How to Create PDFs for BDM                                              Banner Document Management 
Banner Document Management 
(BDM) 
How to Create PDFs for BDM 
Pdf to powerpoint converter online - SDK Library project:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Pdf to powerpoint converter online - SDK Library project:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
How to Create PDFs for BDM                                              Banner Document Management 
Table of Contents 
1.
Overview 
2.
PDF Creation Guidelines  
2.1 Guideline #1 
2.2 Guideline #2 
2.3 Guideline #3 
10 
2.4 Guideline #4 
11 
SDK Library project:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Online Powerpoint to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue
www.rasteredge.com
SDK Library project:XDoc.Converter for .NET, Support Documents and Images Conversion
Convert PowerPoint to ODP. Convert to Tiff. Convert Word, Excel and PDF to image. Next Steps. Download and try Converter for .NET with online support. See Pricing
www.rasteredge.com
How to Create PDFs for BDM                                              Banner Document Management 
1.
Overview 
Portable Document Format (PDF) is a supported file format for use with BDM and the 
AppXtender product suite.   WebXtender, the web based AppXtender tool for document 
management, can be configured to make use of Adobe Reader as an embedded document 
viewer or to make use of the Adobe Web Access Component if installed.  In both cases, the 
document being viewed will open for display, providing the user features to interact with 
the document. 
There are many tools on the market that allow for the creation of PDF documents.  The two 
most common are Adobe Acrobat Pro and Adobe LiveCycle Designer.  Both allow authors to 
create PDFs with a variety of characteristics and control.  However, there are considerations 
to be aware of when creating PDFs for use in BDM with these and other tools.  Limitations 
exist within WebXtender that can impact whether the PDF can be properly viewed or not. 
This document is focused on how PDF documents should be created for use within BDM and 
WebXtender.  It looks at the guidelines for creating a PDF document and the document 
properties, or characteristics, to avoid when creating the PDF.  
Notes: 
These guidelines have been written based on LiveCycle Designer ES3 v10.0.2, Adobe 
Acrobat Pro X and MS Word 2010.  Other versions of these software tools may have 
slightly different methods then those provided in this document. 
As with most software products there are multiple methods available to carry out 
an action.   In this document we limited instructions and steps to as few options as 
possible so as to avoid any confusion. 
FGPA has adopted a PDF only standard for all Graduate Admissions documents in 
BDM starting with the 2014 admission cycle.  This standard stipulates that only PDF 
or PDF/A (an archive format PDF) are the acceptable document formats for indexing 
into BDM. 
SDK Library project:C#: How to Use SDK to Convert Document and Image Using XDoc.
You may use our converter SDK to easily convert PDF, Word, Excel, PowerPoint, Tiff, and Dicom files to raster images like Jpeg, Png, Bmp and Gif.
www.rasteredge.com
SDK Library project:RasterEdge XDoc.PowerPoint for .NET - SDK for PowerPoint Document
Add image to specified position on PowerPoint page. Next Steps. Download Free Trial Download and try PDF for .NET with online support. See Pricing
www.rasteredge.com
How to Create PDFs for BDM                                              Banner Document Management 
2.
PDF Creation Guidelines 
When creating PDFs for storage and management in BDM the author needs to adhere to 
several basic guidelines: 
1.
You need to ensure that the PDF will be able to be opened and viewed in BDM. 
2.
If the PDF contains a fillable form you need to ensure that the form can be 
completed and the PDF saved within Adobe Reader – i.e. the PDF must be Reader 
Enabled. 
3.
If the PDF contains a fillable form you need to ensure that the PDF is kept as simple 
as possible and that all fillable fields provide adequate data entry space – i.e. the 
fields cannot be dynamic 
4.
If you are following a PDF only standard then you need to ensure that all scanned 
paper documents are scanned to PDF and all electronic documents are converted to 
PDF. 
2.1 Guideline #1 – Ensuring PDFs can be Opened and Viewed in BDM 
WebXtender has limitations on viewing some PDF documents.  These limitations are 
based on how the PDF was saved (i.e. the save as type) and the security within the PDF.  
It is important that PDF documents that are going to be indexed in BDM are saved 
following these guidelines.   
PDF “Save As” Guidelines 
LiveCycle Designer 
Once the PDF has been created in LiveCycle Designer, these guidelines need to be 
followed to ensure that the PDF is viewable in our implementation of BDM.  These 
guidelines pertain to all PDFs, regardless of whether they contain fillable forms or not. 
Save the PDF as type Adobe Static PDF Form.  Do not save as the default type 
Adobe Dynamic XML Form. 
SDK Library project:VB.NET PDF - Convert PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
All Formats. XDoc.HTML5 Viewer. XDoc.Windows Viewer. XDoc.Converter. View & Process. Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XDoc.Word. XDoc.Excel. XDoc.PowerPoint. Barcoding
www.rasteredge.com
SDK Library project:VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
All Formats. XDoc.HTML5 Viewer. XDoc.Windows Viewer. XDoc.Converter. View & Process. Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XDoc.Word. XDoc.Excel. XDoc.PowerPoint. Barcoding
www.rasteredge.com
How to Create PDFs for BDM                                              Banner Document Management 
You will be required to change the “Save as type” option when saving the PDF 
Adobe Acrobat Pro 
Once the PDF has been created in Adobe Acrobat Pro, these guidelines need to be 
followed to ensure that the PDF is viewable in our implementation of BDM.  These 
guidelines pertain to all PDFs, regardless of whether they contain fillable forms or not. 
Save the PDF as the default type Adobe PDF Files if the PDF does not need to be 
reader enabled (i.e. it is a text only PDF and contains no fillable forms) 
Save the PDF as Acrobat PDF Files if the PDF contains fillable forms and needs to 
allow the PDF to have data entered and saved in Adobe Reader.  This type will 
be the default when reader enabling the PDF.  For more info refer to the section 
on “Making PDF Forms Reader Enabled” further on in this document. 
MS Word 2010 
MS Word 2010 provides users the ability to create documents and save them as PDF/A 
formatted files.  PDF/A files are in fact PDFs but in an archive format.  One limitation of 
PDF/A to be aware of is that it will not support fillable form content.  A PDF/A, once 
created and saved, cannot be opened and edited in any way in Adobe Reader. 
Open or create a Word document in MS Word 2010 
Using the “Save As” feature save the document as type “PDF (*.pdf)” by 
selecting it from the “Save As Type” pick list on the Save As screen 
Notes for “Save As” Guidelines: 
Because PDFs that contain fillable form content must not be saved as dynamic it 
is critical that you analyze the form field size and the question it is being used to 
answer and size the form field appropriately.  The form field will not be able to 
expand when saved in keeping with these guidelines therefore you must ensure 
SDK Library project:C# HTML5 PDF Viewer SDK to convert and export PDF document to
All Formats. XDoc.HTML5 Viewer. XDoc.Windows Viewer. XDoc.Converter. View & Process. Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XDoc.Word. XDoc.Excel. XDoc.PowerPoint. Barcoding
www.rasteredge.com
SDK Library project:DocImage SDK for .NET: Web Document Image Viewer Online Demo
Try Online Demo Now. Please click Browse to upload a file to display in web viewer. Suppported files are Word, Excel, PowerPoint, PDF, Tiff, Dicom and main
www.rasteredge.com
How to Create PDFs for BDM                                              Banner Document Management 
that you provide enough space.  Refer to the section on “Ensuring PDFs are 
Created Simple” further on in this document. 
Saving the PDF in any format other than the ones provided in these guidelines 
can result in BDM not being able to properly recognize the document as PDF 
and therefore not be able to properly display it for viewing. 
The inability to view a PDF that does not follow these “Save As” guidelines will 
exist in both WebXtender and SSB. 
Typically the user will be presented with the following display in WebXtender, or 
one similar in SSB: 
PDF “Security” Guidelines 
Secured PDFs become problematic when viewing in BDM.  AppXtender provides for two 
modes – Interactive Client mode and Thin Client mode.  The thin client mode has 
limitations when trying to view secured PDFs, essentially the thin client cannot open 
secured PDFs.  The interactive client mode does not have these limitations. 
For maximum efficiency and user experience it is recommended to not secure PDFs 
that are being used in BDM. 
LiveCycle Designer 
When creating PDFs in LiveCycle Designer the author has the ability to access “Form 
Properties” to set security on the PDF.  This should be avoided. 
Click File -> Form Properties 
Select PDF Security in the left margin list of options 
You will see two checkboxes 
How to Create PDFs for BDM                                              Banner Document Management 
Require a password to open the document 
Use a password to restrict printing and editing of the document and its security 
settings 
Ensure both checkboxes are left unchecked…this will ensure that security is not 
being applied to the PDF. 
Adobe Acrobat Pro 
When creating PDFs in Acrobat Pro the author has the ability to access “Document 
Properties” to set security on the PDF.  This should be avoided. 
Click File -> Properties or right click on the PDF and select Document Properties 
from the pop-up menu 
On the properties window select the Security tab 
On the security tab ensure that the Security Method field is set to “No Security” 
How to Create PDFs for BDM                                              Banner Document Management 
MS Word 2010 
Because MS Word 2010 provides only the ability to save as PDF/A, we do not have to 
worry about security settings.  PDF/A by default are unsecured. 
2.2 Guideline #2 – Making PDF Forms Reader Enabled 
Reader enabling a PDF form simply means that the end user will be able to open the PDF 
in Adobe Reader, complete the form items on the PDF and save the PDF with the data 
retained.  Making PDF forms reader enabled has no impact on the ability of that PDF to 
be viewed in BDM.  However, when reader enabling PDF forms, they need to be saved.  
How they are saved will have an impact. 
By default, LiveCycle Designer cannot create reader enabled PDFs.  It will allow the 
author to create Fillable Forms but those forms cannot be completed and saved in 
Adobe Reader.  To reader enable PDF forms in LiveCycle the Reader Extensions module 
must be purchased and installed. 
How to Create PDFs for BDM                                              Banner Document Management 
PDF forms created in Adobe Acrobat Pro can be reader enabled.  Acrobat Pro 8 and 
higher provides the feature to reader enable PDF forms without adding the reader 
extensions.   
In both software products there are license restrictions and the End User Agreement 
should be consulted. 
Instructions 
1.
If creating the PDF form in LiveCycle Designer save as Adobe Static PDF Form 
then open the PDF in Acrobat Pro. 
or 
Create the PDF form in Acrobat Pro. 
2.
Click File -> Save As -> Reader Extended PDF -> Enable Additional Features. 
3.
You will be prompted to enable usage rights.  Click Save Now. 
4.
When the “Save As” window appears ensure that the Save as type option is set 
to Acrobat PDF Files (it is the default so it should be already set) 
How to Create PDFs for BDM                                              Banner Document Management 
5.
Save the PDF. 
NOTE – ensure that you have not secured the PDF.  Refer to the above section on PDF 
Security Guidelines. 
2.3 Guideline #3 – Ensuring PDFs are Created Simple. 
When creating a fillable form PDF some considerations need to be taken into account by 
the author to help ensure that the form is user friendly, provides adequate data entry 
space and limits the data to be entered to an appropriate, usable volume. 
PDF authors will need to spend time to analyse the need and requirement for the form 
and the information it is intended to capture. 
Determine what limit you want to place on the data being entered in the fillable 
form fields on the PDF.  When creating that form field set the “Limit Length” 
property of that text field in the Field Properties. (refer to LiveCycle or Acrobat 
help for instructions) 
Limit the length of the data to the visible area of the text field.  This means that 
when you create the text field create it large enough to hold the limit of data 
that you allow to be entered in that field.  When you drop the text field on the 
form expand its width and height accordingly.  You will also need to set the 
“Limit Length to Visibale Area” property in the Field Properties of the text field. 
(refer to LiveCycle or Acrobat help for instructions) 
10 
Documents you may be interested
Documents you may be interested