Setting Up Portfolios
4
Setting Up Portfolios
51
Example: You buy 100 shares of IBM on 01/03/2003, and buy another 100 shares the same day, 
without specifying the time of purchase. On 02/03/2003, you sell 100 shares of this stock. The 
primary closing method, FIFO, produces a tie. Geneva uses the secondary closing method to 
select the tax lot to close.
Geneva supports two types of closing methods. 
Average cost methods: average cost; and FIFO long-term, average cost short-term
Tax lot methods: best tax lot, FIFO, high cost book, high cost local, intra-day then FIFO, 
LIFO, low cost book, low cost local, maximal FX gain, and minimal FX gain. 
You can use an average cost closing method as a secondary closing method only if the primary 
closing method is also an average cost method. Also, if you select an average cost method in a 
transaction, you cannot select specific lots for the transaction to close.
You can change a portfolio’s default closing methods over time. You can also override a 
portfolio’s default closing methods with different methods in the transaction, or manually 
select which lot or lots the transaction closes. Geneva also allows you to select different lot 
closing methods when you run a report to compare the results of different lot closing 
methods. For details, see “Closing Investment Lots” in Using Geneva, Chapter 1, Opening and 
Closing Investment Lots.
Setting Up Accounting Calendars
An accounting calendar comprises one or more accounting periods. You can use accounting 
periods when you run reports to specify the report’s accounting dates—that is, its period start 
date and period end date. When you run a report for a single portfolio, the report’s accounting 
calendar defaults to the portfolio’s calendar.
You can close an accounting period by defining a close date for it; this is the date when you 
have reconciled all of the transactions in the accounting period. When you select an 
accounting period in a report that you run using closed period or incremental accounting, the 
accounting period’s close date is the report’s knowledge date. You cannot close an accounting 
period until you have closed all of the periods prior to the period that you want to close. If you 
run a report using closed period accounting for a period that you have not closed, Geneva runs 
the report for the current open period.
To set up an accounting calendar, choose Define 
Calendars 
Accounting Calendar. You 
can select a business calendar that Geneva uses to warn you if an end date or close date that 
you enter is not a business day. For more information about how Geneva reports use 
accounting and knowledge dates, see “Understanding Report Dates” on page 79.
!
Important: Advent strongly recommends that you lump non-cash lots in portfolios that use average cost 
closing methods.
in Help
Details
In the Help index, enter:
accounting calendars, 
defining
!
Important: Do not use periods in the IDs of accounting calendars or accounting periods.
Convert pdf to ppt online without email - application control utility:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Convert pdf to ppt online without email - application control utility:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
Setting Up Portfolios
4
Defining Custodian Account and Broker Information
52
Defining Custodian Account and Broker Information
When you enter a transaction in Geneva, you must specify the custodian account where the 
tax lot or cash that the transaction opens, closes, or affects is custodied. In addition, in 
transactions that open or close a tax lot, you can specify the broker that handles the 
transaction. Broker and custodian records allow you to store information about these parties.
If the same broker and custodian account typically handle the portfolio’s investments in a 
given country, you can use the portfolio’s Defaults tab to assign the portfolio a default broker 
and a custodian account in that country. When you enter a transaction, Geneva looks up the 
investment’s issue country in this table, and defaults the transaction’s broker and custodian 
account to the values stored here. You can override these values in the transaction, however.
About Custodian Accounts
When you enter a transaction in Geneva, you must associate it with a custodian account, which 
is the account where the transaction opens an investment tax lot, or where the lot resides that 
the transaction affects or closes. The custodian account also pays or receives any cash 
associated with the transaction. You must associate each custodian account that you define 
with a custodian. You can also associate one or more account administrators with each 
custodian account that you define; these records allow you to store information about the 
personnel at the custodian responsible for that custodian account.
Most Geneva reports use the custodial view, which allows you to see a portfolio’s activity, 
positions, or balances at a custodian account or custodian (for portfolios that have multiple 
accounts at a given custodian). 
Note: If you want to control which custodian and financial accounts are available to certain 
portfolios, you can set up qualifiers in Geneva. These qualifiers are groups of restricted 
custodian and financial accounts that you specify. You can then assign a qualifier to each 
portfolio that must use only the restricted custodian and financial accounts. For details, look 
up “qualifiers, defining” in the Geneva Help index.
Setting Up Portfolios
4
Defining Custodian Account and Broker Information
53
About Broker Information
When you enter an opening or closing transaction in Geneva that can include a commission, 
you can associate the transaction with a broker. As part of defining the broker, you specify 
whether Geneva should defer (accrue) commissions for transactions at that broker. You use 
the Commission Settlement transaction to settle deferred commissions.
in Help
Details
In the Help index, enter:
custodians, defining
account administrators, 
defining
custodian accounts, 
defining
A Closer Look at Custodian Accounts 
Define each of your custodian accounts, 
including the custodian where it resides and 
the administrators responsible for it.
Choose Define 
Parties 
Custodian Account.
When you enter a transaction, 
accept the default custodian 
account, or select the custodian 
account where the lot resides that 
the transaction affects.
Enter a portfolio’s default custodian 
account for each country whose 
investments it holds on the Portfolio 
screen Defaults tab.
Define the custodians where your 
portfolios’ investments reside.
Choose Define 
Parties 
Custodian.
q
Tip: You can use the Hierarchy Viewer to view the custodian accounts associated with a custodian. For 
details, look up “Hierarchy Viewer” in the Geneva Help index.
Setting Up Portfolios
4
Working with Strategies
54
You can associate one or more account executives with a broker. Account executive records 
allow you to store contact information about personnel at a broker.
Working with Strategies
In addition to custodial views, which display a portfolio’s positions or balances in a custodian 
account or at a custodian, Geneva allows you to query and report on your portfolios’ holdings 
using strategy views. With strategy views, you create business units, sub-business units, and 
strategies that reflect the internal structure of your firm’s operations, and assign tax lots to 
these strategies. You can then run reports that display a strategy’s, sub-business unit’s, or 
in Help
Details
In the Help index, enter:
broker types, defining
account executives, 
defining
brokers, defining
Commission Settle 
transaction
A Closer Look at Brokers
(Optional) Define the account executives 
responsible for transactions at your brokers. 
Choose Define 
Parties 
Account Executive.
Define each of your brokers, including its 
broker type, its account executives, and 
whether it accrues commissions. Choose 
Define 
Reference 
Broker Type
and Define 
Parties 
Broker.
Enter a portfolio’s default broker for each 
country whose investments it holds on the 
Portfolio screen Defaults tab.
When you enter a transaction, accept the 
default broker, or select the broker 
responsible for the transaction.
Setting Up Portfolios
4
Working with Strategies
55
business unit’s activity, positions and balances, profit and loss, and performance. Portfolios in 
which you assign tax lots to strategies are called strategy portfolios. 
Whenever you open or close a tax lot in a strategy portfolio, you must specify the strategy 
with which the tax lot is associated. In addition, for transactions that affect tax lots in a 
strategy portfolio, you can specify a strategy to have the transaction affect only tax lots 
associated with that strategy. You can use the Transfer transaction to move lots between 
strategies.
You can restrict the dates when you can assign a portfolio’s transactions to a particular 
strategy, by specifying periods when each strategy is valid in the portfolio’s Valid Strategy 
table. Geneva allows a transaction in a strategy only if its trade date falls during the period 
when that strategy is valid for the portfolio. The Strategy list in transactions displays only the 
strategies that are valid for the portfolio on the transaction’s trade date.
Example: In a given portfolio, you validate a bond trading strategy for the first financial 
quarter, and validate an equities trading strategy for both the first and second financial 
quarters. In another portfolio, you validate the bond trading strategy for both the first and 
second financial quarters, and validate a different cash manager strategy for each quarter.
Talk to your
Geneva
Administrator
Advent recommends that you decide whether a portfolio is a strategy portfolio at the time when you create it. 
After you begin entering transactions in a portfolio, only your Geneva Administrator can change it into a 
strategy portfolio, by running the PopulateStrategy utility. This utility assigns a default strategy to all of the 
portfolio’s historical transactions. Maintaining Geneva provides your Geneva Administrator with instructions 
for running PopulateStrategy.
!
Important: As soon as you enter one strategy in the table, you must enter a complete list of all of the 
strategies that the portfolio uses. Geneva treats any strategies not in the table as invalid. Also, you cannot 
enter the same strategy more than once in a portfolio’s Valid Strategy table.
Setting Up Portfolios
4
Grouping Portfolios
56
Grouping Portfolios
As part of managing portfolios, you can create a group of related portfolios, such as a group 
portfolio consisting of all the portfolios associated with a particular manager. You can use a 
group portfolio to:
Enter the same dependent event transaction in all portfolios in the group.
Report on all portfolios in the group at once.
Report on all portfolios in the group as a single, consolidated portfolio—either by creating 
a group portfolio that is always consolidated, or by consolidating portfolios into a single 
group when you run a report.
You can add group portfolios to higher-level groups, up to eight levels deep. 
in Help
Details
In the Help index, enter:
business units, defining
sub-business units, 
defining
strategies, defining
portfolios, strategies
A Closer Look at Setting Up Strategies
Choose Define 
Reference 
Business Unit to define 
your business units.
Choose Define 
Reference 
Sub Business Unit to 
define your sub-business units and assign each one to 
a business unit.
Choose Define 
Reference 
Strategy to define your 
strategies and assign each one to a sub-business unit.
On the Valid Strategy tab of each of your strategy portfolios, select the Requires Strategies 
check box. You can specify periods when each strategy is valid for the portfolio. 
q
Tip: You can use the Hierarchy Viewer to view the organization of strategies. The viewer will show 
relationships between business units, sub-business units, and strategies. For details, look up “Hierarchy 
Viewer” in the Geneva Help index. 
Setting Up Portfolios
4
Grouping Portfolios
57
To create a group portfolio
1
Choose Define 
➤ 
Parties 
➤ 
Portfolio. 
1
Define the group portfolio as a normal portfolio, then click the Group Def tab. 
2
Select: 
The Group Portfolio check box to create a group portfolio. 
The Always Consolidate check box if you want Geneva to always consolidate this group 
portfolio for reporting purposes.
3
Select the portfolios that you want to include in the group from the Available list, and click 
them to move them to the Selected list.
Tip: If the group portfolio is a member of another group portfolio, the new Parents section 
displays the parent group’s portfolio code, name, and domicile country, and identifies 
whether or not the parent group is a composite. 
4
Click Add.
in Help
Details
In the Help index, enter:
consolidated group 
portfolios
Setting Up Portfolios
4
Grouping Portfolios
58
A Closer Look at a Group Portfolio
Use the Portfolio screen’s Group Def tab to define a group portfolio.
A
The name of the group portfolio you’re creating.
B
Select this check box to create the group portfolio.
C
Select this check box to specify that this group portfolio should always be consolidated on reports. If you 
select this check box, reports will display accounting results for all child portfolios as if they are a single 
consolidated portfolio.
D
The child portfolios that are members of the group portfolio.
E
If the group portfolio also belongs to another group portfolio, the Parents section displays information 
about the parent group’s portfolio code, name, and domicile country, and whether or not the parent group 
is a composite. Note that a group portfolio can be a child of multiple other groups.
B
C
E
A
D
q
Tip: When you run a report for a consolidated group portfolio, Geneva always consolidates the group 
portfolio on reports, regardless of the consolidation option you select (All, None, or GroupsOnly). For details, 
see “Grouping Portfolios on Reports” on page 82
Setting Up Portfolios
4
Advanced Portfolio Features
59
Categorizing Portfolios by Type
You can set up types for portfolios, and show these types on the Assets Under Management 
report. This is useful if you want to classify portfolios as part of calculating assets under 
management.
Advanced Portfolio Features
Geneva features several other options that you can use with portfolios. For details, see Geneva 
Help, or Using Geneva, Chapter 10, Using Optional Portfolio Features.
in Help
Details
In the Help index, enter:
portfolios, types
A Closer Look at Categorizing Portfolios by Type
ABC Asset Management
2/23/2010 11:59:59 PM
Period End Date:
2/23/2010 9:38:57 AM
Knowledge Date:
Assets Under Management
U.S. Dollars
Portfolio Name
Type
Market Value
A --> B: BUY,SELL,REORG
Standard
-3,093,055.56
Domestic Composite 1
Fund of Funds
5,408,813.45
Domestic Composite 2
Fund of Funds
12,402,414.41
Domestic Composite 3
Fund of Funds
23,116,429.75
Choose Reference ➤ Portfolio Type, 
and create a portfolio type.
Assign the portfolio type to 
one or more portfolios.
The portfolio type appears on the 
Assets Under Management report.
in Help
Details
In the Help index, enter:
Manual Income Settlement
principal and income 
segregation
cash management
cash accruals
portfolios, groups
portfolios, types
Feature (Tab)
Description
Settling Income and 
Expenses Manually 
(Income Settlement)
You can manually override the payment dates of a portfolio’s income and expense 
transactions to delay their settlement, and then settle them in bulk on a specified 
date. Reports display this income as pending (receivable or payable) until you 
manually settle it using a Bulk Settlement or Investment Income Settlement 
transaction.
Setting Up Portfolios
4
Advanced Portfolio Features
60
Segregating Income 
from Principal
(P&I)
You can exclude income cash flows received during specific time periods from your 
portfolios’ cash balances, for trust accounting, custodial record keeping, and asset 
management purposes. Geneva recognizes the income cash for performance 
calculations, but displays only principal (non-income) cash balances on reports. 
Geneva treats the income cash as having been withdrawn from the portfolio. You 
must select the “Segregate Principal/Income Cash” check box in the portfolio’s 
accounting parameters to segregate income from principal.
Cash Management 
(Cash Mgmt)
You can automatically move the cash balances between one or more of a strategy 
portfolio’s trading strategies and a cash manager strategy. You can use this strategy to 
report on the portfolio’s overall cash balances, and use the pooled balance to fund 
transactions or estimate the interest accrued on the portfolio’s cash. 
Estimating Accrued 
Interest on Cash 
Balances
(Cash Accruals)
You can estimate accrued interest on a day-to-day basis for uninvested cash balances 
by approximating income (or expense) from STIFs (short-term investment funds). You 
assign each of a portfolio’s interest-accruing cash positions (that is, a currency that 
accrues interest in a custodian account or strategy) to a STIF investment denominated 
in the same currency, and then enter daily GDTP Cash Accrual transactions to instruct 
Geneva to use those STIFs’ accrual settings to calculate one day’s accrued interest for 
each of your cash positions. These assignments can change over time, and you can 
use different STIFs for long and short positions.
Group Portfolios 
(Group Def)
A group portfolio is a portfolio that comprises itself and all of the other portfolios 
(called child portfolios) that you assign to it. You can enter a transaction in a group 
portfolio to have Geneva create an identical transaction in all of the group’s child 
portfolios simultaneously. You can also create groups of related portfolios (such as all 
of the portfolios associated with a particular manager) and specify that Geneva 
always consolidates them for reporting purposes. You can create groups of group 
portfolios and nest them up to eight levels deep for batch reporting.
Portfolio Type 
(Misc)
You can categorize portfolios by type, and show portfolio types on the Assets Under 
Management report.
FAS157
For portfolios subject to FAS157 reporting, you can override the input levels of one or 
more investments in a price list for a period of time.
Freezepoints
You can create freezepoints to protect a portfolio’s data from changes. You cannot 
enter or update transactions, prices, or other data that occurs earlier than the 
freezepoint’s accounting end date. 
Lockdowns
To speed up a portfolio’s queries and reports, you can create lockdowns to save its 
derived data, so that Geneva can quickly reload this information, rather than 
recalculating it for each report. 
Snapshots
In addition to lockdowns, you can save a BIS as a snapshot. Running a report or query 
from a snapshot can be faster than having Geneva load multiple lockdowns to build 
the BIS. 
Closed Period 
Records
If you’re upgrading from one Geneva release to another and want to prevent 
accounting discrepancies that result from differences in the way Geneva calculates 
data in each release, create closed period records. Closed period records preserve 
closed period accounting results between releases, and you can use them in select 
reports by choosing the Books accounting type. 
Feature (Tab)
Description
Documents you may be interested
Documents you may be interested