GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
C
OMPLETING
THE
SF-425 
C
OMPLETING
THE
SF-425 
Below are some tips for completing and successfully submitting the SF‐425. 
• 
Plan appropriately to meet any match or cost sharing by the end of the award period, if required 
by the terms of the grant. 
• 
Report all program income in the final report. 
• 
Review the SF‐425 to be certain it reflects current and complete information. 
• 
Submit the SF‐425 on time to avoid the freezing of award funds. 
• 
Keep all supporting documentation. 
TIP:  A question mark icon that links to contextual help appears in several sections of the SF‐425.  
Clicking the icon opens a pop‐up window with instructions relevant to the associated section. 
TIP:  A red asterisk indicates a required field.  The SF‐425 cannot be submitted if these fields are left 
blank.  A zero may be entered in a required field. 
T
HE
 SF‐425: L
INES
 1 
THROUGH
 9 
The top portion of the SF‐425 (p. 10, fig. 5) consists of general award information. 
• 
Line 1 :  GMS displays the awarding agency to which the recipient submits financial reports.† 
• 
Line 2:  GMS displays the award number, or grant ID, assigned by the awarding office.† 
• 
Line 3:  GMS displays the name and address of the recipient organization.† 
• 
Lines 4‐a and 4‐b:  GMS displays the recipient's DUNS and EIN numbers.† 
• 
Line 5:  Enter an internal account or identifying number, if applicable. 
• 
Line 6:  Click the radio button to answer either yes or no.  If the answer is yes, additional fields will 
be required for final reports. 
• 
Line 7:  If the financial report is being completed for the first time, click the radio button to indi‐
cate either cash or accrual (see Key Terms, p. 2).  If the financial report is a subsequent report, 
the radio buttons will not be active.  In order to change the basis of accounting after the first re‐
port, contact OCFO Customer Service for assistance by phone at 1‐800‐458‐0786 (option 2), or by 
email at ask.ocfo@usdoj.gov
• 
Line 8:  GMS displays the project period start and end dates.† 
• 
Line 9:  GMS displays the reporting period end date. 
†  Review the information displayed on lines 1 through 4 and on line 8 to ensure accuracy.  If any discrepan‐
cies are noted, recipients must complete the appropriate GAN within the GMS GAN module in order to 
change the data displayed. 
How to convert pdf slides to powerpoint - SDK Library service:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
How to convert pdf slides to powerpoint - SDK Library service:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
10 
T
HE
 SF‐425: L
INES
 10‐
A
 
THROUGH
 10‐
O
 
The center portion of the SF‐425 (p. 11, fig. 6) is used to report financial information. 
Federal Cash 
OJP and OVW do not require the recipient to complete 10‐a through 10‐c. These fields are not active. 
Federal Expenditures and Unobligated Balance 
• 
Line 10‐d:  GMS displays the award amount. 
• 
Line 10‐e:  Enter the amount of the federal fund expenditures for the reporting period.  GMS will 
calculate the previously reported and cumulative amounts. 
For reports prepared on a cash basis, expenditures are the sum of cash disbursements for direct 
charges for property and services; the amount of indirect expenses charged; the value of third‐
party in‐kind contributions applied; and the amount of cash advance payments and payments 
made to subrecipients. 
For reports prepared on an accrual basis, expenditures are the sum of cash disbursements for di‐
rect charges for property and services; the amount of indirect expenses incurred; the value of in‐
kind contributions applied; and the net increase or decrease in the amounts owed by the recipient 
for (1) goods and other property received; (2) services performed by employees, contractors, 
subrecipients, and other payees; and (3) programs for which no current services or performance 
are required. 
Fig. 5:  SF‐425 Lines 1 through 9 
000000000 
00-0000000 
2009-XX-XX-0000 
SDK Library service:C# PowerPoint - How to Process PowerPoint
slides sorting library can help you a lot. Extract Slides from PowerPoint in C#.NET. Use C# sample code to extract single or several
www.rasteredge.com
SDK Library service:VB.NET PowerPoint: Read, Edit and Process PPTX File
split PowerPoint file, change the order of PPTX sildes and extract one or more slides from PowerPoint How to convert PowerPoint to PDF, render PowerPoint to
www.rasteredge.com
11 
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
• 
Line 10‐f:  Enter the cumulative amount of the federal share of unliquidated obligations. 
On a cash basis, unliquidated obligations are incurred, but not yet paid.  On an accrual basis, the 
obligations are incurred, but the expenditures have not yet been recorded.  Those obligations in‐
clude direct and indirect expenses incurred but not yet paid or charged to the award, including 
amounts due to subrecipients and contractors.  On the final report, this line should be zero. 
Do not include any amount in line 10‐f that has been reported in line 10‐e.  Include the unliqui‐
dated obligations that will be expensed by the end of the next quarter.  Do not include any 
amount on line 10‐f for a future commitment of funds (such as a long‐term contract) for which an 
obligation or expense will not be incurred by the end of the next quarter. 
• 
Line 10‐g:  GMS calculates this field by adding lines 10‐e and 10‐f. 
• 
Line 10‐h:  GMS calculates this field by subtracting line 10‐g from line 10‐d. 
Recipient Share 
• 
Line 10‐i:  For a formula award where no match is required, enter zero.  If the formula award re‐
quires a match, enter the total required recipient share for the grant period specified on line 10‐i.  
Formula award match requirements are outlined in the solicitation and the approved budget.  
The required recipient share should include all matching and cost sharing provided by recipients 
and third‐party providers to meet the level required by the program.  This amount should not in‐
clude cost sharing and match amounts in excess of the amount required by the program (for ex‐
ample, cost overruns for which the recipient incurs additional expenses and, therefore, contrib‐
utes a greater level of cost sharing or match than the level required by the program). 
Fig. 6:  SF‐425 Lines 10‐a through 10‐o 
SDK Library service:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
add image to slide, extract slides and merge library SDK, this VB.NET PowerPoint processing control powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
SDK Library service:VB.NET PowerPoint: Sort and Reorder PowerPoint Slides by Using VB.
clip art or screenshot to PowerPoint document slide large amount of robust PPT slides/pages editing powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
12 
For a discretionary award requiring a match, GMS displays the match amount on the recipient's 
most recent Financial Clearance Memorandum (FCM) or the most recent budget modification 
GAN. 
If this is a final report for a formula or discretionary award, depending on the program require‐
ments, the final match amount may be a percentage of the total project costs (10‐g plus 10‐j) or 
the federal award amount, or as approved per the FCM issued by OFCO. 
Line 10‐j:  Enter the recipient share of expenditures for this period in the This Period column.  En‐
ter the recipient share of actual cash disbursements or outlays, (less any rebates, refunds, or 
other credits), including payments to subrecipients and contractors.  This amount may include 
the value of allowable, third party, in‐kind contributions and recipient share of program income 
used to finance the non‐Federal share of the project or program.  GMS will calculate the previ‐
ously reported amount from the prior reports submitted.  GMS will calculate the Cumulative col‐
umn by adding the Previous Reported amount to the This Period amount. 
Note:  Line 10‐j should match 10‐i.  In certain circumstances, 10‐j can be greater than 10‐i. 
• 
Line 10‐k:  GMS calculates this field by subtracting line 10‐j from line 10‐i. 
Program Income 
• 
Line 10‐l:  Enter the amount of federal program income earned this period.  Do not report any 
program income that is being allocated as part of the recipient's cost sharing amount included in 
line 10‐j. 
• 
Line 10‐m:  OJP and OVW do not require the recipient to complete this field.  This is not an active 
field. 
• 
Line 10‐n:  Enter the amount of program income that was added to funds committed to the total 
project costs and expended to further eligible project or program activities for this period. 
If this is a final report, this field is required.  A zero may be entered. 
• 
Line 10‐o:  GMS calculates this field by subtracting line 10‐n from line 10‐l. 
Note:  If the report to be submitted is the final SF‐425, the Program Income section must be com‐
pleted. 
SDK Library service:VB.NET PowerPoint: Use PowerPoint SDK to Create, Load and Save PPT
Besides, users also can get the precise PowerPoint slides count as soon as the PowerPoint document has been loaded by using the page number getting method.
www.rasteredge.com
SDK Library service:VB.NET PowerPoint: Extract & Collect PPT Slide(s) Using VB Sample
want to combine these extracted slides into a please read this VB.NET PowerPoint slide processing powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
13 
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
Fig. 7:  SF‐425 Lines 11‐a through 11‐g 
T
HE
 SF‐425: L
INES
 11‐
A
 
THROUGH
 11‐
G
 
Lines 11‐a through 11‐g (fig. 7) are used to report Indirect Expenses.  Recipients should refer to the ap‐
proved budget in the application, and the approved indirect cost rate from the federal cognizant agency for 
the information to be entered on lines 11‐a and 11‐b.  If no indirect cost rate is being charged to the grant, 
select Not Applicable from the dropdown menu for column 11‐a. 
Indirect Expenses 
• 
Line 11‐a:  Select the applicable indirect expense rate from the dropdown menu.  Note:  If Not Ap‐
plicable is selected, proceed to line 12. 
• 
Line 11‐b:  Enter the indirect cost rate in effect during the reporting period. 
• 
Line 11‐c:  Enter the beginning and ending effective dates for the rate. 
• 
Line 11‐d:  Enter the amount of the base against which the rate was applied during the reporting 
period. 
• 
Line 11‐e:  GMS calculates this field by multiplying lines 11‐b and 11‐d.  The total is the amount of 
indirect costs charged during the time period specified. 
• 
Line 11‐f:  Enter the dollar amount of the federal share.  For each indirect expense rate, the fed‐
eral share cannot exceed the amount charged. 
• 
Line 11‐g:  GMS calculates the total of the Amount Charged column and the Federal Share col‐
umn. 
SDK Library service:VB.NET PowerPoint: Merge and Split PowerPoint Document(s) with PPT
of the split PPT document will contain slides/pages 1-4 code in VB.NET to finish PowerPoint document splitting If you want to see more PDF processing functions
www.rasteredge.com
SDK Library service:VB.NET PowerPoint: Complete PowerPoint Document Conversion in VB.
It contains PowerPoint documentation features and all PPT slides. Control to render and convert target PowerPoint or document formats, such as PDF, BMP, TIFF
www.rasteredge.com
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
14 
T
HE
 SF‐425:  L
INE
 12 
THROUGH
 
THE
 A
UDIT
 T
RAIL
 
The bottom portion of the SF‐425 (p.15, fig. 8) provides an area for recipient remarks, displays the FPOC's 
information, and the certification to which they attest when submitting the SF‐425.  Additional features in‐
clude attachments, action buttons, and the audit trail associated with the current SF‐425. 
• 
Line 12:  Enter remarks deemed necessary to further explain the financial information provided in 
the report.  Recipients may also attach supporting documentation in the Attachments section.  
This field is generally optional, but may be required by the awarding agency. 
• 
Line 13:  GMS displays the certification made by the FPOC at the time the SF‐425 is submitted.  
By clicking the submit button, the FPOC certifies that the report submitted to OJP is true, com‐
plete, and accurate, and that the FPOC understands that any false, fictitious, or fraudulent infor‐
mation may subject the FPOC to criminal, civil, or administrative penalties. 
The FPOC's name and contact information is listed in this section.  The information should be re‐
viewed for accuracy.  If corrections are necessary, the FPOC should make the changes on their 
profile. 
• 
GMS will populate the Date Report Last Submitted once the FPOC submits the SF‐425. 
• 
Line 14:  GMS displays the OJP vendor number. 
• 
Attachments:  Upload any documentation that supplements the information provided on the SF‐
425.  This is an optional field. 
• 
Audit Trail:  Lists all actions taken by any user that logs in to GMS and accesses the SF‐425. 
• 
Actions:  Click on an action button described below. 
• 
Save:  Click to save the information entered on the SF‐425 as a draft without submitting the 
report. 
• 
Submit:  Click to submit the completed SF‐425 to OJP or OVW. 
• 
Cancel:  Click to cancel.  No information will be saved if this button is clicked. 
SDK Library service:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
Using this VB.NET PowerPoint to PDF converting demo code below, you can easily convert all slides of source PowerPoint document into a multi-page PDF file.
www.rasteredge.com
SDK Library service:VB.NET PowerPoint: Add Image to PowerPoint Document Slide/Page
insert or delete any certain PowerPoint slide without methods to reorder current PPT slides in both powerful & profession imaging controls, PDF document, tiff
www.rasteredge.com
15 
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
Fig. 8:  SF‐425 Lines 12 through the Audit Trail 
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
16 
S
UBMITTING
AN
SF-425 
H
OW
T
O
. . .  
S
UBMIT
 
AN
 SF‐425 
1.  When all information has been entered on the SF‐425, click the Submit button (fig. 9, A ). 
2.  A system message (fig. 10, B) will confirm that the report was successfully submitted. 
3.  The report's status will now be displayed as Submitted (fig. 11, C) in the summary list. 
Fig. 9:  Attachment Section of the SF‐425 
A
A
A 
 
 
B
BB
 
  
C
CC
 
  
Fig. 10:  System Message Confirming SF‐425 Submitted 
Fig. 11:  Financial Report Summary List 
17 
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
OJP R
EVIEW
OF
F
INANCIAL
R
EPORTS
The assigned federal grant manager and the Office of the Chief Financial Officer (OCFO) will review financial 
reports when submitted, or as part of regular monitoring activities.  If issues or errors are identified during 
the review process, either the grant manager or OCFO representative may contact the recipient directly and 
request that changes be made to the submitted SF‐425.  In some cases, OCFO may edit the report them‐
selves.  If OCFO completes edits to report, GMS will send an email to the FPOC notifying them that the sub‐
mitted SF‐425 has been modified.  The change will appear in the audit trail of the report. 
Because the information submitted in the final SF‐425 directly impacts the final financial reconciliation and 
closeout process, OCFO can return the final SF‐425 to the recipient through GMS (referred to as a change 
request) and request modifications, clarification, and/or additional documentation. 
When the final SF‐425 is change requested, the FPOC will receive a notification from GMS.  The report's 
status will be displayed as Change Requested (fig. 12, A ) on the Financial Status Reports list. 
H
OW
T
O
. . .  
R
ESUBMIT
 
A
 C
HANGE
 R
EQUESTED
 SF‐425 
1.  From the Financial Status Reports Handbook page (fig. 12), click the Update button (B) to access the 
change requested SF‐425.  Edit the report as requested. 
2.  When all edits are complete, click the Submit button (p. 16, fig. 9, A). 
3.  A system message (p. 16, fig. 11, B) will confirm that the report was successfully submitted.  The re‐
port's status will now be displayed as Submitted in the summary list (p. 16, fig. 11, C). 
Fig. 12:  Financial Status Reports Handbook 
BBB   
AAA   
GMS ‐ Federal Financial Report (SF‐425) 
18 
There are two methods for printing a copy of the SF‐425: 
• 
Using a web browser's print function, or 
• 
Using Adobe Acrobat's print function. 
Prior to submitting the SF‐425, use the print feature within the web browser to print a draft of the report.  
Once the SF‐425 has been submitted, use the Previously Submitted Reports link on the FSR Details page 
to access and print a PDF version of the report. 
Fig. 13:  The Financial Status Reports Handbook 
H
OW
T
O
. . .  
P
RINT
 
A
 D
RAFT
 SF‐425 U
SING
 
THE
 W
EB
 B
ROWSER
'
S
 P
RINT
 F
UNCTION
 
1.  Navigate to the Financial Status Reports Handbook (fig. 13).  Note:  Review pages 6 ‐ 7 for instructions 
on how to access a financial report. 
2.  Click the Action button (A) associated with the financial report to be printed.  The draft report will be dis‐
played on the FSR Details page (page 19 fig. 14, B). 
3.  From the dropdown menu of commands at the top of the browser, select File > Print (p. 19, fig. 15, D). 
4.  The printed report will look like the online SF‐425 form as it appears on pages 9 ‐ 15 of this guide. 
P
RINTING
AN
SF-425 
AAA   
2009-XX-XX-0000 
Documents you may be interested
Documents you may be interested