UTS Library May 2013 
y 2013 
11 
the Field happens to be empty your text will not appear. For example, if your template 
has Vol. Volume, using a Link Adjacent Text symbol to link “vol.” to the field name 
“Volume” stops “vol.” appearing if the Volume field of a reference is empty. 
Bibliography - Author Lists and Editor Lists: allows you to specify how references with 
multiple authors or multiple editors are displayed in your bibliography. Note that “Editor 
Lists” only governs editors in references with both authors and editors, eg Book Section. 
Bibliography - Layout: allows you to add text, fields (eg Research Notes) or blank lines, 
before or after each reference in your bibliography. Also controls if references are indented. 
Bibliography - Sort Order: allows you to specify how your bibliography is ordered, for 
example by order of appearance (used for a numbered style), or alphabetically by author. 
Footnotes: determines whether references cited in footnotes have the same format as the in-
text citations, the same format as the bibliography, or some other, customised format. 
Figures and Tables: you can choose whether figures or tables appear in-text or as a list at the 
end, and choose the location of figure labels and captions (see Section 8). 
6. 
Saving references from UTS Library Catalogue and Journal Databases 
6.1  Connection files & Online searching 
References can be electronically transferred into EndNote from library catalogues using Online 
Search with Connection Files. EndNote comes with many connection files, but due to access 
restrictions by commercial databases, it is not possible to use most of EndNote’s database 
connection files. Connection files work fine with most library catalogues and the PubMed 
database, 
because access to these is usually free. There are two methods of using Online Search:
In the first method, click on the Online Search Mode icon in the menu bar (see Figure 4 below) 
and select a library from the Online Search list (click on more…  to see the full list). UTS Library 
is listed as “U Technology Sydney”. If you don’t see “U Technology Sydney”, go to the library’s 
EndNote web page for instructions to add it to the list of connections. 
When you select an online search, you’ll see its search window at the top of your EndNote 
library. Select which fields to search, and type in your search terms. Then click on Search. 
The Confirm Online Search box will appear with the number of retrieved titles. Make sure 
your list of titles is not too large (less than 30 is best) then select OK. You may need to 
modify your search (eg by adding extra search terms, or best of all search for a known item 
in the catalogue by title) to lower the number of results. 
Pdf to powerpoint slide - Library control component:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Pdf to powerpoint slide - Library control component:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
UTS Library May 2013 
y 2013 
12 
Click on a search result and then on the Copy to Local Library icon (see Figure 4; on a Mac, 
see Figure 1b) to add it to your reference library. Hold down the Control key (on a Mac, the 
Command key) while clicking to select more than one at a time. 
Always check recently transferred references for errors
Return to your reference library by clicking on the Local Library Mode icon. 
In the second method, click on the Integrated Library & Online Search Mode icon (see Figure 
4 above) and choose an online search as above. All found references are automatically added to All 
References (ie to your main EndNote library). You will need to delete any reference you don’t 
want to keep. This method is simpler but you may end up doing a lot of deleting which can be 
very time-consuming, and which is avoided by the first method. 
6.2  Direct export from some journal databases into EndNote 
Many journal databases allow “direct export” of citations into EndNote. The table below 
gives brief instructions for some of these. Windows users are recommended to use 
Internet Explorer or Firefox (if asked, Open with EndNote X6) as a web browser when direct 
exporting (and to avoid Chrome). Mac users are recommended to use Firefox as a browser 
(and to avoid Safari). If citations end up in your downloads folder, open them and they should 
then export into EndNote. 
Figure 4: Online Search Mode 
(with search results from searching 
UTS Library catalogue for material 
with “Academic writing” in its title) 
Local Library Mode icon 
Online Search Mode icon (selected) 
Copy to Local Library icon 
(see Figure 1b for the Mac) 
Online Search List with 
UTS Library selected 
Integrated Library & 
Online Search Mode icon 
Search terms 
Hide or show the search 
panel (on a Mac this is a 
magnifying glass icon, 
see Figure 1b) 
Library control component:VB.NET PowerPoint: Read, Edit and Process PPTX File
How to convert PowerPoint to PDF, render PowerPoint to SVG, transform PowerPoint NET solution to add desired watermark on source PowerPoint slide at specified
www.rasteredge.com
Library control component:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
Suitable for Processing PowerPoint Slide(s) in both Web & SDK, this VB.NET PowerPoint processing control add & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
UTS Library May 2013 
y 2013 
13 
Academic Search CompleteBusiness Source CompleteCINAHL, ERIC, MedLine & other 
L, ERIC, MedLine & other 
er 
EBSCOhost databases: Add citations (ie click on Add to folder links); click on Folder View in 
right margin; select items & click on Export icon. Select Direct Export to EndNote, click on Save
to EndNoteclick on Save. 
ve. 
Cochrane Library (Wiley): Select citations from Search Results list and click on Export All 
Results button OR open a result and click on Export Citation for this Article link (on right). 
Choose Citation & Abstract as Export Type, and appropriate file type. Then click on Export 
Citation or Submit button and Save the export file to your desktop or downloads folder. Then go to 
EndNote and click on File, Import. Choose your saved file as the Import File, and use the Import 
Option drop down to choose Other Filters and then Cochrane Library (Wiley). Then click Import
rt. 
Expanded Academic ASAP, Legaltrac, & otheGale databases: Select citations, then click on 
elect citations, then click on 
en click on 
the View All button in the Saved Documents section on top right. Then click on Citation Tools. In 
the Export to third party software section choose EndNote and click on Export. If asked, choose to 
Open the results file. 
Factiva: this is quite complex, and does not work on a Mac. Instructions are on the Library 
ry 
website: http://www.lib.uts.edu.au/question/20387/how-can-i-export-factiva-to-endnote. 
endnote. 
Google Scholar (http://scholar.google.com): Click on the wheel symbol in top right corner, then 
top right corner, then 
, then 
Scholar Preferences. In Bibliography Manager section at bottom of the page use drop down menu 
to choose “Show links to import citations into EndNote”. Click on Save Preferences. Search 
results now have Import into EndNote link. Click on the link and then Opeor Open with EndNote
or Open with EndNote
ote. 
HighWire PressSelect citations; select Download to citation manager button just above first 
button just above first 
irst 
citation; click on Go button. Click on Download citations to citation manager link; choose 
EndNote from list of formats. If asked, choose to Open the results file. You may need to edit 
Journal titles (these are sometimes downloaded in abbreviated format). 
ted format). 
at). 
IEEExploreSelect citations; click on Download citations icon, choose Citation & Abstract and 
on & Abstract and 
and 
EndNote, ProCite, RefMan. Click on Download citation button. You may need to change 
conference reference types to “Book Section” to see conference title in the Alternate Journal field. 
the Alternate Journal field. 
l field. 
Informit databases: Select citations; click on Save link (above results list); retain Complete Recor
mplete Record 
rd 
& Short Field Labels settings, change Output Format to EndNote Direct. Click on Save Records. 
Click on Save Records. 
ecords. 
JSTOR: Select citations, click on Export Citatiolink. In the Select a format section, click on the 
section, click on the 
on the 
RIS file (EndNote etc) link. If asked, choose to Open the results file. 
the results file. 
OVID Databases (MedlineAMEDBIOSISCompendexINSPEC, PsycINFOetc): Selec
PsycINFOetc): Selec
Select 
citations; click on Export icon just above results list. Choose Export to EndNote and Complete 
Reference. Click on Export Citations. You may need to change some reference types. If asked to 
Choose an Import Filter, scroll until you find the database name followed by (OVID). If you don’t 
see your filter, check EndNote’s filters page:  www.endnote.com/support/enfilters.asp 
upport/enfilters.asp 
.asp 
Project Muse: Click on Save Citation links, then on Export Saved Citations link in top left. In 
top left. In 
Option 2: EndNote section, click on Export to EndNote. If asked, choose to Open the results file. 
file. 
ProQuest Databases (including ABI/ Inform): Select citations; click on Export/Save icon and 
lick on Export/Save icon and 
and 
choose ProCite, EndNote or Reference Manager. If asked, choose to Open the results file. 
en the results file. 
Science Direct (Elsevier)Select citations; click on Export citations button; set Content Format to 
n; set Content Format to 
at to 
Citations and Abstracts; leave Export Format as RIS format; click on Export. 
click on Export
t. 
Scopus (Elsevier)Select citations; click on Export icon just above results list; set Export format 
st; set Export format 
at 
to: RIS Format, set Output to Complete format; then click on Export button. 
button. 
Web of Science & other ISI databases: Select citations; then click on EndNote button just above 
ove 
results list. If necessary, click on Export button. 
Library control component:C# PowerPoint - How to Process PowerPoint
Visual C# Codes to Process PowerPoint Slide; PowerPoint C#.NET Processor. C#.NET PowerPoint: Process and Edit PowerPoint Slide(s).
www.rasteredge.com
Library control component:VB.NET PowerPoint: Read & Scan Barcode Image from PPT Slide
VB.NET PPT PDF-417 barcode scanning SDK to detect PDF-417 barcode image from PowerPoint slide. VB.NET APIs to detect and decode
www.rasteredge.com
UTS Library May 2013 
y 2013 
14 
7.  Transferring references into a Word document and creating a bibliography
Installing EndNote automatically creates an extra tab in Word in Windows; or an extra toolbar in 
Word on a Mac (if you don’t see the toolbar, check under View, Toolbars). The icons in the 
toolbar and the tab enable Word and EndNote to interact. Extra options are also created in 
OpenOffice in Windows and in Pages ’09 on a Mac.  
7.1  Inserting in-text citations 
In Word you should see the EndNote X6 Tab (Windows) or the EndNote Toolbar (Mac); see 
Figures 5 & 6 below. Place your mouse pointer over each of the icons to show its function. 
The current reference style of the Word document is indicated in the Style window in the tab 
or the toolbar, and can be changed using the drop down menu as in your EndNote library. 
Return to EndNote and choose the reference you wish to insert. To select more than one at a 
time, hold down the Control key on your keyboard (on a Mac, use the Command key). 
Return to Word and place the cursor in the document where you wish to cite the reference(s).
On a Mac, click on the Insert Selected Citation(s) icon in the EndNote toolbar. In Windows, 
in the EndNote X6 tab, click on Insert Citation, then Insert Selected Citation(s). (Make sure 
you click on the Insert Citation text and not on the icon above it). The selected citation(s) will 
appear as an in-text citation, and also in a reference list created at the end of the document. 
Figure 5: EndNote tab 
in Word 2007/10 for PC 
Current reference style 
in Style window 
Bibliography preferences 
icon (very small!) 
Insert Citation 
(click on text) 
Library control component:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
How to Convert PowerPoint Slide to PDF Using VB.NET Code in .NET. What VB.NET APIs can I use to convert PowerPoint slide to PDF document file?
www.rasteredge.com
Library control component:VB.NET PowerPoint: Edit PowerPoint Slide; Insert, Add or Delete
To view more VB.NET PowerPoint slide processing functions read VB.NET PPT (.pptx) slide processing guide page & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
UTS Library May 2013 
y 2013 
15 
EndNote usually automatically formats in-text citations into your chosen style, and 
automatically creates a formatted bibliography from the inserted citations. This is 
called Instant Formatting, or Cite-While-You-Write (CWYW)
Instant Formatting can be switched off and on in Windows by clicking on the small 
Bibliography Preferences icon (see Figure 5); or on a Mac by clicking on Bibliography 
Settings in the EndNote toolbar (see Figure 6). Then click on the Instant Formatting tab. 
7.2  Creating a bibliography and changing reference style 
EndNote normally creates the bibliography automatically, but if any citations have not been 
automatically formatted, click on the Update Citations and Bibliography icon. 
To change the reference style of your document, just use the drop down in the style window. 
7.3  Adding page numbers to in-text citations 
Click on a formatted citation in your Word document. It should be “greyed out”. This is due to 
the hidden “field codes” that enable Word and EndNote to communicate. 
Click on the Edit & Manage Citation(s) icon in the EndNote toolbar or tab. The EndNote 
Edit & Manage Citations window then appears (see Figure 7 on next page). 
In Harvard (UTS) style you can type page numbers into the Pages box, and then click OK
However, these page numbers are not always displayed in other reference styles. 
An alternative method, which works in all reference styles, is to type page numbers, plus 
any associated text and punctuation, into the Suffix box (eg: , p. 9). Then click on OK
Figure 6: EndNote toolbar 
in Word for Mac 
Current reference style 
in style window 
Insert selected citation icon 
Library control component:VB.NET PowerPoint: Extract & Collect PPT Slide(s) Using VB Sample
PowerPoint image insertion, please read this VB.NET PowerPoint slide processing tutorial to provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
Library control component:VB.NET PowerPoint: VB Code to Draw and Create Annotation on PPT
is used to note or comment PowerPoint (.pptx) slide as a kind of compensation for limitations (other documents are compatible, including PDF, TIFF, MS Word and
www.rasteredge.com
UTS Library May 2013 
y 2013 
16 
7.4  Other changes to in-text citations 
Remove a citation by selecting it and then using the drop down Edit Reference menu (see 
Figure 7) to select Remove Citation. Then click on OK
Instead of (Higgs 2001), you may want your formatted reference to read differently. To 
make the changes listed below, highlight the reference, click on Edit & Manage 
Citation(s), and use the Formatting drop down menu (see Figure 7) as follows: 
 … according to Higgs (2001)… Select Exclude Author or Display as Author (Year) 
depending on whether you’ve already typed the author’s name into the text 
 … this discussion in 2001 (Higgs)… Select Exclude Year 
 … this theory (see also Higgs 2001)… Type “see also” plus a space into Prefix box 
 (Higgs 2001, chapter 3)… Type “chapter 3”, with comma & space, into Suffix box
 …in 1956, Brown (cited in Higgs 2001, p. 89)… Type “cited in” plus space into Prefix 
box, and either “, p. 89” into the Suffix box or “89” into the Pages box 
 Reference to Higgs hidden in text, only appearing in bibliography (select Show Only 
in Bibliography. This is not advised, because the invisible field codes remain in the 
text, and it is difficult to relocate these hidden in-text citations. (One way to do so is to 
unformat your document, see Section 7.5)
Figure 7: Edit & Manage 
Citations window 
Formatting drop down menu 
Drop down Edit Reference menu 
nu 
(for removing in-text references) 
Library control component:VB.NET PowerPoint: Render PowerPoint to REImage for Further
by RasterEdge programmers and it can be got from various document or image pages, including but not limited to PowerPoint document slide/page, PDF file page
www.rasteredge.com
Library control component:VB.NET PowerPoint: How to Convert PowerPoint Document to TIFF in
Each slide may contain text, graphics, sound and other PowerPoint is often used by programmers in many applications formats, such as JPEG, GIF and PDF, by using
www.rasteredge.com
UTS Library May 2013 
y 2013 
17 
7.5  Unformatting a document & Merging Word documents 
It is sometimes necessary to unformat your document. Unformatted documents have no field 
codes and no bibliography; also, all the in-text citations are in “temporary format” such as 
{Smith, 2000 #37}. 
To unformat a document, click on Convert to Unformatted Citations (on a Mac this is in 
the CWYW Tools menu; in Windows, click first on Convert Citations and Bibliography). 
To restore formatting for the in-text citations, and recreate the bibliography, click on Update 
Citations and Bibliography. This also adds back all the field codes. Your EndNote library 
must be open when you do this. 
This is very useful if you have several separate documents, each with an EndNote generated 
bibliography, and you want to merge them into one document with a combined bibliography 
at the end. To do this, open a new blank document, and, in order: open each separate 
document, unformat it, copy the whole unformatted document, and paste it into the new 
document. When all the unformatted documents have been pasted one after the other into 
the new document, click on Update Citations and Bibliography to restore all the in-text 
formatting and to create the combined bibliography at the end. 
7.6  Removing Field Codes 
Once you are ready to publish your document, you can create a “clean” version of it, without 
any of EndNote’s hidden field codes (these are what cause all the inserted text to show as 
grey when you click on it), but retaining the properly formatted citations and the formatted 
bibliography. A clean version is often required by publishers of journal articles. 
To create a copy of a document without field codes, click on Convert to Plain Text (on a Mac 
this is in CWYW Tools; in Windows, click first on Convert Citations and Bibliography). 
Your original document, with the field codes, is still preserved: and this is still the main 
version of your document so it is important to save it. If at a later time you need to add more 
citations, or edit citations or the bibliography, you will need to do this in the original 
document using EndNote, and then create a new copy without the field codes. 
7.7 
Making a standalone bibliography in Word from part or all of a reference library 
To make a list of all (or just some) of your references, first open your reference library. 
Choose the reference style you require. Note that “Annotated” style displays abstracts, while 
Show All” style displays all the information on each reference card. 
UTS Library May 2013 
y 2013 
18 
Sort the library in the order you wish by clicking on one of the library’s display fields tabs 
(normally, you would sort alphabetically by author so you would click on the Author tab). 
Select the references you want, or use Control+A (on a Mac, Command+A) to select them all. 
Right click on the selected references and choose Copy Formatted from the menu that appears 
(on a Mac, click while holding down the Control key). 
Paste the copied references into a Word document where you want the list to appear. Note that 
this list has no field codes, it is just normal Word text and can be edited as such. 
7.8    Creating a Subject Bibliography 
You can create a bibliography from your Library that is divided into subsets of your choice. For 
example the subsets might be the different reference types, or keywords, authors, or publishers. 
In EndNote, click on Tools, Subject Bibliography
From the list of fields, choose the ones you want your generated reference list to be divided 
into (it is normally best only to pick a small number, such as one or two, but you can pick as 
many as you wish), then click OK
A list of the different possibilities for these fields then appears. You can Select All of these, or 
make a choice. Then click OK
Your subject bibliography appears. You can select the reference style, or change layout 
(however, if you change the layout, the style of your bibliography might not be totally correct 
any more). Use Print Preview to see how the references will be displayed. You can then print 
or save (in Rich Text Format, which is similar to Word). 
8. 
Inserting Figures with Captions into your document 
EndNote allows you to attach figures to references, in formats such as jpg, gif, tiff and bmp. These 
figures can be inserted by EndNote into your Word document, automatically adding both a caption 
to the image, and an in-text citation, for example (Figure 83). The actual images are stored outside 
your reference library in the same .Data folder that contains any attached pdf files (see Section 
4.1). A linked mini-image appears in the Figure field of the relevant reference template. Unlike 
attaching files (Section 4), only one figure can be attached to each reference. 
8.1  Attaching a Figure to a reference in your EndNote library 
Open the reference and click on the Attach Figure icon (on a PC it looks like a notice-
board pin; on a Mac it looks like a small column graph). 
UTS Library May 2013 
y 2013 
19 
Use Choose File to locate and choose the graphic you wish to attach. 
You should see a mini-image of the graphic appear in the Figure field of your reference. 
Type the image caption into the Caption field. Leave this field empty if you wish. 
Close the reference and save changes. You’ll see a tick in the Figure column of your library 
(you may need to change your Display Fields to show the Figure column: see Section 10). 
Note: you cannot edit your caption field text once you have closed and saved the reference, 
except by deleting the inserted figure (see last dot point in Section 8.2 below), then changing 
the caption in your EndNote reference, and then reinserting the figure. 
8.2  Inserting (and referring to) a Figure into your document 
Go to your Word document, and place your cursor where you want the in-text figure citation, 
eg (Figure 83), to appear. On a PC, click on Insert Citations, then Find Figure. On a Mac, 
Find Figure is in the CWYW Tools menu. 
Type a word from any field of the reference (including the caption) into the Find box, and 
click on Search. EndNote will find all image references containing this word in any field. 
Select the reference with the figure you want to insert and click on Insert
A figure citation, eg (Figure 83), is inserted in the text. The figure itself, with label (in this 
example: Figure 83) and caption, will be at the next paragraph break, or at the end of the 
document, depending on the style. 
As you insert more figures, more figure citations will be inserted into the text, and the figures 
with their labels and captions will appear. Figure citations and labels are automatically 
renumbered to preserve correct numerical order throughout the document. 
The inserted images can be manipulated (eg made larger or smaller) in the same way as you 
would with any normal image in your document text. 
To delete a figure, select and delete all of its in-text figure citations (not the figure itself), eg 
(Figure 83), including parentheses, one by one. Then click on Update Citations and 
Bibliography to remove the figure itself. 
8.3  Changing the Figure attached to an EndNote reference 
Open the reference and attach the new figure. This automatically replaces the old image in the 
.Data folder containing the figures themselves (see Section 4.1). If you have already inserted 
the figure into a Word document you’ll need to delete the old figure citations in Word and 
reinsert them (see last dot point of previous section). 
UTS Library May 2013 
y 2013 
20 
9. 
EndNote Web 
EndNote Web is a web-based EndNote library. You can transfer references between your 
computer-based EndNote library (also called your “desktop” library) and your EndNote Web 
library, and insert references into Word from EndNote Web. EndNote X6 allows you to sync your 
EndNote Web library with EndNote libraries on different computers; this can be very convenient 
if you need to access your EndNote library from several different locations. There is a good 
EndNote Web tutorial on Endnote’s website: www.endnote.com/training/ 
To use EndNote Web you must first register online: go to the Web of Knowledge database 
(via the Find Databases link on the library homepage) and register via the My EndNote Web 
link. You must have an email address and you can choose your own password. 
You can then log in to your EndNote Web account via www.myendnoteweb.com 
You can add, edit and group references in your EndNote Web library more or less like you do 
in your main (“desktop”) EndNote library, including by direct export from many databases and 
by transferring references from your “desktop” library (see below). 
To allow automatic transfer of references between your main (“desktop”) EndNote library 
and your EndNote Web library, open your “desktop” EndNote library and click on the Sync 
with EndNote Web icon (Sync library icon on a Mac) in your library’s menu bar. In the 
preferences window that appears, make sure you see, or type in, the following: 
 In the E-mail Address box: the email address you used to register for EndNote Web 
 Type in the password you created when you registered. Then click on OK
See also Sync preferences in Section 10 below. 
To insert references into a Word document directly from EndNote Web, click on 
Preferences in Word’s EndNote tab (on a Mac, choose Cite While You Write Preferences 
in the CWYW Tools drop down menu), then Application. Select EndNote Web (using the 
drop-down on a PC), and make sure the EndNote Web details are the same as in the EndNote 
preferences listed above. Then click on OK. You’ll see some of the EndNote icons change in 
Word. To insert a citation use the Find Citations icon to search your EndNote Web library. 
Note that the list of styles in EndNote Web is not the same list as in EndNote, although 
both have many in common such as Harvard (UTS), AGLC and APA.
Documents you may be interested
Documents you may be interested