Creating Word Merge Document Templates    
Page 1 of 15                                                                                                                                          
Revised:   03/07/12
This document explains how to create Word merge documents using Microsoft Word.  
Note: This has only been tested using Microsoft Word 2003, 2007 and 2010.  
Step 1
 Create the set of Word documents that you wish to use in your Service Software 
.NET system.   Once these documents are created with the proper logos and formatting we will 
embed (add) the merge fields, using the Word Mail Merge Feature. 
The merge fields are contained in two (2) excel files; Merge Data Source 1 – NET, and Merge 
Data Source 2 – NET and MUST be saved on your local workstation or server to access later.   
Note:  The Data Sources are contained in two (2) Excel files due to column limitations that we 
exceed.  See Merge Data Source at end of this document. 
Step 2:
Selecting the data fields into your document.   
Note:  document MUST be open at this time.   
Connect to the excel data source:  
Word 2003: Tools>Letters and Mailings>Mail Merge>Select document type>then Step 1 of 
6>Select Starting document>Step 2 of 6 Select Recipients>Use an Existing 
List>Browse> 
Word 2007: Word>Mailings>Select Recipients>Use Existing List, see figure 1 
Figure 1 – select data source (merge data source 1 – NET):
How to add pdf to powerpoint - Library application class:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
How to add pdf to powerpoint - Library application class:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
Creating Word Merge Document Templates    
Page 2 of 15                                                                                                                                          
Revised:   03/07/12
Browse to where the data source is and connect to it.    
The following screens may be displayed. 
Word 2003: Click OK 
Word 2003, 2007 & 2010:  Click OK 
Word 2003: Click OK 
Library application class:C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
C#.NET PDF SDK - Add Image to PDF Page in C#.NET. How to Insert & Add Image, Picture or Logo on PDF Page Using C#.NET. Add Image to PDF Page Using C#.NET.
www.rasteredge.com
Library application class:VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
VB.NET PDF - Add Image to PDF Page in VB.NET. Guide VB.NET Programmers How to Add Images in PDF Document Using XDoc.PDF SDK for VB.NET.
www.rasteredge.com
Creating Word Merge Document Templates    
Page 3 of 15                                                                                                                                          
Revised:   03/07/12
Once the data source is selected the merge fields you wish to embed in the document will 
become available in the Mail Merge Toolbar, see figure 2.   
Note:  The online mail merge is case sensitive so if you are typing in the merge field, please 
make sure you use exact spelling and upper/lower case.     
Figure 2 – selecting a merge field: 
Word 2003:  By selecting the ‘Insert Merge Field’ button the selection screen will display 
Library application class:VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
VB: Add Password to PDF with Permission Settings Applied. This VB.NET example shows how to add PDF file password with access permission setting.
www.rasteredge.com
Library application class:C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
C# Sample Code: Add Password to PDF with Permission Settings Applied in C#.NET. This example shows how to add PDF file password with access permission setting.
www.rasteredge.com
Creating Word Merge Document Templates    
Page 4 of 15                                                                                                                                          
Revised:   03/07/12
Word 2007 & 2010:  Select Insert Merge Field to display the selection list 
Note regarding CurrentDate merge field:  In order to have the date fields appear properly 
(Ex: March 3, 2010), the following format MUST be followed: 
A.
After selecting CurrentDate as a merge field to include in the document, right click on 
the date field in the document, then select “Edit Field”.  
Library application class:C# PDF Sticky Note Library: add, delete, update PDF note in C#.net
C#.NET PDF SDK - Add Sticky Note to PDF Page in C#.NET. Able to add notes to PDF using C# source code in Visual Studio .NET framework.
www.rasteredge.com
Library application class:C# WinForms Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit
allowed to load and view PowerPoint without Microsoft Office software installed, create PDF file, Tiff image and HTML file from PowerPoint, add annotations to
www.rasteredge.com
Creating Word Merge Document Templates    
Page 5 of 15                                                                                                                                          
Revised:   03/07/12
B.
The field screen will appear, select the ‘Field Codes’ button on the bottom left corner of 
the screen.   
C.
The
‘Advanced field properties’ will appear, and then determine how the date should 
print by using one of the ‘two (2)’ format examples below.  See figure 2a 
For December 2, 2009 use:                           For 12/2/2009 use: 
MERGEFIELD CurrentDate \@ “M/d/yyyy”          MERGEFIELD CurrentDate \@ “MMMM d, yyyy” 
Library application class:C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit PowerPoint
load and view PowerPoint without Microsoft Office software installed, convert PowerPoint to PDF file, Tiff image and HTML file, as well as add annotations in
www.rasteredge.com
Library application class:RasterEdge XDoc.PowerPoint for .NET - SDK for PowerPoint Document
Convert. Convert PowerPoint to PDF. Extract, copy and paste PowerPoint Pages. Annotation & Thumbnail. Add and burn annotation to PowerPoint.
www.rasteredge.com
Creating Word Merge Document Templates    
Page 6 of 15                                                                                                                                          
Revised:   03/07/12
Note:  The quotation marks around the format string MUST be used and this is case 
sensitive. 
Figure 2a 
The current date is formatted with \@ “MMMM d, yyyy” 
Once the date format is completed, select OK. 
NOTE:  Verify the checkbox ‘Preserve formatting during updates’ is EMPTY. 
Step 3:
Adding the template to the .NET system.   
This is an Administrator function only; go to Setup, Site/Division/Office/Location Setup, 
Document Templates.   
Creating Word Merge Document Templates    
Page 7 of 15                                                                                                                                          
Revised:   03/07/12
Figure 3 – Site/Division/Office/Location – Document Templates: 
A. Select New Template Packet, fill in Packet Title (Example: ‘New Job Packet’, ‘Repair 
Documents’, etc)  
B. Packet Description field is not required however if a description is filled in this will   
populate to all document templates in this packet 
C. Browse for the document template previously created by clicking on add template to  
packet.   NOTE:  There are two options that can be selected on the template (1) assign  
to all jobs (if this option is selected all Job/Customer records will have this packet 
automatically assigned) and (2) allow job contacts to view this document when merged 
(if Job/Customer Contacts are using the Job/Customer Portal and this option is selected 
the Contacts will be able to view in the Portal).  See figure 4 
Figure 4 – Adding templates to packets: 
D. Click add packet to upload the packet to your .NET application. 
Creating Word Merge Document Templates    
Page 8 of 15                                                                                                                                          
Revised:   03/07/12
In order to add another document template to an existing packet, do not expand the template 
but click anywhere on the line item and you will see an expanded Template Packet.  Click on 
the browse button and find the document you want to upload, click save packet.  See figure 5 
Figure 5 – Adding additional word Doc’s: 
Step 4:
Attaching and/or Merging Packets in Job/Customer records 
Go to the Job/Customer record, select Document Merge from the left blue toolbar (NOTE:  If 
the option to attach packet to all Jobs was selected the packet will already be there.  If this 
option was not select a packet will need to be selected and attached). See Figure 6.   
Figure 6  
When merging the documents there is the option to merge all documents or a single document 
that is stored within the packet.  See Figure 7 
Creating Word Merge Document Templates    
Page 9 of 15                                                                                                                                          
Revised:   03/07/12
Figure 7  
Once the merge is complete the document(s) are stored in the ‘Has Documents’ in the left blue 
toolbar.  The documents can then be edited, modified and print from this screen. 
NOTE:  The Description field will auto fill with the merge date/time. 
Creating Word Merge Document Templates    
Page 10 of 15                                                                                                                                          
Revised:   03/07/12
Merge Data Source Fields and Definitions: 
Description of what each database field represents in easy to understand nomenclature.  Please note 
some of the database fields are terminology driven and you may be using a different terminology than 
noted in the database field and definitions below. 
Note:  The Data Sources are contained in two (2) Excel files due to column limitations in Excel.  
Database Field   
Definition 
Data Source 1 contents 
CurrentDate 
Current Date 
job_address1 
Loss Address 1 
job_Address1Number 
Loss Address 1 Number 
job_Address1Street 
Loss Address 1 Street Name 
job_address2 
Loss Address 2 
job_City  
Loss City 
job_CityZone 
Loss City Zone 
job_StateCD 
Loss State/Province 2 Digit Code 
job_StateName   
Loss State/Province Name 
job_Zip  
Loss Zip/Postal Code 
job_CityStateZip  
Loss City, State, Zip 
job_Bldg  
Loss Bldg 
job_Unit  
Loss Unit 
job_BldgAndUnit  
Loss Bldg and Unit in one field 
job_FullAddress  
Loss Full address in one field 
job_LotBlock 
Sometime used as Loss Claim # 
job_JobID 
Loss Job ID 
Red_Flag 
Loss Red Flagged (yes or No) 
job_WarrantyDate_Start   
Job Warranty Start date of construction 
job_WarrantyDate_Sold   
Job Warranty Sold date 
job_WarrantyDate_PreClose 
Job Warranty Pre-close date 
job_WarrantyDate_Expired 
Job Warranty Expiration date 
job_WarrantyDate_Contracted 
Job Construction – Contract date 
job_WarrantyDate_Closed  
Job Warranty Close date 
job_WarrantyDate_StructureExpire  
Job Warranty – Structural expiration date 
job_Status 
Job Status – Active, Inactive, Deleted 
job_Progress_ID  
Job Progress 
job_Custom_1   
Job Custom field order 1 
job_Custom_2   
Job Custom field order 2 
job_Custom_3   
Job Custom field order 3 
job_Custom_4    
Job Custom field order 4 
job_Custom_5   
Job Custom field order 5 
job_Custom_6   
Job Custom field order 6 
Staff_cont_FirstName 
Typically named – Estimator manager first name 
Staff_cont_MI 
Typically named – Estimator manager middle initial 
Staff_cont_LastName  
Typically named – Estimator manager last name 
Staff_cont_Initials 
Typically named – Estimator manager initials emp file 
Staff_cont_FullName 
Typically named – Estimator manager full name 
Staff_cont_ContactName  
Typically named – Estimator manager contact name 
Staff_cont_Email  
Typically named – Estimator manager email address 
Staff_BUILDER_Contact_Phone1   
Phone 1 
Staff_BUILDER_Contact_Phone2   
Phone 2 
Staff_BUILDER_Contact_Phone3   
Phone 3 
Staff_BUILDER_Contact_Phone4   
Phone 4 
Staff_BUILDER_Contact_Phone5   
Phone 5 
Documents you may be interested
Documents you may be interested