Guidelines for Accessible Information 
21 
PDF Accessibility Checker (PAC2) based on the Matterhorn Protocol 
WebAIM guidance on creating accessible forms 
WebAIM guidance on creating accessible tables 
Load2Learn video on creating a DAISY book from Word 
Accessible EPUB 3 by Matt Garrish: free e-book from O’Reilly 
DAISYpedia: information resource to assist in and support the 
implementation of the DAISY standards 
Contrast-A contrast checker for finding accessible colour combinations 
Professional instructions 
WebAIM guidance on creating accessible frames 
EPUB accessibility forum at idpf.org: global trade and standards 
organisation dedicated to the development and promotion of electronic 
publishing and content consumption 
DIAGRAM Center Top Tips for Creating Accessible EPUB 3 Files 
Pdf to ppt converter online - application software tool:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Pdf to ppt converter online - application software tool:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
Guidelines for Accessible Information 
22 
Section 2: Making your online resources accessible 
Online resources, such as web pages, databases and online platforms, are also 
likely to include all types of information  – text, images, audio and video. There 
are many resources to help making online resources accessible and there are 
international standards which are widely recognised and adopted. 
When creating online resources, the most important step towards accessibility 
is to meet the Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0). These are 
guidelines for advanced users. 
Information providers are likely to outsource the development of online 
resources. In this case, the items below can act as a list of criteria for 
procurement and the selection of contractors. 
2.1 How to make your online resources accessible 
Provide metadata. Labelling resources with relevant vocabulary or 
accessibility features makes it easier for the user to find relevant and 
accessible information
Use responsive web design, which allows the content to adapt to the end 
users’ output device. 
Create your website according to the User Centered Design (UCD
guidelines. 
Provide a site map. Give users a sense of where they are within your 
website. 
Use navigation mechanisms consistently. 
Provide a breadcrumb to determine where users are (navigation). 
Allow links and headings to be navigated using the Tab key. Provide 
keyboard shortcuts to important links. 
Provide ways to help users to find content. Include a search feature on 
each page. 
Offer a logical order of links and headers for users to navigate. 
Divide your information into manageable blocks. 
Use style sheets to control layout and presentation. Organise your 
documents so they may be read without style sheets. 
Create a style of presentation that is consistent across pages. Give each 
page a structure by using predefined headings. Your headings should 
follow a logical order. 
Include alternative text descriptions (alt text) for images. 
Check colour contrast with free tools. 
application software tool:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Online Powerpoint to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue
www.rasteredge.com
application software tool:C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document
Our XDoc.Converter for .NET can help you to easily achieve high performance PDF conversion from Microsoft PowerPoint (.ppt and .pptx).
www.rasteredge.com
Guidelines for Accessible Information 
23 
Allow all page functionalities to be device independent, meaning they can 
be used through a keyboard or voice control for example. 
Ensure that moving, blinking, scrolling or auto-updating objects or pages 
can be paused or stopped. 
Ensure the keyboard focus is not lost when a page refreshes. 
Include a Skip Navigation feature on each page. 
Separate information and structure from presentation to enable different 
presentations. 
Use a semantic structure for title, heading, quotations, block quote 
emphasis, list. 
Group related links, identify the group (for user agents), and, until user 
agents do so, provide a way to bypass the group. 
For data tables that have two or more logical levels of row or column 
headers, use markup to associate data cells and header cells. 
Ensure that equivalents for dynamic content are updated when the 
dynamic content changes. 
Check your web pages for accessibility issues using a three-step process: 
o
Manual check. 
o
Automated check using free resources provided below. 
o
Test by trusted users of assistive technology, like screen readers
screen enlargement software and voice-input dictation. 
Test your pages in a speech browser. 
Avoid horizontal scrolling (scrolling from left to right or vice versa). 
Provide descriptions for form fields. 
2.2 Resources to help make your online resources accessible 
The following list of resources includes a selection of automated tools which 
can be used for accessibility checks. These tools are extremely valuable and 
useful, but can give false positives and negatives so please do not solely rely 
on them. 
Easy instructions 
W3C Web Accessibility Initiative: strategies, guidelines and resources for 
web accessibility 
Advanced instructions 
WebAIM WCAG 2.0 Checklist: checklist presenting recommendations for 
implementing HTML-related principles and techniques for those seeking 
WCAG 2.0 conformance 
application software tool:How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word
How to for XImage. All Formats. XDoc.HTML5 Viewer. XDoc.Windows Viewer. XDoc.Converter. View & Process. XImage.Raster. How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word
www.rasteredge.com
application software tool:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
This VB.NET online tutorial page can help you processing control add-on can do PPT creating, loading powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
Guidelines for Accessible Information 
24 
W3C markup validation service: checks the markup validity of Web 
documents in HTML, XHTML, SMIL, MathML, etc. 
WAVE: web accessibility evaluation tool 
Functional Accessibility Evaluator (FAE): website accessibility evaluation 
tool 
The Paciello Group Colour Contrast Analyser: provides a pass/fail 
assessment against WCAG 2.0 colour contrast success criteria and 
simulates certain visual conditions to demonstrate how web content 
appears to people with less than 20/20 vision. 
TAW: WCAG 1.0 and 2.0 and mobileOK web checker (in English, 
Spanish, Catalan and Galician) 
ACHECKER: web accessibility checker 
Total Validator: all-in-one (X)HTML validator, accessibility validator, spell 
checker and broken links checker 
AccessMonitor: web accessibility checker (in Portuguese) 
Examinator: web accessibility checker (in Spanish) 
MSF&W colour contrast ratio calculator: to check the contrast of colours 
on web pages 
Pause, Stop, Hide: guidance on mechanism for users to pause, stop or 
hide animated content 
TRACE Photosensitive Epilepsy Analysis Tool (PEAT): free, downloadable 
resource to identify seizure risks in web content and software 
application software tool:VB.NET PowerPoint: Convert PowerPoint to BMP Image with VB PPT
NET PPT document converter allows for PowerPoint conversion to both images and documents, like rendering PowerPoint to BMP, GIF, PNG, TIFF, JPEG, SVG or PDF.
www.rasteredge.com
application software tool:How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF
All Formats. XDoc.HTML5 Viewer. XDoc.Windows Viewer. XDoc.Converter. View & Process. XImage.Raster. Adobe PDF. How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF.
www.rasteredge.com
Guidelines for Accessible Information 
25 
Section 3: Making your printed material accessible 
Although printed documents are difficult to access for many users with print 
disability, the continued usage of printed documents in general – and 
especially in learning environments – will continue for the foreseeable future. 
Print cannot be made as accessible as electronic information. Electronic 
information has the potential to integrate multimedia; therefore content can be 
shared through different media. For example, text can be replaced by audio or 
sign language video. Depending on a user or learner’s specific disability and/or 
special need, they may need a different perception channel or a mix of 
channels that print material cannot offer. 
However, there are also users/learners that find printed material more 
accessible than electronic. Therefore print remains important, but cannot be 
made universally accessible. 
One alternative to print material – with the same restrictions – is Braille. 
3.1 How to make your printed material accessible 
Use 12 or 14 font or larger. 
Use sans-serif fonts. 
Provide an electronic copy of your file as an alternative. 
Use font and paper colour depending on user preference. 
Provide alternate modalities of your document, such as Braille (upon 
request) or large print versions. To create large print documents from an 
electronic file: first, use the keyboard shortcut ‘ctrl shift A’ to select all 
text, and then use the keyboard shortcut ‘ctrl shift >’ to increase the font 
size proportionally. 
Create and insert descriptions or alternative texts for hyperlinks, images, 
tables and all other types of content that cannot be seen by people with 
visual disabilities for Braille printers. 
3.2 Resources to help make your printed material accessible 
Load2Learn video on producing accessible files 
Load2Learn video on producing large print 
application software tool:VB.NET PowerPoint: Read & Scan Barcode Image from PPT Slide
VB.NET PPT PDF-417 barcode scanning SDK to detect PDF-417 barcode image from PowerPoint slide. VB.NET APIs to detect and decode
www.rasteredge.com
application software tool:VB.NET PowerPoint: Use .NET Converter to Convert PPT to Raster
VB.NET PPT to raster images converter very well. Check PPT to PNG image converting sample code in VB powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
Guidelines for Accessible Information 
26 
APPLYING THE GUIDELINES TO DIFFERENT MEDIA 
AND SPECIFIC FORMATS 
The checklists below are designed for practitioners and are examples of how 
the Guidelines can be applied to specific media and formats. 
For each specific format a combination of actions from Step 1 and Step 2 are 
combined to demonstrate how the recommendations can be applied. These 
checklists can be used to check or audit created materials. 
Slideshows and presentations 
Step 1: 
Text: 
Use the simplest language which is appropriate for your document. 
Use large fonts. 
Use a sans serif font such as Arial, Helvetica or Verdana. 
Use ‘Bullets and Numbering’ functions for lists. 
Avoid excessive amount of information on one slide. 
Use text and background colour combinations that provide a very 
good contrast. 
Ensure text and graphics are also understandable when viewed 
without colour. 
Image: 
Give your images an alternative text to describe the image. 
Use a sufficient contrast of colours between image and 
background. 
Avoid backgrounds with too many images, shapes or colours. 
Avoid links or text being hidden behind other objects such as 
images. 
Audio: 
Give your audio a text equivalent. 
Allow volume control, fast forward, rewind and pause functions. 
Make sure captions are synchronised with your audio. 
Video: 
Ensure captions are synchronised with your video. 
Guidelines for Accessible Information 
27 
Step 2: 
Use the slide layouts offered by your software. 
Copy the text from the slide into the notes area. 
Fill in the metadata information to help users find the information 
through internet searches. 
Guidelines for Accessible Information 
28 
Online or e-learning tools 
Step 1: 
Text: 
Use the simplest language which is appropriate for the target 
group. 
Divide your information into manageable and equal blocks. 
Use ‘Bullets and Numbering’ functions for lists. 
Adopt accessible templates for consistency. 
Ensure your online training materials are also available in print. 
Ensure online training can be paused, stopped and resumed. 
Images: 
Give your images alternative text to describe them. 
Avoid use of red, green and yellow, and lighter grey colours. 
Use a high contrast of colours between image and background. 
Avoid backgrounds with too many images, shapes or colours. 
Audio: 
Give your audio a text equivalent. 
Video: 
Ensure captions are synchronised with your video. 
Step 2: 
Give each page a structure by using predefined headings. Your 
headings should follow a logical order. 
Offer a logical order of links, headers and all page functions for 
users to navigate. 
Provide metadata when offering a range of resources. Labelling 
resources with relevant vocabulary or accessibility features makes 
it easier for the user to find relevant and accessible information. 
Give users a sense of where they are within your website by 
ensuring that there is a visible or audible cue to show them where 
they are within the navigation. 
Give video either a text equivalent or captions. For videos do not 
just give captions of the words spoken, but also provide a 
description of what is taking place. 
Provide descriptions for form fields. 
Guidelines for Accessible Information 
29 
Include a search feature on each page. 
When using interactive scenarios or cases, ensure a text equivalent 
is also available and can be accessed using a keyboard only. 
Use responsive web design, which allows the content to adapt to 
the end users’ output device. 
Allow all page functionalities to be used through a keyboard only, 
including login, launch and print functions. 
Guidelines for Accessible Information 
30 
PDF documents 
Step 1: 
Text: 
Use the simplest language which is appropriate for your document. 
Use large fonts. 
Use a sans-serif font such as Arial, Helvetica or Verdana. 
Use ‘Bullets and Numbering’ functions for lists. 
Image: 
Give your images alternative text to describe them. 
Use a high contrast of colours between text and background. 
Avoid backgrounds with too many images, shapes or colours. 
Avoid links being hidden behind other objects such as images. 
Step 2: 
Specify the language of your document under ‘properties’. 
Avoid saving your PDF document as an image. 
Tag your document. 
Use the accessibility checker offered by your software as a simple 
check before sharing the document. 
Use the most up-to-date versions of software to create a PDF. 
Newer software versions include more up-to-date accessibility 
features. 
Fill in the metadata information to help users find the information 
through internet searches. 
Include all relevant elements in your document structure. 
Provide descriptions for form fields. 
Ensure accessibility is not compromised when protecting PDF 
documents. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested