eRA CommonsUserGuide
AboutCommons
1
March2,2016
1 About eRA Commons
eRA Commons (Commons) is an online interface where grant applicants, grantees, and 
federal staff at NIH and grantor agencies can access and share administrative 
information relating to research grants. 
NIH extramural grantee organizations, Operating Divisions (OpDivs), grantees, and the 
public are the primary users of Commons, and each type of user is assigned a specific 
role (or roles). Depending on your role, you may perform a variety of functions in 
Commons, including:
 
l
Track the status of your grant application through the submission process, while viewing 
errors and/or warnings and checking the assembled grant image
 
l
View summary statements and score letters following the initial review of your application
 
l
View the notice of award (NoA) and other key documents
 
l
Submit Just-in-Time (JIT) information required by the grantor agency prior to a final award 
decision
 
l
Submit the required documentation, including the Financial Status Report/Federal 
Financial Report and final progress report to close out your grant
 
l
Submit a No-Cost Extension notification that the grantee has exercised its one-time authority 
to extend without funds the final budget period of a grant
 
l
Submit an annual progress report electronically
 
l
Manage personal and institutional profiles
Convert pdf to powerpoint using - C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
how to convert pdf file to powerpoint presentation; converter pdf to powerpoint
Convert pdf to powerpoint using - VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
copying image from pdf to powerpoint; adding pdf to powerpoint
eRA CommonsUserGuide
WelcometoCommonsScreen
2
March2,2016
2 Welcome to Commons!
Access Commons by entering the following address into your web browser: 
https://commons.era.nih.gov/commons/
  
The Welcome to the Commons screen displays important and potentially new 
information to users.  Take a moment to review the information provided on the screen. 
This information includes: 
 
l
Commons Login
Enter your Username and Password to access the Commons system and 
modules.
 
l
eRA Service Desk
The hours, website address, and phone number of the eRA Service Desk is 
provided in this area.
 
l
 System Notification Message 
Read the messages displayed here to find out if system outages exist or to access 
the eRA Scheduled Maintenance Calendar. 
 
l
Supported Related Resources 
Useful links for avoiding Commons errors, self-help resources, electronic and 
application submission as well as the link for the eRA Home Page can be found in 
this area. 
 
l
Commons Related Resources 
Links for submitting a reference letter and for accessing the Commons Demo are 
located in this area. 
 
l
Register Grantee Organization
Click this link to register your organization. Refer to the section of this document 
titled Registering Institutions and Organizations on Page 36.
How to C#: Overview of Using XDoc.PowerPoint
How to C#: Overview of Using XDoc.PowerPoint. your application with advanced PowerPoint document manipulating SDK to load, create, edit, convert, extract, and
converting pdf to ppt online; convert pdf into powerpoint
C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
Convert PDF to JPEG Using C#.NET. Add necessary references: RasterEdge.Imaging.Basic. dll. RasterEdge.Imaging.Basic.Codec.dll. RasterEdge.Imaging.Drawing.dll.
pdf picture to powerpoint; export pdf to powerpoint
eRA CommonsUserGuide
WelcometoCommonsScreen
3
March2,2016
 
l
About the Commons 
Check this area for links to Commons Frequently Asked Questions, training, the 
latest Release Notes, etc. 
 
l
Additional Links 
Useful links such as to Grants.gov, iEdison, NIH, Loan Repayment, and others can 
be found in this area. 
Figure 1: Welcome to the Commons
2.1   Logging into Commons
Commons requires users to enter a unique user ID (from 6 to 20 characters) and 
password for authentication. Refer to the section of this document titled Password Policy 
on Page 15 for additional password-related information.
The Commons Login area of the screen allows for two types of user to log into 
Commons: the external Commons user and the internal NIH or Agency user. For steps 
related to external users, please refer to the section of this document titled Accessing
 
Commons
 
with
 
a
 
Commons
 
User
 
ID
.  For steps related to internal users (such as NIH, 
VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
converter library control is a 100% clean .NET document image solution, which is designed to help .NET developers convert PDF to HTML webpage using simple VB
convert pdf slides to powerpoint online; convert pdf back to powerpoint
VB.NET PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in vb.
VB.NET PDF - Convert PDF to TIFF Using VB in VB.NET. using RasterEdge.Imaging.Basic; using RasterEdge.XDoc.PDF; Demo Code to Convert PDF to Tiff Using VB.NET.
how to convert pdf to ppt for; convert pdf into ppt
eRA CommonsUserGuide
WelcometoCommonsScreen
4
March2,2016
SRO, agency users, etc.) please refer to the section of this document titled Accessing
 
Commons
 
with
 
a
 
Network
 
ID
 
(NIH
 
or
 
Agency)
.
Accessing Commons with a Commons User ID
2.1.1  Accessing Commons with a Commons User ID
If you have been provided with a Commons User ID, you may log into Commons using 
the Commons Login section of the log-in page.  
To log into Commons: 
 1. Navigate to the Commons system on the internet. 
 2. Under Commons Login, enter your username in the Username field. 
 3. Enter your password in the Password field
 4. Click the Login button. 
Figure 2: Commons Login
NOTE: For security purposes, all passwords will display as asterisks (*) as they are 
entered.  The Commons system will lock users out after three (3) unsuccessful login 
attempts.
A successful login will show the username, institution, and your user roles in the 
Welcome section of the screen as well as in the upper right corner of every Commons 
screen.
VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.
VB.NET How-to, VB.NET PDF, VB.NET Word, VB.NET Excel, VB.NET PowerPoint, VB.NET Tiff, VB.NET Imaging, VB.NET OCR, VB VB.NET PDF - Convert PDF to JPEG Using VB.
convert pdf document to powerpoint; changing pdf to powerpoint
C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in C#.net
converter library control is a 100% clean .NET document image solution, which is designed to help .NET developers convert PDF to HTML webpage using simple C#
convert pdf pages to powerpoint slides; how to convert pdf into powerpoint
eRA CommonsUserGuide
WelcometoCommonsScreen
5
March2,2016
Figure 3: Commons Home Page
IMPORTANT: Are you affiliated with multiple institutions? Make sure that the correct 
institution is displayed after you log in. This will affect the information you can access 
in Commons. Refer to the topic called Changing the Displayed Affiliated Institution on 
Page 9 for more information.
After you have signed into Commons, you may access the various tabs, links,  and help 
screens, as well as other available links.
NOTE: The modules accessible to a user depend on that user’s role and privileges. The 
image below is only a sample of possible options.
Figure 4: User Information and Assigned Access Tabs
Accessing Commons with a Network ID (NIH or Agency)
If you are an internal NIH or Agency user accessing Commons, you will use your 
Network ID to log into the system. Your Network ID is that which you use to sign onto 
your computer. 
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
Using this PDF to Word converting library control, .NET developers can quickly convert PDF document to Word file using Visual C# code.
convert pdf into powerpoint online; convert pdf to editable powerpoint online
C# PDF Convert to SVG SDK: Convert PDF to SVG files in C#.net, ASP
C#.NET PDF SDK - Convert PDF to SVG in C#.NET. C# Programming Language to Render & Convert PDF to SVG Using C#.NET XDoc.PDF Converter Control.
how to add pdf to powerpoint; change pdf to powerpoint online
eRA CommonsUserGuide
WelcometoCommonsScreen
6
March2,2016
NOTE: Your Network ID is not your IMPAC II User Name.
IMPORTANT: Some examples of federal users who may need to access Commons 
include  Office of Financial Management (OFM) staff who review grantees' 
Federal Financial Reports (FFRs); administrators who manage/review appointments in 
xTRAIN; and Scientific Review Officers (SROs). 
All Commons users – including federal staff – must have a Commons role in order to  
log in to Commons. 
To log into Commons using your Network ID:
 1. Navigate to the Commons system on the internet.
 2. Find the section marked Federal User Login Here. Click the word Here, which is 
displayed as a hyperlink.
Figure 5: Federal User Login Link
eRA CommonsUserGuide
WelcometoCommonsScreen
7
March2,2016
The network login screen displays. If this is the first time accessing the system using the 
network log in, you are directed to synchronize your network account with your IMPAC II 
account. For more information on synchronizing accounts, please refer to the instructions 
located at http://inside.era.nih.gov/single_
network/single_
login.cfm
.
 3. From the Network ID login page, insert your PIV card into your card reader.
–OR–
Enter your Network User Name and Password fields and press the Log in button.  
Alternatively, you may select Login. Do not enter your IMPAC II credentials on this 
screen.
Figure 6: Network Login Screen for Agency and NIH Users
NOTE: For security purposes, all passwords display as asterisks (*) when entered.
A successful login will show the username, institution, and your user roles in the 
Welcome section of the screen as well as in the upper right corner of every Commons 
screen.
eRA CommonsUserGuide
WelcometoCommonsScreen
8
March2,2016
Figure 7: Commons Landing Page for Federal Users
After you have signed into Commons, you may access the various tabs, links, and help 
screens, as well as other available links.
NOTE: The modules accessible to a user depend on that user’s role and privileges. The 
image below is only a sample of possible options.
Figure 8: User Information and Assigned Access Tabs (SRO)
2.1.2  Session Expiration
If you are going to be away from your computer for an extended period, save any 
changes and log out of the system. Work sessions expire after 45 minutes of inactivity. At 
that time, the system returns to the Commons Login screen.
2.2   Switching Institutions
Are you a PI who has switched institutions?
PIs moving from one institution to another do not need to establish a new Commons 
account. In fact, if you are a PI, you should maintain a single Commons account 
eRA CommonsUserGuide
WelcometoCommonsScreen
9
March2,2016
throughout your career. You'll just need to affiliate your new institution to your existing 
Commons account. 
There are many benefits to maintaining a single Commons account including:
 
l
Your grant record history will be kept together instead of being split across multiple accounts 
 
l
If you have served as a Reviewer, your service on study sections will be recorded properly 
and will be accounted for in determining eligibility for continuous submission (Policy: 
http://grants.nih.gov/grants/peer/continuous_
submission.htm
 
l
Records maintained by NIH will be more accurate 
 
l
With one account, your degree information will be kept in one place and is more likely to be 
reviewed in consideration for Early Stage Investigator eligibility
Follow these steps if you switch institutions:
 1. Request that the SO at your new institution/organization affiliate your existing Commons 
account with your new university/organization. You will need to provide the SO with your 
Commons ID. 
The SO can follow the steps listed in the Create
 
Affiliation
 topic of the Accounts 
Management System Online Help.
 2. If you have left the other institution/organization, request that the SO at your old 
institution/organization disaffiliate you from that institution. 
NOTE: It is possible to have multiple affiliations tied to one Commons account. 
You do not need to disaffiliate your account from the first institution if you still 
remain there. 
 3. Contact the eRA Service
 
Desk
 if you realize that you have more than one Commons 
account. They can help you merge the accounts together.
 4. Keep your Commons
 
Personal
 
Profile
 updated. This includes the address fields and the end 
dates of your employment. 
IMPORTANT: While a PI can keep the same Commons account when switching 
institutions, system users with the SO role must create a new account within the new 
institution/organization.
2.3   Changing the Displayed Affiliated Institution
If you are a PI affiliated with more than one institution, it is important to check which 
institution is currently selected when you log into Commons. You will only be able to 
access the information pertaining to the selected institution. Your selected institution is 
eRA CommonsUserGuide
WelcometoCommonsScreen
10
March2,2016
displayed under your user ID information in the upper right corner of the Commons 
screens. 
To select a specific institution to work with in Commons: 
 1. Log into Commons.
If affiliated with multiple institutions, the name of the default institution displays as a link 
within the upper right corner of each Commons page.
 2. Click on the link displaying the name of the institution.
Figure 9: Institution Name Displayed as a Link for Multiple Affiliations
The Change Affiliation screen opens. This screen lists the names of all institutions with 
which you are affiliated.
 3. Select the radio button of the institution.
 4. Click the Submit button.
Figure 10: Change Affiliation Screen
The Commons home page displays, with the Institution fields updated to the selected 
affiliated institution.
Documents you may be interested
Documents you may be interested