D-32
Have you done anything innovative to ensure maximum competition on construction projects?
AZ: Although now a common practice in ADOT, contracts with similar types of work are staggered to enable 
more competitive bidding. Also, a recent specification used on selected projects allows contractors flexibility to 
choose the start date, optimizing their capacity to bid more jobs.
FL: We have had to work hard in the past to attract bidders, but that seems to have turned around. FDOT did 
advertising, re due to the 
economy. District 2 is particularly difficult because of its rural nature; bidders tend to be more geographic in their 
orientation.
MO: Alternate bidding such items as pavements and pipes has increased competition for projects. MoDOT 
routinely shops around for the best construction prices and routinely rejects bids that are believed to be 
excessive.
PHX: We have taken several innovative steps to ensure maximum competition. The first is the distribution of 
a procurequire a 
procurement to be advertised in a newspaper of general circulation. EAS goes beyond this requirement with 
the distribution of its newsletter (monthly or more frequently as needed). The newsletter includes all consulting 
and contracting procurement opportunities and goes out to more than 2,800 subscribers. In addition, the city 
focuses heavily on industry outreach (as mentioned previously) and project specific outreach (both during 
each efforts is to ensure that as 
many consultants and/or contractors as possible know about our procurement opportunities
VA: Electronic plans that contractors may purchase on line, ask questions and obtain answers on line, all 
advertisements, bids, contracts, instructions, specifications, and forms are available on-line; if a contractor can 
egularly conduct outreach to DBEs and 
job fairs. We also created Business Opportunity Workforce Development, which helps small and disadvantaged 
businesses lear
WA DESIGN: We continue to strive to be a good owner. WSDOT takes most of the risk instead of passing it on 
to the contractor.
WA ENVIRONMENT SVCS: N/A
WA PCRO: N/A
WA COMMUNICATIONS: N/A
WA CONSTRUCTION: Nothing in particular for typical structures/grading/paving contracts. For specialty 
projects, we have sent out requests for letters of interest, pre-ad project meetings with industry, use of the 
Internet and newspapers, etc. We also try to maximize competition by working hard at maintaining a level 
playing field on all projects prior to and after award.
What lessons learned would you share with other transportation agencies based on your experience with your 
contracting practices? What would be the one thing you are most proud of in your contracting practices?
AZ: It is recommended to involve the contracting industry in developing your alternative delivery methods. The 
DB process has evolved through the years due to lessons learned. The two-step selection process now retains 
eview process. Another example 
is to allow discussion of ATC proposals with the appropriate departmental technical group. These process 
improvements have been incorporated into revisions of the DB Procurement and Administration Guide (see the 
guide at http://www.azdot.gov/Highways/ConstGrp/Value_Quality/PDF/DesignBuildGuide.PDF).
ADOT is proud to have been the first state highway program to incorporate CMAR as a project delivery 
alternative. Two state projects have been delivered, and the first FHWA project has been approved. It is 
recommended that when an agency wants to develop its CMAR process that it bring onboard qualified subject 
matter experts. Agencies need to be aware that more commitment is necessary upfront as opposed to DB (i.e., 
modification of contract and staff skill sets are greater in the CMAR environment).
APPENDIX D: AMPLIFYING QUESTIONS AND AGENCY RESPONSES
Convert odt to pdf online - C# Create PDF from OpenOffice to convert odt, odp files to PDF in C#.net, ASP.NET, MVC application
Enable C#.NET Users to Convert OpenOffice Document (Odt, Ods, Odp) to PDF
convert pdf to openoffice text; create pdf form openoffice
Convert odt to pdf online - VB.NET Create PDF from OpenOffice to convert odt, odp files to PDF in vb.net, ASP.NET, MVC application
How to Convert OpenOffice Document (Odt, Ods, Odp) to PDF with VB.NET Demo Code Samples
convert pdf to odt; editing pdf open office
D-33
BEST PRACTICES IN PROJECT DELIVERY MANAGEMENT
FL: Our bywords are fair, open, and competitive. FDOT puts a lot of effort toward putting out a bid that meets 
these criteria. We attribute some of our success to the electronic bidding process as one of the reasons we are 
successful in bidding our projects. Electronic bidding allows FDOT to send out the changes that we need to 
make electrs concerns.
MO:
to roll out specifications and practices leads to efficient project delivery. Of course, industry and owner will not 
always agree, but our dialogue is open and timely to ensure that the Best Practices can be shared and used to 
get the best value for every dollar spent.
PHX: Learn what delivery methods are best used for particular projects. The city does not use a one-size-fits-
all approach to its delivery methods. It takes time and experience to learn which delivery methods work best 
for each project or each type of pr
implementing alternate delivery methods. By being flexible and adaptable, we have been able to tailor our 
procurement processes and procedures based on lessons learned in our quick implementation of the alternate 
delivery methods. 
VA: The implementation of the Contractor Advertisement Bulletin Board has been valuable to both VDOT and 
the industry. In this environment, the contractor asks questions on line and receives a personal response. 
Additionally, all questions and responses are publically posted for all contractors to view. VDOT is proud of the 
excellent working relationship with the contracting community.
WA DESIGN: Feedback from contractors that they appreciated WSDOT being a good owner.
WA ENVIRONMENT SVCS: 
WA PCRO: N/A
WA COMMUNICATIONS: N/A
WA CONSTRUCTION: In all forms of project delivery, WSDOT has worked hard to achieve an equitable 
allocation of risk between the department and contractors.
Community involvement
AZ: Y
2004, ADOT has been able to strengthen its relationships with agencies, stakeholders and the general public 
and engage them pr
operation. In early 2006, the division implemented a consortium approach that hired teams of multidisciplinary 
consultant experts to augment and extend the reach of CCP. This approach has also allowed ADOT to transcend 
to project-only approach, allowing the involvement and outreach effort to address broader, but related, 
relationship building and policy issues. Community relations PMs and PIOs work directly to manage the efforts of 
consultant teams and to provide strong alignment to division objectives.
FL: . They are allowed to do it all, 
including running meetings, meeting with the media, and other related activities
MO: Yes, when appropriate. Most recently, consultants were brought on board to establish Missouri’s first 
on-line public meeting. That being said, in recent years, the department has taken great effort to have each 
district equipped with a well-trained, well-equipped public relations staff.
PHX: Public involvement occurs in a variety of ways. Some CIP projects are funded by bonds. These projects 
require approval by the voters. The city sets up a bond commission of residents and city staff to provide input 
and outreach to the community on which projects they feel are important. City projects that require zoning 
changes are sent to the various Village Planning Committees, which allow the public to comment on site 
requirements. City projects are presented in front of numerous public group and commissions (e.g., the Mayor’s 
Commission on Disabilities and the Central City Architectural Design Review Panel). Our Neighborhood Services 
Convert ODT to Word
Preview Document. Conversion. Convert Word to PDF. Convert Word to HTML5. Convert Word to Tiff. Images. Convert Word to ODT. Convert PDF to Word. Convert ODT to
edit pdf files open office; can openoffice edit pdf documents
Convert Word to ODT
Preview Document. Conversion. Convert Word to PDF. Convert Word to HTML5. Convert Word to Tiff. Images. Convert Word to ODT. Convert PDF to Word. Convert ODT to
convert odt files to pdf; convert odt to pdf
D-34
APPENDIX D: AMPLIFYING QUESTIONS AND AGENCY RESPONSES
Department notifies the community with door hangers and signage when city projects are being built in their 
neighborhood. 
ger street and bridge 
projects. Public meetings are typically held to inform the citizens of what the project entails and to gather input 
from them. During the construction phase of all Street Transportation projects, PI consultants are used to notify 
the affected residents and businesses of the upcoming project. On the larger projects, public meetings are held 
operty owners, and businesses 
during construction to address their concerns and issues. A hotline number is also provided on all projects. 
VA: It is determined on a project-by-pr
involvement. The major projects typically do utilize or augment with consultant staff.
WA DESIGN: Sometimes we use a communication consultant; however, the majority of the time, we use our 
in-house staff. Each region has a communications officer and staff.
WA ENVIRONMENT SVCS: Yes, we do use consultants as well as our internal communications professionals 
for public involvement and communications.
WA PCRO: N/A
WA COMMUNICATIONS: Yes, we many times have consultant support for both our large projects and 
offices that support multiple programs of projects. We generally will have a WSDOT person that leads the 
communication/community involvement effort.
WA CONSTRUCTION: N/A
do you use and how do you assess the effectiveness of these tools?
AZ:ed to 
each specific situation. Techniques include:
v
Print and graphic design (e.g., brochures, handouts, and posters)
v
Door-to-door information distribution
v
Video production
v
Podcasts
v
Up-to-date project information on the agency and project Web sites
v
Audio and electronic weekly closure updates
v
Provements
v
Regular updates about traffic on Twitter
v
Maintenance of a blog at AZcentral.com
v
Project simulations to understand implications
v
3-D visualizations that show how a project will be developed
v
Electronic news
v
Regular updates via comprehensive public databases
v
Small-group, on-to-one, and organizational presentations
The goal of ADOT’s communication effort is focused on increasing project understanding as well as public 
C# Word - Convert Word to PDF in C#.NET
C# Word - Convert Word to PDF in C#.NET. Online C# Tutorial for Converting Word to PDF (.pdf) Document. Word to PDF Conversion Overview.
convert pdf to openoffice; convert open office pdf
How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word
Preview Document. Conversion. Convert Word to PDF. Convert Word to HTML5. Convert Word to Tiff. Images. Convert Word to ODT. Convert PDF to Word. Convert ODT to
convert pdf to openoffice doc; create pdf open office
D-35
BEST PRACTICES IN PROJECT DELIVERY MANAGEMENT
agency recognizes that communication must be two-way. ADOT regularly solicits feedback from the public 
through its Web site, at project meetings, and through direct interaction. Contact ADOT (also called ENVOY) 
is a tool that documents, coordinates, and tracks responses to public comments received through the Web 
site or the agency’s constituent services officers. CCP is the agency’s point of contact for all outward-directed 
communication with the media and public. PIOs assigned to ADOT district offices have extended CCP’s reach 
throughout Arizona. All media inquiries are directed to the ADOT Media Hotline (1-800-949-8057), and protocols 
have been established that ensure information is communicated effectively and that any required follow up 
occurs. 
Another important role that the statewide PIOs play is communication and outreach with the public. These 
individuals are visible within the regions and, as a result of being located within the districts they have a greater 
understanding of the technical aspects of projects as well as an understanding of regional issues. As a result, 
egion-appropriate manner.
FL: FDOT has found it is better to be proactive than to be reactive when dealing with the public. We believe 
that the use of tools should be governed by the need as opposed to using a tool for a tool’s sake. We do have 
a public involvement handbook that we use to help guide suggestions for specific activities. This handbook is 
published by the central environmental management office. 
MO: MoDOT uses as many tools as appropriate to the project, its locale, and affected interests to communicate 
the purpose and need of the project, the solutions identified, and the impacts associated with construction. That 
could include traditional media, direct mail, public meetings, public hearings, drop-in centers, stakeholder and 
agency coordination, and social media.
PHX: The STD uses several tools to notify the public of upcoming projects. Door hangers are used to notify 
affected property owners and businesses of upcoming projects. Notices are published in the newspapers 
regarding traffic closures and project impacts. This information is also used in radio and television reports. The 
effectiveness of these tools is measured by the feedback we receive from the public. 
VA:eb sites), kiosks, and 
project information pamphlets.
WA DESIGN: All of these and Web sites, The Gray Notebook, and public open houses. All are good as long 
as the information is accurate and timely. WSDOT has been using highway advisory radios, variable message 
boards, and real-time cameras on construction sites to inform the public.
WA ENVIRONMENT SVCS: N/A
WA PCRO: N/A
WA COMMUNICATIONS: W
newspapers, Web sites, blogging, Flickr, and Twitter. We use a number of means to measure success, from 
surveys, to the tone of the media responses, to e-mail, to blogging. This is a link to some of our outreach:    
http://www.wsdot.wa.gov/news/.
WA CONSTRUCTION: N/A
How has the use of CSS principles impacted your project delivery process? 
AZ:
agency stakeholders and citizens as an integral part of the planning process. It is how ADOT does business. 
Some of the lessons learned from this approach include the following:
v
Identifying all stakeholders early in the process and developing a public involvement plan that defines the 
opportunities for involvement reduces stakeholders from being surprise by project activities.
v
ess problems more quickly.
v
Tailoring the involvement process to the specific process phase ensures that the public understands when 
and how input can be provided.
Convert PowerPoint to ODP
VB.NET How-to, VB.NET PDF, VB.NET Word, VB.NET Excel, VB.NET PowerPoint, VB.NET Tiff, VB.NET Imaging C# PowerPoint - Convert PowerPoint to ODT in C#
convert pdf to openoffice word; edit pdf file open office
How to C#: Overview of Using XDoc.Word
Able to render and convert Word document to/from supported document (PDF and ODT). Empower to navigate word document content quickly via thumbnail.
convert pdf open office; convert pdf to word openoffice
D-36
APPENDIX D: AMPLIFYING QUESTIONS AND AGENCY RESPONSES
v
Monitoring the dialogue throughout the process ensures that the public has an understanding of the project 
and that general acceptance is maintained.
v
Maintaining close communication and interaction with stakeholders reduces problems that may cause 
project delays and increased budgets.
Additionally, as a result of this interaction, innovative solutions to problems are often identified.
FL: We believe that the principles of CSS are already incorporated into our design process. FDOT spent a year 
preparing the one-page policy that eventually went to its board. It is more than design issues. It is an awareness 
of community issues, such as when to build sidewalk projects (during the summer and not when it interferes 
with children going to school). Below the broad policy level, it is considered as a part of our approach to project 
delivery.
MO: At MoDOT, CSS is defined as tailoring a project to fit its surroundings. For instance, a 44-ft.-wide bridge 
wouldn’t be built on a route that had a 20-ft.-wide roadway for miles on either side of it. This practice of 
producing solutions that exactly meet the purpose and need of the project, no more and no less, has come to 
be known as practical design. At its core, however, practical design is believed to be the purest form of CSS. As 
such, CSS has profoundly impacted our project delivery process in a positive manner.
PHX: Street Tocess. This starts with 
cr
major public stakeholders through the grant submittal process and eventual implementation of the solution 
(project). Within the MAG region, valley wide communities go through a vigorous competitive process for 
pedestrian/bicycle, IT systems, air quality, and safety project grant proposals. The grants are reviewed by 
the MAG’s T
transportation grants, MAG and Arizona DOT places them into the MAG’s region TIP and Arizona’s State TIP. 
Then the city continues working with the major stakeholders of the project through completion. 
VA: We find that involving stakeholders and customers early in the process and influences the deliverables and 
ocess.
WA DESIGN: It has added a little more sensitivity to the design process. Helps look at the big picture on 
projects.
WA ENVIRONMENT SVCS: CSS principles are very helpful in our efforts to align our statewide transportation 
needs with local needs. Within the NEPA/SEPA process, we refer to the agency’s direction on CSS when 
responding to public, tribal, and local agency requests. See http://www.wsdot.wa.gov/biz/csd
WA PCRO: N/A
WA COMMUNICATIONS: It adds time, adds costs, and adds options, but usually delivers a project that is better 
supported by the overall public.
WA CONSTRUCTION: N/A
What consideration is given to community involvement when developing project costs and schedules? 
Has there been an incr
AZ: CCP has become an important partner when developing an initial project scope, budget, and schedule. 
CCP defines the level of public involvement and communication a project will require and the effort is embedded 
in the technical project scope. For example, through CCP’s public involvement and communication efforts, 
specifications have been added to construction bids that ensure the public and agencies are well informed 
and construction impacts are minimized. Also the close community/agency coordination has facilitated more 
intrusive closures, saving time and money in a project.
As a result of a more holistic approach to communication and relationship-building, there has been a shift 
to a more strategic approach to community involvement. It is no longer a one-size-fits-all project approach 
that sometimes permeates the transportation field. This strategic approach and focus on strengthening 
partnerships have resulted in costs savings due to reduced project delays and backtracking. There is a cost for 
Convert ODP to PowerPoint
PDF, VB.NET merge PDF files, VB.NET view PDF online, VB.NET VB.NET How-to, VB.NET PDF, VB.NET Word, VB.NET C# PowerPoint - Convert ODT to PowerPoint in C#.NET.
converting odt to pdf; convert pdf to spreadsheet openoffice
C# Word - Word Conversion in C#.NET
has the function of converting Word to ODT file in addition to Conversion of Word to PDF, RasterEdge XDoc conversion control enable users to convert PDF to Word
convert odt to pdf online; da pdf a open office
D-37
BEST PRACTICES IN PROJECT DELIVERY MANAGEMENT
the consortium process, but it pays for itself in improved customer service and generally more on-time delivery, 
which can also reduce other development costs.
FL: Community involvement is a significant part of the project development process. Input from adjacent 
property owners, neighborhood associations, and other concerned parties is critical to the complete 
collaborative process between FDOT and the community. The end product is more cost-effective when all 
factors are considered and parties are involved from the beginning as a team approach. 
MO: Community involvement is a critical step in developing the project scope, cost, and schedule. After all, 
the public uses and pays for the projects MoDOT delivers. When tough decisions need to be made, MoDOT 
collaborates with local interests every step of the way.
PHX: We gather input during the design phase of projects and make every attempt to accommodate these 
requests. There have been several instances of increases in scope and cost due to the citizens’ requests. A 
watchful balance between project scope, cost, and schedule is always considered with community involvement. 
VA: Community involvement is fundamental and may increase or decrease the project scope and/or budget, 
depending on the specific outcomes.
WA DESIGN: Part of the communication plan is within the project management plan. With having this required 
e sometimes identify 
community opposition to a project as a risk.
WA ENVIRONMENT SVCS: N/A
WA PCRO: N/A
WA COMMUNICATIONS: Community involvement is a regular and committed part of our project development 
schedules and construction programs, and it is a requirement of our environmental processes. Project scope can 
be increased or, in some cases, better defined as a result of this effort. The links below are examples of some of 
our larger project home pages:
v
http://www.wsdot.wa.gov/Projects/Viaduct/
v
http://www.wsdot.wa.gov/Projects/SR104HoodCanalBridgeEast/
v
http://www.wsdot.wa.gov/Projects/SR520Bridge/
v
http://www.wsdot.wa.gov/projects/
WA CONSTRUCTION: N/A
How do you measure the effectiveness of your community involvement efforts (agency approval ratings, 
nature and extent of public involvement/engagement, etc.)? 
AZ: ADOT has instituted a comprehensive partnering program that strengthens collaborative teamwork and 
allows project teams to achieve measureable results. This process provides structure for interdisciplinary teams 
to establish a mission and develop goals and objectives. Through the Partnering Evaluation Program software, 
the partnering process is monitored and problems are addressed immediately. This process has been expanded 
beyond project-specific partnering to include ADOT and agency stakeholder partnering. ADOT initiated the 
first formal agency stakeholder partnering process with the city of Mesa. This approach has expanded to other 
cities, government agencies, tribal government, and other stakeholders. Additionally, all projects have monthly 
coordination meetings that are conducted throughout the process. Agency stakeholders as well as technical 
disciplines and public involvement staff are included in these meetings. These coordination meetings allow 
input to be provided and information shared as well as ensuring project issues are discussed and solutions 
implemented in a timely manner.
FL:e are modifying our 
survey to reflect some new information we are trying to get from the public.
MO: MoDOT has a number of Tracker measures that gauge its customer satisfaction, both during and after the 
D-38
APPENDIX D: AMPLIFYING QUESTIONS AND AGENCY RESPONSES
project development phase (environmental or design) and following construction.
PHX: The effectiveness of community involvement is measured by feedback received before, during, and after 
the prespondence 
relating to the project. 
VA:
WA DESIGN: Public open houses use rating forms/comment forms and overall project acceptance.
WA ENVIRONMENT SVCS: N/A
WA PCRO: N/A
WA COMMUNICATIONS: We only check approval ratings occasionally, but we do gauge interest, Web site 
ocess. We also take feedback from a 
number of sources, including the media, the public and political individuals or organizations.
WA CONSTRUCTION: N/A
How do you measure the quality (success) of your project? How do you measure the acceptance of your 
project goals? 
AZ: Quality is measured through project partnering as described previously and monitoring through regular 
monthly coordination meetings. At the end of a project there is a project close out, where a discussion of 
the entire project occurs and an evaluation is completed. Throughout a project, close communication and 
relationships with local leaders (i.e., local, government, school) helps ADOT track public views of the project and 
outreach efforts and identify any issues or concerns.
FL: We are doing the statewide customer service survey but do not do project-specific surveys or assessments. 
MO: The primary success of the project is determined by the on-time and on-budget measures in the Tracker. 
ea codes 
as recently completed projects to determine if the projects were the right transportation solution. This is broken 
down by the size of the project and by district.
PHX: The success of our projects is measured by the feedback we receive from the citizens, property owners, 
businesses, and the public during and after the project. The acceptance of our project goals are measured by 
comments from the community and project team members while maintaining the project schedule and cost. 
VA: The Dashboar
WA DESIGN: On time, within budget, various milestones.
WA ENVIRONMENT SVCS: N/A
WA PCRO: N/A
WA COMMUNICATIONS: Each project generally has a specific set of goals that we track concerning on 
budget and on time. We also perform programmatic checks for other important measures. Please refer to The 
Gray Notebook. Many of our larger projects have very specific goals that we measure against such as quality, 
environmental, traffic management, etc. (http://www.wsdot.wa.gov/Accountability/PerformanceReporting/)
WA CONSTRUCTION: N/A
What efforts do you employ to reach out to less vocal or visible stakeholders on your projects?
AZ: At project start-up, all stakeholders are identified, including those that may never attend a public 
meeting. A strategy is developed for each stakeholder group. Targeted communication efforts are employed 
and untraditional strategies, such as partnering with groups that represent a hard-to-reach, population are 
implemented. As part of a community analysis conducted before each project initiation, disenfranchised or 
dissociated groups within a project’s vicinity can be identified and efforts tailored to specifically tap those 
D-39
BEST PRACTICES IN PROJECT DELIVERY MANAGEMENT
community members. The goal is to always have an interest in opinions, perspectives and concerns represented 
throughout the project lifecycle.
FL: We use newspapers, flyers, and mail-outs on project status to reach out to the less visible stakeholders and 
potentially impacted persons surrounding the project. Consultant PMs conduct extensive canvassing to reach 
out to spread the public involvement invitation to all stakeholders.
MO: MoDOT uses a core team in putting a project together, to bring a broad range of expertise to the project. 
One of the early steps is development of a public involvement plan. To start that effort, all potentially affected 
interests must be identified, followed by the appropriate tools that can be utilized to reach each of those 
interests.
PHX: Door hangers are distributed on almost every project to citizens and businesses that will be impacted 
ger print, audiotape or cassette. A 
24-hour hotline number is listed on each notification. Also, our PI consultants meet with the businesses one on 
one to discuss the project and any issues that may arise. 
VA: The press, tar
meetings with stakeholders are all used to effectively involve the stakeholders.
WA DESIGN: Language translators. Try to hold open houses in locations where less vocal people feel 
ns in front of everyone.
WA ENVIRONMENT SVCS: We consider community and social effects in all the areas of project development 
including construction and maintenance. We have a Livable Communities Policy that guides our work in this 
area. Some helpful references are our Washington State Transportation Plan, Building Projects that Build 
Communities, and Understanding Flexibility in Transportation Design. Our Highways and Local Programs Division 
has many other references that provide information in this area. Our environmental justice guidance is also on 
line at http://www.wsdot.wa.gov/Environment/EJ/Default.htm.
WA PCRO: N/A
WA COMMUNICATIONS: Opportunities for public involvement through community meetings, articles, folios, 
presentations, neighborhood meetings, mailed flyers (in multiple languages), drop-by visits, etc.
WA CONSTRUCTION: N/A
Is your community involvement activity centralized, decentralized, project specific, or managed in some 
other way?
AZ: The agency’s public involvement and communication effort is centralized within CCP. However, to ensure 
that CCP has a statewide reach, it has embedded PIOs in ADOT district offices throughout Arizona and 
engages consultant teams to address involvement (aligned with NEPA), communication, and governmental 
rfort is to transcend a 
project to ensure ef
result of this approach is consistency in public and agency coordination as a project moves from planning to 
construction. CCP staff provides consistency through all project phases and ensures that stakeholder and public 
issues are understood and communicated as the different technical disciplines get involved at various project 
stages.
FL: Our community involvement process is project-specific and is tailored to each project, community, 
geographical location, etc. The process is to engage each community as shareholders in the project. As the 
project matures, the shar
MO: Our community involvement is addressed in the previous questions, although most community involvement 
happens, project-by-project, at the district (local) level.
PHX: Each project 
specific. 
D-40
APPENDIX D: AMPLIFYING QUESTIONS AND AGENCY RESPONSES
VA: It is addressed in the previous questions. It is centralized, decentralized, and project specific. Community 
involvement and communication occurs at all levels (e.g., VDOT, district, project, and program).
WA DESIGN: Decentralized and project specific.
WA ENVIRONMENT SVCS: N/A
WA PCRO: N/A
WA COMMUNICATIONS:
activities are decentralized and project specific. For some of our very large projects, our important messages 
and communication strategies and plans are coordinated for a centralized and consistent approach.
WA CONSTRUCTION: N/A
What lessons learned would you share with other transportation agencies that would lead to more 
effective community involvement? What would be the one thing you are most proud of in your community 
involvement efforts?
AZ: ADOT lessons learned are:
v
v
Designated point of contact within the agency is critical in order to proactively plan and respond quickly if 
necessary.
v
oject may need to 
change as the process evolves and issues unfold. This change does not indicate a failure of the plan.
v
Establish policies and procedures that identify the range of techniques and define the benchmark for 
involvement at various project stages.
v
Ongoing training is important to ensure that the most up-to-date techniques are being employed in an 
effective manner.
v
Effective community involvement has to become embedded in the agency’s culture. It is how you do 
business and not just a hoop you are required to jump through.
v
Transparency in the decision-making process builds trust and respect. Communicate how the input being 
provided is being used in the decision-making process. Report back so that people can connect the dots in 
the input provided and output or solutions being developed.
v
If you ask for input, use it. If you ask for collaboration, respect it when it happens.
v
People support what they have a role in creating. Involvement creates a sense of ownership. This 
expectation takes skill to manage.
v
By having public rnment 
relations professionals involved, the agency is provided an objective perspective regarding the project. 
These pr
transportation team may not recognize. 
v
As one of the vital NEPA components, communication/outreach professionals should be regarded at the 
same high technical level as other specialized disciplines that are part of the project team. Indeed, these 
staf
at much higher tactical and strategic levels. 
FL: Our policy of being fair, open, and competitive in spreading the collaborative community partnership 
is one of our most successful mantras. We found that being open and honest and listening to the public in 
early meetings was a key to a more successful partnering with the community. One of our more successful 
involvements is ETDM for environmental commitments.
D-41
BEST PRACTICES IN PROJECT DELIVERY MANAGEMENT
MO: Our experience has shown the following efforts result in effective community involvement:
v
Planning Framework—Incorporates customer input into the planning process. This nationally recognized 
process gives local officials and the general public a greater role in making transportation decisions for 
Missouri. 
v
Customer Service Centers—We have customer service centers set up in each of our 10 districts and the Central Office 
to serve the public by answering their questions, listening to their concerns, and providing requested information. 
v
Public Involvement—More specifically, we listen to our customers on specific projects through the public 
hearing process. At the initial onset of a project, the concept is introduced to the affected community, and 
the public is given a chance to provide feedback and voice concerns, objections, and approval. Various tools 
may be used, such as public meetings, mailings, drop-in centers, advisory groups, one-on-one meetings, 
stakeholder group presentations, and so on. The process ultimately concludes with official public hearings. 
v
Partnering for Innovative Efficiency—We recently hosted a meeting of industry leaders, government officials, 
and interested citizens to hear their ideas for improving transportation in Missouri. The meeting brought 
oduce 
transportation projects faster, better, and cheaper. 
v
Missouri Advance Planning—We’re working to develop a long-range plan: the Missouri Advance Planning 
initiative, which will define what our transportation system could and should do for its citizens. 
PHX: The main lesson learned is to involve the public as early as possible and make every effort to address 
their concerns and issues in a timely manner. The one thing that the STD is most proud of is the numerous 
compliments that we receive when a project is completed. 
VA: Transparency through the Dashboard metrics, available 24/7, has been valuable and a fundamental change 
in how VDOT communicates performance and the status of its programs. Additionally, community outreach, 
including rengthens the 
partnerships and collaborative spirit.
WA DESIGN: Listen to stakeholders and make adjustments to the projects when possible. Go out early/often 
and with accurate information. Improved public support of the projects.
WA ENVIRONMENT SVCS: N/A
WA PCRO: N/A
WA COMMUNICATIONS: 
activities are decentralized and project specific. For some of our very large projects, our important messages 
and communication strategies and plans are coordinated for a centralized and consistent approach.
WA CONSTRUCTION: N/A
Additional Questions
Is there anything further that would be of interest to other transportation agencies that has not been 
covered by these questions?
AZ: ADOT has a very strong Engineer In Training (EIT) Program and Summer Intern Program. The EIT Program 
offers many advantages to individuals who wish to begin a career in civil engineering. We invest in the 
development of these EITs because we are preparing them to become Transportation Engineers for Arizona, 
and we are pr
within the engineering profession. The Summer Engineering Program gives college Engineering majors the 
opportunity to gain practical experience and earn money during the summer as interns with ADOT. The ITD 
assigns students to a variety of highway construction projects or to special studies within the division.
FL: Our success in project management is due to many internal and external factors. Use of product delivery 
methods, such as DB, DBB, CM, PPP, and others, has been a tremendous help. Project management office tools 
Documents you may be interested
Documents you may be interested