UTS CRICOS Provider Code 00099F 
Using EndNote X7 
to Manage Bibliographies 
A Guide to EndNote 
by 
Information Services Staff 
of 
UTS Library 
University of Technology, Sydney 
University Library 
(April 2014 version) 
Convert pdf to editable powerpoint online - software control dll:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Convert pdf to editable powerpoint online - software control dll:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
UTS Library April 2014 
2014 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
Table of Contents 
Section 
Page 
1.   What is EndNote? 
2.   Getting started with an EndNote Reference Library 
2.1 Reference libraries 
2.2 Creating and Opening a reference library 
2.3 Adding references manually to your reference library 
2.4 Creating a backup copy of your reference library 
3.   Managing the references in your Reference Library 
3.1 Editing references 
3.2 Creating Groups of references within your reference library 
3.3 Searching your reference library 
3.4 Removing duplicate references 
3.5 Find reference updates 
3.6 Merging several EndNote libraries together 
4.   EndNote and Attachments (such as the Full text of references) 
4.1 Attaching saved files (pdf and other formats) to references 
4.2 Using SFX to find and attach pdf files to your references 
4.3 Importing pdf files directly into your EndNote library 
5.   Reference Styles 
10 
5.1 Reference styles at UTS 
5.2 Adding more reference styles 
5.3 Customising a reference style 
6.   Saving references from UTS Library Catalogue and Journal Databases 
12 
6.1 Connection files & Online searching 
6.2 Direct export from some journal databases into EndNote 
7.   Transferring references into your Document and creating a Bibliography 
16 
7.1 Inserting in-text citations 
7.2 Creating a bibliography and changing reference style 
7.3 Adding page numbers to in-text citations 
7.4 Other changes to in-text citations 
7.5 Unformatting a document and Merging Word documents 
7.6 Removing Field Codes 
7.7 Making a stand-alone bibliography in Word from part or all of your library 
7.8 Creating a Subject Bibliography 
8.   Inserting Figures with Captions into your Document 
21 
8.1 Attaching a Figure to a reference in your EndNote library 
8.2 Inserting (and referring to) a Figure in your document 
8.3 Changing the Figure attached to an EndNote reference 
9.   EndNote Online 
22 
10. Editing EndNote Preferences 
24 
software control dll:C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net
leading methods to convert target PDF document to other editable file formats RasterEdge.XDoc.PowerPoint.dll. How to Use C#.NET Demo Code to Convert PDF to Text
www.rasteredge.com
software control dll:C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
NET program. Convert PDF to multiple MS Word formats such as .doc and .docx. Create editable Word file online without email. Password
www.rasteredge.com
UTS Library April 2014 
2014 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
1.  What is EndNote?
EndNote is a software program that stores and organises your references. References can be 
transferred from EndNote into a Word document, automatically generating in-text citations and an 
end-of-paper bibliography, all correctly formatted in your choice of referencing style. 
The version of EndNote covered by this Guide is EndNote X7. 
The versions of Word covered are 2010/2007 (Windows) and 2011/2008/2004 (Mac). In 
theory, EndNote does also work with Pages on the Mac but there are a number of issues, 
check EndNote’s website for more information. This guide does not cover Pages
UTS Library’s EndNote web pages can be reached from the Library Home Page via the 
Referencing link in the Quick Links section on the right. 
EndNote is available at no cost to UTS staff and students, but it must be downloaded  and 
installed onto your computer from the Library web pages (UTS login required). 
2. 
Getting started with an EndNote Reference Library 
2.1  Reference libraries 
References (ie citations) are stored in an EndNote Library. You can create more than one library, 
but it’s usually best to store all your references in a single library , even if they are being used for 
several unrelated projects (you can use Groups to organise them: see Section 3.2). You will need to 
be able to access this library from each computer you may be working on (see next section). 
2.2  Creating and Opening a reference library 
Once you install EndNote, you will be asked if you want to create a new reference library or use an 
existing one. To create a new library, select that option, give the library a name, select a location 
(which should be a USB or portable hard drive if you want to use it on more than one computer), 
and click on Save. You can also create a new library in EndNote by clicking on FileNew
Whenever you use EndNote it will automatically try to open the library you used most recently on 
your current computer. To open a different library, click on File, Open
It is also possible to store EndNote libraries in cloud-based services such as Dropbox. EndNote 
has its own cloud-based service, EndNote Online: see Section 9 for more information. 
In EndNote X7, libraries have “panels”. You can change the way the panels are displayed by using 
the Layout drop-downs: in the bottom right corner of the library for Windows (see Figure 1a on 
next page), or the top right corner for a Mac (see Figure 1b on next page).
software control dll:C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
PDF document from Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint. Create and save editable PDF with a blank page Preview PDF documents without other plug-ins.
www.rasteredge.com
software control dll:VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
Convert PDF document to DOC and DOCX formats in Visual Basic control to export Word from multiple PDF files in Create editable Word file online without email.
www.rasteredge.com
UTS Library April 2014 
2014 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
Style window showing 
wing 
selected style 
yle 
Figure 1a: EndNote 
Library (Windows): 
bottom split layout 
Open attachment 
icon (yellow folder; 
see section 4.1) 
Preview tab and panel showing 
wing 
selected reference in the selected style 
New reference icon 
icon 
Groups area     
(see section 3.2) 
PDF Preview panel 
(see section 4) 
Library layout 
drop-down 
Figure 1b: EndNote Library 
(Mac) – right split layout 
Style window showing selected style 
Find Full Text icon 
(see section 4.2) 
Preview panel showing selected 
ed 
reference in the selected style 
Open PDF icon and 
PDF Preview panel 
(see section 4.1) 
Hide / Show search dropdown, 
and Layout options 
New reference icon 
Find Full Text icon 
(see section 4.2) 
software control dll:VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net
control for batch converting PDF to editable & searchable RasterEdge.XDoc.PowerPoint. dll. ' pdf convert to txt DocumentConverter.ToDocument("C:\\test.pdf", "C
www.rasteredge.com
software control dll:VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
VB.NET How-to, VB.NET PDF, VB.NET Word, VB.NET Excel, VB.NET PowerPoint, VB.NET Tiff, VB Convert multiple pages Word to fillable and editable PDF documents.
www.rasteredge.com
UTS Library April 2014 
2014 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
2.3  Adding references manually to your reference library 
Click on the New Reference icon (see Figures 1a & 1b above). This brings up a new, blank 
reference template (see Figures 2a & 2b below). 
Use the dropdown menu at the top to choose the appropriate Reference Type
Type in, or paste, the details of your reference. Leave as many sections blank as you wish
When adding Authors or Editors: 
o  Always add the family name first, then a comma, a space, and then first name(s) or initials. 
 If there is more than one author or editor, each author must be on a separate line. 
 Add all authors: your chosen reference style will know how to abbreviate lists of authors. 
o  If an author is an organization, eg Department of Finance place a single comma after the last 
word of the organisation’s name, eg Department of Finance, 
Close and save the new reference. You’ll now see it in your reference library. 
To delete a reference, select it and use the delete key. Deleted references are placed in Trash
You can recover these if needed by dragging them from Trash back to All References
2.4  Creating a backup copy of your EndNote library 
Do this regularly! The best way is to click on File (in EndNote’s menu bar), then Compressed 
Library. Create your compressed library (ie your backup) With File Attachments (see Section 4) 
and (normally) from All References in Library. Choose where to save the backup (not on the same 
computer!). It’s a good idea to add the date into the name of the backup, and possibly a word such 
as backup. A compressed library is a single file containing both your EndNote Library and its 
.Data folder that contains any attachments (see Section 4.1). 
3. 
Managing the references in your Reference Library 
3.1  Editing references 
To edit a reference, double click on it in the library to bring up its template. You can add or delete 
data, or change reference type. Then close the template window and save changes.
Use the Research Notes field for your own notes, such as summaries, useful features they 
contain, and so on. You can add as much information here as you wish. 
Use the Show/ Hide Empty Fields icon (see Figures 2a & 2b below) to show or hide any empty 
fields (note that this will affect all the references in your library). 
software control dll:VB.NET Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF
Create fillable and editable PDF documents from Excel in Create searchable and scanned PDF files from Excel in VB Convert to PDF with embedded fonts or without
www.rasteredge.com
software control dll:C# Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF in C#
Create fillable and editable PDF documents from Excel in both Create searchable and scanned PDF files from Excel. Convert to PDF with embedded fonts or without
www.rasteredge.com
UTS Library April 2014 
2014 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
Figure 2a: New reference 
erence 
template (Windows)
Drop down list of reference types 
List of fields waiting 
for you to add the 
details of the reference 
Formatting icons: useful if 
you need superscripts such as 
2
nd
or for changing case. 
Show / Hide empty 
fields icon 
Drop down list of 
reference types 
Attach Figure icon 
(see section 8) 
Show / Hide empty 
fields icon 
Attach Figure icon 
(see section 8). 
Formatting options are 
located under Edit: useful if 
you need superscripts such as 
2
nd
or for changing case. 
Figure 2b: New reference 
erence 
template (Mac)
List of fields waiting 
for you to add the 
details of the reference 
UTS Library April 2014 
2014 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
3.2  Creating Groups of references within your Reference Library 
Right click in the Groups area on the left of your library (see Figures 1a & 1b; on a Mac 
click while pressing the Control key) and select Create Group to create & name a new 
Group. You can create as many different Groups as you wish.
Copy references into a Group by selecting in All References, then drag and drop onto the 
Group name. Each reference can be copied into many Groups. 
Alternatively, right click (on a Mac, Control + click) on selected references and choose Add 
References To your chosen Group. 
Click on the name of a Group to display just the references that have been added to that Group. 
Groups only contain copies of the references. If you delete a reference from a Group, or even 
delete the entire Group, the references will still be in All References. (But if you delete a 
reference from All References it is also deleted from all the Groups it was in). 
Use Create Group Set to create a Group Set to help you organise your Groups. Dragging a 
Group onto a Group Set moves it into the Group Set. A Group Set is really just a heading. 
You can also create Smart Groups: this allows you to specify in advance certain properties for 
all the references in the Smart Group (eg certain words appearing in certain fields). References 
with these properties (including later additions) are automatically added to the Smart Group. 
The Unfiled group always shows those references that have not yet been added to any Group. 
When you import references from a database (see Section 6.2) a Group is created that contains 
the most recently imported references. 
When you insert references into a Word document (see Section 7), a Group is created that 
contains all the inserted references in the document. 
3.3  Searching your reference library 
With your reference library open, click on All References and then use the Quick Search window 
in the library menu bar (Search Library on a Mac). Use Show Search Panel (on a Mac, click on 
the Show Search option in the layout dropdown menu, see Figure 1b) if you want to search 
specific fields of your references. You can force Match Case or Match Word if you wish. 
3.4  Removing duplicate references 
Click on References (in EndNote’s menu bar), then Find Duplicates. Pairs of duplicates are 
displayed, allowing you to keep the ones you want. Deleted duplicates are moved to Trash. If 
unsure, always keep the left reference of a pair, because this has been in your library the longest. 
UTS Library April 2014 
2014 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
3.5  Find reference updates 
This is a new feature that allows you to update the data in the fields of your journal article 
references. It works best if you have an article’s DOI (digital object identifier) but can sometimes 
work with author, year and journal name instead. This is especially useful if you have a pdf file 
that cannot be imported into your library (see Section 4.3) but which has a DOI (not all pdfs have a 
DOI, unfortunately). Make sure the DOI is in a reference’s DOI field (all other fields can be 
empty), select it in your EndNote library, and then select References, Find Reference Updates …  
If updated data can be located, you will be shown a template with the updated data, which you can 
transfer into your original reference in EndNote. 
3.6  Merging several EndNote libraries together 
Open the EndNote library you wish to be your main library, or alternatively create a new, 
empty library that will become the main library. Close all other libraries. 
Click on the File in EndNote’s menu bar, then ImportFile, and choose another reference 
library as your Import Data File. Using the Import Option dropdown menu, choose 
EndNote Library, then click on Import. This also imports any attached files. 
Alternatively, you can select and then copy and paste references from one library to another.
4. 
EndNote and Attachments (such as the Full text of references) 
4.1 Attaching saved files (pdf or any other format) to a reference 
Drag the icon of the saved file and drop it onto the reference in your EndNote library. 
Alternatively, right click on the reference you want to attach the file to (on a Mac, Control + 
click), and choose File AttachmentsAttach File ... Choose your file and then click on Open
A paperclip symbol appears next to each reference with an attached file. (You may need to 
open and then close the reference to see this paperclip). To open an attached file in Windows, 
select the reference and click on the yellow Open File icon (see Figure 1a). On a Mac click on 
the Open PDF icon (see Figure 1b). 
You can attach more than one file to a reference, and the files can be in any format. You 
can see which files have been attached to a reference by opening the reference and scrolling 
down to the File Attachments field. You will see icons for any attached files. Clicking on an 
icon will open its file. Deleting an icon deletes the attached file it represents. 
Once a file is attached, you no longer need the saved original: attaching a file copies and 
stores it in a folder that was automatically created when you created your reference library. 
UTS Library April 2014 
2014 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
This folder has the same name as the library, followed by .Data (instead of .enl). It contains all 
your attached files (so it is very important!) and is stored with its associated library. The 
.Data folder is automatically backed up when you use File, Compressed Library to create a 
backup copy of your reference library (see Section 2.4). The .Data folder also contains details 
about your Groups (see Section 3.2) and attached figures (see Section 8). 
4.2    Using SFX to find and attach pdf files to your references 
If you have references in your library but no saved pdf files, you can get EndNote to find and 
attach the pdfs, if UTS Library subscribes to a database that contains the required pdf
Click on Edit, Preferences (on a Mac, EndNote X7, Preferences). 
Select Find Full Text from the list of preferences on the left of the preferences window.  
In the Open URL Path box, type: http://sfx.lib.uts.edu.au/sfx_local 
In the Authenticate with box, type: http://www.lib.uts.edu.au/auth/login 
Then click on Apply and OK. If you now right click (on a Mac, Control+click) on a reference 
(or several selected references) in your EndNote library and choose Find Full Text, EndNote 
will search the library’s databases for full text and (if successful) attach pdfs to the selected 
references. You can also use the Find Full Text icon in EndNote’s menu bar to do this. 
4.3  Importing pdf files directly into your EndNote library 
If you have saved pdf files but do not yet have references for them in your EndNote library, 
EndNote allows you to import these directly into your EndNote library, automatically creating an 
EndNote reference from data in each, and then attaching the pdf to it. This can be done for 
individual files, or for a whole folder of saved pdfs. 
However, the original pdf must be in a format that allows EndNote to extract citation data , and 
unfortunately many pdfs are not in this format. Otherwise (for example if your pdf is a scanned 
document), the reference that is created will have mostly empty fields and these will need to be 
filled out by you with data from the attached pdf. If this happens, and your pdf has a DOI, you 
can use Find reference updates (see Section 3.5) to correctly populate the empty fields. 
In EndNote, click on File, Import. If using Windows, choose File... or Folder... Then select 
an individual pdf file or folder of pdfs, set Import Option to PDF, and click Import
If using a Mac, select the file or folder you wish to import, set Import Option to “PDF File or 
Folder”, and click on Import
You’ll see the new reference(s) in your library, each with its pdf attached. (Note that if the 
pdf is not in a compatible format the references will have almost all fields empty, see above). 
UTS Library April 2014 
2014 
10 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
A short cut for the above is to drag the icon of the pdf onto the Preview area at the bottom of 
the Library window. 
5. 
Reference Styles 
5.1  Reference styles at UTS 
Many areas of UTS use the reference style Harvard (UTS) which is derived from the 
Australian Government’s Style Manual (6
th 
edition, 2002). The Faculty of Law uses the AGLC 
style which is based on the Australian Guide to Legal Citation (3
rd
edition, 2010). 
EndNote’s current style is shown in the style window at the top of the library (see Figure 1). 
EndNote comes with many reference styles to choose from. To see them, use the style 
window’s dropdown menu to Select Another Style
Most of EndNote’s styles are based on the preferred style of various journals. Choosing a style 
adds it to the dropdown menu in EndNote’s style window. You can add as many as you wish. 
Harvard (UTS) and AGLC are not initially in the Select Another Style list (there may be other 
versions of Harvard which you should not use). Add them to the list from UTS Library’s 
website: click on Referencing in Quick Links, then EndNote, then Referencing Styles
5.2  Adding more reference styles 
Harvard (UTS) style can be saved into EndNote from the library’s EndNote web pages. 
You can also add more styles from EndNote’s website by clicking on Edit, Output Styles, 
Open Style Manager and then on the Get More on the Web button in the bottom right 
corner. Download individual styles by clicking on the Download link next to each. 
When adding new styles, if a download window appears, select Open (Internet Explorer) or 
Open with EndNote (Firefox). In certain browsers (Chrome or Safari) the style is saved into 
your downloads folder. If this happens, right click on the downloaded style (on a Mac, 
Control + click) and Open with EndNote
The style then opens in EndNote: click on File, Save As. Edit the style name if necessary 
(there might be some unwanted text or symbols) and then click on Save. Close the style 
window in EndNote and then use Select Another Style to choose it. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested