asp.net core pdf editor : Convert pdf to powerpoint online control SDK system azure winforms wpf console How%20to%20Use%20Word5-part1410

How to control the page numbering in a Word document
l
Up to Home
General
m
Word's numbering explained
m
Remove manually typed 
numbering
m
Safely update a document's 
styles from its template
Page Numbering
m
“Page X of Y” displays or 
prints as “Page 1 of 1,” 
“Page 2 of 2” (or “Page 2 of 
1”) and so on 
m
How to control the page 
numbering in a Word 
document
m
Why do all the page 
numbers in my Word 2002 
document display as 0?
m
Front matter numbered 
separately
m
Include the chapter number 
with the page number
List Numbering
m
Word's numbering explained
m
Methods for restarting list 
numbering
m
VBA: Return the number, or 
list level, or outline level of a 
paragraph.
How to control the page numbering in a 
Word document
Article contributed by 
Bill Coan 
Word's page numbering scheme isn't directly obvious but it isn't 
needlessly complex, either. Indirect might be a good term for it. 
Once you understand how it works, all sorts of possibilities open 
up. Unfortunately, the built-in tools that simplify the insertion of 
page numbers also happen to make it more difficult to tell what's 
really going on. So, for the moment, forget everything you've 
learned or think you know about page numbers. Let's start at the 
beginning, since it won't take too long . . .
First some background, consisting of four big ideas:
Big Idea #1
A new blank document consists of a single section. Each time you 
insert a Section Break into the document, the document gains a 
section.
In other words, if you create a new blank document, then choose 
Break on the Insert menu and select a Next Page Section Break, 
the document will thereafter consist of two sections: Material from 
the start of the document up through and including the break 
represents Section 1. Material after that represents Section 2. (In 
some cases, Word inserts Section Breaks automatically, such as 
when you change the number of columns in part of a document.).
Big Idea #2
Page numbers are usually a section property, not a document 
property. A page's number is determined by only two factors:
Word HomeWord:mac Word General TroubleshootTutorialsAbout 
UsContact
http://word.mvps.org/FAQs/Numbering/PageNumbering.htm (1 of 6)10/16/09 5:35 PM
Convert pdf to powerpoint online - control SDK system:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Convert pdf to powerpoint online - control SDK system:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
How to control the page numbering in a Word document
Other
m
Whenever I update my Table 
of Contents it acquires 
unwanted tabs
m
Customizing your table of 
contents with switches
m
Automatic "intentionally 
blank" page
m
How can I use an AutoNum 
field but suppress the period 
after the number or use a 
different separator character?
m
Create a numbered list using 
SEQuence fields
m
How to insert captions that 
include chapter numbers
m
Creating sequentially 
numbered documents (such 
as invoices)
m
Sequentially numbering 
multiple copies of single 
document using a macro
m
Sequentially numbering 
multiple copies of single 
document using a mailmerge
1.  The “start at” value assigned to the document section.
2.  The location of the page within its document section.
In other words, if a document section has been told to “start at” 
page 5, the first page of that section will be page 5, the second 
page will be page 6, the third page will be page 7, and so on.
Big Idea #3
Just because a page has a number doesn't mean the number will 
appear somewhere on the page. Far from it. In fact, ALL pages 
have numbers. The number never appears unless you tell Word 
to display it.
Big Idea #4
The easiest way to tell Word to display a page's number 
somewhere on the page is to insert a field code as follows:
1.  Position the cursor where you want the number to appear. 
(Often, this is the header or footer. To position the cursor in 
one of these locations, choose Header and Footer on the 
View menu or double-click the location in Page Layout view.)
2.  Press Ctrl+F9 to insert a pair of field braces: { }. (Don't just 
type them. You must use Ctrl+F9.)
3.  Between the field braces, type “PAGE” without the quotation 
marks. (This will look as follows: { PAGE } )
4.  To control the numeric format of the number, add a “switch” 
by continuing to type until your field code looks like one of 
the following:
http://word.mvps.org/FAQs/Numbering/PageNumbering.htm (2 of 6)10/16/09 5:35 PM
control SDK system:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Online Powerpoint to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue
www.rasteredge.com
control SDK system:VB.NET PDF - Convert PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
RasterEdge. PRODUCTS: ONLINE DEMOS: Online HTML5 Document Viewer; Online XDoc.PDF Word to PDF; Convert Excel to PDF; Convert PowerPoint to PDF; Convert Image
www.rasteredge.com
How to control the page numbering in a Word document
{ PAGE \* Arabic } 
{ PAGE \* alphabetic } 
{ PAGE \* ALPHABETIC } 
{ PAGE \* roman } 
{ PAGE \* ROMAN }
5.  Right-click anywhere between the braces and choose 
Update Field. If, having done that, the field code is still 
visible, switch field codes off by pressing Alt+F9 (or by 
going to Tools + Options + View).
The “PAGE” field code is as uncomplicated as it looks. It has no 
effect on Word's page numbering scheme. It simply tells Word to 
display the number of the current page at the field location. As 
noted above, the page's number is dependent on:
1.  The “start at” value assigned to the document section.
2.  The location of the page within its document section.
This raises a question: How can I get your hands on the all-
important “start at” value? After all, what good does it do to insert 
a PAGE field only to find out that Word thinks the second page of 
your document is page 102 because the “start at” value has been 
set to 101?
To change the start at value, proceed as follows:
1.  Position the cursor in the section of the document whose 
start at value you want to change.
2.  Go into the Header or Footer.
3.  On the Header/Footer toolbar, click the Format Page 
Numbers button: 
http://word.mvps.org/FAQs/Numbering/PageNumbering.htm (3 of 6)10/16/09 5:35 PM
control SDK system:C# HTML5 PDF Viewer SDK to convert and export PDF document to
RasterEdge. PRODUCTS: ONLINE DEMOS: Online HTML5 Document Viewer; Online XDoc.PDF Word to PDF; Convert Excel to PDF; Convert PowerPoint to PDF; Convert Image
www.rasteredge.com
control SDK system:XDoc.HTML5 Viewer for .NET, Zero Footprint AJAX Document Image
View, Convert, Edit, Sign Documents and Images. Online Demo See the HTML5 Viewer SDK for .NET in powerful & profession imaging controls, PDF document, image to
www.rasteredge.com
How to control the page numbering in a Word document
4.  Click Start At and enter the desired value.
5.  Click OK to close the dialog.
This method usually works much better than using the Insert + 
Page Numbers dialog.
1
The following big ideas are presented for extra credit only. Please 
see me after class if you're worried about your grades.
Big Idea #5
If a document is divided into multiple sections, the headers and 
footers for each section start out with their “same as previous” 
property turned on. This feature lets you insert a { PAGE } field 
into the header or footer for Section 1 and automatically have it 
appear in the headers or footers for all other document sections. 
(If you want to make changes to the header or footer for Section 1 
without having those changes show up in the header or footer for 
all other document sections, you must turn off this feature by 
viewing each header and footer and clicking the Same As 
Previous button on the Header and Footer toolbar until the button 
is no longer depressed.)
Big Idea #6
Each section of a document can have up to three headers and 
footers: the first page header and footer, odd page headers and 
footers, and even page (aka “primary”) headers and footers. The 
actual number of headers and footers available in a given section 
is determined by the Different First Page checkbox and Different 
Odd and Even Pages checkbox in the Page Setup dialog. To view 
these settings, position the cursor in the document section you're 
interested in, then choose Page Setup on the File menu. Changes 
made to the first page header have no effect on the odd page 
http://word.mvps.org/FAQs/Numbering/PageNumbering.htm (4 of 6)10/16/09 5:35 PM
control SDK system:C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
NET library to batch convert PDF files to jpg image files. Turn multiple pages PDF into single jpg files respectively online.
www.rasteredge.com
control SDK system:VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.
RasterEdge. PRODUCTS: ONLINE DEMOS: Online HTML5 Document Viewer; Online XDoc.PDF Word to PDF; Convert Excel to PDF; Convert PowerPoint to PDF; Convert Image
www.rasteredge.com
How to control the page numbering in a Word document
header or the even page header and vice versa all the way 
around.
Big Idea #7
Caution: Just a word to the wise: consider carefully before using 
the following techniques.  They can lead to problems in corporate 
documents, unless you include a warning to other uses that you 
are "calculating" the page numbers in this document.  If you do 
not, great confusion can result, and other users may 
unsuspectingly ruin your page numbering or your document.
Now that you know about { page } fields, you're just two steps 
away from some truly amazing possibilities, made possible by two 
other fields, the formula ( = ) field, and the If field.  Want to force 
Word to display a number that's one higher than the real page 
number? Try using the following field, where braces are inserted 
using Ctrl+F9:
{ = { PAGE } + 1 }
Want to tell Word to display a page number on pages one, two, 
and three, but not on any other pages? Try using the following 
field, where braces are inserted using Ctrl+F9.
Note: Make sure to leave spaces around the “<” sign:
{ IF { PAGE } < 4 "{ PAGE }" "" }
Want to tell Word to put the “real” page number on pages one, 
two, and three, but a higher-by-one page number on all other 
pages? Try using the following field, where braces are inserted 
using Ctrl+F9:
{ IF { PAGE } < 4 "{ PAGE }" "{ = { PAGE } + 1 }" }
Want Word to insert “Continued/...” on every page except the 
final page, where you want it to display “- End -” instead?  Use 
http://word.mvps.org/FAQs/Numbering/PageNumbering.htm (5 of 6)10/16/09 5:35 PM
control SDK system:C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
RasterEdge. PRODUCTS: ONLINE DEMOS: Online HTML5 Document Viewer; Online XDoc.PDF Word to PDF; Convert Excel to PDF; Convert PowerPoint to PDF; Convert Image
www.rasteredge.com
control SDK system:VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
Convert PDF to HTML. |. Home ›› XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: PDF to HTML. Convert PDF to HTML in VB.NET Demo Code. Add necessary references:
www.rasteredge.com
How to control the page numbering in a Word document
{IF { PAGE } < { NUMPAGES } "Continued/..." "- End -" }
But see 
Page X of Y displays or prints as Page 1 of 1, Page 2 of 2 
etc. for some gotchas regarding the NumPages field and how to 
work around them.
__________________ 
1. But if you do use the Insert + Page Numbers dialog, be sure to click 
Close when you've finished, not OK, or you'll insert a second Page field!  
Furthermore, the dialog inserts the field in a frame, making it much harder 
to manipulate than if you insert it in the Header or Footer yourself as 
described in this article.  
Terms of Use
Disclaimer
Privacy Statement
Contact 
Site MapPage Last Updated: May 13, 2007
http://word.mvps.org/FAQs/Numbering/PageNumbering.htm (6 of 6)10/16/09 5:35 PM
Finding and replacing non-printing characters (such as paragraph marks), other special characters, and text formatting
Microsoft Word MVP FAQ Site
Home 
Site Map 
Word:mac 
FAQ 
Tutorials 
Downloads 
Find Help 
Suggestions 
Links 
About Us 
Search
Finding and replacing non-printing 
characters (such as paragraph marks) and 
text formatting
Article contributed by Dave Rado
1. Finding & Replacing non-printing characters
2. Finding & Replacing formatting
3. Finding & Replacing other special characters
4. Controlling which sections of the document are acted upon
5. Major gotchas
6. Using wildcards
6. Related articles  
(to return to top, press Ctrl+Home)
1. Finding & Replacing non-printing characters
1. On the Edit menu choose Replace.
2.
In the Find & Replace dialog, click in the Find What box and Click the More button.
3. Either type the character code you need (for instance, you can type ^p in the Find 
What box to represent a paragraph mark); or, if you didn't happen to know that the 
character code you needed was ^p, click the Special button, and select an item from 
the list.
If you use the Special button, a special code representing the non-printing character 
will be inserted in the Find What box.  For instance, if you selected Paragraph Mark
^p will be inserted.
4. Do the same in the Replace With box. For instance, to replace all manual line breaks 
with paragraph marks, you would replace ^l with ^p.  Or to delete all manual page 
breaks, replace ^m  with nothing.  Once you know the special codes you can just type 
them; but the Special button is invaluable at first!
Note: these character codes are case-sensitive: for instance, ^P is not valid.
5.
If you leave the Replace With box empty, the search string in the Find What box will be 
deleted from the document or selection.
6. You can type additional text around the special codes.  For instance, to delete all 
instances of a full stop [period] at the end of a paragraph, (in a bulleted list, for 
instance), you would select the area you want to do the replacement in (or not, if you 
want to do it in the entire document); in the Find What box, type:
.^p
leaving the Replace With box empty; then click Replace All.
2. Finding & Replacing formatting
To replace text that has particular formatting 
To find text that has particular formatting and replace it with different text, but without 
changing the formatting, you would need to carry out the following steps: 
1. On the Edit menu choose Replace.
2.
In the Find & Replace dialog, click in the Find What box and type the text you want to 
search for.
3. Click the More button.
http://word.mvps.org/FAQs/General/FindingSpecialCharacters.htm (1 of 4)10/16/09 5:35 PM
Finding and replacing non-printing characters (such as paragraph marks), other special characters, and text formatting
4. Click on the Format button, and select the options as required.
5.
In the Replace With box, type the text you want it to be replaced with and click 
Replace All.
For example, if you wanted to find all instances of the word “Hi” that were formatted in the 
Heading 1 style, and replace them with the word “Ho”, you would need to carry out the 
following steps:
1. In the Find What box, type “Hi”.
2. Click More, then Format, then Styles.
3.
Find the Heading 1 style in the list and click OK.
4. In the Replace With box, type “Ho”
5. Tick the Find whole words only checkbox
6. Where is says Search, make sure it's set to All.
7. Click Replace All.
To replace formatting 
To find all instances of the word “Hi” that were formatted in bold and remove the bold 
formatting, you would need to carry out the following steps:
1.
In the Find What box, type “Hi”.
2.
Click More, then Format, then Styles.
3. Find the Heading 1 style in the list and click OK.
4. Leave the Replace With box empty.
5. Tick the Find whole words only checkbox
6. Where is says Search, make sure it's set to All.
7. Click Replace All.
To replace all instances of the Normal style with the Body Text style you would need to:
1. Leave both the Find What and Replace With boxes blank.
2. With your cursor in the Find What box, click More, then Format, then Styles.
3. Find the Normal style in the list and click OK
4. With your cursor in the Replace With box, click Format, then Styles, find the 
Body Text style in the list, and click OK
6. Where is says Search, make sure it's set to All.
7. Click Replace All.
3. Finding & Replacing other special characters
It's easy to find and replace characters such as ©, é, ä, or any character listed in the 
Insert + Symbol dialog with the Font box set to “(normal text)” and the Subset box set 
to “Basic Latin”, (or to put it another way, any character included in the ANSI character 
set). Just insert the character(s) into your document and then cut and paste them into 
the dialog. 
The easiest way is to insert both the “find” and “replace” strings into your document 
first, next to each other, so you can paste both – using Ctrl+V – into both the “Find 
what” and “Replace with” boxes and delete as appropriate. 
So if you want to replace Andre with André, type AndreAndré, paste that into both boxes 
of the dialog, and delete André from the first box and Andre from the second. 
For other symbols, such as Upper Unicode characters, and symbols from decorative 
fonts such as Symbol and Wingdings, things get a little more complicated, but it can be 
done. For the details, see Finding and replacing symbols.
Sometimes when you paste in from other applications, non-printing characters paste in 
that display as paragraph marks but don't behave like “proper” paragraph breaks should 
– they behave like manual line breaks. The character code for a paragraph mark is 13 
(as can be shown be selecting one and running a macro containing the line: MsgBox Asc
(Selection.Text)).
Replacing ^013 with ^p fixes the problem.
http://word.mvps.org/FAQs/General/FindingSpecialCharacters.htm (2 of 4)10/16/09 5:35 PM
Finding and replacing non-printing characters (such as paragraph marks), other special characters, and text formatting
Sometimes you might want to replace all "keyboard quotes" in a document with “smart 
quotes”. The easiest way to do so is to simply replace " with " (i.e. replace a keyboard 
quote with itself) and then ' with ' (i.e. replace a keyboard apostrophe with itself), making 
sure you have “smart quotes” turned on (under Tools + AutoCorrect; “AutoFormat As 
You Type” tab).
To  replace “smart quotes” with "keyboard quotes", do the same Find and Replace 
operations, but with smart quotes turned off.
4. Controlling which sections of the document are acted upon
If you click on the More button and look in the Search box, it will be set to Down, Up or All.
By default, if nothing in the document is selected, it will be set to All, whereas if something 
is selected, it will be set to Down.
If it's set to Down (or Up), it will act upon the selection only; then ask if you want to 
continue searching the rest of the document.  Even if you click Yes, it will ignore the 
Headers and Footers.  (If nothing is selected it will search to the beginning or end of the 
document, then ask if you want to search the rest – but will still ignore the Headers & 
Footers).
If it's set to All, it will check everything without asking, including the Headers and Footers.  
So if you want to do a replace on the entire document, you must remember to click More 
and then set the Search box to All if it isn't already.
If you're searching down, by the way, you can quit the dialog at any point and use Shift
+F4 to repeat the Find; and you can go down as well as up using the Browse arrows at 
the bottom of the vertical scrollbar to repeat the Find (this tip is more relevant to Finding 
than to Replacing, but seemed worth throwing in for good measure!).
By now you'll be starting to realise that to use the Find & Replace dialog properly you must 
always begin by clicking the More button!  So why have the button at all, you  may ask – 
it's a major PITA having to click it every single time!  If you feel that way, may I suggest you 
email mswish@microsoft.com If enough of us ask, who knows, they might listen!
5.
Major “gotchas”
If you Find & Replace formatting, the settings you chose are sticky – they won't be reset 
until you do another Find & Replace and click the No Formatting button.
Settings such as Find entire words only are equally sticky.
When you do a replace and it finds nothing when you expected the opposite, the reason is 
almost always that you forgot to clear all those sticky settings.  Another reason to email 
mswish@microsoft.com – but in the meantime, you can assign a macro to a toolbar to 
clear the settings from the Find dialog.  Then you can just click on the toolbar button 
after each Find & Replace.
Or better still, you could write a macro to intercept the EditFind and EditReplace 
commands and include the code to clear the settings in your macro.  Then you won't have 
to remember to click on a button.
6. Using wildcards
Using wildcards allows you to perform extremely powerful Find & Replace operations in 
Word. This is covered separately in the article: Finding and replacing characters using 
wildcards
7. Related articles
Finding and replacing characters using wildcards 
How can I insert special characters, such as dingbats and accented letters, in my 
document? 
Delete html tags or sgml tags or other bracketed tags (<example>) from a document 
without affecting other text 
Finding and replacing symbols 
How to replace text in quotation marks with italic or highlighted text minus the 
quotes 
Transpose dates from mm/dd/yy to yy/mm/dd 
Example: from 12/17/85 to 85/12/17 
http://word.mvps.org/FAQs/General/FindingSpecialCharacters.htm (3 of 4)10/16/09 5:35 PM
Finding and replacing non-printing characters (such as paragraph marks), other special characters, and text formatting
Eliminate carriage returns (paragraph marks) at the end of each line but not at the 
end of each paragraph 
How to put a page break in front of each Heading 1 paragraph 
How to modify the path or filename in a series of hyperlink fields 
Replace any instance of the left square bracket character “[” that happens to be the 
fifth character in a paragraph 
Remove all empty paragraphs from a document 
How to use Edit Find to select everything from where the cursor is to the first found 
item
Send all feedback to word@mvps.org  
Top  - Ctrl+Home
Previous - Alt+left arrow
Page Updated: 
http://word.mvps.org/FAQs/General/FindingSpecialCharacters.htm (4 of 4)10/16/09 5:35 PM
Documents you may be interested
Documents you may be interested