HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
16 
4.
Specify values for these mandatory fields. Data can only be saved one they are entered:  
Warning 
You cannot change the variables 
Start date hospital survey
and 
PPS protocol
after you 
have saved them.  
Before entering any data, make sure that the start date of the hospital PPS is earlier 
than any ward survey date. If you need to change a hospital survey start date, you will 
have to contact your national or regional PPS co-ordinator. 
PPS Protocol 
Specify the PPS protocol to be used. You can select either Standard or Light. 
Note that you cannot add Light protocol data records to a PPS data collection 
defined to use the Standard protocol, and vice versa. 
Survey Start Date  The start and end dates of the survey entered in the hospital data form are used to 
define the (reporting) periods in the export form. 
Caution:   You cannot change these values once they have been defined.  
The hospital is uniquely identified within the country by a combination of 
Hospital code and survey start date, which is why these parameters (i) 
are required, and (ii) cannot be changed after the initial save.  
Hospital size 
If, for reasons of confidentiality, the exact number of hospital beds cannot be given, 
please enter the number of beds rounded up to the nearest 50. 
5.
Click the Save icon 
A Warning message will open, listing nine other required data items. Full descriptions of all variables on this form 
are provided within the protocol (pg.9-11 of protocol version 4.3). The nine required variables are summarised 
below:   
Total number of beds in 
included wards 
Sum of number of beds in wards that were included in the PPS. 
Total number of patients 
included in PPS 
Sum of the number of patients included in the PPS. 
Incl. wards/Total 
This drop down menu indicates whether the data you provide for seven 
variables refer only to wards included in the survey (which is preferable), 
of to the entire hospital (which is less preferable). 
Number of 
discharges/admissions in 
year 
Sum of number of hospital discharges in a year. If available, this should 
be the most recent complete year. Specify the year in the next column. If 
discharge data are not available, use admission data. Indicate whether 
data refer to included wards or the entire hospital in the dropdown list 
‘Incl. wards/Total’ 
Number of patient days in 
year 
Sum of hospital patient days in a year, for the same year and wards as 
entered for the discharges/admissions. Specify the year in the next 
column. Indicate whether data refer to included wards or the entire 
hospital in the dropdown list ‘Incl. wards/Total’ 
Alcoholic hand rub 
consumption litres/year 
Total litres of alcohol hand rub used in a complete year.  Specify the year 
in the next column. Indicate whether data refer to included wards or the 
entire hospital in the dropdown list ‘Incl. wards/Total’ 
Number of patient rooms in 
hospital.  
Total rooms in included wards or in the hospital. Indicate which in the 
dropdown list ‘Incl. wards/Total’. Indicate the year this applied in the 
separate column. 
Number of single patient 
rooms in hospital. 
Ensure that the data in this column refer to the same year and wards as 
entered for the number of patient rooms in hospital.  
Data apply to 
This dropdown list indicates whether the data apply to a hospital/site with 
one address, or to an administrative group of hospitals (also referred to as 
‘trusts’, ‘fusions’ or ‘chains’). 
Pdf page to powerpoint - Library application component:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Pdf page to powerpoint - Library application component:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
17 
6.
Click the User tab. 
The User tab contains fields useful for ‘users’ at national, regional or hospital level. They can be renamed and 
personalised to enable collection of information during the PPS that is outside of the PPS protocol. These 
modifications are achieved using the Translation functionality in the Settings form, as described within Chapter 8 
Additionally, the User tab of the Hospital surveys form also contains a button enabling you to record the 
details of all persons who will collect or enter data. Later on, you can assign the ID Code for the data 
collectors to Wards (see the User tab in Wards: PPS date and denominator data form). 
7.
Optionally, click Define data collectors.  
You can define the hospital data collectors (HDC): ID Code, Position (function) and survey-related task(s). 
This is optional. 
The Validation tab 
This tab is used by ‘Validation Teams’ to enter data if a validation survey is performed. Use of this validation tab is 
described within a separate document, the ‘PPS Validation Protocol, version 2.1’. This is available within the 
HelicsWin.Net software, within Settings>About>Documentation. 
Specifying each ward¶s PPS date, specialty and denominator 
data 
For each ward (unit) included in the PPS, you need to choose the ward and date the PPS was performed in that 
ward. In principle, a ward should be surveyed on a single day. However, you can enter more than one survey date 
for the same ward. The ward survey date and specialty are mandatory in both the Light and Standard protocols. 
To specify PPS date, specialty and denominator data 
1.
Open the Main Menu in HWN; and click Wards PPS date and denominator data. 
The Wards form opens showing the current hospital code. 
2.
Click the Add item icon   or press Ctrl+N. 
The Wards: PPS date and denominator page opens for editing. 
Library application component:VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: Delete PDF Page. using RasterEdge.Imaging.Basic; using RasterEdge.XDoc.PDF; How to VB.NET: Delete a Single PDF Page from PDF File.
www.rasteredge.com
Library application component:C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
C# programmers are capable of adding and inserting (empty) PDF page or pages from various file formats, such as PDF, Tiff, Word, Excel, PowerPoint, Bmp, Jpeg
www.rasteredge.com
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
18 
You cannot change the hospital code from this form.  
3.
For each ward (unit) included in the PPS, choose the ward specialty from the drop-down list and enter the 
date the PPS was performed in that ward.  
A ward survey should be completed within a single day, but if that is not possible, you can enter the other 
date(s) for the same ward on this form.  
4.
Click the Save icon 
or press Ctrl+S. 
5.
To start entering patient data in the Standard protocol, exit this form and click Patient/Antimicrobial 
Use/HAI data in the Main menu form. 
Light protocol 
The following instructions apply to the Light protocol only. In the Light protocol, the form has an additional 
mandatory field, Total number of patients in ward and a button to enter the denominator data by 
consultant/patient specialty. The sum of the consultant/patient specialty denominators should be equal to the field 
Total number of patients in ward. This is verified in the Data Quality Check, not at data entry. 
1.
Enter the total number of included patients in ward, i.e. the denominator data in the box Total number of 
patients in ward. 
2.
Click the button Enter denominator data by specialty to enter denominator information separately for 
consultant(s)/patient speciality(s) within that same ward.   
The Light: consultant/patient speciality denominator data form opens. 
Library application component:VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
PDF Pages. |. Home ›› XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: Insert PDF Page. Professional .NET PDF control for inserting PDF page in Visual Basic .NET class application.
www.rasteredge.com
Library application component:C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
Pages. |. Home ›› XDoc.PDF ›› C# PDF: Delete PDF Page. Demo Code: How to Delete a Single PDF Page from PDF File in C#.NET. How
www.rasteredge.com
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
19 
Warning: In the Light protocol, denominator data by ward AND by consultant/patient specialty are 
mandatory. If the detailed denominator data by consultant/patient specialty are not known, enter at least one 
record with the total number of patients (using the unit specialty instead). Also make sure that the list of 
consultant/patient specialties entered in this form includes all the consultant/patient specialties that are used in 
the patient/AM/HAI form afterwards (this is verified by the data quality check before data export as well). 
3.
Optionally, you can see the total number of patients entered for that ward within the tab marked ‘Search 
list’. Click Refresh to ensure that all recent data is included in this list.   
The Validation tab 
This tab is used by ‘Validation Teams’ to enter data if a validation survey is performed. Use of this validation tab is 
described within a separate document, the ‘PPS Validation Protocol, version 2.1’. This is available within the 
HelicsWin.Net software, within Settings>About>Documentation. 
4.
Optionally, choose to associate one or more data collectors with the ward. 
The User tab contains fields useful for ‘users’ at national, regional or hospital level. They can be renamed and 
personalised to enable collection of information during the PPS that is outside of the PPS protocol. These 
modifications are achieved using the Translation functionality in the Settings form, as described within Chapter 8. 
ID codes of Ward data collectors entered in the form Hospital surveys will be present in drop down lists on the 
Users tab. Optionally, choose one of these from each dropdown list, to associate them with the ward chosen in 
previous steps. 
Library application component:C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
PowerPoint, VB.NET Tiff, VB.NET Imaging, VB.NET OCR, VB.NET Twain, VB.NET Barcode Read, VB.NET Barcode Generator, view less. C# PDF - Modify PDF File and Page
www.rasteredge.com
Library application component:How to C#: Overview of Using XDoc.PowerPoint
Create and Edit PowerPoint Page and File. Tell C# users Please click to see details. Annotate PowerPoint Page. Various annotation objects
www.rasteredge.com
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
20 
Specifying HAI and antimicrobial use data for patients 
How you enter these data depends on the protocol being used: 
In the (unit-based) Light protocol, you only enter patient data for patients with any antimicrobial use 
and/or a healthcare-associated infection. Therefore, in the Light protocol, each patient record must include 
details of at least one antimicrobial use or HAI.  
In the (patient based) Standard protocol, you enter all patient data for all patients, including those 
without HAI and/or antimicrobial use. Additional risk factors (not applicable to the Light protocol) appear 
once you select the ward.  
Note:  
Antimicrobial use data and HAI data can only be accessed from the Patient’s form. 
Only records which have HAI/AU specific data entered will be included in prevalence results during final 
analysis, e.g. in reports generated by ECDC after upload to the TESSy database. 
The Antimicrobial Use button is activated when the field Patient receives antimicrobial(s):  is set to 
Yes.  
The HAI button is activated when the field Patient has at least one HAI:  is set to Yes.  
No warning message is given if either of these fields are set to Yes and the corresponding AU/HAI data are 
not entered in the AU/HAI forms. These errors are only reported in the data quality check.  
To enter patient use data for Antimicrobial use and HAI   
1.
In the Main menu form, click the button Patient/Antimicrobial use/HAI data. 
Library application component:C# PowerPoint - Sort PowerPoint Pages Order in C#.NET
C#.NET. Support Customizing Page Order of PowerPoint Document in C# Project. Overview. splitting. C# DLLs: Move PowerPoint Page Position. Add
www.rasteredge.com
Library application component:C# PowerPoint - Delete PowerPoint Document Page in C#.NET
C# DLLs: Delete Page from PowerPoint File. Delete a Single PowerPoint Page from PowerPoint File in C#. How to delete a single page from a PowerPoint document.
www.rasteredge.com
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
21 
2.
The Patients | Risk factors form opens at the General (tab) page. 
3.
Click the Add icon   to activate the form. Click (A) to increment the counter for the next patient number, 
or (B), enter the number manually. 
The patient counter defines a unique record within the hospital (not within the ward). The patient counter is 
an anonymous patient identifier (that is, it is not the true patient number), and it can contain only numbers; 
characters are not allowed.  
4.
Optionally, you can also enter an patient identifier in the field Internal patient code.  
This field is for local (hospital) use only. By default, data in this field is not exported as it may contain 
personal identifiers. However, HelicsWin.Net’s export function allows you to choose to export it (see Section 
0). As per Data Protection principles, to preserve patient confidentiality, we recommend that the internal 
patient code data is not included in the export file sent to the regional, national or EU level.  
5.
Optionally, to save time when entering subsequent patients, click on Patient settings (G).   
The Patients settings box opens. 
Selecting Use last selected ward survey, and clicking on Save patient settings automatically moves 
the Ward chosen in (D) that the Ward code and survey date information (E) ensure moves  
6.
Select the check box (C) to confirm the proposed date or select a date in the calendar pop-up.  
The date of hospital admission defaults to the ward survey date once the ward is selected. If this is not the 
correct date, select the actual admission date from the calendar. 
7.
Select the ward code (ID) from the Ward list (D), and then click the transfer button (E) to update the 
Ward code and Survey date fields (F). 
Only wards for which survey date and ward specialty were previously entered appear in the Ward list. 
8.
Complete the remaining fields as necessary.  
Note that bold field labels denote mandatory fields.  
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
22 
9.
If you are using the Standard protocol, complete the additional risk factors that appear when the ward is 
selected.  
10.
Skip the Validation tab.  
This tab is used by ‘Validation Teams’ to enter data if a validation survey is performed. Use of this validation 
tab is described within a separate document, the ‘PPS Validation Protocol, version 2.1’. This is available 
within the HelicsWin.Net software, within Settings>About>Documentation. 
11.
Skip the Users tab.  
The User tab contains fields useful for ‘users’ at national, regional or hospital level. They can be renamed 
and personalised to enable collection of information during the PPS that is outside of the PPS protocol. 
These modifications are achieved using the Translation functionality in the Settings form, described within 
Chapter 8. 
12.
You can view, export and print listed information entered on all patients, all antimicrobial use, and all 
healthcare-associated infections within the tabs Patient list, AM list and HAI list.   
Click Refresh to show the latest added records.  
Click any column header in the first row change the sort order of the list. 
13.
Click Print to print the list. In Print options, select the fields and rows to be printed. 
14.
To add data for the next patient, click the Add icon  . 
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
23 
Antimicrobial use data 
A unique antimicrobial record is defined by fields that are bold on the Antimicrobial use form. These create a 
unique combination of: 
ATC5 code + route + indication + diagnosis site (for treatment only – otherwise code NA=not applicable).   
This means that it is possible to enter the same antimicrobial agent for more than one indication, for the treatment 
of more than one infection site, or for more than one route, in the same patient. De-duplication of the data will be 
done at the analysis level as necessary. 
Note: The Antimicrobial Use button is activated when the field Patient receives antimicrobial(s):  is set to Yes. 
No warning message is given if the corresponding AU data are not entered in the AU form. These errors are only 
reported in the data quality check.  
To specify antimicrobial use data for a patient 
Typically you add patient data, including their antimicrobial consumption data, when you enter the survey data.  
1.
In the Main Menu, click Patient/Antimicrobial use/HAI data. 
The Patients | Risk factors form opens. 
2.
Scroll through the list of patients to locate the patient you are interested in. 
3.
Confirm the patient details match the patient whose data you want to update. 
4.
On the General tab, click the Antimicrobial use button. 
The Antimicrobial use form opens. 
5.
Specify values for the required fields, Antimicrobial (ACT5), Route, Indication, and Diagnosis. 
6.
Optionally to specify a brand name, click Search by brand to lookup antimicrobial agents and ATC5 codes 
from the commercial brand names.  
The ATC5 code and route are entered automatically when a commercial product is selected. The following 
screenshot shows the Antimicrobial brand lookup tool. 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
24 
7.
Click (select) the required brand from the list, and then click Select this brand. 
You return to the Antimicrobial use form. 
8.
Click the User tab.  
The Antimicrobial Use –User tab opens. 
Note: If necessary, you use the can use the Translation function in Settings to change the language of 
labels of the fields.  
Healthcare-associated infection data 
In the HAI form, a unique record is defined by the case definition code. The same HAI case definition code cannot 
be reported twice in the same patient, even with a different date of onset, because this is not possible according to 
the ECDC-PPS protocol. In fact, even the same infection site should not be allowed, but currently the programme 
looks only at the case definition codes. For example, a PN1 and a PN4 should not be reported in the same patient. 
Similarly, related codes for the same site should not be reported: for example, a PN1-5 should not be reported 
together with a NEO-PNEU (the latter has priority in neonates); a BSI should not be reported together with a NEO-
CNSB or NEO-LCBI, and so on.  
To specify healthcare-associated infection (HAI) data for a patient 
9.
In the Main Menu, click Patient/Antimicrobial use/HAI data. 
The Patients | Risk factors form opens. 
10.
Scroll through the list of patients to locate the patient you are interested in. 
11.
Confirm the patient details pertain to patient whose data you want to update. 
12.
On the General tab, click the HAI button. 
The Healthcare-associated infections (HAI) form opens. 
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
25 
Note 
The date of onset of the HAI should be specified only if the HAI was not present at admission, that is, 
date of onset >= date of hospital admission 
The resistance markers (phenotypes) do not have labels depending on the micro-organism. 
13.
View the antimicrobial resistance marker table from the protocol by clicking Antimicrobial resistance 
help. 
14.
Optionally, view or edit the HAI user variables on the User page.  
The User tab contains fields useful for ‘users’ at national, regional or hospital level. They can be renamed 
and personalised to enable collection of information during the PPS that is outside of the PPS protocol. 
These modifications are achieved using the Translation functionality in the Settings form, as described 
within Chapter 8. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested