How to Design a Word Mailmerge 
Report 
Applicable to SIMS Version 
7.114 onwards. 
Permissions Required 
You will need to be a member of any of the following user groups in System Manager to create 
reports: 
Assessment Coordinator, Class Teacher, Pastoral Manager, School Administrator, Senior 
Management Team, System Manager. 
Please see your System Administrator/Manager if you are not sure whether you have the 
required permissions.  
Introduction 
This help sheet describes how to design and produce a Word mailmerge report, together with 
any associated templates. It assumes that you are familiar with designing simple reports. If 
this is not the case, please refer to the How to Design a Simple Report help sheet (SupportNet 
Resource Number 11137). 
Word mailmerge reports are used to produce a report that merges the content of a document 
with data from SIMS in order, for example, to produce the same letter to multiple recipients. 
An example report is referenced throughout this help sheet, consisting of the following report 
design: 
Fields included in report: 
Surname, Legal Forename, Gender, Reg Group and Ethnicity 
Report sort order: 
Ethnicity 
Filters used in report: 
Year Group select at run-time (Year 4 selected by default) 
The following mailmerge report merges SIMS data from the report design fields inserted, with 
the text in the report. The following template design shows the manually entered text and the 
mailmerge fields (in angled brackets). 
Page 1 of 10 
Capita Children’s Services, Franklin Court, Stannard Way,
Priory Business Park, Cardington, Bedford MK44 3JZ. Tel 01234 838080 
Manually 
entered text. 
Merge fields - replaced with SIMS 
data when the report is run. 
Converting pdf to powerpoint slides - Library application class:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Converting pdf to powerpoint slides - Library application class:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
When the report is run, the resulting output appears as follows (where the mailmerge fields are 
replaced with the actual data from SIMS): 
Designing a Word Mailmerge Report 
To design a Word mailmerge report, a mailmerge document that contains the required 
mailmerge fields, text, formatting, etc. must be created. When the report is run, data from 
SIMS is merged with the mailmerge document to produce the report. 
Once the mailmerge document has been created, it is automatically associated with the report 
when the report design is saved. 
1. Select Reports | Design to display the Report Designer
How to Design a Word Mailmerge Report 
Page 2 of 10
2. Click the Create a new report hyperlink to display the Report Wizard and Report 
Summary. Choose the fields to be included in the report, together with any filters and 
sort order. For more information on designing a report, please see the How to Design a 
Simple Report help sheet (SupportNet Resource Number 11137).  
Library application class:VB.NET PowerPoint: Complete PowerPoint Document Conversion in VB.
Control to render and convert target PowerPoint document to or document formats, such as PDF, BMP, TIFF and VB.NET guide for converting PowerPoint document to
www.rasteredge.com
Library application class:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
library SDK, this VB.NET PowerPoint processing control add PDF document, image to pdf files and for capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
3. Click the Default Output hyperlink in the Report Summary panel to display the Define 
Presentations page of the Report Wizard
4. Select Word Mailmerge from the Presentation list to display the Word Mailmerge 
Settings panel.  
5. Enter a title for the report in the Report Title field, if required. 
6. Deselect the Suppress duplicates check box only if you want any duplicate records to 
appear in the report. 
7. The following options are available: 

Click the New button to create a new mailmerge document (which defnes the layout 
of the mailmerge report) - see Creating a New Mailmerge Document on page 4. 

Click the Open button to create a mailmerge document based on an existing 
mailmerge template. Mailmerge templates are mailmerge documents that have been 
used in previous mailmerge reports and have been saved as templates for re-use - 
see Creating a Mailmerge Document Using an Existing Mailmerge Template on page 6
How to Design a Word Mailmerge Report 
Page 3 of 10

Click the Edit button to edit an existing mailmerge document, enabling you to edit the 
layout of the mailmerge report. This option is only available if a mailmerge doucment 
has already been created and attached to this report design - see 
Library application class:VB.NET PowerPoint: Sort and Reorder PowerPoint Slides by Using VB.
image, clip art or screenshot to PowerPoint document slide PDF document, image to pdf files and for capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
Library application class:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
Using this VB.NET PowerPoint to PDF converting demo code below, you can easily convert all slides of source PowerPoint document into a multi-page PDF file.
www.rasteredge.com
Editing an Existing Mailmerge Document on page 9

Click the Delete button to delete a previously attached mailmerge document (only 
available if a mailmerge document has already been attached to this report design) - 
see Deleting a Mailmerge Document on page 9. 
8. Once the required option has been selected and the mailmerge document created/edited 
as required, click the Next button on the Report Wizard to display the Design complete 
page. 
9. Preview, run or save the report as required by clicking the applicable hyperlink. 
Creating a New Mailmerge Document 
The mailmerge document that is associated with the report design enables you to determine 
s). 
1. From the Word Mailmerge Settings panel, click the New button to create a new 
mailmerge document.  
the layout of the report and to identify which fields of SIMS data will appear in the final report 
(achieved by inserting mailmerge field
2. A blank Word document automically named 
ReportMailmerge.doc
is opened, containing 
an additional mailmerge toolbar. 
3. Enter the required text, graphics, etc. into the document. This content will be repeated for 
every record included in the report design, e.g. for every pupil/student. 
4. SIMS data is included in the report by inserting mailmerge fields into the mailmerge 
document. This is achieved by positioning the cursor where the field should be 
inserted,then clicking Insert Merge Fields button on the toolbar. 
How to Design a Word Mailmerge Report 
Page 4 of 10
Insert Merge Fields button 
Library application class:VB.NET PowerPoint: Use PowerPoint SDK to Create, Load and Save PPT
users also can get the precise PowerPoint slides count as Save as local PowerPoint document file for capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
Library application class:VB.NET PowerPoint: Extract & Collect PPT Slide(s) Using VB Sample
please read this VB.NET PowerPoint slide processing PDF document, image to pdf files and for capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
How to Design a Word Mailmerge Report 
Page 5 of 10
5. The Insert Merge Field dialog is displayed listing all the available mailmerge fields (all 
the SIMS fields included in your report design). Highlight the required field and click the 
Insert button. 
NOTE: If the required field is not listed, it has not been included in the report design. You 
will need to save and close the mailmerge document (by clicking the Save button on the 
toolbar), add the required field to the report design, then edit the mailmerge document as 
described in 
Library application class:VB.NET PowerPoint: Merge and Split PowerPoint Document(s) with PPT
in VB.NET to finish PowerPoint document splitting you want to see more PDF processing functions for capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
Library application class:C# Tiff Convert: How to Convert PowerPoint Document to Tiff Image
RasterEdge.XDoc.PDF.dll. C# Class Code for PowerPoint to Tiff Converting. provide an example of using C# class code to convert the whole PowerPoint document to
www.rasteredge.com
Editing an Existing Mailmerge Document on page 9
TIP: The names of the merge fields displayed in the Insert Merge Field dialog are taken 
from the field name captions in the SIMS report design. To make it easier to identify some 
of these fields, you may prefer to edit the captions in the report design. The followin
example shows that the pupil/student Legal Forename has been renamed to Pupi
Forename. 
6. Once inserted, the merge field is displayed in the document in angled brackets, e.g. 
<<Legal_Forename>> as shown in the following graphic: 
NOTE: If the field caption has been renamed as described in the earlier tip, the field will 
appear as <<Pupil_Forename>>
7. If no spaces or punctuation are required, continue to add merge fields as required. If you 
need to add punctuation (such as spaces), further text, etc. or you need to move to a 
different location in the document, click the Cancel button on the Insert Merge Field 
dialog to return to the document. Make the necessary changes, then insert more merge 
fields as described in steps 4 to 5. 
8. Once you have inserted all the required merge fields, format the document as required, 
noting that merge fields can be formatted in the same way as normal text. 
9. Click the Save button on the toolbar and close the mailmerge document. Return to SIMS 
and save the report design in the usual way. This attaches the mailmerge document to the 
report design, which is saved at the same time. 
Creating a Mailmerge Document Using an Existing Mailmerge Template 
There may be occasions when you want to base the design of your mailmerge document on an 
existing template, either saved from a previous mailmerge report design, or one supplied by 
Capita Children’s Services. 
WARNING: If you have previously attached a mailmerge document to this report design, 
opening an existng mailmerge template will overwrite the currently attached document. If you 
want to save the current document, click the Edit button then follow the instructions in Saving 
a Mailmerge Document as a Mailmerge Template on page 7
As with all types of template, it is strongly recommended that master copies of templates are 
stored in a safe location. This is particularly important if multiple users have access to these 
templates. 
1. From the Word Mailmerge Settings panel, click the Open
How to Design a Word Mailmerge Report 
Page 6 of 10
button. If a document is 
already attached to this report design, a message dialog is displayed asking if you wish to 
overwrite the existing document. Click the Yes button. 
Library application class:C# PowerPoint: C# Guide to Add, Insert and Delete PPT Slide(s)
detailed guide for each PowerPoint slide processing profession imaging controls, PDF document, tiff capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
Library application class:VB.NET PowerPoint: Add Image to PowerPoint Document Slide/Page
or delete any certain PowerPoint slide without & profession imaging controls, PDF document, tiff capturing, viewing, processing, converting, compressing and
www.rasteredge.com
2. 
to 
, if a previously defined mailmerge template has been saved 
elsewhere. 
The Select mailmerge template dialog displays a list of available templates. Navigate
an alternative location
3. Select the required template then click the OK button. Microsoft Word opens with a new 
mailmerge document based on the selected template. 
4. Add any further text, graphics, formatting and insert merge fields as described in Creating 
a New Mailmerge Document on page 4
5. Once the required design has been achieved, click the Save button on the toolbar and 
close the mailmerge document. Return to SIMS and save the report design in the usual 
way to attach the mailmerge document to the report design.  
The original mailmerge template will remain the same, unless you elect to save it as a 
mailmerge template. 
Saving a Mailmerge Document as a Mailmerge Template 
Any mailmerge document created for a mailmerge report can be saved for reuse. This is 
achieved by saving the document as a mailmerge template. Saving mailmerge documents as 
go, address, 
uch as 
the 
o different lines in the letter. 
lmerge Document on 
page 4. 
2. Instead of clicking the Save button on the Word toolbar, select File | Save As to display 
the Save As dialog. 
mailmerge templates enables subsequent mailmerge documents to be created based on an 
existing template, saving time when re-designing similar content. 
For example, you could create a mailmerge document that contains your school lo
text for a standard letter, together with the relevant standard SIMS mailmerge fields (s
pupil/student Surname, Forename, Address, etc.). Saving this document as a template would 
enable similar pupil/student letters to be created, which contain the same content from
template with perhaps one or tw
How to Design a Word Mailmerge Report 
Page 7 of 10
1. Create the mailmerge document as described in Creating a New Mai
3. The template is given a default name of 
ReportMailmerge.dot
which should be renamed 
to easily identify the content of the template, e.g. 
standard_letter.dot
4. By default, the mailmerge templates that you create are stored in your 
\My 
Documents\tempSimsRpt 
folder. It is recommended that the template is saved i
at it is not 
\Program Files\SIMS\SIMS .net.
This ensures that your template appears in the same 
list as those supplied by Capita Children’s Services and also ensures th
inadvertently overwritten. 
How to Design a Word Mailmerge Report 
Page 8 of 10
5. Click the Save button to save the template to the chosen location. 
Editing an Existing Mailmerge Document 
Any existing mailmerge document attached to a report design can be easily edited.  
dited mailmerge document and report design are saved, the previous 
WARNING: Once the e
mailmerge document is overwritten and is permanently lost. If you want to save the existing 
m
do
pen it and save it as a templat,e as described in the previous 
section. 
ailmerge
cument for re-use, o
1
e
soft Wo
a
From th
with the
Word Mailmerge Settings panel, click the Edit button. Micro
ssociated mailmerge document displayed. 
rd opens 
2. Add/edit text, graphics, formatting and insert additional merge fields. 
3. Click the Save button on the Word toolbar, then close Word. 
4. Switch back to SIMS and save the report design. The edited mailmerge document will be 
saved and associated with the report design. 
Deleting a Mailmerge Document 
To break the association with the current mailmerge document, click the Delete button on the 
Word Mailmerge Settings panel. You will subsequently need to create another mailmerge 
document before the mailmerge report output can be successfully produced. 
More Information 
Reporting in SIMS handbook. 
How to Design a Simple Report help sheet (SupportNet Resource Number 11137). 
How to Preview Reports help sheet (SupportNet Resource Number 11138). 
How to Run Reports help sheet (SupportNet Resource Number 11125). 
How to Save or Delete Reports help sheet (SupportNet Resource Number 11136). 
All handbooks can be accessed from the SIMS Documentation Centre which is launched by 
clicking the Documentation button on the Home Page in SIMS. Once open, click the 
Handbooks button, select the required handbook category then select the required handbook 
from the Handbooks page. 
A sample selection of help sheets is also available from the Documentation Centre by 
clicking the Help Sheets button. All available help sheets can be obtained from our 
SupportNet Home page (http://support.capitaes.co.uk
) by clicking the Documentation 
button, then selecting Help Sheets from the Categories drop-down list.  
How to Design a Word Mailmerge Report 
Page 9 of 10
How to Design a Word Mailmerge Report 
Page 10 of 10
7B
Providing Feedback on This Help Sheet 
If you have any suggestions or comments about this or any of our other help sheets, please 
email 
HU
helpsheets@capita.co.uk
UH
8B
Revision History 
Version 
Change Description 
Date 
HS1070-01  Initial Release. 
14/02/06 
HS1070-02  Updated to reflect SIMS .net new look released with 7.78 plus some 
general improvements to text. 
22/08/06 
HS1070-03  Updated cross references with new documentation location. 
10/11/08 
HS1070-04  Corrected the location of the default folder in which mailmerge templates 
are saved together with general improvements to text. 
05/05/09 
Documents you may be interested
Documents you may be interested