SAP Business One 
How-To Guide 
PUBLIC  
How to Manage Budgets 
Applicable Release: 
SAP Business One 8.8 
All Countries 
English 
December 2009 
Changing pdf to powerpoint file - SDK control service:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Changing pdf to powerpoint file - SDK control service:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
Table of Contents 
Purpose...........................................................................................................................................3
Defining Budget Settings...............................................................................................................4
Defining Budget Distribution Methods.........................................................................................6
Using Budget Scenarios................................................................................................................8
Defining a New Budget Scenario...........................................................................................8
Importing Budget Scenarios................................................................................................10
Copying Budget Scenarios..................................................................................................12
Defining a Budget.........................................................................................................................13
Changing the Distribution of Budget Amounts....................................................................16
Defining Budgets after the Commencement of Activity.......................................................18
Printing Budgets..................................................................................................................19
Working with Budget Reports.....................................................................................................20
Creating Budget Report.......................................................................................................20
Creating Balance Sheet, Trial Balance, and Profit and Loss Statement Budget Reports...23
Printing Budget Reports......................................................................................................23
Appendix - Examples of Rounding Methods.............................................................................24
Authorizations..............................................................................................................................25
Database Tables Reference.........................................................................................................26
Copyrights, Trademarks, and Disclaimers................................................................................27
© SAP AG 2009 
2
SDK control service:C# PDF Page Rotate Library: rotate PDF page permanently in C#.net
Enable batch changing PDF page orientation without other PDF reader control. Support to overwrite PDF and save rotation changes to original PDF file.
www.rasteredge.com
SDK control service:VB.NET Word: Word Conversion SDK for Changing Word Document into
VB.NET Word - Convert Word to PDF Using VB. How to Convert Word Document to PDF File in VB.NET Application. Visual C#. VB.NET. Home
www.rasteredge.com
How to Manage Budgets 
Purpose  
The Budget module helps you manage and track company expenses. 
In SAP Business One a budget is based on the data entered, which specifies the maximum amount 
that can be allocated to a particular G/L account. You can block the creation of transactions for G/L 
accounts that exceed their budget limit. 
In the course of routine work, the application checks the debit side of G/L accounts for which a budget 
has been defined. If the budget is exceeded, the application either issues a warning or blocks the 
action, depending on the chosen setting. 
Note 
ɷ
The budget functionality works with calendar months only. 
ɷ
If your company manages a perpetual inventory system, you can use Purchase 
Accounts Posting System.  This option includes the recording of expense 
accounts in journal entries created by purchasing documents that affect the 
inventory valuation. You can use the budget functionality to control these 
purchase accounts, thus monitoring your expenses in real time.  
This functionality can be used in localizations where purchase accounting is used, 
selecting this option enables purchase accounting. Once journal entries have 
been made, this setting cannot be modified. 
To activate the Purchase Accounts Posting System, from SAP Business One 
Main Menu, choose Administration 
System Initialization 
Company Details 
Basic Initialization tab and select the Use Purchase Accounts Posting System 
checkbox. 
© SAP AG 2009 
3
SDK control service:VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
Merge Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint data to PDF form. together and save as new PDF, without changing the previous two PDF documents at all
www.rasteredge.com
SDK control service:C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
Able to perform PDF file password adding, deleting and changing in Visual Studio .NET project use C# source code in .NET class. Allow
www.rasteredge.com
How to Manage Budgets 
Defining Budget Settings 
You need to make specific settings before you can use the budget functionality. 
1.  From the SAP Business One Main Menu, choose Administration 
System Initialization 
General Settings, and on the Budget tab select the Budget Initialization checkbox. 
2.  Under the title For a Document that Deviates from the Budget, choose one of the following 
options: 
{
Block Deviation from Budget - blocks the creation of transactions that cause the budget 
to be exceeded. 
{
Warning - in the event that the budget is exceeded, issues an alert, offering you the 
option of confirming or canceling the transaction. 
{
Without Warning – lets you add transactions without any restrictions. When you choose 
this option, the rest of the fields are not displayed. 
3.  Specify the following data: 
Field/Button 
Activity/Description 
Comments  
For Annual/Monthly 
Budget 
Lets you manage your budget on 
an annual or monthly basis. 
For the annual budget, this 
setting is updated per user. 
For the monthly budget, it is 
updated for all users in the 
company, but only after the 
next logon. 
Purchase Orders 
When you issue a purchase order, 
the application performs a check 
against the budget, including all 
open purchase orders and the 
current one. 
© SAP AG 2009 
4
SDK control service:VB.NET PDF File & Page Process Library SDK for vb.net, ASP.NET
creating, loading, merge and splitting PDF pages and Files, adding a page into PDF document, deleting unnecessary page from PDF file and changing the position
www.rasteredge.com
SDK control service:C# PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in C#.net
Supports for changing image size. this .NET PDF to TIFF conversion control, C# developers can render and convert PDF document to TIFF image file with no loss
www.rasteredge.com
How to Manage Budgets 
Field/Button 
Activity/Description 
Comments  
Goods Receipt POs 
When you issue a goods receipt 
PO, the application performs a 
check against the budget, including 
all open goods receipt POs and the 
current one. 
Accounting 
When you issue an A/P invoice or 
any other accounting transaction 
that involves a G/L account 
relevant to the budget, the 
application performs a check. 
4.  To save changes, choose the Update Button. 
5.  When SAP Business One displays the Mark all P&L accounts as budget accounts? dialog box, 
choose Yes
Result 
The Relevant to Budget checkbox is selected in all your profit-and-loss G/L accounts.  
Note 
ɷ
You can find this checkbox in Financials 
Chart of Accounts 
Account Details 
pushbutton. 
ɷ
You can manually select non profit-and-loss G/L accounts to be relevant to the 
budget by selecting the Relevant to Budget checkbox for each G/L account. 
In the course of routine work, when you create a transaction against a relevant-to-budget expense G/L 
account, the application executes a check for deviation from the budget, and if the budget is 
exceeded, it issues a system message. 
If the Purchase Order, Goods Receipt POs, and Accounting checkboxes are selected, the application 
performs a check for deviation from the budget during the generation of purchase orders, goods 
receipt POs, and A/P invoices. 
If the budget is exceeded, the following dialog box is displayed: 
If you defined to block transactions that exceed the budget, the application does not add such 
transactions and issues an alert to that effect. 
© SAP AG 2009 
5
SDK control service:C# TIFF: Learn to Convert MS Word, Excel, and PPT to TIFF Image
Now, you may load an Excel (.xlsx) file and convert it using RasterEdge.Imaging. PowerPoint; demo code is for rendering and changing PowerPoint (.pptx) document
www.rasteredge.com
SDK control service:VB.NET Image: How to Generate Freehand Annotation Through VB.NET
relocating, resizing, rotating, deleting, changing color attributes is easy to annotate image file with freehand drawn as an annotation on documents, like PDF.
www.rasteredge.com
How to Manage Budgets 
Defining Budget Distribution Methods 
You can automatically divide the budget among the months of the year. 
Note 
Budget distribution methods are not relevant for working with an annual. 
During the setup of a new company, SAP Business One automatically defines the following 3 common 
budget distribution methods: 
Equal –distributes the budget amount equally among the months of the year. 
Ascending Order –distributes the budget amount in an ascending order and is used when you 
increase your budget expenses over the months of the year.  
For example, in January you use only a small proportion of your budget amount, in February 
you increase your expenses, and so on. 
Descending Order - distributes the budget amount in a descending order and is used when you 
decrease your budget expenses over the months of the year. 
For example, in January you use the largest proportion of your budget amount, in February you 
use a little less, and so on. 
These methods cannot be revised. However, you can choose to add additional methods as described 
in the following procedure. 
Procedure 
1.  From the SAP Business One Main Menu, choose Financials 
Budget Setup 
Budget 
Distribution Methods. 
© SAP AG 2009 
6
SDK control service:VB.NET Image: Easy to Create Ellipse Annotation with VB.NET
to display extra information on your document image file. ellipse annotation to document files, like PDF & Word your document or image by changing its parameters
www.rasteredge.com
SDK control service:C#: How to Edit XDoc.HTML5 Viewer Toolbar Commands
principle also applies equally to changing tabs order exception that four tabs, namely File, Annotation, Signature var _userCmdDemoPdf = new UserCommand("pdf");
www.rasteredge.com
How to Manage Budgets 
2.  To switch to Add mode, use one of the following methods: 
{
From the menu bar, choose Data 
Add 
{
Click 
(Add) in the toolbar 
{
Press Ctrl+A 
3.  In the Budget Distribution Methods – Setup window, specify the following data: 
Field/Button 
Activity/Description 
Comments  
Method 
Internal number automatically 
assigned to the distribution 
method. 
Method Name 
Specify a name for the distribution 
method. 
Total 
Specify the total value to be 
distributed among the months. 
Month 
A numerical representation of the 
month of the year. 
Factor 
Define the proportion of the total to 
be assigned to each month.  
The factor total has to match 
the total distribution. 
Set as Default 
Lets you define a certain 
distribution method as the default 
method.  
This setting automatically 
selects the chosen method 
when you define the budget. 
4.  To add your chosen methodclick the Add button. 
Note 
You can change the distribution of the budget amounts manually in the Budget Item 
Details window. For more information, see Changing the Distribution of Budget 
Amounts. 
© SAP AG 2009 
7
How to Manage Budgets 
Using Budget Scenarios 
Budget scenarios are used mainly for displaying budget reports. Using a scenario, you create a 
prognosis of a particular situation for the company's budget and obtain important information about 
what the budgetary balance would be according to the selected scenario. 
Example 
This figure illustrates an optimistic scenario versus a pessimistic scenario. Each budget 
scenario is assigned to a particular fiscal year. 
When you set up a new company, the application provides a default scenario called Main Budget. This 
scenario cannot be altered. 
Defining a New Budget Scenario 
1.  From the SAP Business One Main Menu, choose Financials 
Budget Setup 
Budget 
Scenarios
The scenarios assigned to the selected fiscal year are displayed. 
© SAP AG 2009 
8
How to Manage Budgets 
2.  In the Fiscal Year field choose a different fiscal year to display its assigned scenarios. 
The options in Fiscal Year are based on the posting periods you set in the Posting Periods 
window (Administration 
System Initialization 
Posting Periods). 
Note 
You can set a Fiscal Year start for the first day of the month only. 
3.  To add a new budget scenario row, use one of the following methods: 
{
From the menu bar, choose Data 
Add Row 
{
Right-click in the window and choose Add Row 
{
Press Ctrl+I 
4.  In the Budget Scenarios – Setup window, specify the following data: 
Field/Button 
Activity/Description 
Comments  
Budget Name 
Specify a name for the budget 
scenario.  
This name is unique to that 
fiscal year. 
Based On 
Choose the budget scenario on 
which to base this budget scenario. 
An independent budget 
scenario should be based on 
itself. 
Initial Ratio (%) 
Set the percentage of the defined 
budget in relation to its base 
budget. 
Rounding Method 
Select one of the following 
rounding methods for budget 
amounts in the scenario: 
No Rounding 
Round to Full Decimal 
Amount 
Round to Full Amount 
Round to Full Tens Amount 
Changing the rounding method is 
relevant only when you base your 
scenario on a different one. Budget 
amounts for independent budget 
scenarios are not rounded. 
The budget amounts are 
rounded only when the 
scenario is created. If you 
later define or change a 
budget amount in the base 
scenario, the budget amount 
calculated for this scenario is 
not rounded. 
For examples, see Appendix
- Examples of Rounding
Methods
Copy Scenario 
Opens the Copy Budget Scenarios 
window. 
Import Scenario 
Opens the Import Budget 
Scenarios window. 
For information, see sections 
Importing Budget Scenarios
and Copying Budget
Scenarios
. 
© SAP AG 2009 
9
How to Manage Budgets 
5.  To save your settings, choose the Update button. 
Note 
ɷ
You can update a particular scenario by going to the Budget Scenario Definition 
window and entering amounts manually, irrespective of the ratio that has been 
defined. For information, see Defining a Budget
ɷ
In the course of routine work, deviation from the budget is checked against the 
main budget only. The other scenarios are only for reports. 
Importing Budget Scenarios  
The Import Budget Scenario function lets you import budget data from a company to the company with 
which you are currently working, and duplicate a budget scenario in the same company, for the same 
fiscal year or for the next fiscal year. 
Note 
Make sure during the operation that the G/L account codes in the source company match 
those in the target company. 
1.  From the SAP Business One Main Menu, choose Financials 
Budget Setup 
Budget 
Scenarios. 
2.  To open the Import Budget Scenarios window, choose the Import Scenario button. 
The window contains the following data: 
Field/Button 
Activity/Description 
Comments  
Original Data 
Choose Company 
Select the source company from 
which to import the source 
scenario. 
Database Name  
Displays the database name of the 
selected source company. 
© SAP AG 2009 
10
Documents you may be interested
Documents you may be interested