Workflows        Watched Mailboxes
     
77 
Monday, Wednesday and Friday, or overnight in the last three days of each month, when you 
keep your computer running to collect and process monthly reports arriving from afar.
When files enter a watched folder, the program waits for approximately the interval specified 
in DocuDirect Options for more files to arrive in order to process them together. When files 
cease to arrive, processing starts.
To finish the watching early, choose Deactivate Job. Then you can modify the job freely.
Watched Mailboxes
In OmniPage Ultimate you can specify watched mailboxes as job input. These 
allow processing to be started automatically whenever image files of specified file 
types are placed in pre-defined e-mail folders. This is useful to have sets of files 
with predictable content arriving processed automatically on arrival, even if no-
one is in attendance. 
The program supports watching Microsoft Outlook and Lotus Notes mailboxes.
Barcode Processing
In OmniPage Ultimate you can run workflows (sets of steps and their settings) 
using barcode cover pages that define which workflow should run. A barcode 
cover page identifies a workflow (with workflow identifier, workflow name and 
workflow steps) and contains information on workflow creation (name of the 
creator, date of creation, etc.). Note that barcode processing cannot be recurrent.
There are two ways of doing barcode processing: 
Scanner input: 
Workflow processing is driven by placing the cover page on top of a document to be scanned 
and pushing the scanner's Start button.
Image file input: 
Job processing is driven by copying the barcode cover page image into a watched folder that 
will receive the document images to be processed. 
For scanner input you have to
1. 
Create a workflow that contains the processing steps you need with Scan Images as first 
step. 
Convert pdf file to ppt online - Library software API:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Convert pdf file to ppt online - Library software API:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
Workflows        Barcode Processing
     
78 
2. 
Print a barcode page that identifies the workflow.
3. 
Start barcode processing from the scanner.
To scan with a barcode page:
1. 
Place the barcode cover page on the top of the document in the ADF.
2. 
Press the Start button on the scanner.
3. 
Select “Barcode cover page workflow” as Scanner button default action on the Scanner 
tab of Options. You can also set it to Prompt for workflow. In this case, a dialog box 
appears with the available choices: Scanning, Barcode cover page workflow, and all 
scanning workflows.
All available pages are processed by the specified workflow, or until a new barcode page is 
encountered. The result is saved as specified by the workflow.
For image input you must create a barcode cover page job.
A barcode cover page job uses a special kind of watched folder. Always use a separate folder 
for barcode processing. The starting time for the workflow is defined by the moment the 
barcode cover page enters a watched folder.
For a barcode cover page job processing you need to
1.
Create a workflow that contains the processing steps you need. Select Load Files as input 
with “Select files for loading each time this workflow is started” selected.
2.  
Save a barcode cover page that identifies the workflow.
3.  
Define timing instructions for barcode folder watching in DocuDirect by creating a 
barcode cover page job.
To process with a barcode cover page job:
1.
Make sure that the job is running at the required time.
2.  
The folder is being monitored and the workflow is started as soon as a barcode cover page 
is placed in the specified watched folder.
3.  
The workflow processes image files arriving in the folder after the cover page.
4.  
The workflow is completed at the specified end time of the job, or each time a new 
barcode cover page is detected.
You can copy the barcode cover page image and the image files into the watched barcode 
folder yourself, or direct others to do this. You can also place just a barcode cover page image 
file in the watched folder, then have a network scanner make and send image files there.
Library software API:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Online Powerpoint to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue
www.rasteredge.com
Library software API:How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word
Program.RootPath + "\\" Output.docx"; // Load a PDF document How to C#: Convert Excel to Word. RootPath + "\\" Output.docx"; // Load an Excel (.xlsx) file.
www.rasteredge.com
Workflows        File-it Assistant
     
79 
File-it Assistant
The File-it Assistant lets you create scanning workflows for repeated document conversion 
tasks. The Assistant is for scanning jobs that require no user interaction during the processing. 
In a typical scenario, operators at a scanning station prepare documents, applying the 
appropriate barcode cover page to each, without needing to know anything about the later 
processing or destination of the documents, because all that is pre-determined. Associate a 
button on your scanner with OmniPage (See “Scanning to OmniPage and workflows” on 
page 29.) and print a barcode cover page to identify your workflow. As a result, you can scan, 
convert and save without interaction beyond pressing the scanner button.
Create the workflow: 
1.
Select File-it Assistant from the Tools menu. 
2.  
Name your workflow, choose an output file type, location and file name. 
3.  
Review and optionally change the workflow settings. 
4.  
Print the barcode cover page. 
5.  
Associate OmniPage with a scanner button (must be done only once) in the Control Panel. 
See “Scanning to OmniPage and workflows” on page 29.
Use the workflow: 
1.
Place the printed barcode cover page on top of a document in your scanner. 
2.  
Push the OmniPage-associated scanner button. The document is converted using steps and 
settings from the referenced workflow and sent to the location you defined. 
It is possible to use barcode cover pages stored as image files to drive jobs from watched 
folders. Such jobs permit interactive steps like manual zoning and proofing that are not 
available via the File-it Assistant. 
Single-step PDF jobs
Two special workflow steps are available for use inside DocuDirect. Both relate to PDF file 
output and can usefully be combined with local folders for automatic processing; MakePDF 
Searchable can be used with watched folders as well.
Library software API:How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF
Online C# Tutorial for Converting MS Office Word, Excel and How to C#: Convert PPT to PDF. sample code may help you with converting PowerPoint to PDF file.
www.rasteredge.com
Library software API:C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document
performance PDF conversion from Microsoft PowerPoint (.ppt and .pptx FILE_TYPE_UNSUPPORT: Console.WriteLine("Fail: can not convert to PDF, file type unsupport
www.rasteredge.com
Workflows        File-it Assistant
     
80 
Convert to PDF Job
This allows input from document files (typically MS office files plus txt, csv) provided their 
native applications are installed; output is one PDF file for each input file with the same name 
as the input file. The saving location can be specified. Typically, the resulting PDF files are 
both searchable and editable. Nuance PDF Create must be present for this job type.
Make PDF Searchable
This accepts input from image-only PDF files or PDF files which may contain image-only 
areas or pages. It results in  the original PDF files becoming searchable. Nuance PDF Create is 
not required for this job type.
Both these jobs allow only a single PDF step. When that is chosen the Next button is not 
available and Finish must be chosen when all settings are as desired.
Library software API:C# TIFF: Learn to Convert MS Word, Excel, and PPT to TIFF Image
Excel, PPT to TIFF. Learn How to Change MS Word, Excel, and PowerPoint to TIFF Image File in C#. Overview for MS Office to TIFF Conversion. In order to convert
www.rasteredge.com
Library software API:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
slide, extract slides and merge/split PPT file without depending control add-on can do PPT creating, loading & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
Technical Information        Troubleshooting   
81 
Technical Information
This chapter provides troubleshooting and other technical information about using OmniPage. 
Please also read the Readme file and other help topics, or visit the Nuance web pages. 
Troubleshooting
Although OmniPage is designed to be easy to use, problems sometimes occur. Many of the 
error messages contain self-explanatory descriptions of what to do – check connections, close 
other applications to free up memory, and so on. 
Please see your Windows documentation or OmniPage Help for information on optimizing 
your system and application performance.
Supported file formats are listed here, Help provides more detail.
Solutions to try first
Try these solutions if you experience problems starting or using OmniPage:
Make sure that your system meets all the listed requirements. See “Installation and 
Setup” on page 6.
Make sure that your scanner is plugged in and that all cable connections are secure. 
Visit the support section of Nuance’s web site at www.nuance.com. It contains Tech 
Notes on commonly reported issues using OmniPage. Our web pages may also offer 
assistance on the installation process and troubleshooting.
Use the software that came with your scanner to verify that the scanner works properly 
before using it with OmniPage.
Make sure you have the correct drivers for your scanner, printer, and video card. Visit 
Nuance’s web page through the Help menu and consult its scanner section for more 
information.
Defragment your hard disk. See Windows online Help for more information.
Uninstall and reinstall OmniPage, as described in the section “Uninstalling the 
Software” on page 13 in the Installation and setup chapter. 
Library software API:Online Convert PDF file to Word. Best free online PDF Conversion
Online PDF to Word Converter. Download Free Trial. Convert a PDF File to Word. Just upload your file by clicking on the blue button
www.rasteredge.com
Library software API:VB.NET PowerPoint: Use PowerPoint SDK to Create, Load and Save PPT
Save PPT File. Contrary to PowerPoint document inputting and loading, users can certainly export and save the PPT file after the creating or editing.
www.rasteredge.com
Technical Information        Troubleshooting   
82 
Testing OmniPage
Restarting Windows in its safe mode allows you to test OmniPage on a simplified system. 
This is recommended when you cannot resolve crashing problems or if OmniPage has stopped 
running altogether. See Windows online Help for more information.
To test OmniPage in safe mode:
1.
Restart your computer in safe mode by pressing F8 immediately after you see the ‘Starting 
Windows’ message.
2.
Launch OmniPage and try performing OCR on an image. Use a known image file, for 
instance one of the supplied sample image files.
If OmniPage does not launch or run properly in safe mode, then there may be a 
problem with the installation. Uninstall and reinstall OmniPage, and then run it in 
Windows safe mode.
If OmniPage runs in safe mode, then a device driver on your system may be 
interfering with OmniPage operation. Troubleshoot the problem by restarting 
Windows in Step-by-Step Confirmation mode. See Windows online Help for more 
information.
Text does not get recognized properly
Try these solutions if any part of the original document is not converted to text properly 
during OCR:
Look at the page image and ensure that all text areas are enclosed by text zones. If an 
area is not enclosed by a zone, it is generally ignored during OCR. See “Using zone 
templates” on page 42. in the “Processing documents” chapter.
Make sure text zones are identified correctly. Re-identify zone types and contents, if 
necessary, and perform OCR on the document again. See “Zone types and properties” 
on page 39. in the “Processing documents” chapter.
Be sure you do not have an unsuitable template loaded by mistake. If zone borders cut 
through text, recognition is impaired.
Adjust the brightness and contrast sliders in the Scanner panel of the Options dialog 
box. You may need to experiment with different settings combinations to get the 
desired results.
Use the Image Enhancement Tools to optimize your image for OCR.
Technical Information        Troubleshooting   
83 
Check the resolution of the original image. Hover the cursor over a page thumbnail for 
a popup display. If the resolution is significantly above or below 300 dpi, recognition 
is likely to suffer.
Make sure the correct document languages are selected in the OCR panel of the 
Options dialog box. Only languages included in the document should be selected. In 
particular, setting an Asian language for non-Asian texts (and vice versa) is likely to 
produce unusable results.
Recognition results in Japanese, Korean and Chinese can be viewed and saved only if 
your system has East Asian language support. See “Asian language recognition” on 
page 48. 
Turn IntelliTrain on and make some proofing corrections. This is most likely to help 
with stylized fonts or uniformly degraded documents. If IntelliTrain was running, try 
turning it off – on some types of degraded documents it may not be able to help. See 
“IntelliTrain” on page 50.
Do some manual training, or edit existing training to remove unsuccessful training.
If you use True Page as the Text Editor formatting level or for export, recognized text 
is put into text boxes or frames. Some text may be hidden if a text box is too small. To 
view the text, place the cursor in the text box and use the arrow keys on your keyboard 
to scroll to the top, bottom, left, or right of the box.
Check the glass, mirrors, and lenses on your scanner for dust, smudges or scratches. 
Clean if necessary.
Problems with fax recognition
Try these solutions to improve OCR accuracy on fax images:
Ask senders to use clean, original documents if possible.
Ask senders to select Fine or Best mode when they send you a fax. This produces a 
resolution of 200 x 200 dpi.
Ask senders to transmit files directly to your computer via fax modem if you both 
have one. You can save fax images as image files and then load them into OmniPage. 
See “Input from image files” on page 25.
System or performance problems during OCR
Try these solutions if a crash occurs during OCR or if processing takes a very long time:
Check image quality. Consult your scanner documentation on ways to improve the 
quality of scanned images.
Technical Information        Supported File Types   
84 
Break complex page images (lots of text and graphics or elaborate formatting) into 
smaller jobs. Draw zones manually or modify automatically created zones and 
perform OCR on one page area at a time. See “Working with zones” on page 40.
Restart Windows in safe mode and test OmniPage by performing OCR on the included 
sample image files. 
If you are performing multiple tasks at once, such as recognizing and printing, OCR may take 
longer. 
Supported File Types
Supported image file formats for loading are TIFF, PCX, DCX, BMP, JPEG, JB2, JP2, GIF, 
PNG, XIFF, MAX, PDF, XPS and HD Photo.
Supported file types for saving recognition results as text are:
ePub (*.epub)
ePub for poems (*.epub)
ePub simple (*.epub)
HTML 3.2 (*.htm)
HTML 4.0 (*.htm)
InfoPath (*.xsn)
Kindle Document (*.doc)
Microsoft Excel (*.xlsx)
Microsoft Excel XP, 2003 (*.xls)
Microsoft PowerPoint (*.pptx)
Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)
Microsoft Publisher 98 (*.rtf)
Microsoft Word 2000, XP (*.rtf)
Microsoft Word 2003 (WordML) (*.xml)
Microsoft Word (*.docx)
MP3 Audio (*.mp3)
MP3 Audio Premium Quality (*.mp3)
PDF (*.pdf)
PDF Edited (*.pdf)
PDF Searchable Image (*.pdf)
Technical Information        Supported File Types   
85 
PDF with image substitutes (*.pdf)
Text (*.txt)
Text - Comma Separated (*.csv)
Text - Formatted (*.txt)
Text with line breaks (*.txt)
Unicode Text (*.txt)
Unicode Text - Comma Separated (*.csv)
Unicode Text - Formatted (*.txt)
Unicode Text with line breaks (*.txt)
WordPad (*.rtf)
WordPerfect 12, X3 (*.wpd)
XML (*.xml)
XPS (*.xps)
XPS Searchable Image (*.xps)
OmniPage Ultimate User’s Guide        INDEX
86
Index
Click a page number to jump to the referenced item.
(E) = Image Enhancement tool
(F) = Form Handling tool
Numerics
3D deskew
34
A
Accuracy
improvement
27
49
82
influence of brightness
28
influence of despeckling
34
influence of training
49
scanning influence
27
Acquire Text menu items
24
Activating OmniPage
12
Adding
attachments to mail
64
to zones
41
training to training files
50
words to user dictionary
45
workflow steps
71
Additive area selection (E)
33
ADF
25
28
Advanced saving options
61
Advice on problems
81
Agent to start OmniPage
12
69
Alphanumeric zones
39
Area definition for SET tools
33
Arial Unicode MS
49
Asian language recognition
48
Asian texts, vertical
38
Assigning OmniPage to scanner buttons
29
Attachments to mail
64
Auto-detect layout
29
Automatic Document Feeder (ADF)
25
28
Automatic training
50
Auto-sending by mail
64
Auto-zoning
29
Auto-zoning vertical text
38
B
Backgrounds for zoning
38
Barcode processing
77
Basic processing steps
15
Batch Manager
3
Black-and-white
images
59
scanning
28
Blacking out confidential words
53
Bold text
51
Box
25
66
Boxes
52
Boxes for recognized text
83
Brightness
28
82
Brightness / Contrast (E)
33
Bring to Front tool (F)
56
C
Changing
part of a page
53
reading order
52
views
15
19
Changing workflows
71
Character attributes
51
Character Map
46
Characters, suspect
44
Checkbox tool (F)
56
Checking OCR results
45
Chinese
48
Circle text tool (F)
56
Classic View
15
Clipboard
sending recognition results
58
Cloud Connector
25
66
Color
images
59
markers
45
scanning
28
Color dropout for forms
34
Coloring image areas
34
Comb tool (F)
56
Comparing recognized words with originals
45
Composition of workflows
68
Contrast
28
82
Contrast / Brightness (E)
33
Convert Now Wizard
27
63
64
Converters multiple
61
Converting from PDF
63
64
Converting image files
69
Copying to Clipboard
58
Cover pages for barcode processing
77
Creating
Documents you may be interested
Documents you may be interested