HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
26 
Validation forms 
The Validation pages (tabs) in the forms Hospital surveys, Wards: PPS date and denominator and 
Patient/Antimicrobial use/HAI data are used by ‘Validation Teams’, only if the current survey is a validation 
study of the primary PPS for the hospital (validation checkbox in hospital data form checked), following the 
validation protocol.  
PPS validation is in principle performed by an external validation team trained by the national/regional PPS 
coordinating centre. The objective of the validation study is to assess the sensitivity, specificity and/or 
reproducibility of the data collected in the ECDC PPS. 
See also: Further details are contained within the Validation Protocol. Validation protocol version 2.1 is available 
within the HelicsWin.Net software v.1.3.8, within 
Settings>About>Documentation
  
The validation tab in the Hospital surveys form 
The validation tab in the Wards: PPS date and denominator form 
The validation tab in the Patient/Antimicrobial use/HAI data form 
Pdf to powerpoint converter online - control software system:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Pdf to powerpoint converter online - control software system:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
27 
4.  Checking data quality  
HelicsWin.Net performs a selected number of automatic validation checks during data entry. These checks do not 
pick up all possible problems. You are strongly recommended to perform a further level of in-depth checking
before
creating a report, exporting or merging data.  The HelicsWin.Net function ‘
Data quality check
 performs 
these in-depth checks. The checks must be started manually.  
Data quality check
verify the internal consistency of all information entered into your database. These help you to 
identify any problems, in turn greatly reducing the chances of producing inaccurate or inappropriate data outputs, 
and helping to ensure functional export of your data. As with all such data operations, you are advised to perform 
a ‘sanity check’ on your final data, i.e. to ensure that the data make sense. 
Quality check results 
When you perform a data quality check, HelicsWin.Net produces messages at three severity levels: Error, Warning 
and Success. A data quality check output is produced, with each message including details of the issue identified.     
Severity 
Code  
Description  
Error 
ERR 
A fatal inconsistency has been identified in a record or across multiple records. The severity 
of the inconsistency is such that the data could be misreported, or there could be a failure of 
a merge, report or export operation. 
User action: You must locate and fix all such errors before proceeding with any merge, 
report or export operations.  
Warnings  WARN 
A significant inconsistency has been detected that indicates that data may be compromised 
in merge, report or export operations. 
User action: You must identify the inconsistency and then decide whether the issue 
identified might invalidate your data.  
Success 
SUCC 
The data quality check found no issues with the record; the check was therefore deemed to 
be a success. 
User action: None. 
Some types of errors detected 
One common warning occurs when merging ward or patient data, when one of the two datasets has less detailed 
hospital data. In this situation, if you are sure that the hospital definitions relate to the same hospital, it would be 
safe to merge the data. 
Errors detected by the data quality check (but not detected on data entry) include the following:  
The variable 
has_amu
is reported as 
Yes
, but there are no antimicrobial use data reported in the 
antimicrobial use form. 
The variable 
has_hai
is recorded as 
Yes
, but there are no healthcare-associated data reported in the HAI 
form. 
In the Light protocol only:  
A warning is generated when the user did not report denominator data by consultant/patient 
speciality for a given ward survey 
An error is generated if the total of the denominator data by consultant/patient speciality does not 
equal the value of 
Total number of patients in ward
for a given ward survey 
An error is generated if the consultant/patient specialty of a patient does not have a corresponding 
consultant/patient specialty record at the ward level 
To run a data quality check 
When you run a data quality check it checks the whole of the current HelicsWin.Net database. 
1.
Click Data quality check in the Main menu window.  
The Data quality check form opens. 
control software system:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Online Powerpoint to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue
www.rasteredge.com
control software system:XDoc.Converter for .NET, Support Documents and Images Conversion
Convert PowerPoint to ODP. Convert to Tiff. Convert Word, Excel and PDF to image. Next Steps. Download and try Converter for .NET with online support. See Pricing
www.rasteredge.com
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
28 
2.
In the Messages level field, select 
Warnings and errors
(recommended). 
3.
Deselect Enable updating during the check (recommended).  
4.
Click Check data.  
When the processing has finished, the resulting messages are displayed in the data quality check output 
text box, and the (colour-coded) breakdown of the Error, Warning, and Success counts are shown 
underneath.  
control software system:C#: How to Use SDK to Convert Document and Image Using XDoc.
You may use our converter SDK to easily convert PDF, Word, Excel, PowerPoint, Tiff, and Dicom files to raster images like Jpeg, Png, Bmp and Gif.
www.rasteredge.com
control software system:RasterEdge XDoc.PowerPoint for .NET - SDK for PowerPoint Document
Add image to specified position on PowerPoint page. Next Steps. Download Free Trial Download and try PDF for .NET with online support. See Pricing
www.rasteredge.com
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
29 
5.  Creating reports from survey data 
HelicsWin.Net provides a form for extracting data from existing surveys and collating these data into reports that 
may be viewed on a screen, printed, or exported as CSV files.  
You can create standard pre-formatted reports from templates that you select from a drop-down list. You can also 
customise your own specialised reports, and save these customisations for future use.   
Using the Reports form 
You create reports in the Reports form, which you access directly from the Main menu by clicking the Reports 
button. This form has three main parts labelled as A, B, and C in the graphic below. 
On this form… 
Select PPS protocol and hospital(s). Select a single or multiple hospitals. You can select multiple 
hospitals by pressing the CTRL key and clicking on any additional hospitals you want to report on. Reports 
will show data for all selected hospitals together.  
Define outputs. The dropdown menu for Templates contains four pre-prepared templates for tables, and 
the option ‘Custom’. Choosing ‘Custom’ enables you to either (i) choose two variables to crosstabulate in a 
table, or (ii) choose one variable for a tabulation of frequency.   
Note: you can only edit the type of data in a table when you are creating a custom template. 
Review the tabular results that are displayed on the form. You can then use the buttons at the bottom of 
the form to print a hard copy of your report or export the report data as a CSV (comma separated variable) 
file for subsequent analysis in Microsoft Excel or other CSV compatible program.   
Creating reports 
The following procedures take you through the steps you need to print a report, starting from the HelicsWin.Net 
main menu.  
To select PPS protocol and hospital(s) 
1.
In the Main menu, click Reports
2.
In the PPS protocol field, select Standard or Light from the drop-down menu. 
Once you have made this selection, only Hospitals that used the Standard/Light protocol will be displayed.  
control software system:VB.NET PDF - Convert PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
All Formats. XDoc.HTML5 Viewer. XDoc.Windows Viewer. XDoc.Converter. View & Process. Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XDoc.Word. XDoc.Excel. XDoc.PowerPoint. Barcoding
www.rasteredge.com
control software system:VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
All Formats. XDoc.HTML5 Viewer. XDoc.Windows Viewer. XDoc.Converter. View & Process. Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XDoc.Word. XDoc.Excel. XDoc.PowerPoint. Barcoding
www.rasteredge.com
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
30 
3.
Select a hospital you want to create a report on.  
The row containing the currently selected hospital is shaded.  
4.
To select additional hospitals for your reports, press the CTRL key and then click each of the additional 
hospitals you want to select, in turn. 
To create and print a report from a template 
With the selection of hospitals made in the previous procedure: 
1.
Select a report template from the Templates list.  
The following default options are available. 
1.
Number of patients with HAI (HasHAI) by UnitID 
2.
Number of patients with HAI (HAI data) by UnitSpecialty 
3.
Number of patients receiving antimicrobials (ReceiveAntimicrobials) by MainUnitSpecialty 
4.
Number of patients receiving antimicrobials (AM use data) by MainPatientSpecialty 
Note: MainUnit/PatientSpecialty = the first three characters of the full specialty code, e.g. ‘surgery’ for 
‘orthopaedic surgery’ (SURORT) 
Tip: If you cannot read the complete text on screen, expand the form by dragging the right edge to the 
right of the screen.  
The report is data is automatically retrieved and, where necessary, calculated and displayed in the table. The 
Crosstab and Frequency tabs are not active for this option. 
2.
Click Print to initiate the printing the report.  
HelicsWin.Net prompts you to select which columns you want to print: 
3.
Make your selections, and click OK. 
4.
Follow the on-screen prompts and check the Print preview before deciding to print.  
5.
In the Print preview window, click the Print icon to complete the print request, and then close the 
window. 
Creating custom reports and templates 
Use the Crossstab or the Frequency tab  
As with the provided templates, custom reports are viewed in the tabular results area (C), and optionally print or 
export as a CSV file. Once you have defined your custom report, you can either save it as a named template, or 
simply discard it. If you save the template, its name will appear as an option in the Template field in area (B) for 
future use. 
The two tabs represent two different ways of viewing the selected data.  
control software system:C# HTML5 PDF Viewer SDK to convert and export PDF document to
All Formats. XDoc.HTML5 Viewer. XDoc.Windows Viewer. XDoc.Converter. View & Process. Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XDoc.Word. XDoc.Excel. XDoc.PowerPoint. Barcoding
www.rasteredge.com
control software system:DocImage SDK for .NET: Web Document Image Viewer Online Demo
Try Online Demo Now. Please click Browse to upload a file to display in web viewer. Suppported files are Word, Excel, PowerPoint, PDF, Tiff, Dicom and main
www.rasteredge.com
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
31 
Crosstab  
Create a table with two different variables on the each axis (and shown in the row and column 
headers). You then have the option of specifying whether the cells contain numbers or percentages; 
and if the latter, what the percentages are how they are displayed.  
Frequency 
Create a table with the values that can be taken by a single variable (for example, 
HasHAI
has 
possible values of Yes (Y) and No (N)) on one axis and the frequency of occurrence on the other.    
To create a custom report 
1.
Open the Reports form as before. 
2.
Select one or more hospitals and the protocol. 
3.
In the Template field, select Custom. 
4.
In the Source field select your source for your data.  
The number of options depends on the protocol you have selected.   
5.
Select the Crosstab tab, and specify the variables you want to see in a table, and the format of the data 
within the cells in that table.  
Option 
Description 
Criterion 1 
Defines the vertical axis, i.e. row headings 
Criteria 2 
Defines the horizontal axis, i.e. column headings 
Count 
The cells contain raw* data; and the column and row totals 
are unscaled numerical values. 
% by table 
Each cell contains a percentage of the raw* total for the whole 
table.  
% by row 
Each cell in a row contains a percentage of the sum of the 
raw* values for that row.    
% by column 
Each cell in a column contains a percentage of the sum of the 
raw* values for that column.    
*the raw value is the numerical value in the table before any calculations are made. 
6.
Alternatively, select the Frequency tab and select the variable (criterion) whose data you want to display, 
in this case HasHAI (from the field ‘Patient has active HAI’). The frequencies, in terms of the count and 
percentage, are shown for each value of the selected variable. 
7.
Optionally, as for the default templates, use the Print button to print the table, or Export to export the data 
as a CSV file. 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
32 
8.
Click Save a template, to save these table settings as a named templete.  
The template is automatically added to the Template drop-down list, so that you can reuse these settings 
again later. 
Note: You cannot save a template that is identical in function to an existing template; if you try this, you 
simply get an error message. 
Changing the display µprecision¶ settings 
You can change the number of decimal places on the reports, and whether sub-precision values are displayed. On 
the Reports form, Click on the More report settings button to change the number of decimal places displayed, 
and whether sub-precision values are displayed.  
Precision  
‘Precision’ refers to the number of decimal places in the displayed results. The following table shows the displayed 
frequency results for the quotient 202 / 221 for different display precisions. 
Table: Precision of displayed results 
Decimal places  
Displayed results  
91% 
91.4% 
91.40% 
91.403% 
91.4027% 
Sub-precision values 
‘Sub-precision values’ are those values that would give a value of zero when expressed as percentages, when 
rounded down. This can be misleading if the results tables shows non-zero results.   
The following tables demonstrate the effect of selecting and deselecting the Mark sub precision values 
checkbox when the precision set to the lowest level. A frequency of 3 in 347 corresponds to 0.86%. With ‘Mark 
sub precision values¶ deselected, this value is displayed as 0%; if Mark sub precision values is selected, the 
value is displayed as <1%, which most users will find more informative.  
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
33 
Settings 
Displayed results 
HasHAI 
Frequency 
Frequency 
(%)  
344 
100% 
0% 
Total 
347 
100% 
HasHAI 
Frequency 
Frequency 
(%)  
344 
100% 
<1% 
Total 
347 
100% 
To change the precision, and sub-precision values in reports 
1.
Open the Reports form as before. 
2.
Click on the More report settings button.   
A form opens with contains a slider control and checkbox, as shown below. 
Sliding the slider fully to the left gives zero decimal places (e.g. ‘5%’). Sliding it three steps to the right 
gives three decimal places (e.g. ‘5.123%’). 
Settings 
Displayed results 
3.
Tick the option Mark sub-precision values: to change the format of data below the minimum value. 
Removing report templates 
You can remove built-in and custom report templates one at a time if you find you do not need those templates 
again. Alternatively, you can reset the list of templates to its initial status: any missing built-in templates will be 
restored; all custom templates will be permanently deleted. 
To remove a report template 
1.
Open the Reports form: 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
TECHNICAL DOCUMENT 
34 
2.
In the Template drop-down list, select the template you want to delete. 
You can select either a custom template or a built-in template. 
3.
Click Delete this template. 
HelicsWin.Net prompts you to confirm the deletion. 
Caution: The selected template will be deleted from the list. 
If you delete an existing custom template, you cannot get it back without recreating it from 
scratch.  
4.
Click OK. 
The selected template is deleted, and you return to the Reports form. 
Resetting the templates list 
To return your templates to their initial status, you need to reset the templates list. This procedure  
Restores any built-in templates that have been deleted. 
Permanently deletes all custom report templates from the list.  
To reset the templates list 
1.
In the Reports form, click More reports settings. 
2.
Click the Templates tab. 
3.
Click Reset the templates list. 
HelicsWin.Net asks you to confirm your request, and then confirms that all user-defined templates are 
deleted.  
TECHNICAL DOCUMENT 
HELICSwin.Net (HWN) 1.3.8 User manual 
35 
6.  Exporting data 
Before exporting the PPS data, always perform a data quality check and correct any data errors that you find. We 
recommend using the HelicsWin.Net Data quality check function to help you achieve this (see Section 0. above). 
The export function includes an export of the original (Access) database HELICSWinNet.mdb (compressed in a ZIP 
file) and an export in the TESSy csv format.  
Exporting data from the HelicsWin.Net database 
You can export data from the HWN database files as a zipped Access .mdb file.  
Before you start, make sure that the PPS start and end dates are defined in the hospital data form for each 
hospital for which you want to export data. 
To export data in Microsoft Access format 
1.
In the Main menu form, click Data Export. 
The Export form opens, by default with the Access database page open. 
2.
Click the Path button (found to the right of the Path field), to locate the folder to which you want to send 
the exported file, and then press OK
For example, to use the folder C:\HWN1.3\Export, go to the folder C:\HWN1.3, and create the folder 
Export manually.  
3.
In the Protocol field, select the protocol used in the file you wish to export.  
4.
In the data grid, select the code(s) and survey dates for the hospital-survey(s) for which you are exporting 
the data. More than one hospital-survey can be selected at once by holding down the control button, and 
then clicking on each hospital code you wish to select. 
Make sure that the PPS start and end dates are defined in the hospital data form. 
5.
Optionally, use the checkboxes to choose whether to include additional sets of variables in the exported 
files. These are data entered relating to (i) validation studies, (ii) users, (iii) hospital names, and (iv) 
internal patient codes (for both primary and validation data).  
As some of these may contain confidential information, they are not exported by default.  If a checkbox is 
left unchecked, the corresponding variables will be empty in the export file.  
As per Data Protection principles, to preserve patient confidentiality, we recommend that the patient code 
data is not included in the export file sent to the regional, national or EU level.  
Documents you may be interested
Documents you may be interested