chief General Manager, Customer Education and Protection
Department, Reserve Bank of India, Central Office, 1
st  
Floor, Amar Building, Sir
P.M.Road, Mumbai-400 001 (email). 
16.6 Review of grievances redressal machinery in Public Sector Banks 
Banks should critically examine on an on-going basis as to how Grievances Redressal
Machinery is working and whether the same has been found to be effective in achieving
improvement in customer service in different areas. 
Banks should identify areas in which the number of complaints is large or on the
increase and consider constituting special squads to look into complaints on the spot in
branches against which there are frequent complaints. Banks may consider shifting the
software application project:C# powerpoint - Convert PowerPoint to PDF in C#.NET
C# PowerPoint - Convert PowerPoint to PDF in C#.NET. C# Demo: Convert PowerPoint to PDF Document. Add references: RasterEdge.Imaging.Basic.dll.
www.rasteredge.com
software application project:How to C#: File Format Support
Preview Document. Conversion. Convert PowerPoint to PDF. Convert PowerPoint to HTML5. Images. Convert PowerPoint to ODP. Convert ODP to PowerPoint. Document and
www.rasteredge.com
managers/officers of branches having large number of complaints to other
branches/regional offices/departments at Head Offices where contacts with public may
be relatively infrequent. 
At larger branches and at such of the branches where there are a large number of
complaints, the banks may consider appointing Public Relations Officers /Liaison
Officers for looking into/mitigating the complaints/grievances of customers expeditiously. 
The banks may arrange to include one or two sessions on customer service, public
relations etc., in training programmes conducted in their training establishments. 
In cases where the contention of the complainant has not been accepted, a complete
reply should be given to him to the extent possible. Grievances/complaints relating to
congestions in the banking premises should be examined by the bank’s internal
inspectors/auditors on a continuing basis and action taken for augmentation of space,
whenever necessary, keeping in view the availability of larger accommodation in the
same locality at a reasonable rent and other commercial considerations.
16.7 Select Banks to appoint Chief Customer Service Officer 
With a view to further boosting the quality of customer service and ensuring that there is
undivided attention to resolution of customer complaints in banks, all public sector
banks, and some private sector and foreign banks (Annex X) have been advised to
appoint an internal ombudsman designated as Chief Customer Service Officer (CCSO).
These banks have been selected on the basis of their asset size, business mix, etc. The
CCSO should not have worked in the bank in which he/she is appointed as CCSO. The
bank’s internal ombudsman will be a forum available to bank customers for grievance
redressal before they can even approach the Banking Ombudsman. 
17. Erroneous Debits arising on fraudulent or other transactions 
17.1 Vigilance by banks 
Banks have been advised to adhere to the guidelines and procedures for opening and
operating deposit accounts to safeguard against unscrupulous persons opening
accounts mainly to use them as conduit for fraudulently encashing payment instruments.
However, in view of receipt of continuous complaints of fraudulent encashment by
unscrupulous persons opening deposit accounts in the name/s similar to already
established concern/s resulting in erroneous and unwanted debit of drawers’ accounts,
banks should remain vigilant to avoid such lapses and issue necessary instructions to
the branches / staff. 
17.2 Compensating the customer 
Besides in cases of the above kind, banks also do not restore funds promptly to
customers even in bona-fide cases but defer action till completion of either departmental
action or police interrogation. Therefore, (i) In case of any fraud, if the branch is
convinced that an irregularity / fraud has been committed by its staff towards any
constituent, the branch should at once acknowledge its liability and pay the just claim, (ii)
in cases where banks are at fault, the banks should compensate customers without
demur, and (iii) in cases where neither the bank is at fault nor the customer is at fault but
the fault lies elsewhere in the system, then also the banks should compensate the
customers (up to a limit) as part of a Board approved customer relations policy. 
18. Extension of Safe Deposit Locker / Safe Custody Article Facility 
The Committee on Procedures and Performance Audit on Public Services (CPPAPS)
had made some recommendations for easy operation of lockers. Reserve Bank has
reviewed all the guidelines issued by the Bank on various issues relating to safe deposit
lockers / safe custody articles. The following guidelines supersede all the guidelines
issued earlier in this regard. 
18.1 Allotment of Lockers 
18.1.1 Linking of Allotment of Lockers to placement of Fixed Deposits 
The Committee on Procedures and Performance Audit of Public Services (CPPAPS)
observed that linking the lockers facility with placement of fixed or any other deposit
beyond what is specifically permitted is a restrictive practice and should be prohibited
forthwith. RBI concurs with the Committee's observations and banks are advised to
refrain from such restrictive practices. 
18.1.2 Fixed Deposit as Security for Lockers 
Banks may face situations where the locker-hirer neither operates the locker nor pays
rent. To ensure prompt payment of locker rent, banks may at the time of allotment,
obtain a Fixed Deposit which would cover 3 years rent and the charges for breaking
open the locker in case of an eventuality. However, banks should not insist on such
Fixed Deposit from the existing locker-hirers. 
18.1.3 Wait List of Lockers 
Branches should maintain a wait list for the purpose of allotment of lockers and ensure
transparency in allotment of lockers. All applications received for allotment of locker
should be acknowledged and given a wait list number. 
18.1.4 Providing a copy of the agreement 
Banks should give a copy of the agreement regarding operation of the locker to the
locker-hirer at the time of allotment of the locker. 
18.2 Security aspects relating to Safe Deposit Lockers 
18.2.1 Operations of Safe Deposit Vaults/Lockers 
Banks should exercise due care and necessary precaution for the protection of the
lockers provided to the customer. Banks should review the systems in force for operation
of safe deposit vaults / locker at their branches on an on-going basis and take necessary
steps. The security procedures should be well-documented and the concerned staff
should be properly trained in the procedure. The internal auditors should ensure that the
procedures are strictly adhered to. 
18.2.2 Customer due diligence for allotment of lockers / 
Measures relating to lockers which have remained unoperated
In a recent incident, explosives and weapons were found in a locker in a bank branch.
This emphasizes that banks should be aware of the risks involved in renting safe deposit
lockers. In this connection, banks should take following measures: 
(i) Banks should carry out customer due diligence for both new and existing customers
at least to the levels prescribed for customers classified as medium risk. If the customer
is classified in a higher risk category, customer due diligence as per KYC norms
applicable to such higher risk category should be carried out. 
(ii) Where the lockers have remained unoperated for more than three years for medium
risk category or one year for a higher risk category, banks should immediately contact
the locker-hirer and advise him to either operate the locker or surrender it. This exercise
should be carried out even if the locker hirer is paying the rent regularly. Further, banks
should ask the locker hirer to give in writing, the reasons why he / she did not operate
the locker. In case the locker-hirer has some genuine reasons as in the case of NRIs or
persons who are out of town due to a transferable job etc., banks may allow the locker
hirer to continue with the locker. In case the locker-hirer does not respond nor operate
the locker, banks should consider opening the lockers after giving due notice to him. In
this context, banks should incorporate a clause in the locker agreement that in case the
locker remains unoperated for more than one year, the bank would have the right to
cancel the allotment of the locker and open the locker, even if the rent is paid regularly. 
(iii) Banks should have clear procedure drawn up in consultation with their legal advisers
for breaking open the lockers and taking stock of inventory. 
18.3 Embossing identification code 
Banks should ensure that identification Code of the bank / branch is embossed on all the
locker keys with a view to facilitate Authorities in identifying the ownership of the locker
keys. 
19. Nomination Facility 
19.1 Legal Provisions 
19.1.1 Provisions in the Banking Regulation Act, 1949 
The Banking Regulation Act, 1949 was amended by Banking Laws (Amendment) Act,
1983 by introducing new Sections 45ZA to 45ZF, which provide, inter alia, for the
following matters: 
a. To enable a banking company to make payment to the nominee of a deceased
depositor, the amount standing to the credit of the depositor. 
b. To enable a banking company to return the articles left by a deceased person in its
safe custody to his nominee, after making an inventory of the articles in the manner
directed by the Reserve Bank. 
c. To enable a banking company to release the contents of a safety locker to the
nominee of the hirer of such locker, in the event of the death of the hirer, after making an
inventory of the contents of the safety locker in the manner directed by the Reserve
Bank. 
19.1.2 The Banking Companies (Nomination) Rules, 1985 
Since such nomination has to be made in the prescribed manner, the Central
Government framed, in consultation with the Reserve Bank of India, the Banking
Companies (Nomination) Rules, 1985. These Rules, together with the provision of new
Sections 45ZA to 45ZF of the Banking Regulation Act, 1949 regarding nomination
facilities were brought into force with effect from 1985. The Banking Companies
(Nomination) Rules, 1985 which are self-explanatory, provide for:- 
(i) Nomination Forms for deposit accounts, articles kept in safe custody and contents of
safety lockers. 
(ii) Forms for cancellation and variation of the nominations. 
(iii) Registration of Nominations and cancellation and variation of nominations, and 
(iv) matters related to the above. 
19.1.3 Nomination facilities in respect of safe deposit locker / safe custody articles
Sections 45ZC to 45ZF of the Banking Regulation Act, 1949 provide for nomination and
release of contents of safety lockers / safe custody article to the nominee and protection
against notice of claims of other persons. Banks should be guided by the provisions of
Sections 45 ZC to 45 ZF of the Banking Regulation Act, 1949 and the Banking
Companies (Nomination) Rules, 1985 and the relevant provisions of Indian Contract Act
and Indian Succession Act. 
In the matter of returning articles left in safe custody by the deceased depositor to the
nominee or allowing the nominee/s to have access to the locker and permitting him/them
to remove the contents of the locker, the Reserve Bank of India, in pursuance of
Sections 45ZC (3) and 45ZE (4) of the Banking Regulation Act, 1949 has specified the
formats for the purpose. In order to ensure that the amount of deposits, articles left in
safe custody and contents of lockers are returned to the genuine nominee, as also to
verify the proof of death, banks may devise their own claim formats or follow the
procedure, if any, suggested by the Indian Banks' Association for the purpose. 
19.1.4 Nomination Facility – Sole Proprietary Concern 
Banks may extend the nomination facility also in respect of deposits held in the name of
a sole proprietary concern. 
19.2 Nomination Facility in Single Deposit Accounts 
Banks should give wide publicity and provide guidance to deposit account holders on the
benefits of nomination facility and the survivorship clause. Despite the best efforts in this
regard, banks might still be opening single deposit accounts without nomination. 
In a case which came up before the Allahabad High Court, the Honourable Court has
observed that "it will be most appropriate that the Reserve Bank of India issues
guidelines to the effect that no Savings Account or Fixed Deposit in single name be
accepted unless name of the nominee is given by the depositors. It will go a long way to
serve the purpose of the innocent widows and children, who are dragged on long drawn
proceedings in the Court for claiming the amount, which lawfully belongs to them". 
Keeping in view the above, banks should generally insist that the person opening a
deposit account makes a nomination. In case the person opening an account declines to
fill in nomination, the bank should explain the advantages of nomination facility. If the
person opening the account still does not want to nominate, the bank should ask him to
give a specific letter to the effect that he does not want to make a nomination. In case
the person opening the account declines to give such a letter, the bank should record the
fact on the account opening form and proceed with opening of the account if otherwise
found eligible. Under no circumstances, a bank should refuse to open an account solely
on the ground that the person opening the account refused to nominate.  19.3
Acknowledgement of Nomination 
It was observed that some banks do not have the system of acknowledging the receipt
of the duly completed form of nomination, cancellation and / or variation of the
nomination. Further, in some banks, although there is a system of acknowledgement of
nomination  as provided in the Savings Bank account opening form, such
acknowledgements are actually not given to the customers. In this connection, banks are
aware that in terms of Rules 2 (9), 3 (8) and 4 (9) of the Banking Companies Nomination
(Rules), 1985, they are required to acknowledge in writing to the depositor(s) / locker
hirers (s) the filing of the relevant duly completed Form of nomination, cancellation and /
or variation of the nomination. 
Banks should therefore strictly comply with the provisions of Banking Regulation Act,
1949 and Banking Companies (Nomination) Rules, 1985 and devise a proper system of
acknowledging the receipt of the duly completed form of nomination, cancellation and /
or variation of the nomination. Such acknowledgement should be given to all the
customers irrespective of whether the same is demanded by the customers. 
19.4 Registering the nomination 
In terms of Rules 2 (10), 3 (9) and 4 (10) of the Banking Companies (Nomination) Rules,
1985 banks are required to register in its books the nomination, cancellation and / or
variation of the nomination. The banks should accordingly take action to register
nominations or changes therein, if any, made by their depositor(s) / hirers. 
19.5 Incorporation of the legend “Nomination Registered” 
in pass book, deposit receipt etc. and indicating the 
Name of the Nominee in Pass Books / Fixed Deposit Receipts 
When a bank account holder has availed himself of nomination facility, the same may be
indicated on the passbook so that, in case of death of the account holder, his relatives
can know from the pass book that the nomination facility has been availed of by the
deceased depositor and take suitable action. Banks may, therefore, introduce the
practice of recording on the face of the passbook the position regarding availment of
nomination facility with the legend "Nomination Registered". This may be done in the
case of term deposit receipts also. Further, banks are advised that in addition to the
legend “Nomination Registered”, they should also indicate the name of the Nominee in
the Pass Books / Statement of Accounts / FDRs, in case the customer is agreeable to
the same.
19.6 Separate nomination for savings bank account and pension account 
Nomination facility is available for Savings Bank Account opened for credit of pension.
Banking Companies (Nomination) Rules, 1985 are distinct from the Arrears of Pension
(Nomination) Rules, 1983 and nomination exercised by the pensioner under the latter rules
for receipt of arrears of pension will not be valid for the purpose of deposit accounts held by
the pensioners with banks for which a separate nomination is necessary in terms of the
Banking Companies (Nomination) Rules, 1985 in case a pensioner desires to avail of
nomination facility. 
19.7 Nomination Facility – Certain Clarifications 
19.7.1 Nomination facility in respect of deposits 
(i) Nomination facility is intended for individuals including a sole proprietary concern.
(ii) Rules stipulate that nomination shall be made only in favour of individuals. As such, a
nominee cannot be an Association, Trust, Society or any other Organisation or any office-
bearer thereof in his official capacity. In view thereof any nomination other than in favour of
an individual will not be valid. (iii) There cannot be more than one nominee in respect of a
joint deposit account. (iv) Banks may allow variation/cancellation of a subsisting nomination
by all the surviving depositor(s) acting together. This is also applicable to deposits having
operating instructions "either or survivor". (v) In the case of a joint deposit account the
nominee's right arises only after the death of all the depositors. 
(vi) Witness in Nomination Forms: The Banking Companies (Nomination) Rules, 1985
have been framed in exercise of powers conferred by Section 52 read with Sections 45ZA,
45ZC and 45ZE of the Banking Regulation Act, 1949. In this connection, we clarify that for
the various Forms (DA1, DA2 and DA3 for Bank Deposits, Forms SC1, SC2 and SC3 for
Articles left in Safe Custody, Forms SL1, SL1A, SL2, SL3 and SL3A for Safety Lockers)
prescribed under Banking Companies (Nomination) Rules, 1985 only Thumb-impression(s)
shall be attested by two witnesses. Signatures of the account holders need not be attested
by witnesses. 
(vii) Nomination in case of Joint Deposit Accounts: It is understood that sometimes the
customers opening joint accounts with or without "Either or Survivor" mandate, are
dissuaded from exercising the nomination facility. It is clarified that nomination facility is
available for joint deposit accounts also. Banks are, therefore, advised to ensure that their
branches offer nomination facility to all deposit accounts including joint accounts opened by
the customers. 
19.7.2 Nomination in Safe Deposit Lockers / Safe Custody Articles 
(i) Nomination facilities are available only in the case of individual depositors and not in
respect of persons jointly depositing articles for safe custody. 
(ii) Section 45ZE of the Banking Regulation Act, 1949 does not preclude a minor from being
a nominee for obtaining delivery of the contents of a locker. However, the responsibility of
the banks in such cases is to ensure that when the contents of a locker were sought to be
removed on behalf of the minor nominee, the articles were handed over to a person who, in
law, was competent to receive the articles on behalf of the minor. 
(iii) As regards lockers hired jointly, on the death of any one of the joint hirers, the contents of
the locker are only allowed to be removed jointly by the nominees and the survivor(s) after
an inventory was taken in the prescribed manner. In such a case, after such removal
preceded by an inventory, the nominee and surviving hirer(s) may still keep the entire
contents with the same bank, if they so desire, by entering into a fresh contract of hiring a
locker.                                                                                            
19.8 Customer Guidance and Publicity Educating Customers on the Benefits of
nomination / survivorship clause 
(i) The nomination facility is intended to facilitate expeditious settlement of claims in the
accounts of deceased depositors and to minimise hardship caused to the family members on
the death of the depositors. The banks should endeavour to drive home to their constituents
the benefit of nomination facilities and ensure that the message reaches all the constituents
by taking all necessary measures for popularising the nomination facility among their
constituents. 
(ii) Banks should give wide publicity and provide guidance to deposit account holders on the
benefits of the nomination facility and the survivorship clause. Illustratively, it should be
highlighted in the publicity material that in the event of the death of one of the joint account
holders, the right to the deposit proceeds does not automatically devolve on the surviving
joint deposit account holder, unless there is a survivorship clause. 
(iii) In addition to obtaining nomination forms, banks should ensure that account opening
form should contain space for nomination also so that the customers could be educated
about availability of such facilities. 
(iv) Unless the customers prefer not to nominate (this may be recorded without giving scope
for conjecture of non-compliance), nomination should be a rule, to cover all other existing
and new accounts. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested