Information and Privacy Office 
H
OW TO 
S
AVE AND 
F
ILE 
L
OTUS 
N
OTES 
E
MAILS
January 17, 2013
Page 1 of 16
Email messages that are university records should be filed and retained with other records to which they 
relate. 
Saving emails to a unit’s shared drive is an effective way to extract them from the email application 
and manage them using a proper recordkeeping folder structure.   
Using 
Adobe Acrobat Pro
, you can easily convert individual Lotus Notes email messages or entire 
email folders to PDF. Any file attachments within the email message are automatically saved within the 
PDF and can be open just like in Lotus Notes. You can also choose to automate these actions by 
scheduling automatic email archiving to be performed on your email folders. 
This How-to guide is divided into three sections which provide illustrated instructions on manually 
selecting and converting specific emails or folders in Lotus Notes, and how to set up a schedule for 
converting your email folders to PDFs in the appropriate shared drive location.   
Section A:  How to Save and File Individual Emails………………………………………………..……..3  
Section B:  How to Save and File an Email Folder……………………………………………………….…7 
Section C:  How to Set Up Automatic Email Filing…………...……………………………………….….11  
For additional tips on managing your emails and records, visit the Information and Privacy Office
’s 
Tools 
and Tips webpage and download: 
Tip Sheet #5 Email Management  
Tip Sheet #3 Transitory Records  
Tip Sheet #6 Naming Conventions for Electronic Files and Folders 
For information 
on managing your unit’s shared drive, see 
the IPO's guideline on Organizing and 
Maintaining Shared Drives
Convert pdf to ppt - Library control API:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Convert pdf to ppt - Library control API:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
Information and Privacy Office 
H
OW TO 
S
AVE AND 
F
ILE 
L
OTUS 
N
OTES 
E
MAILS
January 17, 2013
Page 2 of 16
Technical Note: 
All York faculty and staff have access to Adobe Acrobat Pro on university workstations. When Adobe 
Acrobat Pro is installed, the controls that activate an email conversion to PDF appear in Lotus Notes, 
under the Actions menu (see below).  
For further technical support contact your local IT support group . 
Library control API:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Easy converting! We try to make it as easy as possible to convert your PPTX/PPT files to PDF.
www.rasteredge.com
Library control API:How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word
How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word. Online C# Tutorial for Converting PDF, MS-Excel, MS-PPT to Word. PDF, MS-Excel, MS-PPT to Word Conversion Overview.
www.rasteredge.com
Information and Privacy Office 
H
OW TO 
S
AVE AND 
F
ILE 
L
OTUS 
N
OTES 
E
MAILS
January 17, 2013
Page 3 of 16
To quickly select multiple messages to convert, hold down the CTRL key while clicking 
on the individual emails.  
To select a group of consecutive email messages, hold down the SHIFT key while 
clicking on the first and last emails in the group. 
Section A: How To Save And File Individual Emails  
1. In Lotus Notes, select the email messages to be converted: 
Library control API:How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF
How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF. Online C# Tutorial for Converting MS Office Word, Excel and PowerPoint to PDF. How to C#: Convert PPT to PDF.
www.rasteredge.com
Library control API:C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document
C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document. Provide Free Demo Code for PDF Conversion from Microsoft PowerPoint in C# Program.
www.rasteredge.com
Information and Privacy Office 
H
OW TO 
S
AVE AND 
F
ILE 
L
OTUS 
N
OTES 
E
MAILS
January 17, 2013
Page 4 of 16
2. Next, choose Actions > Convert Selected Message(s) to Adobe PDF
Library control API:C# TIFF: Learn to Convert MS Word, Excel, and PPT to TIFF Image
PPTXDocument doc = new PPTXDocument(@"demo.pptx"); if (null == doc) throw new Exception("Fail to load PowerPoint Document"); // Convert PPT to Tiff.
www.rasteredge.com
Library control API:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
VB.NET PowerPoint processing control add-on can do PPT creating, loading We are dedicated to provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
Information and Privacy Office 
H
OW TO 
S
AVE AND 
F
ILE 
L
OTUS 
N
OTES 
E
MAILS
January 17, 2013
Page 5 of 16
Follow your unit’s standard naming conventions to maintain consistency for easy file 
sy file 
browsing and retrieval.  See Tip Sheet #6  Naming Conventions for Electronic Files and 
Folders
3. In the Save Adobe PDF File As dialog box, navigate to desired target shared drive folder and 
enter a file name for the archived email PDF. Then click Save. 
Library control API:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
VB.NET PowerPoint - Render PPT to PDF in VB.NET. How to Convert PowerPoint Slide to PDF Using VB.NET Code in .NET. Visual C#. VB.NET. Home > .NET Imaging SDK >
www.rasteredge.com
Library control API:VB.NET PowerPoint: Read & Scan Barcode Image from PPT Slide
VB.NET PPT PDF-417 barcode scanning SDK to detect PDF-417 barcode image from PowerPoint slide. VB.NET APIs to detect and decode
www.rasteredge.com
Information and Privacy Office 
H
OW TO 
S
AVE AND 
F
ILE 
L
OTUS 
N
OTES 
E
MAILS
January 17, 2013
Page 6 of 16
The selected email messages will remain in your Lotus Notes after the conversion and 
are NOT deleted automatically.  Messages should be deleted from Lotus Notes to avoid 
having multiple copies. 
4. The newly created PDF file will open and display a list of the archived emails and their applicable 
attachments:  
Information and Privacy Office 
H
OW TO 
S
AVE AND 
F
ILE 
L
OTUS 
N
OTES 
E
MAILS
January 17, 2013
Page 7 of 16
Section B: How to Save and File an Email Folder 
1. In Lotus Notes, choose Actions > Convert Selected Folder(s) to Adobe PDF 
Information and Privacy Office 
H
OW TO 
S
AVE AND 
F
ILE 
L
OTUS 
N
OTES 
E
MAILS
January 17, 2013
Page 8 of 16
The Email folder filing feature should not be used to archive/save unrelated 
related 
folders in a single PDF file. This feature should only be used to archive/save 
specified Inbox subfolders containing emails related specifically to your records 
classification plan, thereby preventing unwanted capture of transitory, personal 
or unrelated emails in these created PDF files. 
2. In the Convert folder(s) to PDF dialog box, select the email folders and subfolders. Then select 
or deselect the Convert this Folder and all sub folders option, as preferred, and click OK
Information and Privacy Office 
H
OW TO 
S
AVE AND 
F
ILE 
L
OTUS 
N
OTES 
E
MAILS
January 17, 2013
Page 9 of 16
Follow your unit’s standard naming conventions to maintain consistency for easy file 
asy file 
browsing and retrieval.  See Tip Sheet #6  Naming Conventions for Electronic Files and 
Folders. 
3. In the Save Adobe PDF File as dialog box, navigate to desired target shared drive folder and 
enter a file name for the archived email PDF. Then click Save. 
Information and Privacy Office 
H
OW TO 
S
AVE AND 
F
ILE 
L
OTUS 
N
OTES 
E
MAILS
January 17, 2013
Page 10 of 16
The selected email messages will remain in your Lotus Notes after the conversion and 
are NOT deleted automatically.  Messages should be deleted from Lotus Notes to avoid 
having multiple copies. 
4. The newly created PDF file will open and display a list of the archived emails and their applicable 
attachments:  
Documents you may be interested
Documents you may be interested