21 
The proposed subcontractors must be approved by the Division of Public 
Health. 
C.  Training and Review 
Within  30  days  of  contract  execution, the representative  will visit each 
clinic site and each Long Term Care Facility site for distribution of “User 
Friendly” comprehensive clinical reference guides.  Following  the initial 
visit, the representative will make visits every three months for updates of 
manual,  quality  assurance  issues  and  procedures  for  tests  (specimen 
collection manual).  Representative must be available to sites to resolve 
quality assurance  issues.   Vendor  will be required  to provide in-service 
training  on  ICD-9/ICD-10  codes  and  other  service  related  problems, 
including forms and Medicaid issues, as required, by each Clinic or Long 
Term Care facility. 
D.  Funding Disclaimer Clause 
Delaware Health and Social Services reserves the right to reject or accept 
any bid or portion thereof, as may be necessary to meet the 
Department’s funding limitations and processing constraints.  The 
Department reserves the right to terminate any contractual agreement 
upon fifteen (15) calendar days written notice in the event the state 
determines that state or federal funds are no longer available to continue 
said contractual agreement. 
E. Quality Assurance 
1.  Contractor must provide testing and specimen rejection policy as it 
relates to each test identified in the contract. 
2.  On a six (6) month basis, the contractor will identify, by clinic site and 
Long Term Care Facility site, the number and reason of test types 
rejected. 
3.  Contractor must meet all applicable CLIA amendment regulations,  
and provide a copy of the current CLIA lab certificate. 
4.
Contractor must be able to provide testing which will provide 
accuracy to a confidence level according to the Centers for 
Medicare and Medicaid Services (CMS). 
5.
Contractor must define its continuous Quality Improvement program 
including, but not be limited to, the procedures, frequency, 
percentage, and sample selection criteria.  Contractor must 
How to convert pdf to ppt online - application Library cloud:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
How to convert pdf to ppt online - application Library cloud:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
22 
participate in each Long Term Care facility’s Quality Assurance 
Improvement Panel program according to that facility’s plan. 
F.  Reserved Rights 
Notwithstanding anything to the contrary, the Department reserves the 
right to: 
Reject any and all proposals received in response to this RFP; 
Select a proposal other than the one with the lowest cost; 
Waive or seek clarification on any information, irregularities, or 
inconsistencies in proposals received; 
Negotiate as to any aspect of the proposal with the bidder and        
negotiate with more than one bidder at a time; 
If negotiations fail to result in an agreement within two (2) weeks, the 
Department may terminate negotiations and select the next most 
responsive bidder, prepare and release a new RFP, or take such other 
action as the Department may deem appropriate. 
G.  Termination Conditions 
The Department may terminate the contract resulting from this RFP at any 
time that the vendor fails to carry out its provisions or to make substantial 
progress under the terms specified in this RFP and the resulting proposal. 
Prior to taking the appropriate action as described in the contract, the 
Department will provide the vendor with thirty (30) days notice of 
conditions endangering performance.  If after such notice the vendor 
fails to remedy the conditions contained in the notice, the Department 
shall issue the vendor an order to stop work immediately and deliver all 
work and work in progress to the State.  The Department shall be 
obligated only for those services rendered and accepted prior to the 
date of notice of termination. 
The Contract may be terminated in whole or part: 
a)  by the Department upon five (5) calendar days written notice for 
cause or documented unsatisfactory performance, 
b)  by the Department upon  fifteen (15) calendar days written notice of 
the loss of funding or reduction of funding for the stated Contractor 
services,  
application Library cloud:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Online Powerpoint to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue
www.rasteredge.com
application Library cloud:How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word
How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word. Online C# Tutorial for Converting PDF, MS-Excel, MS-PPT to Word. PDF, MS-Excel, MS-PPT to Word Conversion Overview.
www.rasteredge.com
23 
c)  by either party without cause upon thirty (30) calendar days written 
notice to the other Party, unless a longer period is specified. 
H.  Contractor Monitoring/Evaluation 
The contractor may be monitored/evaluated on-site on a regular basis. 
Failure of the contractor to cooperate with the monitoring/evaluation 
process or to resolve any problem(s) identified in the 
monitoring/evaluation may be cause for termination of the contract. 
I.  Payment:
The agencies involved will authorize and process for payment each 
invoice within thirty (30) days after the date of receipt.  The contractor or 
vendor must accept full payment by procurement (credit) card and or 
conventional check and/or other electronic means at the State’s option, 
without imposing any additional fees, costs or conditions. 
J.  W-9 Information Submission 
Awarded vendors will be required to submit their Form W-9 by accessing 
this website, http://accounting.delaware.gov/.  The vendor will complete 
the secure form, read the affirmation, and submit the form by clicking the 
“Submit” button.  Delaware Division of Accounting staff will review the 
submitted form for accuracy, completeness, and standardization.  Once 
all the requirements are met, the form will be uploaded to the vendor file 
and approved.  The vendor is then able to be paid for services provided.  
For those vendors that do not have internet access, a printable version of 
the Delaware Substitute Form W-9 can be faxed or mailed to the vendor.  
Upon completion, the vendor will then fax or mail the form directly to the 
vendor staff at the Delaware Division of Accounting.  All vendor requests, 
additions and changes, will come directly from the vendor.  Questions for 
vendors who do not have internet access, contact vendor staff at (302) 
734-6827.   
This applies only to the successful bidder and should be done when 
successful contract negotiations are completed.  It is not required to be 
done as part of the submission of the bidder’s proposal. 
K.  Required Reporting 
One of the primary goals in administering this contract is to keep accurate 
records regarding its actual  value/usage.  This information is essential in 
order  to  update  the  contents  of  the  contract  and  to  establish  proper 
application Library cloud:How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF
How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF. Online C# Tutorial for Converting MS Office Word, Excel and PowerPoint to PDF. MS Office
www.rasteredge.com
application Library cloud:C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document
C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document. Provide Free Demo Code for PDF Conversion from Microsoft PowerPoint in C# Program.
www.rasteredge.com
24 
bonding levels if they are required.  The integrity of future contracts revolves 
around  our  ability  to  convey  accurate  and  realistic  information  to  all 
interested parties. 
A complete and accurate Usage Report (Appendix G) shall be furnished 
in an Excel format and submitted electronically, no later than the 15
th
(or 
next business day after the 15
th
day) of each month, detailing the 
purchasing of all items on this contract.   The reports shall be submitted 
and sent as an attachment to Antony Ward Tony.R.Ward@state.de.us.  
Submitted reports shall contain accurate descriptions of the products, 
goods or services procured, purchasing agency information, including the 
six-digit department and organization code, quantities procured and 
prices paid. Any exception to this mandatory requirement or failure to 
submit complete reports, or in the format required, may result corrective 
action, up to and including the possible cancellation of the award.  
Failure to provide the report with the minimum required information may 
also negate any contract extension clauses.  Additionally, Vendors who 
are determined to be in default of this mandatory report requirement may 
have such conduct considered against them, in assessment of 
responsibility, in the evaluation of future proposals.   
In accordance with Executive Order 44, the State of Delaware is committed 
to supporting its diverse business industry and population.  The successful 
Vendor  will  be  required  to  accurately  report  on  the  participation  by 
Diversity Suppliers which includes: minority (MBE), woman (WBE), veteran 
owned  business  (VOBE),  or  service  disabled  veteran  owned  business 
(SDVOBE) under this awarded contract.  The reported data elements shall 
include but not be limited to; name of state contract/project, the name of 
the Diversity Supplier, Diversity Supplier contact information (phone, email), 
type  of  product  or  service  provided  by  the  Diversity  Supplier  and  any 
minority, women, veteran, or service disabled veteran certifications for the 
subcontractor  (State  OSD  certification,  Minority  Supplier  Development 
Council, Women’s Business Enterprise Council, VetBiz.gov).  The format used 
for Subcontracting 2
nd
Tier report is shown as in Appendix G. 
Accurate 2nd tier reports shall be submitted to the contracting Agency’s 
Office of Supplier Diversity at vendorusage@state.de.us on the 15
th
(or next 
business day) of the month following each quarterly period.  For 
consistency quarters shall be considered to end the last day of March, 
June, September and December of each calendar year.   
application Library cloud:C# TIFF: Learn to Convert MS Word, Excel, and PPT to TIFF Image
PPTXDocument doc = new PPTXDocument(@"demo.pptx"); if (null == doc) throw new Exception("Fail to load PowerPoint Document"); // Convert PPT to Tiff.
www.rasteredge.com
application Library cloud:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
This VB.NET online tutorial page can help you processing control add-on can do PPT creating, loading powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
25 
lV.  FORMAT AND CONTENT OF RESPONSE 
Proposals shall contain the following information, adhering to the order as 
shown: 
A.   Bidder’s Signature Form 
This form, found in the Appendix C, must be completed and signed by 
the bidder’s authorized representative.   
B.    Title Page 
The Title page shall include:  1)  the RFP subject; 2)  the name of the    
applicant; 3)  the applicant’s full address; 4)  the applicant’s telephone  
number; 5)  the name and title of the designated contact person; and 6)   
bid opening date (due date: May 27, 2015 at 11:00am). 
C.   Table of Contents 
The Table of Contents shall include a clear and complete identification 
of information presented by section and page number. 
D.   Confidential Information 
The following items, if required in response to this RFP, are to be included 
in a separate section of your proposal and marked as confidential.  
These items are: 1) any financial information relating to the company or 
organization (not the RFP pricing or budget); 2) Organization Charts.  
E.   Qualifications and Experience 
This  section  shall  contain  sufficient  information  to  demonstrate 
experience and staff expertise to carry out the project.  A statement 
must  be  included  that  the  vendor  either  has  or  certifies  he/she  will 
secure  a  Delaware  Business  License  prior  to  initiation  of  the  project.  
Attach articles of incorporation and IRS certification of tax exempt status 
if applicable.     
The specific individuals who will work on this project must be identified, 
along with the nature and extent of their involvement.  The qualifications 
of these individuals shall be presented (in resumes or other formats).  If 
conducting this project will require hiring of one or more individuals who 
are not currently employed by the bidding organization, applications shall 
provide detailed job descriptions, including required qualifications and 
experience. 
application Library cloud:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
VB.NET PowerPoint - Render PPT to PDF in VB.NET. How to Convert PowerPoint Slide to PDF Using VB.NET Code in .NET. Visual C#. VB.NET. Home > .NET Imaging SDK >
www.rasteredge.com
application Library cloud:VB.NET PowerPoint: Read & Scan Barcode Image from PPT Slide
VB.NET PPT PDF-417 barcode scanning SDK to detect PDF-417 barcode image from PowerPoint slide. VB.NET APIs to detect and decode
www.rasteredge.com
26 
If subcontractors are to be used, the proposal shall also contain similar 
information regarding each subcontractor. 
F.    Bidder References 
The  names  and  phone  numbers  of  at  least  three  (3) 
organizations/agencies  for  whom  the  vendor  carried  out  a  similar 
project must be included.  If no similar project has been conducted, 
others requiring comparable skills can be used. 
Bidder shall list all contracts awarded to it or its predecessor firm(s) by the 
State of Delaware; during  the  last  three  years, by State Department, 
Division,  Contact  Person  (with  address/phone  number),  period  of 
performance and amount.  The Evaluation/Selection Review Committee 
will  consider  these  additional  references  and  may  contact  each  of 
these  sources.    Information  regarding  bidder  performance  gathered 
from these sources may be included in the Committee’s deliberations 
and factored in the final scoring of the bid.  Failure to list any contract as 
required by this paragraph may be grounds for immediate rejection of 
the bid. 
G.  Proposed Methodology and Work Plan 
This section shall describe in detail the approach that will be taken to 
carry out the activities described in the Scope of Services section of this 
RFP.  Specific completion dates for the various tasks must be shown.  The 
workplan shall outline specific objectives, activities and strategies, and 
resources. 
H.   Certification and Statement of Compliance 
The bidder must include statements that the applicant agency complies 
with all Federal and Delaware laws and regulations pertaining to equal 
opportunity and affirmative action.  In addition, compliance must be 
assured in regard to Federal and Delaware laws and regulations relating 
to  confidentiality  and  individual  and  family  privacy  in  health  care 
delivery and in the collection and reporting of data.  (See Appendices D 
& E) 
I.   Standard Contract 
Appendix F is a copy of the standard boilerplate contract for the State 
of Delaware, Delaware of Health and Social Services, Division of Public 
Health.  This boilerplate will be the one used for any contract resulting 
from this Request for Proposal.  If a bidder has an objection to any 
contract provisions or the RFP and its procurement provisions, objections 
27 
shall be stated in the Transmittal Letter of the bidder’s proposal.  
Execution of the contract is NOT required with proposal submission. The 
contract is provided as a courtesy for review by an interested bidder’s 
legal group.
V.   BUDGET 
Vendor will submit a line item budget, for each contract year, using a format 
mirroring that in Appendices A & B. Modifications to the budget after the 
award must be approved by the Division of Public Health.   
Applicants shall also describe any factors that may have an impact on the 
cost and should suggest a payment schedule contingent upon completion 
of the various tasks. 
VI.  GENERAL INSTRUCTIONS FOR SUBMISSION OF PROPOSALS 
A.  Number of Copies Required 
Two (2) original CDs (Each Labeled as “Original”) and six (6) CD copies 
(Each labeled as “Copy”).  In addition, any required confidential 
financial or audit information relating to the company and not 
specifically to the proposal may be copied separately to one set of up to 
three (3) additional CDs (Each labeled “Corporate Confidential 
Information”).  All CD files shall be in PDF and Microsoft Word formats. 
Additional file formats (i.e. .xls, .mpp) may be required as requested. 
It is the responsibility of the bidder to ensure all submitted CDs are 
machine readable, virus free and are otherwise error-free. CDs (or their 
component files) not in this condition may be cause for the vendor to be 
disqualified from bidding. 
Bidders will no longer be required to make hard copies of their proposals 
with the exception that one copy of a Cover Letter along with one copy 
each of the completed and signed Bidders Signature Form (Appendix C), 
Certification Sheet (Appendix D), and Statements of Compliance Form 
(Appendix E) be submitted in hardcopy with original signature with their 
CDs.  Please also include PDF versions of these forms on your CDs. 
The cover letter should include: bidder recognition of all addenda 
posted on the RFP website (http://bids.delaware.gov.) relative to this RFP, 
a statement confirming the proposal remains effective through the date 
shown in (D) below, a statement the bidder has or agrees to obtain a 
28 
Delaware business license if awarded a contract, a statement confirming 
pricing was arrived at without collusion. 
The responses to this RFP shall be submitted to: 
Procurement Administrator 
Division of Management Services 
Delaware Health and Social Services 
Main Administration Building, Sullivan Street 
Second Floor, Room 257 
1901 North duPont Highway 
New Castle, DE  19720 
B.  Closing Date 
All responses must be received no later than May 27, 2015 at 11:00am.  
Later submission will be cause for disqualification. 
C. Opening of Proposals 
The State of Delaware will receive proposals until the date and time 
shown in this RFP.  Proposals will be opened only in the presence of the 
State of Delaware personnel.  Any unopened proposals will be returned 
to Vendor
.   
There will be no public opening of proposals but a public log will be kept 
of the names of all vendor organizations that submitted proposals.  The 
contents of any proposal shall not be disclosed to competing vendors 
prior to contract award. 
D.  Proposal Expiration Date 
Prices quoted in the proposal shall remain fixed and binding on the 
bidder at least through May 26, 2018.  The State of Delaware reserves the 
right to ask for an extension of time if needed. 
E.  Acknowledgement of Understanding of Terms 
By submitting a bid, each vendor shall be deemed to acknowledge that 
it has carefully read all sections of this RFP, including all forms, schedules 
and exhibits hereto, and has fully informed itself as to all existing 
conditions and limitations
29 
F.   Realistic Proposals 
It is the expectation of the State of Delaware that vendors can fully satisfy 
the obligations of the proposal in the manner and timeframe defined 
within the proposal.  Proposals must be realistic and must represent the 
best estimate of time, materials and other costs including the impact of 
inflation and any economic or other factors that are reasonably 
predictable. 
The State of Delaware shall bear no responsibility or increase obligation 
for a vendor’s failure to accurately estimate the costs or resources 
required to meet the obligations defined in the proposal. 
G.  Non-Conforming Proposals 
Non-conforming proposals will not be considered.  Non-conforming 
proposals are defined as those that do not meet the requirements of this 
RFP.  The determination of whether an RFP requirement is substantive or a 
mere formality shall reside solely within the State of Delaware
H.  Notification of Acceptance 
Notification of the Department's intent to enter into contract negotiations 
will be made in writing to all bidders. 
I.   Questions 
All questions concerning this Request for Proposal must reference the 
pertinent RFP section(s) and page number(s). Questions must be in writing 
and can be either mailed, faxed, or emailed to:  
Antony R. Ward, QA Administrator and/or  
Robert Prosser, Management Analyst III 
Tony.R.Ward@state.de.us 
Robert.Prosser@state.de.us  
Phone: 302-744-4702 
Fax: 302-739-3313 
Deadline for submission of all questions is March 30, 2015.  All questions 
and answers will be posted on the RFP website at 
http://bids.delaware.gov no later than April 28, 2015.  Please include your 
fax number and/or your email address with your request. 
30 
J.   Amendments to Proposals 
Amendments to proposals will not be accepted after the deadline for 
proposal submission has passed.  The State reserves the right at any time 
to request clarification and/or further technical information from any or 
all applicants submitting proposals. 
K.  Proposals Become State Property 
All proposals become the property of the State of Delaware and will not 
be returned to the bidders.  The State will not divulge any information 
identified as confidential at the time of proposal submission provided the 
information resides solely on the CD (s) marked confidential. 
L.  Non-Interference Clause 
The awarding of this contract and all aspects of the awarded bidders 
contractual  obligations,  projects,  literature,  books,  manuals,  and  any 
other relevant materials and work will automatically become property of 
the  State  of  Delaware.   The  awarded  bidder  will  not  in  any  manner 
interfere  or  retain  any  information  in  relationship  to  the  contractual 
obligations of said contract, at the time of the award or in the future 
tense. 
M. Investigation of Bidder’s Qualifications 
Delaware Health and Social Services may make such investigation as it 
deems  necessary  to determine the  ability of  the bidder to furnish the 
required  services,  and  the  bidder  shall  furnish  such  data  as  the 
Department may request for this purpose. 
N.  RFP and Final Contract 
The contents of the RFP will be incorporated into the final contract and 
will become binding upon the successful bidder.  If the bidder is unwilling 
to comply with any of the requirements, terms, and conditions of the RFP, 
objections  must be clearly stated  in the  proposal.   Objections will be 
considered and may be subject to negotiation at the discretion of the 
state. 
O. Proposal and Final Contract 
The contents of each proposal will be considered binding on the bidder 
and subject to subsequent contract confirmation if selected.  The 
Documents you may be interested
Documents you may be interested