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HELICSwin.Net 1.3.8
User manual
Point prevalence survey of healthcare-associated infections 
and antimicrobial use in European acute care hospitals
TECHNICAL DOCUMENT
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HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 
User manual 
Point prevalence survey of healthcare-associated infections and 
antimicrobial use in European acute care hospitals 
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ii 
This manual from the European Centre for Disease Prevention and Control (ECDC) was coordinated by Pete Kinross. 
Contributing authors 
Carl Suetens, Keith Hodson and Pete Kinross 
This document applies to HELICSwin.Net (WN) version 1.3.8, and to any future product releases unless contra-
indicated in the new editions. 
While every effort has been made to ensure that the information contained in this guide is accurate and complete, 
no liability can be accepted for any errors or omissions in this guide including, but not limited to, actual information 
changed during the development of the HELICSwin.Net after completion of current version of this guide. 
Information contained in this guide is subject to change without any prior notice. 
Suggested citation: European Centre for Disease Prevention and Control. HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual. 
Stockholm: ECDC; 2013. 
Stockholm, December 2013 
ISBN 978-92-9193-547-5 
doi 10.2900/15626 
Catalogue number TQ-04-13-173-EN-N 
© European Centre for Disease Prevention and Control, 2013 
Reproduction is authorised, provided the source is acknowledged 
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TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
iii 
Contents 
About HelicWin.net ........................................................................................................................................ 1
Background .......................................................................................................................................... 1
Technology .......................................................................................................................................... 1
HelicsWin.Net versions .......................................................................................................................... 1
What’s new in HelicsWin.Net version 1.3.8 .............................................................................................. 2
Related documents ............................................................................................................................... 2
Helpdesk .............................................................................................................................................. 2
Feedback ............................................................................................................................................. 2
Screenshots in this manual .................................................................................................................... 2
1.
Installation ........................................................................................................................................... 3
Installation requirements ....................................................................................................................... 3
Runtime requirements ........................................................................................................................... 3
Access permissions ............................................................................................................................... 3
Microsoft Access ................................................................................................................................... 3
To check whether .NET 3.5 SP1 is installed on your PC ............................................................................ 3
Installing HelicsWin.Net ......................................................................................................................... 4
To install HelicsWin 1.3.8 ...................................................................................................................... 4
Installed files ........................................................................................................................................ 4
Network installation .............................................................................................................................. 5
Creating a shortcut to HelicsWin.Net ...................................................................................................... 5
To create a shortcut to HelicsWin.Net on your desktop ............................................................................ 5
2.
Getting started ..................................................................................................................................... 6
3.
Working with HelicsWin.Net forms .......................................................................................................... 7
General guidelines ................................................................................................................................ 7
Understanding reported errors ............................................................................................................... 8
General features of the user interface ..................................................................................................... 9
Data hierarchy ...................................................................................................................................... 9
Using the main menu .......................................................................................................................... 10
Defining hospitals ............................................................................................................................... 12
To create a hospital definition .............................................................................................................. 12
To select a defined hospital ................................................................................................................. 12
Defining wards ................................................................................................................................... 14
To create a ward definition .................................................................................................................. 14
Creating a hospital’s point prevalence survey ........................................................................................ 15
To create a Point Prevalence Survey ..................................................................................................... 15
The Validation tab .............................................................................................................................. 17
Specifying each ward’s PPS date, specialty and denominator data ........................................................... 17
To specify PPS date, specialty and denominator data ............................................................................. 17
Light protocol ..................................................................................................................................... 18
The Validation tab .............................................................................................................................. 19
Specifying HAI and antimicrobial use data for patients ........................................................................... 20
To enter patient use data for Antimicrobial use and HAI ......................................................................... 20
Antimicrobial use data ......................................................................................................................... 23
Healthcare-associated infection data .................................................................................................... 24
Validation forms ................................................................................................................................. 26
4.
Checking data quality .......................................................................................................................... 27
Quality check results ........................................................................................................................... 27
Some types of errors detected ............................................................................................................. 27
To run a data quality check ................................................................................................................. 27
5.
Creating reports from survey data ........................................................................................................ 29
Using the Reports form ....................................................................................................................... 29
On this form… .................................................................................................................................... 29
Creating reports ................................................................................................................................. 29
To select PPS protocol and hospital(s) .................................................................................................. 29
To create and print a report from a template ........................................................................................ 30
Creating custom reports and templates ................................................................................................. 30
To create a custom report ................................................................................................................... 31
Changing the display ‘precision’ settings ............................................................................................... 32
Precision ............................................................................................................................................ 32
Sub-precision values ........................................................................................................................... 32
control SDK system:C# TIFF: Learn to Convert MS Word, Excel, and PPT to TIFF Image
C# TIFF - Conversion from Word, Excel, PPT to TIFF. In order to convert Microsoft Word, Excel, and PowerPoint to quiet easy to integrate this SDK into your C#
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to split one PPT (.pptx) document file into smaller sub control add-on can do PPT creating, loading powerful & profession imaging controls, PDF document, image
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HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
iv 
To change the precision, and sub-precision values in reports .................................................................. 33
Removing report templates.................................................................................................................. 33
To remove a report template ............................................................................................................... 33
Resetting the templates list ................................................................................................................. 34
To reset the templates list ................................................................................................................... 34
6.
Exporting data .................................................................................................................................... 35
Exporting data from the HelicsWin.Net database ................................................................................... 35
To export data in Microsoft Access format ............................................................................................. 35
Exporting data to TESSy ...................................................................................................................... 36
To export data in TESSy format ........................................................................................................... 36
Conversion to TESSy CSV using Stata ................................................................................................... 37
7.
Merging data ...................................................................................................................................... 38
Merging two database files for the same hospital ................................................................................... 38
On computer A ................................................................................................................................... 38
On computer B ................................................................................................................................... 38
On computer A ................................................................................................................................... 39
To check patient data ......................................................................................................................... 40
Troubleshooting data merges .............................................................................................................. 41
Warnings ........................................................................................................................................... 41
Duplicate patient IDs and collision detection ......................................................................................... 41
8.
Modifying settings ............................................................................................................................... 42
To open the Settings form ................................................................................................................... 42
Changing your log-in password ............................................................................................................ 43
To change your log-in password .......................................................................................................... 43
Sorting drop-down lists ....................................................................................................................... 43
To change sort order for drop-down lists .............................................................................................. 43
Translating the text shown in user forms .............................................................................................. 44
Translating HelicsWin.Net using a pre-prepared file ............................................................................... 44
Translating HelicsWin.Net manually ...................................................................................................... 44
Translating drop-down list items .......................................................................................................... 47
Creating and translating keyboard shortcuts .......................................................................................... 47
Translating keyboard shortcuts ............................................................................................................ 47
Translation using Microsoft Access ....................................................................................................... 48
Log file for debugging ......................................................................................................................... 49
Resetting form layout options .............................................................................................................. 49
HelicsWin.Net Helpdesk support ........................................................................................................... 49
Accessing documentation, protocols and forms ...................................................................................... 50
9.
Accessing HelicsWin.Net database files ................................................................................................. 51
Structure of the HELICSwinNet.mdb database ....................................................................................... 51
Relationships ...................................................................................................................................... 51
HelicsWin.Net variables and values ....................................................................................................... 51
ODBC access to HELICSWinNet.mdb database ...................................................................................... 52
To define HELICSWinNet.mdb database as an ODBC data source ............................................................ 52
To open the HELICSWinNet.mdb ODBC data source database in Stata: ................................................... 53
List of variables in HelicsWin.Net and TESSy ......................................................................................... 53
control SDK system:VB.NET PowerPoint: Read & Scan Barcode Image from PPT Slide
VB.NET PPT PDF-417 barcode scanning SDK to detect PDF-417 barcode Allow VB.NET developers to output PPT ISSN barcode scanning result into data string.
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control SDK system:C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document
VB.NET Read: PDF Text Extract; VB.NET Read: PDF Image Extract; VB.NET Write: Insert text into PDF; C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document.
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TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
About HelicWin.net  
HelicsWin.Net is a software application developed for the manual entry of data collected during the ECDC Point 
Prevalence Survey (PPS) of healthcare-associated infections (HAI) and antimicrobial use (AMU) in acute care 
hospitals.  
HelicsWin.Net enables local users, typically in a hospital, to collect surveillance data at the hospital and ward levels; 
these data are stored internally by HelicsWin.Net, but the data can be exported to other applications in a variety of 
formats, including formats compatible with Microsoft Access (.mdb) and Microsoft Excel (.csv).  
For nominated representatives of the EU Member States only, a TESSy compatible format is provided to facilitate 
the importation of data to The European Surveillance System (TESSy) database. 
Background 
The name 
HelicsWin.Net
originates from the Microsoft Access application 
HELICSWin
developed by the former 
European HELICS (Hospitals in Europe for Infection Control through Surveillance) network for the surveillance of 
HAI. HelicsWin was originally developed as part of an ECDC contract for further Hospital Software Support for the 
European Surveillance of HAI, which included 
HelicsWin for the surveillance protocols Surveillance of healthcare-
associated infections in Intensive Care Units (ICU) and Surveillance of surgical site infections (SSI).
HelicsWin.Net was originally developed by the ICT department of the Scientific Institute of Public Health, Brussels, 
Belgium under contract ECD.2218 and its amendment ECD.2764 until September 2011. In September 2011, 
development of HelicsWin.Net was transferred to ECDC.  
Technology  
HelicWin.Net is a standalone application developed in Microsoft .Net framework. Data are stored in an .mdb file 
that is in Microsoft Access format. This file is stored on the computer on which HelicsWin.Net is installed. 
Users should also note that: 
HelicsWin.Net is supplied free of charge and can be freely distributed to participating hospitals.  
The text displayed on the data entry forms can be translated to meet language requirements of the 
participating hospitals. 
HelicsWin.Net can be installed and run from a server, but simultaneous users are not supported, i.e. only 
one user can run the software at any one time. 
The current version does not require Microsoft Access to be installed on the computer on which it runs.  
A software prerequisite is Microsoft .Net Framework version 3.5 SP1 or later (available free of charge by 
Microsoft). 
HelicsWin.Net versions 
HelicsWin.Net has been published in incremental versions: from 1.0 to 1.3. The current release is a minor release 
with version number 1.3.8.   
Note:   The data stored in the version v1.3 or later are not directly compatible with that of earlier versions.  
The key features introduced in v1.3.0 were: 
Keyboard shortcuts 
Data quality checks during data entry 
Separate data quality check function before 
export 
Printable search lists for all levels 
Antimicrobial brand lookup tool 
Translation possible for all forms, messages and 
different kinds of controls 
Integration of PPS validation protocol variables 
TESSy export for standard and light protocol 
Improved speed 
Integrity of the database is ensured; if a user 
changes the ward ID or survey date, the 
corresponding data in the underlying records (for 
example. patient data) is automatically updated. 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
What¶s new in HelicsWin.Net version 1.3.8 
Version 1.3.8 is a minor release with the following features: 
Major functionality of version 1.3.0 preserved. 
Maintains compatibility with existing v1.3.0 data; new data is automatically converted to the new format on 
import. 
New reporting facilities including both predefined and user-defined report templates.  
Reports can be printed directly or exported as CSV files.  
Improved data merge facilities. Now you can merge HelicsWin.Net data from different computers, either 
from the same ward or from different wards in the same hospital. You can then create reports from the 
merged data.  
Enhanced data entry and print options. 
Related documents 
For information about how to complete the forms in this application, please refer to the following documents: 
‘ECDC Technical Document: Point prevalence survey of healthcare-associated infections and antimicrobial 
use in European acute-care hospitals.’ 
Protocol version 4.3; Full-scale survey and code book. ECDC_HAI_AU_PPS_prot_codebook. 
Forms V4.3  ECDC_HAI_AU_PPS_forms_v4_3.ppt 
Master copies of data collection forms. 
These documents are available on the ECDC Internet site at 
http://www.ecdc.europa.eu/en/activities/surveillance/HAI/about_HAI-Net/Pages/PPS.aspx.  
ECDC Portal > English > Activities > Surveillance > Healthcare-associated Infections Surveillance Network (HAI-
Net) > About the network > Point prevalence survey (PPS) 
Helpdesk  
For any questions, please refer to your National PPS Coordinating Centre (usually HAI surveillance coordinating 
centre) that may refer questions to hainet@ecdc.europa.eu, or post them on the HAI-Net extranet Q&A forum at 
https://extranet.ecdc.europa.eu/HAINet/default.aspx
Feedback 
ECDC welcomes any feedback from users to help us to improve future versions of this software and documentation. 
Please send your comments to the Helpdesk.  
Screenshots in this manual 
Because HelicsWin.Net pop-ups can be larger than the width of a page, some screenshots have been internally 
cropped with a vertical section of the image being removed, with the join indicated by a white bar. Put simply, this 
is not a reproduction error (see Figure 1.A).  
Figure Error! No text of specified style in document..A Example of a screenshot whose width has been 
reduced (i.e. the white vertical bar) 
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
1.  Installation 
This section describes the installation requirements and procedures for HelicsWin.Net. 
Installation requirements 
The following requirements must be met on the PC on which you are installing the HelicsWin.Net software: 
Windows XP or later - Personal computer running Windows XP or later. 
Administrator rights - You must have administrator rights on your PC. 
Note: If you do not have administration rights on your computer, contact your system administration for 
further help.  
Microsoft .NET Framework 3.5 SP1 or later (.NET 3.5) must be installed on the PC on which 
HelicsWin.Net runs. The installation program checks for the presence of this software component and 
cannot complete without it. 
If you were able to run the previous version of HelicsWin.Net 1.3 on the same machine, you will be able to 
install the new version.  
If your PC does not already have .NET 3.5, it is installed automatically during HelicsWin.Net installation, 
providing the PC is connected to the internet and downloads are allowed.  
If your PC does not have internet access… 
Check whether.NET 3.5 or later is already installed (see below).  
Alternatively, if your PC is not connected to the internet, and you don’t have .NET, you can download the 
.NET software to another PC (that does have internet access) and copy the .NET installation files to portable 
memory device, such as a USB stick, transfer the device to your PC, and install .NET from there. You can 
download this software from this URL: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=22 
Runtime requirements 
Access permissions 
You do not need administrator rights to your PC to run the application once it is installed, but you must have full 
access (read/write/execute permission) to the installation folder, which by default is C:/HWN1.3.  
If you install HelicsWin.Net in a different folder, you will need full access to that folder. 
Microsoft Access 
Although the application database HelicsWinNet.mdb is in Microsoft Access format, you do not need Microsoft 
Access installed on your computer to run HelicsWin.Net.  
You can open the database files in Microsoft Access, but you could also use other compatible software such as 
Microsoft Excel. 
To check whether .NET 3.5 SP1 is installed on your PC 
In Windows XP, do the following:  
1.
Click Start > Settings > Control panel 
The control panel opens. 
2.
Click Add or remove programs, and wait until the installed programs list is populated. 
3.
Scroll down the list to the Microsoft entries. 
If Microsoft .NET Framework is in the list, it is installed. If the version is 3.5 SP1 or higher, you have 
the correct version, and you can install HelicsWin.Net. 
If the correct version of .NET is not installed, the included setup.exe file installs it for you, although you 
must have administration rights on your computer (see below).  
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
Alternatively, to install .NET Framework 3.5 SP manually, go to this link and follow the on-screen 
instructions: 
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=22 
Installing HelicsWin.Net 
The application comes as two files, one of which is an .msi file which contains the full application.  
HelicWin.Net.msi 
Installation files
Administration rights required
setup.exe 
Installer program 
To install HelicsWin 1.3.8  
This installation requires administration rights 
1.
Download the HelicsWin.Net zip file to your PC from the ECDC website at: 
http://ecdc.europa.eu/en/activities/surveillance/hai/about_hai-net/pages/helicswinnet-download-page-
hwn.aspx 
2.
Open the zip file and extract the installtion files to a folder to which you have full access. 
3.
Make sure that after extracting the files, both installation files are in the same folder and then click 
setup.exe. 
The installer opens. 
4.
Follow the on-screen instructions. 
Installed files 
The application files are installed, by default, in the folder C:\HWN1.3. The following table describes the purpose of 
each file. 
File or folder 
Contents 
DatabaseBackups  
Database backup file, for example, files saved by a merge operation. 
This folder is not visible immediately after installation, but is created 
automatically by the application when needed. 
Documentation 
User guide; ECDC PPS main protocol, forms and validation protocol 
Log 
Log files: level of detail depends on user’s specification. 
Res 
Documents enabling view of antimicrobial resistance markers and 
codes and ECDC’s Privacy Policy from within the software. 
HelicsWin.Net.Common.dll 
HelicsWin.Net.Components.Log.dll 
HelicsWin.Net.Helpers.dll 
Application extension files – needed for HelicsWin.Net to work. 
HelicsWin.Net.exe 
Executable for HelicsWin.Net. 
HelicsWin.Net.exe.config 
Configuration file 
license.rtf  
license_3rd_party_notices.rtf 
License files 
HelicsWinNet.mdb 
Database file: 
HelicsWinNet.mdb
: is initially the empty database 
(Microsoft Access format) for this application. 
This file is the most important single file in the application, as it 
contains all the PPS data entered to date. 
Recommendation: make regular backups of this file.  
Reference.mdb 
D
atabase file
containing values and labels (Microsoft Access format) 
Translation.mdb 
D
atabase file containing translation data (Microsoft Access format). 
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
Warning: 
Manually changing the structure, or the data, in any of the .mdb databases — for example, 
within MS Access — may cause the programme to stop working.  
If you do decide to make manual changes to the database files, always make a backup copy 
of the database first.  
Important: 
The software must be installed in a path (folder) were the user has write rights/access (for 
example, C:\HWN1.3), otherwise save errors may occur. 
Any existing data will be overwritten when copying new .mdb files!  
If applicable, make a backup of your existing data first (HelicsWinNet.mdb for the PPS 
database, Traduction.mdb for translations). 
Network installation 
You can also install HelicsWin.Net on a network drive in the hospital and then users can run the application from 
there. Users must have write access to the installation folders.  
Network installation can be used when data needs to be entered from different wards; this may be preferred to 
having to work with multiple local ward copies (and databases); however, with the new merge facility, it is 
relatively easy to merge these data into a single database for the hospital as a whole (see section 0).  
It is not possible to enter data from two or more computers simultaneously into the same database.  
Creating a shortcut to HelicsWin.Net 
Optionally, you can create a shortcut to the application and put it on your desktop. You then simply click the 
shortcut on your desktop to start the application. 
To create a shortcut to HelicsWin.Net on your desktop 
1.
Open the folder C:\HWN1.3 
If the file is on a server, you have to locate the folder HWN1.3 (or whatever the installer called it) on the 
server. 
2.
Right-click on the filename HelicsWin.Net.exe , and select Create Shortcut
The shortcut is created in the current folder:  
3.
Select the shortcut, copy it (Ctrl+C) and paste it (Ctrl+V) on your desktop. 
From now on you can you can simply click the shortcut to open the HWN application.  
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