HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
2.  Getting started 
To launch the software, open installation folder, (default is HWN1.3) and run the file HELICSwinNet.exe. 
1.
From your desktop, click:  
Start > My Computer > System (C:) > HWN1.3 > HelicsWin.Net.exe 
The splash screen appears: 
2.
Click Continue to go to the first (login) form. 
3.
Select your country and language.  
If this is the first time anyone has used this installation, the default password is 
helics
. You will prompted to 
change this the next time you log in.  You can change your password in Settings later on. 
Caution If you change your password, make sure you can remember it because there is no easy way to 
access your database files without that password. 
4.
Click Login. 
If you do not already have any hospitals defined, you have to define one now. 
5.
Click the yellow Add new item icon
The fields in the upper part of the form open for editing.  
6.
Enter the hospital code—as provided by your National HAI Surveillance/PPS Coordinating Centre—and the 
hospital name. 
7.
Click the Save icon   to save the data.  Alternatively, use the keyboard shortcut Ctrl+S. 
A record for this hospital is saved to the database. 
8.
Click Select this hospital to make changes to or view data on this hospital. 
Images from pdf to powerpoint - Library SDK component:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Images from pdf to powerpoint - Library SDK component:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
3.  Working with HelicsWin.Net forms 
In HelicsWin.Net you enter your data in a series of forms. These forms have standard features, such as labelled 
text boxes, drop-down lists, and option buttons, to help you become familiar with the user interface so that you 
can enter your data quickly and accurately.  
General guidelines 
CautionEach time you log in, the software opens the first record in the database. Therefore, if you 
start entering data without creating a new empty record, the first record will be overwritten when data 
are saved! 
1.
Use the toolbar to perform basic tasks:  
The following table describes these functions. 
Table 1 Toolbar functions 
Icon 
Function 
Description 
Current record 
Indicates which record is currently open for editing. 
Move between 
records 
Use the Backwards and Forwards  buttons on the toolbar to 
move one record at a time; alternatively, type Ctrl + left and 
right arrow  
or use Back
I
  and Forward
I
to go the start or end record 
respectively. 
Add a record 
On all data entry forms, first click the yellow Add item   icon to 
activate the relevant input fields.   
Click to add a new record.  
Make sure the current record is saved first, before creating a new 
record. 
Alternatively, type Ctrl+N to create a new record. 
Delete the current 
record 
Most deletions are preceded by a warning.  
Note that if you delete a record (e.g. a ward), with dependent 
records (e.g. patient records), all the dependent records will be 
deleted. 
However, if you deleted a record by mistake, exit the programme 
without saving and re-start HWN to undo the deletion. Click the 
save icon to delete the record permanently.  
Library SDK component:C# Create PDF from images Library to convert Jpeg, png images to
C#.NET Project DLLs for Conversion from Images to PDF in C#.NET Program. C# Example: Convert More than Two Type Images to PDF in C#.NET Application.
www.rasteredge.com
Library SDK component:C# powerpoint - Render PowerPoint to Other Images
C# PowerPoint - Render PowerPoint to Other Images. Online C# Tutorial these PowerPoint conversions. C# DLLs: Convert PowerPoint to Images.
www.rasteredge.com
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
Icon 
Function 
Description 
Not saved
Save status
of the 
current record 
The Not saved indicator text appears whenever you have 
changed data in a data record but not saved it. This indicator 
disappears as soon as you save the record, and reappears if you 
make any changes. 
Save the current 
record 
Alternatively, type Ctrl+S to save the current record. 
Table 2 Keyboard shortcuts  
Keyboard shortcut 
Action 
Ctrl + Left arrow 
Previous record 
Ctrl + Right arrow 
Next record 
Ctrl + N 
New record 
Ctrl + S 
Save record 
Ctrl + D 
Delete record 
2.
Data quality checks and data entry validation:  
When a record is saved, the programme performs some validation checks on the data before actually saving.  
Understanding reported errors 
The application checks the data you supply as soon as you attempt to save it. The purpose of this check is to help 
you get your data right. If data quality checks and data entry validation identify errors, the application generates a 
mini report in the form of a message before saving.  
There are two types of validation in HWN: 
Error: mandatory fields are left blank or have been assigned impossible values: the relevant fields appear 
in red, and you cannot save the data. 
Warning: required fields are left blank or are impossible; the concerned fields will appear in blue, saving is 
possible. 
The following figure shows a selection of possible errors that could be seen when you save a record in the 
Hospital data form. Note that in this case, there are three errors and the application is not able to save the data 
until these errors are removed.  
Figure 2
Example of errors and warnings  
Library SDK component:C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
Powerful .NET PDF image edit control, enable users to insert vector images to PDF file. Merge several images into PDF. Insert images into PDF form field.
www.rasteredge.com
Library SDK component:C# PDF Convert to Images SDK: Convert PDF to png, gif images in C#
Professional .NET library and Visual C# source code for creating high resolution images from PDF in C#.NET class. Cut and paste any areas in PDF pages to images.
www.rasteredge.com
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
Note: Not all validation rules are implemented at data entry; some more complex rules are implemented only in 
the 
data quality check
, see below.  
General features of the user interface 
General outlook of data forms: directly underneath the toolbar, the selected hospital code is displayed. 
You have to enter most categorical variables through drop-down lists (starting with blank line), so that you 
can enter only a predefined value from the list.  
Tabbing: keyboard tabbing first follows the order of input fields, after which focus will be put on toolbar. 
You can access fields with keyboard shortcuts made up of the Alt key and the underlined letter on the field 
label. For example, if you type Alt+P in the hospital form, the focus moves to the PPS Protocol field.  
Once the focus is on the field, type the first letter of the required value, for example, S for Standard 
protocol, alternatively, you can select the value from the drop-down list.  
The default buttons in the warning messages—for example, Yes and No buttons—are displayed in the 
language of the installed Windows operating system. 
Data hierarchy 
Data in HWN is stored hierarchically, with the hospital at the top and patient data at the bottom. The definition of 
data at any level depends on the earlier creation of data for the level immediately above. 
Figure 3. Data hierarchy 
One consequence of this data hierarchy is that if you delete a definition at one level you automatically delete the 
data that depend on that definition, at the lower levels. For example, if you delete a ward definition (W2), all the 
data belonging to patients on that ward are also deleted (Figure 5). Furthermore, if you delete the whole hospital 
record, you would delete all the related ward and patient data as well. 
HWN warns you before it deletes anything, but you need to be vigilant to ensure that you do not lose your work or 
that of others. 
Figure 4. Data hierarchy – warning message 
Library SDK component:VB.NET Create PDF from images Library to convert Jpeg, png images
VB.NET Guide for Converting Raster Images to PDF File Using VB.NET Sample Code. VB.NET Example of More than Two Images to PDF Conversion. This VB.
www.rasteredge.com
Library SDK component:VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
Guide VB.NET Programmers How to Add Images in PDF Document Using XDoc.PDF SDK for VB.NET. Enable users to insert images to PDF file in ASPX webpage project.
www.rasteredge.com
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
10 
Figure 5. Data hierarchy – the effect of deleting a ward definition 
Using the main menu 
Use the main menu to open the main data entry forms for the different data levels of the PPS. These forms are 
arranged in hierarchical order, based on hospital-, ward-, and patient-level data.  
Library SDK component:VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
Able to extract images from PDF in both .NET WinForms and ASP.NET project. using RasterEdge.XDoc.PDF; VB.NET: Extract All Images from PDF Document.
www.rasteredge.com
Library SDK component:C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
Able to extract vector images from PDF. Extract all images from whole PDF or a specified PDF page. C#: Extract All Images from PDF Document.
www.rasteredge.com
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
11 
Table 3 Summary of main menu functions 
Button 
Actions(s) 
Hospitals definition 
Enter the name and code of a new hospital in the system.  
You can enter the data for different hospitals (sites) in the same database, e.g. hospitals 
within ‘hospital trusts’ or organizations. This also enables national/regional coordinating 
centres to enter different hospitals data centrally, into a single database. 
If more than one hospital has been entered, you select individual hospitals here, by double 
clicking on its name in the ‘Hospitals list’. 
Hospital surveys 
Enter data from the hospital questionnaire. These data include the hospitals’ survey dates, 
the PPS protocol used, measures of hospital size and type, and the number of specialist 
doctors and nurses. 
Wards definition 
Define all ward ID codes (abbreviated names). Optionally and in addition, full ward names 
can be entered. 
Wards: PPS date and 
denominator data 
For each ward enter the date the PPS was performed and the ward specialty. 
For the LIGHT protocol: also enter the denominator data, i.e. patients on ward at 8am. 
Patient/Antimicrobial 
use /HAI data 
For the STANDARD protocol: enter each patient’s demographic data and risk factors.  
For the LIGHT protocol: enter demographic data for each patient with at least one HAI or 
antimicrobial. 
For both protocols: you can also access the healthcare-associated infection form and/or 
antimicrobial use form from this patient form, through separate buttons. 
Data quality check 
Analyse the data and report any missing or impossible values, and missing records. These 
checks go beyond the automatic validation checks that take place when individual records 
are saved; for example, cross-checks between different data levels. 
Reports 
Create pre-formatted reports containing patient- or ward-based data related to HAIs 
and/or antimicrobial usage. This feature enables you to use off-the shelf reports or reports 
that you customise yourself. 
Data export 
Exporting data as (i) raw data (as stored in the HelicsWinNet.mdb access format 
database), with or without user or validation variables, or as (ii) CSV (comma separated 
text) files in ECDC’s TESSy CSV format (always without user variables). 
Data merge 
Merge HelicsWin.Net databases; this is useful if you want to consolidate the data from 
different hospitals, or from different wards within one hospital, into a single database.  
This application can (i) analyse the data in the other database to ensure that they are 
consistent with the data being merged; and (ii) if necessary, add user defined prefixes to 
user IDs to prevent overlapping patient IDs from different hospitals.  
Settings 
From this form you can:  
Change your password; 
Specify how HelicsWin.Net sorts lists that contain data values (for example, sorting 
antimicrobials alphabetically by ATC5 code or alphabetically by antimicrobial agent) 
Translate labels on HelicsWin.Net forms 
This feature enables you to translate labels on data fields and controls, such as tabs 
and buttons. You can access the text definitions for all the labels on the forms and 
validation messages and translate them in any language. You can also rename user 
field labels so that a local or national extra data collection modules can be 
implemented. The system also checks problems in the translation files, such as an 
accidental deletion of labels, and automatically fixes inconsistencies; 
Reset window sizes to their original values; 
Define the level of detail of error logging (for debugging purposes). 
Quit 
Shuts down the programme. 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
12 
Defining hospitals 
If you are working in a single hospital, create the definition for that hospital. Once a hospital definition has been 
created, then you can add its ward and survey data.  
If necessary, you can add additional hospitals to the same HelicsWin.Net application. In doing this you are able to 
store the data for the additional hospitals in the same HelicsWin.Net database. If more than one hospital has been 
defined, you can only enter information for one hospital at a time. 
To create a hospital definition 
1.
Open the Main menu form, and click Hospitals definition. 
The Hospitals form opens. 
If no hospitals have been defined yet, the fields are blank.  
2.
Click the   icon on the toolbar. 
The Hospital code and Hospital name fields clear. 
3.
Enter the new hospital code and name (in this example,  ‘FCS-4532’ and ‘Van Wal Forces Hospital’). 
4.
Click the save 
icon or press Ctrl+S. 
The hospital record is added to the internal database. From now on, you can access this record from this 
form through the Forwards  and Backwards  buttons on the toolbar. 
5.
Click Select this hospital. 
The Main menu form opens. You are now able to enter this hospital’s survey information and ward 
information using the Hospital surveys and Ward definition buttons on the main menu (see below).   
To select a defined hospital  
If you have more than one hospital defined, you can enter information for one hospital at a time. This includes (i) 
adding or editing survey data and (ii) adding or editing ward definitions. To select a hospital, follow these steps: 
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
13 
6.
As in step 1. above, open the Main menu form, and click Hospitals definition to open the Hospitals 
form. 
7.
Click on the tab ‘Hospitals list’.  
A list of all defined hospitals opens. 
8.
Click on Refresh.  
This ensures that hospitals defined since the last Refresh are included in this list.  
9.
To choose the hospital, double click on its code.  
This re-opens the tab ‘General’, and shows the hospital you chose. 
10.
To select this hospital, click on ‘Select this hospital’.   
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
14 
Defining wards 
You can define wards (units) to be included in the Point Prevalence Survey. For each ward in the hospital, you 
have to enter an abbreviated name (the Unit ID or code) that will be used in all levels of the database and, 
optionally, a full ward name.  
To create a ward definition 
1.
Open the Main Menu, and click Wards definition. 
The Wards form opens showing the current hospital code. 
If this is not the correct hospital, click 
to close. To select the correct hospital, as described above, click 
‘Hospitals definition’ on the Main menu, choose a defined hospital from the Hospitals list, and click on 
‘Select this hospital’. 
2.
Click the Add item icon  or press Ctrl+N. 
The Wards page opens for editing. 
3.
In the Ward names field, specify the abbreviated Ward name (up to 20 characters) or a ward ID.  
You cannot enter same Unit ID twice. The ward list can be used for different hospital surveys within the 
same hospital. 
4.
Optionally, specify the full (expanded) name of the ward in the Full ward name field. 
5.
Click the Save icon  or press Ctrl+S. 
6.
Click Wards list tab to view all the wards for which a record has been created.  
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
15 
Note:   The ward specialty is defined in the form ‘Wards: PPS date and denominator data’ (because it 
may change from one PPS to another). 
Creating a hospital¶s point prevalence survey 
Follow this procedure to create a new survey for each defined hospital, entering information from Form H. 
To create a Point Prevalence Survey 
1.
On the Main menu, click Hospital survey. 
The Hospital survey form opens (for the hospital you have selected).  
2.
If not already open, click the General tab. 
3.
In the General tab, click the Add item icon  to open a form for editing. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested