HR Admin Panel 
How Do I…? 
This page provides guidance on common tasks in the HR Administration Panel in the Web 
Recruitment System. Clicking on any hyperlinks will open the online help guide allowing you to view 
further guidance.  
The guide is divided into questions. Use Ctrl+Click to navigate to the advice you need: 
How do I set up a vacancy for web recruitment in the new Recruitment Administration System 
(RAS)? .................................................................................................................................................. 2 
How do I log in to the HR Administrator Panel on the Web Recruitment System? ........................... 2 
How do I search for vacancies? ........................................................................................................... 2 
How do I search for applicants? .......................................................................................................... 2 
How do I filter a list to find an applicant? ........................................................................................... 2 
How do I view applicants for a vacancy? ............................................................................................ 3 
How do I manage applicants through the various stages of the recruitment process? ..................... 3 
How do I move an applicant through the offers process? .................................................................. 4 
How do I generate rejection letters? .................................................................................................. 4 
How do I create a reference request? ................................................................................................ 5 
What will the referee see and how can I view their reference? ......................................................... 6 
How do I add notes and attachments to an applicant? ...................................................................... 6 
How do I add attachments and notes to a vacancy? .......................................................................... 7 
How do I distribute applicant packs for review by Appointing Boards/Committees? ....................... 7 
How do I access the book marks in a PDF? ......................................................................................... 8 
How do I collect additional information for Tier 2 Certificate of Sponsorship applications? ............. 8 
How do I give a colleague access to a vacancy? ................................................................................. 8 
How do I transfer a successful applicant to CHRIS? ............................................................................ 9 
How do I view or print applications if I am a member of an appointing body? ................................. 9 
How do I view or generate reports from the Web Recruitment System? ........................................ 10 
When does the system purge applicant data? ................................................................................. 10 
What should I do if I receive a ‘Certificate Error’ message? ............................................................. 11 
FAQs – Web Recruitment HRADMIN Panel Release 3 
Page | 1 of 11 
Images from pdf to powerpoint - software application cloud:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Images from pdf to powerpoint - software application cloud:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
HR Admin Panel 
How Do I…? 
How do I set up a vacancy for receiving online applications in the new 
Recruitment Administration System (RAS)? 
Log on to new RAS and add a vacancy as normal. Under Job Details in RAS you will see a new 
section, where you can click Apply online if you would like to receive online applications via the Web 
Recruitment System. Click here for further details in the Web Recruitment System online manual: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_managing_vacancies_r3_published.pdf The type 
of online form available to applicants for your vacancy will be defaulted based on the Vacancy 
category you have selected, in line with existing University policy.  
It is vitally important that you determine and record the screening checks for your vacancy 
accurately in RAS.  This is because the checks that you select determine wording that is 
automatically inserted into your adverts by RAS and the content of the online application form.  
How do I log in to the HR Administrator Panel in the Web Recruitment 
System? 
Use your Internet browser to navigate to https://hrsystems.admin.cam.ac.uk/hr-admin-ui/ . 
You will be directed to the HR Administrator Home Page. Click on the Log-in with Raven button to 
access the system. Enter your Raven User ID and password. The system will then use your Raven ID to 
identify the vacancies to which you have been granted access. Alternatively you can log in to the 
system via the HR Systems web page at the following link:  
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_managing_vacancies_r3_published.pdf 
How do I search for vacancies? 
Log in to the HR Admin Panel. Click on the Vacancies tab. On this page you will see a table of the 
vacancies that you have access to. At the top of each of the Job Reference and Job Title columns you 
will see a white search box. Enter data into these boxes to search for specific details on a vacancy. 
You should see the screen filter as you type to give a list of only the data that meets your current 
search criteria. There is no need to press ‘Enter’ on your keyboard. 
How do I search for applicants?
Log in to the HR Admin Panel. Click on the Vacancies tab. On this page you will see a table of the 
vacancies to which you have access. In the top left hand side of the page you will see a Find 
Applicant search box. Click on this box. A new screen will open to allow you to search for an 
applicant across all your vacancies by entering certain data, e.g. Forename, Surname, Date of Birth 
etc. You should then click on the Search for Applicant button which will search all vacancies to which 
you have access and then display the results from your search in the table below.  The table will 
provide details of the Applicant Name and Vacancy. You can also click on an ‘i’ icon under the Info 
column to review details of their application, e.g. submitted date, stage and status.  
How do I filter a list to find an applicant? 
The data tables within the Web Recruitment system have an empty white filter box in the toolbar at 
the top of the table. Click on this box and key in your search criteria and the screen will 
automatically filter the data as you type. There is no need to press ‘Enter’ on your keyboard.
FAQs – Web Recruitment HRADMIN Panel Release 3 
Page | 2 of 11 
software application cloud:C# Create PDF from images Library to convert Jpeg, png images to
C#.NET Project DLLs for Conversion from Images to PDF in C#.NET Program. C# Example: Convert More than Two Type Images to PDF in C#.NET Application.
www.rasteredge.com
software application cloud:C# powerpoint - Render PowerPoint to Other Images
C# PowerPoint - Render PowerPoint to Other Images. Online C# Tutorial these PowerPoint conversions. C# DLLs: Convert PowerPoint to Images.
www.rasteredge.com
HR Admin Panel 
How Do I…? 
How do I view applicants for a vacancy? 
Log in to the HR Admin Panel. Click on the Vacancies tab and locate the vacancy for which you wish 
to review applications. Click on the Manage Vacancy button to the right hand side of the vacancy. 
Navigate to the toolbar at the left of the screen and click on the Process Applicants button and you 
will be directed to a new page. The page has a number of tabs going across the page, which 
represent the stages of the selection process. Applications submitted and not yet assessed (i.e. not 
yet rejected or progressed to the next stage) will be found on the Received tab. You will be routed to 
this tab by default. The All tab contains details of all applicants, regardless of the stage they are at in 
the process. 
If you cannot see a vacancy that you are expecting to see, please contact the recruiter of the vacancy 
in new RAS who will have automatic Admin access to the vacancy and will be able to grant you 
access, where appropriate. 
How do I manage applicants through the various stages of the recruitment 
process? 
When you log in to the HR Admin Panel of the Web Recruitment System, you will be routed to the 
Vacancies page. Here you will find a scrollable list of vacancies.  To see vacancies where the closing 
date has passed, navigate to the Status column and select Advert Closed.  
Once you have identified the vacancy you wish to manage, click on the Manage Vacancy button to 
the right hand side of the vacancy. Navigate to the toolbar at the left of the screen and click on the 
Process Applicants button. You will be directed to a new page, which has a number of tabs going 
across the page, representing the stages of the selection process.  
All submitted applications which have not been assessed yet (i.e. not yet rejected or progressed to 
the next stage) will appear in the Received tab.  There is also an All tab which lists everyone who has 
applied for the vacancy, regardless of the stage they are at in the process.  
To search for an applicant under a certain tab, start typing the name of the applicant into the filter 
box at the top of the applicant name column.  The contents of the page will filter automatically as 
you type. There is no need to press ‘Enter’ on your keyboard. 
A user with Admin or Write access for the vacancy is responsible for recording the details of the 
selection process and moving applicants between stages. It is a department/institution decision as to 
whether one member of the appointing body is given Administrator/Write access to record the 
progress of applications through the recruitment process, or if this is done on the appointing body’s 
behalf by an administrator. 
A number of stages have been defined and these are: 
Application Received; 
Short-listing; 
First Selection Stage; 
Second Selection Stage; 
Third Selection Stage; 
Appointments Committee/Board of Electors; and 
FAQs – Web Recruitment HRADMIN Panel Release 3 
Page | 3 of 11 
software application cloud:C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
Powerful .NET PDF image edit control, enable users to insert vector images to PDF file. Merge several images into PDF. Insert images into PDF form field.
www.rasteredge.com
software application cloud:C# PDF Convert to Images SDK: Convert PDF to png, gif images in C#
Professional .NET library and Visual C# source code for creating high resolution images from PDF in C#.NET class. Cut and paste any areas in PDF pages to images.
www.rasteredge.com
HR Admin Panel 
How Do I…? 
Offer in progress. 
Abbreviated versions of these stages are used for the tab names. You can use as many of the stages 
as are appropriate to fit your local requirements or your particular vacancy. Please see the 
Recruitment Guidance (http://www.admin.cam.ac.uk/cam-
only/offices/hr/recruitment/planning/methods.html#key) for information on planning your selection 
process. 
Select the tab that reflects the selection stage you wish to view or process by clicking on the tab 
heading. This will display the current applicants at that stage of the process. Tick the box to the left 
of the applicant(s) you wish to process. Choose a value from the Set Status to drop down menu then 
click Apply. The applicant(s) selected will then move from the stage they were in and their details 
will be moved to the newly selected stage. Applicants can then be processed through all of the 
various stages of the recruitment process.  Further details are available in the Web Recruitment 
System online manual library: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_managing_vacancies_r3_published.pdf  
How do I move an applicant through the offers process?  
Select the relevant applicant and change his/her status to Offer in Progress. You will then be routed 
to the Manage Offers section of the task menu. Here you will find a three step workflow which 
guides you through the offers process and prompts you to transfer the successful applicant(s) to the 
CHRIS recruitment module, instead of doing this manually. Further details are available in the Web 
Recruitment System online manual: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_managing_vacancies_r3_published.pdf 
How do I generate rejection correspondence? 
First you will need to configure your rejection correspondence. In the Vacancy Overview screen, 
navigate to Vacancy Configuration and enter the relevant details. 
Click Process Applicants where you can then change the status of the relevant applicant to Rejected. 
He/she will then be moved to the Manage Rejected Applicants section under the Tasks menu.  
Click on Manage Rejected Applicants and a list of applicants that you have rejected for that vacancy 
will appear in a new window.  From here you can then tailor individual rejection correspondence. If 
you do not wish to add in any personalised content then the system will generate (but not yet send) 
a standard rejection email, inserting the data that you entered when you configured the 
correspondence for the vacancy as required.  If you need to send a rejection letter outside the 
system (i.e. because an applicant has applied outside the system and does not have an email 
address), click on the dropdown menu next to the Re-Activate button and click Download Letter. 
This will open a PDF that you can print and post.  
Next, click on Awaiting Confirmation and locate the applicant that you wish to send a rejection email 
to. You can preview the content of the email by clicking on the Preview button. If you are happy with 
the correspondence generated, you should then tick the select button next to the relevant applicant 
and click Confirm Selected Tasks at the bottom left of the screen. A pop-up window will then appear 
FAQs – Web Recruitment HRADMIN Panel Release 3 
Page | 4 of 11 
software application cloud:VB.NET Create PDF from images Library to convert Jpeg, png images
VB.NET Guide for Converting Raster Images to PDF File Using VB.NET Sample Code. VB.NET Example of More than Two Images to PDF Conversion. This VB.
www.rasteredge.com
software application cloud:VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
Guide VB.NET Programmers How to Add Images in PDF Document Using XDoc.PDF SDK for VB.NET. Enable users to insert images to PDF file in ASPX webpage project.
www.rasteredge.com
HR Admin Panel 
How Do I…? 
to ask you to confirm that you wish to send the correspondence. You should then click Yes or No as 
appropriate. If you click Yes then a rejection email is then sent to the relevant applicant. 
For further details please see the Web Recruitment System online manual library: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_generating_correspondence_r3_published.pdf  
How do I create a reference request?  
Log in to the HR Admin Panel. Click on the Vacancies tab and locate the vacancy for which you wish 
to generate a reference request. Click on Manage Vacancy and you will be directed to a Vacancy 
Overview screen. First you will need to configure the correspondence for your reference requests. 
Click on Vacancy Configuration.  This will open a new window where you should enter the contact 
information for the relevant vacancy, e.g. name, job title, email address etc. Administrators will be 
able to enter another person’s details into these fields if they are sending correspondence on behalf 
of a colleague.  Click on the second tab in the window called Reference Correspondence. Here you 
should select the reference request template that you wish to use.  
Click here for further details on the different templates in the Web Recruitment System online 
manual library: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_generating_correspondence_r3_published.pdf  
You will also enter details of the deadline for the reference request along with any additional 
paragraph that you would like to include in the letter for all reference requests for that particular 
vacancy. You should then mark the reference configuration as complete and click Save 
Configuration. If you do not need to tailor the letter then the system will generate a standard 
reference request email (but not yet send it) using the data you entered when you configured the 
correspondence for the vacancy as required.  
Next, click on Manage References under the heading Tasks in the toolbar.  Locate the applicant for 
whom you wish to send a reference request then click on Request References under the table on 
the left-hand side. 
Navigate to Correspondence in the toolbar and click on Awaiting Confirmation and locate the 
applicant for whom you wish to send a reference request. Click on Preview in the Action column to 
view a final copy of the reference request.  You should then tick the select button next to the 
relevant applicant and click Confirm Selected Tasks at the bottom left of the screen. A pop-up 
window will then appear to ask you to confirm that you wish to send the email. You should then click 
Yes or No as appropriate. If you click Yes then a reference request is then emailed to the relevant 
person(s) identified.  
If you need to send a reference request outside the system click on the dropdown menu next to the 
Upload button and click Download Letter. This will open a PDF that you can print and post.  If you 
then receive a reference outside the system, you should then add this to the system by scanning it 
and then uploading it by clicking on the Upload button. 
FAQs – Web Recruitment HRADMIN Panel Release 3 
Page | 5 of 11 
software application cloud:VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
Able to extract images from PDF in both .NET WinForms and ASP.NET project. using RasterEdge.XDoc.PDF; VB.NET: Extract All Images from PDF Document.
www.rasteredge.com
software application cloud:C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
Able to extract vector images from PDF. Extract all images from whole PDF or a specified PDF page. C#: Extract All Images from PDF Document.
www.rasteredge.com
HR Admin Panel 
How Do I…? 
What will the referee see and how can I view their reference? 
Referees will be emailed and given a link and a PIN code to upload their reference into the Web 
Recruitment System. By clicking on this link they will also be able to view the Job Opportunities 
advert for the vacancy an individual is applying for, as well as any HR7 Further Information 
document published with the advert.  
Once a reference has been received in the system, you will see this under the Tasks field. Click on 
Manage References and in the table you will see the status of all your requests in the Status field. If 
a reference has been submitted, the status will say Complete and there will be a PDF file in the next 
column.  Where an applicant has not provided an email address for a referee you are able to create a 
reference request letter by clicking on the Manage References field. This will open the Request 
References window. Navigate to the dropdown menu next to the Upload button in the Action 
column and click Download Letter. This will open a PDF that you can print and post. 
How do I add an application I have received outside of the Web Recruitment 
System?
To add the details of an applicant who has applied for a vacancy outside of the Web Recruitment 
System (e.g. a paper-based application from someone who was unable to use our system because of 
a disability), select the vacancy to which you would like to add an applicant.  Click the drop down 
menu on the Manage Vacancy button then click on Add Applicant. A new screen will be displayed 
with two tabs: Manual Applicant Entry and Upload Documents.  Click on the Manual Applicant 
Entry tab to enter a minimum amount of essential information about the applicant. Click on the 
Upload Documents tab to upload any attachments (e.g. a scanned PDF of the paper-based 
application form).  
Further details on adding a paper-based application are available in the Web Recruitment System 
online manual library: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_managing_vacancies_r3_published.pdf  
How do I add notes and attachments to an applicant? 
Log in to the HR Admin Panel. Click on the Vacancies tab and locate the correct vacancy. To the right 
hand side of the vacancy you should see a Manage Vacancy button. Click on Manage Vacancy then 
navigate to the toolbar at the left of the screen and click on the Process Applicants button. You will 
be directed to a new page, which contains tabs representing the stages of the selection process. All 
submitted applications which have not been assessed yet (i.e. not yet rejected or progressed to the 
next stage) will appear in the Received tab.  Locate the correct candidate, then in the Actions 
column, click on the drop down menu next to the Download Application button.  
To add a note, click on Add/View Notes. A new window will open where you can add notes or other 
relevant information.  You should enter details into the New Note field, and then click Add Note to 
save the note. Details of the note including the date it was added and who added it will then appear 
in the table at the bottom of the screen. To add another note you should follow the same process, or 
click Close to exit the window.  
To add an attachment, click on Admin Attachments. A file upload screen will be shown, along with 
information about the types of file you can attach. Click on Choose and select the file you want from 
your file directory. Click on Upload. 
FAQs – Web Recruitment HRADMIN Panel Release 3 
Page | 6 of 11 
HR Admin Panel 
How Do I…? 
Further details, including guidance on the types of document you may wish to upload as 
attachments, are available in the in the Web Recruitment System online manual library: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_managing_vacancies_r3_published.pdf  
How do I add attachments and notes to a vacancy? 
Log in to the HR Admin Panel. Click on the Vacancies tab and locate the correct vacancy. To the right 
hand side of the vacancy you should see a Manage Vacancy button. Click on Manage Vacancy then 
navigate to the toolbar at the left of the screen and click on the Notes button. A new window will 
now open where you can enter details into the New Note field. Click Add Note to save the note. 
Details of the note, including the date it was added and who added it, will then appear in the table at 
the bottom of the screen. To add another note you should follow the same process, or click Close to 
exit the window.  
To add an attachment, click on the Attachments in the toolbar at the left of the screen. A new 
window will open where you can upload documents. Information on the types of files permitted is 
displayed on screen. Click on Choose to open your file directory and to select the file you require. 
Click on Upload. 
Further details, including guidance on the types of document that you may wish to upload to a 
vacancy, are available in the Web Recruitment System online manual library: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_managing_vacancies_r3_published.pdf  
How do I distribute applicant packs for review by Selection Panels and 
Appointment Committees? 
There are three different options for giving selectors access to applications: 
1.
Provide them with access to the vacancy in the Web Recruitment System so that they can view 
applications within the system or download them for themselves – to do this, click on the 
Permissions menu option on the left-hand side of the screen when you are in the vacancy. Click 
on New to add a new user for the vacancy. Enter the person’s CRS-ID and select the user role 
you wish to give them (details on the types of user role are within the Web Recruitment Manual 
Library) before pressing Save. 
2.
Download and print an application pack -  log in to the HR Admin Panel. Click on the Vacancies 
tab and locate the correct vacancy. To the right hand side of the vacancy you should see a 
Manage Vacancy button. Click on Manage Vacancy then navigate to the toolbar at the left of the 
screen and click on the Process Applicants button.  
You will be directed to a new page, which contains tabs representing the stages of the selection 
process. Click on the tab for the stage of the selection process that your active applicants have 
reached. To print applications, you can select all the applicants to feature in a PDF download by 
clicking on the select box in the top left hand side of the table, or you can select individual 
applicants by ticking on the select box to the left of each one. Once the appropriate applicants 
FAQs – Web Recruitment HRADMIN Panel Release 3 
Page | 7 of 11 
HR Admin Panel 
How Do I…? 
have been selected, click on Download Applications. You can then open, save and print the PDF 
pack that is generated as required.  
3.
Download and email an application pack - Once the appropriate number of applicants has been 
selected, click the drop down menu next to the Download Applications button, and then click on 
Email Applications. You will then receive an email that you can forward to the individuals who 
you wish to receive the applicant pack.  The downloaded PDF will have bookmarked pages 
following the structure of the applicant pack, so that reviewers can move between applicants 
and documents.  The application ID and vacancy ID will also appear in the footer of the PDF 
application pack so that viewers can immediately identify both the vacancy and applicant for any 
page they are reading. 
Further details are available in the Web Recruitment System online manual library: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_managing_vacancies_r3_published.pdf  
How do I access the book marks in a PDF? 
Once you have opened the PDF, move the cursor over the icons on the menu to the left and click on 
the bookmark icon.  An extra pane will be displayed and you can then click on an applicant or a 
document to move directly to that page in the PDF pack. 
Further details are available in the Web Recruitment System online manual library: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_managing_vacancies_r3_published.pdf 
How do I collect additional information from the individual for a Tier 2 
Certificate of Sponsorship (CoS) application? 
You can only request information to support a CoS application for applicants you have moved to the 
offer stage. 
You can either specify that an applicant needs a CoS when moving them to the offer stage or use the 
Initiate CoS request button on the Manage CoS Requests page. 
On the Manage CoS Requests page, click Request Details to send an email to the applicant asking for 
them to log in and provide the required details for the Tier 2 CoS. 
The CoS Status column will change to Complete when the applicant has provided the required 
information. 
Further details are available in the Web Recruitment System online manual library: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_cos_quick_reference_r3_published.pdf 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_requesting_a_cos_r3_published.pdf 
How do I give a colleague access to a vacancy? 
If you are listed in new RAS as the recruiter for the vacancy then you will be the only person with 
automatic access for that vacancy. You will have been granted the Admin user role. The access that 
this gives you, along with information on the other user roles, is explained within the Web 
FAQs – Web Recruitment HRADMIN Panel Release 3 
Page | 8 of 11 
HR Admin Panel 
How Do I…? 
Recruitment System online manual library: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_managing_vacancies_r3_published.pdf. User roles 
for colleagues and members of the appointing body can be added by you. 
Click on Manage Vacancy then navigate to the toolbar at the left of the screen and click on the 
Permissions and a new window will open. Click on the New button. A new row will appear asking for 
the CRS-ID of the person you wish to add to the vacancy and the user role you wish to allocate to 
them. (If you are unsure of the CRSid of the person you wish to add then please refer to the 
University Lookup pages). Once you have finished adding access rights then click on Save or click on 
the New button again to add an additional person. Click Save again and, when you have finished 
granting access, click on the Close button at the bottom right of the window.   
How do I transfer a successful applicant to CHRIS? 
When you log in to the HR Admin Panel of the Web Recruitment System, you will be routed to the 
Vacancies page. Once you have identified the vacancy you wish to manage, click on Manage Vacancy 
then navigate to the toolbar at the left of the screen and click on the Process Applicants button. You 
will be directed to a new page. Locate the relevant applicant and tick the box to the left of their 
name to select the successful applicant(s) and move them to Manage Offers screen. In the Apply 
field at the bottom left of the screen, select the status of Offer in Progress and click Save.  
Once you have confirmed the action (and indicated whether a CoS is required) the Manage Offers 
screen will be displayed showing the selected candidate.  Write or Admin users should record the 
progress of an offer within this Manage Offers screen. The system will guide you through the stages 
in order to that the next stage becomes available at the appropriate point in the process.  
Once an applicant is recorded as having accepted an offer of employment, Admin users can transfer 
them into the CHRIS Recruitment Module. Click on Transfer to CHRIS. You will now be directed to a 
Transfer Applicant to CHRIS screen. Check the applicant’s details and make any corrections (e.g. if 
the applicant has told you that they have changed their address). The tool bar at the bottom of the 
screen can be used to check and correct any changes. Click Save to save the changes and return to 
them later. Once you are satisfied that the applicant’s details are up to date, press the Transfer to 
CHRIS button.  
You can check whether the transfer was successful by looking at the Transfer Status under the 
Vacancy Details. Finally, the vacancy administrator will then need to record the details of the offer 
itself (e.g. starting salary) in the CHRIS Recruitment Module. The CHRIS/10A will still need to be sent 
to the New Appointments team.  
Further details are available in the Web Recruitment System online manual library: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_managing_vacancies_r3_published.pdf 
Super Users will also see a Technical Report button on the form to request a technical report. This is 
to enable us to provide technical assistance for the Transfer to CHRIS function. You do not need to 
use this function unless asked to do so by the CHRIS Helpdesk. 
How do I view or print applications if I am a member of an appointing 
body? 
FAQs – Web Recruitment HRADMIN Panel Release 3 
Page | 9 of 11 
HR Admin Panel 
How Do I…? 
As a member of an appointing body, you may have been granted access to the Web Recruitment 
System by your HR contact or departmental administrator.  To log in to the system and view 
applications, you should visit: 
https://hrsystems.admin.cam.ac.uk/hr-admin-ui/ 
 
Click on the Vacancies tab and locate the relevant vacancy. Click on Manage Vacancy then navigate 
to the toolbar at the left of the screen and click on the Process Applicants button. You will be 
directed to a new page. On this page, there are tabs across the page that represent the different 
stages of the selection process. Click on the tab for the stage of the process that you are currently 
working on. The All tab shows all applicants, whatever stage of the process they have reached. The 
Received tab will show any applications received which have not yet been assessed (i.e. they have 
not yet been rejected or progressed to another stage in the process).  
To print applications, you can select all the applicants to feature in a PDF download by clicking on the 
select box in the top left hand side of the table, or you can select individual applicants by ticking on 
the select box to the left of each one. Once the appropriate applicants have been selected, click on 
Download Applications. You can then open, save and print the PDF pack that is generated as 
required.  Printing is via Adobe Acrobat.   
If you have any issues with the process please contact the MISD Service desk or your local technical 
support. Further details are available in the Web Recruitment System online manual library: 
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_managing_vacancies_r3_published.pdf
How do I view or generate reports from the Web Recruitment System? 
It is possible for you to generate standard reports of applicant and referee details, as well as 
designing your own applicant and referee reports, from within the Web Recruitment System.  These 
details can be used for: 
Mail merging correspondence not yet generated within the System (e.g. HR13 Invite 
to interview letters; 
Circulating lists to selectors/appointing bodies. 
The reports can be accessed from the vacancy overview screen within the Web Recruitment System, 
or from the Reports tab at the top of the screen.  From the reports tab, you can also generate a 
selection results grid which is a version of the HR11 Selection Results form which is pre-filled with 
applicant names, making it easier for recruiters to record their selection results. 
Further details are available in the Web Recruitment System online manual library:  
http://www.hrsystems.admin.cam.ac.uk/files/wr_reporting_r3_published.pdf 
However, if you have any questions, please email us at: chrishelpdesk@admin.cam.ac.uk. 
When does the system purge applicant data? 
The University’s recruitment retention policy is that recruitment documentation will be destroyed 
12 months from the closing date, unless the successful applicant requires a Certificate of 
Sponsorship when immigration rules require documents to be retained until a UKVI compliance 
FAQs – Web Recruitment HRADMIN Panel Release 3 
Page | 10 of 11 
Documents you may be interested
Documents you may be interested