Introduction 
Introduction 
The criteria set forth in this guide have been established and must be followed in order that each 
submission accepted for official deposit in the Stony Brook University Library and for publication by 
University Microfilms International (ProQuest/UMI) is a uniform document.  
Requirements, Procedures, Deadlines 
Students are responsible for knowing University requirements, procedures and deadlines relating to 
graduation.  Please refer to the Graduate School website-Academics - Graduation Information - 
Information and FAQs section for this information.  
How to use these Guidelines 
The Guidelines contain three main sections listed in the order in which a student would prepare their 
thesis/dissertation: 
Preparation and Format of the Thesis/Dissertation 
Assembly of the Thesis/Dissertation 
Submission of the Thesis/Dissertation 
The Appendices contain the following:  
Appendix A - Graduate Program List - contains the appropriate program names as approved 
by the State Education Department. 
Appendix B 
Checklists 
a companion to the Guidelines. 
Appendix C 
FAQs 
lists Frequently Asked Questions that are made relating to 
thesis/dissertation preparation and submission.  Includes some information and resources to 
help with PDF conversion and general formatting. 
Any questions regarding the thesis or dissertation preparation or submission process should be 
directed to: 
Graduate_School_Graduation@notes.cc.sunysb.edu 
The Graduate School 
Spring 2012 
How to change pdf to powerpoint slides - Library SDK component:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
How to change pdf to powerpoint slides - Library SDK component:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
Table of Contents 
1. Preparation and Format of the Electronic Thesis/Dissertation
General Format ____________________________________________________________________4 
Overall Appearance ______________________________________________________________________ 4 
File Format for Main Text __________________________________________________________________ 4 
File Formats that are Linked and Embedded ___________________________________________________ 4 
Fonts _________________________________________________________________________________ 5 
Margins ________________________________________________________________________________ 5 
Spacing and Indentations __________________________________________________________________ 5 
Pagination _____________________________________________________________________________ 5 
Quotations _____________________________________________________________________________ 6 
Hyphenation ____________________________________________________________________________ 6 
Supplemental Files _______________________________________________________________________ 6 
Organization of Pages and Sections __________________________________________________7  
Title Page ______________________________________________________________________________ 7 
Copyright Page __________________________________________________________________________ 7 
Signature Page __________________________________________________________________________ 7 
 Abstract Page(s) ________________________________________________________________________ 9 
 Dedication Page _________________________________________________________________________ 9 
Frontispiece ____________________________________________________________________________ 9 
Table of Contents ________________________________________________________________________ 9 
List of Figures/Tables/Illustrations ___________________________________________________________ 9 
Preface ________________________________________________________________________________ 9 
Acknowledgments ______________________________________________________________________ 10 
Vita, Publications, Fields of Study __________________________________________________________ 10 
Text _________________________________________________________________________________ 10 
Footnotes/Endnotes/Parenthetical Notations __________________________________________________ 10 
Bibliography ___________________________________________________________________________ 10 
Index _________________________________________________________________________________ 11 
Appendix _____________________________________________________________________________ 11 
Inclusion of Other Published Media _________________________________________________ 11 
Captions ______________________________________________________________________________ 11 
Figures and Tables ______________________________________________________________________ 11 
Graphs _______________________________________________________________________________ 11 
Maps ________________________________________________________________________________ 122 
Published Material ______________________________________________________________________ 12 
Supplemental Files ______________________________________________________________________ 12 
Units _________________________________________________________________________________ 12 
Permission to Use Copyrighted Material _____________________________________________ 12 
Microfiliming and Copyrighting ____________________________________________________ 13 
Microfilming ___________________________________________________________________________ 13 
Microfilm Agreement_____________________________________________________________________ 14 
Copyrighting the Thesis or Dissertation ______________________________________________________ 14 
2. Assembly of the Electronic Thesis/Dissertation
File Format for Main Text _________________________________________________________ 15 
File Naming Conventions _________________________________________________________ 15 
Signature Page __________________________________________________________________ 15 
3. Submission of the Electronic Thesis/Dissertation
Before Submitting the Electronic Thesis/Dissertation __________________________________ 16 
Deadlines _____________________________________________________________________________ 16 
Service Hours __________________________________________________________________________ 16 
Library SDK component:C# PowerPoint - How to Process PowerPoint
Microsoft PowerPoint Document Processing Control in Visual C#.NET of RasterEdge .NET Imaging SDK is a reliable and professional PowerPoint slides/pages editing
www.rasteredge.com
Library SDK component:VB.NET PowerPoint: Sort and Reorder PowerPoint Slides by Using VB.
4 2 3 1 5" or change a certain image, clip art or screenshot to PowerPoint document slide provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
Table of Contents 
Submitting the Electronic Thesis/Dissertation ________________________________________ 16 
Electronic Thesis/Dissertation _____________________________________________________________ 16 
Supporting Items (Required) ______________________________________________________________ 18 
After Submitting the Electronic Thesis/Dissertation ___________________________________ 19 
Distribution of Doucment _________________________________________________________________ 19 
Personal Copies ________________________________________________________________________ 19 
Appendices
A. Graduate Program List _________________________________________________________________ 26 
B. Checklists ___________________________________________________________________________ 30 
C. FAQs ______________________________________________________________________________ 33 
Library SDK component:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
If you want to change the order of current library SDK, this VB.NET PowerPoint processing control powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
Library SDK component:VB.NET PowerPoint: Use PowerPoint SDK to Create, Load and Save PPT
Besides, users also can get the precise PowerPoint slides count as soon as the PowerPoint document has been loaded by using the page number getting method.
www.rasteredge.com
1) Preparation and Format of the Electronic Thesis/Dissertation 
PREPARATION AND FORMAT OF THE ELECTRONIC THESIS/DISSERTATION 
General Format
Please Note: Students should not use a previously submitted thesis or dissertation as a 
guide for your work.  Follow the instructions set forth in this guide to ensure your work 
will be in the correct format. 
Overall Appearance
A thesis or dissertation reflects the quality of work produced by the author, the advisor, the 
department, the Graduate School, and Stony Brook University.  It is therefore important that the 
final document is properly formatted and not marred by careless errors. 
The text of the thesis or dissertation must be clear and grammatically correct or it will not be 
accepted.   
Using programs that do not allow the student to follow these format guidelines will not excuse the 
student from following the guidelines.  If the student is unable to alter the program in order to 
follow the guidelines, a different program should be used.  Please note that the ProQuest/UMI 
ETD Administrator site has a section on PDF conversion help.  It can be found at 
http://www.etdadmin.com/cgi-bin/main/support
- select Creating PDFs in the Support Tools box 
on the right. 
Format Specifications of the Document
File Format for Main Text 
Adobe PDF is the mandatory presentation/submission format of primary source information (the 
text of the work itself).   
Adobe is available in all SINC sites at Stony Brook University.   
You will also be able to convert your document to a PDF using the ProQuest/UMI ETD 
Administrator site. 
Do not password protect your file, as it will prevent the University Library from processing your 
thesis/dissertation correctly.  The Library will administer the appropriate security protections. 
File Formats that are Linked and Embedded 
Acceptable file formats that are linked and embedded within the main text are below.  These can 
be used as needed; however, it is uncertain as to the PDF ability to embed other file formats that 
are not listed here. 
Application Formats:
Adobe PDF (.pdf); Archive HTML Open with IE only (.mht, .mhtml); 
FMP3 (.fm); LateX (.latex); MARCMathematica (.ma); Microsoft Excel (.xls); Microsoft 
Powerpoint (.ppt); Microsoft Project (.mpp, mpx, .mpd); Microsoft Visio (.vsd); Microsoft Word 
(.doc); Photoshop (.psd, .pdd); Postscript (.ps, .eps, .ai); SGML (.sgm, .sgml); TeX (.tex); TeX 
dvi (.dvi); WordPerfect (.wpd) 
Audio Formats
:  AIFF (.aif); CD-DA, CD-ROM/XA (A or B or C); MIDI (.midi); MPEG Audio 
(.mpa, .abs, .mpega); MPEG-2; RealAudio (.ra, .ram); SND (.snd); WAV (.wav); audio/basic 
(.au, .snd) 
Authoring Formats
 Authorware, Director (MMM, PICS) 
Library SDK component:VB.NET PowerPoint: Extract & Collect PPT Slide(s) Using VB Sample
want to combine these extracted slides into a please read this VB.NET PowerPoint slide processing powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
Library SDK component:VB.NET PowerPoint: Merge and Split PowerPoint Document(s) with PPT
of the split PPT document will contain slides/pages 1-4 code in VB.NET to finish PowerPoint document splitting If you want to see more PDF processing functions
www.rasteredge.com
1) Preparation and Format of the Electronic Thesis/Dissertation 
Image Formats
: BMP (.bmp); CGM (.cgm); GIF (.gif); JPEG (.jpg); PDF (.pdf-Type 1 
Postscript fonts); PhotoCD (.pcd); TIFF (.tif); image/png (.png) 
Special Formats
 AutoCAD (.dxf); Excel (.xcl) 
Text Formats
 ASCII (.txt); HTML (.htm, .html); PDF (.pdf); RTF (.rtf); Text (.txt, .asc); XML 
(.xml) 
Video Formats
 MPG-4 (.mpg); MOV (.mov); h.246 compliant  
Fonts 
Standard fonts such as Times New Roman and Arial are recommended.  Fonts should not be 
smaller than 15 characters per inch.  Size 12 font is recommended. 
o
Exceptions for font size will be made in the case of format style, when larger type is 
used for chapter or division headings, or if it is necessary to change type for equations, 
symbols or figure captions. 
o
If you are unsure whether your font is acceptable, please have it checked by the 
Graduate School. 
The font must be consistent throughout the text.  Fonts can differ for tables/figures/graphs, 
etc., but all main text (in the preliminary pages, main body, and reference material) should be 
in the same font. 
All fonts must be embedded.  Information on this can be found at 
http://www.etdadmin.com/cgi-bin/main/support
- select Creating PDFs in the Support Tools 
box on the right. 
Italics should only be used when appropriate (scientific text, titles of works, etc.). 
Font color must be black for all main text.  Colored font can be used for charts, graphs, maps, 
etc. 
Margins 
All margins must measure 1 inch.  1½ inches for all margins is also acceptable.  The pages 
are trimmed if the document is bound, so it is important to adhere to these specifications. 
The right-hand margin of the text may be justified or ragged. 
Page numbers should be contained in the above margin requirements.  However, page 
numbers may be placed at the 1” margin, but should not be placed lower than ½”.
If you need to have a separate page for figure captions, see the section Inclusion of Other 
Published Media 
Captions for margin guidelines. 
Spacing and Indentations 
The text of your manuscript may be single or double-spaced, although single-spacing is 
preferred. One and a half inch spacing is also acceptable. 
Text for figure captions must be single-spaced. 
The first line of each paragraph should be indented using a standard tab indent. 
The first line of the text of each chapter or major division should be 
about 1” (approxim
ately 6 
single spaces) below the last line of the chapter title or section heading, or may be begun on a 
new page. 
Pagination 
Do not italicize page numbers. 
Do not use punctuation (dashes, periods, parentheses) with page numbers. 
Library SDK component:VB.NET PowerPoint: Complete PowerPoint Document Conversion in VB.
contains PowerPoint documentation features and all PPT slides. to render and convert target PowerPoint document to or document formats, such as PDF, BMP, TIFF
www.rasteredge.com
Library SDK component:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
Using this VB.NET PowerPoint to PDF converting demo code below, you can easily convert all slides of source PowerPoint document into a multi-page PDF file.
www.rasteredge.com
1) Preparation and Format of the Electronic Thesis/Dissertation 
Preliminary pages are numbered in lower-case Roman numerals at the bottom center.  All 
preliminary pages are numbered except for the Title Page and Copyright Page (which is 
optional). 
Numbering for main body of text: 
o
Arabic numerals begin with 1 on the first page of the first chapter. 
o
Every page in the main body must be consecutively numbered in Arabic numerals 
centered at the top or bottom of the page. 
o
The placement of page numbers in the main body must remain consistent throughout 
the thesis or dissertation (this includes figures, tables, photographs, illustrations, etc.). 
o
If caption pages/identifying legends are on a separate page from its figure/illustration, 
they are numbered in the corresponding location (i.e., upper or bottom left hand corner 
or centered at the top or bottom of the page).  See Inclusion of Other Published Media 
Captions for further information. 
Page numbers should be contained in the margin requirements.  However, page numbers 
may be placed at the 1” margin, but should not be placed lower than ½”.
Photographic paper does not have to be numbered, but must be counted. 
Letter suffixes such as 10a, 10b, 10c, etc., are not permitted. 
Quotations 
The recommended practice is to include prose quotations of fewer than six lines as regular 
running lines of text, enclosed within quotation marks. 
If the quotation exceeds six lines: 
o
Single space the entire quotation, beginning about two lines below the last line of the 
regular text.   
o
Indent the quotation on both the left and the right margins so that it is centered.   
o
No quotation marks are used for quotations that are set off from the regular text. 
o
Paragraphs within the indented quotation should be indented again, about an 
additional four spaces.  
A quotation within a quotation should be enclosed within single quotation marks whether it 
appears as a running line of the text or is set apart. 
For quotations of poetry: 
o
Quotations not exceeding one line may be included in the running line of text, enclosed 
within quotation marks. 
o
More than one line should be set apart from the text in the same way as prose 
quotations of more than six lines. 
If you quote continuously or extensively from a particular author, see the section Permission 
to Use Copyrighted Material for more information 
Hyphenation 
Avoid dividing words at the end of more than two successive lines of text. 
Do not divide the word at the end of the last line of text on any page. 
Supplemental Files 
Files such as audio, video, large charts, etc. that are an integral part of the dissertation or thesis 
but not part of the full text may be submitted electronically in the Supplemental Files section at 
the SBU ProQuest/UMI ETD Administrator. 
Library SDK component:VB.NET PowerPoint: Add Image to PowerPoint Document Slide/Page
in Jpeg form, and users can change it to add, insert or delete any certain PowerPoint slide without powerful & profession imaging controls, PDF document, tiff
www.rasteredge.com
Library SDK component:C# PowerPoint: C# Guide to Add, Insert and Delete PPT Slide(s)
file and it includes all slides and properties to view detailed guide for each PowerPoint slide processing & profession imaging controls, PDF document, tiff
www.rasteredge.com
1) Preparation and Format of the Electronic Thesis/Dissertation 
Organization of Pages and Sections
The thesis or dissertation consists of three parts:  
Preliminary pages 
Main body of text  
Reference material 
Templates
There is a Word template available for you on our website here: 
www.grad.sunysb.edu/academics/templates.shtml
.  You would just delete any of the optional 
pages you may not be using.  Details on each of these sections can be found below. 
The internal arrangement of the text and reference material (which would include the 
bibliography, appendix and index), will be decided in consultation with your thesis/dissertation 
advisor (see sections below on each for more information). 
The preliminary pages must be in the order indicated below.  The only preliminary pages that are 
not numbered are the Title Page and Copyright page (which is optional).  Preliminary pages are 
numbered in lower-case Roman numerals centered at the bottom of the page within the margin 
limit, beginning with ii on the Signature Page.  The text and reference material are continuously 
numbered in Arabic numerals
, beginning with “1” on the first page of the first chapter
Preliminary Pages
Title Page (unnumbered) 
Use the term Thesis if you are a master's candidate or the term Dissertation if you are a 
doctoral candidate. 
Use your full, legal name.  Do not use initials. This name must match the name on the 
signature page and abstract, and must match your name in University Records. 
Use the official and complete name of the degree and degree program. See Appendix A: 
Official Reference List
o
If you wish to indicate a concentration, it should be placed under the program name in 
parentheses. 
The date at the bottom of the title page is the month (May, August, or December) and the year 
in which the diploma is to be awarded (it is not the date you defend your thesis/dissertation).  
Do not use commas in-between the month and year. 
Copyright Page (unnumbered) See Microfilming and Copyrighting 
Copyrighting the Doctoral 
Dissertation for further information. 
Thesis/Dissertation Signature Page: page ii of your document.  Students will need to prepare 
two
versions of the signature page 
one that is an original that is signed by the committee, and 
one that will be in your electronic thesis/dissertation PDF document as page ii. 
Format for Original Signature Page
Templates for the Original Signature page are available here:  
www.grad.sunysb.edu/academics/templates.shtml 
1) Preparation and Format of the Electronic Thesis/Dissertation 
The Original is the one your committee will sign. 
Use white, unpunched 8 ½ X 11 paper. 
Use your full legal name, centered, on the line above the main statement. 
o
This name must match the name on the title page and abstract page, and must match 
your name in University Records.   
o
Do not use initials. 
o
Do not sign or hand write your name. 
Use the term Thesis if it is an MA, MFA, or MS thesis, and the term Dissertation if it is a PhD 
dissertation. 
Type out the degree name in full (do not use abbreviations of degrees). 
Do not indicate the program name in the top text.   
Order of committee members: 
o
Your advisor is listed first, and the chairperson of the defense is listed second.   
o
The outside member is listed last.  
Type signature lines according to the number of members on your committee. 
o
Underneath each line, fully identify the member with his/her name, title and 
department.  Include the discipline and affiliation of the outside member.  If you have a 
co-advisor who is not from Stony Brook University, you will need to indicate their 
affiliation.  This text must be typed.  Handwritten additions will not be permitted. 
o
The line for the Dean of the Graduate School must be provided, but will remain blank.  
The Graduate School will obtain the Dean’s signature after you submit your 
thesis/dissertation. 
o
The signature page must be one page only 
if there are numerous committee 
members, you may use double columns to accommodate all signatures on one page. 
Committee members must sign in permanent ink.  A signature in India ink is preferred, but 
ballpoint pens are acceptable.  Felt-tip or erasable pens are not acceptable.   
Format for Signature Page in the Electronic Theses/Dissertation PDF
This is the format of the signature page that is page ii of your thesis/dissertation PDF:  
Use your full legal name, centered, on the line above the main statement. 
o
This name must match the name on the title page and abstract page, and must match 
your name in University Records.   
o
Do not use initials. 
o
Do not sign your name. 
Use the term Thesis if it is an MA, MFA, or MS thesis, and the term Dissertation if it is a PhD 
dissertation. 
Type out the degree name in full (do not use abbreviations of degrees). 
Do not indicate the program name in the top text.   
Order of committee members: 
o
Your advisor is listed first, and the chairperson of the defense is listed second.  These 
two designators must not be the same person. 
o
The outside member is listed last.  
Instead of typing lines for the committee members to sign on, just type the names of the 
committee using the proper order indicated above, and listing their departments under their 
names.  Be sure to list the discipline/affiliation of the outside member.  If you have a co-
advisor who is not from Stony Brook University, you will need to indicate their affiliation. 
The PDF signature page must be one page only 
if there are numerous committee 
members, you may use double columns to accommodate all names on one page. 
1) Preparation and Format of the Electronic Thesis/Dissertation 
At the bottom, type the Dean’s name and indicate Dean of the
Graduate School under his 
name: 
Charles Taber 
Interim Dean of the Graduate School 
Abstract Page(s) 
Use the term Thesis if you are a master's candidate or the term Dissertation if you are a 
doctoral candidate. 
Use your full legal name.  Do not use initials.  This name must match the name on the title 
page and signature page, and must match your name in University Records. 
Use only the year the degree is awarded. 
The abstract begins on page iii of the preliminary pages.  Continue lower case Roman 
numeral pagination throughout the abstract. 
The abstract should consist of a short statement of your research, a brief exposition of the 
methods and procedures employed in gathering the data, and a condensed summary of the 
findings of your study. 
In collaborative projects, an individual's contribution should be made evident in the abstract or 
in a cover letter written by the Advisor. 
All thesis or dissertation abstracts must be written in English regardless of the language of 
the thesis/dissertation, though a second abstract in the language of the thesis/dissertation is 
allowed. 
Dedication Page (optional) 
Frontispiece (optional) 
A frontispiece is an image or illustration. 
Table of Contents 
Your table of contents should list all the main divisions of your manuscript following the table of 
contents as well as subdivisions within the body, references, appendices, and addenda.  If you 
are a masters student who does not have major divisions in your thesis, you would just list the 
title of your work with the corresponding page number 1 for this page. 
List of Figures/Tables/Illustrations 
If you have a list of figures, tables, illustrations, etc., each must be a separate list. 
Use the same format as for the Table of Contents 
each item listed must have a 
corresponding page number, even if they are grouped together at the end of the document or 
in an Appendix. 
List of Abbreviations 
If appropriate, a glossary or a list of abbreviations devised specifically for use in the 
thesis/dissertation should be included here.  
Preface (optional) 
No part of the thesis or dissertation essential to an understanding of the main body of the text 
should be included in the preface. 
The Preface may include the Acknowledgments. 
1) Preparation and Format of the Electronic Thesis/Dissertation 
10 
 
Acknowledgments (optional) 
All acknowledgments should be contained in this page, and not after each chapter. 
Vita, Publications, and Fields of Study (optional 
doctoral students only) 
Main Body
Text: 
Begin Arabic numbering starting with page on the first page of the first chapter. 
The main body of the thesis or dissertation should consist of well-defined divisions, such as 
parts, chapters, sections, etc., as well as footnotes or endnotes. 
Footnotes/Endnotes/Parenthetical Notations 
You may use any of these three methods in your thesis/dissertation. 
Footnotes 
o
The footnotes themselves may be in the form that is standard in publications relating to 
your discipline. 
o
If the nature of your footnotes allows, they should be placed at the bottom of the page 
this is convenient for those who consult microfilm copies of the manuscript. 
o
Footnotes should be separated from the main part of the text by an unbroken line that 
extends the length of about 20 spaces from the left margin.  This line should begin two 
spaces beneath the last line of your text. 
o
Each footnote should be single-spaced if it continues beyond one line, and double-
spaced between each entry. 
o
Try to contain each entry in its entirety on one page, rather than continuing it onto the 
next page. 
o
If your footnotes contain extensive commentary (as opposed to simple references), you 
may place them at the end of chapters or at the end of the manuscript. 
o
You are urged to check your footnotes very carefully to avoid complaints from librarians 
and scholars about inaccurate or poorly organized entries. 
Endnotes 
o
In the place of the first footnote you would otherwise place at the bottom of the page, 
include a note indicating the inclusive pages where the endnotes may be found. 
o
This is done only once in each chapter that will have endnotes. 
Parenthetical Notations 
o
If you use parenthetical notations (i.e. author’s name, year, page numb
er, etc.), make 
sure they are detailed in your bibliography.  
Reference Material
Bibliography 
Prepare your bibliography/reference material using the form of citation that is standard in your 
field or the form prescribed in any standard manual of style, and use that form consistently 
throughout the entire bibliography. 
It should list publications that have been cited in the text. 
It may list publications you have consulted or to which the reader should refer, whether or not 
they have been cited in the text. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested