UTS Library April 2014 
2014 
11 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
5.3  Customising a reference style 
Reference styles in EndNote are easy to customise. To edit a reference style, first select it in the 
style window. Then click on Edit (in EndNote’s menu bar), Output Styles, then Edit “your 
selected style”. The Edit Style window appears (see Figure 3). You will see many options in the 
column on the left of the Edit Style window. 
Anonymous Works: some references do not have an author, and so have an empty Author 
field. This option tells EndNote how to cite such references in text and in your bibliography. 
Sections: place reference lists after each section of a document, at the end only, or both. 
Citations - Templates: shows how references are cited within the text of your document. 
Citations - Ambiguous citations: if some references have the same first author surname and 
the same year, this option lets you choose how to distinguish between them. 
Citations - Author Lists: if a reference has several authors, this option lets you choose how 
the list of authors is displayed when you cite the reference in text. 
Citations - Sort Order: if you are citing several references in the same place, this allows you 
to choose how they are ordered (for example, alphabetically by author, or chronologically). 
Bibliography - Templates: shows how your references are displayed in your bibliography. 
Each reference type has its own template; many styles support just a few reference types. 
Insert new fields into an existing template using the Insert Field button on top right. 
Create a template for a new reference type using the Reference Types button. 
Change text to (or from) italicbold, or underlined, using the relevant icons. 
Figure 3: Edit style window, 
showing Bibliography templates 
Reference Types button 
Insert Fields button 
Bibliography templates 
selected 
Convert pdf file to powerpoint - application Library cloud:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Convert pdf file to powerpoint - application Library cloud:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
UTS Library April 2014 
2014 
12 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
Place quotation marks, brackets, commas or other punctuation where needed. 
Insert your own text. If the inserted text refers to a Field, you should link it to the Field 
with a Link Adjacent Text symbol by using the Insert Field button. This is so that if 
the Field happens to be empty your text will not appear. For example, if your template 
has Vol. Volume, using a Link Adjacent Text symbol to link “vol.” to the field name 
“Volume” stops “vol.” appearing if the Volume field of a reference is empty. 
Bibliography - Author Lists and Editor Lists: allows you to specify how references with 
multiple authors or multiple editors are displayed in your bibliography. Note that “Editor 
Lists” only governs editors in references with both authors and editors, eg Book Section. 
Bibliography - Layout: allows you to add text, fields (eg Research Notes) or blank lines, 
before or after each reference in your bibliography. Also controls if references are indented. 
Bibliography - Sort Order: allows you to specify how your bibliography is ordered, for 
example by order of appearance (used for a numbered style), or alphabetically by author. 
Categories: allows you to group different reference types together as categories in your 
bibliography. 
Footnotes: determines whether references cited in footnotes have the same format as the in-
text citations, the same format as the bibliography, or some other, customised format. 
Figures and Tables: you can choose whether figures or tables appear in-text or as a list at the 
end, and choose the location of figure labels and captions (see Section 8). 
6. 
Saving references from UTS Library Catalogue and Journal Databases 
6.1  Connection files & Online searching 
References can be electronically transferred into EndNote from library catalogues using Online 
Search with Connection Files. EndNote comes with many connection files, but due to access 
restrictions by commercial databases, it is not possible to use most of EndNote’s database 
connection files. Connection files work fine with most library catalogues and the PubMed 
database, because access to these is usually free. There are two methods of using Online Search: 
In the first method, click on the Online Search Mode icon in the menu bar (see Figures 4a & 4b 
below) and select a library from the Online Search list (click on more…  to see the full list). UTS 
Library is listed as “U Technology Sydney”. If you don’t see “U Technology Sydney”, go to the 
library’s EndNote web page for instructions to add it to the list of connections. 
application Library cloud:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue button or drag-and-drop your pptx or ppt file into the drop area.
www.rasteredge.com
application Library cloud:VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Convert smooth lines to curves. Detect and merge image fragments. Flatten visible layers. VB.NET Demo Code to Optimize An Exist PDF File in Visual C#.NET Project
www.rasteredge.com
UTS Library April 2014 
2014 
13 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
When you select an online search, you’ll see its search window at the top of your EndNote 
library. Select which fields to search, and type in your search terms. Then click on Search. 
The Confirm Online Search box will appear with the number of retrieved titles. Make sure 
your list of titles is not too large (less than 30 is best) then select OK. You may need to 
modify your search (eg by adding extra search terms, or best of all search for a known item 
in the catalogue by title) to lower the number of results. 
Click on a search result and then on the Copy to Local Library icon (see Figures 4a & 4b 
above) to add it to your reference library. Hold down the Control key (on a Mac, the 
Copy to Local 
Library icon 
Search terms 
Hide or show 
the search panel 
Hide or show 
the search panel 
(in dropdown) 
Integrated Library & 
Online Search Mode icon 
Online Search Mode 
icon (selected) 
Local Library 
Mode icon 
Online Search 
List with UTS 
Library selected 
Search results 
Figure 4a: Online 
Search Mode (Windows) 
Figure 4b: Online 
Search Mode (Mac) 
Search terms 
Search results 
Copy to Local 
Library icon 
application Library cloud:VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint data to PDF form. Merge PDF with byte array, fields. Merge PDF without size limitation. Append one PDF file to the end
www.rasteredge.com
application Library cloud:C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Application. Best and professional adobe PDF file splitting SDK for Visual Studio .NET. outputOps); Divide PDF File into Two Using C#.
www.rasteredge.com
UTS Library April 2014 
2014 
14 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
Command key) while clicking to select more than one at a time. 
Always check recently transferred references for errors
Return to your reference library by clicking on the Local Library Mode icon. 
In the second method, click on the Integrated Library & Online Search Mode icon (see Figures 
4a & 4b above) and choose an online search as above. All found references are automatically 
added to All References (ie to your main EndNote library). You will need to delete any reference 
you don’t want to keep. This method is simpler but you may end up doing a lot of deleting which 
can be very time-consuming, and which is avoided by the first method. 
6.2  Direct export from some journal databases into EndNote 
Many journal databases allow “direct export” of citations into EndNote. The table below 
gives brief instructions for some of these. Windows users are recommended to use 
Internet Explorer or Firefox as a web browser when direct exporting. Mac users are 
recommended to use Firefox. If asked by Firefox, choose Open with EndNote (tick the box 
that tells the browser always to open this type of file with EndNote). With Chrome or Safari 
the references are saved into your downloads folder. If this happens, right click (on a Mac, 
Control + click) on the downloaded file and Open with EndNote.
application Library cloud:C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
PDFPage page = (PDFPage)doc.GetPage(0); // Convert the first PDF page to a JPEG file. page.ConvertToImage(ImageType.JPEG, Program.RootPath + "\\Output.jpg");
www.rasteredge.com
application Library cloud:VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.
PDF from PowerPoint; C#: Create PDF from Tiff; C#: Convert PDF to Word; C#: Convert PDF to Tiff; C#: Convert PDF to HTML; C#: Convert PDF to Jpeg; C# File: Compress
www.rasteredge.com
UTS Library April 2014 
2014 
15 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
Academic Search CompleteBusiness Source CompleteCINAHL, ERIC, MedLine & other 
L, ERIC, MedLine & other 
er 
EBSCOhost databases: click on blue folder icon to right of article; click on Folder View in right 
margin; select items & click on Export icon. Select Direct Export in RIS Format, click on Save
RIS Formatclick on Save. 
e. 
Cochrane Library (Wiley): Select citations from Search Results list and click on Export selected 
d 
OR open a result and click on Export Citation for this Article link (on right). Choose Citation & 
Abstract as File type, and appropriate Export type. Then click on Export Citation button and Save 
the export file to your desktop or downloads folder. Then go to EndNote and click on File, Import
Choose your saved file as the Import File, and use the Import Option dropdown to choose Other 
Filters and then Cochrane Library (Wiley). Then click Import. 
t. 
Expanded Academic ASAP, Legaltrac, & otheGale databases: Select citations, then click on 
elect citations, then click on 
n click on 
the View All button in the Saved Documents section on top right. Then click on Citation Tools in 
the Tools area on the right. In the Export section, choose EndNote and then Opethe results file. 
en the results file. 
Factiva: this is quite complex, and does not work on a Mac. Instructions are on the Library 
website: http://www.lib.uts.edu.au/question/20387/how-can-i-export-factiva-to-endnote. 
-endnote. 
Google Scholar (http://scholar.google.com): Click on the Settings symbol above the Google 
symbol above the Google 
logo. In the Bibliography Manager section use the dropdown menu to choose “Show links to 
import citations into EndNote”. Click on Save. Your search results will now each have an Import 
into EndNote link. Click on thlink and then Open or Open with EndNote. 
en with EndNote. 
e. 
HighWire PressSelect citations; select download to citation manager option just above first 
option just above first 
irst 
citation; click on Go button. Click on download citations to Citation Manager link; choose 
EndNote from list of formats. If asked, choose to Open the results file. 
file. 
IEEExploreSelect citations; click on Download Citations icon, choose Citation & Abstract and 
on & Abstract and 
and 
EndNote, ProCite, RefMan. Click on Download Citation button. You may need to change 
conference reference types to “Book Section” to see conference title in the Alternate Journal field. 
the Alternate Journal field. 
l field. 
Informit databasesSelect citations; click on Save link (above results list)select Complete Record 
Complete Record 
rd 
in Fields to Save, and Short Field Labels in Field Label Format. Change Output Format to 
EndNote Direct and click on Save button. 
button. 
. 
JSTOR: Select citations, click on Export link (just above results list). In the Select a format 
Select a format 
at 
section, click on the RIS file (EndNote etc) link. If asked, choose to Opethe results file. 
Opethe results file. 
e. 
OVID Databases (MedlineAMEDBIOSISCompendexINSPEC, PsycINFOetc): Selec
PsycINFOetc): Selec
Select 
citations; click on Export icon just above results list. Choose Export to EndNote and Complete 
Reference. Click on Export Citations button. You may need to change some reference types. If 
asked to Choose an Import Filter, scroll until you find the database name followed by (OVID). If 
you don’t see your filter, check EndNote’s filters page:  www.endnote.com/support/enfilters.asp 
/support/enfilters.asp 
s.asp 
Project Muse: Click on Save Citation link under each resultor on the Save All Citations button. 
ions button. 
Click on the Export Saved Citations link in top left. In Option 2: EndNote section, click on Export 
to EndNote. If asked, choose to Open the results file. 
ile. 
ProQuest DatabasesSelect citations; click on Export/Save icon on right and choose EndNote
nd choose EndNote
Citavi, or Reference ManagerClick on Continue button. If asked, choose to Open the results file. 
the results file. 
Science Direct (Elsevier)Select citations; click on Export dropdown above results list and in 
above results list and in 
Export file section choose RIS (for EndNote etc). Then click on Export button and Save the export 
file (it doesn’t matter where). Open the saved file with EndNote
e. 
Scopus (Elsevier)Select citations; click on Export dropdown above results list. Choose RIS 
ove results list. Choose RIS 
Format, and choose to export Citations and abstract information; then click on Export button. If 
asked, choose to Open the results file. 
Web of Science Core Collection: Select citations; then use the dropdown above the results list to 
t to 
choose Save to EndNote desktop. In Record Content dropdown, choose Full Record. Click on 
Send button. If asked, choose to Open the results file. 
file. 
application Library cloud:VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
using RasterEdge.XDoc.PDF; This professional .NET solution that is designed to convert PDF file to HTML web page using VB.NET code efficiently.
www.rasteredge.com
application Library cloud:C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
Merge Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint data to PDF form. Append one PDF file to the end of another and save to a single PDF file.
www.rasteredge.com
UTS Library April 2014 
2014 
16 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
7.  Transferring references into a Word document and creating a bibliography
Installing EndNote automatically creates an extra tab in Word in Windows (see Figure 5 below); 
or an extra toolbar in Word on a Mac (see Figure 6 below; if you don’t see the toolbar, check 
under View, Toolbars). The icons in the toolbar and the tab enable Word and EndNote to 
interact. Extra options are also created in OpenOffice in Windows and in Pages on a Mac.  
7.1  Inserting in-text citations 
In Word you should see the EndNote X7 Tab (Windows) or the EndNote Toolbar (Mac); see 
Figures 5 & 6 below. Place your mouse pointer over each of the icons to show its function. 
The current reference style of the Word document is indicated in the Style window in the tab 
or the toolbar, and can be changed using the dropdown menu as in your EndNote library. 
Return to EndNote and choose the reference you wish to insert. To select more than one at a 
time, hold down the Control key on your keyboard (on a Mac, use the Command key). 
Return to Word and place the cursor in the document where you wish to cite the reference(s).
On a Mac, click on the Insert Selected Citation(s) icon in the EndNote toolbar. In Windows, 
in the EndNote X7 tab, click on Insert Citation, then Insert Selected Citation(s). (Make sure 
you click on the Insert Citation text and not on the icon above it). The selected citation(s) will 
appear as an in-text citation, and also in a reference list created at the end of the document. 
EndNote usually automatically formats in-text citations into your chosen style, and 
automatically creates a formatted bibliography from the inserted citations. This is called 
Instant Formatting, or Cite-While-You-Write (CWYW)
Instant Formatting can be switched off and on in Windows by clicking on the small 
Bibliography Preferences icon (see Figure 5), then on the Instant Formatting tab. On a Mac, 
click on the Bibliography dropdown in the EndNote toolbar (see Figure 6), then on the Turn 
Instant Formatting On/Off option. Switching off the instant formatting can be useful if your 
document is large and contains many citations. When instant formatting is on, you may notice 
that adding each new citation causes Word to pause for some time while EndNote updates all 
the citations in the document: switching off the instant formatting stops this from happening. 
Citations are inserted in unformatted format (see Section 7.5); you can periodically format 
them all in your chosen style using Update Citations and Bibliography
UTS Library April 2014 
2014 
17 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
Figure 5: EndNote tab in 
Word 2007/10 (Windows
Current reference 
style in Style window 
Bibliography preferences icon 
(very small!
Figure 6: EndNote toolbar 
in Word (Mac
Current reference 
style in style window 
Insert Selected 
Citation(s) (first click 
on Insert Citation text) 
Insert Selected Citation(s) 
(s) 
Bibliography preferences 
dropdown menu 
Edit & Manage Citation(s) 
Tools 
dropdown 
menu 
Insert Figure(s) 
(see section 8) 
Insert Figure(s) 
(see section 8) 
UTS Library April 2014 
2014 
18 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
7.2  Creating a bibliography and changing reference style 
EndNote normally creates the bibliography automatically, but if any citations have not been 
automatically formatted, click on the Update Citations and Bibliography icon (on a Mac 
this is in the Bibliography dropdown in the toolbar). 
To change the reference style of your document, just use the dropdown in the style window. 
7.3  Adding page numbers to in-text citations 
Click on a formatted citation in your Word document. It should be “greyed out”. This is due to 
the hidden “field codes” that enable Word and EndNote to communicate. On a Mac you may 
need to click next to the citation and use left or right arrows to move your cursor onto it. 
Click on the Edit & Manage Citation(s) icon in the EndNote toolbar or tab. The EndNote 
Edit & Manage Citations window then appears (see Figures 7 & 8 on next page). 
In Harvard (UTS) style you can type page numbers into the Pages box, and then click OK
However, these page numbers are not always displayed in other reference styles. 
An alternative method, which works in all reference styles, is to type page numbers, plus 
any associated text and punctuation, into the Suffix box (eg: , p. 9). Then click on OK
7.4  Other changes to in-text citations 
Remove a citation by selecting it and then using the dropdown Edit Reference menu (see 
Figures 7 & 8) to select Remove Citation. Then click on OK
Instead of (Higgs 2001), you may want your formatted reference to read differently. To 
make the changes listed below, highlight the reference, click on Edit & Manage 
Citation(s), and use the Format dropdown menu (see Figures 7 & 8) as follows: 
 … according to Higgs (2001)… Select Exclude Author or Display as Author (Year) 
depending on whether you’ve already typed the author’s name into the text 
 … this discussion in 2001 (Higgs)… Select Exclude Year 
 … this theory (see also Higgs 2001)… Type “see also” plus a space into Prefix box 
 (Higgs 2001, chapter 3)… Type “chapter 3”, with comma & space, into Suffix box
 …in 1956, Brown (cited in Higgs 2001, p. 89)… Type “cited in” plus space into Prefix 
box, and either “, p. 89” into the Suffix box or “89” into the Pages box 
 Reference to Higgs hidden in text, only appearing in bibliography (select Show Only 
in Bibliography). This is not advised, because the invisible field codes remain in the 
text, and it is difficult to relocate these hidden in-text citations.
UTS Library April 2014 
2014 
19 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
Figure 8: Edit & Manage 
ge 
Citations window (Mac
Formatting drop down menu 
Drop down Edit Reference menu 
nu 
(for removing in-text references) 
Figure 7: Edit & Manage 
Citations window (Windows
UTS Library April 2014 
2014 
20 
UTS CRICOS Provider Code 00099F 
7.5  Unformatting a document & Merging Word documents 
It is sometimes necessary to unformat your document. Unformatted documents have no field 
codes and no bibliography; also, all the in-text citations are in “temporary format” such as 
{Smith, 2000 #37}. 
To unformat a document, click on Convert to Unformatted Citations (on a Mac this is in 
the Tools dropdown menu on the toolbar; in Windows, click first on Convert Citations 
and Bibliography). 
To restore formatting for the in-text citations, and recreate the bibliography, click on Update 
Citations and Bibliography. This also adds back all the field codes. Your EndNote library 
must be open when you do this. 
This is very useful if you have several separate documents, each with an EndNote generated 
bibliography, and you want to merge them into one document with a combined bibliography 
at the end. To do this, open a new blank document, and, in order: open each separate 
document, unformat it, copy the whole unformatted document, and paste it into the new 
document. When all the unformatted documents have been pasted one after the other into 
the new document, click on Update Citations and Bibliography to restore all the in-text 
formatting and to create the combined bibliography at the end. 
7.6  Removing Field Codes 
Once you are ready to publish your document, you can create a “clean” version of it, without 
any of EndNote’s hidden field codes (these are what cause all the inserted text to show as 
grey when you click on it), but retaining the properly formatted citations and the formatted 
bibliography. A clean version is often required by publishers of journal articles. 
To create a copy of a document without field codes, click on Convert to Plain Text (on a Mac 
this is in the Tools dropdown menu on the toolbar; in Windows, click first on Convert 
Citations and Bibliography). 
Your original document, with the field codes, is still preserved: and this is still the main 
version of your document so it is important to save it. If at a later time you need to add more 
citations, or edit citations or the bibliography, you will need to do this in the original 
document using EndNote, and then create a new copy without the field codes. 
7.7 
Making a standalone bibliography in Word from part or all of a reference library 
To make a list of all (or just some) of your references, first open your reference library. 
Choose the reference style you require. Note that “Annotated” style displays abstracts, while 
Documents you may be interested
Documents you may be interested