How can I insert special characters, such as dingbats and accented letters, in my document?
Note that some of these (such as ©, ®, ™) overlap Word's built-in shortcut keys. This gives 
you more than one way to accomplish the same thing. Also, the shortcut keys give you 
backup in case you want to delete the AutoCorrect entries. For example, perhaps you often 
create lists beginning with (a), (b), (c), and you get tired of having the list become (a), (b), ©. 
So you delete the AutoCorrect entry for (c). But you can still create © using Alt+Ctrl+C.
Note also that the remaining entries (the “dingbats”) are characters from the Wingdings font. 
They can be entered from any font and will not change if you change fonts.
You can create an AutoCorrect entry for any special character. Just select the character in the 
Symbol dialog, press the AutoCorrect… button, and type the combination of letters or symbols 
you want to be replaced by the given character. Note that the entry is stored as “formatted 
text” and therefore will be entered in the selected font regardless of what font you are using in 
your document.
Direct keypad entry
The oldest way to insert special characters in Word, and still one of the most dependable, is to 
enter the character number on the numeric keypad. The 256-character ANSI character set 
actually contains about 224 “characters”; the first 32 positions (character numbers 0–31) are 
reserved for other keyboard functions and printer control commands such as Escape, 
Backspace, Tab, Line Feed, Carriage Return, and so on. If you know the number of the 
character you want, you can enter it by pressing the Alt key and typing the number, preceded 
by enough leading zeroes to pad it to four digits, on the numeric keypad. For example, to 
insert the ¥ character, you would enter Alt+0165. The advantage to this method is that it 
works in virtually any Windows application, not just Word.
But how can you find out the number of the character in question? If you select Insert | 
Symbol in Word 97 and above, this information is available from the status bar. When you 
select a character in the Symbol dialog, the status bar displays (for example) “Insert Times 
New Roman character 165.”  
In Word 2000, it also displays the Unicode number for character numbers 160 and above – 
for example, “Insert Times New Roman character 165, (Unicode: 00A5).”. For character 
numbers greater than 255, it displays the Unicode number only, and not the character number 
(unfortunately).
Word 2002 displays the Unicode or character number (your choice) in the dialog itself:
http://word.mvps.org/FAQs/General/InsertSpecChars.htm (4 of 8)10/16/09 5:33 PM
How to convert pdf to ppt using - application software cloud:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
How to convert pdf to ppt using - application software cloud:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
How can I insert special characters, such as dingbats and accented letters, in my document?
In Word 2002, you can insert characters directly from the keyboard if you know the Unicode 
number, by typing the Unicode number and pressing Alt+X (this also works in certain dialogs, 
such as Find and Replace).
Another way is to use the Windows Character Map. This applet is one of Windows' 
Accessories and can be found at Start | Programs | Accessories | Character Map in 
Windows 95 and at Start | Programs | Accessories | System Tools | Character Map in 
Windows 98. If you don't find it at either of those places on your system, you can use 
Windows Find to search for Charmap.exe. You can then create a shortcut to that file from 
someplace easily accessible. If you use it a lot, you may want to put it directly on the Start 
menu (by placing a shortcut in the Windows\Start Menu folder). 
Some other points worth noting
Fonts in the Symbol dialog 
The first time you use this dialog, the Font box will probably be displaying “(normal text).” 
That means the characters that will be inserted will come from the font you are currently 
using. Moreover, if you change the font of your document, the character you inserted will be 
changed to the new font.
If you scroll down the font list, you will see quite a lot of other fonts listed, but not all the fonts 
you have installed (that is, not all that are listed in Word's main Font list). The fonts presented 
in this dialog (aside from “(normal text)”) are supposed to be “decorative” fonts – that is fonts 
whose character set is different from that of the standard alphanumeric font (the ASCII or 
ANSI character set). These are often called “symbol,” “dingbat,” or “pi” fonts. Two of the 
“Windows core fonts” – Symbol and Wingdings – are such fonts, and are by far the most 
frequently used (Zapf Dingbats is another commonly used one). If you have Internet Explorer 
installed, you probably also have Webdings. Word, Office, and other Microsoft applications 
install other fonts of this type, and others may come with your printer.
But you may see fonts listed whose character set is identical to, say, Times New Roman 
(though the letters may be very ornamental, they are not “decorative” in this specific sense). 
And you may have “dingbat” fonts that are not listed. There is evidently a marker in font files 
that tells Word whether or not to include them in this category; some fonts have it 
unnecessarily, and some qualifying fonts are missing it. But you can force any installed font to 
appear in the list: just type in the font name exactly as it appears in Word's font list and press 
Enter or click anywhere in the character grid. The characters in that font should then appear. 
(Occasionally all the characters in a font will appear in the Symbol dialog as squares. This 
problem may or may not be solved by updating your display driver.)
How Word deals with symbols when you change fonts 
There is a difference in the way Word treats the characters you insert from the Symbol dialog. 
As already stated, if you insert a character from “(normal text),” it is treated as 
interchangeable with the same character in any other font. This should not cause problems 
unless you change to a font that does not include these characters. For example, some older, 
cheaper fonts contain only the characters that can be entered from the keyboard and perhaps 
a few others. If you have inserted an accented letter that is not included in that font, it will be 
displayed and printed as a small square. Also, the new Unicode versions of Windows core 
fonts contain many more characters than the standard ANSI character set, including 
characters such as: 
http://word.mvps.org/FAQs/General/InsertSpecChars.htm (5 of 8)10/16/09 5:33 PM
application software cloud:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Easy converting! We try to make it as easy as possible to convert your PPTX/PPT files to PDF.
www.rasteredge.com
application software cloud:How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word
From MS-PPT and MS-PPTX to Word. RootPath + "\\" Output.docx"; // Load a PDF document PDFDocument doc = new PDFDocument(inputFilePath); // Convert it to Word
www.rasteredge.com
How can I insert special characters, such as dingbats and accented letters, in my document?
These also will not will translate properly to older fonts that contain only the ANSI characters. 
Keep this in mind in deciding whether to insert a symbol that is part of the extended character 
set in Times New Roman or Arial or to use the same symbol from, say, the Symbol or 
Wingdings font.
When you insert a symbol from Symbol or Wingdings, Word treats it differently from a “
(normal text)” character. In earlier versions of Word, these symbols were inserted as Symbol 
fields, which protected them from being updated when the font was changed. In newer 
Unicode-aware versions of Word, these characters are recognized as being different by 
having different glyph numbers from the standard character set (more on this later). If you 
insert one of these symbols and change the font of the paragraph it is in, it will not be 
changed. But if you insert a character from one of the fonts whose character set is the same 
as that of “(normal text)” (that is, one of those fonts that shouldn't be in the list to begin with), 
Word recognizes this and will change it to a new font whether you want it to or not. 
Unfortunately, this also applies to the bona fide symbol fonts that Word has not seen fit to 
include in the font list. (For a way around this, see How to protect symbols from updating 
when you apply a different font to a paragraph, below.) 
What is Unicode? 
A complete explanation of Unicode is beyond the scope of this article, but a rudimentary 
knowledge of it is helpful in understanding how fonts work in recent versions of Word. More 
information on the Unicode standard can be found in the Unicode Introduction at the Agfa 
Monotype Corporation Web site. (Agfa Monotype Corporation supplies many of the fonts 
distributed with Microsoft products, including Times New Roman and Arial; and they co-
develooped the Arial Unicode font with Microsoft.)
There is also a good Unicode Introduction on the unicode.org site.
According to the former article:
Unicode is a worldwide character encoding standard designed to enable the global 
interchange of multilingual digital information. The inventors of Unicode had the goal 
of supporting all the world's scripts while accommodating existing national and 
international character sets.
Most computer users in the West are accustomed to character sets based on the 
Latin-1 standard (ISO 8859 series), which contains only Latin-script characters for 
Western Europe. While Latin-1 supports about 200 characters, Unicode supports 
65,000 characters.
According to this source, “A base-level Unicode-based conformant font would include: Pan-
European Latin, Cyrillic, Greek, Hebrew, and Arabic.” If you look at Times New Roman or 
Arial in the Symbol dialog (provided you have the Unicode-based versions), you will see that 
they do indeed contain these characters. These character sets comprise 1,140 or so of the 
65,000 characters supported by Unicode.
You can get specific information about which character sets a font contains by installing the 
Font properties extension, which you can download for free. Once you've installed it, right-
click on any font displayed in the Fonts folder (c:\windows\fonts) and choose Properties. The 
“CharSet/Unicode” tab displays whatever information is available in the font. The Properties 
for Times New Roman are shown below.
http://word.mvps.org/FAQs/General/InsertSpecChars.htm (6 of 8)10/16/09 5:33 PM
application software cloud:C# TIFF: Learn to Convert MS Word, Excel, and PPT to TIFF Image
using RasterEdge.Imaging.PowerPoint; Load your PPT (.pptx) document null == doc) throw new Exception("Fail to load PowerPoint Document"); // Convert PPT to Tiff
www.rasteredge.com
application software cloud:C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document
high performance PDF conversion from Microsoft PowerPoint (.ppt and .pptx). FILE_TYPE_UNSUPPORT: Console.WriteLine("Fail: can not convert to PDF, file type
www.rasteredge.com
How can I insert special characters, such as dingbats and accented letters, in my document?
As an aside, the other tabs the Font properties extension gives you access to are also very 
interesting – for instance, this is the “Description” tab for Times New Roman:
The Unicode standard distinguishes between a “character” (such as a particular letter of the 
alphabet) and a “glyph” (the rendering of it in a particular font). “A character set [is] an 
ordered collection of characters, while a font is an ordered collection of glyphs.” The 
characters are considered interchangeable. Therefore, if you select a character in the “
(normal text)” display in the Symbol dialog and press the Shortcut Key… button, the 
Customize Keyboard dialog displays, “Inserts the x character.” It says this even when it is 
incapable of displaying the character, in which case it shows: “Inserts the ? character.”
But when you select a symbol from one of the other (“decorative”) fonts in the dialog and 
press the Shortcut Key… button, the dialog displays, for example, “Wingdings: 61649,” where 
61649 is the Unicode number of the character. Note, however, that this number is not a 
unique identifier of that specific symbol in that particular font. All symbol fonts use the Symbol 
http://word.mvps.org/FAQs/General/InsertSpecChars.htm (7 of 8)10/16/09 5:33 PM
application software cloud:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
the order of current PowerPoint slides using VB.NET control add-on can do PPT creating, loading powerful & profession imaging controls, PDF document, image to
www.rasteredge.com
application software cloud:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
VB.NET PowerPoint - Render PPT to PDF in VB.NET. How to Convert PowerPoint Slide to PDF Using VB.NET Code in .NET. Visual C#. VB.NET. Home > .NET Imaging SDK >
www.rasteredge.com
How can I insert special characters, such as dingbats and accented letters, in my document?
character set, which has the range 61472–61695. So this number will be the same for the 
symbol in the same position in the character set in any symbol font.
In Word 97, there is no way in to either ascertain the Unicode number of characters in the 
basic character set or to enter them manually through the numeric keypad as you can the 
ANSI character set.
As discussed above, in Word 2000 you can ascertain the Unicode number from the status 
bar, but you cannot insert an upper Unicode character directly in the document using that 
number (without resorting to a macro).
In Word 2002 you can insert Unicode characters from the keyboard using Alt + X. 
How to protect symbols from updating when you apply a different font to a paragraph 
As noted earlier, you can force the Symbol dialog to display any font, but Word does not 
recognize as “decorative” any fonts that it doesn't list, and so characters from these fonts are 
not protected from updating. For example, you can insert a hedera (vine leaf) from the Minion 
Ornaments font (a Type 1 PostScript font that is not listed), but if you change the font of an 
entire paragraph, the character will become an n. One way (possibly the only way) to prevent 
this from happening is to insert the character as a Symbol field. The syntax for this field is 
{ SYMBOL 0xxx \f "Font Name" }. To enter the vine leaf character in this way, then, you would 
insert this field: { SYMBOL 0110 \f "Minion Ornaments" } –- assuming you had the Minion 
Ornaments font installed. You can also enter the Unicode character number using the \u 
switch, but you still have to specify the font since the Unicode numbers are the same for all 
fonts using the “Symbol character set.” 
Printing problems 
Sometimes the symbols appear correctly on the screen but have the wrong character or a box 
when printed. Sometimes this can be fixed by changing settings in the printer driver (e.g. to 
print as graphics or by changing font substitution settings).
Related articles 
Finding and replacing non-printing characters (such as paragraph marks), other 
special characters, and text formatting 
Finding and replacing symbols 
Inserting Hebrew vowels in a document, using the Hebrew language version of 
Word 
Send all feedback to word@mvps.org  
Top  - Ctrl+Home
Previous - Alt+left arrow
Page Updated: 
http://word.mvps.org/FAQs/General/InsertSpecChars.htm (8 of 8)10/16/09 5:33 PM
application software cloud:VB.NET PowerPoint: Use PowerPoint SDK to Create, Load and Save PPT
This page mainly focuses on how users can get started by using this perfect VB.NET PPT document control with document pre-processing functions, including
www.rasteredge.com
application software cloud:VB.NET PowerPoint: Extract & Collect PPT Slide(s) Using VB Sample
NET PPT slide extracting demo code using RasterEdge VB NET PPT slide adding/removing, PPT merging/splitting & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
Setting tabs
Microsoft Word MVP FAQ Site
Home 
Site Map 
Word:mac 
FAQ 
Tutorials 
Downloads 
Find Help 
Suggestions 
Links 
About Us 
Search
Setting tabs
Article contributed by Suzanne S. Barnhill and Dave Rado
Most Word users who are old enough to have used a typewriter will have had some 
experience in setting tab stops in order to position text to line up accurately without having to 
use multiple spaces. In Word (or any other word processor), this becomes even more vital 
because in most cases you will be using proportional fonts. Most typewriters produce text in 
which every character (including the space) is the same width; the equivalent in word 
processing terms is a monospaced font, such as Courier New. Although it is possible, using a 
monospaced font, to line up text using spaces alone, tabs are much more efficient. Tabs are 
also the only way to accurately line up text in a proportional font because the characters have 
varying widths.
Why set them?  
By default, a Word document has built-in tab stops at half-inch intervals. You can change the 
default spacing in a given document using the spin box in the top right corner of the Format | 
Tabs dialog, but in general it is preferable to avoid using the built-in tab stops at all.
Have you ever tried pasting from someone else's documents into your own, or even just 
changing the page margins, or the font; and found that their tabbed lists no longer line up—so 
you have to waste a lot of time reformatting them? If so, it's because the person who created 
the document didn't use tabs properly.
If you use the built-in tabs, (and even, as many people do, use the space bar to simulate right-
aligned tabs); and therefore end up tabbing once on some lines, more on others, depending 
on how much text you're typing on a given line, then the tab positions will be determined by 
the document's margins and by the font in use.
The golden rules when it comes to using tabs are: do set the tab positions yourself, and don't 
press the tab key more than once between any two blocks of text: set a tab position instead. 
You can easily see whether a tabbed list has been created properly by clicking the Show/
Hide ¶ button , so you can see where the tabs are.
Figure 1:  How not to use tabs   
Multiple tabs between the text blocks, spaces have been used to simulate right-aligned tabs – this list will go 
all over the place if the page margins or font are ever changed, or if the list is ever pasted into another 
document
Figure 2:  These tabs have been set properly  
A left indent and a decimal tabstop have been set on the ruler, there are no redundant tabs or spaces in the 
document  – this list will be very easy to maintain
Types of tabs
The Tabs dialog (accessed via Format | Tabs in Word 2003 and earlier) lists five kinds of tab 
stops, as follows:
l
Left. This is the type you are probably most familiar with, the one you get by default 
when you press the Tab key. Text is left-aligned at the tab stop position.
l
Center. When you tab to a Center tab stop, the text you type is centered at the tab 
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/SettingTabs.htm (1 of 3)10/16/09 5:33 PM
Setting tabs
stop position.
l
Right. Text is right-aligned at the tab stop position.
l
Decimal. This is a variant of the right-aligned tab stop. Text is aligned on the first non-
numeric character (apart from the thousands separator) following a series of numbers. 
This type of tab stop is commonly used to align numbers with varying numbers of 
decimal places, but a decimal point is not required since the text is aligned where the 
decimal point would be if there were one. This makes it possible to align a mixture of 
negative numbers in parentheses and positive numbers without parentheses, numbers 
followed by footnote references (letters or symbols), or any other type of number 
followed by a non-numeric character.
l
Bar. Bar tabs, which aren’t really tabs at all but have been included in this dialog 
because some Microsoft designer found it convenient, are an almost totally 
undocumented feature in Word. They can be very useful occasionally, but only you will 
be able to figure out when they might be useful for you. When you set a bar tab, you 
get a thin vertical line at the tab stop position in each line of a paragraph. You don't 
actually have to tab to it; it's there all the time, and it extends to the full height of the 
text line, making a solid line throughout the paragraph. It doesn't take the place of a 
paragraph border or cell borders in a table (although its original purpose was to 
simulate cell borders in tables), but every now and then it's just what you want.
How to set them
Like many tasks in Word, setting tabs can be done in more than one way. Which one you use 
will mostly depend on which is most intuitive for you.
The Tabs dialog is the ultimate way to set tabs. Here you can type in an exact figure (down to 
hundredths of an inch), choose the kind of tab you want, and set a tab leader if desired. It is 
the only way to set a tab leader, which is typically a dotted line (period leader) filling the space 
taken up by the tab, used most commonly in tables of contents, but there are four different 
choices of tab leader available. It is also the only way to set a bar tab in Word 97 and earlier 
versions.
Note: It is far from obvious how to access the Tabs dialog in Word 2007. The Help file will tell 
you to double-click on any tab stop on the ruler (see below); if you are using an unpatched 
copy of Word 2007, this is the only correct way to do it, even if you have to set a tab stop 
temporarily in order to use this method. The alternative method Help suggests is to open the 
Paragraph dialog (using the dialog launcher in the Paragraph group on the Home or Page 
Layout tab) and click the Tabs… button. The “gotcha” (in the original release of Word 2007) 
is that, if you access the Tabs dialog this way, the settings you choose (even though they may 
be intended for a single paragraph) will be set as the document defaults and will be applied to 
the Normal template (Normal.dotm). This egregious bug was corrected by Service Pack 1, so 
if you have applied SP1, this will not be a problem.
Unless you want to set a bar tab or a tab leader, however, it is rarely necessary to visit the 
Tabs dialog. Usually the easiest way to set tabs is using the ruler bar. If you do not have the 
ruler displayed, check that item on the View menu (check the Ruler box in the Show/Hide 
group on the View tab in Word 2007). On the left side of the ruler is a button with an icon that 
looks like an L.
This button shows which kind of tab stop is currently selected; the default is a left tab. Click 
anywhere on the ruler, and you will have set a tab stop; you will see a small L on the ruler. By 
default, the tab stop will be set at one of the ruler markings or halfway between them. If your 
ruler display shows inches, this means that tabs can be set only at intervals of 1/16" (which is 
usually close enough) unless you press the Alt key while dragging the tab marker; when you 
do this, you will see measurements displayed, and you can set tab stops just as precisely as 
in the Tabs dialog.
Note: The built-in tab stops (at half-inch intervals by default) are not shown on the ruler in any 
way, so it may not be obvious to you that whenever you set a custom tab stop, all the built-in 
tab stops to the left of it are deleted so that when you press Tab you go directly to the tab stop 
you set. The built-in stops to the right of your custom stop remain.
At least three other types of tab stops can be set using the ruler. If you click on the L button, it 
will change to the icons that represent centerright, and decimal tab stops. These are, 
respectively, an upside-down T, a backwards L, and an upside-down T with a dot (see Figure 
2 for an example of a decimal tab stop). When you have reached the kind you need and click 
on the ruler bar, you will place that type of tab stop.
In Word 2002 and above, the bar tab has also been added to the rotation, along with buttons 
for first-line and hanging indents. (My personal feeling about the last two is that they are 
entirely superfluous—it is much easier just to drag the corresponding markers on the ruler—
and rather tricky to use, not to mention that they result in requiring additional clicks on the 
button to get back to the left tab stop.)
You can move these tab stops as needed; just click on one of the markers and drag it where it 
is needed. This is very handy if you want to set up a simple table using tabs: you can enter 
data such as the following:
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/SettingTabs.htm (2 of 3)10/16/09 5:33 PM
Setting tabs
Item<tab>Item<tab>$Number 
Another item<tab>A very long item<tab>number 
And so on.
After you've finished the whole list and can see where the tab stops need to be, you can 
select the entire block and place the tab stops as needed.
Note: Like every other kind of paragraph-level formatting, tab stops in Word affect just the 
paragraph in which they are set and any other paragraphs that may later be created by 
pressing Enter. This means that you can set tab stops in a paragraph while you are writing it 
and keep those same settings for as long as you keep writing, until you change them in 
another paragraph, but, if you have already entered text and go back and set tab stops, they 
will affect only the paragraph where the insertion point is located or any block of text you have 
selected. This is really a very powerful tool, but it is not always intuitive for beginners.
One of the things I especially like about Word is that you can set tab stops beyond the right 
page or paragraph margin, which makes it very easy to do, say, invoices with a multi-line 
entry that wraps short of the right page margin (because the paragraph has a right indent), 
while the money amount is at a right tab stop at the right page margin (beyond the paragraph 
margin). This is also useful for long entries in tables of contents.
Tabs and Tables  
You might think that using tables would be a substitute for tabs, and to a large extent it is, but 
you can also set tab stops in tables; the trick is that you have to use Ctrl+Tab to get to the tab 
stop, because Tab alone takes you to the next table cell. Also, if you set a decimal tab in a 
table, the cell contents (which must be left-aligned), will jump to that tab automatically: you 
don't have to enter a tab character.
A borderless table has one other major advantage over a tabbed list—the text in it can word-
wrap. You may very well start out using a tabbed list, then realize halfway through that you 
need the text to word-wrap. Provided you have used tabs properly, this is almost a one-step 
process: on the Table menu, select Convert | Text to Table, confirm the desired number of 
rows and columns in the ensuing dialog, press Enter, and you're done (in Word 2007, find the 
Convert Text to Table command by clicking the Table button in the Tables group on the 
Insert tab). But if you tabbed more than once between any two blocks of text, the resulting 
table will be a mess.
First-line indents
One more word of advice about tabs: If you are accustomed to indenting the first line of a 
paragraph using a tab, don't do it. The proper (and timesaving) way to do this in Word is to 
use a first-line indent. You can set this in the Format | Paragraph dialog (accessed via the 
dialog launcher arrow in the Paragraph group on the Home tab in Word 2007) or by dragging 
the first-line indent marker on the ruler bar. This is the top triangle of the three buttons to the 
right of the tab selector button. If you hover your mouse over it, the ScreenTip will say “First 
Line Indent.” (The other two are for Left Indent—there's a corresponding Right Indent on the 
other side—and Hanging Indent.)
Send all feedback to word@mvps.org  
Top  - Ctrl+Home
Previous - Alt+left arrow
Page Updated: 
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/SettingTabs.htm (3 of 3)10/16/09 5:33 PM
Ruler of all you survey: How to make the best use of Word's rulers
Microsoft Word MVP FAQ Site
Home 
Site Map 
Word:mac 
FAQ 
Tutorials 
Downloads 
Find Help 
Suggestions 
Links 
About Us 
Search
Ruler of all you survey: How to make the best 
use of Word's rulers
Article contributed by Suzanne S. Barnhill and Dave Rado
Overview
The way in which most users set a hanging indent is as follows. They type until they get to the 
beginning of the second line of the paragraph, and they press Tab. Then they type to the 
beginning of the next line and press Tab. And so they continue. They end up with paragraphs 
which (with non-printing characters displayed) look something like this:
Figure 1: How NOT to set a hanging indent! 
This document will be a maintenance nightmare  
Later, if they need to add or delete a word somewhere, or paste it into another document with 
different margins, the text will go all over the place, and some poor soul will have to spend a 
great deal of time reformatting the document.
To avoid spaghetti indents, set indents using the ruler:
Figure 2: These indents have been set properly, using the ruler.   
The text can be modified or pasted into any other document without any  
reformatting being required. This document will be easy to maintain. 
If you work for a company of any size at all, then simply getting your staff to use the ruler 
properly will save them many hours every week, and significantly increase your company's 
profitability.
What rulers? Where?
Although Word's rulers, both horizontal and vertical, are displayed by default, you or the 
person who set up or previously used your computer may have hidden them to maximize 
usable screen area. If you don't see anything at the top or side of your screen that looks like a 
ruler, here's what to do:
1. On the View menu, select Ruler. This setting toggles the ruler's display. The result will be 
to display the horizontal ruler in all views and the vertical ruler subject to the conditions 
described in step 2.
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/UsingRulers.htm (1 of 4)10/16/09 5:34 PM
Ruler of all you survey: How to make the best use of Word's rulers
2. If you're in Normal view, you will never see the vertical ruler, but if you are in Page Layout 
(Print Layout) view and still don't see it, go to the View tab of Tools | Options and check 
the check box for “Vertical ruler” (at the bottom under “Window”). Note that selecting this 
option doesn't force display of the vertical ruler; it just adds it to the rulers that are toggled 
on and off with the View | Ruler menu item.
Want the best of both worlds? Want to see the ruler only when you need to use it? Toggle the 
ruler display off on the View menu, and check the box for “Provide feedback with animation” 
on the General tab of Tools | Options. You will then see just the edge of one or both rulers. 
When you carefully mouse over this edge, the ruler will slide into view. 
Using the horizontal ruler
Using the horizontal ruler can save you a lot of trips to the Format | Tabs, Format | 
Paragraph, and File | Page Setup dialogs (or make it easier to get there). It is also useful 
when working in tables or columns.
Setting tabs
For a full explanation of how to set tabs using the ruler, see Setting tabs
When you need to use the Format | Tabs dialog to refine your tab formatting by adding tab 
leaders or fine-tuning the location of tab stops, you can access this dialog from the ruler. With 
the mouse pointer on a tab marker or the ruler itself, right-double-click with your mouse; or left 
double-click on the grey portion at the bottom of the ruler. The chief drawback to this method 
is that it results in setting a tab stop if you have clicked where there was not already a tab 
marker. 
Setting paragraph margins and indents
If you hold your mouse over the triangular sliders at either end of the ruler, 
you will see (provided you have ScreenTips enabled) that they are 
identified as Right Indent, Hanging Indent, and First Line Indent. The 
rectangular slider is Left Indent. A little experimentation in a previously 
entered text paragraph will quickly reveal what they do.   
You'll see that the Hanging Indent drags the Left Indent Marker with it, 
but if you carefully grab just the Left Indent alone, it will drag both the 
Hanging Indent and the First Line Indent markers, resulting in indenting 
the entire left margin.
Despite the name, you can also use these sliders to “outdent” (or 
negatively indent) a paragraph. 
You will probably have figured out that the white area in the center represents the text area of 
the page and the darker portion on the right (and left if you're in Page Layout/Print Layout 
view) represents the page margins. If you drag a marker into the grey area, the paragraph will 
extend into the left or right margin. 
It might appear that the left margin markers cannot be dragged to the left in Normal view, but 
in fact trial and error will show that they can. If you want to be able to see this portion of the 
ruler before you start dragging, press the Shift key while you click on the left arrow on the 
horizontal scroll bar. (If you do not see the horizontal scroll bar at the bottom of your screen 
above the status bar, you need to check the appropriate box on the View tab of Tools | 
Options.) 
By default, ruler sliders snap to “detents” or “click-stops” at intervals (the interval is 0.06" if 
you have selected inches as your unit of measurement). But you can override this behavior by 
pressing Alt while dragging. Not only does this allow the sliders to move freely, but the 
relative measurements are also displayed as you drag (as illustrated below). 
Setting page margins
The horizontal ruler can also be used to set left and right page margins, but only in Page 
Layout (Print Layout) view. If you hover your mouse just above the Left Indent or Right Indent 
marker, you will see that the pointer changes to a double-headed horizontal arrow, and the 
ScreenTip says “Left Margin” or “Right Margin.”
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/UsingRulers.htm (2 of 4)10/16/09 5:34 PM
Documents you may be interested
Documents you may be interested