STATE OF DELAWARE 
DELAWARE HEALTH  
AND SOCIAL SERVICES 
Division of Management Services 
1901 N. DuPont Highway 
New Castle, DE 19720 
REQUEST FOR PROPOSAL NO. HSS 15 004  
FOR  
CLINIC AND LONG TERM CARE FACILITY LABORATORY SERVICES 
FOR 
DELAWARE DIVISION OF PUBLIC HEALTH AND 
DELAWARE DIVISION OF AGING AND ADULTS WITH PHYSICAL DISABILITIES 
DELAWARE HEALTH AND SOCIAL SERVICES  
417 FEDERAL STREET 
JESSE COOPER BUILDING 
DOVER, DE 19901 
Deposit 
Waived 
Performance Bond   
Waived 
Date Due: May 27, 2015 
11:00 A.M. LOCAL TIME 
pre-bid meeting will be held on April 14, 2015 at 12:30pm at Delaware Health and Social 
Services, Herman M. Holloway Sr. Campus, Procurement Branch, Main Administration 
Building, Sullivan Street, First Floor Conference Room #198, 1901 North DuPont Highway, 
New Castle, DE  19720.   
While attendance is not mandatory, entities who wish to bid on this proposal are strongly 
encouraged to take advantage of this opportunity for face to face discussion with state 
personnel responsible for managing the contract(s) resulting from this solicitation.  To 
better ensure meeting space will accommodate those desiring to attend, it is requested that 
bidders limit representation to 2 individuals.  Bidders should RSVP by calling (302) 255-
9290 or emailing DHSS_DMS_DMSprocure@state.de.us.   
Convert pdf into powerpoint online - SDK Library service:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Convert pdf into powerpoint online - SDK Library service:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
REQUEST FOR PROPOSAL # HSS 15 004 
Sealed Proposals for CLINIC AND LONG TERM CARE FACILITY LABORATORY 
SERVICES for the Division of Public Health and Division of Aging and Adults With Physical 
Disabilities and Delaware Health and Social Services, 417 Federal Street, Jesse Cooper Building, 
Dover, DE 19901, will be received by: 
Delaware Health and Social Services 
Herman M. Holloway Sr. Campus 
Procurement Branch 
Main Administration Bldg, Sullivan Street 
Second Floor, Room #257 
1901 North DuPont Highway, New Castle, Delaware 19720 
Proposals will be accepted until 11:00am on May 27, 2015.  At which time the proposals will be 
opened and recorded.  
pre-bid meeting will be held on April 14, 2015 at 12:30pm at Delaware Health and Social 
Services, Herman M. Holloway Sr. Campus, Procurement Branch, Main Administration 
Building, 1901 North DuPont Highway, Sullivan Street, First Floor Conference Room #198, 
New Castle, DE  19720.  For further information please call 302-255-9290. 
While attendance is not mandatory, entities who wish to bid on this proposal 
are strongly encouraged to take advantage of this opportunity for face to face 
discussion with state personnel responsible for managing the contract(s) 
resulting from this solicitation.
 
In the event that state offices are closed on the day of the pre-bid meeting due to a State of 
Emergency declared by the Governor of Delaware, the pre-bid meeting will be cancelled or 
postponed.  The status of the pre-bid meeting will be posted to the RFP website as soon as 
possible at http://bids.delaware.gov.   If the pre-bid meeting is cancelled, written questions will 
be accepted, in lieu of the pre-bid meeting, in accordance with the instructions presented in 
Section VI. I. of this document.  If the pre-bid meeting is postponed, the new date and time will 
be posted to the RFP website.
Obtaining Copies of the RFP 
This RFP is available in electronic form [only] through the State of Delaware Procurement 
Website at http://bids.delaware.gov
Public Notice 
Public notice has been provided in accordance with 29 Del. C. § 6981 
SDK Library service:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue button or drag-and-drop your pptx or ppt file into the drop area.
www.rasteredge.com
SDK Library service:RasterEdge XDoc.PowerPoint for .NET - SDK for PowerPoint Document
Convert PowerPoint to ODP/ ODP to PowerPoint. Insert Pages into PowerPoint File. Download Free Trial Download and try PDF for .NET with online support.
www.rasteredge.com
NOTIFICATION TO BIDDERS 
Bidder shall list all contracts awarded to it or its predecessor firm(s) by the State of Delaware; 
during the last three years, by State Department, Division, Contact Person (with address/phone 
number), period of performance and amount.  The Evaluation/Selection Review Committee will 
consider these Additional references and may contact each of these sources.  Information 
regarding bidder performance gathered from these sources may be included in the Committee's 
deliberations and factored in the final scoring of the bid.  Failure to list any contract as required 
by this paragraph may be grounds for immediate rejection of the bid." 
There will be a ninety (90) day period during which the agency may extend the contract period 
for renewal if needed. 
IMPORTANT:  ALL PROPOSALS MUST HAVE OUR RFP NUMBER (HSS 15 004) ON 
THE OUTSIDE ENVELOPE.  IF THIS NUMBER IS OMITTED YOUR PROPOSAL WILL 
IMMEDIATELY BE REJECTED. 
FOR FURTHER BIDDING INFORMATION PLEASE CONTACT: 
PROCUREMENT ADMINISTRATOR 
DELAWARE HEALTH AND SOCIAL SERVICES 
PROCUREMENT BRANCH 
MAIN ADMIN BLD, SULLIVAN STREET 
2
ND
FLOOR 
ROOM #257 
1901 NORTH DUPONT HIGHWAY 
HERMAN M. HOLLOWAY SR. HEALTH AND  
SOCIAL SERVICES CAMPUS 
NEW CASTLE, DELAWARE 19720 
PHONE: 
(302) 255-9290 
IMPORTANT: DELIVERY INSTRUCTIONS 
IT IS THE RESPONSIBILITY OF THE BIDDER TO ENSURE THAT THE 
PROPOSAL HAS BEEN RECEIVED BY THE DEPARTMENT OF  
HEALTH AND SOCIAL SERVICES
PROCUREMENT UNIT, AT THE 
ADDRESS SHOWN ABOVE, BY THE DEADLINE. 
ATTENTION BIDDERS:  Your proposal must include a hard copy cover letter and the forms in 
Appendices C, D, and E signed and all information on the forms complete. 
SDK Library service:C# PDF insert text Library: insert text into PDF content in C#.net
Able to add a single text character and text string to PDF files using online source codes in C#.NET class value, The char wil be added into PDF page, 0
www.rasteredge.com
SDK Library service:XDoc.HTML5 Viewer for .NET, Zero Footprint AJAX Document Image
View, Convert, Edit, Sign Documents and Images. viewer library can be easily integrated into your ASP powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
The issuance of this Request for Proposals (RFP) neither commits the Delaware 
Department of Health and Social Services, Division of Public Health, to award a contract, 
to pay any costs incurred in the preparation of a proposal or subsequent negotiations, nor 
to procure or contract for the proposed services. The Division reserves the right to reject or 
accept any or all proposals or portion thereof, to cancel in part or in its entirety this 
Request for Proposals, or to delay implementation of any contract which may result, as 
may be necessary to meet the Department's funding limitations and processing constraints. 
The Department and Division reserve the right to terminate any contractual agreement 
upon fifteen (15) days notice in the event that the State determines that State or Federal 
funds are no longer available to continue the contract.
Organizations Ineligible to Bid 
Any individual, business, organization, corporation, consortium, partnership, joint venture, or 
any other entity including subcontractors currently debarred or suspended is ineligible to bid.  
Any entity ineligible to conduct business in the State of Delaware for any reason is ineligible to 
respond to the RFP. 
SDK Library service:C# PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in C#.net
with specified zoom value and save it into stream The magnification of the original PDF page size Description: Convert to DOCX/TIFF with specified resolution and
www.rasteredge.com
SDK Library service:C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
SharePoint. C#.NET control for splitting PDF file into two or multiple files online. Support to break a large PDF file into smaller files.
www.rasteredge.com
REQUEST FOR PROPOSAL  
FOR 
CLINIC AND LONG TERM CARE FACILITY LABORATORY SERVICES 
FOR 
DELAWARE DIVISION OF PUBLIC HEALTH AND  
DELAWARE DIVISION OF AGING AND ADULTS WITH PHYSICAL DISABILITIES 
Availability of Funds 
Funds are available for the selected vendor to provide services in the area of 
Clinic and Long Term Care Facility Laboratory Services. The Contract is for a 36 
month period with renewal possible for up to two (2) additional years contingent 
on funding availability and task performance. 
Pre-Bid Meeting 
A pre-bid meeting will be held.  The meeting will be on April 14, 2015 at 12:30pm 
at the following location.   
Delaware Health and Social Services 
Herman Holloway, Sr. Social Services Campus 
Main Administration Building, Sullivan Street, 1
st
Floor, Room 198 
1901 N. Dupont Highway, New Castle, DE 19720 
Bidders may ask clarifying questions regarding this request for proposal at the 
pre bid meeting.  Responses to questions posed at the pre-bid meeting will be 
posted on the internet at http://bids.delaware.gov. 
Further Information 
Inquiries regarding this RFP should be addressed to Division Contacts: 
Antony R. Ward, QA Administrator and/or  
Robert Prosser, Management Analyst III 
Tony.R.Ward@state.de.us 
Robert.Prosser@state.de.us  
Phone: 302-744-4702 
Fax: 302-739-3313 
SDK Library service:VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Split PDF file into two or multiple files in ASP.NET webpage online. Support to break a large PDF file into smaller files in .NET WinForms.
www.rasteredge.com
SDK Library service:C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
from the ability to inserting a new PDF page into existing PDF or pages from various file formats, such as PDF, Tiff, Word, Excel, PowerPoint, Bmp, Jpeg
www.rasteredge.com
Restrictions on Communications with State Staff 
From the issue date of this RFP until a contractor is selected and the selection is 
announced, bidders are NOT allowed to contact any Division of Public Health 
staff, except those specified in this RFP, regarding this procurement. Contact 
between contractors and Division Contacts is restricted to emailed or faxed 
questions concerning this proposal. Questions must be submitted in writing and 
will be addressed in writing.  
Questions are due by March 30, 2015 and will be addressed at the pre-bid 
meeting.  The complete list of questions and their answers may be released via 
e-mail or fax to the vendors that submitted any questions or attended the pre-
bid meeting. The complete list of questions and their answers will be posted on 
the internet at http://bids.delaware.gov 
Following the pre-bid meeting bidder communication is limited to Procurement 
Administrator, Delaware Health and Social Services. The central phone number 
for the Procurement office is (302) 255-9290. 
Contact with State Employees 
Direct contact with State of Delaware employees other than the State of 
Delaware Designated Contact(s) regarding this RFP is expressly prohibited 
without prior consent.  Vendors directly contacting State of Delaware 
employees risk elimination of their proposal from further consideration.  
Exceptions exist only for organizations currently doing business in the State who 
require contact in the normal course of doing that business. In the case of such 
exception, communication may not include an active RFP. 
REQUEST FOR PROPOSAL  
FOR  
CLINIC AND LONG TERM CARE FACILITY LABORATORY SERVICES 
FOR 
DELAWARE DIVISION OF PUBLIC HEALTH AND  
DELAWARE DIVISION OF AGING AND ADULTS WITH PHYSICAL DISABILITIES 
l.     INTRODUCTION 
A.   Background 
The mission of the Delaware Division of Public Health is to protect and 
enhance the health of the people of Delaware.  The Division 
accomplishes its mission by: 
working together with others; 
addressing issues that affect the health of Delawareans; 
keeping track of the State’s health; 
promoting positive lifestyles; 
responding to critical health issues and disasters;
promoting the availability of health services. 
The accomplishment of this mission will facilitate the Division in realizing 
its vision of creating an environment in which people in Delaware can 
reach their full potential for a healthy life.  
The mission of the Delaware Division of Aging and Adults with Physical 
Disabilities is to improve or maintain the quality of life for Delawareans 
who are at least 18 years of age with physical disabilities or who are 
elderly.  The Division is committed to the development and delivery of 
consumer-driven services which maximize independence through 
individual choice, enable individuals to continue living active and 
productive lives and protect those who may be vulnerable and at risk. 
B.  Project Goals 
The Delaware Department of Health and Social Services, Delaware 
Division of Public Health and Delaware Division of Aging and Adults with 
Physical Disabilities, requests bids from qualified testing laboratories for 
the purpose of clinical testing services and providing test results to clinics 
and Long Term Care Facilities.  The primary emphasis and concern of this 
proposal is to provide timely, accurate, and reliable lab tests for clients 
at various state clinics and patients at Long Term Care Facilities.   
ll.
SCOPE OF SERVICES 
The award will be made as an entire package.  No fragmentation of award 
will be made.  Vendor must bid on the entire proposal. 
All components listed in this section are mandatory. 
A.
CLINIC TEST SPECIFICATIONS – PART A 
The successful contractor shall: 
1.  Provide specimen containers and supplies, preparation, handling, and 
testing of all specimens collected for testing, unless otherwise noted in 
this contract, and assure pick up of the specimen collections from 
Public Health sites on a daily basis.  On Fridays and before holidays, 
specimen collections will be required by 3:30 PM.  Clinics recognize 
the following holidays:  New Year’s Day, Martin Luther King, Jr. Day, 
Presidents’ Day, Good Friday, Memorial Day, Independence Day, 
Labor Day, Election Day, Veterans’ Day, Thanksgiving Day, day after 
Thanksgiving Day and Christmas Day. 
2.  Provide detailed description of courier services that will be used to 
obtain specimens at all sites. 
3.  Furnish supply items which are defined as all items determined 
necessary to provide specimens.  Note:  Required inventory 
maintenance is defined as an initial supply sufficient to sustain 
operations plus a 30-day inventory based on test count per site.  
4.  Provide chemistry/test request form with only Public Health tests listed 
and with pre-printed clinic account number on form for clinic use.  A 
preferred feature is the use of on-line, printable lab forms for 
completion by Public Health staff to send with specimens. 
5.  Provide 24-hour turn-around time after specimen pickup for the 
following tests: 
 a. Therapeutic drug monitoring 
b. White blood count and CBC with and/or without 
Differential 
c. Serum pregnancy test 
d. Lead level testing 
6.  Provide routine testing results within 48 hours after specimen pickup. 
7.  Send final culture reports to the clinic site within 80 hours of pickup. 
8.  Report results for each clinic by teleprinter.  A minimum of one 
teleprinter per site is required with the exception of the Kent County 
Health Unit which requires two (2) teleprinters.  Vendor will provide  
teleprinters, telephone lines, and pay monthly charges.  Vendor will 
also provide Clinic staff with online access to test results. 
9.  Test Results 
a. 
Establish and maintain a control number on each client  
and specimen. 
b. 
Issue a written report to the appropriate authorized individuals 
following completion of the tests. 
The data report shall contain at least: 
The date(s) of collection of the samples, and the date 
reported 
The clinic’s name and account number 
The condition of the specimen as received - was it 
acceptable or not acceptable. 
The results of each test requested 
High and low flags 
Normal values and values expected 
The client’s name, date of birth, social security number 
and account number. 
10.   Provide proof of liability insurance in case of injury 
11.   Provide a copy of the current CLIA lab certificate 
12.   Possess a license to do business in the State of Delaware, a copy of 
which will be provided to the Division should a contract be awarded. 
13.   Invoice client’s insurance company directly (i.e., Medicare, Medicaid, 
private insurance company).  Contractor will accept payment in full 
from insurance claims, and consider amount received as full payment 
for tests and services rendered.  Contractor will bill the Delaware 
Division of Public Health only for client services not covered by 
insurance.  Verification must be provided to the Division for rejected 
insurance claims. 
10 
A.
CLINIC TEST SPECIFICATIONS – PART A, continued 
14.
Provide each clinic site with a comprehensive clinical reference        
guide to include general information and services, specimen 
collection, preparation and handling, guide to completing test 
request forms, profiles, and billing and insurance information. 
15.
Report all notifiable diseases and conditions within 48 hours of 
recognition, except as otherwise noted, to the appropriate DPH 
surveillance office as required by the Delaware Regulations, 
Administrative Code, Title 16, 4202 Control of Communicable and 
Other Diseases.  For additional reporting details and the current list of 
notifiable diseases and conditions, please refer to 
http://regulations.delaware.gov/AdminCode/title16/Department%20o
f%20Health%20and%20Social%20Services/Division%20of%20Public%20H
ealth/Health%20Promotion%20and%20Disease%20Prevention/4202.sht
ml 
16.
Assure HIPAA compliant management of in-patient and clinic client 
data and laboratory test results.
Vendor will demonstrate that they 
have tested electronic protected health information (ePHI) policies 
and procedures in place, as well as, encryption mechanisms, 
authentication methods, database security, and so forth.  The 
successful vendor will complete the DHSS Business Associates 
Agreement as part of the annual contract.  
17.  MONTHLY INVOICE 
Invoice the Division of Public Health for services rendered on clients 
not covered by insurance programs, Medicare, Medicaid, private 
insurance, for the tests performed at the rates bid on for this contract.  
Should clients qualify for coverage under federal programs, or 
produce proper insurance cards within the allowable time frames as 
allowed by insurance carrier, bidder will re-bill the insurance carrier 
and issue a credit to the Division of Public Health for services charged. 
Invoice will show test performed, patient name, accession number, 
cost per test.  Invoice will be by clinic number, and consolidated on a 
cover sheet. 
Under no circumstances should the vendor bill the client for services 
covered by the contract.  The vendor will bill the Division of Public 
Health using the appropriate account code which exists on every  
Documents you may be interested
Documents you may be interested