Using EndNote X6 
to Manage Bibliographies 
A Guide to EndNote 
by 
Information Services Staff 
of 
UTS Library 
University of Technology, Sydney 
University Library 
(May 2013 version) 
Convert pdf to powerpoint with - Library software class:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Convert pdf to powerpoint with - Library software class:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
UTS Library May 2013 
y 2013 
Table of Contents 
Section 
Page 
1.   What is EndNote? 
2.   Getting started with an EndNote Reference Library 
2.1 Reference libraries 
2.2 Creating and Opening a reference library 
2.3 Adding references manually to your reference library 
2.4 Creating a backup copy of your reference library 
3.   Managing the references in your Reference Library 
3.1 Editing references 
3.2 Creating Groups of references within your reference library 
3.3 Searching your reference library 
3.4 Removing duplicate references 
3.5 Merging several EndNote libraries together 
4.   EndNote and Attachments (such as the Full text of references) 
4.1 Attaching saved files (pdf and other formats) to references 
4.2 Using SFX to find and attach pdf files to your references 
4.3 Importing pdf files directly into your EndNote library 
5.   Reference Styles 
5.1 Reference styles at UTS 
5.2 Adding more reference styles 
5.3 Customising a reference style 
6.   Saving references from UTS Library Catalogue and Journal Databases 
11 
6.1 Connection files & Online searching 
6.2 Direct export from some journal databases into EndNote 
7.   Transferring references into your Document and creating a Bibliography 
14 
7.1 Inserting in-text citations 
7.2 Creating a bibliography and changing reference style 
7.3 Adding page numbers to in-text citations 
7.4 Other changes to in-text citations 
7.5 Unformatting a document and Merging Word documents 
7.6 Removing Field Codes 
7.7 Making a stand-alone bibliography in Word from part or all of your library 
7.8 Creating a Subject Bibliography 
8.   Inserting Figures with Captions into your Document 
18 
8.1Attaching a Figure to a reference in your EndNote library 
8.2 Inserting (and referring to) a Figure in your document 
8.3 Changing the Figure attached to an EndNote reference 
9.   EndNote Web 
20 
10. Editing EndNote Preferences 
21 
Library software class:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Then just wait until the conversion from Powerpoint to PDF is complete and download the file.
www.rasteredge.com
Library software class:C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
C# PDF - Convert PDF to JPEG in C#.NET. C#.NET PDF to JPEG Converting & Conversion Control. Convert PDF to JPEG Using C#.NET. Add necessary references:
www.rasteredge.com
UTS Library May 2013 
y 2013 
1.  What is EndNote?
EndNote is a software program that stores and organises your references. References can be 
transferred from EndNote into a Word document, automatically generating in-text citations and an 
end-of-paper bibliography, all correctly formatted in your choice of referencing style. 
The version of EndNote covered by this Guide is EndNote X6. 
The versions of Word covered are 2010/2007 (Windows) and 2011/2008/2004 (Mac). 
UTS Library’s EndNote web pages can be reached from the Library Home Page via the 
Referencing link in the Quick Links section on the right. 
EndNote is available at no cost to UTS staff and students, but it must be downloaded  and 
installed onto your computer from the Library web pages (UTS login required). 
2. 
Getting started with an EndNote Reference Library 
2.1  Reference libraries 
References (ie citations) are stored in an EndNote Reference Library. You can create more than 
one library, but it’s usually best to store all your references in a single library , even if they are 
being used for several unrelated projects (you can use Groups to organise them: see Section 3.2). 
2.2  Creating and Opening a reference library 
Once you install EndNote, you may be asked about EndNote Web (just ignore at this stage: this is 
covered in Section 9 below) and then you’ll be asked if you want to create a new reference library 
or use an existing one. To create a new library, select that option, give the library a name, select a 
location (which should be a USB or portable hard drive if you want to use it on more than one 
computer; although see Section 9 for how to use EndNote Web to sync libraries on different 
computers), and click on Save. You can also create a new library in EndNote by clicking on File
New. Now whenever you use EndNote it will automatically open the library you used most 
recently. To open a different library, click on File, Open. 
In EndNote X6, libraries have more “panels” than in earlier versions so they look rather different, 
especially on a Mac. You can change the way the panels are displayed by using the Layout drop-
down (Windows) or the Layout icons (Mac) in the bottom right corner of the library (see Figures 
1a & 1b on next page). The figures show “bottom split” layout (Windows) and “right split” (Mac). 
Library software class:VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.
Convert PDF to Image; Convert Word to PDF; Convert Excel to PDF; Convert PowerPoint to PDF; Convert Image to PDF; Convert Jpeg to PDF;
www.rasteredge.com
Library software class:VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
Convert PDF to HTML. |. Home ›› XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: PDF to HTML. Convert PDF to HTML in VB.NET Demo Code. Add necessary references:
www.rasteredge.com
UTS Library May 2013 
y 2013 
Style window 
ndow 
showing selected style 
Figure 1a: EndNote reference library (Windows) 
s) 
(see also figure 4) 
Open attachment 
icon (yellow folder; 
see section 4.1) 
Preview tab and window showing 
selected reference in the selected 
New reference icon 
e icon 
(green plus sign) 
Groups area 
(see section 3.2) 
PDF Preview window 
(see section 4) 
Library layout 
drop-down 
Figure 1b: EndNote Reference Library (Mac) 
Style window showing selected style 
New reference icon (plus sign) 
Preview window showing selected 
reference in the selected style 
Library layout icons 
Open PDF icon, 
(see section 4.1) 
Copy to Local Library 
icon (see section 6.1) 
Local Library mode, Online 
search mode, and Integrated 
mode icons (see section 6.1) 
Hide or Show search panel 
icon (see section 6.1) 
Library software class:C# powerpoint - Convert PowerPoint to PDF in C#.NET
C# PowerPoint - Convert PowerPoint to PDF in C#.NET. C# Demo: Convert PowerPoint to PDF Document. Add references: RasterEdge.Imaging.Basic.dll.
www.rasteredge.com
Library software class:C# PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in C#.net
Convert PDF to HTML. |. C#.NET PDF SDK - Convert PDF to HTML in C#.NET. How to Use C# .NET XDoc.PDF SDK to Convert PDF to HTML Webpage in C# .NET Program.
www.rasteredge.com
UTS Library May 2013 
y 2013 
2.3  Adding references manually to your reference library 
Click on the New Reference icon (the icon with the green plus sign). This brings up a new, 
blank reference template (see Figure 2 on the next page). 
Use the drop down menu at the top to choose the appropriate Reference Type
Type in, or paste, the details of your reference. Leave as many sections blank as you wish. 
When adding Authors or Editors: 
o  Always add the family name first, then a comma, a space, and then first name(s) or initials. 
 If there is more than one author or editor, each author must be on a separate line. 
 Add all authors: your chosen reference style will know how to abbreviate lists of authors. 
o  If an author is an organization, eg Department of Finance place a single comma after the last 
word of the organisation’s name, eg Department of Finance, 
Close and save the new reference. You’ll now see it in your reference library. 
To delete a reference, select it and use the delete key. Deleted references are placed in Trash
You can recover these if needed by dragging them from Trash back to All References
2.4  Creating a backup copy of your EndNote library 
Do this regularly! The best way is to click on File (in EndNote’s menu bar), then Compressed 
Library. Create your compressed library (ie your backup) With File Attachments (see Section 4) 
and from All References in Library. Choose where to save the backup (not on the same computer!). 
It’s a good idea to add the date into the name of the backup, and possibly a word such as backup. A 
compressed library is a single file containing both your EndNote Library and its .Data  folder that 
contains any attachments (see Section 4.1). If ever you need to retrieve the original library, just 
double click on the compressed library. 
3. 
Managing the references in your Reference Library 
3.1  Editing references 
To edit a reference, double click on it in the reference library to bring up its template. You can add 
or delete data, or change reference type. Then close the template window and save changes.
Use the Research Notes field for your own notes, such as summaries, useful features they 
contain, and so on. You can add as much information here as you wish. 
Use the Hide Empty Fields/ Show Empty Fields option on the top right of the reference (on a 
Mac, use the +/- icons next to the reference type) to hide/ reveal any empty fields (note that this 
will affect all the references in your library). 
Library software class:VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
VB.NET PDF - Convert PDF to MS Office Word in VB.NET. VB.NET Tutorial for How to Convert PDF to Word (.docx) Document in VB.NET. Best
www.rasteredge.com
Library software class:VB.NET PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in vb.
VB.NET PDF - Convert PDF to TIFF Using VB in VB.NET. Free VB.NET Guide to Render and Convert PDF Document to TIFF in Visual Basic Class.
www.rasteredge.com
UTS Library May 2013 
y 2013 
3.2  Creating Groups of references within your Reference Library 
Right click in the Groups area on the left of your library (see Figure 1; on a Mac click 
while pressing the Control key) and select Create Group to create & name a new Group.
Copy references into a Group by selecting in All References, then drag and drop onto the 
Group name. A reference can be copied into many Groups if you wish. 
Alternatively, right click (on a Mac, Control + click) on selected references and choose Add 
References To your chosen Group. 
Click on the name of a Group to display just the references that have been added to that Group. 
Groups only contain copies of the references. If you delete a reference from a Group, or even 
delete the entire Group, the references will still be in All References. (But if you delete a 
reference from All References it is also deleted from all the Groups it was in). 
Right click in the Groups area and select Create Group Set to create a Group Set to help you 
organise your Groups. Dragging a Group onto a Group Set moves it into the Group Set. 
You can also create Smart Groups: this allows you to specify in advance certain properties for 
all the references in the Smart Group (eg certain words appearing in certain fields). References 
with these properties are automatically added to the Smart Group. 
The Unfiled group always shows those references that have not yet been added to any group. 
Figure 2: New reference template 
e template 
ate 
(Windows)
Drop down list of reference types 
List of fields waiting 
for you to add the 
details of the reference 
Formatting icons: useful if you need 
superscripts such as 2
nd
or for 
changing case. In a Mac you must use 
Edit to make these changes. 
UTS Library May 2013 
y 2013 
When you import references from a database (see Section 6.2) a Group is created that contains 
the most recently imported references. 
When you insert references into a Word document (see Section 7), a Group is created that 
contains all the inserted references in the document. 
3.3  Searching your reference library 
With your reference library open, click on All References and then use the Quick Search window 
in the library menu bar (Search Library on a Mac). Use Show Search Panel (on a Mac, click on 
the magnifying class icon next to the Search Library window) if you want to search specific 
fields of your references. You can force Match Case or Match Word if you wish. 
3.4  Removing duplicate references 
Click on References (in EndNote’s menu bar), then Find Duplicates. Pairs of duplicates are 
displayed, allowing you to keep the ones you want. Deleted duplicates are moved to Trash. If 
unsure, always keep the left reference of a pair, because this has been in your library the longest. 
3.5  Merging several EndNote libraries together 
Open the EndNote library you wish to be your main library, or alternatively create a new, 
empty library that will become the main library. Close all other libraries. 
Click on the File in EndNote’s menu bar, then ImportFile, and choose another reference 
library as your Import Data File. Using the Import Option drop down menu, choose 
EndNote Library, then click on Import. This also imports any attached files. 
Alternatively, you can select and then copy and paste references from one library to another.
4. 
EndNote and Attachments (such as the Full text of references) 
4.1 Attaching saved files (pdf or any other format) to a reference 
Drag the icon of the saved file and drop it onto the reference in your EndNote library. 
Alternatively, right click on the reference you want to attach the file to (on a Mac, Control + 
click), and choose File AttachmentsAttach File ... Choose your file and then click on Open
A paperclip symbol appears next to each reference with an attached file. To open an attached 
file on a PC, select the reference and click on the yellow Open File icon (see Figure 1a). On a 
Mac click on the Open PDF icon (see Figure 1b). 
You can attach more than one file to a reference, and the files can be in any format. You 
can see which files have been attached to a reference by opening the reference and scrolling 
UTS Library May 2013 
y 2013 
down to the File Attachments field. You will see icons for any attached files. Clicking on an 
icon will open its file. Deleting an icon deletes the attached file it represents. 
Once a file is attached, you no longer need the saved original: attaching a file copies and 
stores it in a folder that was automatically created when you created your reference library. 
This folder has the same name as the library, followed by .Data (instead of .enl). It contains all 
your attached files (so it is very important!) and is stored with its associated library. The .Data 
folder is automatically backed up when you use File, Compressed Library to create a backup 
copy of your reference library (see Section 2.4). The .Data folder also contains details about 
your Groups (see Section 3.2) and attached figures (see Section 8). 
4.2    Using SFX to find and attach pdf files to your references 
If you have references in your library but no saved pdf files, you can get EndNote to find and 
attach the pdfs, if UTS Library subscribes to a database that contains the required pdf
Click on Edit, Preferences (on a Mac, EndNote X6, Preferences). 
Select Find Full Text from the list of preferences on the left of the preferences window.  
In the Open URL Path box, type: http://sfx.lib.uts.edu.au/sfx_local 
In the Authenticate with box, type: http://www.lib.uts.edu.au/auth/login 
Then click on Apply and OK. If you now right click (on a Mac, Control+click) on a reference 
(or several selected references) in your EndNote library and choose Find Full Text, EndNote 
will search the library’s databases for full text and (if successful) attach pdfs to the selected 
references. You can also use the Find Full Text icon in EndNote’s menu bar to do this. 
4.3  Importing pdf files directly into your EndNote library 
If you have saved pdf files but do not yet have references for them in your EndNote library, 
EndNote allows you to import these directly into your EndNote library, automatically creating an 
EndNote reference from data in each, and then attaching the pdf to it. This can be done for 
individual files, or for a whole folder of saved pdfs. 
However, the original pdf must be in a format that allows EndNote to extract citation data . 
Otherwise (for example if your pdf is a scanned document), the reference that is created will have 
mostly empty fields and these will need to be filled out by you with data from the attached pdf. 
In EndNote, click on File, Import. If using Windows, choose File... or Folder... Then select 
an individual pdf file or folder of pdfs, set Import Option to PDF, and click Import
If using a Mac, select the file or folder you wish to import, set Import Option to “PDF File or 
UTS Library May 2013 
y 2013 
Folder”, and click on Import
You’ll see the new reference(s) in your library, each with its pdf attached. 
A short cut for the above is to drag the icon of the pdf onto the Preview area at the bottom of 
the Library window. 
5. 
Reference Styles 
5.1  Reference styles at UTS 
Many areas of UTS use the reference style Harvard (UTS) which is derived from the 
Australian Government’s Style Manual (6
th 
edition, 2002). The Faculty of Law uses the AGLC 
style which is based on the Australian Guide to Legal Citation (3
rd
edition, 2010). 
EndNote’s current style is shown in the style window at the top of the library (see Figure 1). 
EndNote comes with many reference styles to choose from. To see them, use the style 
window’s drop down menu to Select Another Style
Most of EndNote’s styles are based on the preferred style of various journals. Choosing a style 
adds it to the drop down menu in EndNote’s style window. You can add as many as you wish. 
Harvard (UTS) and AGLC are not initially in the Select Another Style list (there may be other 
versions of Harvard which you should not use). Add them to the list from UTS Library’s 
website: click on Referencing in Quick Links, then EndNote, then Referencing Styles
5.2  Adding more reference styles 
You can also add more styles from EndNote’s website by clicking on Edit, Output Styles, Open 
Style Manager and then on the Get More on the Web button in the bottom right corner. 
Download individual styles by clicking on the Download link next to each. If a download 
window appears, select Open (Internet Explorer) or Open with EndNote X6 (Firefox, which is 
recommended for Mac). The style then opens in EndNote: click on File, Save As. Edit the style 
name if necessary (there might be some unwanted text or symbols) and then click on Save. Close 
the style window in EndNote and then use Select Another Style to select it. 
5.3  Customising a reference style 
Reference styles in EndNote are easy to customise. To edit a reference style, first select it in the 
style window. Then click on Edit (in EndNote’s menu bar), Output Styles, then Edit “your 
selected style”. The Edit Style window appears (see Figure 3). You will see many options in the 
column on the left of the Edit Style window.
UTS Library May 2013 
y 2013 
10 
Anonymous Works: some references do not have an author, and so have an empty Author 
field. This option tells EndNote how to cite such references in text and in your bibliography. 
Sections: place reference lists after each section of a document, at the end only, or both. 
Citations - Templates: shows how references are cited within the text of your document. 
Citations - Ambiguous citations: if some references have the same first author surname and 
the same year, this option lets you choose how to distinguish between them. 
Citations - Author Lists: if a reference has several authors, this option lets you choose how 
the list of authors is displayed when you cite the reference in text. 
Citations - Sort Order: if you are citing several references in the same place, this allows you 
to choose how they are ordered (for example, alphabetically by author, or chronologically). 
Bibliography - Templates: shows how your references are displayed in your bibliography. 
Each reference type has its own template; many styles support just a few reference types. 
Insert new fields into an existing template using the Insert Field button on top right. 
Create a template for a new reference type using the Reference Types button. 
Change text to (or from) italic , bold, or underlined, using the relevant icons. 
Place quotation marks, brackets, commas or other punctuation where needed. 
Insert your own text. If the inserted text refers to a Field, you should link it to the Field 
with a Link Adjacent Text symbol by using the Insert Field button. This is so that if 
Figure 3: Edit style window, 
showing Bibliography templates 
Reference Types button 
Insert Fields button 
Documents you may be interested
Documents you may be interested