eRA CommonsUserGuide
PasswordPolicy
21
March2,2016
Figure 18: Changing an Expired Password
IMPORTANT: Your old password may re-appear in the Password field if you have not 
cleared your browser's cache/history, especially if you had previously opted to save 
the password in the field. Make sure you are entering the new password before you 
attempt to log in. If unsure, clear the cache/history and log in again with the new 
password. 
For security purposes and to maintain the integrity of your account, you should never 
use the save password option and should always re-enter your password whenever 
you log in to Commons.
4.6   Resetting a Locked Account
If you have attempted to log into Commons multiple times using an invalid password, 
your account will lock. When this occurs, it is necessary for the Signing Official (SO) at 
your organization to unlock your account and reset your password. 
SOs can reset locked accounts with the Manage Accounts feature. 
Converting pdf to ppt - C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
how to convert pdf to ppt using; how to change pdf to powerpoint slides
Converting pdf to ppt - VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
online pdf converter to powerpoint; copying image from pdf to powerpoint
eRA CommonsUserGuide
PasswordPolicy
22
March2,2016
The Accounts Management module has its own online help feature. Refer to the 
following for information on unlocking accounts and resetting passwords on locked 
accounts:
Unlocking
 
an
 
Account
  
Resetting
 
a
 
Locked
 
Account
  
IMPORTANT: If your account is not locked, but you've forgotten your password, you 
can reset the password yourself. Refer to the section of this document titled Reset 
Password on Page 17.
Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Creating a PDF from PPTX/PPT has never been so easy! Easy converting! We try to make it as easy as possible to convert your PPTX/PPT files to PDF.
how to change pdf to powerpoint on; images from pdf to powerpoint
How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word
How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word. Online C# Tutorial for Converting PDF, MS-Excel, MS-PPT to Word. PDF, MS-Excel, MS-PPT to Word Conversion Overview.
how to change pdf file to powerpoint; how to convert pdf file to powerpoint presentation
eRA CommonsUserGuide
UserRoles
23
March2,2016
5 User Roles
To log in to Commons and access its features, you must have a Commons account with 
assigned user role(s). User roles determine which features you can employ, the tasks 
you can perform, and the level of access you have to information. Commons roles range 
from trainee roles to scientific roles to administrative roles. 
The following is a list of user roles which may be associated to your account. Refer to 
the  section on that role for more information.
 
l
AA: Account Administrator at an organization, who facilitates the administration of 
Commons accounts. 
 
l
AO: Administrative Official of an organization.
 
l
ASST: An assistant who may be delegated to perform tasks on behalf of the PD/PI.
 
l
BO: Business Official at an organization who manages trainee grants and uses the xTrain 
module.
 
l
FCOI: Those at an organization who manage the Financial Conflict of Interest module and 
report submission.
 
l
FSR: A person in an organization responsible for completing and submitting Federal 
Financial Reports (FFR).
 
l
Graduate: Role assigned to an individual who is a graduate student and is participating in 
an NIH-funded project for at least one person month. Refer to the following guide notice for 
more information: http://grants.nih.gov/grants/guide/notice-
files/NOT-
OD-
13-
097.html
.
 
l
IAR: A Reviewer selected by Scientific Review Officer (SRO) assigned to critique and 
score applications in a review meeting. These Reviewers use the Internet Assisted Review 
(IAR) module.
 
l
PACR: Having this role provides access to the Public Access Compliance Report system 
via the Commons home page.
 
l
PI: Program Director/Principal Investigator (also called PD/PI), who directs a research 
project or program supported by the NIH.
 
l
POSTDOC: POSTDOC role exists in Commons for those at an institution serving in a 
postdoctoral role. This could be someone who is being mentored and not yet in a permanent 
position.
 
l
Project Personnel: Role assigned to an individual performing other project roles on a 
project. Refer to the following guide notice for more 
information: http://grants.nih.gov/grants/guide/notice-
files/NOT-
OD-
13-
097.html
.
VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
This VB.NET PowerPoint to PDF conversion tutorial will illustrate our effective PPT to PDF converting control SDK from following aspects.
how to change pdf to ppt on; convert pdf file into ppt
VB.NET PowerPoint: Customize PPT Document Rendering Options in VB.
to render and convert PPT slide to various formats, including PDF, BMP, TIFF, SVG, PNG, JPEG, GIF and JBIG2. In the process of converting PPT slide to any of
convert pdf to powerpoint with; converting pdf to ppt
eRA CommonsUserGuide
UserRoles
24
March2,2016
 
l
SO:                Organization's Signing Official, who has the institutional authority to legally bind the 
institution in grant-administration matters. 
 
l
SPONSOR: Sponsors supervise the research training experience of individual fellows 
supported by fellowship awards in the xTrain module. 
 
l
TRAINEE: TRAINEE user manages the electronic appointments of their own awarded 
training grants.
 
l
Undergraduate: Role assigned to an individual who is in an undergraduate program and is 
participating in an NIH-funded project for at least one person month. Refer to the following 
guide notice for more information: http://grants.nih.gov/grants/guide/notice-
files/NOT-
OD-
13-
097.html
.
Figure 19: Commons User Roles Diagram
5.1   Account Administrator (AA)
Designated by the SO, the AA facilitates the administration of eRA Commons accounts.  
The AA typically is located in the Central Research Administration Office at the grantee 
organization.
If you hold an AA role, you have privileges to perform the following tasks:
 
l
Create accounts and modify all Commons roles except IAR and FCOI roles
 
l
Create affiliation between an existing PI or IAR Commons account and the institution
VB.NET PowerPoint: Complete PowerPoint Document Conversion in VB.
image or document formats, such as PDF, BMP, TIFF that can be converted from PPT document, please corresponding VB.NET guide for converting PowerPoint document
how to convert pdf to ppt online; convert pdf document to powerpoint
VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
control add-on can do PPT creating, loading controls, PDF document, image to pdf files and for capturing, viewing, processing, converting, compressing and
change pdf to powerpoint on; convert pdf pages into powerpoint slides
eRA CommonsUserGuide
UserRoles
25
March2,2016
5.2   Administrative Official (AO)
An AO is an official within an extramural organization and may be located within the 
Central Research Administration Office and/or an academic department.  Depending on 
an institution’s workflow process, it is possible for the SO and AO to be the same person.  
In this case, only SO authority is necessary (as SO authority supersedes AO authority).  
SO and AO authorities should not be combined.
NOTE: An AO is not authorized to submit reports to the NIH.
If you hold an AO role, you have privileges to perform the following tasks:
 
l
Create all accounts other than  IAR, TRAINEE, and FCOI
 
l
Update Commons accounts created by the AO
 
l
View status and award information for all institution grants
NOTE: The AO cannot view summary statements or priority scores.
 
l
Create affiliation between an existing PD/PI or IAR Commons account and the institution
NOTE: An AO cannot modify the Institution Profile.
5.3   Assistant (ASST)
An ASST user can perform tasks on behalf of a PD/PI depending on the authority 
granted to the ASST user. 
If you hold an ASST role, you may have privileges to perform the following tasks:
 
l
Edit your own personal profile (PPF) data
 
l
Edit the PD/PI's PPF if delegated by a PI user
 
l
Edit the PD/PI's progress report data if delegated by the PI user
 
l
View the PD/PI Grant Status if delegated by the PI user
 
l
Perform PD/PI xTrain functions (except submit to agency) if delegated by the PI user
5.4   Business Official (BO)
A BO has signature or other authority related to administering grantee institution training 
grants. Users with the BO role perform their tasks in the xTrain module of Commons.
If you hold a BO role, you have privileges to perform the following tasks:
C# TIFF: Learn to Convert MS Word, Excel, and PPT to TIFF Image
doc.ConvertToDocument(DocumentType.TIFF, @"output.tif"); C# Demo for Converting PowerPoint to TIFF. Add references (Extra); Load your PPT (.pptx) document.
pdf to powerpoint converter; create powerpoint from pdf
VB.NET PowerPoint: Convert PowerPoint to BMP Image with VB PPT
in VB class for rendering and converting PowerPoint presentations converters, such as VB.NET PDF Converter, Excel to the corresponding guide on C# PPT to BMP
table from pdf to powerpoint; export pdf into powerpoint
eRA CommonsUserGuide
UserRoles
26
March2,2016
 
l
View the following Training Grant related items:
 
l
Trainee Roster
 
l
List of Grants
 
l
Grant Summary
 
l
Routing History
 
l
PDF-formatted Appointments/Amendments/Terminations
 
l
Initiate, update, route, and submit Termination Notices (TN), if authorized
5.5   Financial Conflict of Interest (FCOI)
FCOI is the user(s) in the institution who manages the Financial Conflict of Interest 
reporting process. The FCOI role can only be assigned by the SO to someone within his 
or her institution and that person must have a Commons account.
If you hold an FCOI role, you have privileges to perform the following tasks:
 
l
Initiate FCOI
 
l
View and Edit FCOI
 
l
Delete FCOI
 
l
Submit FCOI
FCOI responsibilities can be shared with other by assigning either the FCOI_ASST or 
FCOI_View roles.  
5.5.1  FCOI Assistant (FCOI_ASST) Role
Commons users with the SO role can assign the FCOI_ASST role to those users in the 
institution who will assist in working on the FCOI reporting process. 
Commons users assigned the FCOI_ASST role, have privileges to perform the following 
tasks:
 
l
Initiate FCOI
 
l
Search FCOI
 
l
View FCOI 
 
l
Edit FCOI
 
l
Delete FCOI
NOTE: Assign the FCOI_View role instead to any system users who need authority to 
search for and view FCOI information entered by the institution in the FCOI module, but 
who will not perform any data entry or make changes to the information. 
How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF
How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF. Online C# Tutorial for Converting MS Office Word, Excel and PowerPoint to PDF. MS Office
convert pdf into ppt; how to convert pdf to ppt for
eRA CommonsUserGuide
UserRoles
27
March2,2016
5.5.2  FCOI Read-Only (FCOI_View) Role
Commons users with the SO role can assign the FCOI_View role to those users in the 
institution need authority to search for and view FCOI information entered by the 
institution in the FCOI module, but who will not perform any data entry or make changes 
to the information. These users have read-only access to FCOI report data.
Commons users assigned the FCOI_View role, have privileges to perform the following 
tasks:
 
l
Search FCOI
 
l
View FCOI 
NOTE: Assign the FCOI_ASST role instead to any system users  who need the authority 
to do more than view the FCOI report. FCOI_ASST users can initiate, edit, and delete 
FCOI reports.
5.6   Federal Financial Report (FSR Role)
The Federal Financial Report (FFR) is a statement of expenditures for a grant.  The 
Commons role assigned for completing FFR responsibilities is the FSR role. Depending 
on the institution’s workflow process, it is possible for the SO or BO/AO to have FSR 
person responsibilities.  As such, these two authorities may be combined on the same 
account.
If you hold an FSR role, you have privileges to submit FFRs on behalf of your institution.
NOTE: An account with only the FSR role assigned can only perform FSR tasks. 
5.7   Internet Assisted Review (IAR)
Specially selected by Scientific Review Officers (SRO) of the NIH, an IAR user can 
critique and score submitted grant applications. Many PD/PIs are selected for this role 
and IAR authority is automatically added to their account once an SRO enables them for 
a meeting.  All other reviewers who have never served as PD/PIs have IAR authority 
solely.
If you hold an IAR role, you have privileges to perform the following tasks:
 
l
Edit your own personal profile (PPF) and Reviewer address data
 
l
Use the IAR module to submit critiques and preliminary scores for applications to be 
reviewed at a meeting for which you are enabled
eRA CommonsUserGuide
UserRoles
28
March2,2016
NOTE: If affiliated with an institution, you can take advantage of other Commons 
features with the IAR role.
If you are a Reviewer with an IAR role and are seeking help with the IAR module, check 
out the IAR for Reviewers online help system: http://era.nih.gov/erahelp/IAR_
Rev/
.
5.8   Program Director/Principal Investigator (PI)
A PI (also called a PD/PI, although the role in Commons displays as PI) directs a 
research project or program supported by the NIH.  The role of the PI within Commons is 
to complete the grant administration process or to delegate this responsibility to another 
individual.  A PI may only access information pertaining to the grant(s) on which he/she is 
the designated PD/PI.
NIH has adopted a Multiple-PI (MPI) model—as directed by the Office of Science and 
Technology Policy—permitting more than one PI to be associated with an NIH-funded 
grant, contract, or cooperative agreement.  Additional PIs assist with the responsibilities 
currently accorded to a single PI.  The multiple-PI model is intended to supplement—not 
replace—the traditional single-PI model.
If you hold a PI role, you have privileges to perform the following tasks:
 
l
Edit your personal profile (PPF)
 
l
Delegate edit authority of your own PPF to others
 
l
View the status of all grant applications for which you are the designated PI, including any 
errors or warnings that may have been triggered
 
l
View the assembled image of submitted grant applications before those grants move on for 
further processing
 
l
View Study Section/Meeting Roster of the Review Group that will be reviewing your 
application
 
l
View Review outcome information and summary statements
 
l
View Notice of Award (NoA) for all grants for which you are the designated PI
 
l
Delegate authority to someone with an ASST role to perform the same actions and receive 
the same notifications as a you do as the PI
NOTE: PI users cannot delegate authority to submit appointments to the Agency.
 
l
View the following Training Grant related items using xTrain:
 
l
Trainee Roster
 
l
List of Grants
 
l
Grant Summary
eRA CommonsUserGuide
UserRoles
29
March2,2016
 
l
Routing History
 
l
PDF-formatted Appointments/Amendments/Terminations
 
l
Initiate, update, route, and submit Appointments, Re-Appointments, and Amendments in 
xTrain
 
l
Initiate, update, and route Termination Notices in xTrain
 
l
Initiate a progress report
 
l
Delegate progress report authority
 
l
Submit a progress report when given the authority by an SO
 
l
Delegate Status authority to others within the institution so that they can see PI grant 
information (except Review outcome information and Summary Statement)
NOTE: The PI role should not be combined with the SO role, but can be combined 
with the IAR role.
5.9   Signing Official (SO)
An SO has institutional authority to legally bind the institution in grant-administration 
matters by providing signature approval on grant application submissions.  The SO 
monitors grant related activities within the extramural organization and may have a 
number of titles.
If you hold an SO role, you have privileges to perform the following tasks:
 
l
Register the applicant institution in Commons
 
l
Create and update the Institutional Profile (IPF)
 
l
Create/delete/update all Commons accounts (except IAR and TRAINEE accounts)
NOTE: An SO cannot modify another user's personal profile (PPF) unless 
designated to do so by that user
 
l
Create affiliation between an existing Program Director/Principal Investigator (PD/PI) and/or 
IAR Commons account and the institution
 
l
Submit electronic grant application(s) on behalf of the institution via Grants.gov (outside of 
eRA Commons), if also registered with Grants.gov as the Authorized Organization 
Representative (AOR)
 
l
View status of all grant applications originating from their institution and any errors or 
warnings that may have been triggered
 
l
View assembled image of submitted grant applications before they move on for further 
processing
eRA CommonsUserGuide
UserRoles
30
March2,2016
 
l
Reject grant applications to address submission warnings
 
l
View award information for all grants awarded to the institution
NOTE: An SO cannot view summary statements or priority scores.
 
l
Submit JIT information for a PD/PI
 
l
View the following Training Grant related items:
 
n
Trainee Roster
 
n
List of Grants
 
n
Grant Summary
 
n
Routing History
 
n
PDF-formatted Appointments/Amendments/Terminations
 
l
Delegate progress report authority to someone on behalf of the PD/PI
 
l
Delegate submit authority for progress reports to a PD/PI
 
l
Submit a progress report to the Agency (NIH)
 
l
Submit Final Progress Reports (FPRs)
 
l
Submit a one-time No-Cost Extension on behalf of the PD/PI
 
l
Assign the FCOI role for those using the Financial Conflict of Interest (FCOI) module
NOTE: An SO role should never be combined with a PI role.
5.10   Sponsor (SPONSOR)
A sponsor supervises the research training experience of individual fellows supported 
by fellowship awards in the xTrain module. Your institution's SO (or another institutional 
official with Commons account management privileges, such as an AO) can add the 
Sponsor role to your account, which in turn will associate the Sponsor role with all of the 
fellowships with which you are a Sponsor.
If you hold a Sponsor role, you have privileges to perform the following tasks:
 
l
View the following Training Grant related items:
 
l
Trainee Roster
 
l
List of Grants
 
l
Review Termination Notices and route to BO before submission to Agency
 
l
Initiate Termination Notices on behalf of fellows who have left the institution
 
l
Delegate Sponsor authority to another individual
Documents you may be interested
Documents you may be interested