Updated:  Wednesday, January  13, 2016
How to Create a PDF Document 
PDF Budget Book for SVPAA Meetings 
Steps Summarized 
#1.  Download Adobe Acrobat Professional [Page 1]. 
#2.  Prepare Document for Print [Page 2]. 
#3.  Use the Various Options to Print or Save a Doc to PDF [Pages 2 – 8]. 
#4.  Create and bundle multiple PDF files into a Budget Book [Pages 9 – 12]. 
#5.  Learn an additional Acrobat Prof feature (bookmarks) to organize your PDF [Pages 13]. 
Step #1.  Download a proper version of Adobe Acrobat Professional onto your computer.   
It appears that the University of Utah has entered into an agreement with Adobe and, therefore, you 
should be able to download a version of Adobe Acrobat Professional from the OSL website, “free of 
charge.”  Check with your IT person if you have further questions about getting this downloaded on your 
laptop or computer.  Below are instructions using Adobe Acrobat Professional version 11 and using 2013 
versions of Microsoft Word, Excel, and PPT.  Most of these features we discuss in this document are only 
available via Adobe Acrobat Professional. 
Step #2.  Create, print ready, the document(s) you would like to PDF, within the program of your 
choice – Excel, Word, PowerPoint, BPC, etc… 
To further clarify this, if you need to change an Excel document into a PDF, first create the Excel 
document in the desired format, ready to print as if you were printing the document to paper.  If you 
desire to PDF a Word document, create the Word document with all the content and formatting you 
desire first and get it prepared as if you were printing to paper.  Generally, first, you will prepare, print 
ready, your budget book document in Word, Excel or PowerPoint, and then you will proceed to the next 
step. We will even show you how to PDF a BPC print ready report. 
1 | Page  
And paste pdf into powerpoint - control Library platform:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
And paste pdf into powerpoint - control Library platform:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
Updated:  Wednesday, January  13, 2016
Step #3.  Use the PDF options in your selected program to print your document(s) to PDF. 
We will show you how this works in the main programs aforementioned – namely Word, Excel, 
PowerPoint, and BPC.   
MICROSOFT WORD 
There are multiple options to save a Word document as a PDF (or “print to PDF” as some will say).  They 
are to be found in both tabs shown below, “File” or “Acrobat.”  We will show you both.  These options 
should appear also in Excel and PPT if you have downloaded the Acrobat Professional software. 
PDF Print Option #1.  Go to “File” button, “Save As” or “Save as Adobe PDF.”  If you do the “Save As” 
option, simply select the location to save your file and change the “file type” to “PDF.” 
Option #1 
Option #2 
2 | Page  
control Library platform:C# PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in C#.net
Ability to copy selected PDF pages and paste into another PDF file. Copy three pages from test1.pdf and paste into test2.pdf.
www.rasteredge.com
control Library platform:VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.
Ability to copy PDF pages and paste into another PDF file. Support ' Copy three pages from test1.pdf and paste into test2.pdf. Dim
www.rasteredge.com
Updated:  Wednesday, January  13, 2016
Option #1:  “SAVE AS” 
When you click “Save As” it will direct you to pick a location to save your document, select “Browse” 
unless you see the folder above in the folder list under “Recent.”  Once you have selected “Browse” a 
dialogue box pops up suggesting to find the location (Desktop or other) where you would like to save 
your Word document.  At this point you will select “PDF” from the “Save as Type.”  This will save the 
document to your specified location as a PDF.  
3 | Page  
control Library platform:C# PDF insert text Library: insert text into PDF content in C#.net
Parameters: Name, Description, Valid Value. value, The char wil be added into PDF page, 0
www.rasteredge.com
control Library platform:VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
project. Import graphic picture, digital photo, signature and logo into PDF document. Add file. Insert images into PDF form field in VB.NET. An
www.rasteredge.com
Updated:  Wednesday, January  13, 2016
Option #2:  “SAVE AS ADOBE PDF” 
This option saves a couple of steps.  If you choose “Save as Adobe PDF” then the dialogue box below will 
pop up requesting you to save the file to a specific location (desktop, etc…).  However, it already 
specifies the “Save as type” as “PDF” as shown below.  This is the preferred option but either way will 
work. 
4 | Page  
control Library platform:VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Split PDF file into two or multiple files in ASP.NET webpage online. Support to break a large PDF file into smaller files in .NET WinForms.
www.rasteredge.com
control Library platform:VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
DLLs for Adding Page into PDF Document in VB.NET Class. Add necessary references: RasterEdge.Imaging.Basic.dll. RasterEdge.Imaging.Basic.Codec.dll.
www.rasteredge.com
Updated:  Wednesday, January  13, 2016
Option #3:  “PRINTING TO PDF” 
This option can be done by simply selecting “File” and “Print” and choosing the “Adobe PDF” printer 
option from the “Printer” drop down listing as shown below.  When you select “Print” it will then, 
instead of printing to a printer/paper, prompt you to save the PDF document to a file location of your 
choice.  Choose the location and save. 
5 | Page  
control Library platform:C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
Import graphic picture, digital photo, signature and logo into PDF document. Merge several images into PDF. Insert images into PDF form field.
www.rasteredge.com
control Library platform:C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Divide PDF File into Two Using C#. This is an C# example of splitting a PDF to two new PDF files. Split PDF Document into Multiple PDF Files in C#.
www.rasteredge.com
Updated:  Wednesday, January  13, 2016
If you want to use the “Adobe” tab instead of “File” tab to save your document as a PDF then you will go 
to the “Adobe” tab and click “Create PDF” as shown below.  This will also prompt you to select a file 
location to save the PDF document.  Name your file and save it and you are done. 
6 | Page  
Updated:  Wednesday, January  13, 2016
WHAT ABOUT POWERPOINT & EXCEL?  ARE THEY THE SAME? 
Yes, all 2013 Microsoft software products are similar.  Since these same options to save to PDF exist in 
PPT and Excel in the same locations, we will not go over them in detail.  Instead we will show you 
pictures to demonstrate that the same options exist to print or save to PDF in PPT and Excel, see below. 
MS EXCEL 
MS PPT
7 | Page  
Updated:  Wednesday, January  13, 2016
Saving a file/report in BPC to PDF 
If you wish to print or save a report to PDF from BPC, please refer to the documentation on the BPC 
website called “Printing from BPC to a PDF for 16-17” in the “How To” Guides section of the website. 
8 | Page  
Updated:  Wednesday, January  13, 2016
Step #4.  Combining all printed PDF documents into one PDF document to send to the budget director 
before April’s meeting. 
Now that you have printed all your Word, Excel, PPT and BPC documents to PDF in separate files, if you 
would like to combine them all into one master PDF file to complete your budget book, then follow the 
step below.  Below we will give you at least two specific options to combine the PDF’s into one and 
there are probably a few other ways not mentioned here that you could Google and use. 
PDF Combining Option #1.   
1
st
– Open Adobe Acrobat Professional. 
9 | Page  
Updated:  Wednesday, January  13, 2016
2
nd
– Choose the 
option.  The next screen appears.  This screen, shown 
below, allows you to drag and drop with your mouse, files of your choice and arrange them in 
the order you choose.  If you wish, this screen will allow you to convert Word, Excel and PPT files 
into PDF’s as you drag and drop them on the screen, be careful though, the files must be “print 
ready” for best results, otherwise expect the unexpected.  If you have already printed all your 
files into PDF and have them ready in a single folder or location, you can begin to drag and drop 
them in order into the screen shown below.  As you drag items the pages will appear, as shown 
in the second image below.  You can arrange them in the order you desire.  The screen 
immediately below will also allow you to “Add Files” from an entire folder.  Use the “Add Files” 
option in the upper left hand side of the screen if you don’t want to drag and drop using your 
mouse. 
10 | Page  
Documents you may be interested
Documents you may be interested