Guidelines 
Conversion of Documents into PDF/A 
Application of Digital Signatures  
(For Website Hosting) 
December 2011 
NIC Himachal Pradesh State Centre, 
HP Secretariat, Shimla-171002 
CHAHAL AJAY 
SING M S 
CHAHAL ASC
Convert pdf file to powerpoint - control SDK platform:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Convert pdf file to powerpoint - control SDK platform:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
 
Contents 
Sr. No. 
Topic  
Page No. 
1.0 
1.1 
1.2 
1.3 
Background 
Objective 
Target Audience 
Pre-requisites 
2.0 
2.1 
2.2 
2.3 
2.4 
2.5 
Converting Documents into PDF & PDF/A Format 
Important Points to consider during PDF 
Conversion  
PDF/A Standard (1a & 1b ISO 19005 standards) 
MS Word & Adobe Acrobat Writer 
Adobe Acrobat Professional-Preflight 
Office-2007 (direct conversion) 
3.0 
3.1 
3.1.1 
3.2 
3.2.1 
3.2.2 
Digital Signing of PDF & PDF/A Files 
Using Adobe Acrobat Professional for DSC 
Application 
Format of visible DSC 
Free Utility for applying Digital Signatures 
Downloading digital signing tool 
Using Digisigner Tool 
10 
11 
11 
12 
4.0 
Getting Digital Signature Certificates and 
Enrolment  
13 
5.0 
Abbreviations 
16 
6.0 
References 
16 
control SDK platform:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue button or drag-and-drop your pptx or ppt file into the drop area.
www.rasteredge.com
control SDK platform:VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Convert smooth lines to curves. Detect and merge image fragments. Flatten visible layers. VB.NET Demo Code to Optimize An Exist PDF File in Visual C#.NET Project
www.rasteredge.com
NICNET: HP                    Guidelines for PDF/A Conversion & Application of DSC Version 1.0 
-1- 
 
1.0 Background: 
Today almost every organisation has its own website where information for public, employees, 
businesses and Government is made available in different forms. The website information 
Manager is responsible for ensuring that proper and current content is available on these 
websites. The website nodal officers deputed by the concerned departments are responsible 
for uploading content received from different wings of the department onto the website.  
The most common and important content are notifications, downloadable forms, RFP 
documents, Guidelines, transfer orders, circulars, Annual Administrative Reports, monthly 
progress reports, statistical reports, scheme details etc. Most of these documents are 
uploaded on the websites as PDF (Portable Document Format) files because of the following 
reasons: 
• PDF files are Compatible across Multiple Platforms 
• Compression of a PDF File is Substantial 
• The Software to View PDF Files is Freeware  
• PDF Files Provide Document-Level Security  
• PDF Files will Pass the Test of Time 
However, there is a basic problem with these PDF files because the last two advantages can 
only be accounted for if these PDF files are Digitally Signed after Conversion into PDF/A 
Standard. A systematic approach needs to be taken by all Government Departments to 
ensure that all content available on their respective websites is converted into Digitally Signed 
PDF/A Documents. These Guidelines have been prepared with the objective to technically 
prepare the Website Nodal Officers to start uploading only digitally signed PDF/A compliant 
files on the Departmental websites.  
1.1 Objective: 
• To give legal sanctity to various notifications/circulars/order of the Government 
available on the website as per Information Technology (Amended) Act 2008.  
• To ensure that these documents (PDF) adhere to ISO 19005 standards. 
• To ensure that these documents can be accessible on any PC over next many years 
irrespective of the technological changes 
• To ensure that the documents in any language can be read on any PC without 
requiring a particular Font. 
1.2 Targeted Audience 
• Website nodal officers 
• Other officials responsible for PDF file generation and sending to Web Information 
Managers for uploading on the website 
1.3 Pre-requisites 
• Adobe Acrobat Professional 8.0 or above and MS Office 2003 (or MS Office 2007 
without Adobe Professional) 
• DSC for the website nodal officer 
• Scanner for scanning documents  
• VPN connectivity for uploading content on websites 
control SDK platform:VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint data to PDF form. Merge PDF with byte array, fields. Merge PDF without size limitation. Append one PDF file to the end
www.rasteredge.com
control SDK platform:C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Application. Best and professional adobe PDF file splitting SDK for Visual Studio .NET. outputOps); Divide PDF File into Two Using C#.
www.rasteredge.com
NICNET: HP                    Guidelines for PDF/A Conversion & Application of DSC Version 1.0 
-2- 
 
2.0 Converting Documents into PDF & PDF/A Format: 
The generation of PDF files from digitalized paper documents has a disadvantage-the image 
data for such files normally requires more memory capacity than digital pages of text. A PDF 
generated from a Word document will be considerably smaller than a PDF file that is 
generated by scanning the printed page. Similarly black & white scanning create smaller size 
PDF files. Therefore, you need to decide whether you want to directly generate a PDF file 
from the Word Processor or scan it as a PDF file. Please never scan a document as image, 
copy it into MS-Word and then generate a PDF file. Always scan a printed document 
(containing no images) as PDF file as following: 
2.1 Important points to consider during PDF conversion: 
• 
Make sure that the original source file contains the correct content and form. 
• 
Be sure to specify the proper page size. All pages must have the same dimensions. 
• 
For all type of source documents (Word Processor Documents or Power Point 
Presentations) with textual information must be scanned in text format and not as an 
image as the Text which should be searchable must be text (not outlines or images). 
• 
In case of images; decide whether you wish to retain colour or grey-scale printing 
suffices your needs. In case of scanning colour images specify the appropriate image 
resolution for the final output device.  
• 
Verify that all the fonts used in the document are available on the system. All fonts 
must be embedded in the output PDF file. 
• 
For files intended for archiving, standardize on what metadata is expected in a file, to 
help when searching for the file in the archive, and make sure that users fill it in. The 
metadata can be entered by selecting File->Properties before converting it into a 
PDF/A file.   
• 
Make sure that no file is submitted with passwords or encryption 
• 
Avoid interactive contents in the documents 
2.2 PDF/A ISO 19005 Standard: PDF/A is the Portable Document Format for long term 
archiving. It was adopted at the end of 2005 and is the first file format, which guarantees that 
documents created today will also be able to be opened and used in future. It is an ISO-19005 
standard.  
PDF/A 1a and 1b: The ISO has split the PDF/A standards into two levels of conformity. 
PDF/A-1a (Level-A) requires documents to be capable of being reproduced without visual 
ambiguity, demands that text can be depicted in Unicode, and stipulates that the content 
structure must be correct. PDFA/A-1b-compliance (Level-B) only requires the reproduction of 
documents without visual ambiguity on screen/printer. Level A is more stringent. Therefore, 
control SDK platform:C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
PDFPage page = (PDFPage)doc.GetPage(0); // Convert the first PDF page to a JPEG file. page.ConvertToImage(ImageType.JPEG, Program.RootPath + "\\Output.jpg");
www.rasteredge.com
control SDK platform:VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.
PDF from PowerPoint; C#: Create PDF from Tiff; C#: Convert PDF to Word; C#: Convert PDF to Tiff; C#: Convert PDF to HTML; C#: Convert PDF to Jpeg; C# File: Compress
www.rasteredge.com
NICNET: HP                    Guidelines for PDF/A Conversion & Application of DSC Version 1.0 
-3- 
 
presently, the conversion into Level B is being explained. However, if you are converting 
source documents directly into PDF/A from MS-Word, you may chose Level A compliance too.  
There are a number of ways through which documents of various types (MS-Word, 
Excel, PowerPoint, hard-copy notifications) can be converted into PDF or PDF/A format. 
These are explained below: 
2.3 You may directly convert a document into PDF/A file if you have Adobe Acrobat 
Professional 8.0 (or above) installed on your PC and it appears as a printer or specific option 
on the MS-Word Menu Bar. The steps are: 
• Check the availability of the Adobe Acrobat Writer (Professional) by clicking File-> Print 
and under Printers Names “Adobe PDF”. Also check whether Adobe PDF is appearing 
on the top Menu bar as following: 
• In case you are converting the file through Print option, click on Properties tab. A 
new window will open as shown below. In this window, under Adobe PDF Settings 
tab, select appropriate option [PDF/A-1b: 2005 (RGB)] under Default Setting. Default 
value is normally set to Standard.  
control SDK platform:VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
using RasterEdge.XDoc.PDF; This professional .NET solution that is designed to convert PDF file to HTML web page using VB.NET code efficiently.
www.rasteredge.com
control SDK platform:C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
Merge Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint data to PDF form. Append one PDF file to the end of another and save to a single PDF file.
www.rasteredge.com
NICNET: HP                    Guidelines for PDF/A Conversion & Application of DSC Version 1.0 
-4- 
 
2.4 You may scan a printed document as PDF file using a scanner and then convert it into 
PDF/A file using Adobe Preflight. The steps are: 
• In Adobe Acrobat Professional, open the normal PDF file while created through the 
scanner or otherwise. Go to Advanced tab and select Preflight option as following:   
• The following dialogue box will 
open. Initially, it shows that the file 
is not a PDF/A file. In case, you 
open a PDF/A compliant file, there 
will be a green tick mark on the 
PDF/A file image in the bottom of 
the box.  
• To convert the file into PDF/A-1b 
document, scroll the bar under 
Acrobat/PDF Version compatibility, 
so that PDF/A Compliance option 
is visible. Click on this option and 
further options will open for 
various PDA/A compliance level.  
• Select  the  appropriate 
compliance  level  (say 
Convert  to 
PDF/A-1b 
(sRGB)  and  click  on 
Execute button. 
NICNET: HP                    Guidelines for PDF/A Conversion & Application of DSC Version 1.0 
-5- 
 
• The following Preflight: Profile contains fixups box appears, please click OK. 
• The file conversion progress will be 
shown and the final result will be shown. 
In case the file is successfully converted, 
the Green Tick-mark will appear. Next 
time you open the file or Click on Profiles 
tab, the document will be shown as 
PDF/A-1b compliant with a Green Tick 
mark, as shown below:  
• Another way to convert a PDF file is 
by selecting File->Export option in 
Adobe Acrobat Professional, as 
shown. Select PDF/A as the export 
option. 
• In the next Save As option which 
comes on selecting the PDF/A 
option, select the Settings tab. 
NICNET: HP                    Guidelines for PDF/A Conversion & Application of DSC Version 1.0 
-6- 
 
• Preflight: Covert to PDF/A dialogue box opens with PDF/A-1a and PDF/A-1b check 
boxes. Select the appropriate option and click on OK. Give the File Name with A1a or 
A1b as suffix before file extension (.pdf) to save the PDF/A file. 
2.5 You may convert a document file from MS-Word (Office 2007) into a PDF/A file. The MS 
Office 2007 enables the export of PDF/A files without requiring the use of Acrobat or the 
Distiller. The steps are: 
• Select File->Save As->PDF or XPS as shown below 
• In the Publish as PDF or XPS dialogue box, you are asked for the name of the file to 
be given (under Save As option). Here you need to Click on Options button below the 
NICNET: HP                    Guidelines for PDF/A Conversion & Application of DSC Version 1.0 
-7- 
 
Optimize for button. The Options button will open on this Window as shown. You can 
select the Page Range to convert into PDF besides other options. The last option is for 
PDF Options. Select the checkbox for ISO 19005 compliant (PDF/A) and press OK. 
• Now give a suitable/meaningful name for the PDF/A file and save it. Preferably save it 
with the suffix A1b before the .pdf (file extension). 
• The PDF/A file is now available to you for further application of DSC. 
• Follow the procedure given in subsequent sections to apply DSC to this PDF/A file 
before uploading it on the Departmental website. 
Note:
There are many other tools available on the Internet for conversion of documents into 
PDF/A format and for checking whether a file is PDF/A compliant or not. 
NICNET: HP                    Guidelines for PDF/A Conversion & Application of DSC Version 1.0 
-8- 
 
3.0 Application of Digital Signatures to PDF/A Files: 
You will need to get the digital signatures through NIC Certifying Authority as per procedure 
given under Section 5.0. Once you have got your DSC, you can start applying digital 
signatures to PDF/A files as per the procedure given below: 
3.1 DSC application using Adobe Acrobat Professional: 
• Connect your USB Token/ Smart Card with Reader into the Computer, in which your 
DSC are stored. The procedure to download your DSC into the USB Token/ Smart 
Card is given in Section 4.0. 
• Check that the DSC is available through Program->Safe Sign Standard->Token 
Administration. The following screen should appear with your name under Reader or 
Token Name and Token Status as operational. You may close this window. 
• In Adobe Acrobat Professional, open the already created PDF/A-1b file. Go to 
Advanced menu option, select Sign & Certify->Place Signature.  
• A dialogue box will open prompting you to click and drag to draw the area where you 
would like the signature to appear. Press Ok button. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested