Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
349 
BankLink Notes and BankLink Notes Online 
BankLink Notes and BankLink Notes Online allow your clients to report on their bank 
statement transactions in a similar manner to the BankLink Coding Report, but using their 
computer.  It is basically a computer file version of the paper report. 
BankLink Notes and BankLink Notes Online clients have no access to any other BankLink 
Practice functions, for example: they cannot produce their own Business Activity Statements 
VAT Returns or financial reports. This added value is retained at the practice. 
BankLink Notes 
The BankLink Notes software itself is separate from the BankLink Practice software and 
effectively provides a more automated and controlled way to obtain information from your 
clients on their bank statement transactions without them having too much involvement in 
the accounting process. 
When referring to BankLink Notes we are referring to both the software and the file: 
The BankLink Notes software must be installed on a computer to be able to read 
BankLink Notes files.  BankLink provides the installation software free to BankLink 
practices.  You can install this software on as many clients’ computers as you require 
BankLink Notes files are created as an export process from the client files in BankLink 
Practice and contain similar information as what would appear on a paper coding 
report 
Once the software is installed, the client can then open any BankLink Notes files and report 
on these transactions for you, in easy to use software. You send the client a BankLink Notes 
file listing their bank statement transactions for a specific period. This is usually emailed to 
the client. Before the file is exported, the practice decides whether the client will just type in a 
description for each transaction, code with their chart of accounts from BankLink Practice, 
choose payees from their BankLink Practice payee list, or enter jobs from their BankLink 
Practice job list. 
BankLink Notes clients have no access to any other BankLink Practice functions, for 
example: they cannot produce their own Business Activity Statements or financial reports. 
This added value is retained at the practice. 
You use BankLink Notes in a three-stage process to code those items reliant on client input: 
BankLink Practice produces a transaction file to send to your client as an attachment 
to an email - this replaces the sending of the BankLink Coding Report. The client 
opens this file, which invokes their BankLink Notes system where they can view their 
transactions. The client then adds descriptions (notes) to their transactions to enable 
you to code them. 
When your client has finished processing their transactions, they return the file to your 
practice as an attachment to an email. At the practice, you import the transaction file 
into BankLink Practice. The notes relating to each transaction appear in the Code 
Entries Screen, providing you with the information required to code the transactions. 
If your client has added chart codes, payee numbers or job codes these are 
automatically applied to the client file. 
How to convert pdf to ppt online - Library software class:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
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How to convert pdf to ppt online - Library software class:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
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BankLink Practice Guide for Australia 
350 
You then work with the annotated transactions to code or check them in the Code 
Entries Screen
BankLink Notes Online 
BankLink Notes Online is an online version of BankLink Notes. 
BankLink Notes Online transactions are created as an export process from the client files in 
BankLink Practice and contain similar information as what would appear on a paper coding 
report. 
The client can open any BankLink Notes Online transactions and report on these 
transactions for you online. You send the client BankLink Notes Online transactions listing 
their bank statement transactions for a specific period. This is exported from BankLink 
Practice and a notification email is sent to the client. Before the transactions are exported, 
the practice decides whether the client will just type in a description for each transaction, 
code with their chart of accounts from BankLink Practice, choose payees from their 
BankLink Practice payee list, or enter jobs from their BankLink Practice job list. 
You use BankLink Notes Online in a three-stage process to code those items reliant on 
client input: 
BankLink Practice produces transactions that are exported to your client in a web 
format. BankLink Practice sends a notification email to your client - this replaces the 
sending of the BankLink Coding Report. The client receives an email prompting them 
to access the transactions via BankLink Notes Online, opens and views their 
transactions. The client then adds descriptions (notes) to their transactions to enable 
you to code them. 
When your client has finished processing their transactions, they return the 
transactions to your practice using the Send to Accountant
You then work with the annotated transactions to code or check them in the 
button. BankLink Notes 
Online sends an email notification to the Accountant that the file is available for import. 
At the practice, you import the transactions into BankLink Practice. The notes relating 
to each transaction appear in the Code Entries Screen, providing you with the 
information required to code the transactions. If your client has added chart codes, 
payee numbers or job codes these are automatically applied to the client file. 
Code 
Entries Screen
BankLink Notes files can be emailed to your clients as part of the Scheduled Reports 
process. 
Library software class:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Online Powerpoint to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue
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Library software class:How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word
How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word. Online C# Tutorial for Converting PDF, MS-Excel, MS-PPT to Word. PDF, MS-Excel, MS-PPT to Word Conversion Overview.
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Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
351 
Emailing a BankLink Notes transaction file to a client 
You usually email BankLink Notes transaction files as part of the Scheduled Reports 
function. However, the files can also be e-mailed as required for each client, or created as a 
file for forwarding on diskette. This topic covers the email option. 
Some initial set up may be required by your Administrator to email from within 
BankLink Practice, see Chapter A1: Installing BankLink Practice. 
To export via email from within BankLink Practice: 
Open the required client file 
Click 
BankLink Practice displays the 
Other Functions, Export BankLink Notes File, Via E-mail 
Export BankLink Notes Entries via email
Click in the 
window 
From field to enter a start date, and click in the To field to enter an end 
date - you can use the PreviousNext and Calendar
Click in the 
buttons to help you 
Include field and change All Entries to Uncoded Only if you would like to 
export just the uncoded transactions - leave as All Entries
Disable the 
if you would like to export 
all transactions for the period 
Include a Chart of Accounts
check box if you do not want the chart of 
accounts from the client’s BankLink Practice file incorporated in the BankLink Notes 
file - if the chart of accounts is disabled, the client can see but not edit the Account 
field in the BankLink Notes file 
If you send the chart to your client it will include only those codes which have the 
Show in Basic Chart
Disable the 
flag set. This flag is set by default but you can remove it to 
reserve the code for practice use only. See the Editing the chart of accounts topic in 
Chapter 2 for further information on setting this flag. 
Include a Payee List check box if you do not want the BankLink Practice 
payee list incorporated in the BankLink Notes file 
Library software class:How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF
How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF. Online C# Tutorial for Converting MS Office Word, Excel and PowerPoint to PDF. MS Office
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Library software class:C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document
C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document. Provide Free Demo Code for PDF Conversion from Microsoft PowerPoint in C# Program.
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BankLink Practice Guide for Australia 
352 
Disable the Include a Job List
check box if you do not want the BankLink Practice 
job list incorporated in the BankLink Notes file 
If the Include a Payee List or Include a Job List
check boxes are enabled when 
there are no payees or jobs set up, the columns will be available in BankLink Notes 
file for your client to add Payee or Job details. 
If the client file is set up with one of the following superfund systems as the 
Accounting System, you see the Include Franking Credits
BGL Simple Fund 
check box: 
Desktop Super 
MYOB Superfund, or 
Supercorp SuperVisor II 
Disable the Include Franking Credits
Disable the 
check box if you do not want your client to be 
able to add superfund details to transactions in the BankLink Notes file 
Allow your client to add unpresented items?
Disable the 
check box if you do not 
want your client to be able to add in their outstanding cheques,  deposits or 
withdrawals 
Account check box if you do not want your client to see the Account 
column in their BankLink Notes file - you can only disable the Account
10 
Disable the 
check box if 
you do not include a chart of accounts with the BankLink Notes file 
GST
11 
Disable the 
check box if you do not want your client to see the GST column in 
their BankLink Notes file - if you disable this check box, it is a good idea to clearly 
instruct the client to add any GST information to their description in the Note column 
(such as any GST free or partial GST transactions) 
Tax Invoice
12 
Disable the 
check box if you do not want your client to tick a box in 
BankLink Notes to advise they have a tax invoice 
Quantity
13 
Click in the 
check box if you do not want your client to enter quantities 
File Access Password
14 
Re-type the password in the 
field and type in an initial password if required - 
choose the password in consultation with your client, as they have to use it to view 
their transactions 
Confirm Password
BankLink Practice populates the 
box 
Filename field by default, for example: 
CLNTCODE_1.trf
15 
Click in the 
. The number following the underscore increases every time a 
transaction file is exported. 
Filename field and amend the file name if required 
Library software class:C# TIFF: Learn to Convert MS Word, Excel, and PPT to TIFF Image
PPTXDocument doc = new PPTXDocument(@"demo.pptx"); if (null == doc) throw new Exception("Fail to load PowerPoint Document"); // Convert PPT to Tiff.
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Library software class:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
This VB.NET online tutorial page can help you processing control add-on can do PPT creating, loading powerful & profession imaging controls, PDF document, image
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Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
353 
16 
By default, BankLink Practice includes all bank accounts with entries in the specified 
date range - to generate the file for specific accounts 
Click the Advanced
Click 
tab 
Clear all
Select an account by enabling the check box next to it 
to de-select all accounts 
Click Select All
17 
Click 
to select all accounts and restore the default 
OK
BankLink Practice displays the 
to send the BankLink Notes file 
Send BankLink Notes file
window 
18 
Type the e-mail address of the person you are sending the client file to in the To field, 
or click the To button to select an e-mail address.  If you have setup e-mail addresses 
for the client and yourself (or practice) in Other Functions, Client Details and 
System, Users (or Practice Details
the Practice Contact details as seen by this client 
) BankLink Practice shows: 
the Practice e-mail address (if different to the Practice Contact details) 
the client's e-mail address (selected by default if entered) 
the e-mail address for BankLink Support 
Library software class:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
VB.NET PowerPoint - Render PPT to PDF in VB.NET. How to Convert PowerPoint Slide to PDF Using VB.NET Code in .NET. Visual C#. VB.NET. Home > .NET Imaging SDK >
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Library software class:VB.NET PowerPoint: Read & Scan Barcode Image from PPT Slide
VB.NET PPT PDF-417 barcode scanning SDK to detect PDF-417 barcode image from PowerPoint slide. VB.NET APIs to detect and decode
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BankLink Practice Guide for Australia 
354 
19 
Type the e-mail address of any other person you want to send the client file to in the 
Cc field, or click the Cc
the Practice Contact details as seen by this client 
button to select an e-mail address from those entered into 
BankLink Practice which may include: 
the Practice e-mail address (if different to the Practice Contact details) 
the client's e-mail address 
the e-mail address for BankLink Support 
20 
If your practice is set up (via File Preferences) to use Internet mail, the Send Client 
File(s) window has a Reply to
21 
Click in the 
field - click in this field and enter the e-mail address of 
the person to receive the reply 
Subject
22 
Click in the 
field and enter the subject of the e-mail 
Message
23 
Click 
field and enter any message you want to send with the file 
To send additional files: 
Send 
Click the Attach
BankLink Practice displays the 
button before sending 
Insert File
Browse to the folder where the file(s) are located 
window 
Select the file(s) required 
Click 
Repeat steps 1-4 as required 
Open 
Sending a chart of accounts allows your clients to code their own transactions. 
Sending a payee list allows your clients to code using payees. 
If there is a staff member assigned to the client, and the assigned staff member has 
an e-mail address defined, BankLink Practice inserts it into the transaction file. 
If there is no staff member assigned to the client, or the assigned staff member has no 
e-mail address defined, BankLink Practice uses the practice e-mail address recorded 
via System, Practice Details
Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
355 
Creating a BankLink Notes file to send to a client 
You usually email BankLink Notes transaction files as part of the Scheduled Reports 
function. However, the files can also be e-mailed as required for each client, or created as 
files for forwarding on CD. This topic covers the file option. 
To export transactions to file: 
Open the required client file 
Click 
BankLink Practice displays the 
Other Functions, Export BankLink Notes File, To File 
Export Entries to BankLink Notes File
Click in the 
window 
From field to enter a start date, and click in the To field to enter an end 
date - you can use the PreviousNext and Calendar
Click in the 
buttons to help you 
Include field and change All Entries to Uncoded Only if you would like to 
export just the uncoded transactions - leave as All Entries
Disable the 
if you would like to export 
all transactions for the period 
Include a Chart of Accounts
checkbox if you do not want the chart of 
accounts from the client’s BankLink Practice file incorporated in the BankLink Notes 
file - if the chart of accounts is disabled, the client can see but not edit the Account 
field in the BankLink Notes file 
If you send the chart to your client it will include only those codes which have the 
Show in Basic Chart
Disable the 
flag set. This flag is set by default but you can remove it to 
reserve the code for practice use only. See the Editing the chart of accounts topic in 
Chapter 2 for further information on setting this flag. 
Include a Payee List checkbox if you do not want the BankLink Practice 
payee list incorporated in the BankLink Notes file 
BankLink Practice Guide for Australia 
356 
Disable the Include a Job List
checkbox if you do not want the BankLink Practice job 
list incorporated in the BankLink Notes file 
If the Include a Payee List or Include a Job List
checkboxes are enabled when 
there are no payees or jobs set up, the columns will be available in BankLink Notes 
file for your client to add Payee or Job details. 
If the client file is set up with one of the following superfund systems as the 
Accounting System, you see the Include Franking Credits
BGL Simple Fund 
checkbox: 
Desktop Super 
MYOB Superfund, or 
Supercorp SuperVisor II 
Disable the Include Franking Credits
Disable the 
checkbox if you do not want your client to be 
able to add superfund details to transactions in the BankLink Notes file 
Allow your client to add unpresented items?
Disable the 
checkbox if you do not 
want your client to be able to add in their outstanding cheques, deposits or 
withdrawals 
Account checkbox if you do not want your client to see the Account 
column in their BankLink Notes file - you can only disable the Account
10 
Disable the 
check box if 
you do not include a chart of accounts with the BankLink Notes file 
GST
11 
Disable the 
checkbox if you do not want your client to see the GST column in 
their BankLink Notes file - if you disable this check box, it is a good idea to clearly 
instruct the client to add any GST information to their description in the Note column 
(such as any GST free or partial GST transactions) 
Tax Invoice
12 
Disable the 
checkbox if you do not want your client to tick a box in 
BankLink Notes to advise they have a tax invoice 
Quantity
13 
Click in the 
checkbox if you do not want your client to enter quantities 
File Access Password
14 
Re-type the password in the 
field and type in an initial password if required - 
choose the password in consultation with your client, as they have to use it to view 
their transactions 
Confirm Password field 
Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
357 
15 
BankLink Practice populates the Filename field by default to, for example: 
CLNTCODE_1.trf
. The number following the underscore increases every time a 
transaction file is exported 
BankLink Practice saves the file by default to the directory where you have installed 
BankLink Practice - you can change this by using the Browse
Click the 
button 
Browse button in the Filename
BankLink Practice displays the 
field 
Save Entries To
Select the drive and folder where this transaction file is to be saved 
window 
Click 
16 
By default, BankLink Practice includes all bank accounts with entries in the specified 
date range - to generate the file for specific accounts 
Save 
Click the Advanced
Click 
tab 
Clear all
Select an account by enabling the checkbox next to it 
to de-select all accounts 
Click Select All
17 
Click 
to select all accounts and restore the default 
BankLink Practice displays an 
OK 
Information
18 
Click 
window telling you how many transactions 
have been exported 
19 
Copy the file from the destination to a CD 
OK 
BankLink Practice Guide for Australia 
358 
Making BankLink Notes Online transactions available to a client 
BankLink Notes Online transactions can be exported individually, for a specific date range. 
The option to export transactions to BankLink Notes Online is only be available if your 
practice has BankLink Notes Online set up as their default Web Export Format, and 
will display beneath the Import BankLink Notes File option on the Other Functions 
menu. 
If BankLink Notes Online is selected as the web export format for the practice before 
setting up the client file, it defaults to the client file on creation and is displayed in the 
Maintain Accounting System
To change your web export format: 
window. 
Click System , Practice Details
Select 
Accounting System 
BankLink Notes Online from the Web Export Format
Click 
drop down list 
BankLink Practice will now display 
OK 
Export BankLink Notes Online beneath the 
Import BankLink Notes File option on the Other Functions
To export transactions: 
menu 
Open the required client file 
Click Other Functions
BankLink Practice displays the 
Export BankLink Notes Online File 
Export to BankLink Notes Online Entries
Click in the 
window 
From field to enter a start date, and click in the To field to enter an end 
date - you can use the PreviousNext and Calendar
Click in the 
buttons to help you 
Include field and change All Entries to Uncoded Only if you would like 
to export just the uncoded transactions - leave as All Entries
Disable the 
if you would like to 
export all transactions for the period 
Include a Chart of Accounts
checkbox if you do not want the chart of 
accounts from the client’s BankLink Practice file incorporated in the BankLink Notes 
Online transactions - if the chart of accounts is disabled, the client can see but not edit 
the Account field in the BankLink Notes Online transactions 
If you send the chart to your client it will include only those codes which have the 
Show in Basic Chart flag
Disable the 
set. This flag is set by default but you can remove it to 
reserve the code for practice use only. See the Editing the chart of accounts topic in 
Chapter 2 for further information on setting this flag. 
Include a Payee List
checkbox if you do not want the BankLink Practice 
payee list incorporated in the BankLink Notes Online transactions 
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