OJP T
OJP T
OJP T
RAINING
RAINING
RAINING
AND
AND
AND
T
T
T
ECHNICAL
ECHNICAL
ECHNICAL
A
A
A
SSISTANCE
SSISTANCE
SSISTANCE
GMS U
SER
G
UIDE
Training Sponsored By 
The Office of Audit, Assessment, and Management 
Grants Management Division 
U.S. Department of Justice 
Office of Justice Programs 
GMS F
GMS F
GMS F
INANCIAL
INANCIAL
INANCIAL
 S
 S
 S
TATUS
TATUS
TATUS
 R
 R
 R
EPORTS
EPORTS
EPORTS
 M
 M
 M
ODULE
ODULE
ODULE
 
 
  
 
 
(SF
(SF
(SF
425)
425)
425) 
 
 
FOR
FOR
FOR
 R
 R
 R
ECIPIENTS
ECIPIENTS
ECIPIENTS
 
 
 
December 2009 
Converting pdf to powerpoint online - Library application component:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Converting pdf to powerpoint online - Library application component:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
ii 
T
ABLE
OF
C
ONTENTS
Introduction...............................................................................................................................1 
Purpose and Policy......................................................................................................................5 
Accessing the SF‐425...................................................................................................................7 
Completing the SF‐425................................................................................................................9 
Submitting an SF‐425................................................................................................................16 
Printing an SF‐425.....................................................................................................................18 
Assigning the FPOC Role...........................................................................................................23 
Frequently Asked Questions......................................................................................................35 
I
NDEX
 
OF
 I
NSTRUCTIONS
 
How to Access GMS.....................................................................................................................4 
How to Access the SF‐425............................................................................................................7 
How to Submit an SF‐425..........................................................................................................16 
How to Resubmit a Change Requested SF‐425.............................................................................17  
How to Print a Draft SF‐425 Using the Web Browser's Print Function.............................................18 
How to Print an SF‐425 Using Adobe Acrobat..............................................................................20 
How to Assign an FPOC.............................................................................................................23 
How to Change the Assigned FPOC............................................................................................25 
How to Assign the PPOC as the FPOC.........................................................................................27 
How to Assign an FPOC Other than the PPOC..............................................................................29 
How to Request FPOC Access from the PPOC..............................................................................31 
How to Approve/Deny FPOC Requests........................................................................................33 
Library application component:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Then just wait until the conversion from Powerpoint to PDF is complete and download the file Creating a PDF from PPTX/PPT has never been so easy Easy converting!
www.rasteredge.com
Library application component:C# powerpoint - PowerPoint Conversion & Rendering in C#.NET
This PowerPoint document converting library component offers reliable C#.NET PowerPoint document rendering APIs for developers PowerPoint to PDF Conversion.
www.rasteredge.com
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
I
NTRODUCTION
T
HE
U
SER
G
UIDE
The Grants Management System (GMS) Financial Status Reports Module for Recipients Guide is designed as 
a training and reference tool for users of GMS.  This guide provides DOJ recipients with step‐by‐step, illus‐
trated instructions to assist with completing the required quarterly financial reports within GMS and staying 
in compliance with the requirements and guidelines of the Office of Justice Programs (OJP) and the Office 
on Violence Against Women (OVW). 
Annotated figures such as screenshots and diagrams will be displayed with text that provides information 
and instructions related to each topic.  References in red [e.g., (fig. 1, A)] correspond with annotations on 
the figures.  The appendix provides a list of frequently asked questions (FAQs). 
W
HAT
IS
GMS? 
GMS is a web‐based, data‐driven computer application that provides cradle to grave support for the applica‐
tion, award and management of grants at OJP and OVW.  It consists of several modules that correspond 
with different stages of the grant process.  GMS interacts with other applications (e.g., the Phone Activated 
Paperless Request System, or PAPRS), that also facilitate the grant process. 
H
ELP
AND
A
DDITIONAL
R
ESOURCES
GMS Helpdesk:  888‐549‐9901 (option 3) or gms.helpdesk@usdoj.gov
.  The hours of operation are Monday 
through Friday, 6:00 a.m. to Midnight, (ET). 
GMS Online Training Tool:  http://www.ojp.gov/gmscbt/
 
GMS Training and Technical Assistance:  http://www.ojp.gov/training/training.htm
 
OJP Financial Guide:  http://www.ojp.usdoj.gov/financialguide/
 
OCFO Customer Service:  800‐458‐0786 (option 2), or ask.ocfo@usdoj.gov
.  The hours of operation are 
Monday through Friday, 8:30 a.m. to 6:00 p.m., (ET). 
Post‐Award Instructions:  http://www.ojp.usdoj.gov/funding/pdfs/post_award_instructions.pdf
 
Library application component:VB.NET PDF- HTML5 PDF Viewer for VB.NET Project
NET Word, VB.NET Excel, VB.NET PowerPoint, VB.NET VB.NET PDF- HTML5 PDF Viewer for VB.NET Online Guide for Viewing, Annotating And Converting PDF Document with
www.rasteredge.com
Library application component:C# powerpoint - Convert PowerPoint to PDF in C#.NET
C# PowerPoint - Convert PowerPoint to PDF in C#.NET. Online C# Tutorial for Converting PowerPoint to PDF (.pdf) Document. PowerPoint to PDF Conversion Overview.
www.rasteredge.com
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
K
EY
T
ERMS
Accrual Basis:  The method of recording revenues in the period in which they are earned (regardless of when 
cash is received) and reporting expenses in the period when the charges are incurred (regardless of when 
payment is made).  Each recipient chooses their type of accounting basis (Accrual or Cash).  Once the choice 
is made on the first SF‐425, the type selected is locked for subsequent reports. 
Cash Basis:  The method of reporting revenues and expenses when cash is actually received or paid out.  
Each recipient chooses their type of accounting basis (Cash or Accrual).  Once the choice is made on the first 
SF‐425, the type selected is locked for subsequent reports. 
Certification:  Online signature by the recipient's Financial Point of Contact (FPOC) when submitting an SF‐
425. 
Expenditure:  For financial reports prepared on a cash basis, expenditures are the sum of cash disburse‐
ments for direct charges for property and services, the amount of indirect expense charged, the value of 
third‐party in‐kind contributions applied, and the amount of cash advance payments and payments made to 
subrecipients. 
For financial reports prepared on an accrual basis, expenditures are the sum of cash disbursements for direct 
charges for property and services; the amount of indirect expense incurred; the value of in‐kind contribu‐
tions applied; and the net increase or decrease in the amounts owed by the recipient for (1) goods and other 
property received, (2) services performed by employees, contractors, subrecipients, and other payees, and 
(3) programs for which no current services or performance are required. 
Federal Financial Report (FFR):  The new standard financial reporting form, also known as the SF‐425.  Fi‐
nancial reports are submitted quarterly to provide OJP with up‐to‐date information on how grant funds are 
being utilized.  The first reporting period for which recipients are required to submit the SF‐425 is October 
2009 ‐ December 2009, due January 30, 2010. 
Financial Point of Contact (FPOC):  The individual within the recipient's organization authorized to submit 
financial reports for assigned awards. 
Financial Status Reports (FSR):  The GMS module used to submit and review federal financial reports 
(FFRs). 
Indirect Cost Rate:  Costs of an organization that are not readily assignable to a particular project, but are 
necessary to the operation of the organization and the performance of the project. 
Match:  The total amount of the recipient's share of the project costs.  The match may be either in‐kind or 
cash.  An in‐kind match includes the value of donated services.  A cash match includes actual cash spent by 
the recipient and must have a cost relationship to the Federal award that is being matched. 
Obligation:  A legal liability to pay under a grant, subgrant, and/or contract when determinable sums for 
services or goods are incurred during the grant period. 
I
NTRODUCTION
Library application component:VB.NET PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file
This guide give a series of demo code directly for converting MicroSoft Office Word, Excel and PowerPoint document to PDF file in VB.NET application.
www.rasteredge.com
Library application component:VB.NET PowerPoint: Complete PowerPoint Document Conversion in VB.
Converting PowerPoint document to PDF file can be quite simple provided that this VB.NET PowerPoint Converting SDK is correctly installed and utilized.
www.rasteredge.com
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
K
EY
T
ERMS
(C
ONT
.) 
Program Income:  Gross income earned by the recipient during the funding period as a direct result of the 
award.  Direct result is defined as a specific act or set of activities that are directly attributable to grant funds 
and which are directly related to the goals and objectives of the project.  Determinations of direct results will 
be made by the awarding agency for discretionary grants and by the State for block/formula subawards.  
Fines/penalties are not considered program income.  Program income may be used only for allowable pro‐
gram expenses. 
Programmatic Point of Contact (PPOC):  Primary person responsible for pre‐ and post‐award grant activi‐
ties. 
Project Period:  The period for which implementation of a project is authorized.  The project period may be 
equal to or longer than the budget period for an award, but can not be shorter than the budget period. 
Recipient Share:  The total amount of the recipient's share of the project costs.  Also referred to as a Match. 
SF‐269a:  OMB Standard Form 269A;  The form previously used to submit quarterly financial reports.  The 
SF‐269a is only available for reporting periods ending before October 1, 2009. 
SF‐425:  OMB Standard Form 425;  The new form used to submit quarterly financial reports.  The SF‐425 is 
only available for reporting periods ending after October 1, 2009.  The term SF‐425 is used interchangeably 
with FFR. 
Unliquidated Obligation:  Debt that has been incurred for the grant, but not yet paid out.  On a cash basis, 
obligations are incurred but not yet paid.  On an accrual basis, obligations are incurred, but the expenditures 
have not been recorded.  The final financial report should reflect a balance of zero for either accounting ba‐
sis. 
Library application component:C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
Word in C#.NET. Online C#.NET Tutorial for Converting PDF to Word (.doc/ .docx) Document with .NET XDoc.PDF Library in C#.NET Class.
www.rasteredge.com
Library application component:VB.NET PDF - Convert PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
Word, VB.NET Excel, VB.NET PowerPoint, VB.NET control as well as a powerful online PDF converter. file formats with high quality, support converting PDF to PNG
www.rasteredge.com
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
Fig. 1: GMS Main Page and Login Screen 
D
D
D 
 
 
CCC   
H
OW
T
O
. . .  
A
CCESS
 GMS 
1.  Go to https://grants.ojp.usdoj.gov
, the GMS Main Page (fig. 1, A). 
2.  Click the GMS Sign‐In button (B) at the bottom left of the screen.  The Applicant Sign In screen (C) will 
open. 
3.  Enter your GMS user ID and password.  Click the Sign In button (D). 
TIP:  For login assistance or a password reset, call the GMS helpdesk at (888) 549‐9901 (option 3). 
AAA   
BBB   
Library application component:C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
Turn multiple pages PDF into single jpg files respectively online. Support of converting from any single one PDF page and multiple pages.
www.rasteredge.com
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
F
INANCIAL
R
EPORTING
In order to monitor the status of funds awarded to a recipient, OJP and OVW require the submission of quar‐
terly financial reports.  Recipients are required to submit a Standard Form 425 (SF‐425) in the Financial 
Status Reports (FSR) module in GMS for each grant or cooperative agreement received.  The recipient must 
report summary information on expenditures, unliquidated obligations, recipient share (match), program 
income, and indirect expenses for each quarter of the project period. 
W
HAT
 
IS
 
THE
 F
EDERAL
 F
INANCIAL
 R
EPORT
The SF‐425 was approved by OMB on October 9, 2008.  It consolidated the following OMB standard forms:  
SF‐269, SF‐269a, SF‐272, and SF‐272A.  Note:  OJP and OVW previously used the SF‐269a form.  
K
EY
 C
HANGE
 
FROM
 
THE
 SF‐269
A
 
The SF 425 is very similar to the SF‐269a.  The key changes  to the form are listed below: 
• 
The SF‐425 quarterly report is now due 30 days after the end of the reporting quarter; and 
• 
The reporting period end date for a final SF‐425 is the end date of the project period. 
R
EPORTING
 
TIMEFRAMES
 
Recipients are required to submit an SF‐425 for each calendar quarter using the FSR module in GMS.  Quar‐
terly reports are required to be submitted no later than 30 days after the end of each reporting period (see 
the chart below).  Final reports are submitted no later than 90 days after the project period end date. 
 
 
 
 
 
Reporting Period 
Delinquent After 
January 1 ‐ March 31 
April 30 
April 1 ‐ June 30 
July 30 
July 1 ‐ September 30 
October 30 
October 1 ‐ December 31 
January 30 
P
URPOSE
AND
P
OLICY
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
A
DDRESSING
 
LATE
 
REPORTS
 
Failure by a recipient to submit the SF‐425 on time will result in an automatic freeze on funds, may affect 
future awards, will cause Grant Adjustment Notices (GANs) to be withheld, and may lead to the suspension 
and/or termination of the award. 
If delinquent, GMS will automatically generate and send an email notifying the recipient that their funds 
have been frozen.  Once the recipient submits the overdue financial report, GMS will immediately generate 
a GAN to release funds and permit drawdown through PAPRS.  PAPRS is the system used by recipients to 
request payment of grant funds. 
S
UBMITTING
 
AN
 SF‐269
A
 
VERSUS
 
AN
 SF‐425 
Beginning with the reporting period October 1 ‐ December 31, 2009, financial reports for all OJP and OVW 
grant and cooperative agreement recipients must be submitted on the new SF‐425 using the FSR module in 
GMS.  The first report using the SF‐425 is due January 30, 2010. 
Financial Points of Contact (FPOCs) will only submit an SF‐269a for 
• 
The July 1 ‐ September 30, 2009 reporting period due November 15, 2009; 
• 
All reporting periods ending prior to October 1, 2009; and 
• 
Any reporting period prior to October 1, 2009 that is overdue or needs modification. 
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
A
CCESSING
THE
SF-425 
To create and submit an SF‐425, or to view previously submitted SF‐425 reports, users must access the FSR 
module of GMS. 
H
OW
T
O
. . .  
A
CCESS
 
THE
 SF‐425 
1.  Log in to GMS.  The GMS Home page (fig. 2) will open. 
2.  Click on the Financial Status Reports link (A) on the sidebar. 
3.  The Financial Status Reports Home 
page (fig. 3) will open with a summary 
list of awards.  A link to the SF‐425s for 
each award can be found in the Action 
column (B). 
4.  Click on the Financial Status Report 
link (C). 
Fig. 2:  GMS System Home Page 
Fig. 3:  Financial Status Reports Home Page 
BBB   
CCC   
A
A
A 
 
 
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
Fig. 4:  Financial Status Reports Handbook Page 
5.  The Financial Status Reports Handbook (fig. 4) will open and display a list of financial reports for the 
award (D). 
Note:  Different buttons will appear in the Action column of a given report number.  A Create button will ap‐
pear for a report that has not been created, or has been created, but not yet submitted.  An Update button 
will appear for the last financial report submitted.  The Update button will be active until the due date of the 
next financial report, or until the next financial report is submitted, whichever comes first.  Recipients may 
edit the SF‐425 by clicking the Update button.  A View button will appear for reports submitted in prior re‐
porting periods. 
5.  Click the Create button (E) for the appropriate reporting period.  The SF‐425 form will open. 
DDD   
E
EE
 
  
XX-XX-0000 
Documents you may be interested
Documents you may be interested