UTS Library February 2015 
2015 
11 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
6. 
Saving references from UTS Library Catalogue and Journal Databases 
6.1  Direct export from some journal databases into EndNote 
Many databases allow “direct export” of citations into EndNote. The table below gives brief 
instructions for some of these. Direct export works best using Internet Explorer or Firefox 
as web browsers. If asked by Firefox, choose Open with EndNote (& tick the box that tells 
the browser always to open this type of file with EndNote). If Chrome saves references into 
the downloads folder, right click on the downloaded file and Open with EndNote
Academic Search CompleteBusiness Source CompleteCINAHL, ERIC, MedLine & other 
L, ERIC, MedLine & other 
her 
EBSCOhost databases: click on blue folder icon to right of article; click on Folder View in right 
margin; select items & click on Export icon. Select Direct Export in RIS FormatSave and Open
IS Format; Save and Open. 
Open. 
Cochrane Library (Wiley): Select citations from Search Results list and click on Export selected 
OR open a result and click on Export Citation for this Article link (on right). Choose Citation & 
Abstract as File type, and appropriate Export type. Then click on Export Citation button and Save 
the (text) file to your desktop or downloads folder. Then go to EndNote and click on File, Import
Choose your saved file as the Import File, and use the Import Option dropdown to choose Other 
Filters and then Cochrane Library (Wiley). Then click Import. 
t. 
Factiva: this is quite complex. Instructions are on the Library website: 
http://www.lib.uts.edu.au/question/20387/how-can-i-export-factiva-to-endnote. 
endnote. 
Google Scholar (http://scholar.google.com): Click on the Settings symbol above the Google 
symbol above the Google 
logo. In the Bibliography Manager section use the dropdown menu to choose “Show links to 
import citations into EndNote”. Click on Save. Your search results will now each have an Import 
into EndNote link. Click on thlink and then Open or Open with EndNote. 
en with EndNote. 
e. 
HighWire PressSelect citations; select download to citation manager option just above first 
option just above first 
irst 
citation; click on Go button. Click on download citations to Citation Manager link; choose 
EndNote from list of formats. If asked, choose to Open the results file. 
file. 
IEEExploreSelect citations; click on Download Citations icon, choose Citation & Abstract and 
n & Abstract and 
and 
EndNote, ProCite, RefMan. Click on Download Citation button. 
on button. 
n. 
Informit databasesSelect citations; click on Save link (above results list)select Complete Record 
Complete Record 
rd 
in Fields to Save, and Short Field Labels in Field Label Format. Change Output Format to 
EndNote Direct (not EndNoteand click on Save button. 
Save button. 
. 
JSTOR: Select citations, click on Export link (just above results list). In the Select a format 
Select a format 
at 
section, click on the RIS file (EndNote etc) link. If asked, choose to Opethe results file. 
Opethe results file. 
e. 
OVID Databases (MedlineAMEDBIOSISCompendexINSPEC, PsycINFOetc): Selec
PsycINFOetc): Selec
Select 
citations; click on Export icon just above results list. Choose Export to EndNote and Complete 
Reference. Click on Export Citations button. You may need to change some reference types. If 
asked to Choose an Import Filter, scroll until you find the database name followed by (OVID). If 
you don’t see your filter, check EndNote’s filters page:  www.endnote.com/support/enfilters.asp 
/support/enfilters.asp 
s.asp 
Project Muse: Click on Save Citation link under each resultor on the Save All Citations button. 
tions button. 
Click on the Export Saved Citations link in top left. In Option 2: EndNote section, click on Export 
to EndNote. If asked, choose to Open the results file. 
le. 
ProQuest DatabasesSelect citations; hover on Export/Save icon on right and choose EndNote
and choose EndNote
e, 
Citavi, or Reference ManagerClick on Continue button. If asked, choose to Open the results file. 
the results file. 
Science Direct (Elsevier)Select citations; click on Export dropdown above results list; in Export 
results list; in Export 
rt 
How to change pdf to powerpoint slides - control software utility:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
How to change pdf to powerpoint slides - control software utility:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
UTS Library February 2015 
2015 
12 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
file section choose RIS (for EndNote etc). Then click on Export button. If asked, choose to Ope
Ope
the results file. You’ll notice the Export dropdown in Science Direct changes to Export to RIS
RIS. 
Scopus (Elsevier)Select citations; click on Export icon above results list. Choose RIS Format
list. Choose RIS Format
and choose to export Citations and abstract information; then click on Export button. If asked, 
choose to Open the results file. 
Web of Science Core Collection: Select citations; then use the dropdown above the results list to 
to 
choose Save to EndNote desktop. In the Record Content dropdown, choose Full Record. Click on 
Send button. If asked, choose to Open the results file. 
file. 
6.2  Connection files & Online searching 
References can be electronically transferred into EndNote from library catalogues using Online 
Search with Connection Files. EndNote comes with many connection files, but due to access 
restrictions by commercial databases, it is not possible to use most of EndNote’s database 
connection files. Connection files work fine with most library catalogues and the PubMed 
database, because access to these is usually free. There are two methods of using Online Search: 
In the first method, click on the Online Search Mode icon in the menu bar (see Figure 4 below) 
and select a library from the Online Search list (click on more…  to see the full list). UTS Library 
is listed as “U Technology Sydney”. If you don’t see “U Technology Sydney”, go to the library’s 
EndNote web page for instructions to add it to the list of connections. 
Copy to Local 
Library icon 
Search terms 
Hide or show 
the search panel 
Integrated 
Library & Online 
Search Mode 
Online Search 
Mode icon 
(selected
Local Library Mode 
icon (this is selected 
in Figure 1) 
Online Search list with UTS 
TS 
Library selected (use 
“more…” to add to this list) 
Search results 
Figure 4: Online 
ne 
Search Mode 
control software utility:C# PowerPoint - How to Process PowerPoint
Microsoft PowerPoint Document Processing Control in Visual C#.NET of RasterEdge .NET Imaging SDK is a reliable and professional PowerPoint slides/pages editing
www.rasteredge.com
control software utility:VB.NET PowerPoint: Sort and Reorder PowerPoint Slides by Using VB.
4 2 3 1 5" or change a certain image, clip art or screenshot to PowerPoint document slide provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
UTS Library February 2015 
2015 
13 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
When you select an online search, you’ll see its search window above your library. Select 
which fields to search, type in your search terms, and click on Search. The Confirm Online 
Search box will appear with the number of retrieved titles. This number should not be too 
large (less than 30 is best), then select OK. If necessary, modify your search (eg by adding 
extra terms, or best of all search for a known item by title) to lower the number of results. 
Click on a search result and then on the Copy to Local Library icon (see Figure 4) to add it 
to your reference library. Hold down the Control key while clicking to select more than one. 
Always check recently transferred references for errors
Return to your reference library by clicking on the Local Library Mode icon. 
In the second method, click on the Integrated Library & Online Search Mode icon (see Figure 
4 above) and choose an online search as above. In this mode, all found references are 
automatically added to All References (ie to your main EndNote library). You will need to delete 
any reference you don’t want to keep. This method is simpler but you may end up doing a lot of 
deleting which can be very time-consuming, and which is avoided by the first method. 
7.  Transferring references into a Word document and creating a bibliography
Installing EndNote automatically creates an extra tab in Word (see Figure 5 below). The icons in 
the tab enable Word and EndNote to interact. Extra options are also created in OpenOffice 
7.1  Inserting in-text citations 
In Word you should see the EndNote X7 Tab, see Figure 5 below. Place your mouse pointer 
over each of the options in the tab to show its function. 
The current reference style of the Word document is indicated in the Style window in the tab, 
and can be changed using the dropdown menu as in your EndNote library. 
Return to EndNote and choose the reference you wish to insert. To select more than one at a 
time, hold down the Control key. 
Return to Word and place the cursor in the document where you wish to cite the reference(s).
Click on Insert Citation, then Insert Selected Citation(s). (Make sure you click on the Insert 
Citation text and not on the icon above it). The selected citation(s) will appear as an in-text 
citation, and also in a reference list created at the end of the document. 
EndNote usually automatically formats in-text citations into your chosen style, and 
automatically creates a formatted bibliography from the inserted citations. This is called 
Instant Formatting, or Cite-While-You-Write (CWYW)
control software utility:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
If you want to change the order of current library SDK, this VB.NET PowerPoint processing control powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
control software utility:VB.NET PowerPoint: Use PowerPoint SDK to Create, Load and Save PPT
Besides, users also can get the precise PowerPoint slides count as soon as the PowerPoint document has been loaded by using the page number getting method.
www.rasteredge.com
UTS Library February 2015 
2015 
14 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
Instant Formatting can be switched off and on using the Instant Formatting option in the tab. 
Switching off can be useful if your document is large and contains many citations. When 
instant formatting is on, you may notice that adding each new citation causes Word to pause 
while EndNote updates all the citations in the document: switching off instant formatting stops 
this from happening. Citations are inserted in unformatted format (see Section 7.6); you can 
format them all whenever you like using Update Citations and Bibliography
7.2  Creating a bibliography and changing reference style 
EndNote normally creates the bibliography automatically, but if any citations have not been 
automatically formatted, click on the Update Citations and Bibliography icon. 
To change the reference style of your document, just use the dropdown in the style window. 
7.3  Changing the layout of your bibliography 
Click on the very small Bibliography preferences icon (see Figure 5 above), and then on the 
Layout tab. You’ll see options to change the font and size of the bibliography text, add space 
after each line or after each reference, and change the amount of hanging indent (for references 
that cover more than one line). 
These changes only apply to Word document you’re currently working on, unlike changes 
made to styles which then apply to all documents that use that style. 
Figure 5: EndNote 
tab in Word 
Current reference 
style in Style window 
Bibliography preferences icon 
(very small!) 
Insert Selected 
Citation(s) (first click 
on Insert Citation text) 
Insert Figure 
(see section 8) 
Instant formatting 
On/Off 
EndNote tab 
control software utility:VB.NET PowerPoint: Extract & Collect PPT Slide(s) Using VB Sample
want to combine these extracted slides into a please read this VB.NET PowerPoint slide processing powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
control software utility:VB.NET PowerPoint: Merge and Split PowerPoint Document(s) with PPT
of the split PPT document will contain slides/pages 1-4 code in VB.NET to finish PowerPoint document splitting If you want to see more PDF processing functions
www.rasteredge.com
UTS Library February 2015 
2015 
15 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
7.4  Adding page numbers to in-text citations 
Click on a formatted citation in your Word document. It should be “greyed out”. This is due to 
the hidden “field codes” that enable Word and EndNote to communicate. 
Click on the Edit & Manage Citation(s) icon in the EndNote toolbar or tab. The EndNote 
Edit & Manage Citations window then appears (see Figure 6 below). 
In Harvard (UTS) style you can type page numbers into the Pages box, and then click OK
However, these page numbers are not always displayed in other reference styles. 
An alternative method, which works in all reference styles, is to type page numbers, plus 
any associated text and punctuation, into the Suffix box (eg: , p. 9). Then click on OK
7.5  Other changes to in-text citations 
Remove a citation by selecting it and then using the dropdown Edit Reference menu (see 
Figure 6) to select Remove Citation. Then click on OK
Instead of (Higgs 2001), you may want your formatted reference to read differently. To 
make the changes listed below, highlight the reference, click on Edit & Manage 
Citation(s), and use the Format dropdown menu (see Figure 6) as follows: 
 … according to Higgs (2001)… Select Exclude Author or Display as Author (Year) 
depending on whether you’ve already typed the author’s name into the text 
Formatting drop down menu 
Drop down Edit Reference menu 
nu 
(for removing in-text references) 
Figure 6: Edit & Manage 
ge 
Citations window 
control software utility:VB.NET PowerPoint: Complete PowerPoint Document Conversion in VB.
contains PowerPoint documentation features and all PPT slides. to render and convert target PowerPoint document to or document formats, such as PDF, BMP, TIFF
www.rasteredge.com
control software utility:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
Using this VB.NET PowerPoint to PDF converting demo code below, you can easily convert all slides of source PowerPoint document into a multi-page PDF file.
www.rasteredge.com
UTS Library February 2015 
2015 
16 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
 … this discussion in 2001 (Higgs)… Select Exclude Year 
 … this theory (see also Higgs 2001)… Type “see also” plus a space into Prefix box 
 (Higgs 2001, chapter 3)… Type “chapter 3”, with comma & space, into Suffix box
 …in 1956, Brown (cited in Higgs 2001, p. 89)… Type “cited in” plus space into Prefix 
box, and either “, p. 89” into the Suffix box or “89” into the Pages box 
 Reference to Higgs hidden in text, only appearing in bibliography (select Show Only 
in Bibliography). This is not advised, because the invisible field codes remain in the 
text, and it is difficult to relocate these hidden in-text citations. 
7.6  Unformatting a document & Merging Word documents 
It is sometimes necessary to unformat your document. Unformatted documents have no field 
codes and no bibliography; also, all the in-text citations are in “temporary format” such as 
{Smith, 2000 #37}. 
To unformat a document, click on Convert Citations and Bibliography  and choose 
Convert to Unformatted Citations
To restore formatting for the in-text citations, and recreate the bibliography, click on Update 
Citations and Bibliography. This also adds back all the field codes. Your EndNote library 
must be open when you do this. 
This is very useful if you have several separate documents, each with an EndNote generated 
bibliography, and you want to merge them into one document with a combined bibliography 
at the end. To do this, open a new blank document, and, in order: open each separate 
document, unformat it, copy the whole unformatted document, and paste it into the new 
document. When all the unformatted documents have been pasted one after the other into 
the new document, click on Update Citations and Bibliography to restore all the in-text 
formatting and to create the combined bibliography at the end. 
7.7  Removing Field Codes 
Once you are ready to publish your document, you can create a “clean” version of it, without 
any of EndNote’s hidden field codes (these are what cause all the inserted text to show as 
grey when you click on it), but retaining the properly formatted citations and the formatted 
bibliography. A clean version is often required by publishers of journal articles. 
To create a copy of a document without field codes, click on Convert Citations and 
Bibliography  and choose Convert to Plain Text
control software utility:VB.NET PowerPoint: Add Image to PowerPoint Document Slide/Page
in Jpeg form, and users can change it to add, insert or delete any certain PowerPoint slide without powerful & profession imaging controls, PDF document, tiff
www.rasteredge.com
control software utility:C# PowerPoint: C# Guide to Add, Insert and Delete PPT Slide(s)
file and it includes all slides and properties to view detailed guide for each PowerPoint slide processing & profession imaging controls, PDF document, tiff
www.rasteredge.com
UTS Library February 2015 
2015 
17 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
Your original document, with the field codes, is still preserved: and this is still the main 
version of your document so it is important to save it. If at a later time you need to add more 
citations, or edit citations or the bibliography, you will need to do this in the original 
document using EndNote, and then create a new copy without the field codes. 
7.8 
Making a standalone bibliography in Word from part or all of a reference library 
To make a list of all (or just some) of your references, first open your reference library. 
Choose the reference style you require. Note that “Annotated” style displays abstracts, while 
Show All” style displays all the information on each reference card. 
Select the references you want, or use Control+A to select them all. 
Right click on the selected references and choose Copy Formatted from the menu that appears. 
Paste the copied references into a Word document where you want the list to appear. Note that 
this list has no field codes, it is just normal Word text and can be edited as such. 
7.9    Creating a Subject Bibliography 
You can create a bibliography from your Library that is divided into subsets of your choice. For 
example the subsets might be the different reference types, or keywords, authors, or publishers. 
In EndNote, click on Tools, Subject Bibliography
From the list of fields, choose the ones you want your generated reference list to be divided 
into (it is normally best only to pick a small number, such as one or two, but you can pick as 
many as you wish), then click OK
A list of the different possibilities for these fields then appears. You can Select All of these, or 
make a choice. Then click OK
Your subject bibliography appears. You can select the reference style, or change layout 
(however, if you change the layout, the style of your bibliography might not be totally correct 
any more). Use Print Preview to see how the references will be displayed. You can then print 
or save (in Rich Text Format, which is similar to Word). 
8. 
Inserting Figures with Captions into your document 
EndNote allows you to attach figures to references, in formats such as jpg, gif, tiff and bmp. These 
can then be inserted into Word documents, automatically adding a caption and an in-text citation, 
for example (Figure 183). The actual images are stored in the same .Data folder that contains 
attached pdfs (see Section 4.1). A linked mini-image appears in the Figure field of the relevant 
reference. Unlike attaching files (Section 4), only one figure can be attached to each reference. 
UTS Library February 2015 
2015 
18 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
8.1  Attaching a Figure to a reference in your EndNote library 
Open the reference template and click on the Attach Figure icon (see Figure 2). 
Use Choose File to locate and choose the graphic you wish to attach. 
You should see a mini-image of the graphic appear in the Figure field of your reference. 
Type the image caption into the Caption field. Leave this field empty if you wish. 
Close the reference and save changes. You’ll see a tick in the Figure column of your library 
(you may need to change your Display Fields to show the Figure column: see Section 10). 
Note: you cannot edit your caption field text once you have closed and saved the reference, 
except by deleting the inserted figure (see last dot point in Section 8.2 below), then changing 
the caption in your EndNote reference, and then reinserting the figure. 
8.2  Inserting (and referring to) a Figure into your document 
In your Word document, place your cursor where you want the in-text figure citation, eg 
(Figure 183). Click on Insert Citations, then Insert Figure (see Figure 5 above). 
Type a word from any field of the reference (including the caption) into the Find box, and 
click on Search. EndNote will find all image references containing this word in any field. 
Select the reference with the figure you want to insert and click on Insert
A figure citation, eg (Figure 183), is inserted in the text. The figure itself, with label (in this 
example: Figure 183) and caption, will be at the next paragraph break, or at the end of the 
document, depending on the style. 
As you insert more figures, more figure citations will be inserted into the text, and the figures 
with their labels and captions will appear. Figure citations and labels are automatically 
renumbered throughout the document to preserve correct numerical order – this is the 
main benefit of inserting figures using EndNote. 
The inserted images can be manipulated (eg made larger or smaller) in the same way as you 
would with any normal image in your document text. 
To delete a figure, select and delete all of its in-text figure citations (not the figure itself), eg 
(Figure 183), including parentheses, one by one. Then click on Update Citations and 
Bibliography to remove the figure itself. 
8.3  Changing the Figure attached to an EndNote reference 
Open the reference and attach the new figure. This automatically replaces the old image in the 
.Data folder containing the figures themselves (see Section 4.1). If you have already inserted 
UTS Library February 2015 
2015 
19 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
the figure into a Word document you’ll need to delete the old figure citations in Word and 
reinsert them (see last dot point of Section 8.2). 
9.  EndNote Online 
EndNote Online (formerly called EndNote Web) is a web-based EndNote library. You can 
transfer references between your regular “desktop” library and your EndNote Online library, and 
insert references into Word from EndNote Online. EndNote X7 allows you to sync your EndNote 
Online library with EndNote libraries on different computers; this can be very convenient if you 
need to access your EndNote library from several different locations. 
To use EndNote Online you must register online: go to the Web of Science database (via the 
Find Databases link on the library homepage) and register via the EndNote link. You must 
have an email address and you can choose your own password. 
To allow automatic transfer of references between your main (“desktop”) EndNote library 
and your EndNote Online library, open your “desktop” EndNote library and click on the Sync 
with EndNote Web icon in your library’s menu bar. In the preferences window that appears, 
make sure you see, or type in, the following: 
 In the E-mail Address box: the email address you used to register for EndNote Online 
 Type in the password you created when you registered 
 It’s a good idea to remove the tick from the box labelled Sync Automatically, this stops 
the library trying to sync when you don’t want it to 
 Then click on OK
See also the Sync preference in Section 10 below. 
Although this is not normally necessary (because you would normally using you desktop 
library and the Sync icon), you can log in to your EndNote Online account directly, via 
www.myendnoteweb.com 
You can add, edit and group references in your EndNote Online library more or less like you 
do in your main (“desktop”) EndNote library, including by direct export from many databases 
and by transferring references from your “desktop” library (see above). 
To insert references into a Word document directly from EndNote Online, click on 
Preferences in Word’s EndNote tab, then Application. Select EndNote Web using the drop-
down, and make sure the EndNote Online details are the same as in the EndNote preferences 
listed in the previous dot point. Then click on OK. You’ll see some of the EndNote icons 
change in Word. To insert a citation use the Find Citations icon to search your EndNote 
UTS Library February 2015 
2015 
20 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
Online library. 
Note that the list of styles in EndNote Online is not the same list as in EndNote, although 
both have many in common such as Harvard (UTS), AGLC and APA. 
10.   Editing EndNote Preferences 
EndNote can be customised in several more ways by choosing Edit in the EndNote menu bar at 
the top of the page, then Preferences. 
Choose which reference library is opened automatically when you start Endnote, by clicking 
on Libraries in the Preferences window. 
Change the default reference type for a new reference template (from Journal Article) by 
clicking on Reference Types
Create a new reference type, or modify existing reference types, by clicking on Reference 
Types, and then on Modify Reference Types. You can also Import a whole set of new 
reference types, for example the legal reference types used with the AGLC style. 
Use Sorting to ignore certain words in titles or in author names when ordering your 
bibliography (eg you may want de Gaulle with the G surnames rather than the D surnames). 
Use Change Case to tell EndNote how to capitalise certain words. This is only needed for 
reference styles which have capitalisation built into the style. It is not needed for most styles, 
like Harvard (UTS) and AGLC, which leave capitalisation of words as entered. 
Use Display Fields to change what is displayed in the columns of your reference library. For 
example, you may wish to display the Record Number. Record numbers are allocated when 
references are added to a library, so your most recently entered references will have the largest 
record numbers and can thus be easily identified. You may also wish to display the Figure 
column, which shows (using ticks) which references have attached figures. 
Use Sync to choose how your EndNote library synchronises with your EndNote Online library 
(see Section 9). 
Use Find Full Text to set your Open URL Path (see Section 4.2). 
Documents you may be interested
Documents you may be interested