Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
379 
To mark all notes as read: 
Right click a transaction 
Click Notes
BankLink Practice changes all note flags to white 
Mark all notes as read 
To delete a note from a dissected transaction: 
Click the Dissect button (or /
Right click the transaction line with the note you want to delete 
) to view the lines of the dissection 
Click Notes
BankLink Practice removes the note flag from the transaction line 
Delete note 
Only notes that start out yellow can be deleted - red notes cannot be deleted, even if 
they have been marked as read. 
Convert pdf to ppt online without email - control software platform:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Convert pdf to ppt online without email - control software platform:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
BankLink Practice Guide for Australia 
380 
Coded transaction 
If a transaction is uncoded in BankLink Practice at the time of import, BankLink Practice 
applies the account code and adds a yellow note symbol. 
B displays in the fourth field of the Status bar, before the account code and 
description. Notes is also added to the Coded By column in the Code Entries 
Screen
, indicating how the transaction was coded. 
If your clients use BankLink Notes to code, then it is a good idea to move the Coded 
By column in your Code Entries Screen from its normal position on the far right. Use 
Configure Columns to position it next to the Account
If a transaction is coded in BankLink Practice prior to importing, a red note symbol 
column. This clearly indicates 
transactions that your clients have coded in BankLink Notes. 
is 
added, stating that the client has coded this transaction to a different account code. 
If a transaction is dissected in BankLink Notes, that is, coded to multiple account 
codes, then following an import the corresponding transaction is dissected in 
BankLink Practice. 
Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
381 
Unpresented transactions 
If your clients add unpresented cheques (UPCs), unpresented deposits (UPDs) or 
unpresented withdrawals (UPWs) in BankLink Notes, the Verify Results
window shows that 
new transactions have been created when the file is imported into BankLink Practice: 
The 3 new transactions are unpresented items added in BankLink Notes. 
Unpresented cheques added in BankLink Notes and imported to BankLink Practice 
are not automatically matched as they are in BankLink Practice itself. See Chapter 6 
for information on manually matching unpresented cheques. 
BankLink Practice Guide for Australia 
382 
New payee name 
If you provide a payee list to help your clients code transactions in BankLink Notes, they may 
add new payees. When a client types a name into the Payee
field which does not match an 
existing payee, BankLink Notes prompts them to add a new payee. 
The New Payee feature allows your clients to inform you of new payees while using 
BankLink Notes. 
However, BankLink Notes users cannot assign an account code - this responsibility is 
retained by the practice, ensuring the correct codes are allocated to payees. 
In BankLink Practice, a transaction coded using a new payee name displays with a red note 
containing the details of the payee added in BankLink Notes by your client. 
If your client adds a payee that you want them to use again, you must add that payee 
in BankLink Practice. 
Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
383 
New job name 
If you provide a job list for your clients to use in BankLink Notes, they may add new jobs. 
When a client types a name into the Job
field which does not match an existing job, 
BankLink Notes prompts them to add a new job. 
The New Job feature allows your clients to inform you of new jobs while using BankLink 
Notes. 
In BankLink Practice, a transaction assigned to a new job name displays with a red note 
containing the details of the job added in BankLink Notes by your client. 
If your client adds a job that you want them to use again, you must add that job in 
BankLink Practice. 
BankLink Practice Guide for Australia 
384 
Scheduled Reports 
Instead of opening each client file individually to generate a Coding Report, BankLink Notes 
file or Web file, or checking out and sending a client file, you can automate the process. You 
do this by generating scheduled reports. For a client’s Coding Report, BankLink Notes file, 
BankLink Notes Online transactions, Web file or client file to be included in the scheduled 
reports process you set up a Report Schedule - the BankLink Administrator generates the 
actual reports (see Chapter A8). 
The Windows Fax Service is compatible with BankLink Practice when you run 
Windows 2000 or later. 
You can set up a report schedule for each client that determines: 
The frequency of the coding report or file 
The delivery method: 
Printed to your Windows default printer 
Faxed directly to your clients via the Windows Fax Service 
E-mailed to your clients in TXT, CSV, PDF or XLS format 
Sent to your clients via e-mail in a BankLink Notes transaction file 
Web Files exported to a folder for transfer to a web application 
Checked out and e-mailed to your BankLink Books clients 
The style of report and whether a chart and/or payee list are to be included 
Whether a client specific message is included 
Whether a custom document is included 
Whether additional files are attached with emailed reports or files - for example 
spreadsheets 
Which bank accounts are included (for coding reports, BankLink Notes files, BankLink 
Notes Online transactions and Web Files only) 
Coding reports may be e-mailed to a client in a transaction file format and viewed using 
BankLink Notes or exported in a web format and accessed in BankLink Notes Online. Refer 
to the BankLink Notes topic or Making BankLink Notes Online transactions available to 
a client topic for more information. 
If you have access to the Clients Page (see Chapter 1: Opening BankLink) you can 
set up report schedules for multiple clients. 
All of the options you need to select to set up Scheduled Reports are on the Report 
Schedule window. 
Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
385 
To display the Report Schedule window: 
Open the required client file 
Click 
BankLink Practice displays the 
Reports, Report Schedule 
Report Schedule
window 
BankLink Practice Guide for Australia 
386 
To select the frequency: 
Click in the Produce Reports
field and select from: 
Every Month 
Every Two Months 
Every Three Months 
Every Four Months 
Every Six Months 
Annually 
Every Month and Quarter 
Every Month and Two Months 
Click in the 
Every Two Months then Month 
Start Month
The next panel displays the periods for which a coding report is produced 
field and select a month from which to start 
To select the delivery method: 
Select one of the options in the Destination
panel: 
Print
to send the client’s report to the default printer 
Fax
to fax the report direct to the client via the Windows Fax Service 
E-mail to email the report to the client - select the required format from the drop 
down list: either Fixed Width Text (TXT), Comma Separated (CSV), Portable 
Document Format (PDF) or 
Microsoft Excel (XLS) 
BankLink Notes
BankLink Notes Online to export a transaction file to the client 
to email transactions to the client 
Web File
to create a file for transfer to the Web 
BankLink Books File
By default BankLink Practice populates the 
to send the file to your client 
Destination Details panel with the fax 
number and/or e-mail address from Other Functions, Client Details
If you have selected the Fax, E-mail, BankLink Notes, BankLink Notes Online or 
BankLink Books File option, check that the 
Destination Details
Click in the 
panel contains the 
correct information 
Fax field and enter a different fax number if required 
Chapter 8: BankLink Coding Reports, BankLink Notes and Queries 
387 
Click in the E-mail
Click in the 
field and enter a different email address if required 
CC
field and enter email addresses to send a copy of the email and 
attached report or file 
You can enter more than one email address in the CC
To set up the reports for the Print, Fax or E-mail options: 
field - each address you enter 
must be separated from the one before by a semi-colon. 
Go to the Selected Reports
Ensure the 
panel 
Coding
Click the 
checkbox is enabled 
Current Report Setup
BankLink Practice displays the 
button 
Setup Coding Report
window 
Click in the Style
Click in the 
field and select a style 
Sort Order
Click in the 
field to choose an order 
Include
Click in the 
field and select the required transactions, for example Uncoded 
Only or All Entries  
Leave Lines field and select the number of lines you want to leave 
between transactions 
BankLink Practice Guide for Australia 
388 
Enable the Rule a line between entries
Enable the 
check box to separate each transaction with 
a line 
Rule a line between columns
10 
Enable the 
check box to separate each column with a 
line 
Wrap Narration and Notes
11 
Enable the 
check box if you want to display up to ten 
lines of narration and notes per transaction 
Show Tax Invoice check box and GST Amount
12 
Click 
to add these fields to 
the Coding Report 
OK
If you want to produce a chart of accounts and/or payee list for your client, in addition to the 
coding report, enable the relevant check boxes: 
to return to the Report Schedule window 
Enable the Chart of Accounts
Enable the 
check box to include a chart 
Payee List
Click 
check box to include a list of payees 
OK 
If you send the Chart of Accounts to your client it will include only those codes which 
have the Show in Basic Chart
To set up the reports to add a Custom Document: 
flag set.  This flag is set by default but you can remove 
it to reserve the code for practice use only.  See Editing the chart of accounts in 
Chapter 2 for further information on setting this flag. 
Enable the Include
Select the required custom document from the drop down list 
check box 
Documents you may be interested
Documents you may be interested