8
- GUIDE TO IMPORTING AND EXPORTING -
The following table highlights the key points for the two collections types. 
DOCUMENTS AGAINST  
PAYMENT (D/P)
DOCUMENTS AGAINST  
ACCEPTANCE (D/A)
IMPORTER
•  Ability to examine documents 
prior to payment
•  Line of credit not required
•  Release of transport documents 
and subsequent access to goods 
only made after payment
•  Payment is deferred until after 
goods have been accessed, 
assisting cash flow
•  Ability to examine documents 
prior to acceptance
•  Release of transport documents 
and subsequent access to goods 
only made after acceptance of 
payment terms
•  Dishonouring accepted draft 
carries legal liability, business 
reputation implications exist
EXPORTER
•  Documents not released to 
importer until payment effected
•  Less costly than letter of credit
•  Risk of refusal of payment exists
•  Commercial / country risks still exist 
•  Risk of non-acceptance of 
documents
•  Banks do not guarantee payment
•  Legal enforcement of unpaid 
obligations are expensive and 
time consuming
MECHANICS OF DOCUMENTARY COLLECTION
The mechanics of a documentary collection are separated into the following three steps:
Flow of Goods
After the importer and the exporter have established a sales contract and agree on a documentary 
collection as the method of payment, the exporter ships the goods. In a documentary collection, 
the importer is known as the “drawee” and the exporter as the “drawer”.
EXPORTER / DRAWER
IMPORTER / DRAWEE
GOODS
How to change pdf file to powerpoint - application control cloud:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
How to change pdf file to powerpoint - application control cloud:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
9
- GUIDE TO IMPORTING AND EXPORTING -
Flow of Documents 
After the goods are shipped, documents originating with the exporter (e.g. commercial invoice) 
and the transport document (e.g. bill of lading) are delivered to a bank, called the remitting bank in 
the collection process. The role of the remitting bank is to send these documents, accompanied 
by a collection instruction giving complete and precise instructions to a bank in the importer’s 
country, referred to as the collecting/ presenting bank. 
The collecting/ presenting bank acts in accordance with the instructions given in the collection 
instruction  and  releases  the  documents  to  the  importer  against  payment  or  acceptance, 
according to the remitting bank’s collection instructions.
Note: The exporter’s bank and the remitting bank need not be the same. Also, the collecting bank 
and presenting bank need not be the same. Each role could be performed by a different bank.
See illustration below.
Flow of Payment
Payment is forwarded to the remitting bank for the exporter’s account and the importer can 
now present the tra  nsport document to the carrier in exchange for the goods.
See illustration next page.
FLOW OF DOCUMENTS
IMPORTER / DRAWEE
EXPORTER / DRAWER
DOCUMENTS
REMITTING BANK
DOCUMENTS
COLLECTING / 
PRESENTING BANK
DOCUMENTS
GOODS
application control cloud:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
area. Then just wait until the conversion from Powerpoint to PDF is complete and download the file. The perfect conversion tool.
www.rasteredge.com
application control cloud:VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
list below is mainly to optimize PDF file with multiple Program.RootPath + "\\" 3_optimized.pdf"; 'create optimizing 150.0F 'to change image compression
www.rasteredge.com
10
- GUIDE TO IMPORTING AND EXPORTING -
FLOW OF PAYMENT
IMPORTER / DRAWEE
EXPORTER / DRAWER
REMITTING BANK
COLLECTING / 
PRESENTING BANK
PAYMENT
PAYMENT
GOODS
PAYMENT
The following diagram illustrates the degree of risk with documentary collections, compared to 
the two types of clean payments.
Highest risk to exporter  
Least risk to importer
OPEN ACCOUNT
DOCUMENTARY 
COLLECTIONS
•  Documents Against 
Acceptance
•  Documents Against 
Payment
Least risk to exporter  
Highest risk to importer
PAYMENT 
INAVANCE
application control cloud:C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
list below is mainly to optimize PDF file with multiple Program.RootPath + "\\" 3_optimized.pdf"; // create optimizing 150F; // to change image compression
www.rasteredge.com
application control cloud:VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint data to PDF form. Merge PDF with byte array, fields. Merge PDF without size limitation. Append one PDF file to the end
www.rasteredge.com
11
- GUIDE TO IMPORTING AND EXPORTING -
LETTERS OF CREDIT
WHAT ARE LETTERS OF CREDIT?
A letter of credit is a written undertaking by the importer’s bank, known as the issuing bank, 
on  behalf  an  importer  (applicant),  promising  to  effect  payment  in  favour  of  the  exporter 
(beneficiary) up to a stated sum of money, within a prescribed time limit and against stipulated 
documents.
A key principle underlying letters of credit is that banks deal only in documents and not in goods. 
The decision to pay under a letter of credit will be based entirely on whether the documents 
presented  to the  issuing  bank  appear on  their  face to  be in  accordance  with  the  terms and 
conditions  of  the  letter  of  credit.  It  would  be  prohibitive  for  the  banks  to  physically  check 
whether all merchandise has been shipped exactly as per each letter of credit.
The  International  Chamber  of  Commerce  (ICC)  publishes  internationally  agreed-upon  rules, 
definitions and practices governing letters of credit, called “Uniform Customs and Practice for 
Documentary Credits” (UCP). The last revision of these rules was effective 1st July 2007 and is 
referred to as the UCP 600. 
TYPES OF LETTERS OF CREDIT
There are two types of letters of credit, revocable or irrevocable. 
1.  A revocable letter of credit can be revoked without the consent of the exporter, meaning 
that it may be cancelled or changed up to the time the documents are presented. Revocable 
letters of credit are very rarely used.
2.  An  irrevocable  letter  of  credit  cannot  be  cancelled  or  amended  without  the  consent  of 
all  parties  including  the  exporter.  Unless  otherwise  stipulated,  all  letters  of  credit  are 
irrevocable.
Letters of credit may be settled either by sight or by acceptance:
•  If payment is to be made at the time that documents are presented, this is referred to as a 
sight letter of credit.
•  If payment is to be made at a future fixed time from the presentation of documents, this is 
referred to as a term letter of credit.
application control cloud:C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Application. Best and professional adobe PDF file splitting SDK for Visual Studio .NET. outputOps); Divide PDF File into Two Using C#.
www.rasteredge.com
application control cloud:C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
Merge Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint data to PDF form. Append one PDF file to the end of another and save to a single PDF file.
www.rasteredge.com
12
- GUIDE TO IMPORTING AND EXPORTING -
The following table highlights the key elements of the two settlement types in letters of credit
SIGHT LETTER OF CREDIT
TERM LETTER OF CREDIT
IMPORTER
•  Assured that all conditions of 
letter of credit must be met 
prior to payment being made to 
exporter
•  Ability to negotiate more 
favourable terms with exporter 
when letter of credit offered
•  No guarantee that goods will be 
as specified
•  Ties up line of credit
•  Same as for sight letter of credit 
with additional advantage of 
deferred payment
EXPORTER
•  Undertaking from issuing bank 
that you will be paid if you meet 
all terms of the letter of credit
•  Shifts credit risk from importer 
to the issuing bank
•  Not obliged to ship goods if 
letter of credit is not as agreed 
in sales contract
•  Documents must be prepared in 
strict compliance with letter of 
credit
•  Failure to comply with the letter 
of credit leaves you at risk of 
non payment 
•  Same as for sight letter of credit 
but payment is deferred
•  By offering a deferred payment 
to the importer, you may secure a 
sale or a better price
LETTERS OF CREDIT MAY BE CONFIRMED
Under a confirmed letter of credit, a bank, called the confirming bank, adds its commitment to 
that of the issuing bank to pay the exporter under the letter of credit provided all terms and 
conditions of the letter of credit are met. The confirming bank is usually located in the same 
country as the exporter.
An  exporter  would  request  a  confirmed  letter  of  credit  if  it  does  not  consider  the  financial 
strength of the issuing bank or the country in which it is located to be acceptable risks.
application control cloud:VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Professional VB.NET PDF file splitting SDK for Visual Studio and .NET framework 2.0. Split PDF file into two or multiple files in ASP.NET webpage online.
www.rasteredge.com
application control cloud:How to C#: Overview of Using XDoc.PowerPoint
Tell C# users how to: create a new PowerPoint file and load PowerPoint; merge, append, and split PowerPoint files; insert, delete, move, rotate, copy and paste
www.rasteredge.com
13
- GUIDE TO IMPORTING AND EXPORTING -
MECHANICS OF LETTERS OF CREDIT
The mechanics of a letter of credit are separated into the following three steps:
Issuance
After the trading parties agree on a sale of goods where payment is made by letter of credit, 
the importer requests that its bank (the issuing bank) issue a letter of credit in favour of the 
exporter (beneficiary).
The issuing bank then sends the letter of credit to the advising bank. A request may be included 
for the advising bank to add its confirmation. The advising bank is usually located in the country 
where the exporter does business and may be the exporter’s bank, but does not have to be.
Next, the advising/confirming bank verifies the letter of credit for authenticity and sends it to 
the exporter.
The following diagram illustrates the issuance process.
IMPORTER / DRAWEE
EXPORTER / 
BENEFICIARY
REMITTING BANK
COLLECTING /  
PRESENTING BANK
Contract 
Negotiations
Advice / confirmation  
of the letter of credit
Importer applies for  
letter of credit
Request to advise 
and possibly confirm 
the letter of credit
14
- GUIDE TO IMPORTING AND EXPORTING -
Flow of Goods
Upon  receipt of the letter of credit, the exporter reviews the  letter of credit to ensure that 
it  corresponds  to  the  terms  and  conditions  in  the  purchase  and  sales  agreement;  that  the 
documents stipulated in the letter of credit can be produced; and that the terms and conditions 
of the letter of credit can be fulfilled. Assuming the exporter is in agreement with the above, it 
arranges for shipment of the goods.
After the goods are shipped, the exporter presents the documents specified in the letter of 
credit to the advising/ confirming bank.
Once the  documents are checked  and  found to comply with the  letter of  credit (i.e. without 
discrepancies), the advising/ confirming bank forwards these documents to the issuing bank.
In  turn,  the  issuing  bank  examines  the  documents  to  ensure they  comply  with  the  letter  of 
credit. If the documents are in order, the issuing bank will obtain payment from the importer so 
payment can be made to the exporter’s bank.
Documents are delivered to the importer to allow it to take possession of the goods. 
Flow of Payments
The payment under the letter of credit is either made at the time the documents are released 
to the importer (sight letter of credit) or on acceptance of the bill of exchange (term letter of 
credit). The importers bank then sends the payment or advice of acceptance to the exporters bank.
The following diagram illustrates the flow of documents and payment under a letter of credit.
IMPORTER / APPLICANT
EXPORTER / 
BENEFICIARY
ADVISING /  
CONFIRMING BANK
ISSUING BANK
PAYMENTS
DOCUMENTS
PAYMENTS
DOCUMENTS
GOODS
PAYMENT
DOCUMENTS
15
- GUIDE TO IMPORTING AND EXPORTING -
The following diagram illustrates the degree of risk involved across all three payment types.
Highest risk to exporter  
Least risk to importer
OPEN ACCOUNT
DOCUMENTARY 
COLLECTIONS
•  Documents Against 
Acceptance
•  Documents Against 
Payment
LETTERS  
OF CREDIT
•  Unconfirmed
•  Confirmed
Least risk to exporter  
Highest risk to importer
PAYMENT 
INAVANCE
DOCUMENTATION
International trade involves documentation, there is no escaping it. The documentation provides 
evidence  that goods have  been shipped, that  legal and regulatory  requirements are met and 
that the goods are described correctly. They also confirm the financial arrangements and the 
method  of  payment. The  commercial  contract  you  agree  with  the  supplier  or  customer  will 
detail all the documentation that will be required.
Correct documentation is essential if you are to be a successful international trader. Errors or 
omissions in documentation can lead to delays in receiving goods, delays in making payments, 
both of which have the potential to cost you money and also damage the relationships you have 
developed. The trade and industry associations mentioned on page 4 are useful resources in 
the completion of correct documentation and determining what documentation you will need 
to receive.
INTERNATIONAL TRADE ENABLER: AN ELECTRONIC SOLUTION FOR IMPORTERS AND 
EXPORTERS.
BOQ  provides an on-line solution to importers and exporters who are dealing in documentary 
letters  of  credit,  documentary  collections  and  other  trade  finance  instruments  known  as 
International Trade  Enabler. This  system  will  save  you time and money in  the establishment 
and amendment of letters of credit and also provides a detailed diary function and reporting 
capability which will keep you up to date with the progress of your transactions.Your transactions 
and other records are protected and kept secure by 128-bit encryption technology. International 
Trade Enabler is very easy to use and there are no set up fees for BOQ customers.
16
- GUIDE TO IMPORTING AND EXPORTING -
Access International Trade Enabler via the BOQ website at  
www.boq.com.au/international_business_tradeenabler.htm
MANAGING THE CASH FLOW
This section of the guide discusses the finance options for importers and exporters and highlights 
the instruments used to effect payments and manage foreign currency cash flows and risks.
The  management  of  cash  flow  is  critical  for  any  business.  The  additional  time  involved  in 
transporting goods to and from overseas may put extra pressure on your cash flow. There is 
likely to be a significant period between the time you have to pay for the goods and the time you 
are paid for on-selling them, or perhaps a gap between the time when you manufacture and the 
time you are paid by your customer. 
Short-term finance can ease this pressure and the most popular methods are trade finance and 
debtor finance.  
Your BOQ manager and trade finance specialist can help you with the most appropriate solution, 
depending on your individual circumstances.
TRADE FINANCE
Trade Finance is designed to provide short term funding for international trade transactions. 
Obtaining Trade Finance or  other finance from BOQ will usually be more  cost  effective  than 
obtaining  payment  terms  from  your  supplier.  If  you’re  an  exporter,  you  may  need  to  grant 
payment terms to a customer which will affect your cash flow.
Find out more about Trade Finance via the BOQ website at  
www.boq.com.au/business_international_trade.htm
17
- GUIDE TO IMPORTING AND EXPORTING -
DEBTOR FINANCE
BOQ Debtor Finance is a financing product that allows you to maximise your cash flow through 
borrowing against  the  outstanding  value  of  your  trade  debtors.  This  product  is  suitable  for 
businesses  experiencing  rapid  growth  that  sell  goods  or  services  on  credit  terms,  but  have 
restricted liquidity.
Find out more about Debtor Finance via the BOQ website at  
www.boq.com.au/business_loan_debtorfinance.htm
FOREIGN CURRENCIES AND PAYMENTS
International bank drafts and telegraphic  transfers are used to  make payments overseas to 
suppliers or receive payments from customers.
INTERNATIONAL BANK DRAFT
An international bank draft is a bank cheque drawn in a foreign currency. Given that the draft 
must be posted or couriered to the supplier, this method is usually used when the amount is 
small or the time factor is not critical.
Find out more about international bank drafts via the BOQ website at  
www.boq.com.au/business_international_exchange.htm
TELEGRAPHIC TRANSFERS
Telegraphic transfers are an electronic payment made by one bank to another for the credit of 
a nominated bank account. These payments are secure, fast and can be made almost anywhere 
in the world.
Find out more about telegraphic transfers via the BOQ website at  
www.boq.com.au/business_international_exchange.htm
FOREIGN CURRENCY ACCOUNTS
Foreign currency accounts are another way to help you manage your foreign currency cash flows. 
Rather than convert every single payment from Australian dollars to foreign currency, you could 
hold an amount of the foreign currency in an account from which payments can be made. This 
has particular application when  you also have  receipts  in the same  currency, by removing  or 
reducing the need to convert all payments. Foreign currency accounts are available in several 
major currencies.
Find out more about telegraphic transfers via the BOQ website at  
www.boq.com.au/business_international_foreigncurrency.htm
Documents you may be interested
Documents you may be interested