Omit superfluous words 
Words are superfluous when they can be replaced with fewer words that 
mean the same thing. Sometimes you can use a simpler word for these 
phrases: 
superfluous 
simpler 
in order to 
to 
in the event that 
if 
subsequent to 
after 
prior to 
before 
despite the fact that 
although 
because of the fact that 
because, since 
in light of 
because, since 
owing to the fact that 
because, since 
Another source of superfluous words is “shotgunning”: letting loose 
a blast of words hoping at least one conveys your intended meaning. 
The simplest solution here is to replace your laundry list of adjectives 
with a single word or phrase that adequately expresses your intended 
meaning. 
Omitting superfluous words is one of the easiest ways to improve your 
disclosure document because it doesn’t require you to revise sentence 
structure. 
before 
The following summary is intended only to highlight certain infor­
mation contained elsewhere in this Prospectus. 
after 
This summary highlights some information from this Prospectus. 
before 
Machine Industries and Great Tools, Inc. are each subject to the 
information requirements of the Securities Exchange Act of 1934, 
as amended (the “Exchange Act”), and in accordance therewith 
file reports, proxy statements and other information with the 
Securities and Exchange Commission (the “Commission”). 
after 
We file annual, quarterly, and special reports, proxy statements, and 
other information with the Securities and Exchange Commission 
(SEC). 
“…the most valuable of all 
talent, that of never using 
two words where one will do.” 
Thomas Jefferson 
For an expanded explanation 
of “shotgunning,” see 
Richard Wydick’s Plain English 
for Lawyers. 
a plain english handbook 
25 
Convert pdf to ppt online - Library software component:C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in C#.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial for Creating PDF from Microsoft PowerPoint Presentation
www.rasteredge.com
Convert pdf to ppt online - Library software component:VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF in vb.net, ASP.NET MVC, WinForms, WPF
VB.NET Tutorial for Export PDF file from Microsoft Office PowerPoint
www.rasteredge.com
“Vigorous writing is concise. 
A sentence should contain 
no unnecessary words...for 
the same reason that a drawing 
should have no unnecessary 
lines and a machine no 
unnecessary parts.” 
Strunk and White 
The Elements of Style 
before 
Drakecorp has filed with the Internal Revenue Service a tax ruling 
request concerning, among other things, the tax consequences of 
the Distribution to the United States holders of Drakecorp Stock. 
It is expected that the Distribution of Beco Common Stock to the 
shareholders of Drakecorp will be tax-free to such shareholders for 
federal income tax purposes, except to the extent that cash is 
received for fractional share interests. 
after 
While we expect that this transaction will be tax free for U.S. 
shareholders at the federal level (except for any cash paid for 
fractional shares), we have asked the Internal Revenue Service 
to rule that it is. 
26 a plain english handbook 
Library software component:Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
Online Powerpoint to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a PPTX/PPT File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue
www.rasteredge.com
Library software component:How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word
How to C#: Convert PDF, Excel, PPT to Word. Online C# Tutorial for Converting PDF, MS-Excel, MS-PPT to Word. PDF, MS-Excel, MS-PPT to Word Conversion Overview.
www.rasteredge.com
Write in the “positive”  
Positive sentences are shorter and easier to understand than their 
negative counterparts. For example: 
before 
Persons other than the primary beneficiary may not receive 
these dividends. 
after 
Only the primary beneficiary may receive these dividends. 
Also, your sentences will be shorter and easier to understand if you 
replace a negative phrase with a single word that means the same thing. 
For example: 
negative compound 
single word 
not able 
unable 
not accept 
reject 
not certain 
uncertain 
not unlike 
similar, alike 
does not have 
lacks 
does not include 
excludes, omits 
not many 
few 
not often 
rarely 
not the same 
different 
not … unless 
only if 
not … except 
only if 
not … until 
only when 
a plain english handbook 
27 
Library software component:How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF
How to C#: Convert Word, Excel and PPT to PDF. Online C# Tutorial for Converting MS Office Word, Excel and PowerPoint to PDF. MS Office
www.rasteredge.com
Library software component:C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document
C# PDF Convert: How to Convert MS PPT to Adobe PDF Document. Provide Free Demo Code for PDF Conversion from Microsoft PowerPoint in C# Program.
www.rasteredge.com
“There’s not much to be said 
about the period except that 
most writers don’t reach it 
soon enough.” 
William Zinsser 
On Writing Well 
Use short sentences 
No one likes to read a sentence that’s two pages long. And yet, lengthy, 
information-packed sentences choke many prospectuses today. To 
complicate matters further, these sentences are filled with jargon and 
legalese. The longer and more complex a sentence, the harder it is for 
readers to understand any single portion of it. 
before 
The following description encompasses all the material terms 
and provisions of the Notes offered hereby and supplements, and 
to the extent inconsistent therewith replaces, the description of 
the general terms and provisions of the Debt Securities (as defined 
in the accompanying Prospectus) set forth under the heading 
“Description of Debt Securities” in the Prospectus, to which 
description reference is hereby made. The following description 
will apply to each Note unless otherwise specified in the applicable 
Pricing Supplement. 
If you really want to root out the problem with this paragraph, you need 
to think of the deeper reasons why it doesn’t work. If you look beyond 
the language used, you’ll find that it presents complex information 
without first providing a context for the reader. 
The rewrites that follow show two ways to provide the context, with 
and without tabulation. 
after 
We provide information to you about our notes in three separate 
documents that progressively provide more detail: 1) the prospectus, 
2) the prospectus supplement, and 3) the pricing supplement. Since 
the terms of specific notes may differ from the general information 
we have provided, in all cases rely on information in the pricing 
supplement over different information in the prospectus and the 
prospectus supplement; and rely on this prospectus supplement 
over different information in the prospectus. 
28 a plain english handbook 
Library software component:C# TIFF: Learn to Convert MS Word, Excel, and PPT to TIFF Image
PPTXDocument doc = new PPTXDocument(@"demo.pptx"); if (null == doc) throw new Exception("Fail to load PowerPoint Document"); // Convert PPT to Tiff.
www.rasteredge.com
Library software component:VB.NET PowerPoint: Process & Manipulate PPT (.pptx) Slide(s)
This VB.NET online tutorial page can help you processing control add-on can do PPT creating, loading powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
or 
We provide information to you about our notes in three separate 
documents that progressively provide more detail: 
 The Prospectus 
General information that may or may not apply to each note. 
2  The Prospectus Supplement 
More specific than the prospectus, and to the extent information differs from 
the prospectus, rely on the different information in this document. 
 The Pricing Supplement 
Provides final details about a specific note including its price. To the extent 
information differs from the prospectus or the prospectus supplement, rely 
on the different information in this document. 
Information-packed sentences leave most investors scratching their 
heads. So many of these sentences have become “boilerplate” that 
writers cut and paste them into new documents without thinking about 
how they can be improved. Since these sentences can be a little intimi­
dating, we thought we’d tackle another one: 
before 
The Drake Capital Corporation (the “Company”) may offer from 
time to time its Global Medium-Term Notes, Series A, Due from 
9 months to 60 Years From Date of Issue, which are issuable in 
one or more series (the “Notes”), in the United States in an aggre­
gate principal amount of up to U.S. $6,428,598,500, or the equiva­
lent thereof in other currencies, including composite currencies 
such as the European Currency Unit (the “ECU”) (provided that, 
with respect to Original Issue Discount Notes (as defined under 
“Description of Notes—Original Issue Discount Notes”), the initial 
offering price of such Notes shall be used in calculating the aggre­
gate principal amount of Notes offered hereunder). 
after 
The Drake Capital Corporation may offer at various times up to 
U.S. $6,428,598,500 worth of Global Medium-term notes. These 
notes will mature from 9 months to 60 years after the date they are 
purchased. We will offer these notes in series, starting with Series 
A, and in U.S., foreign, and composite currencies, like the 
European Currency Unit. If we offer original issue discount notes, 
we will use their initial offering prices to calculate when we reach 
$6,428,598,500. 
“A subject may have so many 
qualifications that readers 
forget what it is before they 
find out what it does.” 
Claire Kehrwald Cook 
Line by Line 
a plain english handbook 
29 
Library software component:VB.NET PowerPoint: Convert & Render PPT into PDF Document
VB.NET PowerPoint - Render PPT to PDF in VB.NET. How to Convert PowerPoint Slide to PDF Using VB.NET Code in .NET. Visual C#. VB.NET. Home > .NET Imaging SDK >
www.rasteredge.com
Library software component:VB.NET PowerPoint: Read & Scan Barcode Image from PPT Slide
VB.NET PPT PDF-417 barcode scanning SDK to detect PDF-417 barcode image from PowerPoint slide. VB.NET APIs to detect and decode
www.rasteredge.com
“Clearness is secured by 
using the words…that are 
current and ordinary.” 
Aristotle 
Rhetoric 
As you can see, one long sentence became four shorter sentences. The 
paragraph moves from the general to the specific, contains short, com­
mon words, and is written in the active voice. You only need to read the 
paragraph once to understand it. 
Replace jargon and legalese with short, common words 
Ruthlessly eliminate jargon and legalese. Instead, use short, common 
words to get your points across. In those instances where there is no 
plain English alternative, explain what the term means when you first 
use it. 
If you have been in the financial or legal industry for awhile, it may 
be hard to spot jargon and legalese in your writing. Consider asking 
someone outside the industry to check your work for incomprehensible 
words. 
Last, don’t create new jargon that’s unique to your document in the 
form of acronyms or other words. It’s asking too much of your readers 
to memorize a new vocabulary while they are trying to understand 
complicated concepts. This holds true for individual and institutional 
investors. Note the following, which is the first sentence on the cover 
page of an exchange offer: 
NLR Insured Mortgage Association, Inc., a Delaware corporation 
(“NLR MAE”), which is an actively managed, infinite life, New York 
Stock Exchange-listed real estate investment trust (“REIT”), and 
PAL Liquidating REIT, Inc., a newly formed, finite life, self-liquidat­
ing Delaware corporation which intends to qualify as a REIT (“PAL 
Liquidating REIT”), hereby jointly offer, upon the terms and subject 
to the conditions set forth herein and in the related Letters of 
Transmittal (collectively, the “Offer”), to exchange (i) shares of NLR 
MAE’s Common Stock, par value $.01 per share (“NLR MAE 
Shares”), or, at the option of Unitholders, shares of PAL Liquidating 
REIT’s Common Stock, par value $.01 per share (“PAL Liquidating 
REIT Shares”), and (ii) the right to receive cash payable 60 days 
after closing on the first of any Acquisitions (as defined below) but 
in no event later than 270 days (nine months) following consumma­
tion of the Offer (the “Deferred Cash Payment”), for all outstanding 
Limited Partnership Interests and Depository Units of Limited 
Partnership Interest (collectively, “Units”) in each of PAL Insured 
Mortgage Investors, a California limited partnership (“PAL 84”), 
PAL Insured Mortgage Investors - Series 85, A California Limited 
Partnership, a California limited partnership (“PAL 85”), and PAL 
Insured Mortgage Investors L.P. - Series 86, a Delaware limited 
partnership (“PAL 86”). See “THE OFFER.” 
30 a plain english handbook 
This sentence suffers from many shortcomings. It’s long and laden 
with defined terms and other data that mask the fundamental informa­
tion: the two companies are offering to exchange their stock for the 
investors’ limited partnership holdings. Some of the information, such 
as par value and places of incorporation, can be moved to another part 
of the document. Much of the language modifies the subjects and the 
objects: this language, too, can be moved to a separate sentence or 
another section of the prospectus. 
This example shows the hazards of creating unfamiliar acronyms. They 
provide false economies, especially when they are introduced on the 
cover page and in the first pages of the prospectus. They may save 
a few words, but they may also frustrate and force the reader to take 
more time and effort to understand the document. Where acronyms, 
such as REIT, are widely understood to the investing public, they can 
safely be used without creating confusion. 
Occasionally, it’s necessary to assign a shorter word to a long proper 
noun and use this word throughout the rest of the document. In these 
rare instances, try to choose a word that has an intuitive, logical 
relationship to the one it’s replacing. This reduces the number of new 
words or phrases the reader needs to memorize to understand the 
document. 
Choose the simpler synonym 
Surround complex ideas with short, common words. For example, 
use end instead of terminate, explain rather than elucidate, and use 
instead of utilize. When a shorter, simpler synonym exists, use it. 
“Lawyerisms are words like 
aforementioned, whereas, res 
gestae, and hereinafter. They 
give writing a legal smell, but 
they carry little or no legal 
substance.” 
Richard C. Wydick 
Plain English for Lawyers 
a plain english handbook 
31 
Modifiers are words or 
phrases that describe or limit 
the subject, verb, or object. 
Keep the subject, verb, and object close together 
Short, simple sentences enhance the effectiveness of short, common 
words. We’ve covered a number of guidelines for writing shorter 
sentences, but there are a few more you can use to streamline your 
writing further. 
To be clear, sentences must have a sound structure. Here are a few ways 
to ensure yours do. 
The natural word order of English speakers is subject-verb-object. Your 
sentences will be clearer if you follow this order as closely as possible. 
In disclosure documents, this order is frequently interrupted by 
modifiers. For example: 
before 
Holders of the Class A and Class B-1 certificates will be entitled 
to receive on each Payment Date, to the extent monies are available 
therefor (but not more than the Class A Certificate Balance or 
Class B-1 Certificate Balance then outstanding), a distribution. 
after 
Class A and Class B-1 certificate holders will receive a distribution 
on each payment date if cash is available on those dates for their 
class. 
before 
The following description of the particular terms of the Notes 
offered hereby (referred to in the accompanying Prospectus as 
the “Debt Securities”) supplements, and to the extent inconsistent 
therewith replaces, the description of the general terms and provi­
sions of the Debt Securities set forth in the Prospectus, to which 
description reference is hereby made. 
after 
This document describes the terms of these notes in greater detail 
than our prospectus, and may provide information that differs from 
our prospectus. If the information does differ from our prospectus, 
please rely on the information in this document. 
32 a plain english handbook 
Write using “if-then” conditionals 
Conditional statements are very common in disclosure documents— 
although they are rarely written that way. When we rewrote the last 
example as a conditional, we followed the natural English word order 
very closely. That’s why the sentence is easier to read. 
Here are four rules of thumb to help you write conditional statements 
effectively: 
• One “if,” one “then”  When there is only one if and one then, starting 
with the if may spare some of your readers from having to read the 
rest of the sentence. In these cases, the if clause defines who or what 
the “then” clause applies to. 
If you invested in Class A shares, then… 
• One “if,” multiple “thens”  When there is only one if and more than 
one then, start with the if and tabulate the thens. 
• Multiple “ifs,” one “then”  When there is only one then and more than 
one if, start with the then and tabulate the ifs. 
• Multiples “ifs” and “thens”  When there is more than one if and more 
than one then, you’ll probably need to break it down into more than 
one sentence, taking care to specify which ifs apply to which thens. 
If the information is still unclear, consider presenting the information 
in a table. 
a plain english handbook 
33 
“Parallelism reinforces 
grammatically equal elements, 
contributes to ease in reading, 
and provides clarity and 
rhythm.” 
Horner/Webb/Miller 
Harbrace College Handbook 
Keep your sentence structure parallel 
A long sentence often fails without a parallel structure. Parallelism 
simply means ensuring a list or series of items is presented using 
parallel parts of speech, such as nouns or verbs. Note the quotation in 
the margin. 
In this section, we’ve shown each parallel structure we’ve used in bold. 
Here’s an example from a mutual fund prospectus that lacks parallel 
structure: 
before 
If you want to buy shares in Fund X by mail, fill out and sign 
the Account Application form, making your check payable to “The 
X Fund,” and put your social security or taxpayer identification 
number on your check. 
after 
If you want to buy shares in Fund X by mail, fill out and sign 
the Account Application form, make your check payable to “The 
X Fund,” and put your social security or taxpayer identification 
number on your check. 
Here is a more subtle example from another mutual fund prospectus: 
before 
We invest the Fund’s assets in short-term money market securities 
to provide you with liquidity, protection of your investment, and 
high current income. 
This sentence is unparallel because its series is made up of two nouns 
and an adjective before the third noun. It’s also awkward because the 
verb provide is too closely paired with the nominalization protection. 
One logical revision to the original sentence is to change the noun 
series to a verb series. 
after 
We invest in short-term money market securities to provide you 
with liquidity, to protect your investment, and to generate high 
current income. 
All writers, regardless of their degree of expertise, occasionally write 
unparallel sentences. The best way to rid your document of them is to 
read through it once solely to find these mistakes. Reading your docu­
ment aloud can make unparallel constructions easier to spot. 
34 a plain english handbook 
Documents you may be interested
Documents you may be interested