1) Preparation and Format of the Electronic Thesis/Dissertation 
11 
Single-space each entry if it continues beyond one line, and double space between each 
entry. 
It must be listed in the Table of Contents, but should not be listed as a chapter. 
A Bibliography or Reference material may be included after each chapter of the text.  
However, a complete list should also appear at the end of the manuscript before appendices.   
You are urged to check your bibliography or reference material very carefully to avoid 
complaints from librarians and scholars about inaccurate or poorly organized entries. 
Index (optional) 
Appendix (optional) 
This is the last section of the manuscript. 
The text must be single-spaced.  If your text contains equations and formulas that cannot be 
presented properly as single-spaced, then double-spacing is acceptable. 
Appendices must be listed in the Table of Contents. 
Inclusion of Other Published Media
Any figure/drawing/map/photo/chart/graph may be embedded within the text, set apart from the 
text, or on its own page. 
Captions 
For captions/identifying legends that appear on the page with the figure or illustration: 
o
The text must be typed and single-spaced. 
o
The text may appear above or below the figure/illustration. 
For captions/identifying legends that appear on a separate page: 
o
The text must be typed and centered on the page, single-spaced. 
Figures and Tables 
Figures and tables may be dispersed throughout the text of the manuscript, or placed in 
groups following the chapters or at the end of the manuscript. 
Figures may be in color. 
Figures and tables must be captioned.  See Captions in this section for proper format and 
execution. 
All margins must measure 1 inch.  1½ inches for all margins is also acceptable.  The pages 
are trimmed if the document is bound, so it is important to adhere to these specifications. 
For figures or tables that have parts (such as a, b, c, etc.), you must caption each part. 
All captions must be listed in the List of Figures or Tables in the preliminary pages.   
If you reproduce figures or tables that have been copyrighted, see Permission to Use 
Copyrighted Material for more information. 
Graphs 
Graphs may be in color. 
If you reproduce graphs that have been copyrighted, see Permission to Use Copyrighted 
Material for more information. 
How to add pdf to powerpoint - control software system:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
How to add pdf to powerpoint - control software system:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
1) Preparation and Format of the Electronic Thesis/Dissertation 
12 
Maps 
You should consult with your advisor concerning the appropriateness of maps being included 
in your thesis/dissertation.   
If you reproduce maps that have been copyrighted, see Permission to Use Copyrighted 
Material for more information. 
Maps may be in color. 
Published Material 
If approved by your advisor and thesis/dissertation committee, reports of research undertaken 
during graduate study that have been published in appropriate media may be accepted as 
part of your manuscript the way they appeared in its original printing (such as in a journal). 
The pages from the published material themselves may be an exact reproduction in your 
dissertation, but it must follow page number and margin formatting set forth in these 
Guidelines, and must be legible. 
If the published material contains one or more co-authors, you must obtain their written 
permission for you to include the material in your thesis/dissertation (see Permission to Use 
Copyrighted Material for more information). 
Supplemental Files 
Files such as audio, video, large charts, etc. that are an integral part of the dissertation or thesis 
but not part of the full text may be submitted electronically in the Supplemental Files section at 
the SBU ProQuest/UMI ETD Administrator. 
Units 
For scientific work, SI units must be used except where there is good reason not to do so (such 
as when it is the accepted practice of workers in the field to use other units). 
Permission to Use Copyrighted Material
The filing of a thesis or dissertation in a library is generally presumed to constitute publication in a 
legal sense.  The reproduction of a dissertation by University Microfilms International 
(ProQuest/UMI) is similarly regarded as a form of publication.  Consequently, you are expected to 
conform to the provisions of the copyright law with regard to quoting from copyrighted material.  
For this reason, ProQues/UMI requires that you subscribe to the following statement, which 
appears on the agreement form: 
The  author  hereby  certifies  that  the  use  of  any  copyrighted  material  in  the 
manuscript beyond brief excerpts is with the permission of the copyright owner, and 
will save and hold harmless University Microfilms from any damage that may arise 
from such copyright violations. 
Subscription to this section does not mean that you must ask permission from the copyright 
owners for every quotation of a prose passage of approximately 150 words, nor does the 
quotation of a few lines of verse in a work of scholarship or criticism call for permission; however, 
these general considerations do not absolve you from your responsibility in the matter of 
copyrighted materials. 
control software system:C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
C#.NET PDF SDK - Add Image to PDF Page in C#.NET. How to Insert & Add Image, Picture or Logo on PDF Page Using C#.NET. Add Image to PDF Page Using C#.NET.
www.rasteredge.com
control software system:VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
VB.NET PDF - Add Image to PDF Page in VB.NET. Guide VB.NET Programmers How to Add Images in PDF Document Using XDoc.PDF SDK for VB.NET.
www.rasteredge.com
1) Preparation and Format of the Electronic Thesis/Dissertation 
13 
If you quote continuously or extensively from a particular author, especially in such fields as 
fiction, drama, poetry, or criticism; or if you reproduce maps, charts, statistical tables, or other 
similar materials that have been copyrighted, you must write to the copyright owner(s), 
describe the use to which you are putting the material, and request permission to include it in 
your thesis or dissertation.  This practice also applies if you cite your own published work(s) 
and your publisher holds the copyright. 
For your protection, a statement listing such materials should be included in your thesis or 
dissertation under the Acknowledgments.  The statement should indicate 1) that permission 
has been grated for their use and 2) the source(s) of the permission. 
It is your responsibility to secure any necessary co-authorship and/or copyright permissions. If 
you share authorship with anyone else for any part of your thesis or dissertation, you need to 
acquire his or her permission to include that content. If any content in your manuscript, 
including appendices, is already under another copyright, you need to acquire permission 
from the copyright holder to use that content. All such permissions must accompany your 
submission.  ProQuest/UMI may elect not to distribute your thesis or dissertation if, in its 
reasonable judgment, it believes all necessary rights of third parties have not been secured. 
If your published material lists a co-author, and if the co-author is listed by reason of having 
directed and supervised the research that serves as the basis of the thesis or dissertation, list 
only your name as the author in the preliminary pages of your thesis or dissertation.  In the 
Acknowledgments you will state, "The text of this (thesis/dissertation) (in part/in full) is a 
reprint of the materials as it appears in (names of publications).  The co-author(s) listed in the 
publication(s) directed and supervised the research that forms the basis for this thesis or 
dissertation." 
If you own the copyright of the published material, you must supply a copyright page showing 
the following information for each publication: 
o
Copyright by (name of author/copyright owner) 
o
Copyright Registration Number (obtain this number from copyright certificate) 
o
Year copyright was obtained 
For the master's thesis or doctoral dissertation: when the copyright owner(s) is someone other 
than yourself, a written statement from the copyright owner(s) is submitted when the 
thesis/dissertation is filed, granting you permission to use the copyrighted material and 
authorizing Stony Brook University to reproduce the material by photocopy or in microfilms on 
a one-at-a-time basis. 
No thesis or dissertation incorporating printed material that has been copyrighted will be 
accepted without appropriate authorization. 
For more information, including a sample letter, please see: http://www.etdadmin.com/cgi-
bin/main/resources
on ProQuest/UMI’s site.
Permission letters would be submitted in the Supplemental Files section of the ProQuest/UMI 
ETD Administrator site. 
It is your responsibility
to resolve any copyright problems arising from the use of published 
material. 
Microfilming and Copyrighting
Microfilming 
A master microfilm of each thesis and dissertation is assigned a publication number and then 
kept on deposit by ProQuest/UMI.  You will be issued your publication number directly from 
control software system:VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
VB: Add Password to PDF with Permission Settings Applied. This VB.NET example shows how to add PDF file password with access permission setting.
www.rasteredge.com
control software system:C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
C# Sample Code: Add Password to PDF with Permission Settings Applied in C#.NET. This example shows how to add PDF file password with access permission setting.
www.rasteredge.com
1) Preparation and Format of the Electronic Thesis/Dissertation 
14 
ProQuest/UMI approximately six to eight months after you file your thesis or dissertation.  This 
number is used to order your microfilm copies. 
Masters abstracts will be published in Masters Abstracts International, and Dissertation 
abstracts will be published in Dissertation Abstracts International. 
Microfilm Agreement 
When you submit your thesis or dissertation on the ProQuest/UMI ETD Administrator site, you 
will be required to sign an agreement form with ProQuest/UMI, at which time you may take the 
option to copyright your thesis or dissertation.   
Copyrighting the Masters Thesis or Doctoral Dissertation 
Since your thesis or dissertation will be published in microfilm form by ProQuest/UMI, it is 
important to decide whether you want the protection of a copyright.  Whether or not your thesis or 
dissertation should be copyrighted depends on the nature of the materials and your plans for its 
future publication or revision.  In deciding the matter, the following considerations are pertinent:   
Whether or not the thesis or dissertation is copyrighted, you retain the right to publish all or 
any part of your thesis or dissertation by any means at any time, except by reproduction from 
a negative microfilm as described in the Microfilm Agreement Form that you sign. 
The university does not have a mandatory policy on copyrighting thesis or dissertations.  You 
may, however, take the option to copyright your thesis or dissertation by completing the 
copyright section on the ProQuest/UMI ETD Administrator site. 
If you decide to copyright, ProQuest/UMI will obtain a copyright for your thesis or dissertation 
in your name. 
The certificate of registration will be mailed to you approximately five months after University 
Microfilms receives your thesis or dissertation. 
A copyright page should be placed in your thesis or dissertation following the title page. 
control software system:C# PDF Sticky Note Library: add, delete, update PDF note in C#.net
C#.NET PDF SDK - Add Sticky Note to PDF Page in C#.NET. Able to add notes to PDF using C# source code in Visual Studio .NET framework.
www.rasteredge.com
control software system:C# WinForms Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit
allowed to load and view PowerPoint without Microsoft Office software installed, create PDF file, Tiff image and HTML file from PowerPoint, add annotations to
www.rasteredge.com
2) Assembly of the Electronic Thesis/Dissertation 
15 
ASSEMBLY OF THE THESIS/DISSERTATION 
File Format for Main Text
Adobe PDF is the mandatory presentation/submission format of primary source information (the 
text of the work itself).   
Adobe is available in all SINC sites at Stony Brook University.   
You will also be able to convert your document to a PDF at the ProQuest/UMI ETD 
Administrator site. 
ProQuest/UMI ETD Administrator site has a section on PDF conversion help.  It can be found 
at http://www.etdadmin.com/cgi-bin/main/support
- select Creating PDFs in the Support Tools 
box on the right. 
Do not password protect your file, as it will prevent the University Library from processing your 
thesis/dissertation correctly.  The Library will administer the appropriate security protections. 
File Naming 
You can name your PDF file as your name or thesis/dissertation title, but do not use periods in 
the file name. 
Signature Page
Please refer to Preparation and Format of the Thesis/Dissertation 
Preliminary Pages 
Thesis/Dissertation Signature Page for instructions on how to format this page. 
It is your responsibility to prepare the original signature page according to the format 
presented in these guidelines.   
Your committee signs the original signature page upon approval of your defense.  All 
signatures must be in permanent ink.  This page is considered the original signature page.   
The signature line on the original signature page for the Dean of the Graduate School will 
remain blank, as the Graduate School takes care of obtaining this signature after students 
have submitted their thesis/dissertation. 
Please note that the Original Signature page would not
be submitted via the ProQuest/UMI 
ETD Administrator site.  The thesis/dissertation PDF contains a typed version of this page, but 
the Original version (the one your committee actually signs) needs to be submitted as a hard 
copy to the Graduate School. 
control software system:C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit PowerPoint
load and view PowerPoint without Microsoft Office software installed, convert PowerPoint to PDF file, Tiff image and HTML file, as well as add annotations in
www.rasteredge.com
control software system:RasterEdge XDoc.PowerPoint for .NET - SDK for PowerPoint Document
Convert. Convert PowerPoint to PDF. Extract, copy and paste PowerPoint Pages. Annotation & Thumbnail. Add and burn annotation to PowerPoint.
www.rasteredge.com
3) Submission of the Electronic Thesis/Dissertation 
16 
SUBMISSION OF THE ELECTRONIC THESIS/DISSERTATION 
Before Submitting the Electronic Thesis/Dissertation
Deadlines 
You are urged to submit the final version of your thesis or dissertation as early as possible 
during the semester in which you expect to receive your degree. 
Doctoral students must submit their dissertation within three months after a successful 
defense. 
You must submit your thesis/dissertation by the posted deadline in order to qualify for the 
degree in that semester. 
Current deadlines are posted online at the Graduate School website  
(www.grad.sunysb.edu
).  Go to Academics - Graduation Information 
Information and 
FAQs 
Summary of Deadlines. 
NOTE:  The submission of your thesis or dissertation to the Stony Brook University 
ProQuest/UMI ETD Administrator site will be required by 5:00pm New York EDT on the May 
and August deadline dates, and by 5:00pm New York EST on the December deadline date. 
If you plan to travel after your submission, please allow appropriate time in your schedule to 
respond to any corrections to your thesis or dissertation that may be requested. 
Service Hours 
Current service hours are posted online at the Graduate School website 
(www.grad.sunysb.edu
).  Go to Academics 
Graduation Information 
Information and 
FAQs 
Thesis/Dissertation Information. 
Before submitting the final version, you may bring a “rough draft” 
to the Graduate School for 
a format check with the file on your laptop or on a disc.  Please note that due to security 
concerns, we are unable to review files on a jump/flash drive or external hard drive. 
Submitting the Electronic Thesis/Dissertation and Supporting Materials
A thesis or dissertation submission is not considered complete until the following items are 
received by the Graduate School: 
Electronic Thesis or Dissertation submission through the ProQuest/UMI ETD Administrator 
site  
Supporting Items (further information below):
o
Original Signature Page (in hard copy) 
o
Survey of Earned Doctorates (for doctoral students only, done online) 
Electronic Thesis/Dissertation 
Masters theses/Doctoral dissertations should not be submitted unless they have been 
successfully defended. 
You are required to submit one electronic (digital) copy of the final version of your 
thesis/dissertation at 
Stony Brook University’s ProQuest/UMI ETD 
Administrator site (this link is 
found at the Graduate School’s website under Academics –
Thesis & Dissertation Guidelines): 
http://www.etdadmin.com/grad.sunysb
3) Submission of the Electronic Thesis/Dissertation 
17 
Create an Account
If you are using the site for the first time, click “Submit” next to “Students” in the upper right.  
On the next page, select “Create an Account” in the New User box.
If an account has already been created, you would enter the appropriate email address and 
password and click “Log
-
In.”
NOTE:  If you are submitting a revision, do not create a new 
account.  Use the Revise link in the upper right on the home page. 
After Logging In
Once you have successfully logged in, you will follow the instructions and steps on the 
submission site.   
If you need help using the ETD Administrator, contact Tech Support which can be found 
under Support and Training on the main ProQuest/UMI Administrator page. 
There will be a section for you to indicate a Publishing Option, which includes choices of a 6 
month, 1 year or 2 year embargo. 
o
Information on reasons to select an embargo can be found here:  
http://www.etdadmin.com/cgi-bin/main/resources
o
The Stony Brook Licensing Agreement Form is part of the online submission process.  
This is required as your thesis/dissertation will also be sent to the University Library 
Archives for processing.  They will match the embargo you selected on the 
ProQuest/UMI site.   
Supplemental files (images, video, audio, large charts) that are an integral part of the 
dissertation or thesis but not part of the full text may be submitted in the Supplemental Files 
section at the SBU ProQuest/UMI ETD Administrator. 
Permission letters, if needed, would also be submitted in the Supplemental Files section.  
Fees: 
o
The fee for your thesis or dissertation depends on what you select for your publishing 
option, whether you choose copyright, and any personal copies you may order when 
you submit using the ProQuest/UMI ETD Administrator.   
o
You will be able to view a summary page towards the end of the online submission 
process that will show the items you have chosen, and the fees connected to them.   
o
Please note that you will not be able to submit your thesis or dissertation unless 
payment is made on Stony Brook University’s ProQuest/UMI ETD 
Administrator.   
o
All fees are handled and maintained by ProQuest/UMI. 
After Submitting on the ProQuest/UMI ETD Administrator Site
After you officially submit on the site, you will receive an email that the thesis or dissertation 
was successfully submitted. 
The Graduate School will also receive an email notification that you have submitted your 
thesis or dissertation. 
Theses and Dissertations are reviewed in the order they are received on the submission 
site. 
Once the Graduate School is notified that you have submitted, the submission will be 
‘locked’ to avoid any changes to the document during our review process.
After a thesis/dissertation has been submitted, no revisions may be made to the content of 
the document.  The only changes that are permitted are those related to format as directed 
by the Graduate School. 
3) Submission of the Electronic Thesis/Dissertation 
18 
Following your submission, please allow three business days to receive a response from the 
Graduate School regarding the status of your thesis or dissertation.  All correspondence 
(notification of format corrections and acceptance) is handled via e-mail. 
If corrections are requested for your thesis/dissertation, you will receive an e-mail with this 
information, and your submission will be unlocked to allow you to make the requested 
corrections
 Be sure to use the “Revise” link in t
he upper right on the home page to submit 
a revised document. 
Once your thesis/dissertation is accepted by the Graduate School, you will not be permitted 
to make any changes to the document, regardless of its nature.  
Supporting Items (Required) 
In addition to the electronic thesis or dissertation you are required to submit, you will also need 
to submit the items below.  These items should be submitted as soon as possible after your 
thesis or dissertation has been approved by your committee.  Failure to turn in these required 
items may result in a delay in your graduation.   
Original Signature Page
Please note that the Original Signature page is not
submitted via the online site.  The 
Original version (the one your committee actually signs) needs to be submitted as a hard 
copy to the Graduate School. 
It is important that the Graduate School receives the Original Signature page prior to the 
thesis/dissertation deadline, as this is the main indicator that your thesis or dissertation has 
been approved by your committee. 
If your program is in possession of the Original Signature page, they must submit this page 
to the Graduate School by the posted thesis/dissertation deadline.  Exceptions to this will 
not be not granted. 
Note on Mailing of Original Signature page: If you will be mailing the Original Signature 
Page (the address is here:  http://www.grad.sunysb.edu/about/contact.shtml), be sure to use 
a courier that can track your package.  If it is close to the submission deadline, be sure to 
use a courier such as FedEx or DHL, etc., as those couriers will deliver directly to the 
Graduate School.  Items mailed using the US Postal Service (USPS) are not delivered 
directly to the Graduate School 
they are delivered to the University’s Central Receiving 
Office first 
which can cause the package to arrive at the Graduate School after the 
intended date of receipt. 
Survey of Earned Doctorates
(for doctoral students only) 
Doctoral students are required to fill out the 
National Research Council’s Survey of Earned 
Doctorates.  This is done online here:  https://sed.norc.org/survey
.  
The Graduate School will be able to view which students have submitted this via an online 
interface.   
Students do not need to provide any hard copies of this survey to the Graduate School. 
3) Submission of the Electronic Thesis/Dissertation 
19 
After Submitting the Electronic Thesis/Dissertation
After your thesis or dissertation has been submitted to the Graduate School you may not 
withdraw it from the university. 
Distribution of Document 
Once your thesis/dissertation is accepted by the Graduate School, you will not be permitted 
to make any changes to the manuscript, regardless of its nature.  
Once your thesis or dissertation is officially delivered to ProQuest/UMI, a copy of the file will 
also be sent electronically to University Archives for deposit in the University Library system. 
If you chose an embargo for your thesis or dissertation, ProQuest/UMI and University 
Archives will not release the document until that time period is complete. 
Personal Copies 
There are no personal copies of the manuscript bound for you by the Graduate School.   
If you wish to have additional copies bound, you have the option of buying personal copies 
during your submission on the ProQuest/UMI ETD Administrator.  Please note that ProQuest 
adds a page to your document and prints double-sided when they produce bound copies; 
however, you should NOT add any blank pages to your document as a result. 
Other options include C&H Bookbinding (www.chbook.com
) and Bridgeport National Bindery, 
Inc. (www.bnbindery.com
).
Appendix A 
Official Reference List 
20 
APPENDIX A 
GRADUATE PROGRAM LIST 
OFFICIAL DEGREES, DEGREE PROGRAMS, AND CONCENTRATIONS 
REFERENCE LIST 
For assured accuracy in fulfilling certain guidelines before submitting your 
thesis/dissertation to the Graduate School, read the following explanations 
carefully, noting the given examples, and refer to this reference list when 
necessary. 
Degree refers to the actual degree of scholastic accomplishment you are 
receiving, as approved by Albany and the State Education Department.  For 
example: 
Master of Fine Arts 
Master of Arts 
Master of Science 
Doctor of Philosophy
Degree Program refers to your inclusive program of study that has been 
approved and registered with central administration of the State University of 
New York and the State Education Department.  For example: 
Studio Art 
Anthropology 
Mechanical Engineering 
Political Science 
Concentration refers to the curriculum within your graduate study or degree 
program, organized to focus on an area of specialization.  Concentrations are 
officially approved by the Graduate School.  For example: 
Physical Anthropology 
Manufacturing 
American Politics
The chart on the following pages lists the Department Names, Department 
Codes, Degree Types and Official Degree Programs/Concentrations.  You will be 
using the fourth column to determine your program (and concentration, if 
applicable) for indication on your thesis/dissertation.   
Documents you may be interested
Documents you may be interested