Adobe Creative Suite 4 Printing Guide
9
“Save as PDF” feature [Mac OS® only]
Clicking the Printer button (not the Print button) in print dialog boxes on the Apple® Macintosh® 
takes you to the operating system’s printer dialog. 周e PDF button at the  bottom of the dialog 
box opens a pull-down menu with PDF options. 周ese options are a function of the operating 
system, and do not invoke Distiller or any other Adobe process. 周e Save as PDF function is an 
Apple operating system capability, and does not provide flexible control over color handling, nor 
have any options for font embedding (although embeddable fonts are embedded and subset by 
this process). Consequently, a PDF created with the Save as PDF function may not be appropriate 
for CMYK-based commercial print workflow. Some Adobe applications do not allow you to use 
this system function, but non-Adobe applications allow you to use it.
Macintosh PDFs
The Save as PDF option available in print 
dialog boxes does not use Distiller to 
create PDF files‮ You have no control over 
color handling‮
If your workflow requires that you submit PostScript files for RIP processing, consult the vendor 
documentation for your system before creating PostScript. Some vendors require that you use a 
proprietary, vendor-specific PostScript Printer Description (PPD) as the target when you create 
the PostScript file. Such workflows may limit editability and repurposing PDFs. If you are not 
required to use a vendor-specific PPD, generate device-independent PostScript. Generally speak-
ing, you should keep the following guidelines in mind when creating PostScript files:
• Use PostScript Language Level 3 whenever possible, if your RIP is compatible with 
Level 3.
• Include fonts in the PostScript.
• Add the file extension .ps to the PostScript file. If the file is processed through 
Distiller, the PDF will be given the same name, but with the extension .pdf. Some 
Windows applications, such as Microso晴® Word, may automatically add a .prn 
extension; Distiller recognizes both .prn and .ps extensions. If you are submitting 
PostScript to an imposition process, consult the documentation for that process to 
determine the correct naming convention.
• Choose an appropriate PPD file for your output device. If there is no vendor-specific 
PPD, use Adobe PDF as your target printer. Even if you do not plan to process the 
PostScript file through Distiller, using the Adobe PDF PPD provides maximum flex-
ibility in print options and media sizes.
Helping Customers Prepare Files for Submission
Educating your customers makes your life—and theirs—easier on many levels, and as a result 
also builds customer loyalty. It’s very helpful if you provide reference materials outlining correct 
procedures for job submission. Do you prefer native application files (for example, an InDesign 
file plus support art)? Advise your customers on proper usage of InDesign’s Preflight (greatly 
enhanced and customizable in CS4) and Package features, and point out the forensic tools built 
into InDesign and Illustrator that can help them find errors before sending their files to you. 
For example, Illustrator CS4 now includes a Separation Preview function, and you can create 
and share custom InDesign Preflight profiles with your customers. See the “InDesign CS4” and 
“Illustrator CS4” sections of this document for more information.
How to add pdf to powerpoint - C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
online pdf converter to powerpoint; convert pdf to powerpoint
How to add pdf to powerpoint - VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
add pdf to powerpoint slide; change pdf to powerpoint
Adobe Creative Suite 4 Printing Guide
10
If you prefer that customers submit print-ready PDF files, the preceding advice is still beneficial, 
because using the tools correctly and understanding your needs helps them build better files, 
which become better PDFs. No doubt you know all too well that a poorly constructed  
document becomes an unusable PDF.  With that in mind, show customers how to use the foren-
sic tools in Acrobat 9 Pro to highlight potential problems before they send a PDF that won’t print 
as expected. Encourage your customers to perform preflight inspections on PDF files they are 
preparing for print, to ensure a smoother flow in your processes and reduce the amount of time 
you spend fixing PDF files to meet your production needs. 
Consider providing custom presets to your customers, to enable them to create PDFs to your 
specifications. It is also helpful to provide customized preflight profiles for Acrobat and the new 
InDesign Live Preflight to customers to ensure that they perform all the proper preflight checks 
according to your settings. For more information on the Print Production tools in Acrobat 9 Pro, 
see that section of this document.
Communicating with ConnectNow (free for up to three participants per meeting)
All Creative Suite 4 applications provide a portal to Adobe ConnectNow (part of Acrobat.com), a 
personal online web-conference tool, so you can conduct real-time meetings from your desk-
top. All you need is a web browser and the free Flash player plug-in — no additional so晴ware is 
required. Attendees join the meeting by logging into a web-based meeting space from their own 
computers. In a ConnectNow online meeting, you can share your desktop, use live chat, share 
online whiteboards, and use many other collaboration features. In addition, participants can give 
each other permission to control their computers: imagine how helpful it would be for a client 
to hand over control of their desktop so you can show them step-by-step how to fix a problem 
file. In Acrobat 9, choose Share My Screen from the Collaborate menu. In Photoshop, Photoshop 
Extended, Illustrator, InDesign, Flash, Dreamweaver, Fireworks and InCopy, choose File > Share 
My Screen. You will find that ConnectNow can be a powerful tool in customer communications.
周is basic access to ConnectNow , which allows you to share your screen with two other par-
ticipants at once, is free. If you need to regularly collaborate with a larger audience of attendees, 
consider purchasing one of the commercial versions of Connect. For more information, see 
http://www.adobe.com/products/acrobatconnectpro/
Transparency
As Adobe applications have developed more sophisticated methods of flattening transparency to 
meet the limitations of PostScript-based workflows, and as RIP manufacturers have enhanced 
the capabilities of their devices, imaging transparency is no longer the challenge it was in earlier 
versions of the so晴ware. Transparency is completely and natively supported by the PDF imag-
ing model. Because transparency rendering is dependent upon the color profile and resolution 
of the final output device, it is desirable to maintain transparency effects in a live, unflattened 
state right through to final output. PDF jobs which are rendered by a PostScript RIP must be 
flattened to opaque objects prior to rendering. If the job is properly constructed, this can happen 
very late in the workflow, and the desired results can be achieved. Print workflows which utilize 
the Adobe PDF Print Engine can maintain live transparency effects all the way through to final 
rendering. 周is provides a high degree of confidence that the printed jobs will reproduce with a 
high degree of fidelity to the designer’s intent. 
InDesign, Illustrator, and Photoshop create and support opacity and blending mode attributes 
for content, and PDF files compatible with Acrobat 5.0 and later can contain live, unflattened 
transparency. PDF files compatible with Acrobat 4.0 and earlier cannot have live transparency; 
such content is flattened into opaque objects in the PDF.
USING CONNECTNOW TO HELP CUSTOMERS
In addition to providing your custom PDF presets to 
customers, consider using the Share My Screen func-
tion in Creative Suite 4 to demonstrate how to load 
and use custom presets‮ You can even take over con-
trol of their computer if necessary to show them how 
to use the correct preset to create PDFs in Creative 
Suite 4 applications‮  
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
C#.NET PDF SDK - Add Image to PDF Page in C#.NET. How to Insert & Add Image, Picture or Logo on PDF Page Using C#.NET. Add Image to PDF Page Using C#.NET.
copying image from pdf to powerpoint; pdf to powerpoint conversion
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
VB.NET PDF - Add Image to PDF Page in VB.NET. Guide VB.NET Programmers How to Add Images in PDF Document Using XDoc.PDF SDK for VB.NET.
how to convert pdf to ppt for; adding pdf to powerpoint slide
Adobe Creative Suite 4 Printing Guide
11
While the requirements of your own workflow dictate some parts of your approach to imaging 
transparency, here are some general, beneficial guidelines for you and your customers:
• If possible, place text and vector content higher in stacking order than objects using 
transparency. For example, move a text frame in InDesign so that it is positioned 
above a placed Photoshop file that is silhouetted with so晴-edged transparency. 周is 
can be accomplished by changing the stacking order of objects, or by moving the 
text frame to a higher layer. Of course, if this would alter the design, it may not be an 
option.
• Keep transparency live as long as possible. Rather than flattening a layered 
Photoshop file to a single layer, keep the layers intact and save the file as a native 
Photoshop file (.psd). Use Illustrator native (.ai) files rather than saving artwork in 
the EPS format, which flattens transparency. When creating PDFs from documents 
containing live transparency, use a PDF format (compatible with Acrobat 5.0 or later, 
such as PDF/X-4 that supports live transparency, if your workflow supports such  
PDF files.
• Use the Overprint Preview in Illustrator, InDesign, Acrobat 9 Pro, and Adobe 
Reader to check the interactions of objects using blending modes. Activating 
Overprint Preview in these components generates a more realistic display of art-
work, providing the opportunity to catch objects that may image differently from the 
way they appear when viewed in the normal, composite view. Note that Acrobat 9 
Pro and Adobe Reader 9 now automatically activate Overprint Preview when open-
ing PDF/X files. Overprint Preview can also be controlled in Preferences in both 
applications.
• If your workflow system requires that transparency be flattened, you may want to 
create a customized transparency flattener preset and share it with your customers. 
周e High Resolution flattener preset is satisfactory for most circumstances, but you 
may wish to create a custom flattener preset that uses a Line Art and Text Resolution 
setting in keeping with the resolution of your RIP. For example, if your platesetter 
uses a 2400dpi resolution, create a custom preset using that resolution. You also have 
the option to convert all text and strokes to outlines in the interest of consistency 
across flattened and unflattened areas, but this option may result in larger file sizes 
in the PDF or EPS files produced, and renders text uneditable. 
Transparency Flattener Presets 
While the High Resolution flattener preset (left) 
is usually sufficient, you may wish to create a 
custom preset that incorporates a Line Art and Text 
Resolution that matches the resolution of your RIP 
(right)‮ You also have options to convert text or 
strokes to outlines‮
Flattened and Unflattened Transparency 
The original InDesign file (far left) contains a 
transparent native Photoshop file—the dandelion—
and a drop shadow‮ Objects in an unflattened PDF 
(center; pulled apart to show intact live transparency) 
remain intact, and transparency is still live‮ But a 
PDF/X-1a file requires flattened transparency, which 
results in many opaque, separate “atomic regions” 
(right; pulled apart to show how atomic regions divide 
content during flattening)‮ 
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
VB: Add Password to PDF with Permission Settings Applied. This VB.NET example shows how to add PDF file password with access permission setting.
add pdf to powerpoint presentation; convert pdf file to powerpoint
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
C# Sample Code: Add Password to PDF with Permission Settings Applied in C#.NET. This example shows how to add PDF file password with access permission setting.
image from pdf to powerpoint; adding pdf to powerpoint
Adobe Creative Suite 4 Printing Guide
12
• 
Invoking a Flattener Preset 
You can choose a flattener preset 
during PDF or EPS export, and in 
the Print dialog box‮
Use the Flattener Preview feature, available in Illustrator, InDesign, and Acrobat, 
to highlight areas in artwork that will be affected by flattening. In InDesign and 
Illustrator, use the preview as a guide to help you decide how you should stack page 
objects to avoid flattening text and vector segments.
Flattener Preview 
Red highlight indicates vector areas that will be 
affected by transparency‮ 
For more information about transparency, see “Transparency in Adobe Applications: 
a Print Production Guide” (http://www.adobe.com/go/learn_transparency_print_en 
and “Designer’s Guide to Transparency for Print Output” (http://www.adobe.com/go/
learn_transparency_designer_en).
Color Management in Creative Suite 4 Components
周e goals of color management are to reduce the amount of proofing needed to accurately assess 
color, and to ensure predictable output and print. When used properly, color management speeds 
the process and reduces the costs associated with achieving the color your customer expects.
Keep in mind that, even if you choose to turn off color management in Adobe applications (note 
that you cannot turn off color management in Acrobat 9 Pro), color management is still being 
performed by your operating system to govern monitor display and printing. It’s best to leave 
color management on in Adobe applications, and to ensure that the same settings are used across 
all the applications for consistency. Use Adobe Bridge to easily synchronize color settings for 
Illustrator, Photoshop, InDesign and Acrobat simultaneously.
Illustrator, Photoshop, InDesign and Acrobat use the same underlying code to render color—
whether displaying an image on a monitor, printing to a desktop printer, or sending data to a 
RIP. If color management is carefully implemented and maintained, you should be able to better 
communicate color expectations with your customers.
In addition to providing an environment for consistent color viewing and rendering, color-man-
aged workflows allow—and encourage—the use of RGB images. With a larger color gamut than 
CMYK, RGB offers the potential for more flexibility in a print workflow, especially if the content 
might be repurposed for the web, video, or mobile phones. Some color corrections are much 
more easily performed in the RGB color mode, and many digital devices (such as inkjet print-
C# PDF Sticky Note Library: add, delete, update PDF note in C#.net
C#.NET PDF SDK - Add Sticky Note to PDF Page in C#.NET. Able to add notes to PDF using C# source code in Visual Studio .NET framework.
convert pdf to ppt; convert pdf pages to powerpoint slides
C# WinForms Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit
allowed to load and view PowerPoint without Microsoft Office software installed, create PDF file, Tiff image and HTML file from PowerPoint, add annotations to
how to convert pdf to powerpoint; pdf to powerpoint converter
Adobe Creative Suite 4 Printing Guide
13
ers and toner-based digital presses) are capable of rendering a wider gamut than is possible with 
offset inks. Consequently, in such an environment, it is beneficial to maintain maximum color 
possibilities by not converting to CMYK prematurely. Using RGB also makes it easier for you to 
move the project from one press to another while keeping the color looking consistent among 
your own equipment, deferring the conversion to CMYK until the latest point possible.
Managing color needs for a customer is a comprehensive job. Start by encouraging customers to 
at least calibrate their monitors using Adobe Gamma (Windows) or the Color System Preference 
under Displays (Mac OS). 周is provides them with a very basic system profile to be used in color 
management. For more reliable profiling, encourage them to obtain a monitor profiling device 
and use it at recommended intervals to maintain reliable on screen display. Don’t share custom-
ized monitor profiles; each monitor needs a profile specifically generated for that particular 
monitor
In many cases, choosing North America Prepress 2 as your color setting will be a sufficient start, 
but you can customize settings as you develop more specific RGB-to-CMYK conversions. For 
example, North America Prepress 2 uses a CMYK conversion that is based on Specification for 
Web Offset Publications (SWOP), and although it does work for sheetfed printing, it’s not always 
the best choice. A more appropriate conversion for a sheetfed operation might be to choose the 
U.S. Sheetfed CMYK working space by selecting U.S. Sheetfed Coated (or Uncoated) v2 from the 
CMYK menu in the Color Settings dialog box. If you want to take more control, you can create a 
custom CMYK conversion. From the same CMYK working space menu, choose Custom CMYK. 
In the Custom CMYK color settings dialog box, enter the values that will result in a CMYK 
conversion that best meets your needs. You may find it easiest to establish your settings in the 
Photoshop Color Settings dialog box (Edit > Color Settings). Keep in mind that, for optimum 
results, you should fingerprint your presses and proofing systems, and use custom profiles.
Once you have established a color setting in Photoshop, save and name it by clicking the Save 
button in the Color Settings dialog box. 周e settings will be placed in the correct folder so that 
the entire Creative Suite can access them. However, you can save them to another location as a 
way to distribute them to others. 周e file you create, with the extension .csf, contains the settings 
you share with other users in your shop or with customers.
To import color settings, click the Load button in the Edit > Color Settings dialog box in 
Illustrator, InDesign, or Photoshop. Navigate to the .csf file you want to load and select it. Once 
the color setting is imported into one of the applications, you will need to synchronize settings 
so that the other components can access them. 周e easiest way to do that is to use Adobe Bridge 
CS4. Here’s how:
1. Launch Bridge.
2. Choose Edit > Creative Suite Color Settings.
3. From the list, choose your color settings by name. If you have not already loaded a supplied 
color setting, you can browse for it by clicking the Show Saved Color Settings Files and then 
navigating to the desired settings file.
4. Click Apply.
Using Bridge to Synchronize Color Settings 
Adobe Bridge displays a red “pie” section to indicate that color 
settings are not synchronized across components that use color 
management (left)‮ To synchronize settings in all applications, select 
the proper color setting from the list of Suite Color Settings, or 
browse to import a supplied setting by clicking the Show Saved Color 
Settings Files button‮ Click Apply‮ Bridge then displays an intact color 
“pie” to indicate that color settings are synchronized (right)‮
C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit PowerPoint
load and view PowerPoint without Microsoft Office software installed, convert PowerPoint to PDF file, Tiff image and HTML file, as well as add annotations in
pdf conversion to powerpoint; convert pdf to ppt online
RasterEdge XDoc.PowerPoint for .NET - SDK for PowerPoint Document
Convert. Convert PowerPoint to PDF. Extract, copy and paste PowerPoint Pages. Annotation & Thumbnail. Add and burn annotation to PowerPoint.
converting pdf to powerpoint; how to convert pdf to ppt using
Adobe Creative Suite 4 Printing Guide
14
Photoshop, Illustrator, InDesign, and Acrobat 9 Pro will now be able to  use the same color set-
tings. Each application will render color the same way, so color across the applications will look 
consistent on screen and will print consistently.
If you do not wish to implement color management, you may elect to use what is termed a safe 
CMYK workflow. A safe CMYK workflow ensures that CMYK color numbers are preserved all 
the way to the final output device, as opposed to being converted by the color management sys-
tem. 周is workflow is beneficial if you want to incrementally adopt color management practices. 
For example, you can use CMYK profiles to so晴-proof without risking unintended color conver-
sions before final output.
Illustrator and InDesign support a safe CMYK workflow by default; when you open or import a 
CMYK image with an embedded profile, the so晴ware ignores the profile and preserves the raw 
color numbers. If you want your Creative Suite application to adjust color numbers based on an 
embedded profile, change the CMYK color policy to Preserve Embedded Profiles in the Color 
Settings dialog box. You can easily restore the safe CMYK workflow by changing the CMYK 
color policy back to Preserve Numbers (Ignore Linked Profiles).
You can override safe CMYK settings when you print a document or save it to PDF. However, 
doing so may cause colors to be rendered in different color values. For example, pure CMYK 
black objects may be re-separated as rich black. For more information on color management 
options for printing and saving PDFs, consult the Help files for each Creative Suite 4 component.
For more information on color management in Adobe products, see the self-help guide, available 
here: http://www.adobe.com/studio/print/pdfs/CS3_color_workflows.pdf
Color swatches
Creative Suite 4 components can easily share color swatches by using the Adobe Swatch 
Exchange (ASE) format. 周is makes it easy to establish standard swatches for a project, regard-
less of the originating application. 
For example, to save swatches from an InDesign document, select a range of swatches in 
the Swatches panel, and then choose Save Swatches from the Swatches panel menu. You are 
prompted to name and save the swatch file, and InDesign creates a file with the file extension 
.ase, containing all the selected swatches. 
To import swatches from an Adobe Swatch Exchange file, choose Load Swatches from the 
Swatches panel in Photoshop, Illustrator, or InDesign, and navigate to the saved .ase file. All 
swatches—regardless of color mode—are imported.
OpenType font format
Photoshop, Illustrator, InDesign fully support the extended features of OpenType® fonts. 周e 
OpenType format offers exciting features for designers, while being compatible with a wide range 
of imaging devices and workflow systems. Among the features of OpenType fonts are:
• Cross-platform compatibility. A file created on a PC using OpenType fonts can be 
opened on a Macintosh computer using the same OpenType fonts, without any text 
alteration or reflow. 
• Extended character sets, including ligatures for letter combinations other than fi, fl, 
ffl, and so on. 周ese discretionary ligatures are correctly interpreted during spell-
check. (Not all OpenType fonts include discretionary ligatures.)
• Special characters such as diacriticals for non-English text, swashes, and arbitrary 
fractions (again, not available in all OpenType fonts). In PostScript fonts, such 
features have traditionally required the use of separate fonts (called Expert Sets) con-
taining the special characters. Since an OpenType font can have in excess of 65,000 
characters, all of these special features can be incorporated within one font.
• Unicode number identification of characters. Unicode numbering means that, if a 
character exists in more than one OpenType font, it exists at the same position in 
the font. 周us, changing the font used by text would not result in missing or incor-
rect characters. (Again, not all special characters exist in all OpenType fonts, and 
switching to an OpenType font that did not have the desired special character would 
result in something called a “notdef” (not defined) character, usually indicated by a 
rectangle, where the character should be.)
Adobe Creative Suite 4 Printing Guide
15
OpenType fonts coexist peacefully with PostScript Type 1 and TrueType fonts without conflict. 
Adobe OpenType fonts have distinct names (such as Helvetica LT Std or Adobe Garamond Pro) 
that prevent font conflicts and allow easy identification in font listings. You should have no imag-
ing issues whatsoever with OpenType fonts, regardless of the font vendor. For more information 
on OpenType font technology, see http://www.adobe.com/go/opentype.
Adobe Creative Suite 4 Printing Guide
16
Chapter 2: Adobe InDesign CS4
For most designers and service providers, InDesign is the cornerstone of Adobe Creative Suite 4 
Design Premium and Standard. 周e advanced layout and output capabilities in InDesign expand 
creative freedom and streamline production workflows. 
InDesign CS4 includes many new features to enhance productivity, both for designers and print 
service providers. Such new features include:
• Live Preflight: Preflight while you design. Continuous preflighting alerts you to 
potential production problems in real time so you can quickly navigate to a prob-
lem, fix it directly in layout, and keep working. InDesign’s Live Preflight function 
is configurable to check for conditions specific to your workflow. Define and share 
custom profiles to pinpoint problems early in the life of a job. A Preflight indicator 
in the status bar at the lower le晴 of the document window dynamically displays the 
current Preflight state of the document. A green light in the status bar indicates that 
the document currently meets the preflight profile in effect. A red light indicates 
preflight problems; open the Preflight panel for detailed information. 周e dynamic 
preflight behavior enables designers to monitor the content of their documents 
throughout the design process, rather than discovering problems by preflighting just 
before they send their job for print.
• Customizable Links panel: Find, sort, and manage all of your document’s placed 
files in the customizable Links panel. View attributes that are most critical to your 
workflow such as scale, rotation, and resolution. Links Panel options allow you to 
choose whether to display columns that display Effective PPI, color space, rotation, 
and much more. 周e new Relink to Folder speeds the updating of links by allowing 
you to target a folder. 
• Smart Guides: Quickly align, space, rotate, and resize single or multiple objects with 
the help of dynamic guides. 周e guides, object dimensions, rotation angles, and x 
and y coordinates appear dynamically so you can quickly snap an object’s edge or its 
vertical or horizontal center to another nearby object or page edge in the layout. 
• Spread rotation: Temporarily rotate the spread view without physically turning your 
monitor. Enjoy full editing capability at 90-, 180- and 270-degree angles so that you 
can easily include non-horizontal elements in your designs. Note that the rotation is 
just a display effect that makes it easier to work on rotated content; rotated spreads 
print in their original, unrotated orientation.
• Place multiple graphics as a contact sheet: Interactively create grids of multiple 
images as they are placed. While placing multiple graphics, hold down Ctrl+Shi晴 
(Mac: Command+Shi晴) to drag a grid of images. Use keyboard arrows to control the 
number of rows (up/down arrows) and columns (le晴/right arrows).
• Smart Text Reflow: Automatically add pages at the end of a story, selection, or 
document when text is overset using this new preference. Smart Text Reflow works 
hand-in-hand with conditional text as pages are automatically deleted or added 
when conditional text is hidden or shown in the document.
• Text Stroke Enhancements: Miter limit and Join options allow you to control the 
appearance of strokes applied to text.
InDesign CS4 also includes new features dedicated to long-document creation. While you may 
not be creating such content, it is useful to be familiar with the features if you are required to edit 
content. 周ese features include:
• Conditional text: Deliver multiple versions of a document for different users, all 
from a single InDesign source file. Hide text at paragraph, word, and even character 
level without relying on layers. 周e remaining text and anchored objects automati-
cally reflow in the layout. 
Adobe Creative Suite 4 Printing Guide
17
• Cross-references: Simplify the writing, production, and management of long 
documents with flexible and powerful cross-references that dynamically update as 
content is changed or moved within a document. 
As cross-media publishing grows, your customers may wish to repurpose their print content for 
online use. InDesign CS4 builds on the HTML export features of CS3 and adds new features 
to enable designers and print production operators to create interactive online content without 
learning an extensive new set of skills:
• Interactive document design with SWF file export: Transform page layouts into 
dynamic SWF files without working in the Adobe Flash® authoring environment. 
Create digital documents with interactive buttons, hyperlinks, and unique page 
transitions for playback in the Adobe Flash Player runtime. 
• Page transitions in SWF and PDF files: Apply page transitions such as wipe, 
dissolve, fade, and more to individual pages or all spreads, and output to SWF or 
PDF. Preview a page transition before it is applied, and experiment with speed and 
direction for greater design control. You can even add a page curl effect during SWF 
export.
• Export to Adobe Flash CS4 Professional (XFL): Export InDesign documents to 
the XFL format and open them in Adobe Flash CS4 Professional with the visual 
fidelity of your original InDesign layout maintained. Use Flash to add sophisticated 
interactivity, animation, and navigation to complex layouts for an engaging reading 
experience. 
• Kuler panel: Easy access to the Adobe Kuler online community, so you can experi-
ment with color harmony rules, and create, save, and download color themes, auto-
matically adding them to the Swatches panel. Note that Kuler-generated swatches 
are RGB.
• Collaboration tools: Use the Share My Screen function via ConnectNow (File > 
Share My Screen) to collaborate and communicate with customer. Corrections and 
revisions are much easier when you and your customer are looking at the same file 
simultaneously. 
Preparing InDesign Documents for Output
Your particular workflow will dictate some of the operations you perform on incoming InDesign 
files; for example, you may wish to substitute a four-color rich black formula in large areas of 
black that the customer built as 100%-process black. You may need to re-separate customer 
images to accommodate the total ink limit of the press running the job, and so on. But there are 
some general operations that you should consider performing on every job, as part of preparing 
it for imaging.
Cleaning up extraneous content in files 
While extra content such as non-printing objects, hidden objects, and objects outside the page 
limits won’t actually image, such content can add to file size and file complexity, or even produce 
unnecessary alerts.
Cleaning up the Pasteboard
Objects in the pasteboard area do not image, nor do they appear in exported PDF files, unless 
they fall within the designated bleed or slug area. But the proxy representations of graphics 
used in those objects are still present in the file, and they contribute to file size. When a file is 
packaged, InDesign does not include the links for objects in the pasteboard that are fully outside 
the printable area of the document. However, when the file is opened on another computer, it 
produces a Missing Link alert triggered by that absent content, that at first appears to be a prob-
lem. However, links in the pasteboard area are marked by the page designation “PB” in the Links 
panel, which will help you narrow down the issue. To prevent future confusion, delete unused 
content in the pasteboard area.
Unused layers
Empty layers don’t cause any problems in imaging, but deleting them from a complex document 
may facilitate troubleshooting or other file operations. In the Layers panel menu, choose Delete 
Unused Layers. 周ere’s no confirmation or intermediate alert; the layers are instantly deleted.
Adobe Creative Suite 4 Printing Guide
18
Managing swatches
Like empty layers, unused swatches have no impact on output, but you may find that simplifying 
an overly long list of swatches makes it easier to see what inks are actually used in the docu-
ment. To eliminate unused swatches, choose Select All Unused from the Swatches panel menu, 
and then click the Trash Can icon at the bottom of the Swatches panel to delete the selected 
swatches. If you are unable to delete a swatch you believe to be unused, it’s possible that it’s used 
by imported artwork. If so, you will be unable to delete the swatch. To determine if a spot-color 
swatch is used by imported artwork, you can use Separations Preview (Window > Output > 
Separations Preview) to search for objects using the swatch. In a long document, this may be 
tedious, but it’s effective. Process swatches, of course, will not generate unnecessary plates.
To find InDesign objects such as text, lines, or frames that use unwanted swatches, use the 
enhanced Find/Change function. Choose Edit > Find/Change, select the Object tab at the top 
of the dialog box, and then click the small magnifying glass icon to the right of the Find Object 
Format area of the dialog box. 周e Find Object Format Options dialog box opens; select Fill 
in the le晴  column, and select the name of the swatch in the swatch list at the right. Click OK, 
return to the Find/Change dialog box, and click the Find button. 周e first object filled with the 
swatch should be highlighted. If nothing is highlighted, or if the alert “Cannot Find Match” 
appears, click the small trash can to the right of the Find Object Format field to clear the attri-
butes, and click the magnifying glass to return to the Find Object Format Options dialog box. 
Change the Attribute from Fill to Stroke, click OK, and run Find again. If you still can’t find an 
object, you can continue eliminating attributes such as shadows, and so on. And note that if the 
swatch name does not appear in this list, this indicates that there is no InDesign-created object 
using the swatch; that alone eliminates one of the possible causes of the mystery swatch.
Find/Change to Locate Objects by Attributes 
Click the Object tab at the top of the dialog box 
(above); then click the magnifying glass to open the 
Find Object Format Options dialog box (right)‮
If you cannot locate any page elements using the unwanted spot color, but are still concerned that 
an unwanted plate may be output as a result of artwork you’ve overlooked, try this: Print the file 
as separated output to a laser printer, selecting only the problem plate for output. If no objects 
or artwork are using the problem swatch, when you start to print, an alert will appear that the 
selected pages do not use the ink.
If you determine that the swatch is truly not used in the document, you should feel confident that 
no unnecessary plates will be generated by the file. However, you may want to delete the swatch 
to avoid confusing anyone who handles the file later in the prepress process. If you still can’t 
delete the swatch, try exporting the file to InDesign Interchange to clean it up. Choose File > 
Export, and choose InDesign Interchange as the format. A file with the extension .inx is created. 
Close the problem file, and open the InDesign Interchange file. You should now be able to delete 
the problem swatch, and save the file under a new name.
Editing swatches
It’s better to manage, examine, and edit colors when they are saved as swatches. To find colors 
used in the document that are not designated as named swatches, choose Add Unnamed Colors 
from the Swatches panel menu. InDesign then finds all colors and adds them to the Swatches 
Documents you may be interested
Documents you may be interested