How to do Communications and Presentations : page 11
video that is not in the public domain. Video is
very memory hungry and you will need a CD-ROM
(and drive) and not a floppy disk for this type of
You could even fire up Netscape Navigator or
Internet Explorer to show off your company’s 
website. You would obviously need a phone line or
a mobile phone if you wish to do this.
Hints on using a laptop with a data projector:
Always make a hard copy of your visuals, i.e.
handouts and acetates in case of equipment
Put your presentation on two separate disks or
CDs in case one of them has a fault.
If possible put your presentation on the hard
drive of your laptop to save time and hiccups
with downloading the disk.
Ensure that you have an extension lead if your
presentation is away from you home base.
Print out your visuals six to a page and number
them as they appear in the slide sorter. This
will enable you to locate a specific slide rapidly, 
perhaps in order to answer a question from the
audience. This aide-memoire will also help
should you need to omit slides due to 
shortness of time. On your keyboard you 
simply press the number of the slide followed
by Enter to project the slide.
Allow double the time you think is sufficient to
set up.
Ensure that the laptop is connected to your
projector and switch on the projector before
you start up the computer.
When you switch on your laptop you will 
notice that the presentation is only projected on
the screen.  In order to have them showing on
both the screen and laptop, press Fn and F5
(on some laptops F4) again and it will appear 
on both. This function is particularly useful if
by accident you come out of your presentation
or there is a technical hitch. You will be able to
sort it out on the laptop without the audience
seeing your frantic efforts.
Run through your presentation at least once
with a data projector, as colour that works on
the PC or laptop may change when projected.
Experiment with the colour and contrast 
controls on the projector to get the best picture
and, if necessary, switch off any overhead light
in the room that shines directly on the screen.
Switch off the screen saver on your laptop.
The projected image should fill the screen and
not overlap onto the wall or ceiling behind- use
the zoom control on the projector for 
adjustment. If necessary, place a book under
the projector if the legs are insufficient to raise
it to an adequate height.
Check the volume of your speakers
It is unnecessary to show a continuous stream
of slides. Some areas of your presentation may
require you to be the sole point of focus.
Alternatively, you may be asked a question and
wish to remove a slide while you answer. 
Press the B key on your keyboard and the
screen will go black. Press it again and the
image will reappear.
Use a remote control if possible, so that you
are not tied to the laptop when you want to
advance slides.
If you switch off the projector when it is not
needed, for instance, over lunch, remember to
allow one minute for it to warm up before you
can project your next slide.
16. 35mm Slides
It is important to remember that 35mm slides are
not flexible. Once the carousel is loaded, it is
impossible to change the order or omit slides 
during your talk. However you can project 35mm
slides more quickly and more smoothly than using
an overhead projector.
They have the disadvantage of needing a darkened
room, making it difficult for the audience to take
notes or for the speaker to see the audience; you 
arrange for a spotlight to shine on during the slide
show so that your listeners can see you and also
to help you read your notes. Because of the need
to change the lighting, your slides should not be
sprinkled throughout your talk but shown together
in one section.
If you are arranging a meeting or conference using
35mm slides, here are some of the equipment you
will need.
Table from pdf to powerpoint - Library application class:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
Table from pdf to powerpoint - Library application class:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
How to do Communications and Presentations : page 12
The Screen:
Place the screen in the centre of the room and use
a remote control to change slides. If this is not
available you will need to work in close harmony
with the projectionist to indicate the moment to
move from one slide to another. For informal
groups, you may choose to project the slides on
to a suitable blank wall.
The Projector:
Place the projector directly in front of the screen;
making sure that it doesn’t obstruct the audience’s
view. The focus adjustment is generally located on
the front of the projector around the lens, and you
should ensure that there is a spare bulb and
enough extension cable to reach the socket.
Consider using two projectors to avoid the 
unprofessional blank screen at the point where the
slide changes over. A twin-dissolved unit adds an
efficient touch to the presentation, and can be
hired at a relatively low cost.
A carousel holds 80 slides, so try to avoid having
85 and have your slides mounted professionally in
hinged cases with glass that can be easily
cleaned. These ensure that the slide stays in
focus, whereas the cheaper type tends to move in
the projector.
The Carousel:
When you load your slides, stand by the carousel,
looking towards the front of the room, following
the beam of the projector’s light, and hold the
slide above the tray in a position so that you can
read it. Place the slide in the carousel upside
down, so that the top of the slide enters first.
Many speakers make the mistake of turning the
slide over before loading, which causes it to be
projected back to front.
Hints on using 35mm slides:
Number all your slides and make sure your
script is marked so that you know where each
should appear.
Double check that the carousel is correctly
Practise your entire presentation at least twice,
with the projectionist or by using a remote 
Mark on the floor the exact position of the 
projector in case it is moved after the rehearsal.
Use a pointer to indicate particular areas of
interest, but put it down when not in use and
resist the temptation to use it as a walking
stick, or to conduct the audience like an
General hints on using projectors:
Never switch on the projector without a visual
in place. A blank, bright screen attracts 
everyone’s eyes.
Allow enough time for your audience to absorb
the content of your slide.
Prior to showing a complex visual, explain what
it is intended to illustrate.
Allow a few moments silence before 
commenting on the slide.
Explain the visual when appropriate
Never look at the screen yourself.
Never walk between the projector and the
On an OHP use a pen, not your hand, to 
Remove the visual as soon as it is no longer
Use transitions with a laptop so that your 
information only appears when it is relevant.
Fade down bullet points as you move on.
Never assume equipment will not be touched,
moved or adjusted if you leave the room.
Familiarise yourself with the equipment.
Rehearse in situ, including setting up and 
closing down.
Have a back-up plan in case of equipment 
Part Two
17. Reading a Paper
Reading from a paper is the worst method that
you can choose and you should try and avoid it.  It
is particularly ineffective for small groups, but
there are many disadvantages whatever the size of
the audience.
Library application class:C# Word - Table Processing in C#.NET
C# Word - Table Processing in C#.NET. Provide C# Users with Variety of Methods to Setup and Modify Table in Word Document. Overview. Create Table in Word.
Library application class:C# Word - Table Row Processing in C#.NET
C# Word - Table Row Processing in C#.NET. How to Set and Modify Table Rows in Word Document with C#.NET Solutions. Overview. Create and Add Rows in Table.
How to do Communications and Presentations : page 13
An impressive speaker has sincerity, enthusiasm
and vitality, and unless you are a professional
actor you will find it difficult to express these 
emotions when you are reading.
Consider some of the other disadvantages:
You can’t keep good eye contact – one of the
essential elements of effective speaking.
Your body language is restricted – your script
is like a ball and chain limiting your 
You will sound unnatural and therefore 
Script dependence will mean you will never
learn to be a convincing speaker or develop
Memorising your script:
Memorising your script is another method to be
avoided because all your energy will be directed
inwards instead of outwards to your audience.
They will fell an invisible barrier and a lack of
warmth, even if they don’t understand the reason
for it.  Your talk will sound mechanical and will
lack the vital ingredients of enthusiasm and 
18. Planned Improvisation
This is the most effective delivery style as it has
all the benefits of impromptu speaking and none of
the drawbacks of reading. Your talk is prepared
carefully, with a punchy beginning, a logical 
structure and a conclusive ending; it’s well
rehearsed and you can use brief outline notes to
give you the confidence to sound enthusiastic,
behave with vitality and look at the audience with
Using your mind as a safety net:
You will recall that on the mind map you put all
possible facts and details about the subject of
your talk and you didn’t attempt to evaluate them
or fit them into a structure. At the next stage you
studied the map to choose the ideas most 
appropriate for helping you achieve your objective
in regard to your practical audience.
If you are using the mind map as your safety net
you’ll find the original map contained many fruitful
ideas that were later discarded, so you will need to
draw a second map that shows only the essential
arguments and material. Draw the ideas in a 
logical sequence following a clockwise direction
so that when you are delivering your talk you can
simply glance occasionally at the map to reassure
yourself that you are including all the salient
A mind map has the advantage of being visual and
displays your talk in its entirety. This is helpful if
you need to cut or condense during the course of
your presentation. The details of your talk should
be well known to you, so you will only need a
prompt of a few words if your memory fails you.
Sometimes your mind may go blank between
ideas; you finish one point and suddenly realise
you can’t remember what comes next. The mind
map can put you back on track when this 
Your script as a safety net:
In your preparation, you will have moved through
the following stages:
Researching the audience.
Setting an objective.
Drawing a mind map.
Choosing a path.
Use a coloured pen to underline the key ideas so
that they are conspicuous. As you rehearse, you
should aim to describe each idea and link it with
the next one without reading or memorising the
words ion your script. Simply glance at it from
time to time to check the next point. Using a script
in this way increases your ability to speak fluently
and decreases your dependence on the prepared
The key ideas are highlighted to assist you to 
follow your predetermined structure but you have
the freedom to use your own choice of words to
travel from one point to the next. Practice speaking
round each point and don’t be tempted to rely on
the script; you should only use it as a guide to 
your destination and not as a vehicle to take you
Using confidence cards as safety net:
You can prepare confidence cards directly from
your mind map, or from your full script.
Remember that confidence cards should never
contain full sentences as you don’t read the cards
-  you only glance at them in moments of 
Library application class:C# Word - Table Cell Processing in C#.NET
C# Word - Table Cell Processing in C#.NET. Online Tutorial for Users to Set and Modify Table Cells in Word Document. Overview. Create and Add Cells in Table.
Library application class:How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word
Footnote & Endnote Processing. Table Row Processing. Table Cell Processing. VB.NET How-to, VB.NET PDF, VB.NET Word, VB.NET Excel, VB.NET PowerPoint, VB.NET Tiff
How to do Communications and Presentations : page 14
How to write confidence cards:
Look at your script or mind map and mark the key
points in red; next check the links you have used
to move from one point to another and mark these
in blue. If you have included anecdotes and 
illustrations, mark these in green. This will provide
the skeleton of your talk.
Using 102mm by 152mm index cards write out in
capital letters your key points, your links and your
illustrations in the order in which they appear in
your talk. Write on one side of the cards only.
If you are working from a full script, you must be
very self-disciplined to avoid including all your
persuasive phrases and scintillating sentences.
Only single key words will help you.
Remember it’s your speech with your ideas so
you don’t have to absorb and learn a host of alien
concepts that you might forget. You only need
learn the sequence of ideas and the links between
them to give a good talk.
The test for effectiveness of your confidence cards
is how few words you have on them, not how
Why cards?
I suggest you use 102mm by 152mm cards,
because they are less distracting than paper. You
can hold them in your hand, or rest them on the
lectern or table and you will look professional.
Should you suffer from trembling hands, cards
won’t reveal this as much as a flapping piece of
What’s on them?
As well as reducing your talk to key words and
ideas, on your confidence cards you can add
instructions to yourself such as `smile’, `loom at
the audience’, `stand still’, etc., and you can mark
the point where you want to use a visual aid or
write on the flip chart.
Only two full sentences:
Although it’s essential to mark key words on your
cards, there are two exceptions to this rule. To
give a strong framework you can write out in full
the opening and closing sentences of your talk.
You will probably find that your anxiety is at it’s
highest point immediately before you speak and
it’s reassuring to see in front of you the exact
words with which you’ll begin. Similarly, you will
need a clear end to your talk and if the final 
sentence is written out in full, you will be able to
resist the temptation to run past the finishing post.
Memorising the opening and closing sentences
can also be a boost to your confidence and will
enable you to make positive eye contact with your
listeners at the two periods in your talk when you
know you are likely to have their maximum 
You should also write out in full any quotations
you intend to include as it’s essential to use the
exact words.
Remember to number them:
If your confidence cards are untied, be sure to
number them, because dropping unnumbered
cards moments before you speak would be a
What are the advantages?
Using confidence cards will help you to:
Sound natural – because you will be choosing
your own words as you speak.
Be confident – because you will have a safety
net in the event of a blank mind.
Look at the audience – because you won’t
need to read a script.
Use expressive body language – because you
will be free to move.
Show sincerity, enthusiasm and vitality:
If you have to give the same talk several times 
confidence cards will allow you to use a different
vocabulary and even different illustrations for each
audience. This will help you to remain fresh and
spontaneous and prevent the material from 
becoming repetitious for you.
Pitfalls to avoid with confidence cards:
Using confidence cards effectively will allow you to
be an enthusiastic and sincere speaker but beware
of these pitfalls:
Don’t shuffle or play with them during your talk.
Don’t keep staring at them to avoid looking at
the audience.
Don’t use fillers, e.g. ‘eh, umm, you know, I
mean’ etc., as you choose your words –
remember the power of the silent pause.
Visual aids as a safety net:
Provided you plan to stand or sit close to the 
projector, you can write prompts to yourself on the 
Library application class:C# Word - Header & Footer Processing in C#.NET
Create and Add Table to Footer & Header. The following demo code shows how to create table in footer and header. String docFilePath
Library application class:How to C#: Overview of Using XDoc.Word
Rapidly load, create, and edit Word document (pages) in C# class library. Able to render and convert Word document to/from supported document (PDF and ODT).
How to do Communications and Presentations : page 15
notes pages of your PowerPoint presentation. A
few key words should be sufficient to provide a
structure that you can follow easily.
Visual aids themselves can also act as a prompt
but beware of using unimaginative and wordy
slides simply to provide cues for yourself during
your talk. Using words on the visual aid merely as
a prompt is a misuse of it and an insult to the
audience. During a talk, words are for speaking not
for reading.
Using a combination of creative visuals and 
confidence cards provides you with an effective
safety net, which won’t prevent you from looking
at your audience and using appropriate gestures.
19. Why is body language important?
However you look or move, you will be giving off
signs to your audience as to your inner feelings –
you cannot not communicate. Being aware of your
particular mannerisms and nervous gestures
enables you to correct them and present a 
confident unselfconscious image.
The perils of bad body language:
If your inner panic shows itself in your fidgety feet
and fiddling gingers, your audience will feel
uncomfortable because they want and expect you
to be in control. In addition, they will not have 
confidence in you, your ideas or your product or
service. They will not believe in you, they won’t
listen well and will quickly forget what you have
said. If you look confident and believe in yourself,
you will have credibility and your listeners will be
eager to hear what you have to say.
20. Eye Communication
Looking at someone demonstrates that you are
interested in them. Eye contact also denotes 
authority. Powerful people give more eye contact
than those who are less confident.
Where is the audience?
Some speakers follow the ludicrous advice, 
sometimes given to novice public speakers, to find
a friendly face in the audience and speak to it.
After a few minutes of continuous scrutiny, the
poor victim in the audience is asking, why me?
The rest of the audience is feeling excluded from
what appears to be an exclusive monologue; 
finding a friendly face is unfair both to the `face’
and to the rest of the listeners present. Avoid
speaking only to the most powerful or influential
person present for the same reason.
Speakers tend to look at their notes, at the back of
the room, at their visual aids or even at a blank flip
chart – anywhere but at the audience.
Why is it difficult to look at the audience?
You know instinctively that you express your 
emotions through your eyes, so if you don’t look at
them, they won’t be able to see how nervous you
Having people looking at you is unnerving, you
feel put on the spot, cornered and trapped, so you
distance yourself from the situation by looking out
of the window. You feel, quite illogically, that if you
don’t look at them, they will be able to see less of
What happens when you don’t make eye contact.
People who are interested in each other make eye
contact when they are talking because they want to
know how their listener is receiving their message.
When you don’t look at the audience, they feel
(probably unconsciously) that you are not 
interested in them, or in their reaction to your talk;
they feel the same way as you do if someone at a
party talks while looking over your shoulder; they
feel you don’t care whether they listen or not;
because they do not feel involved by you their 
concentration lags.
How is your eye contact?
During the course of your everyday life, pay 
attention to the eye contact other people make with
you, and try and note how easy or difficult you find 
it to look at people when you are talking in a 
variety of different situations. Ask friends for feed-
back on you own eye contact. Practise 
maintaining contact for longer than usual without it
becoming uncomfortable.
21. Hands
When a speaker is fairly accomplished, it is often
their hands that reveal apprehension.
What not to do with your hands:
Fiddle with rings, watch, cuff links, buttons,
pens, elastic bands, paper-clips, spectacles,
cuticles and nails, confidence cards, coins in
pocket, pointers.
Touch and pat face, hair, pockets, desk, table.
Clutch back of chair, notes, side of lectern.
Library application class:C# Word - Document Processing in C#.NET
0); //Save the document doc0.Save(@""). Create, Add, Delete or Modify Paragraph and Table in Word Document. If you want to create
Library application class:C# Word - Word Create or Build in C#.NET
Create Word Document from Existing Files Using C#. Create Word From PDF. Create Word From PowerPoint. Create Word From Open Office Files. Table Processing.
How to do Communications and Presentations : page 16
Scratch any part of the body.
Hide them behind back, in pockets, in lap, by
folding arms, or by sitting on hands.
Point at the audience.
Rub them together in enthusiasm.
Wring them in despair.
What can you do with your hands:
You hands do not have a separate identity – they
are part of your arms and, in general, only need to
move if you are making a gesture, and should only
hold your confidence cards.
Arm gestures:
Remember that your arm begins at the shoulder –
always use your entire arm. Don’t tuck in your
elbows to your waist or make jerky, half-hearted,
meaningless gestures. Useless gestures, as
opposed to those with a purpose, reveal 
nervousness and become a distraction to the 
audience. Don’t be afraid to use your arms,
though, because standing rigid like a wooden 
soldier is as unnatural as waving your arms about
What can you do with your hands when you are
not using your arms.
Keep your hands empty and still by the sides of
your body. This will feel odd, but it looks natural.
But don’t keep your arms glues to your sides,
because when a gesture is required, your hands
will only make little waving movements 
somewhere down by your thighs.
If you are holding confidence cards, be sure to
gesture with the other hand. Remember you can
change hands so that you are able to use both
during your talk.
22. Position and Posture
Avoiding barriers:
Facing an audience, whether it is of five, 50 or
500, is difficult and speakers like to hide behind
desks, tables or lecterns. If you want to be a good
speaker, you must learn to stand totally exposed in
front of your audience. Always stand in front of all
the barriers.
Pitfalls of lecterns:
Try to stand to one side of the lectern so that you
can refer to your notes and your listeners can see
all of your body. This will also make it easier for
you to make natural gestures and to move around.
Id the lectern is fixed with a microphone, you have
no choice but to stand behind it. Stand on a box if
you are short so that your upper body can be
seen. Ask for a radio microphone if you want to
move away from the lectern.
Standing and sitting:
Standing gives you authority, enables you to
breathe properly and project your voice, and to
make better eye contact. The disadvantages of 
sitting are:
Your chest is restricted and it is difficult to use
your lungs effectively.
Your eye contact may be limited and you may
be tempted to look down at your notes too
Your listeners may not be able to see you.
It will be very tempting to play with pens and
paper-clips on the table.
The advantages of standing are:
You are more visible and have more authority.
Your voice projection will be better.
You will have room to make gestures (don’t
lean on the table or clutch the back of the chair
if you are standing behind it).
Stand tall:
Act confidently, even if you are quivering inside.
Push back your shoulders and open up your chest
as if you are about to begin the first day of your 
yourself, your listeners will accept and retain what
you say.
Finding your feet:
Like hands, these creatures on the ends of our
legs seem to be stimulated by nerves to act very
strangely. I have seen otherwise normal men and
Hopping from one foot to another.
Taking two steps forward and two steps back.
Standing on one leg.
Crossing their legs in the ‘I want to go to the
toilet’ stance.
Rocking to and fro.
Swaying from side to side.
Flexing at the knees.
Rising up on their toes on every third word.
Library application class:C# Word - Footnote & Endnote Processing in C#.NET
Create or Add Table in Footnote & Endnote. The following demo code shows how to create table in the footnote. String docFilePath
Library application class:C# Word - Convert Word to PDF in C#.NET
Word: Convert Word to PDF. C# Word - Convert Word to PDF in C#.NET. Online C# Tutorial for Converting Word to PDF (.pdf) Document. Word to PDF Conversion Overview
How to do Communications and Presentations : page 17
Rising up on their toes on every third word on a
squeaky floor board.
Sticking out one foot and ‘boring for oil’ with
the heel.
Going on little, undirected walkabouts.
Tracking the pattern of the carpet with the curve
of their shoe.
Walking up and down like a caged animal.
Standing on the sides of their shoes.
If you can identify any of these traits in your own
performance, imagine that you are standing in
weighted boots, so that it is impossible to move
without a conscious decision. You should be 
aiming for steady, relevant movements, not cat-on-
a-hot-tin-roof jerks. You don’t have to stay nailed
to one spot, but you should be consciously 
deciding when to move to another spot -  to the
flip chart, towards a questioner in the audience, to
pick up a visual aid – and you should not be at the
mercy of your fidgeting feet.
Stand upright on two feet a few centimetres apart,
so that your hips are balanced over them and your
shoulders and the rest of your body are balanced
over your hips. Don’t slump or lean on one foot
with your hip sticking out.
Use your eyes to make contact with your 
audience and show that you are interested in
their reaction to you.
Your face should say, ‘I am happy to be here
and I’m glad you’re here too’.
Your hands should be empty and still.
Gestures start from the shoulder.
Don’t hide behind barriers.
Stand tall, don’t sit.
Balance on both feet and wear imaginary lead
weighted boots.
Let the beam of calm confidence shine out
from your chest.
23. Why should you practice?
Rehearsing helps you to:
Become familiar with the flow of your material.
Conquer the blank mind syndrome.
Feel more confident and control nerves.
Develop an effective speaking voice.
Use positive and appropriate body language.
You’ve probably spent sufficient time planning the
content and choosing the words, but fail to 
allocate enough time to what will make the 
difference between a mediocre and a memorable
talk – practice. Remember, if you can get up an
hour earlier you gain an extra hour in which to
The three-step approach:
Take it one step at a time – practice, rehearsal and
dress rehearsal. Practising is done by yourself,
rehearsing in front of one or several people and a
dress rehearsal is on site with props. All you 
practising and rehearsing should be spoken aloud.
Your first run through will probably help you to add
examples and even anecdotes that you hadn’t
thought of in your original preparation. Also, if you
are reading it out for the first time, you may find
that some sentences are too long or complicated,
your choice of words may sound clumsy or you
may feel some ideas could be expressed more
clearly. You must set yourself a time limit for
changes otherwise you will always be rehearsing
new material and the main purpose of your 
practice, to become familiar with your talk, will
never be achieved.
Don’t forget your body language:
You’re practising to familiarise yourself with the
ideas in your talk and words that convey them:
you are also practising your body language and
your voice.
Always stand when you are practising, so that you
can use gestures and become used to holding
your cards. Look around the room as if you were
making eye contact with the audience. A full-
length mirror helps at this stage, although there is
nothing to beat recording yourself on video.
Using a tape recorder:
If you can’t video yourself, the next best thing is to
record yourself on a tape recorder. Listen critically
to your voice. Is it clear? Are you varying the 
pitch, volume and speed? Are you using powerful
silent pauses or are you filling up the spaces with
non-words? Above all, is there enthusiasm and
vitality in your voice? Does it sound interesting?  
If not, analyse how you can improve it and 
How to do Communications and Presentations : page 18
practice again and again. If you know that you will
be addressing a large audience without the help of
a microphone, place your tape recorder at the far
side of the room and project your voice to it.
Make sure you are not straining your voice.
Remember if you have lungs full of air, your voice
will carry further and you won’t need to force it.
Rehearsing with feedback:
Use colleagues or friends, but be sure to give
them the background to your talk – who the 
audience is, what they expect, what your objective
is and what you hope to achieve. Make eye 
contact, use gestures and sound enthusiastic.
Use your cards and if you lose your place, don’t
make any comment, simply continue as you would
in front of a real audience; this will give you 
practice in overcoming fluffs.
Be sure to ask your audience to give you positive
feedback as well. Not general praise, but specific
instances of good performance – you need to
know what to keep.
Guidelines for feedback:
These are some questions your rehearsal audience
can use in order to assess whether or not you are
presenting a successful talk.
You can use this checklist to evaluate your own
Is the first sentence attention grabbing?
Have you shown why you are qualified to
speak on this subject?
Have you announced your structure?
Have you revealed understanding and 
knowledge of the listener’s attitudes and 
possible problems in the first minute or two?
Have you shown the benefit to the audience in
listening to you?
Have you identified with the audience early on?
Body talk:
Have you announced your first point clearly?
Have you used facts, examples, anecdotes,
comparisons and statistics to support your
main points?
Have you summarised regularly?
Have you recapped on the previous point
before moving on to the next one?
Have you used rhetorical questions to guide
your audience along your path?
Have you avoided jargon and abbreviations?
Have you use visual aids in order to explain
complex material or to add interest at a dull
Are the links between each point clear and 
Have you indicated that the end of your talk is
Have you summarised your key points?
Have you asked for action?
Have you ended on a high note?
Check your timing:
Always time every practice so that you know
whether you need to add or amend your talk. If
you overrun on time, avoid what so many 
experienced speakers do – either ignore it and
continue to the end of the talk or speak faster in
order to include every precious point. Running
over is a discourtesy to everyone and shows lack
of professionalism. Speaking faster means that
your audience will not be able to follow and may
stop listening. If you have too much material for
the time cut or condense.
Write the timings on your cards, so that when you
are delivering your talk, you will know how much
time you have left at any given moment. This is
particularly important with longer speeches or on
the occasions when you have to deal with 
unexpected questions that use up the time 
allocated to your talk.
Make time to practice, aloud and standing up.
Use gestures and vary your voice.
Use a tape recorder and/or video recorder.
Practice in front of friends and colleagues and
ask for feedback.
Remember you are the most important visual
aid to your talk. Make sure that even before you
open your mouth the audience feels that you
are an enthusiastic and interesting speaker. 
How to do Communications and Presentations : page 19
24. Checklist for Conference
Introduction.  Make sure that the chairperson
has a couple of paragraphs so that you can be
introduced appropriately.
Delegates’ Pack. If your paper or presentation
is to be given to the delegates, make sure that
the actual talk has different examples and 
anecdotes to bring it alive. You don’t want the
whole audience reading your script along with
Timing. Always aim to speak for less time than
your time slot; for a 20 minute slot aim for 15
minutes. Most speakers overrun in the heat of
the moment and the conference organisers will
be delighted if you underrun.
Other Speakers. Contact them in advance so
that you don’t overlap in your subject material.
Also check that your clothes don’t colour clash.
It is advisable to find out the background colour 
of the stage setting for the same reason.
Microphones. Find out what is being provided.
Are they fixed on the lectern, or radio mikes
with power packs?
Visual Aids. How will the visuals be projected?
Who has control of them? Are they operated by
the speaker or by a technician?
Question Time. Find out in advance how 
questions are going to be handled. Are they
through a chairperson or will each speaker
select questions from the floor? Will there be
questions for individual speakers or a panel 
discussion at the end of each session?
Rehearsal. Check when you have entry to the
venue and ensure that you have a complete
run-through in situ with your visual aids and
using the microphone. Practise crossing the
stage if necessary from your seated position to
the lectern.
Lights. Often you can’t see the audience
because of spotlights on your face. You may be
able to ask for the house lights to be turned up
so the audience is not in total darkness.
Audience. Mix with them before the talk if 
possible. Ask them what they are interested in.
Encourage them to ask you questions at the
end. If you can identify a few faces when you
begin, it will help to calm your nerves.
Speaking from the lectern. It is better to come
out from behind the lectern if possible, even if
only for a minute or two. In advance check that
the audience can see more than the top of your
head when you are behind the lectern.
Body language. The bigger the audience the
bigger the gestures and facial expressions need
to be.
Voice. With a slide presentation you will be
looked at less so your voice has to be more
Don’t worry excessively about the grammar.
Use simple but precise words. And keep your
sentences short.
Abbreviate words like cannot, do not, should
not, and so on.
Read the script aloud several times to test its
naturalness and until it is very familiar.
Practise reading aloud from newspapers or
from a book.
Learn to read ahead and look up at the 
25. Where are you speaking?
Whether you’ve planned to give your speech to
delegates at a conference or a small gathering of
your colleagues it is important to check out the
venue for your presentation.
Business talks are usually given in one of the 
following situations:
Round-the-table meetings on your own 
premises, for example, board meetings, sales
meeting, departmental meeting, formal and
Clients/customer meetings in your offices or on
their premises, generally a group of less than
Regional meetings in hotels, such as a sales
meeting with a medium-sized audience of 20
or more.
Conferences in hotels or conference centres
with large audiences of over 50.
How to do Communications and Presentations : page 20
The visit:
Always attempt to visit the site where you will be
talking, allowing sufficient time to change or rectify
any details that might prevent you from presenting
well and efficiently.
Here is a list of points that you should bear in
mind when you are visiting sites of different sizes.
Small venues:
Check list for small venues.
Ask yourself how you want the audience 
sitting. Do they need tables? Would a 
semi-circle without tables facing the speaker be
a better arrangement? Are there any members
you want sitting together or separated or close
to you? Can everyone see each other, you and
the screen (if you are using visual aids)?
Is there adequate space for your notes, visual
aids, handouts? Can you escape from the 
barrier of a table between you and the 
audience, or will you be trapped behind it?
Where will you position your flip chart and 
Where are the sockets for the equipment? Will
you need an extension lead?
How do you dim the lights if you need to? Is a
pointer available to you to identify details on the
screen? How can you adjust the heating or air
conditioning? Can you open the windows?
Who is providing tea/coffee and at what time?
Imagine how your entire presentation could be
jeopardised by the appearance of refreshments
at a critical moment!
Is there a clock in the room or should you take
your own? It’s often easier to read a small
clock than your wristwatch, even if you remove
it and place it in front of you.
Who is providing pens, pads, drinking water?
Is it to be a smoking or non-smoking meeting?
Medium sized venues:
Check list for medium-sized venues.
Check everything on the list for small venues.
If you are using a hotel, check the name of the
manager in charge of hiring the room you are to
What time will you beable to get into the room?
Are you operating your own visual aids and, if
not, what cues will you give to the technician?
Check where the lighting switches are and who
will operate them. Can only half the room be
dimmed if necessary? Do the windows need to
be covered?
Where are the toilets and telephones; will you
need a phonecard or loose change to make a
What facilities does the hotel offer for taking
When and how will tea/coffee be served? Will it 
be served in the meeting room or in an adjacent
room? If it is in the same room, ensure that the
cups are laid out before the meeting. You don’t
want to give your talk to the accompaniment of
rattling china.
Who will be in charge and who will be on duty?
Are the chairs comfortable? Can they be 
substituted by better one if your meeting is
long? Ensure that surplus chairs will be
removed. Remember to provide a seating layout
Make sure that no telephones in the meeting
room will ring and disturb you.
Ask to see the visual aids equipment. Are you
familiar with the projector? Do you know how
to focus this particular model? What type of
screen will be provided?
If you are using a lectern, how high is it? Can it
be powered or can they provide something for
you to stand on if this is necessary? Does it
have a light so that you can read your notes if
the main lights are dimmed?
Large venues:
For large conferences, most of the details should
be organised by the conference co-ordinator. If
that happens to be you, you will need to buy
another book, because this is not the place to list
everything you need to know. As a speaker your
responsibility is to consider every aspect of your
own talk and how you can ensure that your 
presentation will be professional and trouble free.
Here are some points to consider:
Check list for large venues.
How will you approach the platform/stage?
Documents you may be interested
Documents you may be interested