Reorganizing the 
Document 
A few principles of good organization apply universally. 
First, present the big picture before the details. Prospectuses routinely 
start with a detailed description of the securities. You may read pages 
before you find out what the company produces, or why it is merging or 
spinning off a subsidiary. It’s hard to absorb the details if you don’t 
know why they are being given to you. Imagine trying to put together a 
complicated jigsaw puzzle without first seeing the picture of the com­
pleted puzzle. An individual piece of information means more to your 
readers if they know how it fits into the big picture. 
Second, use descriptive headers and subheaders to break your 
document up into manageable sections. Prospectuses impart a lot of 
information. If you present the information in bite-sized pieces, it’s 
easier to digest. Make sure your headings tell the reader what the 
upcoming sections will cover. Headings like “general” or “background” 
aren’t especially helpful. 
Third, always group related information together. This helps you 
identify and eliminate repetitious information. 
a plain english handbook 
15 
5  
Pdf to powerpoint converter online - application software tool:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Pdf to powerpoint converter online - application software tool:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
Fourth, your audience’s degree of investment expertise will affect how 
you organize the document. If you are writing for financially unsophis­
ticated investors, your document’s overall organization may take an 
educational approach. You may need to explain industry terms or 
concepts where they first appear. 
Fifth, review your document by taking a good look at the flow of infor­
mation from beginning to end. Start making decisions on how the con­
tent should be moved around into a new and logical order based on: 
• the audience profile 
• the notes you made in the margins 
• the decisions you’ve made on your cover page and summary 
• the information you’ve learned in answering your questions 
Once you have finished physically reorganizing the document, you may 
want to write an outline of your new organization. Your outline can 
later become your table of contents. 
You’re now ready to start rewriting your document in plain English. 
And, speaking of writing… 
• 
16 a plain english handbook 
application software tool:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Online Powerpoint to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue
www.rasteredge.com
application software tool:XDoc.Converter for .NET, Support Documents and Images Conversion
Convert PowerPoint to ODP. Convert to Tiff. Convert Word, Excel and PDF to image. Next Steps. Download and try Converter for .NET with online support. See Pricing
www.rasteredge.com
Writing in 
Plain English 
We thought it would be helpful to list the most common problems 
we’ve encountered with disclosure documents. 
Common problems 
• Long sentences 
• Passive voice 
• Weak verbs 
• Superfluous words 
• Legal and financial jargon 
• Numerous defined terms 
• Abstract words 
• Unnecessary details 
• Unreadable design and layout 
In the following pages we offer some ways to fix these problems. 
a plain english handbook 
17 
application software tool:C#: How to Use SDK to Convert Document and Image Using XDoc.
You may use our converter SDK to easily convert PDF, Word, Excel, PowerPoint, Tiff, and Dicom files to raster images like Jpeg, Png, Bmp and Gif.
www.rasteredge.com
application software tool:RasterEdge XDoc.PowerPoint for .NET - SDK for PowerPoint Document
Add image to specified position on PowerPoint page. Next Steps. Download Free Trial Download and try PDF for .NET with online support. See Pricing
www.rasteredge.com
We’ve listed just some of the 
many books on how to write 
clearly in Chapter 11. We urge 
you to consult them, too. 
“Straightforward 
sentences sound unim­
pressive to many writers, 
and officialese, creating 
tin ears, perpetuates 
itself.” 
Claire Kehrwald Cook 
Line by Line 
For example, here’s a common sentence found in prospectuses: 
NO PERSON HAS BEEN AUTHORIZED TO GIVE ANY 
INFORMATION OR MAKE ANY REPRESENTATION OTHER 
THAN THOSE CONTAINED OR INCORPORATED BY REFER­
ENCE IN THIS JOINT PROXY STATEMENT/PROSPECTUS, 
AND, IF GIVEN OR MADE, SUCH INFORMATION OR REPRE­
SENTATION MUST NOT BE RELIED UPON AS HAVING BEEN 
AUTHORIZED. 
Here’s one possible plain English rewrite: 
You should rely only on the information contained in this document 
or that we have referred you to. We have not authorized anyone to 
provide you with information that is different. 
The plain English rewrite uses everyday words, short sentences, active 
voice, regular print, and personal pronouns that speak directly to the 
reader. 
Do you think the rewrite captures the meaning of the original? Would 
you write it differently? 
Throughout this chapter, you’ll find “before” examples from disclosure 
documents with plain English “after” examples to illustrate specific 
principles of plain English. Since some of the “before” examples con­
tain ambiguities that can be successfully resolved only by studying their 
context in a particular document, we did not attempt to provide rewrites 
to cover every interpretation. We encourage you to write your own plain 
English versions to fit your views and your needs. We don’t want to 
create a new generation of plain English “boilerplate.” 
Although the principles that follow may sound deceptively simple, if 
you use them, your writing will improve dramatically. 
18 a plain english handbook 
application software tool:VB.NET PDF - Convert PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
All Formats. XDoc.HTML5 Viewer. XDoc.Windows Viewer. XDoc.Converter. View & Process. Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XDoc.Word. XDoc.Excel. XDoc.PowerPoint. Barcoding
www.rasteredge.com
application software tool:VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
All Formats. XDoc.HTML5 Viewer. XDoc.Windows Viewer. XDoc.Converter. View & Process. Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XDoc.Word. XDoc.Excel. XDoc.PowerPoint. Barcoding
www.rasteredge.com
Use the active voice with strong verbs  
The plodding verbosity of most disclosure documents makes readers 
yearn for clear words and short sentences. The quickest fix lies in using 
the active voice with strong verbs. Strong verbs are guaranteed to liven 
up and tighten any sentence, virtually causing information to spring 
from the page. When you start to rewrite or edit your work, highlighting 
all the verbs can help. You may be surprised by the number of weak 
verbs, especially forms of “to be” or “to have” that you’ll find. 
The time you spend searching for a precise and strong verb is time well 
spent. When a verb carries more meaning, you can dispense with many 
of the words used to bolster weak verbs. 
Weak verbs keep frequent company with two more grammatical 
undesirables: passive voice and hidden verbs. In tandem, they add 
unnecessary length and confusion to a sentence. 
The active and passive voices 
If you need it, here’s a quick refresher on the active and passive voice. 
active 
The investor buys the stock. 
In the active voice, the subject of the sentence, the investor, performs 
the action, buying the stock. 
passive 
The stock is bought by the investor. 
In the passive voice the subject, the stock, is acted upon. The person or 
the thing doing the action is introduced with “by.” But sometimes, the 
person or thing doing the action is deleted, leading to... 
passive with agent deleted 
The stock is bought. 
You don’t know who bought the stock. You’ll find many examples of the 
“passive with agent deleted” in disclosure documents. 
Readers understand sentences in the active voice more quickly and 
easily because it follows how we think and process information. Many 
times the passive voice forces readers to take extra mental steps as they 
convert the passive into the active. 
“A rambling, unwieldy sentence 
generally hangs from an 
inert…vague, actionless verb.” 
Claire Kehrwald Cook 
Line by Line 
a plain english handbook 
19 
application software tool:C# HTML5 PDF Viewer SDK to convert and export PDF document to
All Formats. XDoc.HTML5 Viewer. XDoc.Windows Viewer. XDoc.Converter. View & Process. Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XDoc.Word. XDoc.Excel. XDoc.PowerPoint. Barcoding
www.rasteredge.com
application software tool:DocImage SDK for .NET: Web Document Image Viewer Online Demo
Try Online Demo Now. Please click Browse to upload a file to display in web viewer. Suppported files are Word, Excel, PowerPoint, PDF, Tiff, Dicom and main
www.rasteredge.com
“When you make all the 
verbs active, other economies 
suggest themselves.” 
Claire Kehrwald Cook 
Line by Line 
To recognize the passive voice, ask yourself: 
Does the sentence use a form of the verb “to be” with: 
• another verb in the past tense; and 
• a prepositional phrase beginning with “by”? 
Remember that it’s harder to recognize the passive voice when the 
object (the phrase introduced with “by”) is left out. When you rewrite 
the sentence in the active voice, use a strong verb. These examples show 
how strong verbs and the active voice transform sentences, making 
them shorter and easier to understand. 
before 
The foregoing Fee Table is intended to assist investors in under­
standing the costs and expenses that a shareholder in the Fund will 
bear directly or indirectly. 
The before example uses the passive with agent deleted. We don’t know 
who “intended” to assist investors. Note how long it took to get to the 
meat of the sentence—the costs and expenses. Dispensing with the 
filler words “...to assist investors in understanding...” moves the reader 
more quickly to the important points. 
after 
This table describes the fees and expenses that you may pay if you 
buy and hold shares of the fund. 
Here’s another example: 
before 
The proxies solicited hereby for the Heartland Meeting may be 
revoked, subject to the procedures described herein, at any time 
up to and including the date of the Heartland Meeting. 
after 
You may revoke your proxy and reclaim your right to vote up to 
and including the day of the meeting by following the directions 
on page 10. 
The plain English version tells you who may revoke a proxy and where 
to find the information on how to do it. It replaces the abstract “subject 
to the procedures described herein” with concrete, everyday words, “by 
following the directions on page 10.” It’s not enough merely to translate 
existing texts—the key is to add useful information. 
20 a plain english handbook 
Don’t ban the passive voice, use it sparingly 
As with all the advice in this handbook, we are presenting guidelines, 
not hard and fast rules you must always follow. The passive voice may 
make sense when the person or thing performing the action is of 
secondary importance to another subject that should play the starring 
role in sentence. Use the passive voice only when you have a very good 
reason for doing so. When in doubt, choose the active voice. 
Find hidden verbs 
Does the sentence use any form of the verbs “to be,” “to have,” or 
another weak verb, with a noun that could be turned into a strong verb? 
In these sentences, the strong verb lies hidden in a nominalization, 
a noun derived from a verb that usually ends in -tion. Find the noun 
and try to make it the main verb of the sentence. As you change nouns 
to verbs, your writing becomes more vigorous and less abstract. 
before 
after 
We made an application… 
We applied… 
We made a determination… 
We determined… 
We will make a distribution…  We will distribute… 
before 
We will provide appropriate information to shareholders 
concerning… 
after 
We will inform shareholders about… 
before 
We will have no stock ownership of the company.  
after 
We will not own the company’s stock. 
before 
There is the possibility of prior Board approval of these 
investments. 
after 
The Board might approve these investments in advance. 
a plain english handbook 
21 
Try personal pronouns  
“Thanks to the existence of 
pronouns, we are spared a 
soporific redundancy in 
literature, speech, and songs.” 
Karen Elizabeth Gordon 
The Transitive Vampire 
No matter how sophisticated your audience is, if you use personal pro­
nouns the clarity of your writing will dramatically improve. Here’s why. 
First, personal pronouns aid your reader’s comprehension because they 
clarify what applies to your reader and what applies to you. 
Second, they allow you to “speak” directly to your reader, creating an 
appealing tone that will keep your reader reading. 
Third, they help you to avoid abstractions and to use more concrete and 
everyday language. 
Fourth, they keep your sentences short. 
Fifth, first- and second-person pronouns aren’t gender-specific, allowing 
you to avoid the “he or she” dilemma. The pronouns to use are first-
person plural (we, us, our/ours) and second-person singular (you, 
your/yours). 
Observe the difference between these two examples: 
before 
This Summary does not purport to be complete and is qualified 
in its entirety by the more detailed information contained in the 
Proxy Statement and the Appendices hereto, all of which should 
be carefully reviewed. 
after 
Because this is a summary, it does not contain all the information 
that may be important to you. You should read the entire proxy 
statement and its appendices carefully before you decide how 
to vote. 
22 a plain english handbook 
Bring abstractions down to earth 
Abstractions abound in the financial industry. What pictures form in 
your mind when you read these phrases: mutual fund, the Dow Jones 
Industrial Average, zero coupon bond, call option, or foreign currency 
trading? Most people don’t have an image in their minds when they 
hear abstract words like these. And yet, it’s far easier to comprehend 
a concept or a situation when your mind can form images. 
In a study conducted at Carnegie-Mellon University, a cognitive psychol­
ogist and an English professor discovered that readers faced with com­
plex written information frequently resorted to creating “scenarios” in 
an effort to understand the text. That is, they often made an abstract 
concept understandable by using it in a hypothetical situation in which 
people performed actions. 
You can make complex information more understandable by giving 
your readers an example using one investor. This technique explains 
why “question and answer” formats often succeed when a narrative, 
abstract discussion fails. 
Here is an example of how this principle can be used to explain an 
abstract concept—call options: 
For example, you can buy an option from Mr. Smith that gives you 
the right to buy 100 shares of stock X from him at $25.00 per share 
anytime between now and six weeks from now. You believe stock 
X’s purchase price will go up between now and then. He believes it 
will stay the same or go down. If you exercise this option before it 
expires, Mr. Smith must sell you 100 shares of stock X at $25.00 
per share, even if the purchase price has gone up. Either way, 
whether you exercise your option or not, he keeps the money you 
paid him for the option. 
Although it is impossible to eliminate all abstractions from writing, 
always use a more concrete term when you can. 
“Use concrete terms and your 
readers will have a clearer idea 
of your meaning. You enhance 
your words when you allow 
readers to visualize what 
you say.” 
Bryan A. Garner 
The Elements of Legal Style 
a plain english handbook 
23 
“Language that is more 
concrete and specific creates 
pictures in the mind of [your] 
listener, pictures that should 
come as close as possible to 
the pictures in your mind.” 
William Lutz 
The New Doublespeak: 
Why No One Knows What 
Anyone’s Saying Anymore 
Read this list of progressively less abstract terms and consider how you 
might make abstract concepts you write about more concrete: 
Asset 
➡ 
Investment 
➡ 
Security 
➡ 
Equity 
➡ 
Stock 
➡ 
➡ 
Common stock 
➡ 
One share of IBM common stock 
The following examples show how you can replace abstract terms with 
more concrete ones and increase your reader’s comprehension: 
before 
Sandyhill Basic Value Fund, Inc. (the “Fund”) seeks capital apprecia­
tion and, secondarily, income by investing in securities, primarily 
equities, that management of the Fund believes are undervalued 
and therefore represent basic investment value. 
after 
At the Sandyhill Basic Value Fund, we will strive to increase the 
value of your shares (capital appreciation) and, to a lesser extent, to 
provide income (dividends). We will invest primarily in undervalued 
stocks, meaning those selling for low prices given the financial 
strength of the companies. 
before 
No consideration or surrender of Beco Stock will be required of 
shareholders of Beco in return for the shares of Unis Common 
Stock issued pursuant to the Distribution. 
after 
You will not have to turn in your shares of Beco stock or pay 
any money to receive your shares of Unis common stock from 
the spin-off. 
24 a plain english handbook 
Documents you may be interested
Documents you may be interested