Using CaseMap
151
© 2015 LexisNexis. All rights reserved.
Use caution when deleting short names. If you delete a short name from a field,
CaseMap immediately deletes it from all spreadsheets and displays "deleted object"
where it previously appeared. Any links associated with a deleted short name are lost.
To restore your links, you need to recreate the object's short name and reset all links
manually by using Edit > Find and Edit > Replace on every spreadsheet where the
deleted object might have been added. You could also restore the case from the
previous day's backup file, which means you may risk losing some case updates applied
since the backup occurred.
For more information, see the Changing short names
help topic.
Use the Short Name Checklist to save planning time 
Reference the Short Names Checklist to ensure that you are minimizing any possible data
impacts that could be related to short name linking.
Checklist: Short Names
Task
Developing a Case of Characters
Have you developed a Cast of Characters for all objects, primarily people, and
organizations?
Naming Conventions
Do you have file naming conventions in place for all electronic and digital file types?
Do you have document naming conventions in place? Have you determined how
emails, documents, letters, proceedings, and other documentation materials will be
named with a short name?
Have you determined how to manage documents with Bates numbering applied?
Will you use Bates numbers as short names for these documents?
Have you noted any people that have identical names or where the short names
become identical? Did you find a way to differentiate between them using numbers,
using full first names following a last name, or the last four digits of a SSN, etc.?
Have you located any duplicate people entries? Were you able to merge them
keeping any data linking in tact?
* See the Merging short names
help topic for details.
Did you locate any short names that might spell a common word, like “to” or
“the”? 
* Short names that are also common words will be overlooked in a search. We
recommend that you manually modify the short name entries to avoid this.
Have you determined whether a short name should be created for a group of
people, as opposed to one individual?
How to add pdf to powerpoint - C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
chart from pdf to powerpoint; how to convert pdf to powerpoint
How to add pdf to powerpoint - VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
adding pdf to powerpoint slide; pdf to powerpoint slide
CaseMap
152
© 2015 LexisNexis. All rights reserved.
Checklist: Short Names
Task
* This is useful to identify a group or organization involved in a matter, when
individuals’ names are less of an issue.
After you bulk import a set documents into a case, did you remember to run the
Short Name Assistant utility?
* We recommend you run this utility after every bulk import of documents to
ensure that any unlinked objects are identified and can be repaired. See the Using
the Short name Assistant section for details.
Educating Case Users
Do case users understand the importance of and how to use short names when
working in a case? Or is this task restricted to certain staff?
Have you determined any guidelines for how case staff will enter new short names
on the fly during case analysis?
Did you give case staff a short names reference listing?
* See the Hiding Documents when Printing section for details.
If you have a new short name entry (person or organization) once case analysis
has started, do you have process in place for notifying case staff?
'
Related Topics
Using the Link Assistant
Changing short names
Changing short name display
Merging short names
Using the Short Name Assistant
Using the Link Assistant
If you've forgotten the spelling of a short name, the Link Assistant tool contains a listing of all
previously associated short names and allows you to select from the entries. As you type
information, the Link Assistant automatically tries to identify any associated short names for
you by displaying possible spelling matches in a pop-up window for you to select or accept. The
Link Assistant is accessible from all description fields, which are identifiable by the chain link
icon.
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
C#.NET PDF SDK - Add Image to PDF Page in C#.NET. How to Insert & Add Image, Picture or Logo on PDF Page Using C#.NET. Add Image to PDF Page Using C#.NET.
convert pdf to ppt; how to change pdf to powerpoint format
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
VB.NET PDF - Add Image to PDF Page in VB.NET. Guide VB.NET Programmers How to Add Images in PDF Document Using XDoc.PDF SDK for VB.NET.
how to convert pdf to ppt using; pdf picture to powerpoint
Using CaseMap
153
© 2015 LexisNexis. All rights reserved.
To use the Link Assistant tool
1. Click in the cell of a description field.
2. Start typing what you think the short name might be.
3. When the Link Assistant offers a suggestion as you type, press Enter to accept the entry
and simply continue typing information.
The Link Assistant selects and displays short names based on possible matches for
letters you have started to type.
4. If you don't know the short name at all, right-click in the cell's white space and click the
appropriate short name entry from the Link Assistant listing.
To open the Link Assistant, you can also press CTRL + SPACEBAR.
To set Link Assistant options
If the Link Assistant is launching either too quickly or not fast enough, you can adjust the
sensitivity settings by selecting how many characters are typed before the pop-up window
displays. Link Assistant settings apply to all cases accessed in CaseMap.
To modify Link Assistant settings, click Options on the Tools menu. On the General tab under
Link Assistant, click on the Sensitivity setting preferred.
You can also disable the Link Assistant tool here by clearing the Auto-Popup check boxes for
both objects and issues.
Related Topics
About short names
Changing short names
Using the Short Name Assistant
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
VB: Add Password to PDF with Permission Settings Applied. This VB.NET example shows how to add PDF file password with access permission setting.
export pdf to powerpoint; pdf into powerpoint
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
C# Sample Code: Add Password to PDF with Permission Settings Applied in C#.NET. This example shows how to add PDF file password with access permission setting.
convert pdf back to powerpoint; adding pdf to powerpoint
CaseMap
154
© 2015 LexisNexis. All rights reserved.
Changing short names
Using CaseMap's default short name ensures consistency and reduces confusion for identifying
short names. There are times when changing a short name is necessary, such as when it
conflicts with a common word or there is another valid reason.
If you need to change a short name for one that is more recognizable, you can do so at any
time. Changing a short name does not impact existing links made with the current or previous
short name entry. Once these links are set, CaseMap maintains them for you.
Valid reasons to change short names include:
Avoiding use of a short name that is also a common word
Avoiding confusion when several people have the last same name and first initial
Using a recognized nickname or moniker for a crucial object, as opposed to the default
option
Adding a shorter name that requires less key strokes for data entry
Once you change a short name, the new entry is immediately visible to all users in the
case and must be understood and accepted as the new short name. Ensure that all case
users are notified of the upcoming change beforehand to reduce any confusion.
To review examples of changing short names
Example: Sarah Day = DayS
This short name is not acceptable because CaseMap reads the entry as "days" and ignores
it during a search. In this instance, you will want to change the short name to "DaySa" or
something similar.
Example: OJ
Full Name: Orenthal James Simpson
Default Short Name: SimpsonO
Modified Short Name: OJ
Using Simpson's moniker of OJ is both commonly identifiable and reduces five key strokes
during data entry.
To review tips for changing short names
If you have a class action law suit with 50 people named John Smith, the best way to
differentiate them is to add the last four digits of their social security numbers to the
short name. If there's only a few people with the same name, using state abbreviations
may be enough (if there are no state conflicts).
If a case involves several family members with the same name or initials, we suggest you
use first names to identify them: SmithBarb, SmithBob, SmithBridg.
C# PDF Sticky Note Library: add, delete, update PDF note in C#.net
C#.NET PDF SDK - Add Sticky Note to PDF Page in C#.NET. Able to add notes to PDF using C# source code in Visual Studio .NET framework.
pdf to powerpoint converter online; pdf to ppt converter
C# WinForms Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit
allowed to load and view PowerPoint without Microsoft Office software installed, create PDF file, Tiff image and HTML file from PowerPoint, add annotations to
convert pdf pages into powerpoint slides; convert pdf to editable ppt online
Using CaseMap
155
© 2015 LexisNexis. All rights reserved.
If a crucial object has a recognized nickname, use it as the object's short name based on
the 80-20 rule that 20 percent of the witnesses, documents, and other objects in a case
will generate 80 percent of the facts and questions.
To change a short name
1. In the Case Shortcuts pane, click the spreadsheet icon for the spreadsheet you want to
use (like Persons).
2. Click in the cell for the short name entry you want to change.
3. In the Short Name field, highlight the short name entry and press Delete.
4. In the Short Name field, type the new short name and then click out of the cell.
The new short name is now changed in every instance where the former short name
displayed in the case.
Related Topics
About short names
Using the Link Assistant
Changing short name display
Merging short names
Changing short name display
CaseMap always displays short names in description fields as underlined with blue dashes.
Object short names display in a description fields (by default) when editing content, then
CaseMap reverts to full name display when you exit the cell.
You can modify the short name display settings to your personal view. These settings do not
affect other user views. Changing object display options affects the display of short names in
description fields in spreadsheet views, list dialog boxes, and detail dialog boxes.
To change short name display
1. On the View menu, click Object Display Options.
2. On the submenu, click Underline Objects to add/remove the blue underline from object
display in description fields.
By default, objects are underlined with blue dashes.
3. Click Show Full Name to turn off/on whether an object full name displays in description
fields when you exit the cell.
By default, object full names display in description fields unless you click in the cell, then
C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit PowerPoint
load and view PowerPoint without Microsoft Office software installed, convert PowerPoint to PDF file, Tiff image and HTML file, as well as add annotations in
convert pdf to powerpoint presentation; pdf to ppt converter online for large
RasterEdge XDoc.PowerPoint for .NET - SDK for PowerPoint Document
Convert. Convert PowerPoint to PDF. Extract, copy and paste PowerPoint Pages. Annotation & Thumbnail. Add and burn annotation to PowerPoint.
add pdf to powerpoint; pdf to powerpoint converter
CaseMap
156
© 2015 LexisNexis. All rights reserved.
short names display.
Related Topics
About short names
Changing short names
Merging short names
If two objects with similar short names are entered into the case and are actually the same
object, you need to merge them together to reduce linking and sorting consistencies in the
case. Using the Object Link Merger tool, you select one object to keep and one to delete, and
the utility transfers the links for you.
The Object Link Merger only transfers objects links; it does not transfer any other data
between records. If you need to retain data from other record cells for the object
identified for deletion (especially for document records), then copy/paste that data to the
object you are keeping before using the utility.
Use caution when deleting short names. If you delete a short name from a field, CaseMap
immediately deletes it from all spreadsheets and displays "deleted object" where it
previously appeared. Any links associated with a deleted short name are lost. To restore
your links, you need to recreate the object's short name and reset all links manually by
using Edit > Find and Edit > Replace on every spreadsheet where the deleted object
might have been added. You could also restore the case from the previous day's backup
file, which means you may risk losing some case updates applied since the backup
occurred.
To merge short names
1. Open the object spreadsheet where you need to merge short names.
2. On the Tools menu, click Case Tools and then click Object Link Merger.
3. In the Object Link Merger dialog box, click Next.
4. In the Field list, click Short Name.
5. In the Search field, type the first short name entry and then click Next.
Using CaseMap
157
© 2015 LexisNexis. All rights reserved.
6. In the Search field, type the second short name entry and then click Next.
7. Select the object short name you want to delete and then click Next.
8. Review and confirm your choices.
If you need to review the object record, click Detail to display the Object Detail dialog
box for that record.
9. Click Finish to initiate the link merger process.
10.In the message box to perform another object link merger, click No.
The short name entry you selected to delete no longer displays in the case. Notice that
all # Fields now display a higher number of links for the record you retained in the case.
Related Topics
About short names
Changing short names
Using the Short Name Assistant
Using the Short Name Assistant
After you bulk import a set of documents, you may want to run the Short Name Assistant utility
as a standard practice. The Short Name Assistant utility identifies any unlinked objects
mentioned in description fields for the imported documents and sets links for them to any other
applicable case elements.
To run this utility, click Case Tools on the Tools menu, and then click Short Name Assistant.
CaseMap
158
© 2015 LexisNexis. All rights reserved.
The Short Name Assistant does not link names imported as full names. Full names need to
be replaced with short names in the source file before the import or in all spreadsheet
description fields before running the Link Assistant.
Related Topics
About short names
Changing short names
Merging short names
Entering Objects
About objects
CaseMap's Objects spreadsheets are where you organize your lists of "nouns" or Cast of
Characters regarding the case, including persons, places, events, documents, evidence,
proceedings, and pleadings. When you read "object" in CaseMap, think of all the people,
organizations, documents, and other things that have a role to play in the case.
The All Objects spreadsheet contains a grouping of persons, organizations, documents, and
other object lists. The fields in this spreadsheet are common to all object types.
By using the All Shortcuts pane, you can further drill down into sub-level spreadsheets to view
only the Persons listing or all Pleadings entered in the case. Fields are specific to individual
object spreadsheets. For example, you will find a Phone Numbers field on the Persons
spreadsheet and a Bates - Begin and Bates - End field on the Documents spreadsheet.
Using CaseMap
159
© 2015 LexisNexis. All rights reserved.
Objects Spreadsheets Overview
All objects have both a full name and a short name.
Most sub-level object spreadsheet data is included in the master All Objects spreadsheet,
specifically common fields. 
* Additional sub-level spreadsheet fields that are not in the All Objects spreadsheet view are
accessible by selecting the record and then clicking on the Record Detail button 
.
When you enter data or update a description field, only object short names appear or are
recognized. Full names disappear, even if this option is selected. Full names reappear as
soon as you leave the cell.
Create a Cast of Characters first
We recommend that you enter a basic Cast of Characters into CaseMap at the beginning of
each case to determine short name conventions and identify any names that might need
short name modifications. Having object short names known before data entry and import
speeds the data entry process and helps eliminate rework of duplicate entries and/or linking
issues later.
Once the Cast of Characters is complete, we recommend that you manually enter the
CaseMap
160
© 2015 LexisNexis. All rights reserved.
objects in the All Objects spreadsheet or sub-level spreadsheets to create and modify the
short names. When case information is sent to CaseMap or imported later, all objects are
then immediately recognized with automatic linking to case elements set in place —
removing the need to manually link and connect it later.
Create generic short names for terms or groups
If you have a case where multiple people only need to be identified by a job or class, you
may want to use a generic term as the short name instead of entering 150 or 150,000
people into the case.
Example: Terminal Operator
An organization may have 500 terminal operators in a class action lawsuit. By using
"Terminal Operator" as the short name, you are simplifying data entry and streamlining
searching and sorting options.
Example: Bloods or DEA
You may consider consolidating groups of two or more people into one name that best
identifies the actual party. Members of a street gang or employees or members of an
organization or department might better be identified in a group short name than
individually.
Review tips for using object spreadsheets
Use object spreadsheets to produce document indexes, exhibit lists, witness lists, and a
Cast of Characters report.
Reference the following list for of examples for using some of the sub-level object
spreadsheets.
Tips for using object spreadsheets
Spreadsheet
Use
Other Physical
Evidence
Can be used as a catch-all for extra information.
Events
Best used to aggregate a subset of facts based on one event; a
primary contributing factor to a main fact.
For example, setting "The Company Picnic" as an event allows you to
reference it in a number of facts and search for the set of facts
connected to this event — all which may be critical the case.
Places
Can more than just a physical address. A place can be an alley, a
conference room, elevator, plot of land, etc.
Other Discovery
Track interview notes, request for productions, etc.
Demonstrative
Evidence
Link and track charts, slide presentations, videos, photographs, and
other files supporting the case.
Documents you may be interested
Documents you may be interested