Finding and replacing characters using wildcards
Microsoft Word MVP FAQ Site
Home 
Site Map 
Word:mac 
FAQ 
Tutorials 
Downloads 
Find Help 
Suggestions 
Links 
About Us 
Search
Finding and replacing characters using 
wildcards
Article contributed by Graham Mayor, with thanks also to Klaus Linke
Contents
Overview
The theory
1.
? and *
4.
[ ]
7.
{ }
2.
@
5.
\
8.
( )
3.
< >
6.
[!]
9.
^
The practice
Example 1: Transpose first name and surname
Example 2: Transposing dates
Example 3: Adding or removing the period in salutations
Example 4: Duplicate paragraphs (and rows)
Example 5: Tags
Example 6: Formatting
More examples
Tips for advanced users
Gremlins to be aware of (for advanced users)
(to return to top, press Ctrl+Home)
Overview
Wildcards are like the blank pieces in Scrabble, or like the Jokers you can use in some card games to 
stand in for any card. You are perhaps already familiar with the “*” and “? wildcards from file matching: In 
the File + Open dialog, you can display all files with the extension “.doc” by typing “*.doc”, or all files 
“01062001.doc”, “01072001.doc”, “01122001.doc”... by typing “01??2001.doc”.
But the wildcard feature in Word goes way beyond that, and can be very powerful.
To begin, you must first turn Wildcards on in the Find/Replace dialog.  To do so, bring up the Find dialog, 
click More and check Use wildcards.  In a macro, set .Find.MatchWildcards = True.  If you do not do 
this, Word treats the wildcard characters as if they were ordinary text.
As we'll see later, you can define ranges [], groups (), repeats @{}, anchors < > and exceptions !. With 
these regular expressions you can search for patterns in your text that have certain things in common 
(some pattern: for example, that they only contain certain characters, or a certain number of characters).
Note: Word uses “lazy” pattern matching: this means it will quit matching as soon as possible. Most Unix 
tools use “greedy” pattern matching (the algorithm tries to match as much text as possible), so if you have 
used such tools, beware!
The secret of using wildcard searches is to use a “pattern” that identifies the string of text that you wish to 
find, and ignores everything else. Wildcards are used to represent the characters or sequences of 
characters in that string.
Because different combinations of characters can be represented by a variety of wildcard combinations, 
there is often more than one way of identifying a particular string of text within a document. How you 
choose to represent that group of characters is therefore often a matter of individual preference; and the 
context of the text within the document will to a great extent dictate the most suitable combination to use 
on a particular occasion.
http://word.mvps.org/FAQs/General/UsingWildcards.htm (1 of 8)10/16/09 5:35 PM
Pdf page to powerpoint - application control tool:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Pdf page to powerpoint - application control tool:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
Finding and replacing characters using wildcards
The following is a list of the characters that have a special meaning in wildcard searches ( [ ] { } < > ( ) - 
@ ? ! * \ ).
Note: wildcard searches are case sensitive.
It doesn't help that the list of wildcard characters in Word's Help files is almost impossible to find! The 
wildcard characters are all listed and described in this article, but if you need to find them in Help, the topic 
is called: “Type wildcards for items you want to find”. But you can't get to that article directly; you must first 
find the topic: “Fine-tune a search by using wildcard characters”, which contains a link to it!
Zen tip: when using wildcard searches: don't wrinkle your brow or bite on your tongue while thinking it 
through – you have to keep up a regular expression. :-|
The theory
1. ? and *
The two most basic wildcard characters are ? and *. These are essentially similar in use.
? is used to represent a single character and * represents any number of characters. On their own, 
these have limited use.
s?t will find sat, setsitsat and any other combination of three characters beginning with “s” and 
ending with “t”. It will also find that combination of letters within a word, thus it would locate the 
relevant (highlighted) part of inset etc.
s*t will find all the above, but will also find “secret”, “serpent”, “sailing boat” and “sign over 
document”, etc.
Note: Unlike ?, which always looks for the missing character, * will also find occurrences of the two 
adjacent characters (here “s” & “t”) with no text between them e.g. “streaker”. It is a blunt instrument 
and must be used with care, or with other characters to tie it down to only the text you require. There 
is no limit to the amount of text that the * character might match. It can end up matching all of your 
text in a multi-megabyte document!
2. @
@ is used to find one or more occurrences of the previous character. For example, lo @t will find lot or 
loot, ful@ will find ful or full etc. 
3. < >
Used with any of the above (or any other combination of wildcards and characters), you can use the 
tags < and > to mark the start and end of a word, respectively. Thus, building on the example we 
used for the “*” character: <s*t> would find “secret and “serpent” and “sailing boat”, but not “sailing 
boats” or “sign over documents”. It will also find “'set” in “tea-set” , but not “set” in “toolset”.
Again, beware of using “*”, as <s*t> will find any block of text from a word starting with “s” to the end 
of the next word in the document that ends with “t”, which may not always be what you had in mind.
The <> tags can be used in pairs, as above; or individually, as appropriate. For instance, ful@>  will 
find “full and the appropriate part of “wilful, but will not find “wilfully”.
4. [ ]
Square brackets are always used in pairs and are used to identify specific characters or ranges of 
characters. For example:
[abc] will find any of the letters a, b, or c. [F] will find upper case “F”.
[A-Z] will find any upper case letter; [0-9] will find any single number; [13579] will find any odd 
numbers; [0-9A-z] will find any numbers or letters.
You can use any character or series of characters in a range [ ], including the space character. 
Characters are processed in alphanumeric order – lowest first. If you are uncertain which character is 
lower than another, look in the Insert + Symbol dialog.
http://word.mvps.org/FAQs/General/UsingWildcards.htm (2 of 8)10/16/09 5:35 PM
application control tool:VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: Delete PDF Page. using RasterEdge.Imaging.Basic; using RasterEdge.XDoc.PDF; How to VB.NET: Delete a Single PDF Page from PDF File.
www.rasteredge.com
application control tool:C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
C# programmers are capable of adding and inserting (empty) PDF page or pages from various file formats, such as PDF, Tiff, Word, Excel, PowerPoint, Bmp, Jpeg
www.rasteredge.com
Finding and replacing characters using wildcards
5. \
If you wish to search for a character that has a special meaning in wildcard searches – the obvious 
example being “?” – then you can do so by putting a backslash in front of it:
[\?] will not find “ \” followed by any character; but will find “?” instead.
If you wish to find the backslash itself then you need to precede that with a backslash [\\]. It's best if 
you always put the double-backslash into its own range, as in [\\] – sometimes it doesn't work, 
otherwise.
As previously mentioned, the following is a list of the characters that have a special meaning in 
wildcard searches ( [ ] { } < > ( ) - @ ? ! * \ ).
6. [!]
[!] is very similar to [ ] except in this case it finds any character not listed in the box so [!o] would find 
every character except “o”. You can use ranges of characters in exactly the same was as with [ ], 
thus [!A-Z] will find everything except upper case letters.
7. { }
Curly brackets are used for counting occurrences of the previous character or expression.
{n} This finds exactly the number “n” of occurrences of the previous character (so for example, a{2} 
will find “aa”).
{n,} finds at least the number “n” occurrences; so a{2,} will find “aa” and “aaaa”).
{n,m} finds text containing between “n” and “m” occurrences of the previous character or expression; 
so a{2,3} will find “aa” and “aaa”, but only the first 3 characters in “aaaa” ).
Note: Counting can be used with individual characters or more usefully with sets of characters e.g. 
[deno]{4} will match done, node, eden); or with bracketed groups: (ts, ){3} will match ts, ts, ts, .
(Unfortunately, there is no wildcard to search for “zero or more occurrences” in Word wildcard 
searches; [!^13]{0,} does not work).
8. ( )
Round brackets have no effect on the search pattern, but are used to divide the pattern into logical 
sequences where you wish to re-assemble those sequences in a different order during the replace – 
or to replace only part of that sequence. They must be used in pairs and are addressed by number in 
the replacement e.g.
(John) (Smith) replaced by \2 \1 (note the spaces in the search and replace strings) – will produce 
Smith John
or replaced by \2 alone will give Smith.
Note: The placeholders \1, \2 etc., can also be used in the search string to identify recurring text. e.g.
Fred Fred could be written (Fred) \1.
Round brackets are perhaps the most useful aspect of complex wildcard search and replace 
operations.
9. ^
The ^ (“caret”) character is not specific to wildcard searches but it sometimes has to be used slightly 
differently from normal, when searching for wildcards.
In the Find and Replace dialog, if you click in 
the “Find what” and “Replace with” boxes, 
and click the “Special” button, you will see a 
list of supported special characters that you 
can use; select one and a code will be 
inserted in the box for you. The ones near the 
bottom of the list insert special ^ codes, such 
as ^t for a tab. Once you know what the 
codes are, you can type them straight in 
without using the “Special” button.
Unfortunately, the range of options 
http://word.mvps.org/FAQs/General/UsingWildcards.htm (3 of 8)10/16/09 5:35 PM
application control tool:VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
PDF Pages. |. Home ›› XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: Insert PDF Page. Professional .NET PDF control for inserting PDF page in Visual Basic .NET class application.
www.rasteredge.com
application control tool:C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
Pages. |. Home ›› XDoc.PDF ›› C# PDF: Delete PDF Page. Demo Code: How to Delete a Single PDF Page from PDF File in C#.NET. How
www.rasteredge.com
Finding and replacing characters using wildcards
available from the “Special” button when you 
do a wildcard search is more limited than in 
an ordinary search. Some notable examples, 
and their workarounds: 
You may wish to identify a character string 
by means of a paragraph mark ¶. The 
normal search string for this would be ^p. 
^p does not work in wildcard search 
strings! It must, however, be used in 
replace strings, but when searching, you 
must use the substitute code ^13.
If you use ^13 in a replace string, invalid characters, that look like paragraph marks but aren't, will 
be inserted – so beware!
Wildcard searches will also not find footnote/endnote marks – substitute ^2.
In normal searches you can use ^u followed by the character number to find a character by code 
(which is useful for finding non-keyboard characters). That doesn't work in wildcard searches (and 
even in the replacement text of normal searches). So you have to either paste the character itself 
into the search text, or use the Alt-XXXX-trick  to type it (the latter doesn't work in Word 97).
There doesn't seem to be any way to find fields in a wildcard search. Even ^19 (the field code 
character code) doesn't work in wildcard searches – this seems to be a bug. 
For most other special characters and objects, you can use the same codes as in simple searches (^l 
= manual line break, ^g = graphic, ^^ = caret ...). 
In many cases, characters can be addressed using their character numbers. The obvious example is 
^13 for “paragraph”, as mentioned above. Unfortunately, this has not been implemented in a 
completely predictable or reliable manner, and if you have a need to search using character numbers, 
ensure that the search works with a test sample before committing to it. 
So much for the theory. How are the wildcards used in practice? 
The practice
Example 1: Transpose first name and surname
There are many occasions when you are presented with blocks of text or numbers etc., where the order of 
the text is not what you might require in the final document. Swapping the placement of forename and 
surname as above is one such example – and don't forget you can add to the replacement, even when 
using bracketed replacements
For instance, you may wish John Smith to appear as Smith, John.
Or, more likely, you may have a column of names in a table, where you wish to exchange all the surnames 
with all the forenames.
John Smith
Brian Jones
Alan Williams
You could do them one at a time, but by replacing the names with wildcards, you can do the lot in one 
pass.
Let's then break up the names into logical sequences that can only represent the names:
At its simplest, we have here two words – John and Smith. They can be represented by<*>[space]<*> 
– where [space] represents a single press of the spacebar.
http://word.mvps.org/FAQs/General/UsingWildcards.htm (4 of 8)10/16/09 5:35 PM
application control tool:C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
PowerPoint, VB.NET Tiff, VB.NET Imaging, VB.NET OCR, VB.NET Twain, VB.NET Barcode Read, VB.NET Barcode Generator, view less. C# PDF - Modify PDF File and Page
www.rasteredge.com
application control tool:How to C#: Overview of Using XDoc.PowerPoint
Create and Edit PowerPoint Page and File. Tell C# users Please click to see details. Annotate PowerPoint Page. Various annotation objects
www.rasteredge.com
Finding and replacing characters using wildcards
Add the round brackets (<*>)[space](<*>) and replace with \2[space]\1
Run the search on the column of names and all are swapped. Run it again and they are swapped back.
Note: If you get it wrong, remember that Word's “undo” function (Ctrl+Z) is very powerful and has a long 
memory! 
If some of the names contained middle names and/or initials
If some of the names contained middle names and/or initials, you would first have to convert your table 
to text (separated by paragraph marks). Select Table + Convert Table to Text.
Or if there is more than one column in your table, paste your “Name” column into a new document, 
and then  convert that column to text.
You could then replace: 
(<*) ([! ]@)^13
with: 
\2, \1^p
This would convert:
John F. Kennedy 
J. Smith 
John Smith
Kennedy, John F. 
Smith, J. 
Smith, John 
Finally, convert the text back to a table. (Select Table + Convert Text to Table).
If there was more than one column in your original table, then when converting the text back to a table, 
be sure to select “Paragraphs”, where it says “Separate text at”. Then, in your original table, delete the 
old column and paste in the new one.
Example 2: Transposing dates
Another useful example might be the changing of UK format dates to US format dates – or vice versa.
7th August 2001 to August 7, 2001
(For a similar example, see also Transpose dates from mm/dd/yy to yy/mm/dd.)
To give an example of how most of the wildcard characters could be used in one search sequence to find 
any UK date formatted as above, the following search pattern will do the trick:
[0-9]{1,2}[dhnrst]{2} <[AFJMNSOD]*> [0-9]{4}
Breaking it down:
[0-9] looks for any single digit number, but dates can have two numbers; so to restrict that to two, we 
use the “count” function {}. We want to find dates with 1 or 2 numbers so: 
[0-9]{1,2}
Next bit is the ordinal “th” – Ordinals will be “nd”, “st”, “rd”, or “th” so identify those letters specifically: 
[dhnrst]
There will always be two letters, so restrict the count to 2: 
[dhnrst]{2}
Next comes the space. You can insert a space with the spacebar [space].
The month always begins with one of the following capital letters – AFJMNSOD. We don't know how 
many letters this month has so we can use the blanket “*” to represent the rest. And we are only 
interested in that word so we will tie it down with <> brackets: 
<[AFJMNSOD]*>
There's another space [space] followed by the year. Years will always have four numbers so: 
[0-9]{4}
Finally, add the round brackets to provide a logical break-up of the sequence: 
([0-9]{1,2})([dhnrst]{2})[space](<[AFJMNSOD]*>)[space]([0-9]{4})
and replace with: 
\3[space]\1,[space]\4
(where [space] represents pressing the spacebar once) to re-order the sequence.
US style manuals specify that ordinals should not be used in dates, but if you did want to keep the 
ordinals (so converting 7th August 2001 to August 7th, 2001), you could replace 
([0-9]{1,2}[dhnrst]{2})[space](<[AFJMNSOD]*>)[space]([0-9]{4})
with: 
\2[space]\1,[space]\3
You can use the same logic in reverse to convert August 7th, 2001 to 7th August 2001; or  to  convert 
August 7, 2001 to 7 August 2001. Unfortunately you can't add the ordinals using a  wildcard Find & 
Replace, if they're not there to begin with – you would need to use a macro if you wanted to do that. 
Example 3: Adding or removing the period in salutations
http://word.mvps.org/FAQs/General/UsingWildcards.htm (5 of 8)10/16/09 5:35 PM
application control tool:C# PowerPoint - Sort PowerPoint Pages Order in C#.NET
C#.NET. Support Customizing Page Order of PowerPoint Document in C# Project. Overview. splitting. C# DLLs: Move PowerPoint Page Position. Add
www.rasteredge.com
application control tool:C# PowerPoint - Delete PowerPoint Document Page in C#.NET
C# DLLs: Delete Page from PowerPoint File. Delete a Single PowerPoint Page from PowerPoint File in C#. How to delete a single page from a PowerPoint document.
www.rasteredge.com
Finding and replacing characters using wildcards
Assume you are parsing addresses and wish to separate the honorific from the name. American usage 
puts a period at the end (Mr., Mrs., Dr.) while British usage omits the period.
([DM][rs]{1,2})( )
will find Mr Ms Mrs Dr without the period and
\1.\2
will put one in.
or vice versa:
([DM][rs]{1,2}).
will find Mr. Ms. Mrs. Dr. with the period and
\1
will take it out.
Example 4: Duplicate paragraphs (and rows)
(*^13)\1\1 will match any sequence of three identical paragraphs.
If you replace:
(*^13)\1
with
\1
it will delete all consecutive duplicate paragraphs in the document. Repeat until nothing is found, to 
delete all duplicate paragraphs in the document (as long as you have sorted the text first).
To delete duplicate rows in a table (provided you have no merged cells), you can convert the table to 
text (Table + Convert to Text, using a tab delimiter); delete the duplicate paragraphs using the above 
method, then convert the text back to a table.
Example 5: Tags
\<([!\<\>]@\>)*\</\1
will match any well-formed XML element including start-tag and end-tag such as:
<p>some text</p>
or 
<customer-name>John Smith</customer-name>
See also: 
Delete html tags or sgml tags or other bracketed tags (<example>) from a document without 
affecting other text.
Example 6: Formatting
By building up appropriate patterns, you can search for almost any combination of characters.
Of course you can also restrict your searches by specifying some style or formatting, or add formatting for 
the replacement text. See Finding and replacing non-printing characters (such as paragraph marks), 
other special characters, and text formatting for more on this.
A nice trick if you want to apply formatting to a part (but not all) of the search text is to put in “tags” in a 
first replacement.
In a find/replace, you can only change the formatting of the whole find-text; so you would need to do two 
find-replaces to get the job done. In the first, you would “tag” the text that has to be formatted; in the 
second, you format them (and remove the tags).
Find what: 
(something)(something else)(another string)
Replace with: 
\1$$\2##\3
and then remove the tags and apply the formatting in a second replace:
Find what: 
$$(*)##
Replace with: 
\1 ((bold))
Imagine, for instance, that you've got a text file, and headings are marked up by having 3 empty 
http://word.mvps.org/FAQs/General/UsingWildcards.htm (6 of 8)10/16/09 5:35 PM
Finding and replacing characters using wildcards
paragraphs before them and an empty paragraph after.
Find what:  
^13{4}([!^13]@^13)^13
Replace with: 
^p<H1>\1
Then Find what:  
\<H1\>(*) 
Replace with:  
\1 ((style “Heading 1”))
This will remove the empty paragraphs and format the headings. 
See also: Apply the built-in Heading 1 paragraph style to all paragraphs containing text in ALL 
CAPS 
More examples
See also:  
Replace any instance of the left square bracket character “[” that happens to be the fifth character 
in a paragraph 
How to make urls (and delimiters such as \, /, : and @) wordwrap in Word 
How to replace text in quotation marks with italic or highlighted text minus the quotes
Tips for advanced users
You can paste any (Unicode) character (unfortunately not characters from decorative (Symbol) fonts) 
into your search expressions. So copying the first and last characters from the Greek or Cyrillic subsets 
into a search:
would match any Greek character: 
matches any Cyrillic word: 
(“Can you help me please?”)
Note: in Word 97, the characters sometimes display in the dialog box as squares, but they do work.
In Word 2000+, you can type in Unicode characters with the Alt-key (make sure NumLock is on, then 
hold down the Alt-key and type the numbers on the numeric keypad). Since all characters from 
decorative fonts (Symbol-, Wingdings-fonts ...) are kept in a special code page from &HF000 to 
&HF0FF, you can search for them with [Alt61472-Alt61695]. (See also Finding and replacing 
symbols). 
[a-c] will not only match “a”, “b”, “c”, but also
[a-à] will not match all characters from U+0061 (a) to U+00E0 (à). 
For some discussion on Unicode sorting and wildcards see the Unicode Regular Expression 
Guidelines. In general, even if the sorting used in Word is not very transparent, you usually get the 
results you would expect.
If you are using VBA and doing string comparisons, the “Like” operator (covered in VBA Help) gives 
you much of the functionality of a wildcard search. 
If you are using VBA, you might want to look at the RegExp object (from VBScript, which you can 
include in your macro projects, and which offers some features not included in Word wildcards). 
Choose Tools + References in the VB editor, and check “Microsoft VBScript Regular Expressions”. 
You can get help if you call the VBScript editor and search its online help for RegExp. A list of 
supported wildcards is given in the help on the Pattern-property.
Gremlins to be aware of (for advanced users)
Sometimes Word will get confused if it encounters “escaped” brackets \( or \). For example: 
(\\) 
will match any character, not only a backslash.
Workaround: use 
([\\]) 
instead.
([a-z]\() throws an error – it should find an “a(”.
Workaround: Use ([a-z][\(]) instead.
http://word.mvps.org/FAQs/General/UsingWildcards.htm (7 of 8)10/16/09 5:35 PM
Finding and replacing characters using wildcards
Word starts matching again after the previous match/replacement; so for example ^13*^13 will match 
only every second paragraph in a Replace operation.
If that isn't what you want, you could (in this example) use *^13 instead. 
Other times, if this isn't what you want, you have to do multiple Find & Replaces. For example, 
supposing you wanted to subscript all the numbers in any chemical formula such as C2H4. You could 
tag the numbers that have to be subscripted; you want to subscript any group of numbers ([0-9]@) that 
follow a letter > ([A-Za-z]), and that are not followed by another number ([!0-9]): 
Find what: ([A-Za-z])([0-9]@)([!0-9])
Replace with: \1<sub>\2</sub>\3 
That search will for example match “C2H” in “C2H4” (letter + number + non-number), and then 
continue searching after the “H”. So you need to run this replacement twice, before doing the Find 
and& Replace that applies the formatting.
But sometimes, Word finding every second instance of your search string may be what you want, and 
you can make use of the feature. (For instance, if you want to format the text between two identical 
tags).
Not a bug but still annoying: You have to escape any special character even if you type its code; so 
^92 will have the same problems as typing the backslash.
The construction {0,} (find zero or more of the preceding item) is refused as incorrect syntax. This 
concept is available in Unix regular expression matching, so it's a curious omission.
You don’t always have to “escape” the special characters, if the context makes it clear that the special 
meaning isn’t wanted. [abc-] matches “-”, and [)(] matches “)” or “(”. This may sometimes make your 
searches behave differently from what you expected.
See also: 
Flush bad karma from Word's find facility after an unsuccessful wildcard search 
and 
How to prevent the built-in BrowseNext and RepeatFind commands from creating bad karma for 
wildcard searches
Send all feedback to word@mvps.org  
Top  - Ctrl+Home
Previous - Alt+left arrow
Page Updated: 
http://word.mvps.org/FAQs/General/UsingWildcards.htm (8 of 8)10/16/09 5:35 PM
Is there life after "Reveal Codes"?
Microsoft Word MVP FAQ Site
Home 
Site Map 
Word:mac 
FAQ 
Tutorials 
Downloads 
Find Help 
Suggestions 
Links 
About Us 
Search
Is there life after “Reveal Codes”?
Article contributed by Suzanne S. Barnhill
One of the questions most commonly asked by migrants to Word from WordPerfect is, 
“Where is Reveal Codes?” or “Does Word have anything like Reveal Codes?”
There is nothing in Word directly comparable to Reveal Codes in WordPerfect. There is a very 
good reason for this. WordPerfect can be thought of (and I understand is) basically a text 
stream with codes interspersed (for more on this, see John McGhie's article on Word vs. 
WordPerfect). This is what you see when you Reveal Codes. You have codes or markers 
that turn on and off certain formatting characteristics. Word, on the other hand, is a series of 
nesting containers, characters inside words inside paragraphs inside sections inside 
documents. The formatting of these is by styles and by pointers at the beginning and end of 
the document. I am reliably informed that if you open a Word document in a hex editor, you 
see a forest of gibberish at the beginning and end that represent these codes and pointers 
(you can get a small idea of this by opening a document using the Recover Text from Any File 
setting under “Files of type” in the File Open dialog). So Reveal Codes, even if there were 
such a thing in Word, would not be very helpful.
But there are many helpful cues and clues in Word if you know how to use them. The feature 
commonly touted as Word's equivalent to Reveal Codes is the “What's This?” button on the 
Help menu. Click on that (or press Shift+F1), then click in a paragraph, and you'll get 
information about formatting applied both by the style and directly. Rarely, however, does this 
tell you much more than you can tell by just looking at the paragraph on screen.
The “What’s This?” button has been replaced in Word 2002 by the Reveal Formatting task 
pane, which gives you specific information about the text at the insertion point (font, 
paragraph, and even section formatting). To display the task pane, View | Task Pane (or click 
on the New or Styles and Formatting toolbar button), then click the down arrow at the top of 
the task pane and choose Reveal Formatting. If you check the box for “Distinguish style 
source,” you can easily see what formatting is part of the style and what has been directly 
applied.
As a general rule, you want to avoid direct formatting. If you use styles to do your formatting 
and avoid manual formatting as much as possible, you will find that simply looking at the style 
name in the Formatting toolbar or Style Area will usually tell you all you need to know.
More importantly, use styles to do your formatting and avoid manual formatting as much as 
possible; you will then find that simply looking at the style name in the Formatting toolbar will 
usually tell you all you need to know.
Here are some more things that do help, in my experience.
1. The most important one is display of nonprinting characters
The Show/Hide ¶ button on the Standard toolbar toggles this 
display on and off.
The meaning of each of the nonprinting characters (or “formatting marks,” as they are 
known in Word 2000 and 2002), is explained in What do all those funny marks, like the 
dots between the words in my document, and the square bullets in the left margin, 
mean? With these symbols displayed, it is much easier to find out that, for example, your 
document is printing an extra blank page because you have half a dozen empty 
paragraphs at the end.
2. The second most important is display of text boundaries in Print Layout view. You'll find 
this on the View tab of Tools | Options for that view. This is helpful not only in visualizing 
margins but also for seeing the outlines of graphics (even when they're not selected) and 
table cell boundaries (even when gridlines are not displayed). Some people evidently 
prefer the cleaner page appearance they get without this display, but for a truly 
WYSIWYG view, you can always switch to Print Preview.  
http://word.mvps.org/FAQs/General/RevealCodes.htm (1 of 2)10/16/09 5:36 PM
Is there life after "Reveal Codes"?
3. While you’re looking at the View Options, be sure to check the box for “Drawings” and 
clear the check box for “Picture placeholders.” For more on this, see I inserted some 
graphics in a document, but now I can't see them; or there is just an empty box 
where one should be; or my graphics won't print. You will probably want to check the 
box for “Object anchors,” which help you see what paragraph a floating graphic is 
anchored to, but you may prefer to display bookmarks only when troubleshooting 
because the heavy brackets are ugly and distracting (and hidden bookmarks are not 
marked, anyway). Other important View Options include the vertical ruler, status bar, and 
ScreenTips. Display of the horizontal ruler is toggled on the View menu.
4. In addition to the above, there are other visual cues. With the insertion point in a given 
paragraph or word, or with a portion of the text selected, you can look at the toolbars to 
see what style is in use, what font and point size are being used, and whether bold or 
italic formatting is in effect. Although you can usually tell just by looking at it whether text 
is bold or italic, problems can often arise from incorrect formatting of the paragraph mark 
itself. With the insertion point in a paragraph, you can see from the ruler whether any 
paragraph indents are in effect. If you select the entire paragraph, you can see (from the 
extent of the block selected) whether the paragraph has some Space Before or After.
5.
One of the most useful tools when working with an 
entire document is the Style Area (see to the right). 
This is available only in Normal view. On the View tab 
of Tools | Options, set the style area width to a value 
greater than 0" (1" is usually sufficient unless your 
style names are very long). Word will then display the 
style for each paragraph in your document, and you 
can scroll through and check for incorrect or 
improperly formatted styles. Double-clicking on a 
style name in the Style Area will bring up the Style 
dialog box with the current style selected.
By using all these visual cues, and by understanding at least a little of the difference between 
the Word and WordPerfect object models, you will gradually be able to wean yourself from the 
desire for “Reveal Codes.”
Send all feedback to word@mvps.org  
Top  - Ctrl+Home
Previous - Alt+left arrow
Page Updated: 
http://word.mvps.org/FAQs/General/RevealCodes.htm (2 of 2)10/16/09 5:36 PM
Documents you may be interested
Documents you may be interested