How to Manage Budgets 
Field/Button 
Activity/Description 
Comments  
Company Name 
Displays the company name of the 
selected source company. 
Original Scenario 
Select the required scenario to 
import. 
Destination Data 
Database Name  
Displays the database name of the 
company you are currently working 
in, and into which you are importing 
the budget data (cannot be 
changed).   
Company Name 
Displays the company name of the 
company you are currently working 
in, and into which you are importing 
the budget data (cannot be 
changed). 
Destination Scenario 
Select the target scenario into 
which you want to import the 
budget scenario data. 
3.  Choose the Choose Company button to open a corresponding window. Select the required 
company database and choose the OK button. 
4.  Specify the Original Scenario and the Destination Scenario. 
5.  On the right, select the required G/L accounts. All the G/L accounts defined as Relevant to 
Budget are displayed in this list and all are selected by default. 
6.  To complete the import procedure, choose the Execute button. 
Note 
To duplicate a budget for the next fiscal year, make sure that the source and target 
scenarios have the same name. 
© SAP AG 2009 
11
Convert pdf file to powerpoint presentation - control application platform:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Convert pdf file to powerpoint presentation - control application platform:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
How to Manage Budgets 
Copying Budget Scenarios  
The Copy Budget Scenario function lets you copy budget data from a budget scenario into a target 
budget scenario in the same company for the same fiscal year or for the next fiscal year.  
1.  From the SAP Business One Main Menu, choose Financials 
Budget Setup 
Budget 
Scenarios. 
2.  To open the Copy Budget Scenarios window, choose the Copy Scenario button. 
The window contains the following data: 
Field/Button 
Activity/Description 
Comments  
Original Data 
Database Name, 
Company Name 
Display your current database 
name and company name. 
Original Scenario 
Select the scenario you want to 
copy. 
Destination Data 
Database Name, 
Company Name 
Display your current database 
name and company name. 
Destination Scenario 
Select the target scenario to which 
you want to copy the data from the 
original budget scenario. 
3.  Select the original scenario and the destination scenario of your company. 
4.  On the right, select the required G/L accounts. All the G/L accounts defined as Relevant to 
Budget are displayed in this list and all are selected by default. 
5.  To complete the copy procedure, choose the Execute button. 
Note 
To duplicate a budget for the next fiscal year, make sure the source and target scenarios 
have the same name. 
© SAP AG 2009 
12
control application platform:VB.NET PowerPoint: Use PowerPoint SDK to Create, Load and Save PPT
NET method and sample code in this part will teach you how to create a fully customized blank PowerPoint file by using the smart PowerPoint presentation control
www.rasteredge.com
control application platform:C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
But sometimes, we need to extract or fetch text content from source PDF document file for word processing, presentation and desktop publishing applications.
www.rasteredge.com
How to Manage Budgets 
Defining a Budget 
Prerequisites 
The Budget Initialization option on the Budget tab under Administration 
System Initialization 
General Settings is selected. 
You have defined the following: 
{
Required distribution methods. For information, see Defining Budget Distribution
Methods
{
Required budget scenario. For information, see Defining a New Budget Scenario
Procedure 
1.  From the SAP Business One Main Menu, choose Financials 
Budget Setup 
Budget. 
2.  In the Budget Scenario Definition window, choose the required G/L accounts. 
The table displays G/L accounts defined as Relevant to Budget in the chart of accounts. 
3.  In the Scenario field, choose the scenario for which you want to define a budget. For information 
about scenarios, see section Using Budget Scenarios
© SAP AG 2009 
13
control application platform:C# Create PDF from OpenOffice to convert odt, odp files to PDF in
Note: When you get the error "Could not load file or assembly 'RasterEdge.Imaging. Basic' or any How to Use C#.NET Demo Code to Convert ODT to PDF in C#.NET
www.rasteredge.com
control application platform:VB.NET PowerPoint: Sort and Reorder PowerPoint Slides by Using VB.
you can choose to show your PPT presentation in inverted clip art or screenshot to PowerPoint document slide & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
How to Manage Budgets 
4.  Choose the OK button to open the Budget Scenarios - Setup (Scenario - XXX) window. 
This window displays G/L accounts defined as Relevant to Budget in the chart of accounts, and 
for which an amount was entered in the budget. 
Header 
Field/Button 
Activity/Description 
Comments  
Fiscal Year 
The fiscal year linked to the 
selected budget scenario. 
Display Accounts with no 
Budget 
Lets you display G/L accounts for 
which no budget amount has been 
entered. 
Row Details 
Field/Button 
Activity/Description 
Comments  
Acct No. 
The G/L account code as defined 
in the chart of accounts. 
Acct Name 
The G/L account name. 
Parent Acct 
You can determine the budget 
amount of a specific G/L account 
according to a percentage 
calculated from an existing budget 
amount of another G/L account. 
Use the TAB key to display a list of 
G/L accounts with budget amounts, 
select the required G/L account, 
and specify a value in the % field to 
the right.  
The option of linking budget 
amounts to parent accounts 
is used for calculations only. 
For this reason, the budget 
amount entered in the Parent 
Acc. field and divided among 
its child G/L accounts, is not 
actually deducted from the 
budget of the parent account. 
However, the budget 
amounts are managed 
separately for each G/L 
account. 
© SAP AG 2009 
14
control application platform:VB.NET PowerPoint: Merge and Split PowerPoint Document(s) with PPT
documents and save the created new file in the sample code in VB.NET to finish PowerPoint document splitting If you want to see more PDF processing functions
www.rasteredge.com
control application platform:VB.NET Create PDF from OpenOffice to convert odt, odp files to PDF
1odt.pdf"). How to VB.NET: Convert ODP to PDF. This code sample is able to convert ODP file to PDF document. ' odp convert
www.rasteredge.com
How to Manage Budgets 
Field/Button 
Activity/Description 
Comments  
If you have selected a parent 
account for a certain G/L account, 
specify the proportionate budget 
percentage you want to allocate to 
the child G/L account.  
If the parent account's 
budget is $1000 and you 
define 10%, the child 
account's budget is $100. 
Method 
Select a default monthly budget 
distribution method from those 
defined in your company  
You can define a different 
method for each G/L 
account. 
Local Debit / Credit 
Specify an amount in local 
currency for each G/L account.  
SAP Business One checks 
the budget for deviations 
against the debit side. Thus, 
alerts are only triggered for 
accounts with a budgeted 
amount in the Debit column. 
You can use the Credit field 
for sales accounts to set 
revenue targets which you 
can track with the budget 
report. 
System Debit, Credit 
Let you manually change the 
system currency budget amounts, 
which were calculated according to 
the amounts in local currency 
multiplied by the relevant exchange 
rate.  
By default, these fields are 
hidden. 
Actual 
Displays the G/L account's balance 
to date based on its local currency 
journal entries in SAP Business 
One.  
Actual (SC) 
Displays the G/L account's balance 
to date based on its system 
currency journal entries in SAP 
Business One. 
By default, this field is 
hidden. 
Actual – Future - Local, 
Actual – Future - System 
Displays the future balance of the 
G/L account. The future balance 
displays the amounts of open 
purchase orders and goods receipt 
POs. 
By default, these fields are 
hidden. 
Note 
You display or hide columns in this window by clicking 
(Form Settings) and 
selecting the relevant fields. 
When you create a new budget that includes accounts without previous budget 
definitions, the window does not display any accounts. In such a case, select the 
Display Accounts with no Budget checkbox. 
© SAP AG 2009 
15
control application platform:VB.NET PowerPoint: VB Codes to Create Linear and 2D Barcodes on
PowerPoint PDF 417 barcode library is a mature and Install and integrate our PowerPoint PLANET barcode creating to achieve PLANET barcode drawing on PPT file.
www.rasteredge.com
control application platform:How to C#: Overview of Using XDoc.Windows Viewer
Generally speaking, you can use this .NET document imaging SDK to load, markup, convert, print, scan image and document. Support File Types. PDF.
www.rasteredge.com
How to Manage Budgets 
5.  For each account, you can change the budget amount, percentage, and distribution method. 
You can also change the distribution of the budget amounts manually using the Budget Item 
Details window. For more information, see Changing the Distribution of Budget 
Amounts. 
6.  To save your changes, choose the Update button. 
enabling you to perform an analysis by comparing the 
defined budget with the actual business activity. 
Menu, choose Financials 
Budget Setup 
Budget. 
uble-click the required row number 
The Budget Item Details window is displayed for the selected G/L account. 
Result 
The budget is defined for the selected accounts, 
Changing the Distribution of Budget Amounts 
Use the Budget Item Details window to manually change the distribution of the budget amounts. 
1.  From the SAP Business One Main 
2.  Choose the required G/L account. 
3.  To access a detailed display of the G/L account's budget, do
in the table, or right-click the row and choose Row Details. 
© SAP AG 2009 
16
How to Manage Budgets 
{
The budget amount is distributed among the months according to the selected method.  
{
You can manually change the amount for each month. 
{
The Header area displays the following data: 
Field/Button 
Activity/Description 
Comments  
Account Number 
The code of the selected G/L 
account. 
Account Name 
The name of the selected G/L 
account. 
Total (Local) 
The total budget amount in local 
currency defined for the selected 
G/L account. 
Total (System) 
The total budget amount in system 
currency defined for the selected 
G/L account. 
4.  Change the following data, as needed: 
Field/Button 
Activity/ Description 
Comments  
Month 
The month of the year. 
You cannot edit this field 
Local 
The budget amount in local 
currency that was distributed to 
each month. 
System 
The budget amount in system 
currency that was distributed to 
each month. 
The proportion out of the overall 
budget amount that was distributed 
to each month. 
You cannot edit this field 
For Reconciliation 
If the total of the % column is not 
100, this row displays the amount 
remaining to be distributed. 
Remarks 
Specify special remarks for each 
month, if required.  
Note that the remarks are 
saved per month, so make 
sure to click the name of the 
relevant month before 
entering your remarks. 
Update Differences 
If you change the monthly budget 
amounts and, as a result, the total 
budget value is not fully allocated, 
choose this button to specify the 
remaining value in the budget 
amount of the last month. 
© SAP AG 2009 
17
How to Manage Budgets 
5.  To save your changes, choose the Update button. 
Note 
If you change the budget amounts manually, the Method column in the Budget Scenarios 
– Setup window changes to Man. (manual) and is marked in red in the corresponding 
G/L account row. 
Defining Budgets after the Commencement of Activity 
When you define a budget amount for a G/L account that already has a bookkeeping balance, SAP 
Business One displays the following dialog box: 
Choose one of the following: 
Field/Button 
Activity/ Description 
Comments  
Yes 
Copies the current G/L account's 
bookkeeping balance to the Actual 
column. This means that SAP 
Business One considers the 
current bookkeeping balance as its 
starts to calculate the used budget 
amounts. 
Example 
If you specify a budget 
amount for a G/L account 
with a current bookkeeping 
balance of USD 1000 and 
you choose Yes, SAP 
Business One copies the 
USD 1000 bookkeeping 
balance to the Actual 
column, and starts counting 
the used budget amount 
from this value. 
No 
Ignores the G/L account's current 
bookkeeping balance and starts 
calculating the used budget as of 
this moment (zero budget amount 
used). 
All 
Confirms the action for all the 
selected G/L accounts. 
Not for All 
Rejects the action for all the 
selected G/L accounts. 
© SAP AG 2009 
18
How to Manage Budgets 
Printing Budgets 
SAP Business One lets you print windows, documents, and reports. You can set default print layouts 
for budgets.  
1.  To print budgets, from the SAP Business One Main Menu, choose Financials 
Budget Setup 
Budget. 
2.  In the Budget Scenario Definition window, select the relevant budget and choose the OK button. 
3.  From the Tools menu, choose Print Layout Designer, or click 
in the toolbar. 
4.  Choose the preferred printing layout. 
5.  From the File menu, choose Print
Note 
You can edit the default layouts or create new ones by using Print Layout Designer 
(PLD). From the Tools menu, choose Print Layout Designer, or click 
in the toolbar. 
For more information about PLD, see the How to Customize Printing Layouts with the 
Print Layout Designer document, which you can download from the documentation area 
of the SAP Business One Customer Portal at 
http://service.sap.com/smb/sbocustomer/documentation
© SAP AG 2009 
19
How to Manage Budgets 
Working with Budget Reports 
Creating Budget Report 
This report analyzes the business activities that occur during a defined period, with reference to a 
selected budget scenario. Use this window to specify selection criteria for the Budget report. 
1.  From the SAP Business One Main Menu, choose Financials 
Financial Reports 
Budget 
Reports 
Budget Report
The Budget Report – Selection Criteria window opens: 
2.  If you are working with a multiannual company, choose the desired fiscal year. 
3.  Specify the following data: 
Field/Button 
Activity/ Description 
Comments  
Scenario 
Select the required budget 
scenario and the required range of 
G/L accounts. 
Budget scenarios are 
displayed according to the 
selected fiscal year. 
Profit Center, Project 
Specify a profit center and/or a 
project to display relevant G/L 
accounts only. 
Annual Report, Quarterly 
Report or Monthly Report 
Specify the time frame for the 
report. 
Local currency or Display 
in SC (system currency) 
Specify whether to display the 
report in local or system currency. 
Display POs and GRPOs 
The amount in the Future column 
of the budget report includes open 
purchase orders and open goods 
receipt POs.  
© SAP AG 2009 
20
Documents you may be interested
Documents you may be interested