Guidelines for Accessible Information 
11 
‘easy’: actions which can be completed with a general knowledge of 
common software programmes; 
‘advanced’: actions which can be completed with an in-depth knowledge 
of common software programmes; and 
‘professional’ levels: actions which can be completed with a more 
professional knowledge of software and general knowledge of 
programming. 
Unless otherwise specified, the online resources linked to in the Guidelines are 
in English. Applying the Guidelines by making use of the recommendations and 
resources will lead to more accessible information for learning. 
Change pdf to powerpoint online - software control dll:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Change pdf to powerpoint online - software control dll:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
Guidelines for Accessible Information 
12 
STEP 1: MAKING DIFFERENT TYPES OF 
INFORMATION ACCESSIBLE 
Section 1: Making your text accessible 
One of the most important issues in making text accessible is its structure and 
the ability to navigate it (navigability). 
‘Text structure’ usually refers to whether the paragraphs are in the right order 
for the user to follow, making it easier to read. When it comes to text 
accessibilitystructure has a slightly different meaning: it refers to what makes 
it easy to navigate around that text. Each chapter heading and any sub-
headings are set out in the table of contents, just as they are in this document. 
In an exam paper it could refer to the individual questions. Each element that 
is important – for example, chapter heading, table, figure, exam question – 
may be given certain attributes and labelled. 
Once structure is applied, a document’s accessibility is enhanced in two ways. 
First, it makes it easier for any user, including those using assistive 
technologies, to find their way around it. Second, it allows a different user to 
transfer the text to a different format more easily. 
Structuring textual information (a text) is essential in order to make it 
accessible to all users. Textual information is structured by logically labelling 
different elements within it, such as sequential use of headers, captions and 
tables. A properly structured document can be easily converted to the format 
that is preferred by the user; for example, a well-structured text document can 
be read out loud and navigated by screen readers or other assistive 
technologies, maintaining the logical order embedded in the text. 
The more complex the visual layout (tables, footnotes, boxes, icons, etc.), the 
more important it is to indicate the logical reading order within the structure. 
With very complex texts, it is important to know who the target audience is 
and structure it accordingly. In many instances a more simplified version of the 
text may be more useful to a wider range of users. 
It is particularly challenging to make interactive features within text-based 
learning material accessible. 
1.1 How to make your textual information accessible 
Use the simplest language that is appropriate for your document. 
Use a point size of minimum 12. 
Use a sans-serif font such as Arial, Helvetica or Verdana. 
For online texts, use the fonts Verdana, Tahoma and Trebuchet MS, 
which are specially designed for reading on a screen. 
Allow the user to change font and point size as needed in online texts. 
software control dll:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Online Powerpoint to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue
www.rasteredge.com
software control dll:RasterEdge for .NET Online Demo
Convert Word to PDF; Convert Excel to PDF; Convert PowerPoint to PDF; PDF Files; Split PDF Document; Remove Password from PDF; Change PDF Permission Settings.
www.rasteredge.com
Guidelines for Accessible Information 
13 
Left align text instead of using block text (full justification). 
Provide the full name the first time you use abbreviations and acronyms. 
Provide a text structure by using pre-defined headings (‘styles’) and 
body text offered by the used software. These headings should follow a 
logical order. 
Use headers only where they define structure, not for font effects that 
should highlight content. 
Use ‘Bullets and Numbering’ functions for lists. 
State the primary natural language of your document in the metadata for 
the document. Mark changes to another language in the text. 
Identify and provide keywords for your text. 
Add short summaries of content or chapter where possible. 
Make navigation in online texts possible with keyboard only or keyboard 
shortcuts. 
Ensure that colours and the use of bold and italics are not your only 
method of conveying meaning. 
Ensure that text and background colour combinations provide a very 
good contrast. 
Ensure that your text and graphics are easily understandable when 
viewed without colour. Ensure that all information  conveyed with colour 
is also available without colour. Do not rely on colour alone to highlight 
different content. 
Provide non-text equivalents (e.g. pictures, videos, and pre-recorded 
audio) of your text. This is beneficial to some users, especially non-
readers or people who have difficulty reading. 
Footnotes and links that are particularly relevant to complete/clarify the 
information in the main elements of the text structure should be 
numbered and the numbers should be specifically associated with these 
main elements. 
Give data tables row and column headers and describe their content in a 
summary. 
Make sure that the layout supports the reading direction which makes 
sense in relation to the content (left-to-right or right-to-left, depending 
on the language used). 
Make sure that each link and element has a unique and well-described 
label. 
Give form fields a label. 
Make navigation in online texts possible with keyboard only or keyboard 
shortcuts. 
software control dll:C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
Convert Word to PDF; Convert Excel to PDF; Convert PowerPoint to PDF; PDF Files; Split PDF Document; Remove Password from PDF; Change PDF Permission Settings.
www.rasteredge.com
software control dll:VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
Convert Word to PDF; Convert Excel to PDF; Convert PowerPoint to PDF; PDF Files; Split PDF Document; Remove Password from PDF; Change PDF Permission Settings.
www.rasteredge.com
Guidelines for Accessible Information 
14 
1.2 Resources to help make your textual information accessible 
Easy instructions 
Load2Learn video tutorials: creating structured documents and 
accessible portable document format (PDFs) in Microsoft Word 
Books for All – Accessible Text: Guidelines for Good Practice: A teacher’s 
guide to creating accessible learning materials 
Inclusive Learning Design Handbook – Introduction: resource to assist 
teachers, content creators, web developers, and others in creating 
adaptable and personalisable educational resources 
Accessible Digital Office Document Project: accessibility in word 
processing, spreadsheet, presentation, PDF and e-book applications 
Advanced instructions 
Understanding content structureW3C guideline on creating content that 
can be presented in different ways without losing information or 
structure 
Use of colour: W3C guideline on making content distinguishable 
Inclusive Learning Design Handbook – Inclusive EPUB 3: resource for 
content creators and educators who wish to use EPUB 3 
National Center for Accessible Media: resources for creating accessible 
educational, TV, web and multimedia materials 
DIAGRAM Center: creating and using accessible digital images 
Professional instructions 
Creating adaptable text structure: creating content that can be 
presented in different ways without losing information or structure 
Separating information and structure from presentation to enable 
different presentations 
Aligning text to one side on web pages 
Allow navigation with keyboard shortcuts to allow content to be operated 
through a keyboard or keyboard interface 
software control dll:RasterEdge XDoc.PowerPoint for .NET - SDK for PowerPoint Document
Add image to specified position on PowerPoint page. Next Steps. Download Free Trial Download and try PDF for .NET with online support. See Pricing
www.rasteredge.com
software control dll:DocImage SDK for .NET: Web Document Image Viewer Online Demo
Try Online Demo Now. Please click Browse to upload a file to display in web viewer. Suppported files are Word, Excel, PowerPoint, PDF, Tiff, Dicom and main
www.rasteredge.com
Guidelines for Accessible Information 
15 
Section 2: Making your images accessible 
Images can help to convey meaning. In order for images to be useful for all, 
the visual input must also be presented using an additional description of the 
information. Images could be photographs, drawings or diagrams. 
The main task for making images accessible is to give them alternative text. 
2.1 How to make your image-based information accessible 
Avoid adding images that do not provide any additional, meaningful or 
valuable information. 
Avoid using images to represent text. 
Give your images alternative text – a description that shares the same 
message as the visual image. State what is being portrayed and avoid 
descriptions such as ‘image of’ in the alternative text. 
Provide alternative text for every non-text element. 
Avoid use of red, green and yellow, and lighter greys. 
Use sufficient contrast of colours between text and background. 
Avoid unnecessary backgrounds with too many images, shapes or 
colours. 
Avoid hyperlinks or text being hidden behind other objects such as 
images. 
Allow the size of online images to be scalable as needed. 
2.2 Resources to help make your image-based information accessible 
Easy instructions 
WebAIM accessible images: accessibility principles and techniques for 
images 
Advanced instructions 
WebAIM alternative text for web images 
Making complex or dynamic images representing processes accessible 
software control dll:VB.NET PDF - Create PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
Convert Word to PDF; Convert Excel to PDF; Convert PowerPoint to PDF; PDF Files; Split PDF Document; Remove Password from PDF; Change PDF Permission Settings.
www.rasteredge.com
software control dll:VB.NET PDF - Annotate PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
VB.NET HTML5 PDF Viewer: Annotate PDF Online. Click to strikethrough text on PDF page. Users can change outline color and set transparency value in properties.
www.rasteredge.com
Guidelines for Accessible Information 
16 
Section 3: Making your audio accessible 
An audio version of information  can be beneficial for a larger group of users, 
who cannot access information which is purely shared through visual channels. 
In order for audio to be accessible to all, it needs to be shared in combination 
with another type of information, such as text, or replaced by a sign language 
video. 
3.1 How to make your audio information accessible 
Give your audio a text equivalent. This is text which shares the same 
information as the video, without important content being lost. 
Transcripts and captions are examples of a text equivalent. 
If possible, provide the option of word highlight in the text equivalent. 
Provide volume controls. 
Provide visual equivalents to audio alerts. 
Provide alternatives for audio media
Avoid automatic playing of audio or video. 
Provide keyboard-accessible fast forward, rewind and pause functions. 
Give the user the possibility of inserting bookmarks. 
3.2 Resources to help make your audio information accessible 
Advanced instructions 
IMS Global Learning Consortium: Guidelines for Accessible Delivery of 
Text, Audio, Images and Multimedia for learning 
International Standard – ISO/IEC 40500:2012 – Information technology 
– W3C Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0 – Abstract
recommendations for making web content more accessible 
Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0 – W3C 
Recommendation 11 December 2008: providing alternatives for audio 
media 
How to Meet WCAG 2.0: quick reference to WCAG 2.0 requirements and 
techniques 
Understanding WCAG 2.0: detailed technical description of the WCAG 2.0 
guidelines and their Success Criteria 
DAISY Consortium: creating navigable audio books 
Professional instructions 
W3CProvide equivalent alternatives to auditory and visual content 
W3C: Examples of text equivalent given for non-text information 
Guidelines for Accessible Information 
17 
W3C: Success Criteria For Providing Alternatives For Audio 
W3C: Provide alternatives for time-based media 
Guidelines for Accessible Information 
18 
Section 4: Making your video accessible 
Users who cannot access visual media channels need an audio description of 
what can be seen. Users who cannot access audio media channels need closed 
captions about the dialogues and all important audio information. Users who 
do not understand the language being used in the video need subtitles of the 
dialogue. Scripts about the video are required for users who cannot access 
visual or audio media channels. 
4.1 How to make your video media accessible 
Give video either a text equivalent or captions. Aim not only to provide 
captions of the words spoken, but also a brief description of what is 
taking place. 
Ensure the text equivalent/script or captions are synchronised with the 
video. Captions are an alternative way of showing what people can hear. 
Scripts contain all the information that the video gives. 
Ensure the user can control the video: adjust volume, pause the video. 
Provide fast forward, rewind and pause functions. 
Ensure the video can be played in different media players. 
Ensure the video can be downloaded. 
Provide alternatives for video. 
Avoid automatic playing of video. 
4.2 Resources to help make your video media accessible 
Easy instructions 
Introduction to captions, transcripts and audio descriptions 
Advanced instructions 
Guidelines on accessible video applications 
AccessGA captioning: principles, techniques, resources and 
recommendations 
W3CProviding closed captioning 
Professional instructions 
OFCOM / ITC Guidance on Standards for Audio Description 
YouTube video accessibility: embedding an accessible YouTube video and 
YouTube player on a website 
Guidelines for Accessible Information 
19 
STEP 2: MAKING THE DELIVERY OF MEDIA 
ACCESSIBLE 
Increasingly, information  that is shared contains all of the information types 
mentioned in step 1: text, image, audio and video. Information is delivered as 
a mix of types within electronic documents, online-based resources or printed 
material. 
If the various types of information are made accessible according to the 
Guidelines in Step 1, it is easier to create media – for example, websites – that 
are accessible. Therefore, the accessibility of the types of information is 
considered a prerequisite for delivering accessible information and is not 
repeated below. It is assumed that Step 1 has been addressed. 
Section 1: Making your electronic documents accessible 
The electronic document is one of the most common mixtures of the types of 
information. Electronic documents allow authors to embed pictures, tables and 
videos, for example. 
Information in electronic documents can be delivered in text documents – such 
as Microsoft Word, Adobe PDF, presentations or slideshows – or in audio 
format – such as MP3 or analogue tape. While the steps to achieve full 
accessibility may vary depending on the approach used, the ease with which 
these electronic documents can be made accessible grows with the inclusion of 
accessible types of information. 
It is important to note that many authoring tools now offer accessibility 
features and checking tools to ensure documents are created in an accessible 
format. 
An accessible PDF, for example, often begins its life as an accessible text 
document. Most accessibility features are transferred into different formats. 
However, depending on software versions, it is still possible that individual 
accessibility features may not transfer across. 
In the future, enhanced e-books will considerably improve access to all kinds 
of content in special standards such as EPUB 3 and, more specifically, EDUPUB. 
E-books present new challenges with regard to accessibility as they can include 
interactive functionalities, animations and other advanced features. 
1.1 How to make your electronic documents accessible 
Specify the language of your document. 
Tag your document to give it structure, using the function in the 
software you are using. 
Use the accessibility checker offered by your software as a simple check 
before sharing the document. 
Guidelines for Accessible Information 
20 
Use the most up-to-date versions of software to create a PDF. Newer 
software versions include more up-to-date accessibility features. 
However, make sure that your electronic document is also usable in 
older versions. 
Fill in the metadata information to help users find the information 
through internet searches. Minimum information to be included are the 
document title and the main natural language of the document. 
Include all relevant elements in your document structure. 
Avoid horizontal scrolling (scrolling from left to right or vice versa). 
Provide descriptions for form fields. 
1.2 Resources to help make your electronic documents accessible 
Easy instructions 
Introduction to Accessible Instructional Materials for educators, 
producers and users 
Books for All – Accessible Text: Guidelines for Good Practice: teacher’s 
guide to creating accessible learning materials 
Inclusive Learning Design Handbook: resource to assist teachers, content 
creators, Web developers, and others in creating adaptable and 
personalisable educational resources 
Tingtun PDF accessibility checker: upload or link to a PDF to check its 
accessibility 
WebAIM PDF accessibility: introduction to and instructions for accessible 
PDFs 
CATEA guidelines on accessible PDF documents 
Load2Learn video on how to create accessible PDFs from Microsoft Word 
2007 and 2010 
Load2Learn video tutorials: accessible documents, structured 
documents, audiobooks, text-to-speech, e-books, productivity and 
accessibility 
WebAIM guidance on accessible Microsoft Word documents 
CATEA guidelines on accessible Word documents 
CATEA guidelines on accessible Excel documents 
WebAIM guidance on PowerPoint accessibility 
CATEA guidelines on accessible PowerPoint files 
Advanced instructions 
Adobe Acrobat X accessibility support for creating accessible PDF forms 
Documents you may be interested
Documents you may be interested