Using Communications Operations  Using Send Commands to Send Messages
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
271
6
Optionally, for the Body drop-down list, choose the name of a communications template (with a 
Body type) to insert into the message body.
You can configure a template to insert automatically, according to where you invoke the Send 
Fax command. For more information, see “Configuring Default Templates for Send Email 
Command” on page 87.
Field substitution applies to template text when you insert the text into a message. Substitution 
functions correctly if the fields exist in the current list or form (containing focus) in the Siebel 
application.
You can insert more than one template. Any template you choose is appended to the existing 
text.
The listed templates are subject to filtering that is based on several factors, including channel, 
language, locale, and whether the template is HTML or plain text. For more information, see 
“Visibility and Access for Templates” on page 98.
7
Optionally, verify or enter text for the subject line.
Text might be automatically inserted into the subject line when you select a template.
8
Optionally, enter and format free-form text to modify or add to the template text.
For information about the available text-editing controls, see “Editing and Formatting Controls for 
Send Email and Send Fax Commands” on page 271.
9
Optionally, if you edit in plain text mode, then you can click Remove HTML Tags on the upper 
right to remove any HTML tagging in your message text.
10
Optionally, click the icons on the lower right to specify operating system files (paper clip icon) or 
literature items (document icon) as attachments to the fax message.
The attachments icon lets you specify files from the operating system as attachments and 
displays a list of all files and literature items you previously specified for the fax message.
The literature icon displays a list of literature items you can specify as attachments.
The Attachments field displays the most recently specified attachment if you specify more than 
one attachment. All fax attachments are saved as attachments to the activity record that is 
created when the message is sent.
11
Optionally, check the spelling for your message.
12
Click Send, or click Cancel if you decide not to send the fax.
NOTE: If you cancel the fax, then the corresponding Siebel activity record (created to track the 
send operation) is deleted.
Editing and Formatting Controls for Send Email and 
Send Fax Commands
For the Send Email command (native Siebel email client only) and for the Send Fax command, you 
can edit and format your message text before sending it by using controls in an editing bar that 
appears when you click in the message area of the Send Email or Send Fax window.
Best pdf to word converter without losing formatting - application Library tool:C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net, ASP.NET, WinForms, WPF application
Online C# Tutorial for Converting PDF to Word (.docx) Document
www.rasteredge.com
Best pdf to word converter without losing formatting - application Library tool:VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.net, ASP.NET, WinForms, WPF application
How to Convert PDF to Word (.docx) Document in VB.NET
www.rasteredge.com
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Using Communications Operations  Using Send Commands to Send Messages
272 
The editing bar appears only when HTML is the setting for the Send Email: Default Message Format 
preference in the Outbound Communications view of the User Preferences screen. For more 
information about this user preference setting, see “Preference Settings for Outbound 
Communications” on page 256.
NOTE: If you use Lotus Notes or Microsoft Outlook for the Send Email command, then the third-party 
vendor provides the editing and formatting capabilities. The Siebel application attempts to specify 
an editing environment by using to the user’s Send Email: Default Message Preference setting. 
However, the behavior of the third-party email client software is not guaranteed. Users can also 
specify editing preferences in Lotus Notes or Microsoft Outlook.
For email messages, message recipients who cannot view HTML messages in their email client 
program can instead view a plain-text version of each message. Formatting is eliminated from this 
plain-text version.
Managing Line Breaks for HTML Messages
When HTML editing is enabled, note the following behavior regarding line breaks:
Pressing ENTER creates a new paragraph.
Pressing SHIFT+ENTER creates a new line.
Managing Links and HTML Elements from Other Sources
For email messages, when HTML editing is enabled, you can directly enter URL or mailto links, and 
they are automatically converted to links in the HTML output. Examples of these links follow:
www.example.com
http://www.example.com
ftp://ftp.example.gov
mailto:user@example.com
You might select graphics or other tag-based elements that appear on Web pages, such as horizontal 
rules or tables, by dragging the mouse pointer. In some cases, you can copy and paste such elements 
into the Send Email or Fax message body.
If you use plain-text mode in the Send Email or Send Fax window, then you can remove any remnant 
HTML formatting by clicking the Remove HTML Tags button.
NOTE: You cannot add content other than text or HTML tag elements directly to the message text. 
For example, you cannot copy and paste graphics or other files into the message text. You cannot 
drag and drop text, but you can cut and paste text.
application Library tool:VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
Best Microsoft Office Word to adobe PDF file converter SDK for Export all Word text and image content into high quality PDF without losing formatting.
www.rasteredge.com
application Library tool:C# Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in C#.
Best Microsoft Office Word to adobe PDF file converter control able to turn all Word text and image content into high quality PDF without losing formatting.
www.rasteredge.com
Using Communications Operations  Using Send Commands to Send Messages
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
273
Editing and Formatting Options
This topic lists HTML formatting options in the order in which they appear from left to right in the 
user interface. The following HTML formatting options are available:
Find Or Replace. Click the arrow to display the Find controls above the editing bar or to hide 
these controls. When the Find controls appear above the editing bar, click the arrow on the left 
to toggle between the Find controls and the Find and Replace controls. Enter text to find, or enter 
replacement text, and then click Go. Find operations are not case-sensitive.
Cut. Click to cut selected text to the clipboard.
Copy. Click to copy selected text to the clipboard.
Paste. Click to paste text from the clipboard into the message area. Depending on the source, 
the text you paste might include HTML formatting.
Font. Choose a font from a drop-down list to apply to selected text. Available fonts include Arial 
(the default), Verdana, Times New Roman, and Courier.
Size. Choose a size from a drop-down list to apply to selected text. Point sizes include 8 (the 
default), 10, 12, 14, 18, 24, and 36.
Font Color. Click the arrow to display font colors above the editing bar, and then click to choose 
a color to apply to selected text.
Bold. Click to apply bold formatting to selected text or to remove bold formatting.
Italic. Click to apply italic formatting to selected text or to remove italic formatting.
Underline. Click to apply underlining to selected text or to remove underlining.
Ordered List. Click to apply numbering to selected text or to remove numbering. Apply 
numbering to make the text an ordered list.
Unordered List. Click to apply bullets to selected text or to remove bullets. Apply bullets to 
make the text an unordered list. Bullets appear differently at different levels of indenting.
Indent. Click to increase indenting for selected paragraphs.
Outdent. Click to decrease indenting for selected paragraphs.
Left Align. Click to left-align selected paragraphs.
Center Align. Click to center selected paragraphs.
Right Align. Click to right-align selected paragraphs.
Sending Wireless Messages
You can send a wireless message to any recipient whose mobile device and device address 
information is stored in the Siebel database. Optionally, you can include Siebel application content 
in the wireless message.
application Library tool:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to
VB.NET PDF, VB.NET Word, VB.NET Best Microsoft Office PowerPoint to adobe PDF file all PowerPoint presentation into high quality PDF without losing formatting.
www.rasteredge.com
application Library tool:VB.NET Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF
to, VB.NET PDF, VB.NET Word, VB.NET Best Visual Studio .NET Microsoft Office Excel to all Excel spreadsheet into high quality PDF without losing formatting in VB
www.rasteredge.com
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Using Communications Operations  Using Send Commands to Send Messages
274 
Whether the Pick Recipient dialog box appears after Step2 in the following procedure depends on 
the kind of data that currently has the focus when you choose the Send Wireless Message command. 
Note the following points:
If the current record is a person, such as a contact or employee, then the Pick Recipient dialog 
box does not appear. The Send Wireless Message window appears.
If the current record is an element, such as a service request or account, then the Pick Recipient 
dialog box appears if generic recipients are configured. Choose generic recipients, such as the 
contacts associated with the current service request.
To send a wireless message
1
Optionally, select one or more records for contacts, employees, or other persons for whom mobile 
device information is defined in the Siebel database.
2
Perform one of the following steps:
From the application-level menu, choose File, then Send Wireless Message.
Press Alt+F9.
Click to the right of Initiate Work Item on the communications toolbar, then click Send 
Wireless Message, or click Initiate Work Item when Send Wireless Message is the displayed 
ToolTip text. For more information about initiating work items, see Siebel CTI Administration 
Guide.
If you do not specify recipients in Step1, then the Pick Recipient dialog box appears. If you 
specify recipients before invoking the command, then the Send Wireless Message window 
appears. If the Send Wireless Message window appears, then go to Step4.
3
In the Pick Recipient dialog box, specify the recipient or specify no recipient yet.
The available recipients to choose from depend on the application context. For example, if Send 
Wireless Message is invoked from a Service Requests list, then the choices are Service Request 
Contact and Service Request Owner.
The Send Wireless Message window appears.
4
For the To field, perform one or more of the following steps:
Verify any recipients that were automatically inserted in previous steps. (No more than one 
recipient appears in the To line, but all specified recipients receive the message.)
Click the select button to the right of the To field, and explicitly specify individual persons 
from the Siebel database for the To field.
application Library tool:C# Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF in C#
NET PDF SDK- Create PDF from Word in Visual Best Microsoft Office Excel to adobe PDF file all Excel spreadsheet into high quality PDF without losing formatting.
www.rasteredge.com
application Library tool:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF
Best C# Microsoft Office PowerPoint to adobe PDF PDF with embedded fonts or without original fonts Professional .NET PDF converter control for batch conversion.
www.rasteredge.com
Using Communications Operations  Using Send Commands to Send Messages
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
275
5
Optionally, from the Body drop-down list, choose the name of a communications template (with 
a Body type) to insert into the message body.
Field substitution applies to template text when you insert the text into a message. Substitution 
functions correctly if the fields exist in the current list or form (containing focus) in the Siebel 
application.
You can insert more than one template. Any template you choose is appended to the existing 
text.
The listed templates are subject to filtering that is based on several factors, including channel, 
language, and locale. For more information, see “Visibility and Access for Templates” on page98.
6
Optionally, enter free-form text to modify or add to the template text. 
NOTE: Wireless network operators and wireless messaging protocols impose limits of message 
text length. Customers must consult their network operators to find out the limits that apply, and 
then observe the limits.
7
Optionally, check the spelling for your message.
8
Click Send, or click Cancel if you decide not to send the wireless message.
NOTE: If you cancel the wireless message, then the corresponding Siebel activity record 
(created to track the send operation) is deleted.
Sending Pages
You can send a page to any recipient whose paging data is stored in the Siebel database. Optionally, 
you can include Siebel application content in the page.
The Send Page command requires the Page Manager server component. For more information about 
setting up and using Page Manager, see Siebel Business Process Framework: Workflow Guide.
Siebel Paging, and not the Send Page command, uses the Modem-based TAP Paging driver.
To send a page
1
Optionally, select a record for a contact, an employee, or another person for whom paging data 
is defined in the Siebel database.
2
Perform one of the following steps:
From the application-level menu, choose File, then Send Page.
Press Shift+F9.
Click to the right of Initiate Work Item on the communications toolbar, then click Send Page, 
or click Initiate Work Item when Send Page is the displayed ToolTip text. For more 
information about initiating work items, see Siebel CTI Administration Guide.
3
For the To field, perform one or more of the following steps:
Verify any recipient that was automatically inserted in previous steps.
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Using Communications Operations  Creating Activities for Send Commands
276 
Click the select button to the right of the To field, and explicitly specify an individual person 
from the Siebel database for the To field.
4
Specify page addressing information, including the pager company, paging phone number, and 
pager PIN, as appropriate.
5
Optionally, from the Body drop-down list, choose the name of a communications template (with 
a Body type) to insert into the message body.
Field substitution applies to template text when you insert the text into a message. Substitution 
functions correctly if the fields exist in the current list or form (containing focus) in the Siebel 
application.
You can insert more than one template. Any template you choose is appended to the existing 
text.
The listed templates are subject to filtering that is based on channel and other factors. For more 
information, see “Visibility and Access for Templates” on page98.
6
Optionally, enter free-form text to modify or add to the template text.
7
Optionally, check the spelling for your message.
8
Click Send.
Creating Activities for Send Commands
Activity records can be generated for all of the Send commands that you use to send outbound 
communications. These Send commands include Send Email, Send Fax, Send Wireless Message, and 
Send Page. For more information about using the Send commands, see “Using Send Commands to 
Send Messages” on page 261.
This topic contains the following information:
“Activity Types for Send Commands” on page 277
“Contact Matching for Activity Records” on page 278
In the Outbound Communications view of the User Preferences screen, you can specify whether to 
generate activity records for the Send commands and, if so, whether the activity records are public 
or private. For more information about setting the Upon Sending Messages Generate preference, see 
“Preference Settings for Outbound Communications” on page 256.
Each activity record documents a communication initiated in the Siebel application. Generally, this 
activity is also a child record of another record that was current when the command was invoked. 
For example, if the Send Email command is invoked when a service request record was active, then 
the activity record for the email message is a child of the service request record and you can access 
it from the service request. You can populate other fields to complete the activity record to 
accommodate your company’s use of activities.
NOTE: For an activity that the Send Email command generates, the Status field is set to Done when 
the message is sent. If the message is sent to an invalid address, then the sender is notified by email 
that the message was not delivered. However, the Status field is not updated in this scenario. The 
activity record is not updated to indicate that a message was not delivered.
Using Communications Operations  Creating Activities for Send Commands
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
277
The owner for an activity that a Send command generates is the sender of the communication. If the 
Siebel application can match activity recipients with persons in the Siebel database, then the 
recipients are contacts. For more information, see “Contact Matching for Activity Records” on 
page 278.
Activity Types for Send Commands
Table 29 shows the types for activity records that each Send command generates.
For Siebel Email Response, activity records for inbound email messages use the Email - Inbound 
activity type, and activity records for outbound email messages use the Email - Outbound activity 
type. For more information about activity records and attachments, see “Administering 
Communications Inbound Receiver” on page 136.
Text from the Subject line of the message appears in the Description field of the activity record. (For 
wireless messages and pages, this text comes from the Subject field of the template.) Message body 
text appears in the Comments field of the activity record. This text can have a maximum possible 
size of 1,500 characters. 
For the Send Email and Send Fax commands, message body text appears in the Email Body field. 
This text can have a size of at least 16,000 characters. (The actual length depends on your Siebel 
database.)
For the Send Email and Send Fax commands, message body content that is longer than the Email 
Body field allowance is saved as activity attachments. The attachment files are named 
SiebelLongEmailBody.txt (for plain-text messages) or SiebelLongEmailBody.htm (for HTML 
messages). If you use Microsoft Outlook as your email client, then RTF messages are saved in HTML 
format.
For the Send Email and Send Fax commands, attachments (such as files or literature items) to email 
or fax messages are saved as attachments to the activity record.
Table 29. Activity Records for Send Commands
Send Command
Activity Type
Send Email
Email - Outbound
Send Fax
Fax - Outbound
Send Wireless Message
Wireless Message
Send Page
Paging
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Using Communications Operations  Specifying Settings for Mobile Devices
278 
Contact Matching for Activity Records
If the Siebel application can match activity recipients with persons in the Siebel database, then the 
recipients are contacts. For the Send Email command, this matching is based primarily on the email 
address. If more than one record that includes the same email address exists in the Siebel database, 
then the first such record is associated with the activity as a contact.
For a third-party email integration with Lotus Notes, an email address for Lotus Notes is passed back 
to the Siebel application to match recipients to contacts and to associate these contacts with the 
activity. If no match is found in the Siebel database, then the recipients are not associated with the 
activity as contacts.
For a third-party email integration with Microsoft Outlook, an email address might not be passed back 
to the Siebel application to match recipients to contacts and to associate these contacts with the 
activity. If the email address is not passed back, then the Siebel application tries to match recipients 
to contacts by using the first and last names of the recipient, or by using the first, middle, and last 
names. If no match is found in the Siebel database, then the recipients are not associated with the 
activity as contacts.
NOTE: When Collaborative Data Object (CDO) is included on a client computer that runs Microsoft 
Outlook, the email address (not just the name) is passed to the Siebel application for matching 
purposes.
Specifying Settings for Mobile Devices
In the Mobile screen, you can manage your mobile devices and wireless messaging addresses for 
these devices. You can perform the following actions:
Register your mobile devices and specify device priority.
Specify mobile device addresses and specify address priority.
Specify the types of wireless messages you want to receive automatically from the Siebel 
application.
You can access the Mobile screen in the following Siebel applications: Siebel Call Center, Siebel Sales, 
Siebel Service, and Siebel Partner Portal. However, this screen requires a license for Siebel Wireless.
NOTE: You can access the Mobile screen from your Siebel Business Application running the Siebel 
Web Client. The Siebel Mobile Web Client does not support the Mobile screen. 
To specify settings for mobile devices
1
Navigate to the Mobile screen.
The Message Delivery view appears (the default view in this screen).
2
In the Mobile Devices list, select the mobile device you want to work with, or, if necessary, create 
a new mobile device record. 
3
Configure the selected device as described in the following topics:
“Configuring Mobile Devices” on page 279 (Message Delivery view)
Using Communications Operations  Specifying Settings for Mobile Devices
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
279
“Configuring Message Delivery” on page 279 (Message Delivery view)
“Configuring Mobile Alerts” on page 280 (Mobile Alerts view)
Configuring Mobile Devices
In the Message Delivery view, you can register your mobile devices and establish the device priority. 
The Mobile Devices list includes the following fields to support wireless messaging:
Device Name. Enter any name you want for your device. It can be any descriptive name, for 
example, John Cheng’s Nokia cell phone. The mobile device name must be unique for each device 
that you register.
Device Priority. Select a priority, from 1 - Highest to 6 - Unranked, for each mobile device you 
register. Wireless messages are generally sent to the mobile device with the highest device 
priority.
To guarantee message delivery, make sure that only one registered device is assigned the 
highest device priority. Only one device registered for a particular user can have a device priority 
set to 1 - Highest. Any other registered devices must have the device priority set to 2 or a higher 
number. Do not attempt to register any additional devices if a device with priority 6 already 
exists.
Configuring Message Delivery
In the Message Delivery view, you can enter wireless messaging address information for each of your 
mobile devices. You must enter information in the following fields to define a wireless messaging 
address:
Message Delivery Profile. Select a profile. The profile describes the network and message type 
to use to send wireless messages to your device.
For example, your device is connected to the ABC wireless network operator. ABC can accept 
messages using the SMTP protocol. ABC then transmits the messages to your mobile device using 
the SMS protocol. This transmission can occur if your administrator creates a message delivery 
profile, such as ABC Network SMTP, for the Internet SMTP/IMAP Server or Internet SMTP/POP3 
Server communications driver.
To receive messages, you must associate the appropriate profile with your mobile device if your 
administrator has not done so. Consult your administrator for guidance about the profile to 
choose, or to have a profile added for your device. For more information about using 
communications profiles for message delivery, see “Configuring Communications Drivers and 
Profiles for Wireless Messaging” on page 282.
Device Address. Enter a unique identifier for a particular mobile device. This identifier enables 
messages to be sent to this device. Frequently, the device address is the phone number.
Siebel Email Administration Guide Version 8.1/8.2
Using Communications Operations  Specifying Settings for Mobile Devices
280 
Address Priority. Select a priority, from 1 - Highest to 6 - Unranked, for each address of each 
mobile device. Wireless messages are sent to the device with the highest device priority and to 
the highest priority address for that device.
To guarantee message delivery, make sure that only one device address is assigned the highest 
address priority. Only one address for a particular mobile device can have an address priority set 
to 1 - Highest. Any other address must have the address priority set to 2 or a higher number. Do 
not attempt to define any additional addresses if an address with priority 6 already exists.
Configuring Mobile Alerts
In the Mobile Alerts view, you can select the types of event-driven wireless message alerts that you 
want to receive on your device. Before configuring mobile alerts, you must configure your mobile 
device. For more information, see “Configuring Mobile Devices” on page279 and “Configuring Message 
Delivery” on page 279.
Normally, all event-driven alert messages are sent to the highest priority device and address for a 
recipient. In this scenario, individual settings for receiving alerts are ignored. However, if your 
system administrator allows it, then you can override the device priority settings in the Mobile Alerts 
list and specify that a specific device receives an alert. 
When you enable an alert for a particular device in the Mobile Alerts list, the alert is sent to the 
highest priority address for that device. Existing priority settings for the device are ignored. For 
information about alert configuration in your organization, consult your system administrator.
For example, your system administrator can activate an alert so that you automatically receive a 
wireless message alert each time you are assigned a new activity. In this scenario, you can enable 
or disable this specific alert for a mobile device by creating a record in the Mobile Alerts list for each 
alert and setting the alert’s status to On or Off. 
NOTE: Alternatively, your company might manually send some alert messages to your highest 
priority device and address by using the Send Wireless Message command. A manual alert message 
is not event-driven. You cannot customize such alerts through the Mobile Alerts list.
The following settings are available in the Mobile Alerts list:
Alert Name. Select the particular alert you want to enable or disable for the selected device in 
the Mobile Devices list. To see more alerts from which you can select, contact your system 
administrator.
Status. For each mobile alert that you add to a device, specify whether the alert is activated or 
deactivated as follows:
To enable an alert so you receive wireless message alerts of the specified type on this device, 
set the value to On.
To disable an alert so you do not receive message alerts of the specified type on any device, 
set the value to Off.
NOTE: Disabling an alert for one of your devices disables it for all of your devices if the alert is not 
enabled for any other device. If you want to receive a particular alert on a particular device, then set 
the Status to On.
Documents you may be interested
Documents you may be interested