F I V E
STANDARD SIZES 
Annual reports are usually 8 1/2 x 11 inches.
This size fits standard filing systems, and
envelopes and mailing costs are less expensive
than for larger sizes. In making your decision, 
consider how the report will work with other
printed pieces such as your letterhead and
pocket folder. 
S I X
C O L O R S
Color adds energy, interest and emphasis. Mo s t
n o n p rofits print in one or two colors (black plus
a second color). Screening the second color adds
i n t e rest to highlight a sidebar of text. To save
m o n e y, print your cover in three or four colors of
ink and keep inside pages to one or two colors.
Check your color choices with your printer to be
s u re they will print well. Some, like ye l l ow, are
too light. Ask for a color proof before you com-
mit to printing.
S E V E N
PAPER STOCK
The paper you print your annual report on,
called stock, is an integral element of your
design. Stock comes in a variety of colors, tex-
tures, finishes, weights and prices. You can
even select from recycled stocks. Your cover
should be printed on stock that is heavier than
the inside pages, but the two papers should
complement each other. Ask your printer to
show you a variety of stock samples and price
each one. Because you will be printing on both
sides of the paper, select an opaque stock. Here
is a money-saving tip: Using the printer’s house
stock is usually a very affordable option. 
E I G H T
Q U A N T I T Y
If a magazine printed only one copy, the pub-
lisher would still have to pay to create the nega-
t i ves and printing plates, set up the press, load
the inks, print and bind the issue. This is true 
of all printing. After the initial setup, the cost
for increased quantities is minimal because yo u
a re only paying for the additional paper and
p ress time. When you calculate the quantity 
to be printed, include copies for your dignitaries
and benefactors with extras for potential
i n vestors, partners, donors and customers yo u
may encounter during the upcoming ye a r.
In c rease your quantity if you have planned a spe-
cial event for the coming ye a r. Most nonpro f i t s
print between 500 and 5,000 annual re p o rts. If
you need fewer than 500 copies, consider photo-
copying them at a professional copying center.
N I N E
PRINTING 
Choose a printer early in your process. Agre e
on the schedule — when you will deliver the
j o b, when you will see the color proofs, the
blueline, and when and where the re p o rt will
be delive red. Agree on how the printer will
re c e i ve your job — on disk, over the In t e r n e t ,
what software program. Ge n e r a l l y, printers
accept electronic files on either IBM-compati-
ble or Macintosh disks. Confirm the quantity,
the due date, the ink selection, the stock
choices, how it will be bound, delive ry infor-
mation and any special instru c t i o n s .
Some printers will give nonprofits a re d u c e d
price, especially if they support your mission 
or you agree to use them exc l u s i ve l y. They may
trade their services for recognition in the re p o rt .
9
Converting pdf to powerpoint slides - software application project:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Converting pdf to powerpoint slides - software application project:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
Writing, designing and producing a profes-
sional-looking annual report requires hardware
and software with graphics capabilities and staff
trained to use them. Without both equipment
and talented staffers, you should consider hiring
a consultant or freelancer for the job. If you can
only afford to outsource one communications
job all year, make this the one.
DEFINING YOUR EXPECTATIONS
Depending on the skills of your staff, you can
job out all of your annual re p o rt or selected
pieces — writing, photography or design. Mo s t
consultants will do as much, or as little, as yo u
need. This includes ad agencies and public re l a-
tions firms. But whether you work with a firm
or individual freelance writers or designers,
make certain they have experience pro d u c i n g
annual re p o rts and can perform the work yo u
expect. Look for cre a t i v i t y, knowledge of yo u r
i n d u s t ry and experience with nonprofits of
your size and budget. Ask other nonprofits 
for recommendations of firms or fre e l a n c e r s .
Check re f e rences — you want a big boost to
your image, not a big nightmare .
CHOOSING A CONSULTANT
Once you have identified two or three pro f e s-
sional contacts, ask them for: 
n
Their background, list of services, specific rates
and their qualifications or those of their staffs
n
Samples of annual re p o rts they have pro d u c e d
n
Samples of work they have done for nonpro f i t s
n
An itemized project cost for your annual re p o rt
n
References
WORKING WITH A CONSULTANT
Be explicit about what you want, when you
want it and how much it will cost. At the start:
n
Ask for an estimate or establish a not-to-
e xceed figure for your job. Ask if out-of-
pocket expenses are marked up or billed net.
Good questions help you stay in budget and
g i ve you a sense of the hours needed to com-
plete different tasks.
n
Determine at the start who will be your contact.
n
Agree on milestones, deadlines, payment and
additional payment if deadlines are missed.
EXPLORING PRO BONO POSSIBILITIES
If you cannot create your annual report in-
house and cannot afford a professional, ask a
corporate benefactor to donate the graphic ser-
vices within the company. Some advertising
agencies and public relations firms do pro bono
work for nonprofits. Before you approach them
about donating work, however, know the scope
of work, what resources your organization can
provide and the time frame. You should also be
prepared to suggest how the benefactor may be
recognized for its contribution. 
1 0
Using Consultants or Freelancers
software application project:VB.NET PowerPoint: Complete PowerPoint Document Conversion in VB.
Control to render and convert target PowerPoint document to or document formats, such as PDF, BMP, TIFF and VB.NET guide for converting PowerPoint document to
www.rasteredge.com
software application project:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
library SDK, this VB.NET PowerPoint processing control add PDF document, image to pdf files and for capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
Ty p i c a l l y, annual re p o rts are printed to coin-
cide with annual meetings, board meetings 
or other special events. To ensure your annual
re p o rt is published and delive red on time,
w o rk backward from the date of the meeting 
or event. Ad vance planning will let you work
a round travel, vacations and the schedules of
your staff and volunteers. Plus, you will have
time to re c ruit sponsors to underwrite costs. 
Here is a general guideline of what steps need 
to be taken when and the order in which they
should be taken.
1 1
Annual Report Timeline
Estimate budget
3 months out
Prepare detailed schedule
3 months out
Recruit sponsors
3 months out
Brainstorm theme, content, 
3 months out
photos
Select consultants (if needed)
2 1/2 months out
Draft, refine, proofread copy 
2 1/2 months out
Approve initial design concept
2 months out
Draft layout
1 1/2 months out
Route for final approvals
1 1/2 months out
Request quotes from printers
7 weeks out
Choose printer
6 weeks out
Prepare final art for printer, 
4 weeks out
proofread
Send to printer
3 weeks out
Receive finished reports
due date
Annual Report Production
software application project:VB.NET PowerPoint: Sort and Reorder PowerPoint Slides by Using VB.
image, clip art or screenshot to PowerPoint document slide PDF document, image to pdf files and for capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
software application project:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
Using this VB.NET PowerPoint to PDF converting demo code below, you can easily convert all slides of source PowerPoint document into a multi-page PDF file.
www.rasteredge.com
APPROPRIATE AUDIENCES 
Because annual reports are generally expensive
to produce, they are usually reserved for VIPs —
community leaders, key donors, investors, p a rt-
ners and policy-makers. When you need to make
an impact at meetings to request funding or at
meetings with government officials, include a
copy in the information package. Sending it to
potential donors and grant makers is also smart,
as it summarizes your nonprofit’s experience 
and track record.
APPROPRIATE USES
Many nonprofits distribute their annual report
at well-attended events like annual meetings 
or fund raisers. This saves mailing costs, gives
people a great first impression of your nonprofit
and gives them a reference they can keep. When
celebrating b e n c h m a rk annive r s a r i e s, some non-
profits produce more lavish annual reports to
mark the occasion. Because reporters usually
will not take the time to read annual reports, do
not include them in media kits or media p i t c h e s ;
use a one-page marketing sheet instead. (See the
Community Development Library’s Marketing
Sheets: Promoting Your Programfor details.)
YOUR DATABASE
If you do not already have your mailing list in 
a computer database, take the time to create one
that includes your various audiences — from
individuals to organizations to businesses. While
this can be time-consuming, think of it as an
initial capital investment. There are a variety 
of inexpensive, database management software
programs available for most computer systems
that will make the job easier and the informa-
tion more useful. (See the Community
Development Library’s Action Alerts: Mobilizing
Your Networkfor more information on con-
structing databases.) 
Databases re q u i re maintenance. New names 
must be added and old ones deleted re g u l a r l y. 
For example, the contact at a particular organiza-
tion may change or a volunteer may get an email
a d d ress. If your staff does not have the time or the
skill to manage the database or handle mass mail-
ings, you can hire companies to do this for yo u .
1 2
Distributing Your Annual Report
When you need to make an impact
— send an annual report.
software application project:VB.NET PowerPoint: Use PowerPoint SDK to Create, Load and Save PPT
users also can get the precise PowerPoint slides count as Save as local PowerPoint document file for capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
software application project:VB.NET PowerPoint: Extract & Collect PPT Slide(s) Using VB Sample
please read this VB.NET PowerPoint slide processing PDF document, image to pdf files and for capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
Having staff take care of internal coordination and writing can lower these costs to $4,645 to $10,300.
If you mail copies, you will need to add about $1.00 for each mailed copy, plus the envelope cost.
As with all other aspects of nonprofit organizations, budgeting your annual re p o rt is import a n t .
He re is a sample budget you can use as a guide. It shows the approximate time re q u i red for the va r i-
ous tasks and the range of rates you can expect to pay consultants or freelancers. The price will va ry
widely depending on the specifics of your re p o rt and the business costs in your community.
1 3
Sample Budget
Formal Annual Report (16 pages)
Internal Coordination
Time needed: 20 hours 
W r i t i n g
Develop theme, write, edit, revise, proof
Time needed: 40 hours 
D e s i g n
Design concept, select and place all graphic elements and photos, coordi-
nate printer and photography, prepare electronic files for printer
Time needed: 40 hours 
P r i n t i n g
Specifications: two colors, 8 1/2 x 11 inches, 28 photos 
Quantity: 1,000 
M i s c e l l a n e o u s
Color outputs, deliveries 
T o t a l
$1,170 to $3,240
$1,950 to $5,400
$2,600 to $7,200
$2,000 to $3,000
$45 to $100
$7,765 to $18,940
software application project:VB.NET PowerPoint: Merge and Split PowerPoint Document(s) with PPT
in VB.NET to finish PowerPoint document splitting you want to see more PDF processing functions for capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
software application project:C# Tiff Convert: How to Convert PowerPoint Document to Tiff Image
RasterEdge.XDoc.PDF.dll. C# Class Code for PowerPoint to Tiff Converting. provide an example of using C# class code to convert the whole PowerPoint document to
www.rasteredge.com
Having staff take care of internal coordination and writing can lower these costs to $1,545 to $3,550.
If you plan to mail copies, you will need to add $400 to $500 for postage and envelopes.
1 4
Basic Annual Report (4 pages)
Internal Coordination
Time needed: 10 hours 
W r i t i n g
Develop theme, write, edit, revise, proof
Time needed: 15 hours 
D e s i g n
Design concept, select and place all graphic elements and photos, coordi-
nate printer and photography, prepare electronic files for printer
Time needed: 15 hours 
P r i n t i n g
Specifications: one color, 11 x 17 inches folded to 8  1/2 x 11 inches, 
two photos 
Quantity: 1,000 
M i s c e l l a n e o u s
Color outputs, deliveries 
T o t a l
$390 to $1,080
$650 to $1,800
$975 to $2,700
$550 to $800
$20 to $50
$2,585 to $6,430
software application project:C# PowerPoint: C# Guide to Add, Insert and Delete PPT Slide(s)
detailed guide for each PowerPoint slide processing profession imaging controls, PDF document, tiff capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
software application project:VB.NET PowerPoint: Add Image to PowerPoint Document Slide/Page
or delete any certain PowerPoint slide without & profession imaging controls, PDF document, tiff capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
n
Assign responsibility to one person. 
n
Collect samples of other annual reports 
for ideas.
n
Establish the due date.
n
Plot timelines and deadlines on 
your calendar.
n
Allocate budget dollars or recruit 
underwriter(s).
n
Hire a freelance writer and designer (if 
necessary and budget permits) or select 
a public relations firm or ad agency.
n
Hold a brainstorming session to generate 
a theme and establish primary stories 
or messages.
n
Develop your theme.
n
Notify your accountant or your financial
officer of what financial information will
be required and when.
n
Check with dignitaries and staff for photos.
n
Request photography bids, hire photogra-
pher, arrange and coordinate photo shoot
(if necessary).
n
Collect financial information.
n
Write the copy — including headlines 
and photo captions.
n
Decide on quantities.
n
Solicit printing quotes. 
n
Select a printer, establish the delivery date.
n
Design and lay out the front and back 
covers and the inside pages.
n
Select photos and write the captions. 
n
Choose ink colors, type fonts and 
paper stock.
n
Edit and refine copy.
n
Proofread everything — triple-check the
financials, the spelling of names and the
accuracy of telephone numbers.
n
Route for final approvals.
n
Set up mailing database.
n
Prepare the final art for printer (text,
financials and photographs).
n
De l i ver art to the printer with instru c t i o n s .
n
Proof blueline and color proofs from 
the printer.
n
Take delivery of annual reports.
n
Distribute or mail annual reports.
n
Thank sponsors.
Following this checklist will help you create an effective annual report and make the
process less intimidating.
1 5
Checklist From Start to Finish
© 1999, The Enterprise Foundation, Inc.
1 6
Appendix
A SAMPLE ANNUAL REPORT — FINANCIALS
Financial Statement
ABC Nonprofit and Subsidiaries Condensed
Consolidated Financial Statements
Years Ended December, 31, 1996 and 1995
1996
1995
(unaudited)
Revenues
Where the Money Comes From
Grants
$875,377
$1,084,053
Development Fees
630,346
978,207
Contributions and Pledges
80,454
272,513
Homebuyer Assistance (net)
15,272
Interest Income
80,331
25,468
Rental Properties &Other Revenue
452,547
662,304
$2,119,055
$3,037,817
Expenses
Where the Money Goes
Grants Pass Through
$19,935
Program Administration and Development
$1,184,615
1,179,688
Rental Properties
687,687
880,234
$1,872,302
$2,079,857
Revenues Over Expenses
$246,753
$957,960
Equity in Losses of Limited Partnerships
(72,833)
(9,286)
Change in Net Assets
$173,920
$948,674
Net Assets, January 1, 1996 and
$3,184,066
$2,235,332
1995 Respectively
Net Assets, December 31, 1996 and
$3,357,926
$3,184,006
1995 Respectively
The complete, audited ABCNonprofit Financial Report is available upon request.
29.7%
Development
Fees
3.8%
Income
Interest
21.4%
Rental &
Other 
Revenues
41.3%
Grants
3.8%
Contributions
& Pledges
63.3%
Program Administration
&Development
36.7%
Rental
1996
1996
1 7
A SAMPLE ANNUAL REPORT — MISSION
S u p p o rting Grassroots Initiatives
CDCs Lead the Way ABC Nonprofit provides funding and technical
assistance to community development corporations (CDCs) for neigh-
borhood social services, new housing construction and old building
renovations. The CDCs are Homes on the Hill, St. Luke’s, St. Stephen’s,
Somerset, Dayspring, Renaissance, Miracit, Northside, Greater Linden,
Neighborhood House and Main Street Business Association.
Spurring Safety ABC Nonprofit is home to two national 
programs, sponsored by the Corporation for National Service,
designed to build neighborhood strength to fight crime and
violence. One is the AmeriCorps VISTA Safe Neighborhood.
AmeriCorps members deliver direct services to a range of 
residents while VISTA assists with organizing block watches,
community festivals and neighborhood clean-ups.
The second program is ABC Nonprofit and The Enterprise
Foundation’s joint Community Safety Project. Accomplishments
such as establishing 26 block watches and beautifying a commu-
nity park all within its first year make this program a model for
national emulation
When the Derosettes
bought a house through
A B CNonprofit’s HOPE 3
program, they didn’t
know the deal would
include participating in
a national HUD-spon-
sored home-ownership
conference and meeting
President Clinton. In
return for down pay-
ment assistance from ABC
Nonprofit, the Derosettes
performed community 
service and helped rehab
their home.
A Home 
of Their
Own
1 8
A SAMPLE ANNUAL REPORT — PROGRAMS
Investing in Hope 
Through Affordable Housing
Willow Creek Woods — New Homes as Little as $500 Down 
ABC Nonprofit teamed with the city of Columbus and state of Ohio to offer mortgage credit
certificates and subsidies for families that have difficulty amassing a down payment. Homes
are valued from $75,000 to $85,000 and built by Rockford Homes.
New Salem Homes — Affordable Rents with All the Extras
ABC Nonprofit is partnering with Renaissance CDC and Dayspring Christian CDC to construct
64 three- and four-bedroom apartments close to local schools and a city recreation center.
Each has an attached garage and modern appliances including a gas range, frost-free refrig-
erator and air conditioning.
Raspberry Glen — A National Award Winner
Named the nation’s best affordable multifamily housing development, these 100 units were
100 percent leased before completion — again proving the demand for affordable housing
far exceeds the supply. Open floor plans allow parents to cook, run laundry and help with
homework all at the same time. Working single parents earning $15,000 to $26,460 year are
the targeted tenants.
Stoddart Studio Apartments — Walk to Work Convenience
ABC Nonprofit partnered with Lutheran Social Services to renovate these 52 affordable studio
apartments downtown. Stoddart offers rents that include all utilities and access to nearby
malls, restaurants, banks and groceries for those making the transition from homelessness.
Documents you may be interested
Documents you may be interested