NATIONAL SCIENCE FOUNDATION 
Grants.Gov Application Guide  
A Guide for Preparation and Submission of NSF Applications via Grants.gov 
June 15, 2006 
NSF-Specific Instructions for Submission via Grants.gov 
Page 11
III.  NSF-SPECIFIC INSTRUCTIONS FOR SUBMISSION VIA GRANTS.GOV 
1. 
NSF’
I
MPLEMENTATION OF 
G
RANTS
.
GOV
In furtherance of the President's Management Agenda, in Fiscal Year 2006, NSF has identified specific programs 
that will either authorize, or require, use of Grants.gov to prepare and submit proposals to NSF.  NSF will revise 
each of the funding opportunities identified on the list to incorporate Grants.gov submission requirements 
throughout the fiscal year.  Once the funding opportunity has been revised and posted to Grants.gov FIND, the 
application package will then become available in Grants.gov APPLY.  The application package will contain the 
appropriate Pure Edge forms, NSF specific forms, and the NSF Grants.gov Application Guide.  Applicants are 
advised that until the funding opportunity has been revised, the NSF FastLane system must be used to prepare 
and submit grant applications to NSF.   
Complete Listing of NSF Programs that will either authorize, or require, use of Grants.gov to prepare and 
submit proposals to NSF in FY 2006:  http://www.nsf.gov/bfa/dias/policy/docs/grantsgovlisting06.pdf
In addition, NSF does not
accept applications through Grants.gov for the following types of transactions: 
Changed/Corrected Applications  
Continuation 
Revision  
2. 
C
OMPONENTS OF AN 
NSF
A
PPLICATION
The documents listed in Table 1 are components of an NSF application.  The documents identified as required 
must be submitted to NSF as part of the application.  Detailed instructions for submitting both required and 
optional documents can be found on the page indicated in the last column of the table. 
Table 1: Components of an NSF Application 
Document 
Required 
Optional 
Instructions 
R&R SF424 Cover Sheet 
D
Page 23 
R&R Performance Site Locations 
D
Page 30 
R&R Other Project Information 
D
Page 31 
R&R Senior/Key Person (Expanded) 
D
Page 35 
R&R Personal Data 
D
Page 40 
R&R Budget 
D
Page 42 
NSF Grant Application Cover Page 
D
Page 52 
NSF Application Checklist 
D
Page 54 
R&R Subaward Budget Attachment 
D
Page 50 
NSF Deviation Authorization 
D
Page 56 
NSF Suggested Reviewers 
D
Page 56 
NSF FastLane System Registration 
D
Page 58 
3. 
C
ONFORMANCE WITH 
A
PPLICATION 
P
REPARATION 
R
EQUIREMENTS
It is imperative that all applications conform to these application preparation and submission instructions.  All 
attachments to an application also must comply with NSF font, spacing and margin requirements.  The guidelines 
established in the GPG Chapter II, Section B (http://www.nsf.gov/pubs/gpg/nsf04_23/2.jsp#IIB2
) establish 
minimum requirements; however, readability is of utmost importance and should take precedence in selection of 
an appropriate font.  Conformance with all preparation and submission instructions is required and will be strictly 
Convert pdf file to powerpoint presentation - control Library system:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Convert pdf file to powerpoint presentation - control Library system:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
NATIONAL SCIENCE FOUNDATION 
Grants.Gov Application Guide  
A Guide for Preparation and Submission of NSF Applications via Grants.gov 
June 15, 2006 
NSF-Specific Instructions for Submission via Grants.gov 
Page 12
enforced unless a deviation had been approved in advance of application submission.  Please note that NSF 
solicitations may establish additional requirements.  Applications that do not comply with this requirement will not 
be inserted into NSF’s FastLane system and therefore cannot be reviewed.  See GPG Chapter IV, Section B, 
(http://www.nsf.gov/pubs/gpg/nsf04_23/4.jsp#IVB
) for additional information. 
3.1 
Portable Document Format (PDF) 
NSF requires that applicants submit attachments to applications to Grants.gov in Portable Document Format 
(PDF).  Using PDF format allows applicants to preserve the formatting of their documents.  In order to save a 
document as a PDF, the applicant will need to use PDF generator software.   
 
3.2.1  Creating PDF Files 
NSF has published the following webpage that provides guidance on creating PDF files acceptable for 
submission to FastLane.  This same guidance must be followed for all attachments submitted with the NSF 
application through Grants.gov. 
Creating PDF Files: https://www.fastlane.nsf.gov/documents/pdf_create/pdfcreate_05a.jsp
Adobe Reader cannot produce PDF files.  The applicant must use the Adobe Distiller component of Adobe 
Acrobat.  
 
NOTE: DO NOT USE PDFWriter!  To avoid problems with converting files to PDF, download the FastLane Job 
Options file as described below. 
3.2.1.1  Instructions For Non-Adobe Acrobat Users 
Users without Adobe Acrobat may use the PDF Conversion Utility found within FastLane to convert non-PDF 
documents to PDF format. The utility can be accessed by registered FastLane users through either the Proposal 
Preparation or the Research Administration modules. 
Accessing the FastLane PDF Conversion Utility through Proposal Preparation 
1. 
Navigate to the NSF FastLane homepage: https://www.fastlane.nsf.gov/fastlane.jsp
2. 
Select the Proposals, Awards and Status module. 
3. 
Log in using your appropriate FastLane log-in information. 
4. 
On the Quick Links menu at the left of the screen, select Convert Files to PDF. 
5. 
Enter the location of the file in the space provided, or select the Browse button to select the file to be 
converted to PDF format. 
6. 
Select the Convert to PDF button. The PDF conversion process may take a few minutes depending on 
your file. Upon completion of PDF conversion, the screen will indicate that your file has been successfully 
converted. 
7. 
Select View PDF. The converted document appears in PDF format in Adobe Reader within your web 
browser. 
8. 
Select the diskette icon to name and save your new PDF file locally to your hard drive. 
control Library system:VB.NET PowerPoint: Use PowerPoint SDK to Create, Load and Save PPT
NET method and sample code in this part will teach you how to create a fully customized blank PowerPoint file by using the smart PowerPoint presentation control
www.rasteredge.com
control Library system:C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
But sometimes, we need to extract or fetch text content from source PDF document file for word processing, presentation and desktop publishing applications.
www.rasteredge.com
NATIONAL SCIENCE FOUNDATION 
Grants.Gov Application Guide  
A Guide for Preparation and Submission of NSF Applications via Grants.gov 
June 15, 2006 
NSF-Specific Instructions for Submission via Grants.gov 
Page 13
Accessing the FastLane PDF Conversion Utility through Research Administration 
1. 
Navigate to the NSF FastLane homepage: https://www.fastlane.nsf.gov/fastlane.jsp
2. 
Select the Research Administration module. 
3. 
Log in using your appropriate FastLane log-in information. 
4. 
On the Quick Links menu at the left of the screen, select Convert Files to PDF. 
5. 
Enter the location of the file in the space provided, or select the Browse button to select the file to be 
converted to PDF format. 
6. 
Select the Convert to PDF button. The PDF conversion process may take a few minutes depending on 
your file. Upon completion of PDF conversion, the screen will indicate that your file has been successfully 
converted. 
7. 
Select View PDF. The converted document appears in PDF format in Adobe Reader within your web 
browser. 
8. 
Select the diskette icon to name and save your new PDF file locally to your hard drive. 
3.2.2  Warnings and Rules 
Failure to comply with the following warnings or adhere to NSF rules for PDF files may result in your 
application not being inserted into NSF’s FastLane and the application missing the opportunity’s 
deadline date! 
Warnings  
DO NOT Use Adobe Acrobat PDFWriter  
DO NOT Use Blocked PDF Producers  
DO NOT Use Adobe Acrobat Encryption or Security Settings  
Rules  
Always Check Results  
Always Embed All Fonts  
Always Use Type 1 or True Type Fonts  
Note the Special Rules for TeX or LaTeX  
DO NOT Use Adobe Acrobat PDFWriter 
PDFWriter does not produce acceptable PDF files, except under very limited circumstances.  This can lead to 
NSF program officers and reviewers seeing garbled and/or incomplete versions of a file.  FastLane recommends 
uploading one of the supported formats as identified in the Acceptable File Formats section on FastLane 
https://www.fastlane.nsf.gov/documents/pdf_create/pdfcreate_04.jsp?page=0
To create and upload a PDF file, 
use Adobe Distiller (in the same package as PDFWriter) or Ghostscript.   
4. 
S
UBMISSION OF 
S
AME 
A
PPLICATION TO 
M
ULTIPLE 
A
GENCIES
With the exception of the Biological Sciences Directorate policy specified below, concurrent submission of an 
application to other organizations for simultaneous consideration will not prejudice its review. 
4.1 
NSF Biological Sciences Directorate Policy 
Research applications to the Biological Sciences Directorate, however, (not applications for conferences or 
workshops) cannot be duplicates of applications to any other Federal agency for simultaneous consideration.  
The only exceptions to this rule are – (1) when the applicants and program officers at relevant Federal agencies 
have previously agreed to joint review and possible joint funding of the application; or (2) applications for Principal 
Investigators (PIs) who are beginning investigators (individuals who have not been a PI) or co-principal 
control Library system:C# Create PDF from OpenOffice to convert odt, odp files to PDF in
Note: When you get the error "Could not load file or assembly 'RasterEdge.Imaging. Basic' or any How to Use C#.NET Demo Code to Convert ODT to PDF in C#.NET
www.rasteredge.com
control Library system:VB.NET PowerPoint: Sort and Reorder PowerPoint Slides by Using VB.
you can choose to show your PPT presentation in inverted clip art or screenshot to PowerPoint document slide & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
NATIONAL SCIENCE FOUNDATION 
Grants.Gov Application Guide  
A Guide for Preparation and Submission of NSF Applications via Grants.gov 
June 15, 2006 
NSF-Specific Instructions for Submission via Grants.gov 
Page 14
investigator (co-PI) on a Federally funded award with the exception of doctoral dissertation, postdoctoral 
fellowship or research planning grants.  For applicants who qualify under this latter exception, the box for 
"Beginning Investigator" must be checked on the NSF Grant Application Cover Page. 
5. 
S
UBMISSION FOR 
R
EVIEW BY 
M
ULTIPLE 
P
ROGRAMS 
W
ITHIN 
NSF 
An application needs to be submitted only once to NSF, even if the applicant envisions review by multiple 
programs. The submission of duplicate or substantially similar applications concurrently for review by more than 
one program without prior NSF approval may result in the return of the redundant applications.  (See GPG 
Chapter IV, Section B (http://www.nsf.gov/pubs/gpg/nsf04_23/2.jsp#IIB2
) for further information) 
6. 
A
PPLICATIONS 
E
LIGIBLE FOR 
S
UBMISSION
In furtherance of the President's Management Agenda, in Fiscal Year 2006, NSF has identified specific programs 
that will either authorize, or require, use of Grants.gov to prepare and submit proposals to NSF.  NSF will revise 
each of the funding opportunities identified on the list to incorporate Grants.gov submission requirements 
throughout the fiscal year.  Once the funding opportunity has been revised and posted to Grants.gov FIND, the 
application package will become available in Grants.gov APPLY.  The application package will contain the 
appropriate Pure Edge forms, NSF specific forms, and the NSF Grants.gov Application Guide.  Applicants are 
advised that until the funding opportunity has been revised, the NSF FastLane system must be used to prepare 
and submit grant applications to NSF.   
Complete Listing of NSF Programs that will either authorize, or require, use of Grants.gov to prepare and 
submit proposals to NSF in FY 2006:  http://www.nsf.gov/bfa/dias/policy/docs/grantsgovlisting06.pdf
7.
N
EXT 
S
TEPS 
P
OST 
S
UBMISSION TO 
G
RANTS
.
GOV
Until an application has been received and validated by NSF, the Authorized Representatives (AR) may check the 
status of an application on Grants.gov.  Grants.gov requires a user login and password.  
Check Application Status: https://apply.grants.gov/ApplicantLoginGetID
7.1 
Grants.gov Contact Center 
If the Authorized Representative (AR) has not received a confirmation message from Grants.gov within 48 hours 
of submission of the application, please contact: 
Telephone: 1-800-518-4726 
Email: support@grants.gov
7.2 
NSF IT Help Central 
If the Authorized Representative (AR)
2
has not received a confirmation message from NSF within 60 hours of 
submission of the application, please contact: 
Telephone: 1-800-673-6188  
Email: fastlane@nsf.gov
7.3 
NSF FastLane System 
FastLane is the NSF online website through which NSF interacts with researchers and potential researchers, 
reviewers, and research administrators and their organizations.   
FastLane: https://www.fastlane.nsf.gov
2
Please note that the identified PI also will receive a confirmation message from NSF.   
control Library system:VB.NET PowerPoint: Merge and Split PowerPoint Document(s) with PPT
documents and save the created new file in the sample code in VB.NET to finish PowerPoint document splitting If you want to see more PDF processing functions
www.rasteredge.com
control Library system:VB.NET Create PDF from OpenOffice to convert odt, odp files to PDF
1odt.pdf"). How to VB.NET: Convert ODP to PDF. This code sample is able to convert ODP file to PDF document. ' odp convert
www.rasteredge.com
NATIONAL SCIENCE FOUNDATION 
Grants.Gov Application Guide  
A Guide for Preparation and Submission of NSF Applications via Grants.gov 
June 15, 2006 
NSF-Specific Instructions for Submission via Grants.gov 
Page 15
For applications submitted through Grants.gov, FastLane will be utilized by the applicant to: 
Check the status of an application after it has been received and validated by NSF. See Section 7.3.1, 
Check the Status of an Application in FastLane below for more information; 
Add or correct information in the application after submission via Grants.gov and a notification is received 
from NSF that the application has been inserted into FastLane.  See section 7.3.2, Proposal File Update – 
Post Submission and section 7.4, Warning Messages below for more information. 
77..33..11   CChheecckk  tthhee  SSttaattuuss  ooff  aann  AApppplliiccaattiioonn  iinn  FFaassttLLaannee  
After applicants receive a receipt notification from NSF, FastLane should be used to check the status of an 
application. 
FastLane Proposal Status: https://www.fastlane.nsf.gov/jsp/homepage/proposals.jsp
7.3.2  Proposal File Update – Post Submission  
Applications submitted through Grants.gov are considered official submissions to the Federal government.  
Applicants that wish to change or correct a previously submitted application must use the Proposal File Update
3
module available in the NSF FastLane System. 
FastLane Proposal File Update: https://www.fastlane.nsf.gov/jsp/homepage/proposals.jsp
A request for a file update automatically will be accepted if submitted prior to:  
the deadline date specified in a program solicitation;  
initiation of external peer review in cases when a target date is utilized; and  
initiation of external peer review in the case of an unsolicited application.  
A request for a file update after the timeframes specified above will require acceptance by the cognizant NSF 
Program Officer.  Such requests may be submitted only to correct a technical problem with the application (i.e., 
formatting or print problems). Changes in the content of the application should not be requested after the 
timeframes specified above.  When a request is accepted, the proposed files or revisions to application attributes 
will immediately replace the existing files and become part of the official application. 
PIs can access the Proposal File Update Module via the "Proposal Functions" section of FastLane.  Authorized 
individuals in the organization's Sponsored Projects Office (or equivalent) can initiate or review requests for 
proposal file updates using the "Submit Proposals/Supplements/File Updates/Withdrawals" Module via the 
FastLane "Research Administration Functions." 
NSF will consider only one request for a proposal file update per proposal at a time.  It is anticipated that it will be 
a rare occurrence for more than one file update request to be submitted for a proposal.  
3
The module in FastLane that is used to update files is Proposal File Update module.  The term, Proposal is the same as an 
application.   
control Library system:VB.NET PowerPoint: VB Codes to Create Linear and 2D Barcodes on
PowerPoint PDF 417 barcode library is a mature and Install and integrate our PowerPoint PLANET barcode creating to achieve PLANET barcode drawing on PPT file.
www.rasteredge.com
control Library system:How to C#: Overview of Using XDoc.Windows Viewer
Generally speaking, you can use this .NET document imaging SDK to load, markup, convert, print, scan image and document. Support File Types. PDF.
www.rasteredge.com
NATIONAL SCIENCE FOUNDATION 
Grants.Gov Application Guide  
A Guide for Preparation and Submission of NSF Applications via Grants.gov 
June 15, 2006 
NSF-Specific Instructions for Submission via Grants.gov 
Page 16
7.4 
Warning Messages 
If an applicant receives a Warning Message email stating information needs to be added or corrected in the 
application, the applicant will need to make the necessary correction(s) in the Proposal File Update module. See 
7.3.2 Proposal File Update – Post Submission above for more information about file updates. 
NATIONAL SCIENCE FOUNDATION 
Grants.Gov Application Guide  
A Guide for Preparation and Submission of NSF Applications via Grants.gov 
June 15, 2006 
Grant Application Package Instructions 
Page 17
IV.  GRANT APPLICATION PACKAGE INSTRUCTIONS 
1. 
G
RANT 
A
PPLICATION 
P
ACKAGE
1.1 
Verify Grant Information 
Verify that the information shown corresponds to the grant for which the applicant wishes to apply.  Grants.gov 
will auto-populate the following information: 
Opportunity Title  
Offering Agency  
Catalog of Federal Domestic Assistance (CFDA) Number  
CFDA Description 
Opportunity Number 
Competition ID  
Opportunity Open Date 
Opportunity Close Date  
Agency Contact 
1.2 
Enter a Name for the Application 
Check the box indicating that the applicant will be submitting applications on their own behalf (if applicable).  The 
check box will only be shown on funding opportunities that are open to individuals   
Enter a name for the application in the * Application Filing Name field  (this is a required field).   This name is for 
use solely by the applicant for you to track through the Grants.gov submission process.  It is not used by the 
receiving agency. 
1.3 
Open and Complete Mandatory Documents 
Open and complete all of the documents listed in the “Mandatory Documents” box.  Complete the SF 424 (R&R) 
first.  Data entered on the SF 424 (R&R) will populate other mandatory and optional forms where possible.   
NATIONAL SCIENCE FOUNDATION 
Grants.Gov Application Guide  
A Guide for Preparation and Submission of NSF Applications via Grants.gov 
June 15, 2006 
Grant Application Package Instructions 
Page 18
To open an item, simply click on it to select the item and then click on the “Open Form” button.  When a form or 
document has been completed, click the form/document name to select it, and then click the => button.  This will 
move the form/document to the “Completed Documents” box.  To remove a form/document from the “Completed 
Documents” box, click the form/document name to select it, and then click the <= button.  This will return the 
form/document to the “Mandatory Documents” or “Optional Documents” box. 
1.4 
Open and Complete Optional Documents 
These documents can be used to provide additional support or supplemental information for the application or 
may be required for specific types of funding opportunities.  Reference the application package instructions for 
more information regarding “Optional Documents”. 
1.5 
Navigating the Forms 
The SF 424 (R&R) Cover Sheet, R&R Budget and NSF Application Checklist forms/documents are two or more 
pages in length.  The applicant must complete the mandatory fields on each page of the form/document.  To 
navigate to the next page of a form/document, locate the “Next” button at the top of the form and click on the 
button. 
Once the “Next” button has been clicked, the applicant will be taken to the next page of the form/document where 
they may complete the rest of the form.  
NATIONAL SCIENCE FOUNDATION 
Grants.Gov Application Guide  
A Guide for Preparation and Submission of NSF Applications via Grants.gov 
June 15, 2006 
Grant Application Package Instructions 
Page 19
To go back to the first page of the form/document, simply click on the “Previous” button.  Once all the relevant 
fields have been completed, the applicant may click on the “Close Form” button to return to the Grant Application 
Package screen and the list of Mandatory and Optional Documents.  When a form/document is closed the 
completed data is captured in the application package but the form/document is not saved.  The application 
package must be saved from the Grant Application Package screen.  More information on saving the application 
package is available in section 1.7, Saving the Application. 
On the R&R Budget form/document, the applicant may enter up to 5 budget periods.  To add a new budget 
period, the applicant must first complete Budget Period 1.  The “Next Period” button on page 3 of the R&R Budget 
form/document will become active once Budget Period 1 is completed. 
Many of the forms/documents in the application package require the applicant to attach files.  As stated in section 
3.1, Portable Document Format (PDF), NSF requires that all attachments be submitted in PDF format.  All 
attachments must also have a unique name to identify the attachment.  Attachments with duplicate names will not 
be processed by NSF and will require resubmission of the application package through Grants.gov. 
The R&R Subaward Budget Attachment(s) Form and the R&R Additional Senior/Key Person (Expanded) Form 
allow the applicant to attach additional PureEdge forms. Chapter V, Sections 3.17 and 5.7 provide detailed 
instructions for the navigation of both forms.  
1.6 
Accessing Help Tips 
The applicant may access help tips while completing the application package by clicking on the help mode button 
located in the menu bar at the top of the screen.  This button is shown below and is represented by an arrow and 
a question mark. 
A question mark will appear next to the applicant’s browser cursor once the help mode button has been clicked.  
The applicant may use their cursor to scroll over each field on the form/document to reveal help text for each field.  
Click on the help mode button again to return the cursor to normal. 
1.7 
Saving the Application  
The Save button only appears on the Grant Application Package screen.  It is recommended that after the 
applicant completes each form/document that they click on the “Close Form” button to close the form and then 
save the application package by clicking on the “Save” button at the top of the Grant Application Package Screen.  
It is important to note that the application package will be saved to the last active directory on the applicant’s 
NATIONAL SCIENCE FOUNDATION 
Grants.Gov Application Guide  
A Guide for Preparation and Submission of NSF Applications via Grants.gov 
June 15, 2006 
Grant Application Package Instructions 
Page 20
computer.  Therefore, the applicant should save the application package to their hard drive where it can easily be 
located.  The applicant may save their application package at any time and should save the application package 
with the same file name each time.  An error message will occur each time that the applicant saves the form 
before completing all of the mandatory fields on the mandatory forms or the optional forms moved to the Optional 
Completed Documents for Submission column on the application package.   
The applicant may ignore this warning.  This warning will not appear once all of the mandatory fields have been 
completed on all of the forms/documents in the application package. 
11..88  
CChheecckk  PPaacckkaaggee  ffoorr  EErrrroorrss  
To initiate the Grants.gov edit check process, simply click on the “Check Package for Errors” button at the top of 
the screen. 
This process will identify all mandatory fields that have not been completed by the applicant.  These errors will be 
displayed one at a time. 
No checks against NSF’s business rules will take place at this time. 
1.9 
Submitting the Application 
The AR must open the Internet Explorer browser, open the application and then press the Submit button.  To 
submit the application: 
1. 
Close all open browser(s) and running applications. 
2. 
Open Internet Explorer. 
3. 
From the tool bar, click File > Open. The Open window appears. 
4. 
Click the Browse button located at the bottom right of the window. A Browse menu opens. At the bottom 
of this screen there is a Files of type: drop-down menu. 
5. 
Click the drop-down arrow and click All Files. 
6. 
At the top of the screen there is a Look in: drop-down menu. Click the drop down arrow and browse to 
the physical location where the application file is located on your hard disk. Select the application. 
7. 
Double-click the application or click Open and then click OK. 
8. 
Internet Explorer will open the application. This may take a few moments. Please be patient. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested