ABBYY FineReader 12 User‘s Guide
61 
Copying Content from Documents 
ABBYY FineReader lets you copy text, pictures and tables from documents and paste them 
to other applications. You can copy content from scanned pages and images without 
recognizing the entire document or converting it to an editable format. The selected 
content will be copied to the clipboard and can be pasted in any application that supports 
pasting from the clipboard. 
To copy content: 
1.
Use the 
or 
tool in the Image window to select the part of the 
document you want to copy. 
2.
Click the 
button on the pop–up toolbar or right–click the selected area and then click 
Read and Copy to Clipboard on the shortcut menu. 
3.
Paste the content to another application.  
To copy several pages: 
1.
Select the pages you want to copy in the Pages pane.  
2.
Right–click the selected pages, click Save selected pages as or Send Selected Pages 
To… on the shortcut menu, and then select the application in which you want to insert the 
pages. 
How to convert pdf to ppt online - application Library tool:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
How to convert pdf to ppt online - application Library tool:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
ABBYY FineReader 12 User‘s Guide
62 
Saving OCR Results 
Recognition results can be saved to a file, sent to another application, copied to the 
Clipboard, or e–mailed. You can also send OCR results to Kindle.com where they will be 
converted to the Kindle format and become available for download onto your Kindle device. 
You can save either the entire document, or selected pages only. 
Important! Be sure to select the appropriate saving options before clicking Save. 
To save recognized text: 
1.
On the main toolbar, select a document layout saving mode from the Document layout 
drop–down list. 
Note: Available file formats are listed beneath each mode.  
Format saving modes: 
a.
Exact copy 
Produces a document with formatting that corresponds to that of the original.  
Recommended for documents with complex formatting, such as promotion 
booklets. Note, however, that this option limits the ability to change the text and 
format of the output document. 
b.
Editable copy 
Produces a document in which the formatting may differ slightly from that of the 
original. Documents produced in this mode are easy to edit. 
c.
Formatted text 
Retains fonts, font sizes, and paragraphs, but does not retain the exact spacing or 
locations of the objects on the page. The text produced will be left–aligned. Texts in 
right–to–left scripts will be right–aligned. 
Note: Vertical texts will be changed to horizontal in this mode. 
d.
Plain text 
This mode does not retain text formatting. 
e.
Flexible layout 
Produces an HTML document with the positions of the objects as close to the 
original as is technically possible.  
2.
On the Save tab of the Options dialoig box, select the desired saving options and click OK.  
3.
Click the arrow to the right of the Save button on the main toolbar and select the 
appropriate option, or use commands on the File menu.  
Note: ABBYY FineReader lets you save pages as images. For details, see "Saving an Image 
of a Page." 
Supported applications: 
Microsoft Word 2003 (11.0), 2007 (12.0), 2010 (14.0) and 2013 (15.0) 
Microsoft Excel 2003 (11.0), 2007 (12.0), 2010 (14.0) and 2013 (15.0) 
Microsoft PowerPoint 2003 (11.0) (with Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, 
and PowerPoint 2007 Formats), 2007 (12.0), 2010 (14.0) and 2013 (15.0) 
Apache OpenOffice Writer 3.4, 4.0 
Corel WordPerfect X5, X6 
Adobe Acrobat/Reader (8.0 and later) 
application Library tool:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Online Powerpoint to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue
www.rasteredge.com
application Library tool:How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word
How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word. Online C# Tutorial for Converting PDF, MS-Excel, MS-PPT to Word. PDF, MS-Excel, MS-PPT to Word Conversion Overview.
www.rasteredge.com
ABBYY FineReader 12 User‘s Guide
63 
Note: To insure the best compatibility between ABBYY FineReader and the applications 
listed above, make sure you install the latest available updates to these applications. 
ABBYY FineReader lets you save data from recognized images in editable formats. When 
choosing a format, consider how you intend to use the document. 
Saving documents in DOCX/ODT/RTF 
Saving documents in PPTX 
Saving plain text (TXT) 
Saving in DOCX/ODT/RTF 
To save your text in DOCX/DOC/RTF/ODT: 
Click the arrow next to the Save button on the main toolbar and then click the desired 
format. If the format that you need is not displayed in the list, click Save in Other 
Formats… and then select the desired format from the Save as type drop–down list. 
Alternatively, on the File menu, click Save Document As and then click the desired 
saving format.  
Tip: Additional saving options are available in the Options dialog box: click Tools > 
Options…, click the Save tab, and then click the RTF/DOCX/ODT tab. 
The saving options on this tab are grouped into the following categories: 
Document layout 
Depending on how you are planning to use your electronic document, select one of the 
following options: 
a.
Exact copy 
Produces a document that maintains the formatting of the original. This option is 
recommended for documents with complex layouts, such as promotion booklets. Note, 
however, that this option limits the ability to change the text and formatting of the output 
document. 
b.
Editable copy 
Produces a document that nearly preserves the original format and text flow but allows 
easy editing. 
c.
Formatted text 
Retains fonts, font sizes, and paragraphs, but does not retain the exact locations of the 
objects on the page or line spacing. The resulting text will be left–aligned (right–to–left 
texts will be right–aligned). 
Note: Vertical texts will be changed to horizontal in this mode. 
d.
Plain text 
This mode does not retain formatting. Font styles will be preserved if the Keep bold, 
italic, and underlined text styles in plain text option is enabled.  
Default paper size 
You can select the paper size to be used for saving in RTF, DOC, DOCX, or ODT format from 
the Default paper size drop–down list.  
Text settings 
Keep line breaks and hyphens 
Retains the original arrangement of text lines in the output text.  
application Library tool:How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF
How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF. Online C# Tutorial for Converting MS Office Word, Excel and PowerPoint to PDF. MS Office
www.rasteredge.com
application Library tool:C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document
C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document. Provide Free Demo Code for PDF Conversion from Microsoft PowerPoint in C# Program.
www.rasteredge.com
ABBYY FineReader 12 User‘s Guide
64 
Keep page breaks 
Retains the original page arrangement. 
Keep line numbers 
Retains the original line numbering (if any). The line numbers will be saved in a separate 
field that remains unchanged when you edit the text.  
Note: This feature is only available if Exact copy or Exact copy is selected. 
Keep headers, footers, and page numbers 
Retains headers, footers and page numbers in the output text. 
Keep bold, italic, and underlined text styles in plain text 
Retains text styles when saving in Plain text mode. 
Keep text and background colors 
Retains the original color of the letters. 
Note: If detection of structural elements (headers, footers, footnotes, table of contents 
and numbered lists) was disabled, these elements will be saved as body text. These 
settings are found on the Read tab of the Options dialog box (Tools > Options…). 
Picture settings 
Documents containing a large number of pictures are very large. To reduce the size of the 
file, select the desired option in the Picture settings group. 
Tip: 
To change the picture saving parameters, click Custom…. In the Custom Settings dialog 
box, select the desired parameters and click ОК. 
If you do not want to keep the pictures in the recognized text, make sure that the Keep 
pictures option is not selected. 
Advanced 
Select the Highlight low–confidence characters option if you want to edit the 
recognized text in Microsoft Word instead of the Text window in ABBYY FineReader. If this 
option is selected, all low–confidence characters will be highlighted in the Microsoft Word 
document. 
Tip: You can change the color of uncertain characters on the View tab of the Options 
dialog box (Tools > Options…). 
Saving in PPTX 
To save your text in PPTX: 
On the File menu, click Save Document As and then click Microsoft PowerPoint 
Presentation. Alternatively, click the arrow next to the Save button on the main toolbar 
and then click Save as PPTX. If the format that you need is not displayed in the list, click 
Save in Other Formats… and then select the desired format from the Save as type 
drop–down list. 
Tip: Additional saving options are available in the Options dialog box: click Tools > 
Options…, click the Save tab, and then click the PPTX tab. 
The saving options on this tab are grouped into the following categories:  
Text settings 
application Library tool:C# TIFF: Learn to Convert MS Word, Excel, and PPT to TIFF Image
PPTXDocument doc = new PPTXDocument(@"demo.pptx"); if (null == doc) throw new Exception("Fail to load PowerPoint Document"); // Convert PPT to Tiff.
www.rasteredge.com
application Library tool:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
This VB.NET online tutorial page can help you processing control add-on can do PPT creating, loading powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
ABBYY FineReader 12 User‘s Guide
65 
Keep line breaks 
Retains the original arrangement of lines. 
Wrap text 
All recognized text is fit entirely inside the text block in the slide. 
Keep headers and footers 
Preserves headers and footers in the output document. 
Picture settings 
Documents containing a large number of pictures are very large. To reduce the size of the 
file, select the desired option in the Image quality group. 
Tip: 
To change the picture saving parameters, click Custom…. In the Custom Settings dialog 
box, select the desired parameters and click OK.  
If you do not want to keep the pictures in the recognized text, make sure that the Keep 
pictures option is not selected. 
Saving in TXT 
To save your text in TXT: 
On the File menu, click Save Document As and then click Text Document. 
Alternatively, click the arrow next to the Save button on the main toolbar and then click 
Save as TXT. If the format that you need is not displayed in the list, click Save in Other 
Formats… and then select the desired format from the Save as type drop–down list. 
Tip: Additional saving options are available in the Options dialog box: click Tools > 
Options…, click the Save tab, and then click the TXT tab. 
The saving options on this tab are grouped into the following categories:  
Document layout 
Depending on how you are planning to use your electronic document, select one of the 
following options: 
a.
Formatted text 
Retains paragraphs, but does not retain line spacing and the exact positioning of objects. 
Additionally, white spaces are used to reproduce paragraph indentations and tables. The 
resulting text will be left–aligned (right–to–left texts will be right–aligned).  
Note: Vertical texts will be changed to horizontal in this mode. 
b.
Plain text 
This mode does not retain formatting. 
Text settings 
Keep line breaks 
Retains the original arrangement of lines. If this option is not selected, text will be saved in 
one line. 
Insert page break character (#12) as page break 
Saves the original page arrangement. 
Use blank line as paragraph separator 
Separates the paragraphs with blank lines. 
application Library tool:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
VB.NET PowerPoint - Render PPT to PDF in VB.NET. How to Convert PowerPoint Slide to PDF Using VB.NET Code in .NET. Visual C#. VB.NET. Home > .NET Imaging SDK >
www.rasteredge.com
application Library tool:VB.NET PowerPoint: Read & Scan Barcode Image from PPT Slide
VB.NET PPT PDF-417 barcode scanning SDK to detect PDF-417 barcode image from PowerPoint slide. VB.NET APIs to detect and decode
www.rasteredge.com
ABBYY FineReader 12 User‘s Guide
66 
Keep headers and footers 
Preserves headers and footers in the output document. 
Encoding 
ABBYY FineReader detects the code page automatically. To change the code page, select 
the desired code page from the drop–down list under Encoding. 
ABBYY FineReader lets you save tables in the XLS, XLSX, and CSV formats. 
XLS and XLSX 
To save your text in XLS or XLSX: 
Click the arrow next to the Save button on the main toolbar and then click Save as 
Microsoft Excel Workbook… or Save as Microsoft Excel 97–2003 Workbook…. If 
the format that you need is not displayed in the list, click Save in Other Formats… and 
then select the desired format from the Save as type drop–down list. Alternatively, on the 
File menu, click Save Document As, and then click Microsoft Excel 97–2003 
Workbook.  
Tip: Additional saving options are available in the Options dialog box: click Tools > 
Options…, click the Save tab, and then click the XLSX tab. 
The following options are available: 
Document layout 
Select one of the following options from this drop–down list based on how you plan to use 
the document: 
a.
Formatted text 
Preserves fonts, font sizes and paragraphs, but does not preserve exact positions of objects 
and line spacing. You will get continuous left–aligned text (texts printed in right–to left 
scripts will be right–aligned).  
Note: Any vertical text will be displayed horizontally if this option is selected.  
b.
Plain text 
Does not preserve text formatting. 
Text settings 
Ignore text outside tables 
Saves only the tables and ignores the rest. 
Convert numeric values to numbers 
Converts numbers into the "Numbers" format in the XLS file. Microsoft Excel may 
perform arithmetical operations on cells of this format. 
Keep headers and footers 
Preserves headers and footers in the output document. 
Create separate worksheet for each page (XLSX only) 
Select this option to save pages from the source document as separate worksheets. 
Picture settings 
You can save pictures in XLSX documents. Documents containing a large number of 
ABBYY FineReader 12 User‘s Guide
67 
pictures are very large. To reduce the size of the file, select the desired option from the 
drop–down list in the Picture settings group. 
Tip: 
If you want to specify a wider range of picture quality parameters, select Custom… and 
change the settings in the Custom Settings dialog box. 
If you do not want to keep the pictures in the recognized text, make sure that the Keep 
pictures (XLSX only) option is not selected. 
CSV 
To save your text in CSV: 
On the File menu, click Save Document As and then click CSV Document. 
Alternatively, click the arrow next to the Save button on the main toolbar and then click 
Save as CSV. If the format that you need is not displayed in the list, click Save in Other 
Formats… and then select the desired format from the Save as type drop–down list. 
Tip: Additional saving options are available in the Options dialog box: select Tools > 
Options…, click the Save tab, and then click the CSV tab. 
The saving options on this tab are grouped into the following categories:  
Text settings 
Ignore text outside tables 
Saves only the tables and ignores the rest. 
Insert page break character (#12) as page separator 
Saves the original page arrangement. 
Field separator 
Selects the character that will separate the data columns in the CSV file. 
Encoding 
ABBYY FineReader detects the code page automatically. To change the code page, select 
the desired code page from the drop–down list under Encoding. 
PDF is a widely used document format. PDF documents appear the same on different 
computers, can be protected with passwords, and are well suited for storage in electronic 
archives. 
To save your text in PDF: 
Click the arrow next to the Save button on the main toolbar and then click Save as PDF 
Document…. If the format that you need is not displayed in the list, click Save in Other 
Formats… and then select the desired format from the Save as type drop–down list. 
Alternatively, on the File menu, click Save Document As and then click PDF Document.  
Tip: Additional saving options are available in the Options dialog box: click Tools > 
Options…, click the Save tab, and then click the PDF tab. 
The saving options on this tab are grouped into the following categories:  
ABBYY FineReader 12 User‘s Guide
68 
Default paper size 
Choose the paper size to be used for saving in PDF format from the drop–down list. 
Save mode 
Depending on how you are planning to use your electronic document, select one of the 
following options: 
Text and pictures only 
This option saves only the recognized text and the associated pictures. The page will be 
fully searchable and the size of the PDF file will be small. The appearance of the resulting 
document may slightly differ from the original 
Text over the page image 
This option saves the background and pictures of the original document and places the 
recognized text over them. Usually, this PDF type requires more disk space than Text and 
pictures only. The resulting PDF document is fully searchable. In some cases, the 
appearance of the resulting document may slightly differ from the original. 
Text under the page image 
This option saves the entire page image as a picture and places the recognized text 
underneath. Use this option to create a fully searchable document that looks virtually the 
same as the original. 
Page image only  
This option saves the exact image of the page. This type of PDF document will be virtually 
indistinguishable from the original but the file will not be searchable. 
Depending on the save mode you select, some of the following options will become 
available: 
Keep text and background colors 
Select this option to retain the font color and background when saving in PDF. 
Keep headers and footers 
Preserves headers and footers in the output document. 
Create outline 
Select this option if you wish to create a table of contents from the document headings. 
Enable tagged PDF  
Select this option to add PDF tags to the output PDF document.  
Apart from text and pictures, PDF files can contain information about the document 
structure such as logical parts, pictures, and tables. This information is encoded in PDF 
tags. A PDF file equipped with PDF tags may be reflowed to fit different screen sizes and 
will display well on handheld devices. 
Compress images using MRC 
Select this option to retain the visual quality of the text and the pictures in a highly 
compressed document. 
Apply ABBYY PreciseScan to smooth characters on images 
Select this option to smooth characters on the document using ABBYY's PreciseScan 
technology, making them less pixelated. 
Image settings 
The resulting file may be quite large if your text contains a lot of pictures or if you choose 
to save the page image together with the recognized text. To adjust the size of the 
resulting file and the quality of the pictures, select one of the options from the Image 
settings drop–down list: 
ABBYY FineReader 12 User‘s Guide
69 
Best quality (source image resolution) 
Select this option to retain the quality of the pictures or the page image. The original 
resolution of the source image will be preserved.  
Balanced 
Select this option to reduce the size of the PDF file while keeping the quality of the pictures 
or page image at a reasonably high level.  
Compact size 
Select this option to obtain a small–sized PDF file. The resolution of the pictures and page 
image will be reduced to 150 dpi, affecting their quality.  
Custom…  
Select this option to choose your own picture and page image settings in the Custom 
Settings dialog box.  
Tip: If you do not want to keep the pictures in the recognized text, make sure that the 
Keep pictures option is not selected. 
Font settings 
When saving texts to PDF, you can use either Adobe fonts or Windows fonts installed on 
your machine. To specify the font set to be used, in the select one of the following items 
from the drop–down list: 
Use predefined fonts 
The PDF file will use Adobe fonts, for example: Times New Roman, Arial, Courier New.  
Use Windows fonts 
The file will use the Windows fonts installed on your computer.  
To embed fonts in the PDF document, select the Embed fonts option. This will insure that 
the document's fonts will look the same on all computers, but will also increase the size of 
the resulting file. The Embed fonts option is only available if the Text and pictures only 
or the Text over the page image option is selected. 
PDF Security Settings 
You can use passwords to prevent unauthorized opening, printing or editing of your PDF 
document. To change PDF security settings, click the PDF Security Settings… button and 
choose how you want to protect your document in the dialog box that opens.  
Document Open Password 
This password protects the PDF–document from unauthorized opening. The user will be 
able to open the document only after entering the password specified by the author. 
To set a password for your document: 
1.
Select the Require password to open document option. 
2.
Click the 
button. 
3.
Type the password in the Enter Document Open Password dialog box and 
confirm it. 
The password you specified will be displayed as dots in the Document Open Password 
field of the PDF Security Settings dialog box. 
Permissions Password 
This password protects the PDF–document from unauthorized editing and printing 
and prevents users who do not have the password from copying information to 
ABBYY FineReader 12 User‘s Guide
70 
another application. Users will be able to perform all of these actions only after 
entering the password specified by the author. 
1.
Select the Restrict printing and editing the document and its security 
settings option. 
2.
Click the 
button. 
3.
In the Enter Permissions Password dialog box, enter your password and confirm 
it. 
The password you specified will be displayed as dots in the Permissions Password field 
of the PDF Security Settings dialog box. 
Next, select the actions you want to allow users to do with the PDF document. These 
restrictions are set in the Permissions settings options group. 
o
Items in the Printing allowed drop–down list let you allow or prohibit document 
printing. 
o
Items in the Changes allowed drop–down list let you allow or prohibit document 
editing. 
o
If the Allow copying text, pictures, and other content option is selected, the 
user will be able to copy the contents of the PDF–document (text and images) to 
the Clipboard. If you want to prohibit such actions, make sure this option is clear. 
o
If the Allow screen readers to read text option is selected, the user will be able 
to copy the contents of the PDF–document (text and images) to the Clipboard. If 
you want to prohibit such actions, make sure this option is clear. 
Encryption level 
Items in the Encryption level drop–down list let you set the encoding type for the 
password–protected PDF–document. 
o
Low (40 bit) – compatible with Adobe Acrobat 3.0 and above sets a low 40–
bit encoding level based on the RC4 standard. 
o
High (128 bit) – compatible with Adobe Acrobat 5.0 and above sets a high 
128–bit encoding level based on the RC4 standard, but users of earlier Adobe 
Acrobat versions will not be able to open PDF documents with this kind of 
encryption. 
o
High (128–bit AES) – compatible with Adobe Acrobat 7.0 and above sets a 
high 128–bit encoding level based on the AES standard, but users of earlier Adobe 
Acrobat versions will not be able to open PDF documents with this kind of 
encryption. 
Large archives of paper documents are difficult to organize and maintain, and it is often 
practical to take data from these archives and store it digitally. Digital archives have many 
advantages: documents are easier to access, searches take much less time, the archive 
takes up less space, and documents do not deteriorate over time. Documents in digital 
archives are often stored in the PDF/A format.  
PDF/A is a version of the PDF format that omits several features, including encryption, 
audio content, video content, and links to external sources. PDF/A files contain all of the 
data necessary to render them in the same way on different platforms. 
Note: DjVu is yet another document archiving format. It is commonly used to store 
documents that contain many pictures, graphs, and formulas. See "Saving E–books" for 
more on saving documents in DjVu. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested