What Is a “Plain 
English” Document? 
We’ll start by dispelling a common misconception about plain English 
writing. It does not mean deleting complex information to make the 
document easier to understand. For investors to make informed 
decisions, disclosure documents must impart complex information. 
Using plain English assures the orderly and clear presentation of 
complex information so that investors have the best possible chance 
of understanding it. 
Plain English means analyzing and deciding what information 
investors need to make informed decisions, before words, sentences, 
or paragraphs are considered. A plain English document uses words 
economically and at a level the audience can understand. Its sentence 
structure is tight. Its tone is welcoming and direct. Its design is visually 
appealing. A plain English document is easy to read and looks like it’s 
meant to be read. 
a plain english handbook 
Pdf into powerpoint - SDK control service:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Pdf into powerpoint - SDK control service:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
This handbook’s purpose 
This handbook gives you practical tips on how to create plain English 
documents. All of these were born of experience. They come from 
experts and those who have already written or rewritten their docu­
ments in plain English. 
As with all the advice in this handbook, feel free to tailor these tips to 
your schedule, your document, and your budget. Not all of the tips will 
apply to everyone or to every document. Pick and choose the ones that 
make sense for you. 
Some of our tips cover very basic mechanical issues, like how to photo­
copy your working draft. We’ve included them because they were 
learned the hard way and have saved people time, money, and aggrava­
tion. You’ll see them listed in Chapter 8, titled “Time-Saving Tips.” 
This handbook is by no means the last word on plain English. We 
expect to change it and add more tips as we learn more about writing 
securities documents in plain English. So please keep notes on your 
experiences and copies of your original and rewritten language. We 
want to hear from you and include your tips and rewrites in the next 
edition. 
Finally, we encourage you to give this handbook out freely. It is not 
copyrighted, so you can photocopy it without fear of penalty. 
• 
a plain english handbook 
SDK control service:C# PDF insert text Library: insert text into PDF content in C#.net
Parameters: Name, Description, Valid Value. value, The char wil be added into PDF page, 0
www.rasteredge.com
SDK control service:RasterEdge XDoc.PowerPoint for .NET - SDK for PowerPoint Document
Convert. Convert PowerPoint to PDF. Convert PowerPoint to HTML5. PowerPoint Page Edit. Insert Pages into PowerPoint File. Delete PowerPoint Pages.
www.rasteredge.com
Getting Started 
Assemble the team or move ahead on your own 
As with a lot of things in life, it’s the preparation that often determines 
the success or failure of an effort to write documents in plain English. 
Many of you routinely select a team to think and talk about how to write 
a document from scratch or rewrite an existing document. Or you may 
do it on your own. In that case, rest assured that one person can do it 
alone. 
The list below describes the types of people who have participated in 
successful plain English teams. We’re not suggesting that you need to select 
everyone listed. Some will not apply to your company or your situation. 
The people you select, and the point at which you involve them in your 
plain English project, will depend on your document, your schedule, 
and your budget. 
• A team leader who has the authority to make decisions that keep 
the project moving forward and bring it to a successful conclusion. 
(More than one plain English project has faltered because the team 
leader has not had this level of authority.) The team leader may be 
a company’s or an underwriter’s lawyer. 
• A lead writer who ensures the document uses a logical structure and 
simple, clear language. If more than one person is drafting sections of 
the document, the lead writer makes sure the final draft has a consis­
tent tone and the individual parts form a coherent whole. 
• Lawyers for the company or the underwriter who know what informa­
tion must be included and why. 
a plain english handbook 
2  
SDK control service:C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
Import graphic picture, digital photo, signature and logo into PDF document. Merge several images into PDF. Insert images into PDF form field.
www.rasteredge.com
SDK control service:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
By integrating XDoc.PDF SDK into your C#.NET project, Microsoft Office like Word, Excel, and PowerPoint can be converted to PDF document.
www.rasteredge.com
• An investor relations expert who knows firsthand the financial sophis­
tication of your investors. Investor relations people know which ques­
tions investors typically ask and where past disclosure documents have 
failed to make information clear. 
• A compliance officer who can lend guidance to the writer and who 
knows, along with your lawyers, what information must be included. 
• A production and operations person who understands the mechanics 
and costs of printing and mailing your document, so that your 
improved document doesn’t get ahead of your in-house capabilities or 
budget. 
• A marketing person who may have market survey research or polls on 
your investors. Also, the marketing department is usually attuned to 
the terminology that your investors can readily understand. 
• An information designer who is a graphic designer trained to work 
closely with the writers and to think about how to present complex 
information visually. 
Select documents 
You may want to consider these issues as you start writing in plain 
English: 
• How long is the document? 
• Will you write all of it, or only sections of it, in plain English? 
• How much time do you have before you need to file your document? 
You will also want to gather and distribute other documents that your 
company has written for investors. It’s likely that your company has 
already used plain English in its glossy annual reports and other com­
munications prepared especially for investors. These documents may 
save you time by showing you the type of language your company is 
already comfortable using. 
• 
a plain english handbook 
SDK control service:C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Divide PDF File into Two Using C#. This is an C# example of splitting a PDF to two new PDF files. Split PDF Document into Multiple PDF Files in C#.
www.rasteredge.com
SDK control service:VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
project. Import graphic picture, digital photo, signature and logo into PDF document. Add file. Insert images into PDF form field in VB.NET. An
www.rasteredge.com
Knowing Your Audience  
Knowing your audience is the most important step in assuring that 
your document is understandable to your current or prospective 
investors. To write understandable documents, you need to gauge the 
financial sophistication of your investors. 
Through polls and other market survey research tools, some companies 
know the demographics of their investors well. Other companies rely on 
their investor relations staff or their underwriters to describe who has 
bought, or is likely to buy, their securities. 
Using whatever information is available, you can create a profile 
of your investors or prospective investors based on the following 
questions: 
• What are their demographics—age, income, level of education, and 
job experience? 
• How familiar are they with investments and financial terminology? 
• What investment concepts can you safely assume they understand? 
• How will they read the document for the first time? Will they read it 
straight through or skip around to the sections that interest them? 
• Will they read your document and your competitors’ side by side? 
• How will they use the document while they own the security? 
What information will they be looking for later, and is it easy to find? 
a plain english handbook 
3  
SDK control service:C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
from the ability to inserting a new PDF page into existing PDF or pages from various file formats, such as PDF, Tiff, Word, Excel, PowerPoint, Bmp, Jpeg
www.rasteredge.com
SDK control service:VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Split PDF file into two or multiple files in ASP.NET webpage online. Support to break a large PDF file into smaller files in .NET WinForms.
www.rasteredge.com
“One must consider also 
the audience...the reader 
is the judge.” 
Aristotle 
Rhetoric 
Your investors or prospective investors may include individuals and 
institutions with varying degrees of financial sophistication. While your 
audience will include analysts and other industry experts, you may want 
to keep in mind that your least sophisticated investors have the greatest 
need for a disclosure document they can understand. Some companies 
have faced the differing needs of their investors and other audiences 
by making basic educational information visually distinctive from the 
rest of the text so that sophisticated investors can easily recognize and 
scan it. 
Once you’ve drawn a profile of your investors, keep it constantly in 
mind. Some writers keep a photo of a typical investor to make sure they 
don’t lose sight of their readers. 
After analyzing who your investors are, you can turn to the document 
you want to write or rewrite. 
• 
10 a plain english handbook 
Knowing the 
Information You Need 
to Disclose 
The steps outlined in this section have been used successfully by 
others who have written disclosure documents in plain English. As we 
said earlier, feel free to tailor these steps to your own schedule and 
team. This is one approach if you are rewriting an existing document, 
but others may work equally well. 
Read and outline the current document 
Read the entire document once without making any notes or comments 
on the text. This should give you a general understanding of the 
information covered in the document and make your next read more 
productive. 
When you read it the second time, make notes on what information 
is covered and any questions you have. Your notes will also help you to 
assess if information flows through your document in a logical order. 
As you read, consider the following: 
• Will the investors understand the language? 
• Does the document highlight information that is important to 
investors? 
• Is any important information missing? 
• Does the document include information that is not legally required 
and will not help investors make informed decisions? 
For time-saving tips on how to 
outline and reorganize your 
document, read Chapter 8 on 
page 55. 
a plain english handbook 
11 
“Writers must therefore 
constantly ask: 
What am I trying to say? 
Surprisingly often they 
don’t know. They must 
look at what they have 
written and ask: 
Have I said it?” 
William Zinsser 
On Writing Well 
Meet to resolve questions 
Meet with the authors of the original document or others who under­
stand it and any members of the team who can help to answer the 
questions you wrote in the margins. Besides the obvious reason for 
the meeting, another more important goal is 
to question the need for everything that appears in the document. 
“Because it’s always been there” is not reason enough to keep it in your 
draft. Since much of the language in these documents is recycled from 
older (or another company’s) documents, often no one knows who 
initially wrote it or why it is needed now. If you’ve done your legal 
research and no one knows why the information is important or 
required, consider taking it out. 
Eliminate redundant information 
Question the need for repeating any information. Reading the same 
material two or three times can bore and even trouble readers. Most 
readers skip over paragraphs if they think they’ve read them before. 
If you cut down on repetitious paragraphs or sentences, you’ll not only 
earn the gratitude of your reader, you’ll reduce printing and mailing 
costs. 
Discuss the cover page and the summary 
A cover page should be an introduction, an inviting entryway into your 
document, giving investors some key facts about your offering, but not 
telling everything all at once. If it looks dense and overgrown with 
thorny details, no one will want to pick it up and start reading. If it 
looks like a legal document written by lawyers and for lawyers, many 
investors will not even attempt to read it. 
To create an inviting cover page, you’ll need to strip away much of what 
is conventionally placed there, but which is not required. 
12 a plain english handbook 
As you review your cover page, question why each item of information 
is there. It may be important, but does it have to be on the cover page? 
You usually have a substantial document following the cover page—let 
some of those other pages carry the information load in logical order.  
What would be helpful for investors to see on this page? Look through 
your investors’ eyes and you’ll make better decisions about where to 
place information. 
The same goes for the summary. A summary should orient the reader, 
highlighting the most important points that are presented in greater 
detail in the prospectus. Many summaries now seem as long as the 
document itself and consist merely of paragraphs copied straight from 
the body of the document. 
Use defined terms sparingly 
Although customary, introducing defined terms on the cover page and 
in the summary discourages many readers from getting beyond the first 
pages. Overwhelmed with memorizing a new and unnatural vocabulary, 
and bothered by constantly having to flip back and hunt for the first 
time a defined term’s definition appears, many an investor will not stick 
with the document. One plain English expert has advised, don’t let a 
shortcut for the writer become a roadblock for the reader. 
• 
a plain english handbook 
13 
14 a plain english handbook 
Documents you may be interested
Documents you may be interested