asp.net core pdf editor : How to convert pdf slides to powerpoint SDK software API wpf winforms .net sharepoint How%20to%20Use%20Word4-part1409

Ruler of all you survey: How to make the best use of Word's rulers
Dragging will then change the corresponding margin. Once again, pressing Alt will allow you 
to see the relative measurements as you drag.
You should note an important difference between this action and the action of setting tabs or 
paragraph margins or indents using the ruler. When you change paragraph formatting or set 
tabs without text selected, your actions apply to the paragraph in which the insertion point is 
located. If you have multiple paragraphs selected, the formatting is applied to all the selected 
text. Because page margins are a section property, however, when you change margins, 
whether or not you have text selected, the margins will be changed for the entire document 
(or the current section if there is more than one). This may surprise former WordPerfect users, 
who have been accustomed to being able to change page margins for selected text (Word 
accomplishes the same thing by changing the paragraph margins). 
Using the vertical ruler
In the same way, you can change top and bottom margins using the vertical ruler. 
When you are in the header or footer pane, you can also change the header or 
footer margin (as well as the top or bottom margin, respectively). 
If you prefer to set margins in the Page Setup dialog, or if you have other settings to 
make in that dialog, you can easily access it by double-clicking on one of the grey 
borders of either the horizontal or the vertical ruler (be careful to avoid the white 
area in the center; although double-clicking the centre of the white bit also brings up 
the Page Setup dialog, clicking nearer the bottom of the white area will set a tab 
stop).
Sizing objects using the rulers
When your insertion point is in a text box or you have a frame or floating graphic 
selected, you will see that the display on both horizontal and vertical rulers changes 
to reflect the size of the selected object.  
You can size the object by dragging in the ruler in the same way that you drag to change page 
margins. When your pointer shows the ScreenTip “Adjust Left” or “Adjust Right,” “Adjust 
Top” or “Adjust Bottom,” you can drag to change the size. You may wonder why in the world 
you would want to do this when it's just as easy to drag the borders of the object itself. The 
difference is that if you press Alt before dragging, you can see the resulting size of the object. 
Better still, if you just press Alt and press and hold the left mouse button without dragging, 
you can see the current size of the object without a trip to the Format | Object dialog. 
Using the rulers to format tables and columns
In the same way, you can resize newspaper-style columns and table rows and columns using 
the rulers. Although it is generally easier to drag row and column borders within a table 
(especially given the risk of dragging paragraph margins instead of column margins on the 
ruler), there is no other way to size newspaper-style columns outside the Format | Columns 
dialog. And here, too, you can press Alt and press and hold the left mouse button to get a 
display of the current dimensions of rows and columns. 
For newspaper-style columns, what you can do with the ruler depends on whether or not you 
have checked “Equal column width” in the Columns dialog; if this option is not checked, you 
can adjust the width of each column and the distance between columns independently; if it is 
checked, then dragging one marker drags all equally. For more on working with columns, see 
The strait and narrow: using columns
Using the horizontal ruler as a diagnostic tool
If you choose not to display the horizontal ruler, you are missing out on one of the most 
informative features of the Word workspace. Because it displays paragraph indents and tabs, 
it can be very helpful in troubleshooting problems with paragraph formatting. And if you've 
ever had text disappear entirely from a table cell because of a negative right paragraph indent 
combined with right-aligned text, you'll know how helpful the ruler can be in troubleshooting 
table formatting. Naturally there will be times when you want to eliminate clutter (though really 
this is what Print Preview is for), but as a general rule, you would be well advised to keep the 
rulers visible. 
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/UsingRulers.htm (3 of 4)10/16/09 5:34 PM
How to convert pdf slides to powerpoint - application Library cloud:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
How to convert pdf slides to powerpoint - application Library cloud:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
Ruler of all you survey: How to make the best use of Word's rulers
Send all feedback to word@mvps.org  
Top  - Ctrl+Home
Previous - Alt+left arrow
Page Updated: 
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/UsingRulers.htm (4 of 4)10/16/09 5:34 PM
application Library cloud:C# PowerPoint - How to Process PowerPoint
slides sorting library can help you a lot. Extract Slides from PowerPoint in C#.NET. Use C# sample code to extract single or several
www.rasteredge.com
application Library cloud:VB.NET PowerPoint: Read, Edit and Process PPTX File
split PowerPoint file, change the order of PPTX sildes and extract one or more slides from PowerPoint How to convert PowerPoint to PDF, render PowerPoint to
www.rasteredge.com
The strait and narrow: using columns
Microsoft Word MVP FAQ Site
Home 
Site Map 
Word:mac 
FAQ 
Tutorials 
Downloads 
Find Help 
Suggestions 
Links 
About Us 
Search
The strait and narrow: using columns
Article contributed by Suzanne S. Barnhill and Dave Rado
When you open a new blank document in Word, you begin typing at the left side of the screen/
page and continue typing to the right margin, where Word wraps your text back to the left so 
you can start again. All your lines of text are full width. But sometimes you need to divide your 
text into two or more columns.
Types of columns (tables, snaking columns, or ??)
Word gives you several different ways of lining up columns of text. Which one you use 
depends on what you want the text to do.
Tabs
If you want to enter text in one column, then text in another column on the same line, then 
more text in the first column (but on the next line), and so on, and if each of the entries will fit 
on one line, you may be able to align the columns using tabs. What you're doing here is 
creating a “tabbed table”:
Just be sure you set a specific tab stop for each column location; don't use Word's built-in 
tabs.
Tables
If you want to be able to enter some text in one column, then text in another column aligned 
with it, then text in the first column again, then the second (and possibly a third, fourth, or 
more), and if the text in each column must be able to wrap to the next line, then what you 
want is a table. A table allows you to align text vertically as well as horizontally. Whenever you 
need to “synch” the columns, you begin a new row.
Table columns are especially good for things like opera scores, where you need the text in the 
original score and the translation to line up with each other vertically.
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/UsingColumns.htm (1 of 5)10/16/09 5:34 PM
application Library cloud:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
add image to slide, extract slides and merge library SDK, this VB.NET PowerPoint processing control powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
application Library cloud:VB.NET PowerPoint: Sort and Reorder PowerPoint Slides by Using VB.
clip art or screenshot to PowerPoint document slide large amount of robust PPT slides/pages editing powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
The strait and narrow: using columns
Text box columns
It is possible to get text to flow from one Text Box to another. To do this, click on the first Text 
Box, then click on the Link button on the Text Box toolbar that will now be visible, and click on 
the second textbox.
The idea of Text Box columns is that, unlike snaking columns (which are covered in detail 
below), they can be used to cater for articles which start on page 1 of a publication and 
continue in the middle of page 14. An example is to be found in the (appallingly formatted!) 
Newsletter Wizard that is supplied with some versions of Microsoft Office (Word 2007 has no 
wizards, but there are plenty of equally appalling templates in the Template Gallery at 
Microsoft Office Online).
However, Text Box columns don't work well and are best avoided. If you need the ability to 
flow text between non-consecutive pages, you will save yourself a lot of heartache by using a 
DTP package such as MS Publisher or Adobe PageMaker. For most purposes, however, 
snaking columns work admirably.
Snaking columns
If you want the text to fill the first column and then snake into the next and fill it, continuing 
from Column A to Column B, then Column A on the next page, then you want newspaper-
style columns, the subject of this article. (Note that this type of columns is not appropriate for 
text to be aligned vertically across the page; for that you need to use a table).
If you can make any sense of the above passage,  
you should have no trouble learning to work with columns!
Parallel columns
If you are coming to Word from WordPerfect, you may be used to having another option: 
parallel columns. Word doesn't offer this option, but you can achieve the same effect using a 
one-row table with the required number of columns. Be aware, though, that Word can be 
uncomfortable with very long single-row tables, which may lead to document corruption. 
Usually you will want to start a new row occasionally, anyway, to line up text in the two (or 
more) columns.
How many columns?
The most common reason for using newspaper-style columns is to create (as the name 
suggests) something like a newspaper. Dividing the page width into narrower lines allows you 
to use smaller type without creating an unreadable line length. (A general rule of thumb is to 
have no more than 1½ alphabets, or 40–60 characters, in a line.) For some documents, such 
as newsletters, the number of columns can vary, and columns may be of unequal widths. For 
other documents, such as a three- or four-panel brochure, it makes sense to have one column 
of text for each panel (though sometimes a heading or other design element or even an entire 
column will spread over two or more panels). However many columns you decide to have, 
and whether they are of equal or unequal widths, you can easily create them in Word.
Getting started
Sometimes you will want just one portion of your document to have multiple columns. We'll 
discuss later how to accomplish that. For now, however, let's assume that your entire 
document will be multicolumn. For illustration purposes, let's say that it is a four-panel 
brochure on legal-sized paper in landscape orientation.
Planning your columns
Since the document will be folded, you will want to allow enough space between the columns 
to leave a reasonable margin on each panel. This margin should be the same as the outside 
margin, meaning that the space between columns will need to be double the outside margin. 
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/UsingColumns.htm (2 of 5)10/16/09 5:34 PM
application Library cloud:VB.NET PowerPoint: Use PowerPoint SDK to Create, Load and Save PPT
Besides, users also can get the precise PowerPoint slides count as soon as the PowerPoint document has been loaded by using the page number getting method.
www.rasteredge.com
application Library cloud:VB.NET PowerPoint: Extract & Collect PPT Slide(s) Using VB Sample
want to combine these extracted slides into a please read this VB.NET PowerPoint slide processing powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
The strait and narrow: using columns
By default, Word puts half an inch between columns, so you could make your outside margins 
a quarter of an inch, but that might be pushing the limits of your printer or a photocopier, so 
let's say you'll set 0.3" left and right margins and plan to have 0.6" between columns.
l
Word 2003 and earlier: After setting your document margins in File | Page Setup, click 
on the Columns 
button on the Standard toolbar, drag to select four columns, and 
release. Your document will now be divided into four columns. You can also use 
Format | Columns to access the Columns dialog.
l
Word 2007: After setting your document margins through Page Layout | Page Setup | 
Margins or in the Page Setup dialog (accessed via the dialog launcher arrow in the 
bottom right corner of the Page Setup group), click Columns in the Page Setup group 
and choose More Columns…  This opens the Columns dialog (see figure below), 
where you can choose the number of columns.
What you will see
If you are working in Page Layout (Print Layout) view and have text boundaries displayed, you 
will see that the text area has been divided into four rectangles (you will have to set Zoom to 
Page Width to see all four at once).
Note: If you don't have text boundaries displayed, you can select this option as follows: In 
Word 2003 and earlier, check the box for “Text boundaries” on the View tab of Tools | 
Options. In Word 2007, this option is at Office Button | Word Options | Advanced | Show 
document content: “Show text boundaries.”
You will also see a change in the horizontal ruler. 
If you are working in Normal (Draft) view, the only change you will see will be in the ruler, but 
when you type you will find that your line now wraps at a shorter length. For this reason, make 
sure that you don't have very large paragraph indents. If one of your styles, for example, has 
a one-inch indent both left and right (the default formatting for the Block Text style), there 
won't be much left of it in a column less than three inches wide! 
Completing the setup
At this point, you will still have only 0.5" between columns. To change this to 0.6", you will 
need to visit the Columns dialog. You can access it from the Format menu or Page Setup 
group on the Ribbon, as described above, but a quick way to access it is from the ruler: 
mouse over the space between columns until your pointer changes to a double-headed 
horizontal arrow and the ScreenTip says “Left Margin,” “Right Margin,” or “Move Column”; 
then double-click. 
Check the box for “Equal column width.” You'll notice that all the columns except Column 1 
are now dimmed. Use the spin button to change the Spacing 0.5" to 0.6" (note that Word 
adjusts the Width automatically). 
You've done all you need to do for now, but take a look around if you like before you OK out 
of the dialog. Notice that, if you don't choose “Equal column width,” you can change each 
column individually, along with the space between columns. You can also put a line between 
columns if you like; this line is of a fixed weight (which cannot be changed), but you can have 
it in any color you like, so long as it's black.
Working with snaking columns
You can now begin entering text. You will start typing in the first column. When it is filled, text 
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/UsingColumns.htm (3 of 5)10/16/09 5:34 PM
application Library cloud:VB.NET PowerPoint: Merge and Split PowerPoint Document(s) with PPT
of the split PPT document will contain slides/pages 1-4 code in VB.NET to finish PowerPoint document splitting If you want to see more PDF processing functions
www.rasteredge.com
application Library cloud:VB.NET PowerPoint: Complete PowerPoint Document Conversion in VB.
It contains PowerPoint documentation features and all PPT slides. Control to render and convert target PowerPoint or document formats, such as PDF, BMP, TIFF
www.rasteredge.com
The strait and narrow: using columns
will flow into the second column. If you're editing text near the top or bottom of a column, the 
constant text reflow may be distracting (and Word may find it challenging to update the display 
accurately). In such cases, you may find it easier to work in Normal (Draft) view, where you 
can type in a single long column.
This is all very well if you're typing continuous text, such as a newsletter article, but this is 
supposed to be a brochure, so you probably have several distinct portions. You may want to 
work in the second or third or fourth column before you finish the first. So how do you get 
there? Insert a column break with Ctrl+Shift+Enter. This will take you to the top of the next 
column. Note that column breaks, like page breaks, inherit their formatting from the following 
paragraph; this can sometimes be a problem. Also, sometimes you will eventually fill the first 
column so full that there is no need and indeed no room for a column break; in that case you 
may have to delete it. A column break in a filled column can be difficult to see in Page Layout 
(Print Layout) view, however, so you may need to switch to Normal (Draft) view to select and 
delete it.
Multicolumn sections in single-column documents
Sometimes you will want to divide just a portion of your document into more than one column. 
This is useful for long, narrow lists that would otherwise waste a lot of paper. Since columns 
are a section property, you will need to insert section breaks before and after the text you 
want to divide into multiple columns. Because you want the multicolumn section to be on the 
same page with the single-column text, these will need to be Continuous section breaks.
Although you can insert these breaks manually, there is an easier way. If you wait till you have 
typed some or all of the text you want to format into multiple columns, plus at least one 
paragraph (it can be empty) of the following single-column text, then all you have to do is 
select the text to be multicolumn and choose the desired number of columns using the 
Columns button or dialog. Word will take care of inserting the section breaks for you.
Note: If you need to insert a break manually, do it as follows: In Word 2003 and earlier, use 
Insert | Break and choose Continuous under “Section break types” in the Break dialog. In 
Word 2007, this dialog is available (as a gallery) via Page Layout | Page Setup | Breaks.
Whenever you have a multicolumn section in the middle of a page, Word will automatically 
balance the columns for you. If you want the columns to break differently (that is, unevenly), 
you can either insert a column break (Ctrl+Shift+Enter) or control text flow using the “Keep 
with next” and/or “Keep lines together” paragraph properties.
If a multicolumn section ends a page (because you have inserted a Next Page section break 
or a page break or formatted the next paragraph as “Page break before” or used “Keep with 
next” to force text to a new page), columns will not be balanced unless you insert a 
Continuous section break in addition to whatever other break you have used.
Some snaking column gotchas
There are a few limitations and danger areas you should be aware of when working with 
columns. 
Columns within columns
When you have divided your document or a portion of it into multiple columns, you can do 
almost everything you can do in a single-column document or section. You can use all the 
normal paragraph formatting (including borders), you can insert tables, floating or inline 
graphics, text boxes, equations, and so on. The only thing you can't do is have multiple 
columns within a column. Not even if you use a text box, since columns aren't permitted in 
text boxes, either. If you need to have multiple columns within a column, you will have to use 
either a table or tabs to align the columnar material.
Footnotes
Another limitation of columns is that they don't play well with footnotes. Footnotes in a 
multicolumn document will be wrapped to the column width. Moreover, if the footnote occurs 
in a multicolumn section in a single-column document, that section will insist on being on a 
page by itself even though you have used Continuous section breaks before and after it. 
The workaround for this is so clumsy that you may well decide it is not worth it, but if you must 
combine footnotes with columns and insist on full-width footnotes (and especially if the 
multicolumn section is part of a primarily single-column document), here's how to solve the 
problem:
1.
Insert the footnote in a single-column section as close as possible to the desired location 
of the actual footnote reference mark (so that the footnote will be on the same page and in the 
correct order).
2.
Where you want the footnote reference mark, insert a cross-reference to the number of the 
footnote you just inserted. In Word 2003 and earlier, do this with Insert | Reference | Cross-
reference | Reference type: Footnote; Insert reference to: Footnote number (formatted)
In Word 2007, the Cross-reference dialog is accessed via References | Captions | Cross-
reference or Insert | Links | Cross-reference.
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/UsingColumns.htm (4 of 5)10/16/09 5:34 PM
application Library cloud:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
Using this VB.NET PowerPoint to PDF converting demo code below, you can easily convert all slides of source PowerPoint document into a multi-page PDF file.
www.rasteredge.com
application Library cloud:VB.NET PowerPoint: Add Image to PowerPoint Document Slide/Page
insert or delete any certain PowerPoint slide without methods to reorder current PPT slides in both powerful & profession imaging controls, PDF document, tiff
www.rasteredge.com
The strait and narrow: using columns
3.
Select the actual footnote reference mark (in the single-column text) and format it as 
Hidden (Ctrl+Shift+H).
Headers and footers
This is not a problem with columns specifically, but whenever you have a short section in the 
middle of a page (which often happens when you use columns for just a portion of a 
document), you may develop problems with page numbering or other header/ footer-related 
aspects. That's because headers and footers are a section property. Your multicolumn section 
has a header and footer, but because it isn't at the top of the page, there is no way to access 
its header; because it's not at the bottom of the page, you can't get to its footer. If you suspect 
that header/footer problems are originating in these inaccessible locations, you have little 
choice but to remove one or both of the Continuous section breaks, deal with the problems, 
and then restore the breaks by selecting the text and reapplying the column formatting. 
Alternatively, using the information in the section above, you could force the multicolumn 
section to a page of its own (temporarily) by inserting a footnote! Or, more prosaically, you 
could temporarily insert a page break. Fix the header or footer, then delete the footnote or 
page break.
Headings spanning columns
If you want a heading to span all of your columns, you need only leave it in the single-column 
section before your multicolumn section. If there isn't a single-column section there already, 
you'll need to create one. This is easily done by selecting the heading paragraph, clicking on 
the Columns button on the Standard toolbar or Page Layout tab, and selecting 1 column; 
Word will then create the necessary section breaks for you.
But what if you want a heading to span just some of the columns? In our four-panel brochure 
example, suppose you want text to span two of the four columns. Once you have four 
columns, you can't redivide just part of the page into two or three columns. You will therefore 
need to put your heading text into a text box or frame and position it as needed (the problems 
of positioning text boxes and frames could provide material for another article, so I won't go 
into that here).
Whether you use a frame or a text box, it will have a border by default. Remove this as follows:
l
Remove a border from a frame using the Borders and Shading dialog. Access this 
dialog from the Format menu in Word 2003 and earlier. In Word 2007, click the arrow 
beside the border button in the Paragraph group on the Home tab. In the dialog, 
choose None. Alternatively, choose No Border from the Borders palette or menu 
accessed via the button on the Formatting toolbar in Word 2003 and earlier or in 
Home | Paragraph in Word 2007.
l
Remove the border from a text box in Word 2003 and earlier by selecting No Line on 
the Colors and Lines tab of the Text Box dialog, accessed by double-clicking the 
edge of the text box. In Word 2007, selecting a text box will display the contextual Text 
Box Tools Format tab; in the Text Box Styles group, click Shape Outline and 
choose No Outline.
If you use a frame, it doesn't seem to matter whether you set wrapping to None or Around. 
For a text box, the default wrapping style in many versions is None of In Front of Text, which 
will not work (nor will Through). Any other wrapping style seems to be satisfactory. You will 
need to experiment with the other layout options to find which ones work best for your 
situation.
You may want to wait till you're fairly far along in entering text before you insert a text box or 
frame because the effect of doing this is to reduce the text boundaries to the amount of text 
you have entered (instead of showing the four rectangles you saw when you first created the 
columns). This can be rather disconcerting.
Summary
Avoid text box columns. Use snaking columns when you need text to flow from one column to 
another, and table or tab columns when you don't. Table columns are especially good for 
things like opera librettos, where you need the text in the original score and the translation to 
line up with each other vertically. 
Send all feedback to word@mvps.org  
Top  - Ctrl+Home
Previous - Alt+left arrow
Page Updated: 
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/UsingColumns.htm (5 of 5)10/16/09 5:34 PM
Working with sections
Microsoft Word MVP FAQ Site
Home 
Site Map 
Word:mac 
FAQ 
Tutorials 
Downloads 
Find Help 
Suggestions 
Links 
About Us 
Search
Working with sections 
Or: Why Word appears to behave so illogically when you delete or move a section break
Or: How to preserve section formatting when pasting between documents 
Article contributed by Dave Rado 
1. How Word sections work
2. Preserving section formatting when pasting between documents  
3. If you really want to delete the temporary section break ...
4. Preserving section formatting when using Insert + File
5. Merging sections 
(to return to top, press Ctrl+Home, or use Alt + Left Arrow to Go Back)
How Word sections work
Section breaks store the following information:
1.
The Headers and Footers (and their properties) for the section.
2.
The Page Setup for the section.
3.
The Columns settings for the section.
When you delete a section break, or move an entire section to another part of the document, 
you get what seem to be very strange results. For instance, deleting a Continuous section 
break causes the preceding Next Page section break to convert to a Continuous one, or 
deleting a section break causes an important Header to disappear from the document, or 
causes the entire document to become landscape..
I agree it's confusing, but it's “by design”. These are the rules to remember:
1. A section break stores the formatting (page setup, header/footers etc.) of the preceding 
section.
2. The final paragraph of the document contains an invisible section break
3. When you delete a section break, the properties stored in the section break are deleted, 
and the text which formerly preceded the section break takes on the properties stored in 
the next section break.
4. A section break displays the “Continuous” or “Next Page” property of the following 
section!
So let's say you have 3 sections.
Section 1 has “Section Start Continuous” defined under Page Setup. The properties of 
section 1 are stored in the first section break. So the section break at the end of Section 1 
stores the information “Section Start Continuous”.
Section 2 has “Section Start Next Page” defined under Page Setup. So the section break 
at the end of Section 1 displays the information “Section Break Next Page”. Meanwhile 
the section break at the end of section 2 stores the information “Section Start Next Page”.
Section 3 has “Section Start Continuous” defined under Page Setup. So the section break 
at the end of Section 2 displays the information “Section Break Continuous” and the 
invisible section break at the end of the document stores the information “Section Start 
Continuous”.
Now if you delete the second section break, the text which preceded it will take on the 
formatting of the next section (formerly Section 3, now Section 2), which has “Section Start 
Continuous” defined. So the first section break will now display “Section Break Continuous” 
whereas before it displayed “Section Break Next Page”.
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/WorkWithSections.htm (1 of 3)10/16/09 5:34 PM
Working with sections
Preserving section formatting when pasting between documents
The secret to preserving Headers and Footers, Next Page information, etc. when copying and 
pasting between documents is to temporarily add a section break at the end of the text you 
are going to paste or insert. 
So for example, Instead of: 
Some text 
Some text 
Some text 
... add an extra section break temporarily, so it's like this: 
Some text 
Some text 
Some text 
Copy up to and including the temporary section break, which thus preserves the section 
formatting of the text preceding it. Now paste into the other document. Close the first 
document without saving. 
If the target document is completely blank, however, see also: How is it possible to copy an 
entire document into another document without bringing across the header and footer? 
If you really want to delete the temporary section break ...
Unfortunately, you can't then delete the “temporary” section break(s) from the document you 
pasted into, or you'll still lose the formatting. This can sometimes lead to a section break being 
the next-to-last character in the document, which can be awkward.
If you want to get rid of it, you first have to make sure that the section formatting of the final 
section is identical to that of the preceding one. To do this:
1.
Go to the very end of the document, and go into the final section's header. If it's a 
continuous section break, you will first need to temporarily create a page break at the end 
of the document, so that you don't go into the previous section's Header.
2.
Make sure that both the Header and Footer are set to “Same as Previous”. If they aren't, 
use the Header/Footer toolbar to set it to this. Then return to the main document.
3. Go to the penultimate section, select File + Page Setup... and press Return. (This 
makes Word “Remember” all the settings in the dialog).
4. Go to the final section and press F4 (repeat last command). This applies the 
“remembered” settings to the final section.
5.
If there are differences in the column formatting between the two sections, you'll also 
need to use the F4 trick with the Format + Columns... dialog.
6. You can now safely delete the final section break (and the manual page break, if you 
inserted one). 
Preserving section formatting when using Insert + File
The rules section breaks follow when using Insert + File are even more Alice-in-Wonderland 
than elsewhere; but the fix is straightforward: the files you plan to insert must contain a 
continuous section break at the start of the document, as well as at the end. (Alternatively, 
just stick to copy & paste, which works more logically). 
If you're using Insert + File, Word inserts the saved version of the document, so you would 
need to save the file you're inserting, having inserted the extra section breaks, in order to 
have the temporary section breaks included when the file is inserted. You can, if you want, 
subsequently delete the temporary breaks and save the file again.
Here is some information that a source of mine at Microsoft found in the Office 2000 bug 
database regarding this 
“We preserve the last section of the destination's section properties by copying them 
to the first section of the source. The workaround will work if the source document 
starts with a continuous section break. We can't fix this bug without breaking another 
scenario. I say we let it lie instead of reverting back to Word '95 behavior and 
breaking something else”. 
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/WorkWithSections.htm (2 of 3)10/16/09 5:34 PM
Working with sections
I wrote back to him: “The workaround works, but I'm still trying to get my head around it! <g>”. 
He replied:  “Don't bother trying to figure out the reasoning. I'm of the opinion that it really 
should work the way that you were originally trying to do it. There's just no way of getting a 
program manager to agree with me and change it now... :-)”
The problem you will get if you don't use this fix can be reproduced as follows:
1.
Create a new document (Doc1) and add a next page section break.
2. Set up section 1 with 1" margins and section 2 with 2" margins. Save and 
close.
3. Create a second new document (Doc2) and give it 3" margins.
4. Select Insert + File, and insert Doc1 into Doc2.
What one would expect to get is as follows:
1. The final paragraph mark of Doc2 originally contains section formatting 
of 3" margins, so the final section of Doc2 should still have 3" margins 
following the InsertFile.
2. The section break inserted into Doc2 from Doc1 contains the section 
formatting of 1" margins, so section 1 following the insertion should have 
1" margins.
In fact, after inserting Doc2 into Doc1, section 2 has 2" margins, and section 1 has 3" margins.
Inserting a section break at the end of Doc1 doesn't help. What happens then is that after 
inserting Doc1 into Doc2, section 1 has 3" margins, section 2 has 2" margins, and section 3 
has 2" margins.
In other words, whatever you do, the section formatting of section 1 in Doc1 is lost when 
inserted into Doc2.
If you insert a section break into Doc2 prior to inserting Doc1, it makes no difference – the 
section formatting of Section 1 is lost whatever you do. And you don't get these problems if 
you copy and paste.
As previously mentioned, the only fix is to insert a continuous section break at the start of the 
document you want to insert.
If the target document is completely blank, however, see also: How is it possible to copy an 
entire document into another document without bringing across the header and footer?
Merging sections
If you want to merge two contiguous sections within a document, the same logic applies as 
described above under How Word sections work; with the following implications
1. If you want the section formatting of the second section to take precedence, no problem: 
it will, automatically.
2. If you want the section formatting of the first section to take precedence, and if the 
second section is followed by a section break (that is, if the document contains three or 
more sections), just select the first section break, Edit + Cut, and, immediately before the 
next section break, select Edit + Paste. Then delete the next section break, leaving the 
one you just pasted in place. What was previously the first section's section break has 
now become the merged section's section break.
3. If you want the section formatting of the first section to take precedence, and if the 
document only contains two sections, you can either cut the section break and paste it 
into an empty paragraph at the very end of the document (but then you're stuck with a 
redundant section break); or make sure that the section formatting of the final section is 
identical to that of the preceding one, by using the shortcuts described under If you 
really want to delete the temporary section break .... You can then safely delete the 
section break.
Send all feedback to word@mvps.org  
Top  - Ctrl+Home
Previous - Alt+left arrow
Page Updated: 
http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/WorkWithSections.htm (3 of 3)10/16/09 5:34 PM
Documents you may be interested
Documents you may be interested