asp.net core pdf editor : Changing pdf to powerpoint file control SDK platform web page .net winforms web browser How%20to%20Use%20Word8-part1414

How to create a Mail Merge
5. Select Edit Main Document.
Add all text that you want to appear 
with every record; and insert the 
appropriate merge fields using the 
Insert Merge Field button on the 
Mail Merge Toolbar.
You can use as few or as many of the data fields as 
you need to, and you can use them in any order. Also, 
any field can be used more than once.
In a catalog merge, this text will appear with each 
record. If you want text to appear either before or after 
all records, it's best to add this to the completed 
merged document.
6. You will want to add appropriate 
punctuation and spaces between 
the merge fields.
Although blank paragraphs are suppressed 
automatically when you merge, spaces within 
paragraph are not.
Frequently (for instance, in an address) you will want 
to suppress spaces and punctuation following a field if 
the field is blank – for example, if you have “«Street, 
«City»”, then if there is no street in a given address, 
you won't want the comma and space to display.
You can achieve this flexibility by using IF  fields. See: 
Making your mail merge “intelligent” by using IF 
fields.
7. As well as the obvious places, such 
as the address, you may also want 
to add mail merge fields at strategic 
points in the main body of the 
document – “«so-and-so» will be 
contacting you”, etc..
Frequently, you may want to make the results that are 
displayed dependant on a condition. For example, you 
may want to display “he” or “she”, depending on 
gender; or you might want to display either: “please let 
us know your start date”, or “you will commence 
employment on 01 January 2001”, depending on 
whether the start date is known.
Again, see: Making your mail merge “intelligent” 
by using IF fields for details of how to do this.
8. You can preview your data prior to 
performing the merge by clicking 
the ViewMergedData button on the 
mail merge toolbar. Doing this is far 
quicker than actually merging, if the 
Data Source is reasonably large.
You can skip though the records by 
pressing the Next and Previous 
buttons.
[You can also go to a specific 
record using the Find button 
(binoculars). This works fine under 
Word 2000 but can cause problems 
if you are using Word 97 – see: 
Why is mail merge unavailable 
after using the Find Record 
feature in Word 97?].
Having proof-read it in this way, 
you can merge straight to the 
printer if you want to, without 
having to create a merged 
document first.
A couple of minor “gotchas” with using 
ViewMergedData:
Blank paragraphs are not suppressed until you 
do the merge. However, if you have the ShowAll 
button on, you will see a " symbol to indicate a 
paragraph that is going to be suppressed, instead 
of the usual ¶ symbol for a normal paragraph.
Fields based on the total number of pages tend 
not to work as expected following a merge (e.g. 
Page X of Y), but this usually won't be apparent 
until you do a full merge.
http://word.mvps.org/FAQs/MailMerge/CreateAMailMerge.htm (3 of 5)10/16/09 5:36 PM
Changing pdf to powerpoint file - control SDK platform:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Changing pdf to powerpoint file - control SDK platform:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
How to create a Mail Merge
9. You may well need to filter the 
records, in order to merge only to a 
subset of your Data Source.
You may also want to change the 
sort order for the merge without 
affecting the sort order of the Data 
Source.
To do this, you can use Mail Merge 
Query Options
For instance, you may be doing a follow-up mailshot 
to those people who didn't reply to the original 
mailshot. Or you may want to send a letter only to 
people whose birthday is this week.
For details of how to do this, see: Turning Word into 
a pseudo-database by using Mail Merge Query 
Options.
10. Prior to performing the merge, hold 
<Shift> and then select File/Save 
All. This will save the Mail Merge 
Main Document; and if the Data 
Source is a Word document, it will 
save that too.
For additional formatting techniques, tips and tricks, 
and special merges such as setting up an Address 
Book, phone lists, merging graphics, suppressing 
duplicates, One-to-Many Relationships, see the Mail 
Merge home page on this site.
11. Perform the merge. Merge 
choices are:
Merge to New Document
Merge to Printer
Merge to Email
Merge to Electronic Fax
For large mail merges, merging straight to the printer 
generally works better and is much faster than 
merging to a new document and printing that.
If merging to Email or Electronic Fax, click the Setup 
button on the Merge dialog when you're ready to 
merge. Then select the Data field which contains the 
email address or fax number, type the subject line
and in the case of Email, choose whether or not you 
want the document to be sent as an attachment
Finally, you may also want to use Query Options to 
filter out any records that don't contain an email 
address/fax number.
2. General mail merge FAQ
Question
Solution
Page numbering doesn't restart 
with each record in completed 
merge.
1.Go into the Header or Footer.
2.On the Header/Footer toolbar, click the Format Page 
Number button: 
3.
Click Start At and enter the desired value.
4.
Click OK to close the dialog.
How do I amend, add or remove 
mail merge fields?
1. Select Edit Data Source on Mail Merge Toolbar
2. If the Data Source is an Excel spreadsheet or Access 
database, this will open it (or switch to it, if it's already 
open).
If the Data Source is a Word document, the Data 
Form dialog will now appear. Click the View Source 
button to open the Data Source. 
3. To amend a field, edit it in the Heading Row; to add a 
field, add a column to the table; to remove a field, 
delete the relevant column.
Alternatively, if the Data 
Source is a Word 
Document, you can select 
Manage Fields on the 
Database Toolbar.
This makes life a bit simpler, especially if it's your first 
time. Then save and Close the Data Source. 
http://word.mvps.org/FAQs/MailMerge/CreateAMailMerge.htm (4 of 5)10/16/09 5:36 PM
control SDK platform:C# PDF Page Rotate Library: rotate PDF page permanently in C#.net
Enable batch changing PDF page orientation without other PDF reader control. Support to overwrite PDF and save rotation changes to original PDF file.
www.rasteredge.com
control SDK platform:VB.NET Word: Word Conversion SDK for Changing Word Document into
VB.NET Word - Convert Word to PDF Using VB. How to Convert Word Document to PDF File in VB.NET Application. Visual C#. VB.NET. Home
www.rasteredge.com
How to create a Mail Merge
My email addresses aren't inserted 
as hyperlinks in the completed 
merge.
1. Select Format/AutoFormat and then Options
2. Turn off all formatting options that you do not want, 
but ensure that Internet and network paths as 
hyperlinks is turned on.
Merge to electronic fax option 
missing 
Follow this link
How do I get an image such as our 
company logo into my mail merge 
labels?
Assuming you want the same picture in every label, just 
insert it inline into every table cell in the mail merge Main 
Document.
If you don't want the logo to print for cells where there is 
no data (so you can avoid wasting labels), you can use a 
combination of an IF field and an INCLUDEPICTURE field:
{ IF { MERGEFIELD FirstName } <> "" { INCLUDEPICTURE 
"C:\\Temp\\Logo.tif" \d  \* MERGEFORMAT } "" }
You could also create an AutoText entry for the image or 
for the IncludePicture field. To use it, in the Label Setup 
dialog box, sample label text area, type the name for the 
AutoText entry and press <F3> to insert it.
Or you could create a label template with the image or 
field already included.
3. Related articles on this site
Mail Merge home page 
Creating a Mail Merge Data Source
Making your mail merge “intelligent” by using IF fields
Turning Word into a pseudo-database by using Mail Merge Query Options 
4. Helpful mail merge Knowledge Base articles
How to convert WordPerfect merge data documents to Word
How to convert WordPerfect merge data
How to use nested IF fields in a mail merge document
How to use form data as Mail Merge Data Source
Performing calculations in a mail merge field
How to design and set up Mail Merge Data Sources
How to convert WordPerfect 6.x data files and address books
How to create business cards in Microsoft Word
How to merge envelopes and labels if records in one column
How to merge conditional number of records to the same page
How to convert data in one column so that you can use the data in a mail merge
How to merge a single Data Source to multiple documents
How to use Microsoft Access data in Word
HOWTO: Automate Microsoft Word to Perform Mail Merge from Visual Basic
Send all feedback to word@mvps.org  
Top  - Ctrl+Home
Previous - Alt+left arrow
Page Updated: 
http://word.mvps.org/FAQs/MailMerge/CreateAMailMerge.htm (5 of 5)10/16/09 5:36 PM
control SDK platform:VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
Merge Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint data to PDF form. together and save as new PDF, without changing the previous two PDF documents at all
www.rasteredge.com
control SDK platform:C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
Able to perform PDF file password adding, deleting and changing in Visual Studio .NET project use C# source code in .NET class. Allow
www.rasteredge.com
Creating a Mail Merge Data Source
Microsoft Word MVP FAQ Site
Home 
Site Map 
Word:mac 
FAQ 
Tutorials 
Downloads 
Find Help 
Suggestions 
Links 
About Us 
Search
Creating a Mail Merge Data Source
Article contributed by Beth Melton
Microsoft Word supports many file formats which can be used as a Data Source for a mail merge. This article 
covers specifications and frequently asked questions on the most commonly used Data Sources, along with how 
to set up a Data Source in Word.
1. Overview
2. Using Word as a Data Source
3. Using Excel as a Data Source
4. Using Access (or any supported database) as a Data Source
5. Using a Text File as a Data Source
6. Using Outlook as a Data Source
7. Using Outlook Express as a Data Source 
(to return to top, press Ctrl+Home)
1. Overview
Break your fields down into the smallest meaningful value. For example, create a separate field for First and 
Last names, break the City, State, and ZIP of an address into separate fields as well. Combining 
information in separate fields in a merge document is easy; separating information in a field is difficult. For 
an example of how difficult, see: I have a "Name" column which I want to split into "FirstName", 
"LastName", how can I do it?
You can refer to the First name of an individual in a salutation and then use the First and Last in the inside 
address. However, using a separate “Salutation” field gives you much more flexibility, because it lets you 
use “Joe” or “Mr Bloggs” as appropriate.
If you wish to use barcodes, the delivery address and postal code must be placed in separate fields Should 
you wish to sort by a specific piece of your information, it must be placed in a separate field. This is 
important if you want to be able to view or print data in alphabetical order by last name for a mailing list or 
directory but in ZIP code order when creating mailing labels or envelopes to qualify for bulk mailing rates.
2. Using Word as a Data Source
Step
Comments
1.
In Step 2 of the Mail Merge Helper, select 
Create Data Source.
2. Word displays a dialog box containing a 
default list of field names. You can use the 
fields provided and add/remove fields, or 
remove them all and create your own field 
names.
The order of the fields will become the data 
entry order. Use the Move Up/Move Down 
Commands to alter the order.
When all fields have been specified, select 
OK and Word will ask for a file name for 
your Data Source file.
Field Name specifications:
Each field name must be unique.
Field names can be up to 40 characters long.
Word field names cannot contain spaces.
No more than 63 fields can be used (Word 97 
and later). If more are needed, then use an 
alternative Data Source. (In Word 95 and lower 
the limit was 31 fields).
http://word.mvps.org/FAQs/MailMerge/CreateADataSource.htm (1 of 5)10/16/09 5:37 PM
control SDK platform:VB.NET PDF File & Page Process Library SDK for vb.net, ASP.NET
creating, loading, merge and splitting PDF pages and Files, adding a page into PDF document, deleting unnecessary page from PDF file and changing the position
www.rasteredge.com
control SDK platform:C# PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in C#.net
Supports for changing image size. this .NET PDF to TIFF conversion control, C# developers can render and convert PDF document to TIFF image file with no loss
www.rasteredge.com
Creating a Mail Merge Data Source
Your Data Source is stored in a Word table. The first 
row in the table is called the Header row. Each row 
contains one record, and each column one field.
3. Next you will be asked to set up the Main 
Document or to Edit the Data Source. 
Select Edit Data Source.
Word provides you with a data entry form to enter your 
records. Use either <Tab> or <Enter> to move from 
field to field. 
Once you enter the data in the last field, press 
<Enter> again to move to a new record. Otherwise 
select Add New Record. 
To move to a previous field use <Shift Tab>. 
4. After all records have been entered you 
are ready to edit your Main Document.
To return to the Data Source, locate Edit Data 
Source on the Mail Merge Toolbar. 
Note that you don't have to use the data entry form. If you find it more convenient (as many users do), you 
can work directly with the data table by pressing the View Source button in the entry form.
Moreover, you can create this data table independently before beginning the merge process. In a blank 
document, insert a table with as many columns as you want merge fields. The first (heading) row of the 
table should contain the merge field names. Don't leave a blank row below the Heading Row; if you do, you 
will have a blank record, and the first page, item, label, or envelope in your merge will have blanks instead 
of merged data. As you add records, the table will grow, and you can sort the data on any column. Save 
this just as you would any Word document. When using the Mail Merge Helper, instead of choosing Create 
Data Source in the Get Data step, you will instead use Open Data Source to select the document in which 
you saved the data.
3. Using Excel as a Data Source
A Data Source in Excel, referred to in Excel as a list, must meet the following specifications:
Field names/column labels must be in the first row of the list, and field names must be unique.
There must not be a blank row between the field names and the first record.
If there is additional information on the worksheet, there must be at least one blank row or column 
separating the list from the other data.
There should be no empty columns or rows within the list.
If the field names/column labels are not in Row 1 of the worksheet, either create a named range for the 
list or add the AutoFilter feature to the list (Data/Filter/AutoFilter). The AutoFilter feature will 
automatically create a named range called _FilterDatabase. If you want to use lists from other 
worksheets, however, then using a named range is the best method. Note that if you ever add records 
to the bottom of the list you would need to redefine the named range. See Select Method (below) for 
additional details.
Question
Solution
Word tells me it can't establish the 
DDE connection to Excel or Excel 
just won't start.
In Excel, go to Tools/Options/General and turn off 
“Ignore other Applications”.
I can only see the first worksheet 
of my Excel workbook when I open 
my Data Source.
By default Word uses the DDE method to connect to 
Excel. In the Open Data Source dialog box, check the 
“Select Method” option to view other methods. 
Select Method Notes: 
Excel files via ODBC: Named ranges are displayed by 
default. To specify a worksheet, click Options and select 
System Tables. 
Microsoft Excel Worksheet via Converter will convert 
your worksheet into a Word document. If the file is saved 
in Word, it will permanently convert your Excel workbook 
into a Word document. You will no longer be able to open 
this file in Excel. Be cautious when using this method. 
My ZIP codes are missing leading 
zeros.
In Excel, select Format/Cells, and on the Number tab in 
the Category section, select Special, and apply the Zip 
code format. 
http://word.mvps.org/FAQs/MailMerge/CreateADataSource.htm (2 of 5)10/16/09 5:37 PM
control SDK platform:C# TIFF: Learn to Convert MS Word, Excel, and PPT to TIFF Image
Now, you may load an Excel (.xlsx) file and convert it using RasterEdge.Imaging. PowerPoint; demo code is for rendering and changing PowerPoint (.pptx) document
www.rasteredge.com
control SDK platform:VB.NET Image: How to Generate Freehand Annotation Through VB.NET
relocating, resizing, rotating, deleting, changing color attributes is easy to annotate image file with freehand drawn as an annotation on documents, like PDF.
www.rasteredge.com
Creating a Mail Merge Data Source
An AutoFilter is applied to my list in 
Excel and I'm getting blank records 
in Word.
In Word use Tools/Mail Merge and then select Query 
Options. Filter Records by one field using the “is not 
blank” criterion. Preferably this field should be one that 
would always contain an entry. 
How you can use MS Query to 
merge from two Excel files in a 
single mail merge.
See KB Article Q180599 
4. Using Access (or any supported database) as a Data Source
An Access table or query is already in a format that Word will recognize as the Data Source.
In addition to Access, any database for which Word has a file converter (including Foxpro, dBase, and 
WordPerfect and Works databases, among others) can be used as a Data Source. Also, if you use VBA to 
open the Data Source, any ODBC-compliant database can (at least in theory!) be used as a Data Source. 
And finally, any database format supported by MS Query can (in theory) be used. In the case of bespoke 
Database Management Systems, it is generally simpler and quicker to export a comma-delimited text file 
from the database and use that as the Data Source.
Question
Solution
Help! My phone numbers are not 
formatted correctly.
Use Alt+F9 to turn on the display of field codes. Edit the 
merge field for the phone number and add the following 
format:
{ MERGEFIELD strPhone \# "(###) ###'-'####" }
Note the apostrophes around the hyphen.
To prevent the phone number from breaking during word 
wrap, you can use a nonbreaking space, Ctrl+Shift+ 
Space, between the area code and prefix and a 
nonbreaking hyphen, Ctrl+Shift+ Hyphen between the 
prefix and number; in which case you won't need the 
apostrophes.
However, if some of the phone numbers are stored with 
the symbols and others are not, this will not correct the 
problem . In this circumstance, Word will display the 
calculated result of the phone number. So the best way 
to correct the phone numbers is in Access rather than in 
Word.
In an Access Query, add a calculated field that uses the 
Format function to correct the field. It would look 
something like:
Phone#: Format([strPhone],"(000) 000-0000")
Why does Word start another 
instance of Access?
This is Word is looking for a window titled Microsoft 
Access. If the database has an Application Title then a 
new instance of Access will be started. For a 
workaround, see Access MVP Dev Ashish's Web site.
I have pictures stored in Access 
but I can't get them to merge with 
Word – why not? 
See: How to merge in a picture from a database.
5. Using a Text File as a Data Source
Many database management systems (for example, most Human Resources systems) are difficult or 
impossible to merge directly to, but are very easy to export data from, as a comma delimited text file.  The 
comma delimited file can then be used as a Data Source; or alternatively, can be imported into Excel and 
saved in Excel format, and the resulting spreadsheet can be used as a Data Source.
Important: It is always best to give the text file an extension of .dat. The ODBC drivers for Windows 95 are 
broken, but if you give your text file a "non-standard" extension, such as .dat, the ODBC driver will not 
recognize it, and Word's internal text converter (which works) will take over. 
Specifications for using a text file as a Data Source:
Field names should contain no punctuation, and spaces are discouraged.
Each record ends with a paragraph mark.
http://word.mvps.org/FAQs/MailMerge/CreateADataSource.htm (3 of 5)10/16/09 5:37 PM
control SDK platform:VB.NET Image: Easy to Create Ellipse Annotation with VB.NET
to display extra information on your document image file. ellipse annotation to document files, like PDF & Word your document or image by changing its parameters
www.rasteredge.com
control SDK platform:C#: How to Edit XDoc.HTML5 Viewer Toolbar Commands
principle also applies equally to changing tabs order exception that four tabs, namely File, Annotation, Signature var _userCmdDemoPdf = new UserCommand("pdf");
www.rasteredge.com
Creating a Mail Merge Data Source
There should be no extra paragraph marks between records or at the end of the data records.
Use the same field delimiter in both the header row and the rest of the data.
For empty fields in the data record, include the field delimiter anyway with the exception of the last field 
in the last record.
Use quotation marks if the field contains the same character you are using as the delimiter, if the text 
contains a paragraph mark, line break, or list separator that is specified on the Number tab in the 
Regional Settings of the Control Panel. Note that the default is a comma (,).
If the information in the field contains quotation marks use double quotation marks ("" ""). Only one set 
of quotation marks will display in the completed merge.
Example:
"FirstName","LastName","Address1","Address2" 
"John","Doe","1000 1st St.","" 
"Timothy","Smith","1455 Anywhere Ln.","Apt. 1"
Question
Solution
Accented or extended characters 
lost in mail merge
See KB Article Q195688
6. Using Outlook as a Data Source
Question
Solution
Some Contact List fields are not 
available to Word
Word 97: See MS KB Article Q141874.
Word 2000:
1. Start Outlook.
2. Under Outlook Shortcuts, select Contacts.
3. Select Tools/Mail Merge.
See MS KB Article Q225000for additional methods.
How to modify the layout of the 
address.
Word 97: See KB Article Q134901.
Word 2000: A supplemental macro, Modify Address 
Layout, is available in Macros9.dot.
Contact information does not 
appear in Address Book
To verify or install the Outlook Address Book Service:
1.
In Outlook, select Tools/Services.
2.
Verify Outlook Address Book service is in the list of 
available information services.
To add the Outlook Address Book:
1. Click Add.
2. In the Add Service to Profile dialog box, select the 
Outlook Address Book from the list of available 
services.
If the Outlook Address Book Service is not an available 
service, see KB Article Q173072
Mapi32.dll is an invalid MAPI 
library.
Login failed, unspecified error.
Word was unable to open the Data 
Source.
Outlook Express has been set as your default email 
program.
In Outlook Express go to Tools/Options and either clear 
the checkbox for “Make Outlook Express my default 
Simple MAPI client.” or “Make Outlook Express my 
default e-mail program.”.
http://word.mvps.org/FAQs/MailMerge/CreateADataSource.htm (4 of 5)10/16/09 5:37 PM
Creating a Mail Merge Data Source
C:\~~\~~~_virtual_file_~~~.olk Is 
Being Used by Unknown. Do you 
want to make a copy?
This is a temporary file that is created when you use the 
Outlook Address Book.
When you receive the error message click No.
A second error message should appear. When you 
receive it, select Options and then Remove Data/
Header Source.
Note that your Main Document is no longer associated 
with your Data Source. You will need to reattach the Data 
Source via Tools/Mail Merge/Get Data.
7. Using Outlook Express as a Data Source
The Outlook Express address book was not designed for use in Word. You can open the Address Book in 
Outlook Express, select File/Export, and use a format that Word does support.
See Knowledge Base article How to Use the Outlook Express Address Book in Mail Merge for step-by-
step instructions.
Send all feedback to word@mvps.org  
Top  - Ctrl+Home
Previous - Alt+left arrow
Page Updated: 
http://word.mvps.org/FAQs/MailMerge/CreateADataSource.htm (5 of 5)10/16/09 5:37 PM
Making your mail merge "intelligent" by using IF fields
Microsoft Word MVP FAQ Site
Home 
Site Map 
Word:mac 
FAQ 
Tutorials 
Downloads 
Find Help 
Suggestions 
Links 
About Us 
Search
Making your mail merge “intelligent” by 
using IF fields
Article contributed by Dave Rado
1. Why and How
2. Suppressing unwanted spaces and commas within a line of an address
3. Displaying gender-specific information in a letter
4. Inserting different text, depending on various mail merge field conditions, in a document such as an offer 
letter or contract
5. Inserting files at certain points in a document, depending on various conditions
6. Using (or not using) the MergeFormat switch 
(to return to top, press Ctrl+Home)
1. Why and How
Almost any mail merge will work better if you use IF fields, as the frequently used 
scenarios discussed below attempt to illustrate.
At their simplest, they can be used to suppress unwanted spaces and commas in an 
address, if a field is blank. They can also be used in the main body of a letter or other 
mail merge document for things like inserting “his” or “her”, “he” or “she”, depending on 
gender. At a more sophisticated level they can be used to insert different series of 
boilerplate files, depending on certain conditions stored in the data file, which could be 
used, for example, in an Employee Contract template.
At its simplest, an IF field works as follows: If a condition is met display one result, 
otherwise display another. A field of this sort would look a bit like this:
{ IF [Condition] [Display Result 1[Display Result 2 ] }
Where the curly brackets represent field braces, which you must insert by pressing Ctrl
+F9 (you can't type them). A real example might be:
{ IF { MERGEFIELD Gender } = "Male" "Him" "Her" }
Again, all of the curly brackets must be inserted by pressing Ctrl+F9.
IF fields can be made more powerful than this, because you can nest them within each 
other.
For example, you can create a field with logic such as: “If Condition 1 is met, then if 
Condition 2 is also met, display Result 1”. This is equivalent to saying “if both conditions 
are met, display Result 1”; but unfortunately you can't use “and” in Word fields.
Such a field would look something this:
{ IF [Condition 1] { IF [Condition 2] [Display Result 1] "" "" }
The easiest way to create nested fields of this type is to create them separately, then cut 
and paste one field into the other.
You can also simulate “Or” statements, by using the logic: “If Condition 1 is met, display 
Result 1; on the other hand, if Condition 1 isn't met, but Condition 2 is met, also display 
Result 1”. That is a rather tortuous way of saying “if either condition is met, display this”, 
but it does work.
http://word.mvps.org/FAQs/MailMerge/MMergeIfFields.htm (1 of 3)10/16/09 5:37 PM
Making your mail merge "intelligent" by using IF fields
2. Suppressing unwanted spaces and commas within a line of an 
address
A mail merge address frequently begins with a Title field (Mr/Ms/Mrs/Dr/etc). Typically, 
you would want the Title field to  be followed by a FirstName field; and you would want a 
space between the title and the first name.
But what if some of the records have a blank Title field? You don't want the address to 
start with a space! So to prevent that happening you can use a construction like the 
following:
{ MERGEFIELD Title }{ IF { MERGEFIELD Title } = "" "" " " }
In other words, if there is a title, display it, and follow it with a space; if there isn't a title, 
don't follow it with anything. 
Or looking at the construction in more detail: 
{ MERGEFIELD Title }
inserts the title (if ther is one).
{ IF { MERGEFIELD Title } = "" "" " " }
means if the title is blank (""), insert nothing (""), otherwise insert a space (" ").
Further down, you might want to have (in the UK) “Town, County” or (in the US) “City, 
State” on a single line. If, for a particular record, both fields contain some data, you would 
want the two fields to be separated by a comma and a space. If either field is blank, you 
don't want a space or a comma. You can achieve this as follows:
{ MERGEFIELD Town }{ IF { MERGEFIELD Town } = "" "" { IF { MERGEFIELD County } = "" "" 
", " } }{ MERGEFIELD County }
This inserts the Town if there is one; if there is no town, it inserts nothing in front of the 
County field. If there is a town, but no county, nothing is inserted between the two fields. 
Finally, if there is both a town and a county, a comma and a space is inserted between 
the two fields.
You can, of course, apply this principle outside addresses. For example, suppose you 
want to output a line like:
Subject: <<Subject>>
when the database field <<subject>> is not blank, but suppress the line completely when 
it is blank. To achieve this, tick the “Suppress Blank Lines in Addresses” field in the Mail 
Merge dialog, and use the field:
{ IF { MERGEFIELD Subject } = "" "" "Subject: " }{ MERGEFIELD Subject }
3. Displaying gender-specific information in a letter
You may have a mail merge letter which ends: “Please feel free to ring «AccountMgr» if 
you have any queries. [He or She] will be glad to do anything [he or she] can to help.”
This is simple. In your Data Source, create a column called “AcctMgrGender”. Fill it in 
with “M” or “F” against every row. Then at its simplest, you could use:
{ IF { MERGEFIELD AcctMgrGender } = "M" "He" "She" }
and
{ IF { MERGEFIELD AcctMgrGender } = "M" "he" "she" }
respectively. However that would display “He” and “he” against any records where the 
“AcctMgrGender” field was blank – dangerous! One way of testing for this would be to 
use Mail Merge Query Options to display all records for which the field was blank; 
another would be to sort the Data Source on the “AcctMgrGender” field. But you could 
have an additional safeguard by using a field like the following:
{ IF { MERGEFIELD AcctMgrGender } = "M" "he" { IF { MERGEFIELD AcctMgrGender } = "F" 
"she" "WARNING! YOU FORGOT TO PUT THIS PERSON'S GENDER IN THE DATA 
SOURCE!!" } }
http://word.mvps.org/FAQs/MailMerge/MMergeIfFields.htm (2 of 3)10/16/09 5:37 PM
Documents you may be interested
Documents you may be interested